IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

Prof. Stefano Pigliapoco
LA FORMAZIONE E LA
CONSERVAZIONE DELLA
MEMORIA DIGITALE
ANAI , Cagliari 6 marzo 2006
[email protected]
L’Amministrazione Pubblica Digitale
¤ Il complesso delle norme di recente emanazione spingono le
pubbliche amministrazioni verso la digitalizzazione dei processi e
dei documenti
• Testo unico sulla documentazione amministrativa
• Codice dell’amministrazione digitale
• Posta elettronica certificata
• Sistema Pubblico di Connettività
¤ Di conseguenza, la realizzazione di sistemi per la conservazione a
lungo termine delle unità documentarie e delle unità archivistiche
digitali è un’esigenza assoluta
Alcune considerazioni di base
¤
¤
¤
Il documento archivistico deve essere considerato come parte
costitutiva di un fondo, come elemento unico di un complesso
organico, e non solo come un’entità singola.
Di conseguenza, la conservazione dei documenti archivistici
comporta la conservazione, oltre che dei documenti stessi,
anche delle relazioni che li legano ai loro precedenti e
susseguenti, ai dati descrittivi delle unità archivistiche che li
contengono, delle relazioni tra queste e le altre unità di pari
livello o di livello superiore
Ciò equivale a dire che non si può garantire la conservazione
della memoria digitale se non si assicura preventivamente la
formazione dei fascicoli informatici
Alcune considerazioni di base
¤
La conservazione della memoria digitale richiede una precisa
volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve
creare le condizioni per renderla possibile. Al minimo sono
necessari:
• Il titolario di classificazione e il massimario di scarto o selezione
• Il manuale di gestione dei documenti
• Un sistema di protocollo informatico conforme alla normativa
vigente
Le principali problematiche connesse
alla conservazione digitale
¤ Obsolescenza delle tecnologie
• Supporti, Formati, Sistemi
¤ Obsolescenza delle firme elettroniche
• I certificati elettronici sono conservati presso il certificatore fino a
un massimo di 10 anni dalla data di scadenza o revoca
• vulnerabilità degli algoritmi crittografici
¤ Difficile valutazione dell’autenticità e dell’integrità dei documenti
informatici
• Campi dinamici, Dipendenza dall’ambiente di visualizzazione
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ I moduli che compongono un sistema per la formazione e la
conservazione della memoria digitale sono:
• Soggetto produttore
• Produzione dei documenti
• Gestione informatica dei documenti
• Conservazione e fruizione della memoria digitale
• Database & storage management
• Amministrazione del sistema
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ I fondi archivistici deve essere ricollegati ai rispettivi soggetti
produttori.
¤ Uno strumento di ricerca fondamentale come l’inventario deve
essere sempre preceduto da un’introduzione che comprenda un
cenno storico sull’istituzione che ha prodotto l’archivio per
evidenziare le sue funzioni, l’organizzazione dei suoi uffici e i
relativi mutamenti nel tempo
¤ Di conseguenza, con il modulo soggetto produttore, si dovranno
registrare:
• i metadati identificativi; i metadati sul contesto storicoistituzionale; i metadati sul contesto organizzativo; i metadati
sul contesto archivistico; i metadati sul contesto procedurale e
i metadati sul contesto tecnologico
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Produzione dei documenti
• Utilizzo di formati elettronici standard e documentati
• Modulistica elettronica predefinita
• Attivazione di canali sicuri di comunicazione digitale via Web
• Ricezione dei documenti informatici attraverso l’indirizzo di
posta elettronica certificata istituzionale
• Interoperabilità e cooperazione applicativa tra i sistemi
utilizzati per l’automazione di processi “verticali” ed esterni al
protocollo informatico
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Gestione informatica dei documenti
• Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei
documenti
• Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti
amministrativi
• Gestione del processo di spedizione dei documenti informatici
• Chiusura dei fascicoli e versamento dei documenti
nell’archivio di deposito
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤
Conservazione e fruizione della memoria digitale
• Poiché con la registrazione di protocollo il documento
informatico entra nella memoria del soggetto produttore,
contestualmente devono prendere avvio le attività finalizzate
al mantenimento delle sue caratteristiche di autenticità,
integrità, accessibilità, leggibilità e riservatezza.
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione,
emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11,
recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione
dei documenti su supporto ottico
• Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili
qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che
consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm,
CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l’impiego
di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la
conformità dei documenti agli originali
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ La conservazione dei documenti digitali si realizza attraverso la
loro memorizzazione su supporti ottici e l’apposizione,
sull’insieme dei documenti registrati, o su una evidenza
informatica contenente una o più impronte dei documenti o di
insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale del
responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo.
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ I documenti analogici si possono presentare in stato di originale o
di copia; gli originali a loro volta possono essere unici o non unici.
Questi ultimi sono rappresentati dai documenti per i quali sia
possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi
¤ Solo per i documenti analogici originali unici è richiesta
l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, oltre
che del responsabile della conservazione, anche da parte di un
pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento
d’origine.
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ La distruzione dei documenti analogici è consentita dopo il
completamento della procedura di conservazione digitale, salvo i
«poteri di controllo del Ministero per i Beni e le Attività Culturali
sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei
privati dichiarati di notevole interesse storico».
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Per far fronte all’obsolescenza dei formati, il legislatore è ricorso
alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel
convertire i documenti archiviati in nuove versioni e nell’apporre,
all’insieme dei documenti trattati, o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi,
il riferimento temporale e la firma digitale del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo
¤ In presenza di documenti informatici sottoscritti con firma digitale
o di documenti analogici originali unici (conservati digitalmente) è
inoltre richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della
firma digitale di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al
documento d’origine
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del pubblico ufficiale è
svolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione
dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. Per
l’apposizione delle firme di autenticazione è richiesto l’intervento
di «soggetto diverso della stessa amministrazione»
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Database & storage management
• comprende gli strumenti che realizzano la gestione dei dati e
la loro memorizzazione su supporti idonei insieme agli oggetti
informativi digitali a cui si riferiscono
• È richiesto il più alto livello di standardizzazione e di
indipendenza dalle piattaforme tecnologiche poiché questi
strumenti sono soggetti ad obsolescenza tecnologica e quindi
a migrazioni
Prototipo di sistema per la formazione e
la conservazione della memoria digitale
¤ Amministrazione del sistema
• Comprende gli strumenti che rendono disponibili le funzioni
per la registrazione delle informazioni che permettono di
accertare il regolare funzionamento del sistema di
conservazione digitale, nonché l’integrità di ogni oggetto
informativo in esso memorizzato
• File di log
• Audit trail
Centro di conservazione digitale
¤ Il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da
soddisfare e le competenze professionali necessarie per la
corretta formazione e conservazione della memoria digitale non
sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni
pubbliche di piccola e media dimensione
¤ Per questo motivo è opportuna la costituzione di centri di
conservazione digitale, ovvero di strutture dedicate alla
conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori e
dotate di tecnologie avanzate e personale archivistico e
informatico altamente qualificato
Centro di conservazione digitale
¤ La formazione della memoria digitale avviene presso l’ente
produttore
¤ Il Responsabile del servizio di protocollo informatico deve
garantire la puntuale esecuzione delle operazioni di registrazione
di protocollo, classificazione e formazione dei fascicoli informatici,
predisponendo i necessari strumenti archivistici ed organizzativi
Centro di conservazione digitale
¤ La conservazione della memoria digitale dei singoli enti avviene
presso il centro di conservazione digitale attraverso:
• La gestione di un deposito digitale per ogni ente produttore
• L’acquisizione sistematica delle unità documentarie
• Il controllo dell’autenticità, integrità e compatibilità delle unità
documentarie acquisite
• L’acquisizione sistematica delle unità archivistiche
• La descrizione archivistica del patrimonio documentario
digitale conservato secondo gli standard internazionali
• La fruizione dei depositi digitali e la riproduzione delle unità
archivistiche e documentarie, nel rispetto della privacy e del
diritto di accesso
Centro di conservazione digitale
¤ Il Responsabile della conservazione (digitale):
¤ garantisce la corretta e puntuale esecuzione delle procedure
di conservazione di cui alla normative vigente;
¤ definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione;
¤ verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti
conservati ed esegue, se necessario, le operazioni di
riversamento diretto o sostitutivo;
¤ stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica del
sistema;
¤ definisce e documenta quanto previsto dalla normativa
vigente per il riferimento temporale.