Codice Etico EPS Group - Electro Power Systems

Codice Etico
Electro Power Systems Group
INDEX OF CONTENTS
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1.
PREMESSA .......................................................................................................................................... 2
2.
AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE ....................................................................................... 3
3.
DISPOSIZIONI GENERALI ................................................................................................................... 4
4.
IL RISPETTO DELLA LEGGE .............................................................................................................. 4
5.
SELEZIONE, ASSUNZIONE DEL PERSONALE E RAPPORTO DI LAVORO CON DIPENDENTI E
COLLABORATORI ................................................................................................................................ 5
6.
AMBIENTE DI LAVORO ....................................................................................................................... 5
7.
TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI ............................................................. 6
8.
CONFLITTI DI INTERESSE .................................................................................................................. 7
9.
UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI E DEI SISTEMI INFORMATICI ........................................................ 8
10.
LA TUTELA DELLA SEGRETEZZA DELLE INFORMAZIONI .............................................................. 8
11.
LA TUTELA DELLA PRIVACY .............................................................................................................. 9
12.
DIVIETO DI OPERAZIONI FINALIZZATE ALLA RICETTAZIONE, AL RICICLAGGIO O ALL’IMPIEGO
DI DENARO, BENI O UTILITÀ DI PROVENIENZA ILLECITA .............................................................. 9
13.
AMMINISTRAZIONE SOCIETARIA: OPERAZIONI, TRANSAZIONI E ADEMPIMENTI IN MATERIA
CONTABILE ........................................................................................................................................ 10
14.
TRASPARENZA VERSO IL MERCATO ............................................................................................. 10
15.
RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ...................................................................... 11
16.
REGALI E CONTRIBUTI ..................................................................................................................... 12
17.
I RAPPORTI CON IL MERCATO ED I CLIENTI ................................................................................. 13
18.
TUTELA DELLA CONCORRENZA LEALE ......................................................................................... 13
19.
I RAPPORTI CON LE AUTHORITY REGOLATRICI DEL MERCATO ............................................... 14
20.
I RAPPORTI CON I FORNITORI ........................................................................................................ 14
21.
RELAZIONI CON CONSULENTI ESTERNI, AGENTI, RAPPRESENTANTI E ALTRI
COLLABORATORI .............................................................................................................................. 15
22.
RAPPORTI CON I MEZZI DI COMUNICAZIONE ............................................................................... 15
23.
TUTELA AMBIENTALE ....................................................................................................................... 16
24.
L’ORGANISMO DI VIGILANZA ........................................................................................................... 17
25.
DIFFUSIONE ED AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO ............................................................ 18
ALLEGATO 1 ................................................................................................................................................. 19
ALLEGATO 2 ................................................................................................................................................. 20
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1.
PREMESSA
Electro Power Systems Group (di seguito per brevità “EPS” o il “Gruppo”) è un Gruppo composto
da sei società: la capogruppo Electro Power Systems S.A., società di diritto francese, quotata sul
mercato regolamentato Euronext Parigi, e le controllate EPS Elvi Energy S.r.l., Electro Power
Systems Manufacturing S.r.l., MCM Energy Lab S.r.l., Electro Power Systems India Private Limited
ed Electro Power Systems Inc.
Il Gruppo è specializzato nella fornitura di sistemi e soluzioni integrate di stoccaggio di energia
per il supporto delle reti nelle economie sviluppate ad alta penetrazione di rinnovabili, e per la
generazione di energia off-grid nei paesi emergenti.
Il presente Codice Etico (di seguito anche il “Codice”) ha la finalità di fissare in un documento
formale i fondamentali principi etici e deontologici ai quali EPS da sempre si uniforma. Tale
documento viene portato a conoscenza di tutti i dipendenti ed amministratori di qualsiasi società
del Gruppo (per le quali il Codice trova piena applicazione), di coloro che con tali società
collaborano a qualsivoglia titolo ed in generale di tutti gli interlocutori delle medesime.
L’adozione del Codice da parte del Gruppo soddisfa inoltre gli adempimenti richiesti dal D.Lgs. 8
giugno 2001, n. 231, inerente la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone
giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'art.
11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”, così come interpretati nelle “Linee Guida per la
costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001”, adottate da
Confindustria in data 7 marzo 2002 (ed aggiornate il 31 luglio 2014).
Il D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, in particolare, ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano un
regime di responsabilità amministrativa a carico degli enti, destinata ad operare nel caso in cui
vengano commesse nel loro interesse o a loro vantaggio alcune tipologie di reato ivi
espressamente previste, da parte di due categorie di persone fisiche:
a) coloro che rivestano, anche di fatto, funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di
direzione dell’ente medesimo, ovvero
b) coloro che siano sottoposti alla direzione o alla vigilanza di uno dei predetti soggetti.
L’art. 6 del predetto decreto stabilisce peraltro che l’ente non risponde del reato se prova (tra le
altre cose) che “l'organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione
del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello
verificatosi” e che “il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli e di curare il
loro aggiornamento e' stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa
e di controllo”.
Nelle “Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs.
231/2001”, adottate da Confindustria in data 7 marzo 2002 (ed aggiornate, da ultimo, nel luglio
2014), si prevede quale elemento essenziale del sistema di controllo preventivo previsto dal D.
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Lgs. 231/2001 l’adozione di un codice etico, inteso quale documento ufficiale dell’ente, contenente
l’insieme dei diritti, dei doveri, delle responsabilità dell’ente nei confronti dei c.d. “portatori
d’interesse” (cioè tutte le categorie di individui, gruppi o istituzioni i cui interessi sono influenzati
in modo diretto o indiretto dall’attività di EPS, quali dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica
amministrazione, azionisti, mercato finanziario, ecc.). Si precisa inoltre che il codice etico deve
mirare a “raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, al di là ed
indipendentemente da quanto previsto a livello normativo”, e deve essere approvato dal massimo
vertice dell’ente.
L’adozione di un codice etico, approvato dai Consigli di Amministrazione di tutte le società del
Gruppo, contenente i principi ed i valori ai quali si ispira tutta l’attività di EPS, e che devono
indirizzare i comportamenti di tutti i dipendenti e di coloro che collaborano con il Gruppo, oltre ad
essere uno strumento fondamentale per contrastare i reati ai quali fa riferimento il D. Lgs.
231/2001, costituisce anche un elemento necessario al fine di garantire la correttezza dell’operato,
la reputazione del nome ed il successo imprenditoriale di EPS.
2.
AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE
Le norme contenute nel presente Codice hanno come destinatari:
-
tutti i soggetti in posizione apicale di EPS, che rivestono cioè funzioni di rappresentanza, di
amministrazione o di direzione dell’ente ovvero di una sua unità organizzativa dotata di
autonomia finanziaria e funzionale, nonché coloro che esercitano, anche di fatto, la gestione
ed il controllo dell’ente;
-
tutte le persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei predetti soggetti;
-
tutti i soggetti che, senza esserne dipendenti, cooperano a vario titolo con EPS, svolgono
attività presso, per conto o nell’interesse delle società del Gruppo, intrattengono con esse
rapporti commerciali, ricevono dalle stesse incarichi o hanno con esse rapporti durevoli
(consulenti, fornitori, clienti, agenti, prestatori d’opera, partner commerciali, appaltatori,
ecc.).
Tali soggetti (di seguito semplicemente i “Destinatari”) devono rispettare e a dare piena
applicazione alle norme contenute nel Codice per tutto il periodo di tempo in cui prestano la loro
attività lavorativa alle dipendenze di EPS o collaborano (nel senso ampio sopra descritto) con il
Gruppo.
Coloro che hanno il compito di fissare la politica aziendale, di amministrare e gestire sotto tutti i
punti di vista le società del Gruppo (ad es. i membri dei Consigli di Amministrazione) devono inoltre
ispirare ogni scelta decisionale ai principi ed alle regole contenute nel Codice.
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3.
DISPOSIZIONI GENERALI
Il Codice è portato a conoscenza dei Destinatari mediante apposite ed idonee attività di
comunicazione. Esso costituisce parte integrante e sostanziale del contratto di lavoro di ogni
dipendente di EPS e verrà consegnato ad ogni nuovo assunto.
Ogni dipendente deve leggere e sottoscrivere un documento (all. 1), con il quale si impegna ad
osservare le prescrizioni contenute nel presente Codice.
L’osservanza del Codice costituisce, per tutti i prestatori di lavoro, ai sensi dell’art. 2104 c.c.,
obbligo contrattuale, la cui violazione integra un inadempimento grave alle obbligazioni derivanti
dal contratto di lavoro e fonte di illecito civile, con ogni conseguente responsabilità personale.
EPS si riserva di tutelare i propri interessi in ogni sede competente nei confronti dei terzi
collaboratori, che abbiano violato le norme del Codice a loro destinate e che abbiano formato
oggetto di pattuizione contrattuale con la società.
I Destinatari hanno inoltre l’obbligo di riferire all’Organismo di Vigilanza tutte le violazioni del
Codice o i comportamenti in contrasto con i principi in esso contenuti, posti in essere da dipendenti
o collaboratori (nel senso ampio sopra descritto) di EPS, dei quali siano venuti a conoscenza, o
dei quali sospettino, e di collaborare con tale Organismo in tutte le attività da esso svolte.
Le modalità e procedure di segnalazione adottate da EPS garantiscono l’anonimato del
segnalante, e prevedono la sollecita verifica circa la fondatezza della stessa nonché la possibilità
per il segnalato di essere sentito dall’Organismo di Vigilanza.
Il segnalante non potrà subire alcuna ritorsione, discriminazione, o altra conseguenza negativa
quale effetto della segnalazione.
È garantita la segretezza del nominativo del segnalante – nei limiti degli obblighi di comunicazione
eventualmente previsti dalla legge – e la salvaguardia da ogni forma di penalizzazione in
conseguenza della segnalazione.
EPS effettua verifiche periodiche (con cadenza almeno annuale) in ordine all’osservanza ed alla
corretta applicazione delle norme del Codice e cura l’aggiornamento dello stesso – anche su
segnalazione dell’Organismo di Vigilanza – ove emergano violazioni di esso, cambiamenti rilevanti
nell’attività delle società del Gruppo o altre circostanze che rendano necessarie modifiche od
integrazioni (quali ad esempio novità normative).
4.
IL RISPETTO DELLA LEGGE
L’osservanza della legge è un requisito inderogabile per EPS e per tutti i suoi dipendenti e
collaboratori, che sono tenuti ad uniformare ad essa ogni loro comportamento.
Ogni dipendente o collaboratore deve essere a conoscenza delle norme di legge che disciplinano
l’attività di sua competenza.
Laddove vi possa essere un apparente conflitto tra le norme di diligenza professionale e
disposizioni di legge, e comunque in caso di difficile interpretazione e applicazione della legge, il
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lavoratore potrà consultare il proprio responsabile ovvero l’Organismo di Vigilanza, i quali
forniranno al richiedente tempestive indicazioni.
5.
SELEZIONE, ASSUNZIONE DEL PERSONALE E RAPPORTO DI LAVORO CON DIPENDENTI
E COLLABORATORI
EPS tutela e promuove il valore e lo sviluppo delle risorse umane, favorendone, sulla base di
criteri di merito, la piena realizzazione professionale.
La valutazione e selezione del personale da assumere è effettuata nel rispetto delle pari
opportunità di lavoro, senza discriminazione di sesso, età, razza, lingua, religione, opinioni
politiche e sindacali o condizioni personali e sociali.
Le informazioni richieste al lavoratore sono esclusivamente quelle rilevanti ai fini della valutazione
dell’attitudine professionale dello stesso, nel rispetto della normativa sulla privacy e delle opinioni
personali del lavoratore.
La società vieta fermamente qualunque atto di favoritismo, nepotismo, discriminazione o
clientelismo in qualunque ambito della vita sociale (selezione del personale – per esempio,
evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato – promozioni, premi,
ecc.).
È fatto divieto a tutti i Destinatari di sollecitare o accettare promesse o versamenti di denaro ovvero
prestazioni di alcun tipo, che possano essere finalizzati all’assunzione, al trasferimento ovvero
alla promozione di un lavoratore.
I lavoratori sono assunti con regolare contratto di lavoro, conformemente alle norme di legge ed
ai contratti collettivi nazionali di lavoro applicabili.
Al lavoratore vengono inoltre dettagliatamente descritte le norme e le procedure da adottare al
fine di evitare i possibili rischi per la salute e la sicurezza derivanti dall'attività lavorativa.
È obiettivo della società – che vincola anche gli Amministratori ed i Responsabili degli Uffici – far
si che ciascun dipendente e/o collaboratore non subordinato, nell’ambito delle sue mansioni,
riceva una formazione idonea a garantire il miglioramento progressivo delle conoscenze e delle
competenze, nonché ad evitare comportamenti contrari a norme di legge e politiche aziendali.
Compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, verranno favorite quelle flessibilità
nell’organizzazione del lavoro che agevolino la gestione dello stato di maternità e in generale della
cura dei figli.
6.
AMBIENTE DI LAVORO
La Società si impegna a tutelare il diritto dei lavoratori e delle lavoratrici a vivere in un ambiente
di lavoro sereno in cui i rapporti interpersonali siano improntati alla correttezza e al reciproco
rispetto della libertà e dignità della persona.
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A tal fine la Società si impegna a rimuovere ogni ostacolo all'attuazione di questi diritti, in modo
da garantire il rispetto dell’inviolabilità della persona umana, e da tutelare tutti coloro che operano
all’interno di EPS da qualsiasi atto o comportamento che produca effetto pregiudizievole nei
rapporti interpersonali e che discrimini, anche in via indiretta, in ragione di sesso, età, razza,
lingua, religione, opinioni politiche e sindacali o condizioni personali e sociali.
I responsabili delle strutture e delle funzioni aziendali hanno il dovere di prevenire il verificarsi di
discriminazioni, e di ogni atto e comportamento lesivi della dignità della persona.
Tutti i dipendenti ed i collaboratori della Società devono contribuire ad assicurare un ambiente di
lavoro in cui venga rispettata la dignità delle persone.
Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, EPS richiede che
l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere
ritenuto lesivo della dignità ed autonomia del dipendente. Le funzioni competenti vigilano affinché
l’ambiente di lavoro sia, oltre che adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute
personale, privo di pregiudizi e che ogni individuo sia trattato con rispetto, senza alcuna
intimidazione e nel rispetto della sua personalità morale, evitando illeciti condizionamenti e indebiti
disagi.
Tutti i Dipendenti e i Collaboratori di EPS devono evitare comportamenti offensivi nei confronti dei
colleghi e, in particolare, atteggiamenti che possano screditarli o emarginarli nell’ ambiente di
lavoro.
I dipendenti o collaboratori che si ritengano vittime in ambito di lavoro di molestie, discriminazioni
o comportamenti lesivi della loro persona possono informarne l’Organismo di Vigilanza, il quale,
effettuati gli accertamenti opportuni, valuterà se procedere all’instaurazione del conseguente
procedimento disciplinare.
7.
TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI
EPS promuove e protegge la salute e la sicurezza dei propri lavoratori.
A tal fine EPS, quale datore di lavoro, nonché i dirigenti ed i preposti – per quanto di loro
competenza – hanno l’obbligo di adempiere a tutti gli obblighi originariamente introdotti dal D. Lgs.
626/1994, ed ora contenuti nel D. Lgs. n. 81 del 9 aprile 2008, ed in generale devono rispettare
ed osservare tutte le norme poste a tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro,
promuovendo altresì condotte responsabili da parte di tutti i dipendenti e/o collaboratori.
A tal fine EPS si impegna a:
•
diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro sviluppando la
consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i
collaboratori; 6
•
svolgere tutte le attività di comunicazione, formazione ed informazione previste dalla legge e
necessarie per garantire un alto livello di consapevolezza e capacità in tutto il personale
coinvolto; •
promuovere e attuare ogni iniziativa diretta a minimizzare i rischi e a rimuovere le cause che
possano mettere a repentaglio la sicurezza e la salute dei dipendenti, realizzando interventi
di natura tecnica e organizzativa, anche attraverso l’introduzione di un sistema di gestione dei
rischi, della sicurezza, delle risorse da proteggere.
I Destinatari, a loro volta, devono rispettare gli obblighi previsti nella normativa sopra richiamata,
contribuendo all'adempimento di tutti gli obblighi imposti dalla legge o dall'autorità competente ed
alla realizzazione delle misure necessarie per la salute e sicurezza dei lavoratori. Non sono
tollerati sul posto di lavoro l’uso di droghe, l’abuso di alcolici o l’assunzione di farmaci illegali.
8.
CONFLITTI DI INTERESSE
I Destinatari, nell’esecuzione delle prestazioni loro assegnate e nell’esercizio dei compiti di
rispettiva competenza devono sempre perseguire l’interesse primario del Gruppo, fermo restando
il rispetto della legge e delle norme e dei principi fissati nel presente Codice.
Essi dovranno inoltre evitare situazioni che possano creare conflitti di interesse sia reale, sia
potenziale tra attività personali e aziendali. Per conflitto di interesse si intende la situazione nella
quale il dipendente/collaboratore, in relazione ad una determinata operazione, abbia (anche solo
potenzialmente), per conto proprio o di terzi, un interesse in conflitto con quello della società.
A titolo meramente esemplificativo, integrano un conflitto di interessi:
(a)
la cointeressenza – a qualsiasi titolo, palese od occulta – di uno dei Destinatari o di suoi
familiari in attività di fornitori, clienti, concorrenti;
(b)
la rivelazione o l’impiego di notizie ed informazioni apprese nello svolgimento dell’attività
lavorativa, a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi di EPS;
(c)
lo svolgimento di attività lavorative di qualunque tipo presso clienti, fornitori, concorrenti o
presso terzi in contrasto con gli interessi del Gruppo;
(d)
la stipulazione di contratti o l’avvio di trattative per conto di EPS, che abbiano come
controparte familiari o soci del dipendente, ovvero soggetti in qualunque modo allo stesso
riconducibili;
(e)
in generale la strumentalizzazione della propria posizione all’interno di EPS per la
realizzazione di interessi contrastanti con quelli del Gruppo.
Nel caso in cui si verifichi una situazione, anche solo potenziale, di conflitto di interessi, il
dipendente o collaboratore coinvolto deve immediatamente darne comunicazione al proprio
superiore gerarchico nonché all’Organismo di Vigilanza, i quali individueranno le misure
necessarie a far cessare tale situazione e, ove vi sia una possibile violazione delle disposizioni
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del presente Codice, valuteranno l’opportunità di procedere all’instaurazione di un procedimento
disciplinare.
È dovere di ogni Destinatario, ove venga a conoscenza di possibili situazioni di conflitto di
interesse riguardanti altri dipendenti o collaboratori, informarne immediatamente l’Organismo di
Vigilanza.
9.
UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI E DEI SISTEMI INFORMATICI
I Destinatari sono tenuti ad operare con la diligenza dovuta per tutelare le risorse aziendali,
attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative e le direttive
aziendali predisposte per regolamentarne l’utilizzo.
I documenti, gli strumenti di lavoro, gli impianti e le dotazioni ed ogni altro bene, materiale ed
immateriale (compresi i marchi) di proprietà di EPS sono utilizzati esclusivamente per la
realizzazione dei fini aziendali, con le modalità dalla stessa fissate; non possono essere utilizzati
per usi non legittimi, e devono essere utilizzati e custoditi con la medesima diligenza di un bene
proprio. Eventuali impieghi illeciti sono sanzionabili, anche in via disciplinare, sia che costituiscano
o meno condotte penalmente perseguibili ai sensi di legge.
Gli strumenti informatici e telematici (quali telefoni e fax, posta elettronica, internet, intranet ed in
genere l’hardware e software forniti) resi disponibili al personale, sono strumenti di lavoro e, di
conseguenza, devono essere impiegati per finalità esclusivamente aziendali: ciò vale tanto per
l’utilizzo dei personal computer che di altri strumenti, programmi e servizi. Ogni dipendente è
tenuto altresì a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di
reati mediante l’uso di strumenti informatici.
Il personale non può caricare sui sistemi aziendali software presi a prestito, non autorizzati o privi
delle necessarie licenze, così come è proibito fare copie non autorizzate di programmi concessi
su licenza, per uso personale, aziendale o per terzi.
10.
LA TUTELA DELLA SEGRETEZZA DELLE INFORMAZIONI
Tutte le informazioni inerenti EPS, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle
proprie funzioni, sono di proprietà esclusiva del Gruppo e possono essere utilizzate
esclusivamente per lo svolgimento della propria attività.
I Destinatari hanno il divieto di rivelarle a persone non autorizzate, sia all’interno, sia all’esterno
dell’azienda.
Ogni comunicazione all’esterno di documenti e informazioni riguardanti la Società dovrà
comunque avvenire nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e delle pratiche di condotta
professionale vigenti, e dovrà essere realizzata con chiarezza, trasparenza, completezza e
tempestività.
8
11.
LA TUTELA DELLA PRIVACY
Le informazioni in possesso di EPS relative a dati personali e sensibili sono trattate dalla stessa
nel pieno rispetto delle regole poste dalla normativa vigente.
Viene garantita, in particolare, ai sensi del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in
materia di protezione dei dati personali) ed in generale della normativa in materia di protezione
dei dati personali, la privacy di tutti i dipendenti e/o collaboratori non subordinati.
A tal fine, è fatto divieto di comunicare e/o diffondere informazioni personali senza previo consenso
dell’interessato, ad esclusione dei casi in cui ciò è consentito o imposto dalla legge.
E’ inoltre vietato lo svolgimento di qualsiasi indagine in ordine alle idee, le preferenze, i gusti
personali e, più in generale, ad aspetti afferenti esclusivamente la sfera privata dei
dipendenti/collaboratori.
Viene infine garantita, secondo le norme vigenti in materia, la privacy dei clienti, i cui dati personali,
economici e di consumo non possono essere comunicati o diffusi, salvi gli obblighi di legge.
12.
DIVIETO DI OPERAZIONI FINALIZZATE ALLA RICETTAZIONE, AL RICICLAGGIO O
ALL’IMPIEGO DI DENARO, BENI O UTILITÀ DI PROVENIENZA ILLECITA
EPS esercita la propria attività nel pieno rispetto delle norme vigenti in materia di Antiriciclaggio e
delle disposizioni emanate dalle Autorità competenti.
Il Gruppo persegue l’obiettivo della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e
predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni della ricettazione, del
riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.
I Destinatari devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse le informazioni
finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità
morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi relazioni
commerciali; sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi, le policies e le procedure aziendali
previste in materia di contabilità, registrazione e reporting finanziario applicabili ai flussi monetari
e ai pagamenti connessi con transazioni e contratti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi
finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove
applicabili.
I Destinatari che nutrano sospetti in ordine alla legittima provenienza di denaro o altri beni
acquistati, ricevuti, impiegati o pervenuti a qualsiasi titolo in società, ovvero abbiano notizia di
possibili operazioni di ricettazione, riciclaggio o impiego di denaro, beni o utilità di provenienza
illecita devono segnalarlo immediatamente all’Organismo di Vigilanza.
I Destinatari devono, inoltre, osservare scrupolosamente tutte le disposizioni e procedure previste
in materia di contabilità, registrazione e reporting finanziario applicabili ai flussi monetari e ai
pagamenti connessi con transazioni e contratti.
9
13.
AMMINISTRAZIONE SOCIETARIA: OPERAZIONI, TRANSAZIONI E ADEMPIMENTI IN
MATERIA CONTABILE
I Destinatari hanno l’obbligo di tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel
rispetto delle norme di legge e delle procedure interne, in tutte le attività finalizzate alla formazione
del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci e al pubblico un’informazione
veritiera e corretta sulla situazione economica patrimoniale e finanziaria della Società.
Tutti i dipendenti e collaboratori di EPS, a qualunque titolo coinvolti nella formazione del bilancio
e di documenti ad esso correlati, o comunque di documenti che rappresentino la situazione
economica, patrimoniale o finanziaria della Società, sono tenuti al rispetto delle norme inerenti la
veridicità e la chiarezza dei dati e delle valutazioni, nonché quelle inerenti ai principi contabili
nazionali e internazionali.
Ogni operazione o transazione viene correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale
secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili, e deve essere debitamente autorizzata,
verificabile, legittima, coerente e congrua.
Per ogni operazione, conseguentemente, deve esservi un adeguato supporto documentale
idoneo a consentire, in ogni momento, l'effettuazione di controlli in grado di attestare le
caratteristiche e le motivazioni dell'operazione contabile e la verifica del processo di decisione, di
autorizzazione e di realizzazione, nonché l'individuazione dei soggetti che hanno rispettivamente
autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
A tal fine la documentazione di supporto deve essere in ogni momento facilmente reperibile ed
ordinata secondo criteri logici.
Ciascun dipendente e collaboratore è tenuto a collaborare – nell’ambito delle rispettive funzioni –
affinché qualsiasi fatto relativo alla gestione della società sia correttamente e tempestivamente
registrato nella contabilità della Società. Tutte le fatture emesse dal Gruppo devono riflettere
esattamente l’operazione commerciale avvenuta.
I Destinatari che vengano a conoscenza di irregolarità, omissioni, falsificazioni o in generale di
violazioni
del
presente
Codice
nelle
registrazioni
contabili
devono
darne
immediata
comunicazione all’Organismo di Vigilanza, il quale adotta gli opportuni provvedimenti, anche
disciplinari.
14.
TRASPARENZA VERSO IL MERCATO
Le azioni della capogruppo Electro Power Systems S.A. sono quotate sul mercato regolamentato
Euronext di Parigi.
In questo contesto, è di fondamentale importanza per i Destinatari il rispetto delle regole in materia
di operazioni di borsa e di detenzione ed uso di informazioni riservate relative ad EPS. Tali regole
derivano principalmente dagli articoli 621-2 a 622-2 del regolamento generale francese delle
Autorité des Marchés Financiers (AMF) e dagli articoli L. 465-1 e seguenti del Codice Monetario
e Finanziario francese.
10
EPS si propone di rispettare e far rispettare la normativa vigente in materia di valori mobiliari e dei
principi e delle normative applicabili e le raccomandazioni delle autorità di mercato sulla
detenzione, la divulgazione o l'uso di informazioni riservate.
Costituisce informazione riservata qualsiasi informazione di carattere preciso, che non è stata
resa pubblica, concernente direttamente o indirettamente EPS, o uno o più emittenti o uno o più
strumenti finanziari, nel caso in cui tale informazione, se resa pubblica, sia in grado di influire in
modo sensibile sui prezzi di tali strumenti finanziari.
È fatto divieto a chiunque sia in possesso di informazioni riservate relative ad EPS di compiere
operazioni sui titoli o su strumenti finanziari di dette società, il cui prezzo dipende direttamente o
indirettamente dall’andamento dei titoli stessi.
È inoltre vietato divulgare o rendere accessibili a terzi informazioni privilegiate senza averne
l’autorità. Non è autorizzata la divulgazione di informazioni privilegiate ogni qualvolta questa esuli
dal normale ambito di svolgimento delle funzioni lavorative o dei compiti professionali del
Destinatario, o rientri nel compimento di altri doveri per conto dell’emittente.
15.
RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
I rapporti con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico
servizio, ed in generale con tutti i soggetti pubblici sono tenuti dalle funzioni aziendali a ciò
preposte, dal personale a ciò autorizzato ovvero dalle persone da essi delegate e sono improntati
ai principi di correttezza, trasparenza, integrità ed efficienza, nel rispetto delle norme del presente
Codice, nonché dello Statuto Sociale delle società del Gruppo e delle disposizioni di legge e
regolamentari applicabili.
In particolare, a mero titolo esemplificativo:
•
non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta
persona, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare
illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti,
funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione ovvero a soggetti incaricati di
pubblico servizio ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al compimento di
un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio; atti di cortesia commerciale sono ammessi
soltanto se tali da non compromettere l’integrità delle parti e l’imparzialità della Pubblica
Amministrazione e da non poter essere interpretati, in alcun modo, come atti destinati ad
ottenere vantaggi e favori in modo improprio;
•
non è consentito tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica
Amministrazione in errore; in particolare non è consentito utilizzare o presentare
dichiarazioni o documenti falsi o attestanti cose non vere, ovvero omettere informazioni
per conseguire, a vantaggio o nell’interesse dell'azienda, contributi, finanziamenti o altre
erogazioni comunque denominate concesse dallo Stato, dall’Unione Europea o da altro
Ente Pubblico; 11
•
è fatto divieto di utilizzare contributi, finanziamenti, o altre erogazioni comunque
denominate, concesse dallo Stato, dall’Unione Europea o da un altro Ente Pubblico, per
scopi diversi da quelli per i quali gli stessi sono stati assegnati; •
in caso di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, compresa la
partecipazione a gare pubbliche, è necessario operare sempre nel rispetto delle leggi
applicabili e della corretta prassi commerciale; •
è vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico
di un Ente pubblico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni
e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto
con altrui danno. Il corretto funzionamento della Funzione Pubblica, in particolare della
funzione giudiziaria, viene garantito anche attraverso il divieto, imposto a tutti i soggetti
tenuti all’osservanza del presente Codice, di intraprendere, direttamente o indirettamente,
alcuna azione illecita che possa favorire o danneggiare una delle parti in causa nel corso
dei processi civili, penali o amministrativi.
In particolare è fatto divieto di porre in essere
indebite pressioni (offerte o promesse di denaro o di altra utilità) o illecite coercizioni
(violenze o minacce) al fine di indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni
mendaci la persona chiamata a rendere davanti alla autorità giudiziaria dichiarazioni
utilizzabili in un procedimento penale, quando questa ha facoltà di non rispondere.
16.
REGALI E CONTRIBUTI
Gli Amministratori e i Dipendenti non chiedono, per sé o per gli altri, né accettano regali o altre
utilità, salvo quelli d’uso di modico valore, da fornitori, appaltatori o ditte concorrenti o comunque
interessate alla forniture ed agli appalti aziendali.
Il dipendente non accetta per uso personale, né
detiene o gode a titolo personale, utilità spettanti all’acquirente, in relazione all’acquisto di beni o
servizi per ragioni di ufficio.
I collaboratori di EPS che ricevono omaggi o benefici, salvo quelli di modico valore, sono tenuti a
darne comunicazione all’Organo di Vigilanza, che ne valuta l’appropriatezza.
Il Gruppo non tollera alcuna elargizione di qualsivoglia forma o valore a pubblici ufficiali o altri
soggetti in qualche misura ed essi collegati.
EPS non consente alcuna donazione nei confronti di Enti Pubblici o soggetti ad essi appartenenti,
salvo le regalie di modico valore consolidate nella prassi commerciale e nelle normali pratiche di
cortesia.
Il Gruppo non eroga contributi diretti e indiretti a partiti politici, movimenti, comitati e organizzazioni
politiche e sindacali, né a loro rappresentanti, né li sostiene in alcun modo.
Per modico valore si intendono beni o utilità del valore commerciale inferiore ad Euro 100.
12
17.
I RAPPORTI CON IL MERCATO ED I CLIENTI
EPS garantisce al mercato, agli investitori ed alla comunità in genere, pur nel rispetto della
concorrenza, una completa trasparenza nella propria attività. Essa inoltre si impegna a
promuovere una competizione leale, considerata quale elemento finalizzato al raggiungimento
anche dei propri interessi, oltre che di quelli dei clienti, degli operatori del mercato e di tutti coloro
che vengono direttamente o indirettamente in contatto con l’attività della stessa (quali i dipendenti,
i clienti, i consumatori, i fornitori, i finanziatori, ecc.).
I rapporti contrattuali con i clienti sono improntati a principi di correttezza ed onestà,
professionalità, trasparenza, al rispetto della legge e all'indipendenza nei confronti di ogni forma
di condizionamento, sia interno sia esterno.
I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:
•
caratterizzati da un linguaggio chiaro, semplice e comprensibile; •
conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette,
secondo il principio di buona fede nei rapporti contrattuali;
•
conformi alle politiche commerciali aziendali ed ai parametri in esse definiti; •
completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del
cliente.
Nell’ambito dei rapporti commerciali con i clienti, è fatto divieto di tenere condotte
che
possano ledere la fiducia dei consumatori, recando al contempo pregiudizio alla
trasparenza e sicurezza del mercato.
Ogni variazione del contratto dovrà essere tempestivamente comunicata al cliente.
Le politiche di marketing non devono essere strutturate al fine di indurre dipendenti o
rappresentanti dei clienti di EPS a mettere i propri interessi personali al di sopra di quelli delle
società od organizzazioni che rappresentano.
I Destinatari devono utilizzare soltanto metodi coerenti con i principi stabiliti nel presente Codice
per sostenere i prodotti di EPS e per consentire l’ampliamento del mercato.
È responsabilità del
Gruppo presentare proposte realistiche su prestazioni, costi e tempistiche.
Tutta la pubblicità del Gruppo deve essere veritiera, non ingannevole e totalmente conforme a
leggi, norme e politiche aziendali applicabili.
18.
TUTELA DELLA CONCORRENZA LEALE
EPS intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e
predatori.
Il Gruppo e i suoi collaboratori devono rispettare i principi e le regole della libera
concorrenza e non devono violare le leggi vigenti in materia di concorrenza, antitrust e tutela dei
consumatori.
È fatto dunque divieto di porre in essere qualsiasi condotta che violi l’esercizio abituale e libero
del commercio e dell’industria e che in quanto tale leda la fiducia commerciale e la buona fede nel
commercio.
Nell’ambito della concorrenza leale e della tutela del consumatore, EPS e i suoi
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collaboratori si impegnano a non violare diritti di terzi relativi alla proprietà intellettuale e a
rispettare le norme poste a tutela dei segni distintivi di opere dell’ingegno o dei prodotti industriali
(marchi, brevetti) ponendo in essere controlli sul pieno rispetto della normativa posta a tutela dei
titoli di proprietà industriale.
È fatto divieto di commercializzare prodotti che presentino l’uso di segni, figure o diciture recanti
false indicazioni sufficienti ad indurre in fraintendimento sull’effettiva origine, provenienza o qualità
dell’opera o del prodotto.
19.
I RAPPORTI CON LE AUTHORITY REGOLATRICI DEL MERCATO
EPS rispetta scrupolosamente le regole antitrust e quelle dettate dagli organi regolatori del
mercato.
Nei confronti delle autorità di vigilanza competenti, le informazioni devono essere presentate solo
dai dipendenti specificamente incaricati di EPS. I dipendenti e collaboratori, nell’ambito delle
rispettive competenze, hanno l’obbligo di collaborare con tali autorità e di rispondere con
correttezza e tempestività ad ogni loro richiesta.
20.
I RAPPORTI CON I FORNITORI
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per EPS e
alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà e all’imparzialità.
In particolare, i Dipendenti di EPS sono tenuti a non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti
richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei
candidati criteri oggettivi e documentabili.
Tutti i Dipendenti sono tenuti a mantenere con i fornitori
rapporti stabili, rapporti trasparenti e di cooperazione.
In particolare, i Destinatari adibiti alla funzione di selezione e di gestione dei rapporti con i fornitori
dovranno rispettare i seguenti principi:
-
rispettare le norme di legge, le altre norme applicabili, le Direttive del Gruppo e gli obblighi
derivanti da contratto;
-
conformare l’attività di selezione al principio di imparzialità, garantendo pari opportunità ai
candidati e finalizzando le proprie scelte all’interesse del Gruppo (sempre nel rispetto della
legge);
-
utilizzare a tal fine criteri di scelta pubblici ed obiettivi (qualità del servizio, prezzo, integrità,
tempestività nella consegna, disponibilità di mezzi e strutture, competenze, ecc.);
-
rispettare sempre il principio di buona fede nei rapporti contrattuali con i fornitori.
Oltre ai prodotti offerti dai fornitori, dovrà essere oggetto di valutazione da parte di EPS anche la
condivisione dei valori descritti nel presente Codice da parte dei singoli fornitori, ed al riguardo
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sarà rilevante anche l’accettazione da parte di questi ultimi delle disposizioni contenute nel
documento allegato sub 2, costituente il codice di comportamento dei fornitori.
Eventuali violazioni dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della
dignità della persona dovranno essere tempestivamente segnalati all’Organismo di Vigilanza.
21.
RELAZIONI
CON
CONSULENTI
ESTERNI,
AGENTI,
RAPPRESENTANTI
E
ALTRI
COLLABORATORI
Nell’ambito delle relazioni con i consulenti esterni, agenti, rappresentanti e altri collaboratori, gli
Amministratori ed i dipendenti sono tenuti a:
•
valutare attentamente l’opportunità di ricorrere alle prestazioni dei consulenti esterni e
collaboratori e selezionare controparti di adeguata qualificazione professionale e
reputazione; •
instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e
franco in linea con le migliori consuetudini commerciali; •
assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo;
•
esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste; •
operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.
I rapporti con consulenti ed agenti sono disciplinati in rapporti contrattuali formalizzati in cui
devono essere specificamente indicate le condizioni e l’oggetto del contratto e le modalità di
incasso e di retribuzione.
Non è ammesso effettuare prestazioni o pagamenti in favore di
collaboratori, consulenti, agenti o altri soggetti terzi che operino per conto del Gruppo, che non
trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi
ovvero in relazione al tipo di incarico da svolgere.
La violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità
della persona sono giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali.
22.
RAPPORTI CON I MEZZI DI COMUNICAZIONE
EPS intrattiene rapporti con gli organi di stampa e di comunicazione di massa, unicamente
attraverso gli organi societari e le funzioni aziendali a ciò delegate. Tali rapporti devono essere
improntati a principi di correttezza, disponibilità e trasparenza nel rispetto della politica di
comunicazione definita dal Gruppo.
I Destinatari esterni a tale funzione, ed a cui non sia comunque attribuito lo specifico compito di
gestire i rapporti con la stampa, devono astenersi dal rilasciare a rappresentanti della stampa o di
altri mezzi di comunicazione ed a qualsiasi terzo dichiarazioni o interviste o in ogni caso lasciar
trapelare notizie riguardanti EPS, senza la preventiva e specifica autorizzazione delle funzioni
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competenti.
Le informazioni e comunicazioni relative al Gruppo devono essere accurate,
complete, veritiere, trasparenti e tra loro omogenee.
Nelle comunicazioni e relazioni, sia interne che esterne, EPS richiede chiarezza, correttezza e
trasparenza.
23.
TUTELA AMBIENTALE
EPS è impegnata nella salvaguardia dell'ambiente come bene primario, ed adotta tutte le
opportune misure per contenere l’impatto ambientale delle proprie attività, in linea con le
normative applicabili e le migliori pratiche aziendali diffuse.
Si impegna inoltre a porre in essere misure volte a sensibilizzare l’attenzione ed il rispetto
dell’ambiente da parte di tutti i Destinatari, formando i propri dipendenti e collaboratori esterni sulla
tutela ambientale e sulla gestione dei luoghi di lavoro in ottica di igiene e sicurezza.
Per raggiungere tali obiettivi EPS è impegnata in un’azione continua e sistematica, attraverso:
•
una struttura organizzativa elastica ed efficiente, con personale tecnico preparato ed
attrezzature all’avanguardia;
•
la valutazione preventiva sia per i nuovi prodotti/processi di produzione che per le
modifiche a quelli esistenti, al fine di identificare e mantenere sotto controllo gli aspetti
ambientali, cercando ove possibile di ridurre gli effetti negativi;
•
la messa a punto di indicatori di prestazione e di monitoraggio per la pianificazione e la
misurazione del miglioramento continuativo;
•
inquadrare e coordinare le attività aziendali in un sistema di gestione finalizzato al
miglioramento dei prodotti e servizi offerti a livello nazionale ed internazionale, tenendo
sistematicamente sotto controllo gli impatti ambientali generati e riducendone, per quanto
possibile, gli effetti negativi sull’ambiente;
•
controlli sistematici su impianti e attrezzature esistenti, adottando le più idonee misure di
salvaguardia attraverso opportuni interventi di miglioramento;
•
il controllo sistematico delle emissioni e dell’utilizzo e consumo di risorse naturali;
•
la gestione dei rifiuti nel rispetto delle prescrizioni vigenti con particolare attenzione al loro
recupero;
•
l’adozione delle misure necessarie per prevenire gli sprechi di energia e di altre risorse;
•
un sistema di controllo orientato alla prevenzione di incidenti ambientali nonché di Piani di
Emergenza aventi lo scopo di controllare e ridurre le conseguenze di eventuali incidenti;
•
il miglioramento delle condizioni di lavoro relativamente agli aspetti di sicurezza e salute
e alla prevenzione delle situazioni incidentali e di emergenza che possono avere effetti
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negativi sull’ambiente esterno e/o sulle condizioni di sicurezza, salubrità e salute degli
ambienti di lavoro;
•
la diffusione della Politica Ambientale qui esposta e del relativo sistema di gestione
assicurandosi che siano compresi, attuati e mantenuti a tutti i livelli dell’organizzazione e
che il sistema sia sostenuto da periodiche e sistematiche attività di formazione e
addestramento;
•
il coinvolgimento dei fornitori di beni e servizi sui principi generali della Politica Ambientale
al fine di instaurare un rapporto di fattiva collaborazione;
•
il riesame periodico dei programmi, del sistema di gestione e degli obiettivi, per mezzo di
Audit al fine di perseguire il miglioramento.
Per mantenere e migliorare i risultati raggiunti su tali temi tutti i Destinatari, nell’ambito delle
rispettive attribuzioni e competenze, devono considerare la tutela dell’ambiente come tema di
primaria importanza della propria attività lavorativa;
EPS si impegnerà a sviluppare procedure standard la cui applicazione consenta a tutti i
dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori di lavorare integrando e condividendo in modo efficace
ed efficiente le informazioni e le conoscenze esistenti.
24.
L’ORGANISMO DI VIGILANZA
In data 8 febbraio 2017, ai sensi dell’art. 6 D.Lgs. 231/2001, EPS Elvi Energy S.r.l. ha provveduto
a istituire un Organismo di Vigilanza.
A tale organo spettano, oltre ai compiti espressamente attribuiti ad esso dal Modello di
organizzazione, gestione e controllo, adottato dalla società ai sensi del medesimo legislativo, i
seguenti incarichi:
(a)
verificare l’applicazione e l’osservanza del Codice;
(b)
garantire e promuovere il miglioramento continuo dell’etica nell’ambito del Gruppo anche
attraverso l’analisi dei dati emersi nell’attività di verifica di cui alla lettera precedente;
(c)
esaminare le problematiche di interpretazione ed applicazione del Codice, emanando se
del caso le opportune disposizioni di esecuzione o circolari di chiarimento;
(d)
promuovere la conoscenza e la comprensione del Codice (in particolare: garantire lo
sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica; analizzare le proposte di
revisione delle procedure operative e delle direttive aziendali con significativo impatto
sull’etica aziendale), predisponendo all’uopo programmi di formazione/informazione
finalizzati ad una sempre maggiore e capillare comprensione del Codice;
(e)
ricevere ed analizzare le segnalazioni di violazione del Codice;
(f)
segnalare al Consiglio di Amministrazione l’opportunità di procedere ad una revisione
delle regole contenute nel Codice, in presenza di violazioni di esso, cambiamenti rilevanti
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nell’attività del Gruppo o altre circostanze che rendano necessarie modifiche od
integrazioni;
(g)
partecipare alla predisposizione di tutte le procedure operative e direttive aziendali intese
a ridurre il rischio di violazione del Codice, ed esprimere pareri non vincolanti in ordine
alla revisione di tali procedure e direttive nonché a tutte le questioni di natura etica che
potrebbero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali;
(h)
garantire l’anonimato di coloro che hanno segnalato violazioni del Codice, e tutelare tali
persone da qualsiasi tipo di ritorsione o atto che possa costituire una forma di
discriminazione, penalizzazione o punizione;
(i)
qualora accerti la violazione di una disposizione del Codice meritevole di sanzione
disciplinare, l’Organismo di Vigilanza promuove il relativo procedimento presso l’organo
competente, indicando la sanzione ritenuta necessaria e proporzionata alla violazione
commessa, sulla base delle indicazioni contenute nel sistema disciplinare adottato da
EPS. Le sanzioni disciplinari devono essere irrogate con coerenza, imparzialità ed
uniformità, nel rispetto comunque dei limiti imposti dalla legge e dalla contrattazione
collettiva di settore. Nel caso in cui venga irrogata una sanzione disciplinare per una
violazione del Codice, l’Organismo di Vigilanza informa tempestivamente il Consiglio di
Amministrazione.
Tutti i Destinatari e tutte le funzioni aziendali hanno l’obbligo di collaborare attivamente con
l’Organismo di Vigilanza.
Nello svolgimento delle proprie attività, l’Organismo di Vigilanza ha libero accesso a tutta la
documentazione del Gruppo.
25.
DIFFUSIONE ED AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO
I Consigli di Amministrazione delle società del Gruppo hanno adottato il presente Codice e le
disposizioni ivi contenute devono essere rispettate da tutti i Destinatari.
EPS si impegna a favorire e garantire un’adeguata conoscenza del Codice, divulgandolo nei
confronti dei Destinatari mediante apposite efficaci ed adeguate attività di informazione e
comunicazione.
Il
presente
Codice
è
pubblicato
sul
sito
internet
aziendale
www.electropowersystems.com; ne verrà inoltre consegnata una copia ai neo-assunti, ai
collaboratori ed ai fornitori abituali.
EPS si impegna inoltre all’aggiornamento dei contenuti qualora esigenze dettate dal variare del
contesto, della normativa di riferimento, dell’ambiente o dell’organizzazione aziendale lo
rendessero opportuno e necessario.
Ogni variazione e/o integrazione di esso dovrà essere approvata dal Consiglio di Amministrazione
e comunicata tempestivamente ai Destinatari, con le medesime modalità sopra indicate.
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ALLEGATO 1
Dichiarazione del dipendente
Il sottoscritto ___________________, nato a _______________, il ______________, in qualità di
____________ di ______________, dichiara che nell’esercizio delle mansioni assegnate si
impegna ad osservare le prescrizioni contenute nel Codice Etico del Gruppo; tali disposizioni
costituiscono parte integrante del contratto di lavoro stipulato con EPS.
In conformità con tali principi, il sottoscritto si impegna a:
-
eseguire le proprie mansioni nel rispetto delle prescrizioni di legge e regolamentari;
-
tutelare e non divulgare senza previa autorizzazione degli organi competenti le informazioni
riservate del Gruppo delle quali venga a conoscenza per ragioni professionali;
evitare possibili situazioni di conflitto di interesse, o circostanze che possano influire su un
-
corretto giudizio professionale nelle scelte operate per conto di EPS;
-
mettere a disposizione con immediatezza al proprio superiore, o all’organo sociale
competente, le informazioni, i dati o la documentazione richiesta, fornendo, ove richiesti, i
chiarimenti necessari;
-
comunicare all’Organismo di Vigilanza ovvero comunque all’organo competente le possibili
violazioni del Codice;
-
utilizzare con rispetto e nei limiti dell’attività professionale le risorse e i beni patrimoniali di
EPS;
-
gestire in modo chiaro e corretto le informazioni e i documenti da comunicare ai terzi, con
particolare attenzione ai dati da fornire alle autorità, agli investitori e al mercato.
Data
Letto e sottoscritto
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ALLEGATO 2
Codice di comportamento dei fornitori
1.
Rapporti commerciali tra EPS ed i fornitori
EPS assicura parità di trattamento nella negoziazione e nella chiusura dei contratti di
acquisto per beni e servizi. In particolare, a tutti i fornitori verranno applicate le
medesime condizioni in termini di completezza e trasparenza delle informazioni, nelle
condizioni di acquisto e nel processo di assegnazione delle forniture.
Nella valutazione delle offerte presentate dai fornitori vengono considerate le
informazioni tecniche ed economiche, la puntualità nelle consegne, la qualità dei beni
forniti, la capacità tecnica di produrre in proprio, o in subappalto, il bene richiesto, la
capacità produttiva con i relativi tempi di produzione.
Particolare rilevanza assume la valutazione della competitività economica dei prodotti
oggetto dell’offerta. Per tale valutazione dovranno essere valutati il prezzo, i costi
anomali, le garanzie e la resa dei prodotti, le penali, ecc.
2.
Condotta dei fornitori
I fornitori di EPS sono tenuti al rispetto dei principi di legalità, correttezza, trasparenza,
riservatezza e della dignità della persona. In particolare, non devono essere implicati in
attività illecite e devono assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro basate sul
rispetto dei diritti umani fondamentali, delle Convenzioni internazionali, delle leggi
vigenti.
In caso di violazione di tali principi, EPS è legittimata a prendere opportuni
provvedimenti fino alla risoluzione del rapporto con il fornitore.
3.
Limitazioni o divieti di omaggi o altre utilità da parte del fornitore
È vietato al fornitore effettuare promesse o erogazioni di denaro o di altra utilità –
superiori agli omaggi di modico valore diffusi nella prassi – ai dipendenti di EPS, ai legali
rappresentanti, agli agenti, o a qualsiasi altro soggetto titolare del potere di decidere, o
condizionare, l’assegnazione di commesse al fornitore, o comunque agevolare gli
interessi di quest’ultimo nelle decisioni adottate dalla società. Le stesse regalie o
agevolazioni, appena descritte, non devono essere erogate dal fornitore a parenti o ad
altri soggetti legati o riconducibili alle persone sopra indicate.
Al fine di prevenire la realizzazione di tali eventi, il fornitore ha l’obbligo di redigere ed
attuare una procedura interna idonea ad impedire ed accertare tali violazioni.
Nel caso di violazioni delle disposizioni riportate nei paragrafi precedenti, il fornitore
deve avvisare immediatamente il responsabile dell’Ufficio Acquisti di EPS, garantendo la
massima collaborazione.
Nei casi in cui il fornitore non adempia agli obblighi sopra riferiti, EPS potrà, a sua
insindacabile discrezione, disporre la cessazione dei rapporti commerciali con lo stesso.
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4.
L’applicazione del Codice Etico agli agenti, consulenti e rappresentanti
Gli agenti, consulenti, rappresentanti, procacciatori d’affari o simili hanno gli stessi
obblighi dei fornitori, compreso l’obbligo di rispettare i principi contenuti nel Codice.
5.
Pubblicità e limitazioni nell’utilizzo del nome della società
Il fornitore, l’agente o il rappresentante devono comunicare preventivamente ad EPS
l’intenzione di utilizzare il nome, logo o altro riferimento a questa riconducibile, nelle
attività finalizzate a promuovere le attività dei fornitori.
Senza preventiva autorizzazione scritta, è fatto divieto ai fornitori di utilizzare il nome di
qualsiasi società del Gruppo, o indicare lo stesso per fini pubblicitari relativi a prodotti
forniti ad EPS (per es. dare garanzie implicite riguardo l’affidabilità e la qualità del
prodotto).
Le stesse limitazioni devono essere rispettate dal fornitore prima di esporre prodotti
realizzati in esecuzione delle indicazioni fornite da EPS.
***
Il fornitore dichiara di aver letto e compreso e accettato integralmente il contenuto del
presente Codice di comportamento; con la presente, firma per accettazione e consenso
delle disposizioni sopra descritte.
Data
Timbro e firma
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