nuvola comunicazioni

MANUALE OPERATIVO - NUVOLA COMUNICAZIONI
Edizione n. 1 del 26 Ottobre 2013
NUVOLA COMUNICAZIONI
Indice Del Manuale
1 - Introduzione al Manuale Operativo
2 - Come creare una comunicazione
2.1 Creare una categoria
2.2 Creare una Comunicazione
2.2.1 Come utilizzare gli editor di testo per e-mail ed sms
3 - Come inviare una comunicazione creata
3.1 Email in Coda
3.2 Sms in coda
4 - Impostazioni e statistiche sms
1 - Introduzione al Manuale Operativo
Lo scopo di questo Manuale Operativo è quello di illustrare come utilizzare al meglio il modulo:
Nuvola Comunicazioni.
Nuvola Comunicazioni consente di inviare sms ed email in tempo reale a chiunque si desideri:
personale, docenti, tutori, alunni ecc.
N.B. Ogni singolo utente (tutore, alunno, docente...) entrando nella propria
area con le proprie credenziali, può inserire i suoi dati (numero di cellulare ed
email), pertanto la scuola non deve inserire manualmente i dati per i vari
utenti.
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2 - Come creare una comunicazione
Per creare una comunicazione occorre seguire i seguenti passaggi:
1 - Creare una categoria
2 - Creare una comunicazione
2.1 Creare una categoria
Le categorie servono per catalogare le varie comunicazioni. Pertanto non serve creare una categoria
per ogni comunicazione che si crea; piuttosto, si consiglia di creare una o più categorie all’inizio in
modo tale da poter catalogare le varie comunicazioni che si creeranno successivamente.
Ad esempio, si può creare la categoria: “Comunicazioni ai docenti”
Per far questo bisogna procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Categorie
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Quindi, occorre cliccare poi su il pulsante Aggiungi
per creare una nuova categoria.
Infine, compilare il campo “Nome”; in questo caso: “Comunicazioni ai docenti”.
e cliccare sul tasto Salva presente nell’immagine.
Così facendo è possibile creare una o più categorie, che saranno utilizzate per inserirvi le varie
comunicazione create.
Ad esempio si potranno associare tutte le comunicazioni create per i Docenti alla categoria:
“Comunicazioni per i docenti”.
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2.2 Creare una Comunicazione
Le comunicazioni rappresentano l’effettivo messaggio da inviare tramite sms o e-mail.
Per creare una comunicazione procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Comunicazioni
Nella pagina contenente l’elenco delle comunicazioni esistenti, cliccare poi su il pulsante Aggiungi
per creare una nuova comunicazione.
Compilare quindi i vari campi, come indicato nell’immagine che segue:
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●
●
Nome: Scegliere il nome da attribuire alla comunicazione che si sta creando.
Categoria: Scegliere la categoria di appartenenza della comunicazione per una corretta
catalogazione.
●
Si applica a: Scegliere la tipologia di utente a cui si applica la comunicazione; porre
attenzione a tale scelta, che sarà determinante affinché i campi di stampa unione si
applichino correttamente. Si può scegliere se applicare il documento a: docente, tutori,
tutore con alunno, alunno.
I campi di stampa unione utilizzabili a seconda della tipologia di utente sono i seguenti:
Tipologia di Utente
Campi di stampa unione utilizzabili
Docente
Istituto, Scuola, Docente, Varie
Tutore
Istituto, Scuola, Tutore, Varie
Tutore con Alunno
Istituto, Scuola, Alunno, Tutore, Varie
Alunno
Istituto, Scuola, Alunno, Varie
L’utilizzo dei campi di stampa unione e degli editor di testo verrà spiegato nel paragrafo successivo.
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2.2.1 Come utilizzare gli editor di testo per email ed sms
1) Editor di Testo Per Email
L’editor di testo per Email consente di creare il testo da inviare per email e permette di crearlo
completamente personalizzato, utilizzando i campi di stampa unione presenti nel software, come
nell’esempio riportato nell’immagine.
Ad esempio, trattandosi di una comunicazione per i docenti, sono stati inseriti i campi docentenome e docente-cognome in modo che al destinatario arrivi la comunicazione personalizzata con il
proprio nome ed il proprio cognome.
Per inserire un campo di stampa unione procedere nel seguente modo:
Cliccare con il cursone nel punto del testo in cui devono apparire il nome ed il cognome del docente;
quindi, aprire il menù a tendina che si trova nella terza riga dell’editor di testo (evidenziata in giallo
nell’immagine sopra), in corrispondenza della voce “Docenti” (in quanto sono informazioni
riguardanti i docenti) e selezionare il campo interessato: “docente-nome”.
In questo modo il campo di stampa unione verrà applicato al documento.
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Dopo aver inviato l’email (vedere in merito i paragrafi successivi), la comunicazione verrà recapitata
presso il destinario e sarà da questi visualizzata nel seguente modo:
2) Editor di Testo per Sms
L’editor di testo per sms consente di creare il testo da inviare per sms e permette di crearlo
completamente personalizzato, utilizzando i campi di stampa unione presenti nel software, come
nell’esempio riportato nell’immagine.
Ad esempio, trattandosi di una comunicazione per i docenti, sono stati inseriti i campi docentenome e docente-cognome in modo che al destinatario arrivi la comunicazione personalizzata con il
proprio nome ed il proprio cognome.
Per inserire un campo di stampa unione procedere nel seguente modo:
Cliccare con il cursone nel punto del testo in cui devono apparire il nome ed il cognome del docente;
quindi, aprire il menù a tendina che si trova nella terza riga dell’editor di testo (evidenziata in giallo
nell’immagine sopra), in corrispondenza della voce “Docenti” (in quanto sono informazioni
riguardanti i docenti) e selezionare il campo interessato: “docente-nome”.
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In questo modo il campo di stampa unione verrà applicato al documento.
3 - Come inviare una comunicazione creata
Per inviare una comunicazione precedentemente creata, occorre procedere in Area Alunni come
segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Comunicazioni
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Nell’elenco delle comunicazioni esistenti, in corrispondenza della comunicazione di interesse,
utilizzare il pulsante blu produci/invia
.
Verrà aperto l’elenco per la scelta dei destinatari, a seconda della tipologia di utenti a cui si applica la
comunicazione (vedi paragrafo 2.2).
Ad esempio, avendo scelto in questo caso di produrre una comunicazione rivolta ai docenti, l’elenco
per la scelta dei destinatari conterrà l’elenco dei docenti.
Per inviare la comunicazione ai docenti, è necessario spuntare i docenti interessati (eventualmente
mettendo il segno di spunta sul quadratino “Seleziona tutti” che si trova in cima alla prima colonna)
ed utilizzare l’azione di massa: “Invia” (sopra alla tabella, in alto a destra).
A seconda che la comunicazione sia stata predisposta per email o per sms, verrà messo in coda
l’email o l’sms relativo.
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3.1 Email in Coda
Per accedere alle email in coda, procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Email in coda
Nell’elenco dell’ Email in coda si troverà la seguente tabella
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Nella tabella verranno mostrate sia le email inviate (sotto la colonna “Stato”, con la dicitura: “Inviato”,
evidenziato in rosso nell’immagine) sia le email in procinto di partire (sempre sotto la colonna
“Stato”, con la dicitura: “Pronto”, evidenziato in rosso nell’immagine).
Le email il cui stato di invio è “pronto”, possono ancora essere eliminate prima di essere inviate;
per farlo, è sufficiente mettere il segno di spunta (in corrispondenza delle email da eliminare) a
sinistra ed utilizzare l’azione di massa: “Elimina” (sopra alla tabella, in alto a destra).
L’invio delle email in coda avverrà in automatico ogni 5 minuti.
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3.2 Sms in coda
Per accedere agli sms in coda, procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Sms in coda
Nella pagina contenente l’elenco degli Sms in coda si troverà la seguente tabella:
Nella tabella verranno mostrati sia gli sms inviati (sotto la colonna “Stato”, con la dicitura: “Inviato”,
evidenziato in rosso nell’immagine) sia gli sms in procinto di partire (sempre sotto la colonna “Stato”,
con la dicitura: “Pronto”, evidenziato in rosso nell’immagine).
Gli sms il cui stato di invio è “pronto”, possono ancora essere eliminati prima di essere inviati; per
farlo, è sufficiente mettere il segno di spunta (in corrispondenza degli sms da eliminare) a sinistra ed
utilizzare l’azione di massa: “Elimina” (sopra alla tabella, in alto a destra).
L’invio degli sms in coda avverrà in automatico ogni 5 minuti.
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4 - Impostazioni e statistiche sms
Per accedere alle impostazioni procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Impostazioni
Nelle impostazioni è possibile:
1 - Modificare il reply to, cioè l’indirizzo email che comparirà nel campo 'Reply To' per tutte le
comunicazioni inviate ad indirizzi email. A questo indirizzo verranno mandate eventuali risposte alle
email inviate.
2 - Modificare il testo email per l’invio delle credenziali dell’Area Docente
3 - Modificare il testo email per l’invio delle credenziali dell’Area Tutore
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Per accedere alle statistiche sms procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Comunicazioni ➜ Statistiche e SMS
Dove si potranno vedere gli sms rimasti e ancora utilizzabili.
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