Procedura di archiviazione posta elettronica

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Procedure di archiviazione dei dati di posta elettronica e dimensioni limite
Procedure di archiviazione dei dati
di posta elettronica e dimensioni limite
Compilato:
Valerio Orlando
Rivisto:
Alberto Cannella
Autorizzato:
Alessandro Masolin
Versione:
Variante:
1
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 Tutti i diritti riservati. Proprietà INSIEL SpA. Documento ad uso e circolazione esclusivamente interna.
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INDICE
1. Procedura di archiviazione dei dati nell’applicazione Outlook (versione XP, 2003 e 2007)........................................................................................ 3
1.1. Premessa ............................................................................................................................................................................................................. 3
1.2. Opzione di archiviazione automatica .................................................................................................................................................................. 3
1.3. Procedura di archiviazione.................................................................................................................................................................................. 4
1.4. Dimensione della casella di posta ....................................................................................................................................................................... 5
1.5. Consultazione cartelle archivio ........................................................................................................................................................................... 6
1.6. Periodicità di archiviazione................................................................................................................................................................................. 6
1.7. Modalità di richiesta supporto tecnico ................................................................................................................................................................ 6
2. Limiti per la dimensioni della casella di posta ............................................................................................................................................................. 7
2.1. Caselle di posta individuali ................................................................................................................................................................................. 7
2.2. Caselle di posta istituzionali\servizio .................................................................................................................................................................. 7
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1. Procedura di archiviazione dei dati nell’applicazione Outlook (versione XP, 2003 e 2007)
1.1. Premessa
Nell’operazione di archiviazione degli elementi presenti nella cassetta postale, gli elementi originali si copiano nel
file di archivio e quindi vengono rimossi dalla cartella corrente. La struttura di cartelle esistente nella cassetta postale
viene ricreata nel nuovo file di archivio. È possibile eseguire l’archiviazione degli elementi relativi ad un certo
periodo di tempo, in un determinato file d’archivio. Si consiglia di disabilitare l’opzione di archiviazione automatica,
per potere avere un maggiore controllo degli archivi.
1.2. Opzione di archiviazione automatica
Dal menù Strumenti presente nel programma Outlook, scegliere la voce Opzioni… e dalla cartella Altro
selezionare la voce Archiviazione automatica e togliere la spunta in corrispondenza di Archivia automaticamente
ogni….. come da figura sottostante.
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1.3. Procedura di archiviazione
Dal menù File presente nel programma Outlook, scegliamo la voce Archivio… Selezioniamo la voce Archivia la
cartella e tutte le sottocartelle posizionandoci sulla cassetta postale oggetto dell’archiviazione. Impostare la data
antecedente alla quale verranno archiviati gli elementi di posta (nell’esempio raffigurato 31/12/2006). Si consiglia di
indicare nel file di archivio il percorso di archiviazione corrispondente ad una risorsa di rete al fine di garantire
l’integrità e l’eventuale ripristino dei dati.
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1.4. Dimensione della casella di posta
Dalle proprietà della Cassetta postale – Cognome Nome, si visualizza le dimensioni selezionando il tasto
“Dimensione cartella”, come illustrato nell’immagine seguente:
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1.5. Consultazione cartelle archivio
Le Cartelle archivio vengono visualizzate sulla parte sinistra di Outlook sotto la voce Elenco cartelle.
La cartella archivio viene aperta nella vista abituale in occasione della necessità di richiamare degli elementi
archiviati e chiusa al termine della consultazione.
Per accedere al file archivio e visualizzarne il contenuto, dal menù File scegliere la voce Apri e selezionare File di
dati di Outlook….. Le Cartelle archivio così aperte compariranno nell’Elenco cartelle. Si possono visualizzare
anche più file di archivio contemporaneamente.
Per chiudere il file di archivio: selezioniamo la cartella archivio e poi eseguiamo un click con il tasto destro del
mouse. Nel menù contestuale, che così compare, selezioniamo la voce Chiudi “Cartelle archivio”.
1.6. Periodicità di archiviazione
L’archiviazione degli elementi di posta dovrà essere eseguita periodicamente. Verrà stabilito un limite di spazio sui
contenuti delle cassette di posta, raggiunto il quale sarà necessario eseguire l’archiviazione, al fine di evitare il
blocco del servizio di posta.
1.7. Modalità di richiesta supporto tecnico
Per le eventuali richieste di supporto tecnico, inerenti alla procedura di archiviazione della casella di posta, contattare
il seguente indirizzo:
[email protected]
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2. Limiti per la dimensioni della casella di posta
2.1. Caselle di posta individuali
Il limite per le caselle di posta individuale è fissato a 500 Mb. Raggiunta la quota di 450 Mb, verrà inviato un
messaggio di avviso per segnalare che la casella sta raggiungendo il limite massimo e ci viene consigliata
l’archiviazione degli elementi di posta obsoleti. Alla quota di 490 Mb verrà inviato un messaggio di avviso per
segnalarci che il sistema di posta inibisce la possibilità di spedire e necessità dell’archiviazione per riabilitare la
spedizione. Raggiunta la quota di 500 Mb la casella di posta non avrà più la possibilità di ricevere e spedire posta e
necessità dell’archiviazione per ripristinare le funzionalità inibite.
2.2. Caselle di posta istituzionali\servizio
Il limite per le caselle di posta di istituzionali\servizio è fissato a 750 Mb. Raggiunta la quota di 700 Mb, verrà
inviato un messaggio di avviso per segnalare che la casella sta raggiungendo il limite massimo e ci viene consigliata
l’archiviazione degli elementi di posta obsoleti. Alla quota di 730 Mb verrà inviato un messaggio di avviso per
segnalarci che il sistema di posta inibisce la possibilità di spedire e necessità dell’archiviazione per riabilitare la
spedizione. Raggiunta la quota di 750 Mb la casella di posta non avrà più la possibilità di ricevere e spedire posta e
necessità dell’archiviazione per ripristinare le funzionalità inibite.