ORANGE Suite
Transcript
ORANGE Suite
ORANGE Suite make it simple “ Always give to people more than what they expect to get. Introduzione 20 anni di esperienza nel settore alberghiero ci permettono di conoscere le vostre esigenze e quelle dei vostri ospiti. Sappiamo come ridurre i costi e aumentare la vostra efficienza. Conosciamo l’importanza di soddisfare e superare le aspettative dei vostri ospiti. La nostra suite di applicativi ● intuitiva e di facile utilizzo ● dashboard d’impatto, per avere sempre tutto sotto controllo ● planning e prenotazioni sempre disponibili, in qualunque posto e da qualsiasi dispositivo ● revenue management immediato e di facile lettura ● completa integrazione con ORANGE Booking per la gestione dei portali e del booking engine ● modulare, grazie alla possibilità di aggiungere funzionalità come la gestione del ristorante e della SPA ● gestione multi-aziendale ● esecuzione di più funzioni in contemporanea grazie alla navigazione a schede Prenotazioni Con ORANGE Suite potete inserire prenotazioni singole e di gruppo, visualizzare in tempo reale le prenotazioni in arrivo dai portali e dal sito web della vostra struttura. Se ne avete la necessità, potete disporre anche di un centro prenotazioni fruibile via web. Caratteristiche principali ● modalità di vendita tramite scelta diretta del numero di camera (ad es. 101, 112, 121) ● modalità di vendita tramite scelta della tipologia di camera (ad es. 2 singole, 8 doppie e 3 triple) ● calcolo automatico del prezzo utilizzando i criteri del Revenue Management (griglia tariffaria e policy di vendita); sarà poi sempre possibile la modifica manuale del prezzo ● applicazione di supplementi e riduzioni in funzione di regole stabilite (ad es. supplemento 3° letto se nella camera ci sono 3 persone) ● vendita di pacchetti alberghieri contenenti soggiorni, pasti, prodotti e trattamenti SPA ● gestione della conferma della prenotazione tramite caparra, acconto o carta di credito; invio automatico della mail di conferma al cliente in base a modelli preimpostati ● campi statistici (ad es. canale, mercato) per poter avere in ogni momento informazioni utili sull’andamento della struttura Planning ● visualizzazione grafica del planning delle camere, con accesso veloce alle operazioni di utilizzo più frequente (scheda prenotazione, check in, scheda PS, addebiti, check out) ● visione immediata della disponibilità giornaliera della struttura suddivisa per tipologia di camera ● icona stato camera (pulita/sporca) interattiva ● caricamento eventi nel calendario per segnalare periodi di maggior affluenza ● visualizzazione immediata della tariffa attiva per ogni giorno Revenue Management Il Revenue Management riveste un ruolo centrale nello sviluppo del software. La gestione della griglia tariffaria offre un’accurata e chiara organizzazione di vendita delle risorse sulla base delle indicazioni della struttura alberghiera. ORANGE Suite permette di: ● creare una griglia tariffaria dalla quale poter scegliere il prezzo di vendita delle camere giorno per giorno ● bloccare la vendita delle camere in base al tipo di policy (ad es. not refundable, early booking) ● creare filtri di vendita in base al minimum stay, all’early booking, al close to arrival e al close to departure ● creare tariffe derivate da altre sulla base di un incremento o decremento in %, in modo da velocizzare l’aggiornamento dei prezzi Booking Engine ORANGE Booking è il nostro booking engine ed è perfettamente integrato con la suite. La disponibilità delle camere sarà perfettamente allineata a quella di ORANGE Suite, poichè la sincronizzazione avviene in tempo reale. Ogni inserimento/modifica/cancellazione delle prenotazioni nel gestionale verrà comunicato al booking engine, evitando così ogni possibilità di overbooking. Viceversa ogni prenotazione effettuata nel booking engine verrà riportata nel gestionale con una scheda prenotazione già compilata. L’arrivo della prenotazione sarà segnalato tramite notifica. Channel Manager L’interfaccia è semplice ed intuitiva, basteranno pochi click per aggiornare tutti i vostri canali web. Anche in questo caso ogni modifica al planning del gestionale bilancerà la disponibilità su tutti i portali web. Tutte le prenotazioni ricevute verranno scaricate automaticamente in ORANGE Suite e segnalate tramite notifica. Scheda cliente La scheda riporta le informazioni anagrafiche degli ospiti, delle agenzie e delle ditte. Sono state predisposte sezioni specifiche per memorizzare informazioni amministrative (IBAN, regole di pagamento, split payment) e commerciali (tariffe convenzionate, sconti, commissioni). E’ possibile impostare un messaggio di avviso, che sarà mostrato all’operatore in fase di inserimento di una nuova prenotazione. Per le agenzie e per le ditte c’è la possibilità di inserire i dati dei referenti in azienda. Per gli ospiti la scheda viene creata in automatico all’inserimento dei dati di Pubblica Sicurezza. Lo storico soggiorni consente di visualizzare tutte le informazioni riguardo ai soggiorni precedenti, come ad esempio il numero di camera e il prezzo di vendita della stessa. Check in Il check in può essere effettuato direttamente dal planning o, in alternativa, dalla lista degli arrivi del giorno. Prima di eseguire la procedura è sempre possibile riaprire la scheda di prenotazione per le verifiche del caso. Il check in apre all’operatore un ventaglio di opportunità per seguire e monitorare il cliente durante la sua permanenza in hotel. Se interfacciato a sistemi esterni, dà la possibilità di abilitare il centralino telefonico, la pay tv e il sistema di building automation. Pubblica Sicurezza La registrazione delle schede di Pubblica Sicurezza è stata resa veloce grazie anche allo storico soggiorni, che viene in aiuto nel caso di clienti abituali. Per i gruppi l’utilizzo della funzione di importazione rooming list da file Excel consente la registrazione dei dati in un click. La procedura di trasmissione delle schede al portale degli alloggiati è automatizzata e velocissima. Il modello ISTAT C/59 è così sempre aggiornato e può essere trasmesso con facilità in base alle normative locali. Liste e prospetti ORANGE Suite propone una serie di reports per gestire al meglio le fasi di gestione del cliente in casa. La lista degli arrivi riporta tutte le camere in arrivo in un determinato giorno, con la possibilità di richiamare la scheda di prenotazione per i controlli del caso. La lista delle partenze riporta tutte le camere in partenza in un determinato giorno, con la possibilità di richiamare la procedura di check out. Il prospetto ristorante fornisce informazioni utili alla cucina, fornendo il numero di persone a colazione, a pranzo e a cena. Il conteggio tiene conto anche di eventuali prenotazioni di passanti al ristorante. Il foglio lavori governante serve ad organizzare il lavoro di pulizia delle camere. Il report include le camere in partenza, quelle in arrivo e quelle in fermata, oltre alle annotazioni eventualmente caricate nella scheda di prenotazione. Addebiti L’addebito in camera di un prodotto può essere effettuato con un semplice doppio click. ORANGE Suite prevede le operazioni di modifica, storno, cancellazione e trasferimento addebiti. Grazie all’integrazione con ORANGE Pos è possibile trasferire sul conto della camera gli addebiti del ristorante. Check out Il check out si esegue dalla lista delle partenze o direttamente dal planning, utilizzando il menu contestuale. In presenza di agenzie o ditte paganti, ORANGE Suite separa automaticamente gli addebiti sulla base della regola di check out impostata in prenotazione e crea due conti: uno per l’ospite e l’altro per il pagante. Prima dell’emissione è possibile: ● escludere determinati addebiti al fine di gestire conti personalizzati ● modificare l’intestatario del documento ● modificare il tipo di documento (ricevuta fiscale, fattura, fattura elettronica) ● scalare eventuali caparre o acconti, anche parzialmente ● personalizzare il layout del documento scegliendo fra le varie opzioni di stampa ● modificare descrizioni e importi manualmente ● scegliere se emettere un documento pagato o non pagato Chiusura giornaliera La procedura di chiusura giornaliera va eseguita al termine della giornata, quando tutte le operazioni di check in, check out e addebiti in camera sono state completate. La procedura segnala eventuali anomalie, come ad esempio check in e check out non effettuati e schede PS non inserite. La chiusura si compone delle seguenti sezioni: ● documenti emessi nel giorno, raggruppati per tipologia ● registro dei corrispettivi del giorno ● incassi del giorno, raggruppati per modalità di pagamento ● main courante ● daily report con presenze, risorse occupate, rooms revenue, ADR e RevPar Tutte le informazioni possono essere stampate o esportate su Excel o in PDF. Back office Le funzioni di back office che ORANGE Suite mette a disposizione consentono all’utente finale di gestire in modo semplice e veloce le seguenti problematiche: ● emissione di documenti per conti passanti ● emissione di acconti e caparre e relativa gestione ● addebito automatico dell’imposta di soggiorno sul conto del cliente e produzione del report di riepilogo da presentare agli organi competenti per il pagamento dell’imposta ● fatturazione dei sospesi alle agenzie e ditte, con possibilità di emissione di una fattura riepilogativa che include più ricevute in sospeso ● fatturazione delle penali dovute a cancellazioni e no show, con calcolo automatico dell’importo in funzione della policy di cancellazione ● storico documenti con la possibilità di rivedere, annullare, ristampare o esportare in PDF un documento emesso. Per le fatture è prevista, in caso di necessità, l’emissione automatica della nota di credito ● controllo della cassa per la gestione dei turni ● scadenzario dei pagamenti in sospeso da clienti e verso i fornitori ● prima nota ● registro dei corrispettivi SPA Con il modulo SPA potrete gestire il vostro centro benessere all’interno di ORANGE Suite. L’integrazione con la gestione dell’hotel è totale. Nella scheda di prenotazione sarà presente una nuova sezione in cui inserire gli appuntamenti e gli eventuali prodotti acquistati dal cliente. Nel caso vengano prenotati pacchetti alberghieri contenenti trattamenti benessere, questi saranno riportati automaticamente sul planner grafico degli appuntamenti. Sia che si tratti di ospiti dell’hotel che di clienti del centro benessere, ORANGE Suite li gestisce entrambi con la stessa facilità. Caratteristiche principali ● planner grafico appuntamenti, con visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile dell’agenda degli operatori e degli spazi ● impostazione rapida e intuitiva dei turni e delle indisponibilità degli operatori, grazie al trascinamento del mouse sul piano settimanale di lavoro ● inserimento rapido delle prenotazioni direttamente dal planner ● controllo appuntamenti da assegnare ● report degli impegni per operatore, con tutte le informazioni che servono a gestire al meglio i propri clienti POS Con il modulo POS potrete gestire tutti gli aspetti operativi del vostro ristorante. Potrete avere sotto controllo la vostra sala con indicazioni sui tempi di attesa dei clienti, e sul ricavo medio per coperto. Tutte le operazioni sono semplici e veloci e riducono al massimo possibilità di errore e spreco. Caratteristiche principali ● Gestione del servizio al tavolo, al banco e di asporto ● Gestione stampanti di reparto ● Gestione comande tramite tablet android ● Emissione conti, incasso tramite buoni pasto, gestione sospesi e fatturazione differita ● Report giornalieri e periodici sull’andamento dell’attività ● Gestione dei costi diretti ed indiretti ● Gestione budget acquisti Permessi di accesso Con ORANGE Suite è possibile controllare e limitare le operazioni che gli utente possono eseguire all’interno del software. Un utente può essere inserito associandolo ad uno specifico gruppo di lavoro. Per ogni gruppo di lavoro si può bloccare l’accesso a determinate funzioni, in questo modo i dati saranno consultabili solo dalle persone che ne hanno l’effettiva necessità. ORANGE Suite offre un grado di controllo ai massimi livelli, grazie alla possibilità di risalire all’autore di ogni operazione eseguita. Sicurezza dei dati Avere la certezza che tutti i dati inseriti non vengano persi è di fondamentale importanza. Per questo motivo abbiamo scelto la base dati Microsoft SQL Server per memorizzare le informazioni inserite in ORANGE Suite. In aggiunta abbiamo previsto un backup automatico dei dati su dispositivi esterni e su un’apposita area ftp, in modo tale da garantire in situazioni estreme il recupero dei dati. Requisiti di sistema minimi Processore Ram Sistema Operativo Intel Core i3 2 gb per client Windows 7 4 gb per server Requisiti di sistema consigliati Processore Ram Sistema Operativo Intel Core i5 4 gb per client Windows 10 8 gb per server Grazie! Hai qualche domanda? ▸ visita il sito www.orange-lab.it ▸ invia una mail a [email protected] ▸ chiamaci allo 075 4650020