Guida Google Apps

Avvio rapido di Gmail per gli amministratori
In questa guida
1. Attivazione delle funzioni della Console di amministrazione
2. Importazione della posta precedente
3. Utilizzo delle etichette e della ricerca
4. Aggiunta della firma
5. Formazione del team
Tutto ciò che serve
1.Un account di amministratore Google Apps
2.30 minuti
1 agosto 2014 TD:D-QS-SYNC_100.00
Gmail per il lavoro
Forse hai già dimestichezza con Gmail perché
lo usi come programma di posta elettronica per
comunicare con familiari e amici. Ma sapevi che
Gmail offre anche potenti funzioni di tipo
aziendale?
Con Gmail di Google Apps puoi organizzare
e trovare rapidamente i messaggi importanti.
I responsabili possono delegare le proprie caselle
di posta ad altri membri del team. Puoi pianificare
e partecipare alle riunioni dalla Posta in arrivo.
E non è tutto!
Ecco i suggerimenti per iniziare...
1. Personalizzazione impostazioni
2. Importazione della posta
3. Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
Individua Gmail nella Console di amministrazione Google
Per iniziare a utilizzare Gmail con il tuo team,
accedi alla pagina di Gmail nella Console di
amministrazione e attiva alcune importanti
funzioni aziendali:
1. Accedi alla Console di amministrazione con
l'indirizzo email completo e la password di
Google Apps.
2. Fai clic su Google Apps nella dashboard
della Console.
3. Fai clic su Gmail nell'elenco delle applicazioni.
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Fai clic su un passaggio
per selezionarlo
1. Personalizzazione impostazioni
2. Importazione della posta
3. Applicazione etichette
Apri le impostazioni di Gmail
La pagina Gmail nella Console di amministrazione
consente di selezionare le opzioni che
stabiliscono in che modo i membri del tuo team
possono inviare e gestire i propri messaggi email.
Ti consigliamo di configurare le impostazioni in
modo tale che le persone possano importare la
posta dal programma utilizzato in precedenza,
ricevere conferme di lettura dei messaggi che
inviano e delegare l'utilizzo della propria casella
di posta a un membro del team.
Fai clic su Impostazioni utente per iniziare.
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
1. Personalizzazione impostazioni
2. Importazione della posta
3. Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Crea impostazioni consigliate di Gmail per il tuo team
Nella pagina delle impostazioni di Gmail, scorri verso il basso fino a individuare le impostazioni
seguenti. Puoi utilizzare anche altre impostazioni, ma per attivare le funzionalità consigliate assicurati di
selezionare le impostazioni riportate qui di seguito. Non dimenticare di salvare le modifiche quando hai
finito.
Caricamento delle
email degli utenti
Consenti agli utenti di caricare la posta utilizzando l'API di migrazione dell'email.
Consenti agli utenti di importare i messaggi da Yahoo!, Hotmail, AOL
Conferme di lettura
dei messaggi
Consenti l'invio delle conferme di lettura dei messaggi a qualsiasi indirizzo email.
Delega email
Consenti agli utenti di delegare l'accesso alla propria casella di posta ad altri utenti
del dominio.
Personalizzazione impostazioni
2. Importazione della posta
3. Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Importa la posta precedente in Google Apps
Se hai moltissimi messaggi nella Posta in arrivo e per te sono tutti importanti, probabilmente vorrai
importare la posta precedente nel tuo nuovo account Google Apps.
Fai clic sul link che corrisponde meglio al tuo precedente programma di posta. Ti guideremo nelle diverse
procedure di importazione dei tuoi messaggi. Al termine, potrai tornare qui per completare questa guida.
Dov'è ora la tua posta?
●Microsoft Outlook 2003-13
●Programmi per Mac come Apple mail, Thunderbird o Eudora
●Host webmail come Yahoo, Hotmail o AOL
Ulteriori informazioni: Tutte le opzioni di importazione
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
3. Applicazione etichette
Organizza i messaggi con le etichette
Ora che hai attivato le funzioni principali di Gmail
e importato i messaggi meno recenti, prepariamo
la Posta in arrivo per le attività aziendali.
Innanzitutto è opportuno organizzare i messaggi.
Probabilmente nel precedente programma di
posta avevi archiviato i messaggi da conservare
in cartelle. In Gmail puoi fare questo e molto altro
ancora utilizzando le etichette.
Andiamo a vedere nella Posta in arrivo...
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
3. Applicazione etichette
Accedi alla Posta in arrivo di Gmail
Per aprire la Posta in arrivo, fai clic sul menu a griglia
nella parte superiore della Console di amministrazione
e poi su Gmail nel menu delle applicazioni.
Puoi utilizzare questo menu anche per accedere
ad altre applicazioni o per tornare alla Console di
amministrazione. Per il momento, vai avanti e fai clic
su Gmail per vedere come funzionano le etichette.
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
3. Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Tagga i messaggi a cui vuoi assegnare un'etichetta
● Per creare un'etichetta, apri il menu
nella
finestra di Gmail. Scegli Gestisci etichette
e digita il nome dell'etichetta.
● Per assegnare un'etichetta a uno o più messaggi,
selezionali e scegli il nome dell'etichetta dallo
stesso menu.
Questa è la parte migliore. Puoi assegnare tutte le
etichette che vuoi a un messaggio e poi trovarlo
cercando una qualsiasi delle sue etichette.
Vediamo come funziona...
Ulteriori informazioni: scopri altri modi per creare le etichette
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
3. Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Come trovare i messaggi con etichetta
Per visualizzare l'elenco di tutti i messaggi con una determinata etichetta:
● Fai clic sul nome dell'etichetta a sinistra
della Posta in arrivo.
● In alternativa, digita in:nometichetta nella
casella di ricerca in alto nella finestra di
Gmail (dove nometichetta è il nome reale
dell'etichetta).
Ora vediamo altri modi di utilizzare la casella
di ricerca di Gmail...
Ulteriori informazioni: scopri altri modi per creare le etichette
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Cerca i messaggi per parola chiave
Abbiamo visto in che modo puoi utilizzare la casella di
ricerca di Gmail per trovare i messaggi contrassegnati
con una determinata etichetta, ma la ricerca può
essere utilizzata anche in altri modi.
Per prima cosa, puoi cercare una o più parole chiave
che appaiono in qualsiasi punto del messaggio, come
l'oggetto, il corpo o il nome del mittente.
I risultati indicano i messaggi che contengono
le parole chiave.
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Perfeziona la ricerca
Per circoscrivere ulteriormente la ricerca, fai clic sulla
freccia in basso a destra della barra di ricerca di Gmail.
Vengono visualizzate ulteriori opzioni di ricerca.
Qui puoi inserire criteri di ricerca specifici. Forse vuoi
trovare un messaggio di Alice che contiene un allegato
ed è stato inviato in un determinato intervallo di
tempo.
E se vuoi eseguire la ricerca più rapidamente...
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
4. Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Utilizza le scorciatoie per la ricerca
Al termine della ricerca, Gmail visualizza una versione
di testo della stessa. La prossima volta potrai digitare
direttamente la ricerca senza dover aprire le opzioni.
Ad esempio, digita from:alice per trovare i messaggi
inviati da Alice. Aggiungi has:attachment per trovare
solo i messaggi di Alice con allegato. E così via.
Potrai trovare un messaggio specifico con una
rapidità incredibile, persino se la tua Posta in
arrivo è enorme!
Ulteriori informazioni: Tutte le scorciatoie di ricerca
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Utilizzo della ricerca
Crea una firma per la tua email professionale
Puoi aggiungere automaticamente ai tuoi messaggi
una firma che può includere nome, ruolo e
informazioni di contatto.
1. Dalla finestra di Gmail accedi a Impostazioni nel
menu con l'icona a forma di ingranaggio.
2. Nella scheda Generali, scorri verso il basso fino alla
sezione Firma e scrivi la firma. Utilizza la barra di
formattazione per modificare il colore e lo stile del
testo e per aggiungere link o addirittura immagini.
Prima di salvare la modifica...
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Visualizza la firma nelle risposte
La firma apparirà in fondo ai messaggi che invii
ma non verrà visualizzata nelle risposte delle altre
persone, se non indichi a Gmail di fare
diversamente.
Se vuoi che la tua firma sia sempre visibile, anche
nelle risposte, seleziona l'opzione che consente di
inserire la firma prima del testo citato...
Ora puoi continuare e salvare le modifiche.
Utilizzo della ricerca
5. Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Utilizzo della ricerca
Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Elenco delle cose da fare con il team per Gmail
Ora che hai iniziato a utilizzare alcune delle funzioni aziendali di Gmail, è il momento di aiutare il tuo
team a passare a Gmail. Ti suggeriamo alcuni aspetti che i membri del team dovrebbero imparare subito.
Fai in modo che tutti:
1. Importino la posta precedente in Google Apps
2. Apprendano le nozioni di base per l'invio dei messaggi
3. Creino la propria firma, le etichette e i filtri
Personalizzazione impostazioni
Importazione della posta
Applicazione etichette
Utilizzo della ricerca
Aggiunta della firma
6. Formazione del team
Offri ulteriore formazione al team
Quali sono i passaggi successivi? Visita insieme al tuo team il Centro didattico di Google Apps all'indirizzo
learn-it.googleapps.com per ulteriori informazioni e attività di formazione su Gmail.
Visita il Centro didattico
● Guide e video di formazione su Gmail
● Domande frequenti (FAQ) per gli utenti aziendali
● Ulteriori funzionalità aziendali di Gmail
Congratulazioni! Hai configurato Gmail per il tuo team.
Ora sai come fare per:
Personalizzare le impostazioni di Gmail nella
Console di amministrazione
Importare i tuoi messaggi email in Google Apps
Organizzare i tuoi messaggi con le etichette
Trovare i messaggi con la ricerca di Gmail
Creare la tua firma professionale
Insegnare al tuo team a utilizzare Gmail
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