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M4Cap01.fm Page 7 Thursday, October 24, 2002 9:01 AM
Per iniziare
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Termini che è necessario capire:
✔ Foglio elettronico
✔ Cartella
✔ Funzione Help
Tecniche che bisogna padroneggiare:
✔ Aprire una cartella in un foglio elettronico e salvare
le modifiche
✔ Usare la funzione Help
✔ Salvare una cartella in un altro formato
(file TXT, file RTF ecc.)
M1 ✧ 8 Foglio elettronico
1.1 Primi passi col foglio elettronico
Prima di tutto, che cos’è un foglio elettronico? In altre parole, che cosa fa (o meglio,
che cosa ci permette di fare) un programma di foglio elettronico?
Possiamo pensare a un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) come a un enorme foglio di carta; per essere più precisi, a un insieme di enormi fogli di carta sovrapposti.
Ciascun foglio è diviso in righe e colonne, indicate rispettivamente da numeri e lettere, un po’ come gli schemi su carta quadrettata che usavamo per giocare a battaglia
navale.
I “quadretti” individuati dall’intersezione di righe e colonne, indicati dai corrispondenti numeri e lettere (A1, E22, Z1215 ecc.) sono detti celle.
Ogni cella può contenere del testo, valori numerici oppure delle formule, eventualmente collegate al contenuto di altre celle.
L’idea di foglio elettronico è tutta qui; nella sua semplicità, si tratta di uno degli strumenti software più potenti e versatili, che ha trovato innumerevoli applicazioni nei
più diversi ambiti.
In commercio esistono diversi fogli elettronici; i due più diffusi, comunque, sono Microsoft Excel e Lotus 1-2-3. A essi si farà riferimento nel seguito.
1.1.1 Aprire (e chiudere) un programma di foglio
elettronico
Per individuare dove si trova il programma e iniziare l’esercitazione senza perdere
tempo prezioso, la tecnica più efficace è quella di utilizzare il pulsante Avvio di Win-
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dows e accedere alla voce di menu Programmi dove, con un po’ di pazienza, si può
reperire il programma: un clic su di esso e verrà eseguito.
Una difficoltà potrebbe presentarsi se il programma fosse contenuto all’interno di cartelle (indicate tramite apposite icone: nella figura sottostante ne sono visibili due diversi tipi, che recano all’estrema destra del nome un triangolo nero). In questo caso
bisogna leggerne i nomi per individuare quella più probabile, come Microsoft Office,
Lotus, Fogli elettronici.
In caso di necessità, è possibile utilizzare la funzione di ricerca di un file
all’interno del disco fisso, attraverso il comando Avvio/Trova/File o cartelle inserendo il nome del programma nella finestra che si aprirà: questa operazione può tuttavia richiedere alcune decine di secondi.
Una volta visualizzato il nome nella parte inferiore della finestra, sarà sufficiente un
doppio clic su di esso per aprirlo.
La stessa tecnica può essere utilizzata per ricercare un qualunque documento creato
con il foglio elettronico (specificando come nome un asterisco seguito dal punto e
dall’estensione del file, per esempio *.xls per Excel oppure *.123 per Lotus 1-2-3),
aprirlo con un doppio clic e utilizzare il comando File|Chiudi o File|Close: in questo
modo Windows eseguirà il programma aprendo e chiudendo immediatamente il documento selezionato; il comando File|Nuovo o File|New consentirà di avere un documento nuovo pronto per iniziare l’esercitazione.
1.1.1.1 Chiudere il foglio elettronico
Dopo aver chiuso i fogli di calcolo sui quali si stava lavorando, è opportuno chiudere
anche il foglio elettronico per liberare spazio in memoria, utilizzando i metodi tipici
delle applicazioni Windows:
➣ File|Esci.
➣ Combinazione di tasti Alt+F4.
➣ Clic sul pulsante a forma di X nell’angolo superiore destro della finestra.
1.1.2 Aprire una o più cartelle
Dopo avere individuato ed eseguito il programma, si avrà a disposizione un documento vuoto, pronto per l’uso.
Per evitare confusione o problemi bisogna conoscere il doppio valore che assume la
parola Cartella quando si parla di fogli elettronici:
➣ Nell’accezione normale, la cartella è l’equivalente del termine inglese (ormai in disuso) directory, ovvero un insieme di file che può essere visto e sfogliato attraverso
le risorse del computer.
➣ Nei programmi di gestione dei fogli elettronici, la cartella, detta anche cartella di
lavoro, è l’insieme di più fogli elettronici salvati all’interno di un unico file. Il termine equivalente in inglese è workbook.
Quando si parla di aprire un foglio elettronico, in realtà si sta facendo riferimento alla
cartella. L’origine di questa ambiguità linguistica risale alla metà degli anni Ottanta,
quando i software memorizzavano solo un foglio per documento ed era quindi corretta l’espressione “aprire un foglio”. Al giorno d’oggi si dovrebbe sempre parlare di
cartella, ma le abitudini non cambiano facilmente e non è difficile trovare persone che
utilizzano ancora il termine foglio come sinonimo di cartella; a complicare ulteriormente le cose, si è visto che anche il termine cartella si presta a equivoci.
Ne deriva che se l’esercitazione chiede di aprire o salvare una cartella, implicitamente
si starà parlando della cartella quale insieme di fogli elettronici. In questo caso va utilizzato il comando File|Apri oppure File|Salva.
Una volta aperta una cartella, sul monitor appare il primo foglio.
La cella che appare con un bordo vistosamente più marcato di quello delle altre è la
cosiddetta cella attiva, ovvero quella in cui verranno inseriti i dati che eventualmente
saranno digitati. Per attivare un’altra cella si può agire:
➣ Spostandosi per mezzo delle frecce sulla tastiera fino a quando non si è raggiunta
la cella desiderata.
➣ Utilizzando il mouse, con un clic direttamente sulla cella desiderata; se non è visibile, si deve agire sulle barre di scorrimento verticali e orizzontali.
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Per prendere confidenza con l’apertura di un documento e con gli spostamenti, se ne
può aprire uno già esistente e provare a muoversi al suo interno, raggiungendo nell’ordine le celle Z1, A128, A1.
Il salvataggio del documento è un’operazione piuttosto semplice. Esistono due diversi
comandi:
➣ File|Salva provvede a salvare il documento corrente utilizzando il nome attuale,
eventualmente sovrascrivendo il salvataggio precedente. Se il documento non è
mai stato salvato, allora viene aperta la finestra Salva per definirne il nome e la cartella in cui collocarlo.
➣ File|Salva con nome permette di salvare il documento corrente indicando la cartella e il nome da assegnargli; questo comando è utile nei casi in cui si desidera creare
un nuovo documento utilizzandone un altro come base, per evitare di digitare le
parti uguali.
Nota: Quando si usa il comando File|Salva con nome è necessario fare attenzione a un dettaglio molto importante: il documento che viene salvato con il nuovo
nome diventerà attivo, mentre quello precedente sarà chiuso senza salvare le modifiche apportate.
Anche se potrebbe apparire superfluo, ricordiamo che il nome di una cartella è soggetto alle stesse regole imposte ai nomi dei file. Se queste regole non vengono rispettate,
il programma provvede a segnalarlo con un messaggio: per esempio, il tentativo di utilizzare il nome “esempio di nome errato con una data 31/12/1999” per salvare una
cartella, servendosi della barra che Windows utilizza per separare i nomi delle varie
cartelle, viene segnalato rispettivamente in Excel e in Lotus 1-2-3 con il messaggio
visibile nelle figure seguenti:
Ricordatevi che il punto è un carattere al quale Windows assegna un
significato particolare, per cui è decisamente meglio non utilizzarlo
per i nomi delle cartelle.
È probabile che nell’esercitazione si debba aprire una cartella esistente per apportarvi
alcune modifiche. Di essa verranno indicati nome e percorso per raggiungerla, compresa l’indicazione dell’unità o drive.
Se, per qualunque ragione, non si riuscisse assolutamente a rintracciarla, esistono vari
sistemi per risolvere la situazione.
Il sistema migliore per accedere a una determinata cartella, soprattutto se il suo nome
è lungo o contiene spazi, consiste nell’utilizzare la lista Cerca in: posta nella parte più
alta della finestra Apri. Si tratta di un eccellente strumento per raggiungere velocemente e senza problemi la cartella desiderata poiché, invece di digitare il percorso e il
nome del documento da aprire, si agisce selezionando le varie cartelle da aprire: a questo punto il documento apparirà nella zona centrale della finestra Apri. Una volta
aperto, il documento è pronto per essere utilizzato.
Se invece la cartella non è ancora rintracciabile, si possono utilizzare gli strumenti
messi a disposizione dal sistema operativo: dal pulsante Avvio di Windows si può accedere al comando Trova|File o cartelle, che apre una finestra nella quale è sufficiente:
➣ Nella casella Nome, indicare il nome della cartella o una sua parte.
➣ Nella lista Cerca in, indicare il disco o i dischi sui quali la cartella risiede; specificando la voce Risorse del computer la ricerca si estende a tutti i dischi direttamente accessibili: sarà più completa ma anche un po’ più lunga.
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I file trovati, che corrispondono nel nome a quanto indicato, appariranno nella parte
inferiore della finestra Trova; dopo aver individuato il file desiderato, per aprirlo è sufficiente un doppio clic sulla sua icona.
Gli attuali sistemi operativi sono multitasking, ovvero possono svolgere più lavori contemporaneamente: approfittatene in caso di difficoltà avviando la ricerca con il sistema appena descritto e impiegando il tempo d’attesa cercando manualmente il file attraverso il
sistema che utilizzate di solito.
1.1.2.1 Aprire diverse cartelle
Tutti i software di gestione dei fogli elettronici sono in grado di aprire più cartelle
contemporaneamente. Questo è un vantaggio significativo, in quanto rende possibile
lavorare con documenti complessi che accedono a dati contenuti in altri documenti.
Per esempio, è possibile avere una cartella con un foglio che contiene tutti i coefficienti Istat per calcolare il potere di acquisto della lira, oppure il costo della benzina
nel corso degli anni: queste informazioni possono essere utilizzate da più di un foglio
e da più di una cartella, senza essere duplicate su ognuno di essi.
Il vantaggio è evidente: ogni nuova modifica ai dati non dovrà essere ripetuta nei vari
fogli e cartelle, con un notevole risparmio di tempo e, soprattutto, si ridurrà il rischio
di commettere errori dovuti a dimenticanze o distrazioni durante la digitazione.
Tecnicamente, l’apertura di più cartelle avviene esattamente come per la prima, ovvero utilizzando il comando File|Apri.
L’unico aspetto realmente importante consiste nella visualizzazione delle varie cartelle
aperte: infatti ogni cartella occupa tutta la finestra, impedendo la visione delle altre.
In questo caso si può agire:
➣ Rendendo attiva una cartella alla volta, mediante il menu Finestra che elenca nella
parte inferiore i nomi delle cartelle aperte.
➣ Utilizzando le funzioni di riposizionamento automatico delle finestre messe a disposizione dal programma.
Il passaggio da un foglio a un altro della medesima cartella avviene agendo sui cavalierini (o linguette) poste sul lato superiore o inferiore della cartella. Se la cartella
contiene molti fogli e quindi i corrispondenti cavalierini non sono visibili, è possibile
agire sui pulsanti posti alla loro sinistra (in Excel) o destra (Lotus 1-2- 3): un clic su
quello corrispondente al foglio desiderato permetterà di renderlo attivo e visualizzarlo.
1.1.3 Creare una nuova cartella
La creazione di una nuova cartella è un’operazione molto semplice: anche solo avviando il programma si crea una nuova cartella vuota, immediatamente visualizzata,
dove si può subito lavorare.
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Ma se invece è necessario crearne più di una, oppure quella creata automaticamente
è già stata utilizzata o chiusa, allora si ricorre:
➣ In Excel, al comando File|Nuovo, che apre una finestra con l’icona Cartella di lavoro, corrispondente a una cartella vuota; probabilmente questo comando non
sarà visibile se viene utilizzato Excel 2000 oppure Excel XP, perché queste versioni
del programma visualizzano solo le voci più utilizzate dei menu: in tal caso è sufficiente attendere qualche secondo per vedere apparire il menu completo. In alternativa esiste il pulsante Nuovo, la cui icona è rappresentata da un foglio bianco:
questo è il sistema più efficace poiché basta un clic sopra di esso per fare apparire
la nuova cartella.
➣ In Lotus 1-2-3, al comando File|Nuova cartella di lavoro, che apre una finestra con
un elenco la cui prima voce, Cartella di lavoro vuota, provvede a creare la nuova
cartella. Il pulsante Crea una nuova cartella di lavoro sulla barra degli strumenti è
una scorciatoia per accedere alla stessa finestra.
Una volta creata una cartella, essa è disponibile per essere utilizzata. Per salvarla si ricorre al comando File|Salva come descritto in precedenza.
1.1.4 Salvare una cartella esistente
su hard disk o dischetto
Nell’esame verrà probabilmente richiesto di utilizzare dischetti (floppy disk) per aprire o memorizzare le cartelle.
Il salvataggio su dischetto è un compito che non comporta particolari difficoltà, ma è
bene sottolineare alcuni aspetti, per esempio il dischetto:
➣ Potrebbe essere protetto dalla scrittura. Per accertarsene, è sufficiente verificare se
l’apposito foro è aperto ed eventualmente chiuderlo.
➣ Potrebbe non essere formattato. La verifica va fatta inserendolo nel computer e
aprendolo attraverso Risorse del computer: se non è formattato, Windows lo segnalerà.
➣ Potrebbe non aver spazio sufficiente per contenere la cartella. In questo caso è possibile ottenere più spazio spostando temporaneamente sul disco fisso i file che
contiene. Se non si riesce ancora a copiare la cartella, significa che la sua dimensione eccede la capacità massima del dischetto, ma è una situazione assolutamente
improbabile perché durante l’esame i dati da inserire nella cartella sono decisamente modesti.
Sono opportune a questo punto due parole sulla formattazione dei floppy disk.
La formattazione è un’operazione mediante la quale il sistema operativo provvede a
scrivere su un disco dati che verranno utilizzati al momento di leggere o scrivere le informazioni. In particolare, nella zona più esterna del disco viene preparata un’area della FAT (File Allocation Table) dove verranno registrate le posizioni che i vari file occuperanno. Questa operazione distrugge completamente qualunque informazione
precedentemente memorizzata sul disco, rendendone impossibile il recupero, per cui
è necessario accertarsi che esso sia effettivamente da formattare.
Un altro importante scopo della formattazione consiste nell’analizzare se il disco contiene parti difettose: in caso affermativo, esse verranno marcate affinché i dati non
vengano mai memorizzati sopra di esse.
Per salvare la prima volta una cartella di lavoro su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa da seguire è:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Salva e si aprirà una finestra di dialogo.
3. Indicare il drive (per esempio: disco rigido oppure floppy disk).
4. Indicare la directory nella quale si desidera memorizzare il file.
5. Scrivere il nome del file nella casella Nome file.
6. Fare clic sul pulsante di conferma (solitamente Salva oppure OK).
Quando si salva per la prima volta una cartella di lavoro in un file, il nome visualizzato
sulla barra del titolo della finestra di dialogo è Salva con nome, invece di Salva. Il motivo è che il comando Salva esegue direttamente l’aggiornamento del salvataggio del
documento corrente sulla copia precedente. Se si deve salvare un documento per la
prima volta, invece, occorre fornire una serie di notizie (tra cui fondamentale è il nome), che sono raccolte nella finestra di dialogo Salva con nome.
Dopo aver salvato la prima volta un documento, la sua versione aggiornata può essere
salvata più semplicemente facendo clic sull’icona Salva. Solitamente ha l’aspetto di un
dischetto e compare tra le altre icone di frequente utilizzo sotto la Barra dei menu.
1.1.5 Salvare una cartella di lavoro con un altro
nome
Quando si salva una cartella di lavoro memorizzandola in un file su un supporto di
memoria, è importante che il nome sia sufficientemente chiaro e che indichi in modo
evidente il suo contenuto, per poterlo individuare con facilità in momenti successivi.
Le diverse versioni del sistema operativo Windows (95, 98, ME, NT, 2000 e XP) permettono di scrivere nomi di file (intesi come nome, punto ed estensione finale) lunghi
fino a 256 caratteri.
Per salvare la cartella di lavoro corrente in un file che ha un nome diverso da quello
che è stato aperto, la sequenza da eseguire è:
1. Fare clic su File nella barra dei menu e si aprirà il relativo menu a discesa.
2. Fare clic su Salva con nome e si aprirà l’omonima finestra di dialogo.
Nella casella di testo Nome file, il nome del file che è stato aperto per modificare la
cartella di lavoro corrente apparirà selezionato (ossia con colori invertiti). A questo
punto è sufficiente:
1. Scrivere il nuovo nome da destinare al file e questo sostituirà il nome precedente.
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2. Confermare l’operazione facendo clic sul pulsante Salva.
Il risultato sarà che la cartella di lavoro verrà salvata nella directory e nel formato utilizzati in quel momento dal programma, con il nome che è stato scritto dall’utente
nella casella di testo Nome file.
Se la directory nella quale si desidera memorizzare la cartella di lavoro non esiste, la si
può creare con l’apposita icona presente nella finestra di dialogo Salva con nome.
È possibile salvare una cartella di lavoro anche con un formato diverso da quello nativo, per poterla trasferire in un altro computer che ha un diverso programma di foglio
elettronico. L’operazione può essere eseguita scegliendo il formato nel quale si desidera salvare la cartella di lavoro tra quelli elencati nella casella a discesa accanto a Tipo
file, lo stesso tipo di casella presente anche nella finestra di dialogo Apri.
1.1.6 Salvare una cartella con un altro formato
Quando si chiede al software di salvare una cartella, esso provvede a scrivere i dati sul
disco utilizzando uno schema ben preciso detto formato. Ogni software utilizza un
proprio formato, ma è in grado di gestire anche quelli di altri programmi, soprattutto
se sono molto noti e diffusi. Per esempio, alcuni tipici formati o software che hanno
imposto il proprio standard sono:
➣ WK4, WK3 e WKS, per i fogli di calcolo creati con Lotus 1-2-3.
➣ DBF, uno standard mondiale per i database.
➣ HTM, utilizzato per le pagine pubblicate in Internet.
A questi se ne possono aggiungere molti altri, ma è sufficiente sapere che il software
può leggere o scrivere dati in formati diversi da quello nativo, ovvero quello che i costruttori hanno previsto venga utilizzato in mancanza di indicazioni diverse.
Le successive versioni (o release) dei programmi possono utilizzare formati diversi, che
rendono impossibile ai software più vecchi leggere i nuovi dati. Si potrebbe ipotizzare
che si tratti di una strategia commerciale, per imporre ai clienti l’acquisto delle ultime
versioni o complicare la vita ai concorrenti, che dovranno ogni volta mettere i propri
programmi in grado di gestire i nuovi tipi di file: quali che siano i motivi, è fondamentale ricordare che esiste questo tipo di inconveniente.
Un esempio pratico potrebbe essere il seguente: “… salvare su dischetto la cartella così
ottenuta e aprirla su un altro computer che utilizza il programma Excel 5”. Se il primo
computer utilizza una versione successiva di Excel o un altro software, allora si deve
intervenire per salvare la cartella in un formato che possa essere aperto sul secondo
computer, cioè quello della versione 5 di Excel.
Per fare ciò si utilizza il menu File|Salva con nome, che mette a disposizione la lista
Tipo di file con numerose opzioni di formato quali:
➣ Cartella di lavoro Lotus 1-2-3 versione 9
➣ Cartella di lavoro Lotus 1-2-3 versione 97
➣ Cartella di lavoro Microsoft Excel versione 5-95
➣ Cartella di lavoro Microsoft Excel versione 2000/XP
Verrebbe da chiedersi perché non utilizzare sempre la versione più vecchia, leggibile
e scrivibile dai programmi più recenti. Due sono i motivi:
➣ Il programma propone sempre per default il salvataggio nella versione più recente,
per cui ogni volta si renderebbe necessario andare a modificare manualmente il
tipo di file.
➣ Se vengono utilizzate caratteristiche che non erano disponibili nelle versioni precedenti, queste non verranno salvate: per esempio, le versioni di Excel precedenti
alla 4 erano in grado di memorizzare un solo foglio di lavoro per cartella, quindi salvare una cartella composta da dieci fogli in formato Excel 4 significa perderne nove.
Su questo punto vale la pena di spendere ancora due parole.
I diversi formati utilizzati dai vari programmi per salvare i dati sono un’esigenza dovuta a problemi legali, in quanto lo schema con cui i dati vengono inseriti nel file è
protetto da copyright quindi non riutilizzabile senza un preciso consenso; inoltre ogni
programmatore adotta tecniche diverse che possono non essere adattabili agli stessi
formati di memorizzazione. Per esempio, se un programmatore crea un foglio elettronico in cui i valori e le caratteristiche di ogni cella (come la formattazione) sono mantenuti insieme, troverà più semplice memorizzare i dati seguendo tale logica, mentre
chi crea un software in cui i valori sono tenuti separati dalle formattazioni avrà difficoltà nell’utilizzare lo stesso schema.
Tra le varie versioni dello stesso programma la situazione è invece decisamente diversa: ogni nuova release aggiunge alcune funzionalità o caratteristiche che non erano disponibili in quella precedente, per cui lo schema del file cambia per consentirne la memorizzazione. Se si cerca di utilizzare una versione precedente per leggere un nuovo
schema, non sarà in grado di farlo correttamente perché diverso da quanto atteso.
1.1.6.1 Salvare un documento in un formato appropriato per invio
a un web site
In pochissimi anni Internet ha acquisito una crescente importanza ed è sempre più
facile trovare persone che si collegano alla Rete per motivi di lavoro o di semplice
divertimento.
Il problema per coloro che decidono di rendere disponibili informazioni attraverso
Internet consiste nel trovare un formato che possa essere letto da tutti. Fortunatamente, nel caso dei fogli elettronici i formati di Excel e di Lotus 1-2-3 sono mondialmente riconosciuti e non presentano problemi pratici per un utente, sia di personal computer sia di Macintosh, che disponga di un software di gestione dei fogli
elettronici. Esistono inoltre programmi detti viewer, reperibili su Internet e distribuiti
gratuitamente come freeware, che permettono di aprire un file, guardarlo e stamparlo
senza però la possibilità di modificare o salvare i dati: in pratica sono versioni ridottissime di programmi, tra cui anche Excel.
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Tuttavia, per avere la certezza che tutti siano in grado di leggere i dati è necessario convertire la cartella di lavoro nel formato Html, lo standard di Internet. Excel provvede
automaticamente a effettuare tale conversione, applicando i seguenti passi:
1. Attivare, mediante il menu File|Salva con nome, l’omonima finestra.
2. In Tipo di File, selezionare la voce Pagine Web.
3. In Salva, indicare se si vuole pubblicare l’intera cartella di lavoro o solo il foglio
attivo.
4. Fare clic sul pulsante Pubblica per aprire la finestra successiva ed eseguire le eventuali modifiche.
5. Fare clic sul pulsante Pubblica per terminare l’operazione.
A questo punto la cartella (o il foglio) selezionata è stata utilizzata per creare un file in
formato Html, pronto per essere aperto utilizzando il browser preferito, per esempio
Internet Explorer oppure Netscape Navigator.
1.1.7 Passare da un foglio di lavoro a un altro
Una delle tante possibilità offerte dai programmi applicativi in ambiente Windows è
che si possono aprire più documenti contemporaneamente, anche se, ovviamente, si
lavora su uno di essi alla volta. Per esempio, questa funzione può essere comoda per
leggere quello che è stato scritto in uno di essi, per poi riprenderlo e portarlo in un
altro documento. Spesso si utilizzano le funzioni Copia e Incolla oppure Taglia e Incolla per trasferire parti di un documento in un altro.
Anche quando il monitor è di grandi dimensioni, difficilmente si riescono a visualizzare in modo efficace due fogli di lavoro contemporaneamente e la situazione sarebbe
ancora peggiore se i fogli di lavoro fossero tre o più. Per poter visualizzare al meglio
ognuno dei fogli di lavoro aperti, i programmi offrono sempre la possibilità di passare
dall’uno all’altro in qualsiasi momento. Questa operazione viene indicata anche con
la dizione: “rendere attiva” la finestra di un altro documento.
In un programma di foglio elettronico, una semplice sequenza operativa per passare
dalla visualizzazione della cartella di lavoro corrente a quella di una delle altre che risultano aperte è la seguente:
1. Fare clic su Finestra nella barra dei menu e si aprirà il relativo menu a discesa che
contiene i nomi dei file correntemente aperti.
2. Fare clic sul nome del file al quale si intende passare.
Subito dopo, nella finestra del programma apparirà il foglio di lavoro contenuto nel
file che è stato scelto e si potrà operare su di esso per modificarlo, stamparlo oppure
salvarlo.
Nelle versioni di Microsoft Excel 2000 e successive, ogni cartella di lavoro occupa una
singola finestra che viene riconosciuta dal sistema operativo come se fosse un’applicazione separata. Chi utilizza questi programmi può rendere attiva la finestra di un'altra
cartella di lavoro anche tramite la barra delle applicazioni, nella parte bassa del Desktop. Sarà sufficiente individuare il pulsante con il nome del file che corrisponde alla
cartella di lavoro da rendere attiva e fare clic su di esso. A quel punto, sul Desktop
viene visualizzata in primo piano la finestra con il foglio di lavoro appartenente alla
cartella che è stata resa attiva.
1.1.8 Usare la funzione di Help
Il software mette a disposizione interi manuali di aiuto semplicemente premendo il
tasto F1.
Ne consegue che durante il test è possibile utilizzare l’Help, ma questa operazione ha
un costo, ovvero il tempo necessario a trovare l’informazione: è importante allora familiarizzare con esso prima di presentarsi all’esame.
L’attivazione dell’Help può avvenire in diversi modi, ma quello più semplice è proprio
il tasto F1: esso apre una finestra tramite la quale si accede a una serie di argomenti,
oppure si possono scrivere nell’apposito spazio le parole principali relative al dubbio
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da risolvere. Un buon esercizio può essere proprio quello di effettuare ricerche su specifici argomenti dei quali approfondire la conoscenza.
1.1.9 Chiudere una cartella
La chiusura di una cartella è un’operazione alquanto semplice, che viene eseguita
chiudendo la finestra di lavoro secondaria corrente, con una delle seguenti sequenze
operative:
1. File|Chiudi.
2. Combinazione di tasti Ctrl+F4.
3. Clic sul pulsante a forma di X nell’angolo superiore destro della finestra secondaria, ossia quello che appare sotto la barra del titolo di Excel.
Quando una cartella viene chiusa, non è più disponibile per essere visualizzata o modificata, ma i suoi dati possono comunque essere utilizzati da altre cartelle aperte, a
condizione che essa sia accessibile dal computer. In altre parole, una cartella aperta
può utilizzare le informazioni contenute in cartelle chiuse senza aprirle, perché il software vi accede automaticamente, ma solo se sono memorizzate su un disco disponibile: per esempio, se si trovano su un dischetto che non è più all’interno del computer,
il programma non sarà in grado di accedervi e quindi di utilizzare tali informazioni.
Se la cartella ha subìto modifiche rispetto a quando è stata aperta, il programma stesso
segnalerà la necessità di salvare la cartella prima di chiuderla.
1.2 Regolare le impostazioni
1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione
sullo schermo
L’impostazione di visualizzazione dello schermo che si trova normalmente è quella
standard: in caso contrario è possibile chiamare la persona che vi assisterà durante
l’esame per farla sistemare, oppure provvedere autonomamente. L’importante è saper
riconoscere la situazione per capire come intervenire.
In figura è disponibile un esempio di visualizzazione alterata dallo zoom: per sistemarla, si deve agire attraverso il menu Visualizza|Zoom|100%.
La figura che segue si contraddistingue per non avere i menu né le barre degli strumenti. In questo caso è stata abilitata la visualizzazione a schermo intero. Per eliminarla, si deve agire sul pulsante Chiudi schermo intero, posto generalmente all’inter-
no di una piccola finestra collocata in basso a sinistra, oppure visibile su uno dei quattro lati dello schermo.
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Tra le varie possibilità di modifica della visualizzazione, ne troviamo una particolarmente utile per creare fogli da stampare senza problemi, attivata dal comando Visualizza|Anteprima di interruzioni.
Questo comando modifica la modalità con cui il foglio viene mostrato, riducendo la dimensione delle celle e riportando chiare delimitazioni di come verranno interrotte le righe e le colonne tra le pagine. A differenza dell’anteprima di stampa, che vedremo in
seguito, questa modalità permette di modificare il contenuto delle celle per riorganizzare
il foglio ed evitare nella stampa risultati poco gradevoli: per esempio, nella figura seguente è visibile un documento la cui ultima colonna verrà stampata su un foglio separato.
La risoluzione del monitor indica la quantità di punti che possono essere visualizzati
contemporaneamente: generalmente si utilizza la risoluzione 800x600. Ma potreste
incontrare anche computer impostati per lavorare a risoluzioni maggiori quali
1024x768 o addirittura 1600x1200. Risoluzioni molto elevate devono essere sempre
accompagnate da monitor di grandi superfici quali i 17 o i 19 pollici, altrimenti i caratteri diventerebbero piccolissimi e quasi illeggibili.
Cosa fare se si trova un monitor piccolo, impostato con una risoluzione che non permette di vedere chiaramente quello che si sta scrivendo all’interno delle celle? Escludendo la possibilità di cambiare le impostazioni della risoluzione del computer, si può
agire sulla modalità di visualizzazione utilizzando il menu Visualizza|Zoom e impostando una percentuale, per esempio, del 200%: questo modificherà le celle e non i
menu, ma sarà sufficiente per lavorare con maggiore tranquillità.
1.2.2 Visualizzare e nascondere le barre degli
strumenti
Può accadere anche che sulla Barra degli strumenti di Excel manchino tutti i soliti pulsanti. Niente panico: è sufficiente andare sulla Barra del menu e fare un clic con il tasto
destro del mouse per veder apparire un menu a discesa con cui riattivare le barre degli
strumenti che servono, ovvero:
➣ Standard
➣ Formattazione
In alternativa, è possibile ricorrere a una finestra da attivare mediante il comando
Strumenti|Personalizza: un sistema più facile da ricordare e più potente, in quanto
permette di controllare anche altre impostazioni di Excel.
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1.2.3 Bloccare titoli di righe e/o di colonne
Una riga dopo l’altra e una colonna dopo l’altra il foglio di calcolo sul quale si lavora
può diventare anche di dimensioni notevoli. Non è difficile trovarsi a lavorare con tabelle che contengono centinaia, se non migliaia di righe. Per quanto riguarda le colonne, a volte basta averne anche solamente alcune che contengano scritte piuttosto
lunghe, per non riuscire a visualizzarle tutte insieme in un’unica finestra.
Il problema principale sta nel fatto che normalmente i titoli delle colonne sono sulle
primissime righe in alto. Analogamente, è comune scrivere la descrizione del contenuto di ogni riga nella prima colonna. Utilizzando la funzione zoom per rendere più
piccole le tabelle, non si riesce a risolvere completamente il problema.
Una strada diversa che offrono i fogli elettronici quando si scorre la tabella in verticale
per rendere meglio intelleggibile il contenuto, è quella di bloccare le prime righe in
alto. Per esempio, supponendo che i titoli che definiscono il contenuto della tabella e
delle sue colonne siano scritti nelle prime due righe, bloccandole esse rimarrebbero
sempre visibili anche visualizzando una zona della tabella molto più in basso.
Per bloccare le righe 1 e 2 di un foglio di calcolo, in Microsoft Excel si possono eseguire le seguenti operazioni:
1. Portare il puntatore sul pulsante con il numero 3, che è l’etichetta della terza riga
sulla sinistra del foglio.
2. Fare clic su di essa per selezionarla.
3. Fare clic su Finestra nella barra dei menu e si aprirà il relativo menu a discesa.
4. Fare clic sulla voce Blocca riquadri.
Dopo aver attivato il blocco, scorrendo il foglio verso il basso le righe 1 e 2 rimangono
fisse lasciando visibili i titoli. Di conseguenza, rimane comprensibile il contenuto di
tutte le righe della tabella.
Per sbloccare le stesse righe, è sufficiente eseguire l’identica sequenza appena descritta,
dove, però, nel menu a discesa Finestra ci sarà la scritta Sblocca riquadri.
Così come è possibile bloccare delle righe, nello stesso modo si possono bloccare una
o più colonne di un foglio di calcolo. In questo caso, la sequenza operativa è:
1. Portare il puntatore sul pulsante che sta sopra la colonna alla sinistra della quale
ci sono le colonne da bloccare.
2. Fare clic su di essa per selezionare la colonna.
3. Fare clic su Finestra nella barra dei menu e si aprirà il relativo menu a discesa.
4. Fare clic sulla voce Blocca riquadri.
Con la stessa sequenza si possono sbloccare le colonne bloccate in precedenza.
1.2.4 Modificare le impostazioni di configurazione
Quando si inizia a utilizzare un programma, spesso non si fa caso al fatto che ci sono
tutta una serie di impostazioni iniziali già definite, che vengono utilizzate automaticamente e senza che l’utente debba intervenire. Per esempio, prima di aprire una cartella di lavoro con un foglio elettronico non si è obbligati a dover definire quali debbano essere il carattere da utilizzare nelle celle oppure la directory dove verrà salvato
il file.
Questo dipende dal fatto che ogni programma conserva in appositi file di configurazione una serie di valori che vengono utilizzati durante il lavoro. Gli stessi programmi,
poi, permettono anche all’utente di definire dei valori diversi e specifici per alcune
cartelle di lavoro, che vengono raccolti nei cosiddetti “modelli” di documento.
I valori impostati nei file di configurazione vengono letti dai programmi nella fase di
avvio in esecuzione.
Solitamente in Windows, per visualizzare ed, eventualmente, modificare le opzioni di
configurazione, è necessario aprire una specifica finestra di dialogo che le raccoglie in
gruppi omogenei. Dopo aver eseguito le proprie scelte, è sufficiente confermare alla
fine per avere i nuovi valori di configurazione immediatamente disponibili.
In Microsoft Excel, per accedere alle opzioni di configurazione, una sequenza operativa da eseguire è:
1. Fare clic su Strumenti nella barra dei menu e si aprirà il corrispondente menu a
discesa.
2. Fare clic sulla voce Opzioni presente nel menu a discesa e verrà visualizzata l’omonima finestra di dialogo.
Solitamente le opzioni sono molto numerose, per cui la finestra di dialogo Opzioni
viene divisa in una serie di pagine di argomento omogeneo e accessibili facendo clic
sulle linguette in alto.
Per esempio, si possono impostare alcuni valori predefiniti, come il nome della directory in cui devono essere salvati i file delle cartelle di lavoro, quello della directory
Per iniziare
27 ✧ M1
dalla quale aprire le cartelle di lavoro oppure il nome dell’utente che viene inserito in
ogni file. Per visualizzare i valori già esistenti per poi, eventualmente, modificarli, occorre fare clic sulla linguetta Generale, dopo di che si aprirà la relativa pagina.
Nella parte inferiore ci sono le tre caselle di testo:
➣ Posizione file predefinito (directory in cui salvare il file corrente)
➣ All’avvio, apri tutti i file in (directory dalla quale aprire i file presenti)
➣ Nome utente
All’interno sono visibili i dati che possono essere modificati facendo clic sulla casella
di testo e poi scrivendo il nuovo valore normalmente con la tastiera. Al termine, le
scelte vanno confermate facendo clic sul pulsante OK della finestra di dialogo Opzioni.
Le opzioni di configurazione sono in numero notevole e impostarle secondo le proprie necessità può portare a notevoli benefici, con in più sostanziose riduzioni di tempo lavorando con i fogli di calcolo. È sicuramente utile provare a variarne solo alcune
per volta, per verificarne l’utilizzo ed, eventualmente, decidere se attivarle o meno.

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