IL PROCESSO DI BUDGETING

IL PROCESSO DI
BUDGETING
Dott. Claudio Orsini
Studio Cauli, Marmocchi, Orsini & Associati
Bologna
Il processo di budgeting
Il sistema di budget rappresenta
l’espressione formalizzata di un
complesso processo organizzativocontabile, avente come scopo:
1. in fase preventiva, quello di allocare in
modo ottimale le risorse disponibili in
relazione al piano strategico;
2. in fase consuntiva, un indispensabile
parametro di riferimento per verificare
l’andamento della gestione e il grado di
perseguimento degli obiettivi prefissati.
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Componente organizzativa
Il processo di budgeting presenta un’essenziale
componente organizzativa che prevede il
coinvolgimento di tutti i centri di responsabilità
definiti all’interno del modello organizzativo
dell’impresa che, in relazione agli obiettivi
stabiliti dalla direzione, programmano gli
specifici piani d’azione e presentano l’insieme
delle risorse – tangibili e intangibili, di breve e di
lungo periodo – che intendono utilizzare, e i
risultati che prevedono di conseguire.
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Componente contabile
Il processo di budgeting viene inoltre a
essere caratterizzato per la sua
componente contabile, nel senso che il
processo trova la propria sintesi nella
preparazione di un documento contabile (il
budget) nel quale trovano composizione e
ordine l’insieme dei fattori utilizzati e dei
risultati raggiunti.
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Componente contabile
Il budget esprime un possibile modello di
bilancio che l’azienda programma ex ante:
si tratta cioè di dare quantificazione
monetaria ai programmi operativi che
vengono predisposti dalle diverse funzioni
aziendali, e di operare poi una loro sintesi
nei documenti costitutivi del bilancio e cioè:
conto economico, rendiconto finanziario e
stato patrimoniale.
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Premesse ed avvertenze per
l’elaborazione del budget
I benefici derivanti dall’implementazione di
un processo di budgeting, si possono
conseguire se si riesce a diffondere una
vera e propria cultura del budget in
azienda, che ha come fisiologico obiettivo
finale,
la presa di coscienza da parte di tutti gli
organi della struttura, di ragionare sul
futuro.
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Lo sviluppo del budget
Per uno sviluppo efficace del processo di
budgeting, è doveroso prestare attenzione
a due aspetti fondamentali:
§ L’orizzonte temporale del budget
§ L’apporto della contabilità analitica
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L’orizzonte temporale del budget
In primo luogo è necessario stabilire in base a
quale arco temporale sviluppare il budget
d’azienda.
Solitamente si prende in considerazione
l’esercizio, ma la peculiarità della scelta risiede
nel fatto che questo lasso di tempo può essere
considerato chiuso o aperto.
§ Nel primo caso lo strumento di budget viene
definito per l’intero anno senza essere
sottoposto a revisioni.
§ Nel secondo caso, al contrario, l’adattamento
del budget è continuo (rolling budget).
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L’apporto della contabilità
analitica
La realizzazione di un budget che possa
essere un vero e proprio strumento di
programmazione, deve essere supportata
da un sistema di contabilità analitica che
consenta la rilevazione dei dati necessari.
La mancanza di un tale sistema rende
impossibile la rilevazione dei costi
suddivisi per centri di costo, impedendo la
misurazione del consumo di risorse.
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Lo sviluppo del budget
Per meglio comprendere lo spirito del
processo di budgeting è utile ricordare che
vi sono due tradizionali approcci al budget:
§ Uno è quello di prendere l’anno precedente
e richiedere un risultato economico
leggermente migliore;
§ Nel secondo il risultato desiderato viene
quantificato prima dell’elaborazione del
budget
e
quest’ultimo
viene
successivamente “costruito” in modo da
consentirne il raggiungimento.
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Fasi del processo contabile
del budget
§ Definizione del budget commerciale
(articolato per tipo di prodotto/servizio),
con la previsione dei ricavi lordi
commerciali
§ Determinazione dei costi necessari per
la produzione dei prodotti/servizi previsti
nel budget commerciale
§ Determinazione dei costi di struttura
previsti (budget dei costi di struttura)
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Fasi del processo contabile
del budget
§ Piano degli investimenti (budget degli
investimenti)
§ Piano dei finanziamenti e determinazione
dei fabbisogni finanziari
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Fasi del processo contabile
del budget
Sulla base dei dati ottenuti si perviene alla
redazione dei seguenti documenti prospettici:
§ Conto economico (budget economico)
§ Stato patrimoniale (budget patrimoniale)
§ Rendiconto finanziario (budget fonti impieghi)
che mette in luce il fabbisogno di coperture
finanziarie globali
§ Preventivo di cassa (budget di cassa) che mette
in luce le necessità di cassa di breve periodo
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Fasi del processo contabile
del budget
Il budget però non è una sequenza di valori a
cascata, bensì un sistema di valori collegati
da rapporti di mutua dipendenza.
Per cui se alcuni obiettivi non sono sostenibili
(es.: risorse finanziarie), bisognerà rivedere
questi obiettivi adattando gli altri valori.
Si procede pertanto per aggiustamenti
successivi.
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Fasi del processo contabile
del budget
I documenti di cui si compone il budget
vengono realizzati con la finalità di
raggiungere gli obiettivi prefissati dalla
direzione.
Gli obiettivi possono essere misurabili con
indicatori di tipo:
§ non
monetario
(es.:
grado
di
soddisfazione del cliente ecc.)
§ monetario (es.: redditività operativa ecc.)
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Fasi del processo contabile
del budget
La congruità degli indicatori potrà inoltre
essere verificata, mediante il confronto
con gli stessi indici di settore, che
permetterà anche di conoscere il
posizionamento dell’azienda, rispetto alle
altre realtà operanti nello stesso ambito.
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Fasi del processo contabile
del budget
Il confronto con gli standard di riferimento
del settore, potrà aiutare la direzione a
capire se:
§ Le scelte fatte sono sostanzialmente
corrette
§ Le scelte fatte non sono adeguate e
quindi ne consegue una variazione nella
priorità degli obiettivi.
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Vantaggi del budget
§ Obbliga il management a continue riflessioni sulle
politiche di fondo dell’impresa o ente
§ Abitua il management ad analizzare sempre i vari
problemi che si presentano, prima di prendere le
relative decisioni
§ Promuove presso il management uno stile
direzionale “partecipativo” nella scelta dei vari
obiettivi settoriali
§ Obbliga l’alta direzione ed i managers di livello
inferiore ad esprimere sempre tutti i programmi di
attivita’ in quantita’ fisiche e in valori monetari
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Vantaggi del budget
§ Spinge ad utilizzare le risorse
aziendali in maniera economica
§ Evidenzia
al
management
l’inefficienza operativa
§ Obbliga a rileggere costantemente in
chiave economica (costi-benefici)
ogni qualsivoglia problema
§ Spinge a valutare sempre eventuali
alternative
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Svantaggi del budget
§ Deve essere redatto con molta accuratezza
perché il budget è anche basato su stime
§ Dimostra difficoltà a formulare previsioni
attendibili in condizioni di forte instabilità
ambientale
§ Il budget, per essere veramente efficace,
deve essere continuamente adattato alle
mutevoli situazioni in cui l’azienda si viene a
trovare
§ Il budget nelle fasi esecutive e di controllo,
non è un processo automatico, ma necessita
dell’intervento umano
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L’apporto della contabilità
analitica
Si è detto dell’importanza della Co.An.
nell’ambito della pianificazione aziendale
e del processo di budgeting
Quindi è fondamentale stabilire i criteri di
progettazione di un sistema di Co.An., e in
particolar modo la configurazione di costo in
base alla quale prevedere e rilevare i dati
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