Archimista. Applicativo open-source per la descrizione di archivi

(* testo pubblicato su Archivi e Computer 1/2012)
Dimitri BRUNETTI – Roberto GRASSI – Maurizio SAVOJA – Salvatore
VASSALLO
Archimista.
Applicativo open-source per la descrizione di archivi storici.
Abstract
Viene presentato Archimista, nuovo applicativo multipiattaforma per la
descrizione di archivi storici e la realizzazione di inventari, censimenti e
guide, sviluppato sulla base di un accordo sottoscritto fra Regione
Lombardia, Regione Piemonte e Direzione generale per gli archivi.
Archimista viene rilasciato con licenza open source GPL, nella prospettiva di
consentirne a chiunque l'uso e l'eventuale sviluppo di moduli aggiuntivi; può
essere utilizzato sia in modalità stand alone sia in modalità client server,
prefigurando possibili nuovi scenari
di organizzazione del lavoro
archivistico. Archimista è basato sugli standard descrittivi internazionali e
nazionali.
The new multi-platform software application for archival description
Archimista (the Archivist needs, in a way, to have Alchemist's abilities...) is
presented. Result of an agreement among Regione Lombardia, Regione
Piemonte and Direzione Generale per gli Archivi, the application will be
released under open source license (GPL) so that anybody interested could
use it and freely develop and add new modules in the perspective of a
“distributed” growth. It can be used both as a stand alone application and in
an on line environment, possibly inducing a shift in the archival work
practices. Archimista is based upon international and national descriptive
standards.
1. Il progetto
Negli anni scorsi la Direzione generale per gli archivi ha dato un nuovo
impulso alla Commissione tecnica paritetica nazionale, già istituita fin dal
2003 sulla base di un accordo fra il Ministero per i beni e le attività culturali,
le Regioni e le Province autonome, le Province, i Comuni e le Comunità
montane, per il censimento e l’inventariazione del patrimonio archivistico.
La DGA ha investito questo organo del compito di dare forma al Sistema
1
archivistico nazionale (SAN), così a partire dal 2008 si sono svolti numerosi
incontri e sono state istituite speciali sottocommissioni finalizzate alla
definizione di regole e tracciati.
La Commissione paritetica ha costituito un elemento importante di un
periodo caratterizzato da una grande vivacità nel mondo archivistico
nazionale, che ha portato ad una condivisione maggiore rispetto al passato
delle esigenze locali e nazionali e alla volontà di cooperare per sviluppare
progetti comuni1. In questo contesto si è discusso anche di software per la
descrizione archivistica, dando così l’occasione per confrontarsi anche in
sede regionale.
La Regione Lombardia, ai sensi della LR 81/1985, promuove la
valorizzazione del patrimonio documentario anche attraverso la
progettazione e il sostegno a interventi di censimento, riordino e
inventariazione di archivi storici. Analogamente, la Regione Piemonte, ai
sensi della LR 58/1978, promuove attività di valorizzazione delle fonti
documentarie anche con il sostegno ad iniziative di descrizione degli archivi
storici che favoriscano una maggiore conoscenza del territorio e della sua
storia.
La Regione Lombardia, al fine di garantire omogeneità nel trattamento
dei dati e adeguamento delle descrizioni archivistiche agli standard
internazionali, ha sviluppato e diffuso, a partire dal 1992, il software
Sesamo. Le banche dati di descrizione archivistica realizzate attraverso il
software vengono importate nell’ambiente web Plain (Progetto Lombardo
Archivi in Internet), sviluppato col supporto dell’Università degli studi di
Pavia, realizzato nei primi anni Duemila nell’ambito di un accordo con la
DGA, la Soprintendenza archivistica per la Lombardia e in collaborazione
con l’Archivio di Stato di Milano; l'ambiente web si è successivamente
evoluto, fino ad andare a costituire la sezione Archivi storici del portale
Lombardia Beni Culturali.
La Regione Piemonte, affiancata dal CSI-Piemonte, lavora fin dal 1992
all’incremento del proprio sistema informativo del patrimonio culturale, e
più di recente ha sviluppato l’applicativo Guarini-Archivi per offrire agli
operatori un software efficace per la schedatura, il riordino e
1
A seguito della Conferenza Nazionale degli Archivi del novembre 2009,
nel marzo 2010 è stato sottoscritto, tra Ministro per i Beni e le Attività Culturali,
Presidente della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome, Presidente
dell'Unione delle Province d'Italia e Presidente dell'Associazione Nazionale Comuni
Italiani l'Accordo per la promozione e l'attuazione del Sistema Archivistico
Nazionale, nel cui contesto sono stati costituiti un Comitato paritetico nazionale di
coordinamento ed un Comitato paritetico tecnico-scientifico, all'interno dei quali è
proseguito e prosegue il confronto collaborativo.
2
l'inventariazione di archivi storici. Tale strumento ha consentito di inserire
nella banca dati regionale le informazioni sul patrimonio documentario
prodotto o conservato da comuni, istituzioni culturali, enti religiosi e altri
soggetti pubblici o privati, e di restituirle agli utenti attraverso una pagina
web di interrogazione e consultazione.
Sul finire degli anni Duemila entrambe le Regioni si sono trovate ad
affrontare la necessità di sviluppare una nuova versione di Sesamo e di
Guarini-Archivi perché, mentre negli ambienti di presentazione web le
interfacce di visualizzazione e le pagine di interrogazione dei dati e degli
inventari risultavano ancora adeguate, il software di immissione dei dati
necessitava di un deciso e inderogabile intervento di rifacimento per renderlo
idoneo alle esigenze degli operatori, per allinearlo ai nuovi standard
internazionali e ai progetti nazionali e per garantire l'interoperabilità con gli
altri progetti e sistemi, in particolare con il SAN. Inoltre, era necessario
rendere disponibile il software on-line e ripensare e riorganizzare il
meccanismo di alimentazione dei portali. Senza interventi di aggiornamento
non sarebbe più stato possibile proporre l’applicativo agli operatori,
rischiando di vanificare gli sforzi di molti anni. Ad oltre un decennio dalla
nascita degli applicativi di schedatura e riordino di archivi storici della
Regione Piemonte e della Regione Lombardia, quindi, si era manifestata
l'esigenza per entrambi gli enti di riflettere sul modello organizzativo delle
attività di inventariazione e di ragionare sulla revisione di architettura e
piattaforma dei rispettivi applicativi.
In seguito ai primi incontri è parso opportuno coinvolgere la Direzione
generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali, che
vedeva anch’essa con favore lo sviluppo di strumenti software per
l’inventariazione archivistica, liberamente utilizzabili, caratterizzati
dall’adesione agli standard nazionali e internazionali e compatibili con il
SAN. Perciò nel 2009 si è sviluppata l’idea di condividere l’impegno e le
risorse per realizzare di un nuovo applicativo per il censimento e il riordino
degli archivi da distribuire gratuitamente sul territorio regionale e nazionale.
Si è andato così a definire un progetto che prevedeva la creazione di un
applicativo multipiattaforma e open source destinato a raccogliere l'eredità di
Guarini-Archivi e di Sesamo, con lo scopo di supportare gli operatori nella
schedatura, nell'ordinamento e nella produzione di inventari, censimenti e
guide di archivi storici. Un software innovativo, che segnasse un salto
generazionale e che potesse essere utilizzato sia modalità web che in locale;
un prodotto che gestisse anche descrizioni di tipologie documentarie
particolari e che consentisse la massima interoperabilità con il SAN e il
Portale archivistico nazionale (PAN).
In occasione della tavola rotonda di chiusura della Seconda Conferenza
nazionale degli archivi, svoltasi a Bologna nel novembre 2009, è stata
3
annunciata l’imminente sottoscrizione di una convenzione fra la DGA e le
Regioni Lombardia e Piemonte per lo sviluppo di un nuovo software
archivistico. Crediamo che sia stato giusto anticipare la nascita di Archimista
proprio in quell’occasione per almeno due motivi: la Conferenza di Bologna
sanciva l’avvio di molti nuovi progetti che nel corso dei due anni successivi
hanno visto la luce fino ad approdare alla presentazione del SAN a Pescara
nel dicembre 2011, e poi perché il motto della Conferenza era «Fare
sistema» e quindi rispecchiava perfettamente l’idea di cooperazione che ha
mosso i tre soggetti a condividere un obiettivo e il percorso per raggiungerlo.
Nel gennaio 2010 il Direttore Generale per gli Archivi ha sottoscritto
l’accordo con la Direzione culture, identità e autonomie della Regione
Lombardia e la Direzione cultura, turismo e sport della Regione Piemonte
con cui le parti si sono impegnate a realizzare in due anni «un software
open-source web-oriented per il censimento, la schedatura, il riordino e
l’inventariazione degli archivi». Mentre le caratteristiche e le funzionalità
minime venivano indicate in un documento allegato, l’accordo specificava
che erano elementi indispensabili la capacità di dialogo con Guarini-Archivi
e Sesamo e di recupero delle basi dati archivistiche già realizzate con questi
stessi applicativi, nonché l’integrazione con il Sistema archivistico nazionale
e, in genere, la massima interoperabilità con i portali e i sistemi nazionali
archivistici e culturali. L’accordo individuava nel Dipartimento storico
geografico dell’Università degli Studi di Pavia e nel CSI-Piemonte i soggetti
preposti alla realizzazione del software.
Nel corso del 2010 e del 2011 il Comitato di gestione, composto dai
rappresentanti dei soggetti firmatari, insieme all’Università di Pavia e alla
Società Cooperativa Codex, che nel frattempo era stata incaricata della
messa a punto del software, hanno portato avanti il progetto affrontando i
numerosi aspetti e i molti problemi di ambito disciplinare e tecnologico2. Le
prime fasi di progettazione del nuovo software di descrizione archivistica
hanno riguardato la valutazioni dei costi, del modello di sviluppo e della
sostenibilità nel tempo del software. Ci si è poi soffermati sulla scelta della
licenza di rilascio e nell’ipotizzare i casi di utilizzo; sono state definite le
entità che il software doveva descrivere, le relazioni che potevano
intercorrere fra di esse e i campi descrittivi che le caratterizzano; infine è
stata redatta una matrice di confronto fra i campi descrittivi delle entità del
nuovo applicativo, gli standard descrittivi archivistici e gli standard di
2
Per la definizione del modello concettuale, dei tracciati e delle funzioni è
stato costituito un gruppo di lavoro costituito da: Saverio Almini, Cristiano Animosi,
Dimitri Brunetti, Roberto Grassi, Simone Merli, Maurizio Savoja e Salvatore
Vassallo; tracciati e vocabolari delle schede speciali (ICCD) sono stati proposti da
Barbara Bergaglio ed Enzo Minervini.
4
struttura dati. In seguito alla definizione della configurazione del pacchetto
di primo rilascio, trasmessa alla DGA nel luglio 2010, è stato avviato lo
sviluppo vero e proprio che ha comportato un lungo lavoro e successive fasi
di test, che hanno coinvolto anche alcuni archivisti lombardi e piemontesi a
cui deve essere rivolto un ringraziamento.
Uno degli ultimi aspetti ad essere definiti è stato quello del nome da
attribuire all’applicativo. Bisogna dire che fin dai primi momenti il problema
del nome è stato evidente, perché occorreva scegliere qualche cosa che
evocasse la professione archivistica e gli archivi, un nome con cui
identificare facilmente il software e che potesse essere ben indicizzato dal
web anche grazie alla possibilità di acquisire domini liberi. Dopo molte
proposte, e dopo averlo chiamato Guaresimo (Guarini + Sesamo...) per oltre
due anni, nell’imminenza della prima presentazione pubblica è stato scelto il
nome Archimista, da un’idea di Salvatore Vassallo. Il nome Archimista
richiama le difficoltà che ogni giorno gli archivisti affrontano nel loro
lavoro, pari, se non superiori, agli sforzi degli alchimisti nel conquistare
l’onniscienza o nel trasformare in oro i metalli vili.
Nel corso del 2011 la Comunità archivistica nazionale ha sollecitato più
volte maggiori informazioni circa un progetto di cui ormai si sapeva molto,
ma di cui non si era visto ancora nulla. Così, dopo un vivace dibattito interno
sull’opportunità di illustrare Archimista in una fase ancora non definitiva, il
4 novembre scorso presso l’Archivio di Stato di Milano è avvenuta la
presentazione di Archimista. Dopo un saluto di Barbara Bertini, direttrice
dell’Archivio di Stato, Maurizio Savoja, Roberto Grassi e Dimitri Brunetti
hanno illustrato il progetto generale e i suoi obiettivi, accennando anche
all’adozione di Archimista da parte della Regione Lombardia e della
Regione Piemonte. Poi Salvatore Vassallo si è soffermato sulla licenza
adottata per il rilascio e sugli aspetti legati alla partecipazione ai progetti di
sviluppo; infine Simone Merli e Cristiano Animosi, della cooperativa Codex,
hanno mostrato in anteprima il programma illustrandone gli elementi e le
funzionalità. In occasione della presentazione è stata attivata anche la pagina
web www.archimista.it, che diventerà il sito di riferimento per quanti
vorranno utilizzare l’applicativo e metterà a disposizione gli strumenti per
dialogare nell’ottica dello sviluppo di Archimista.
Ora, a un mese dalla presentazione, si ritiene ancora che la scelta di far
vedere qualche cosa di quello che sarà Archimista 1.0 nell’estate del 20123
sia stata corretta. Anche se taluni hanno visto nelle poche parti non ancora
pronte e nella grafica abbozzata un segnale negativo circa il buon esito del
progetto, da molte parti i riscontri sono stati incoraggianti. La presentazione,
3
Il rilascio della versione 1.0 è previsto per aprile 2012
5
seguita da alcune giornate di formazione promosse dalla Regione Lombardia
per gli operatori del territorio, ha permesso di condividere maggiormente gli
obiettivi raggiunti e quelli programmati, e ha dato modo al Comitato di
gestione e agli sviluppatori di definire meglio tempi e modi per il primo
rilascio ufficiale.
2. La scelta e la visione open source. Perché un software open source?
Il mercato dei software archivistici in Italia è piuttosto affollato, con
davvero tante soluzioni e opzioni disponibili per gli operatori, all’interno di
un mercato tutto sommato ristretto se pur con caratteristiche peculiari e con
sensibilità di descrizione tale da renderlo completamente diverso rispetto alle
situazioni (e ai software) americani.
È certamente vero che le diverse soluzioni proposte si differenzino per
utilizzo e scopo, alcune più orientate al lavoro sul campo e alla produzione
di inventari e altri strumenti di corredo4, altre maggiormente indicate per la
pubblicazione di banche dati archivistiche online5, variamente integrate con
le prime; infine sono presenti soluzioni per la gestione e visualizzazione di
oggetti digitali6, anche se non orientate in modo specifico agli archivi.
Fino ad oggi, però, un fattore comune era l’assenza di un software open
source tra i prodotti italiani dedicati al mondo degli archivi e in particolar
modo nell'ambito dei software orientati al lavoro sul campo e alla
produzione di strumenti di corredo (obiettivo principale di un software come
Archimista)7.
Quali sono dunque i motivi che hanno spinto le due Regioni e i loro
partner, in primis la Direzione Generale per gli Archivi, a scegliere in modo
radicale questa strada, a tal punto da inserirla come elemento di novità
imprescindibile per il nuovo software? E qual è il modello di sviluppo e il
modello economico sottesi che si intendono innescare attraverso questo
nuovo prodotto?
4
In questo gruppo ricadono i predecessori di Archimista, Guarini Archivi e
Sesamo, e software come, ad esempio, Arianna.
5
Come, a titolo di esempio, Gea, XDams, Arianna Web etc.
6
Oltre alle soluzioni integrate in altri ambienti si può ricordare CodeX[ml],
sviluppato da Cilea, integrato tra l'altro in Divenire.
7
In campi trasversali al mondo degli archivi, come i software per la gestione
dei digital asset, ci sono invece prodotti italiani open source, come il già citato
CodeX[ml] rilasciato dal Cilea sotto licenza Apache.
6
Il motivo principale da parte della Regione Lombardia e della Regione
Piemonte è evitare il così detto vendor lock-in8, ossia legarsi completamente
ad una sola ditta sviluppatrice con il rischio che il software venga poi
dismesso o abbandonato o in ogni caso non più sviluppato e venendo così
costretti a costosi aggiornamenti o, peggio, a comprarsi il sorgente per poter
continuare ad aggiornarlo in proprio.
In senso lato anche questo può essere ritenuto un single point of failure9,
un punto critico il cui malfunzionamento (i.e. il fallimento della ditta
sviluppatrice o la dismissione del software) mina l’intero sistema.
Questi non sono semplici esempi teorici di scuola, ma rappresentano
situazione reali che si ripetono ciclicamente nel mondo del software a
sorgente chiuso.
Intendiamoci: la situazione, svantaggiosa per il committente, che può
venirsi a creare è risultato di pratiche commerciali diffuse e pienamente
legittime, che non si vuole necessariamente connotare negativamente. Sono
tuttavia situazioni in cui le Regioni non possono e non vogliono più cadere.
I precedenti software, di cui Archimista è l’erede, Guarini e Sesamo, non
erano comunque più aggiornabili né migliorabili, soprattutto perché per
troppo tempo rimasti fermi. L’ultima versione di Sesamo (la 4.2) è del 2004,
mentre quella di Guarini Archivi (2.2) è del 2007: cinque anni sono quasi
un’era geologica dal punto di vista dell’evoluzione tecnologica. In questo
modo lo scalino tecnologico era ormai troppo ampio da colmare e, anche ad
averne avuto il possesso giuridico dei sorgenti, era più semplice e economico
costruire un nuovo software.
Con la scelta open source si sono volute evitare le due difficoltà
evidenziate. Da un lato infatti un eventuale abbandono del software da parte
della ditta incaricata della sua realizzazione non rappresenterebbe la fine di
Archimista, perché lo sviluppo può essere portato avanti da una qualunque
altra ditta interessata. Dall’altro, la sfida è che Archimista, grazie alla sua
licenza, possa diventare un progetto vivo, che avanzi costantemente senza
che si formi un gradino tecnologico insuperabile. Lo sviluppo potrà magari
seguire strade diverse tra loro, o procedere in maniera non diretta, come un
8
Sul differente impatto del modello Opensource e del modello a codice
chiuso sull’innovazione, sulla competitività e sulla sostenibilità nel tempo di un
software si veda European Commission. Economic impact of open source software
on innovation and the competitiveness of the Information and Communication
Technologies sector in the EU. Bruxelles, 2006. Disponibile all’indirizzo
<http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/2006-11-20-flossimpact_en.pdf>.
9
G. Lynch. Single Point of Failure: The 10 Essential Laws of Supply Chain
Risk Management. New York: Wiley, 2009.
7
moto browniano, come un brusio di un bazaar10 dove si scambiano merci e
cultura: l'auspicio però è che possa comunque avanzare costantemente
Dal punto di vista di chi sviluppa il software questa è una vera e propria
sfida: non si può negare che sia un modello difficile, una strada in salita.
Non si possono vendere licenze d’uso – poiché il software è a disposizione
di tutti; bisogna provare a vendere servizi, personalizzazioni11, con la
consapevolezza che non si agirà in un regime di monopolio. Certo, la
Cooperativa Codex, avendo sviluppato il software, ha già il know how per
attivare una serie di servizi collegati, ma, proprio perché si tratta di un
software open source, qualunque ditta potrà creare e vendere
personalizzazioni di Archimista o servizi ad esso connessi, in regime di
libero mercato.
3. La licenza scelta: scenari futuri
Nella discussione che ha portato alla definizione della licenza di Archimista,
sono state prese in considerazione diverse licenze open source,
interrogandosi su quale fosse la prospettiva da perseguire e il modello che si
intendeva sostenere. Tra queste possiamo distinguere tre macrogruppi12:
 licenze libere non copyleft (copyleft è il termine inventato da Don
Hopkins in una lettera a Richard Stallman che sostanzialmente ribalta il
termine copyright13, si potrebbe tradurlo come dovere di autore). Le
licenze libere non copyleft sono licenze estremamente libere, che
10
Si veda E. Raymond. La cattedrale e il bazaar. 1998, all’indirizzo
<http://www.apogeonline.com/openpress/cathedral> e P. Himanen. L' etica hacker e
lo spirito dell'età dell'informazione. Milano: Feltrinelli, 2003.
11
Per I principali aspetti del modello economico open source si vedano S.
Engelhardt. The Economic Properties of Software. In Jena Economic Research
Papers 2008-45. Jena: University of Jena, 2008. Disponibile all’indirizzo
<http://ideas.repec.org/p/jrp/jrpwrp/2008-045.html > e D. Riehle. The Economic
Motivation of Open Source Software: Stakeholder Perspectives. «IEEE Computer »,
40(4), 2007, p. 25-32. Disponibile all’indirizzo <http://www.riehle.org/computerscience/research/2007/computer-2007-article.html>.
12
Si veda anche P. Abrahamsen. How to choose a free software license.
2001.
Disponibile
all’indirizzo
<http://www.dina.kvl.dk/~abraham/rants/license.html>. E K. Fogel. Producing Open
Source Software: How to Run a Successful Free Software Project. Cambridge: O’
Reilly, 2005. Disponibile in una versione aggiornata all’indirizzo
<http://producingoss.com/en/index.html>.
13
R Stallman. The GNU Project. In Open Sources. Cambridge: OʼReilly,
1999. Disponibile all’indirizzo <http://www.gnu.org/gnu/thegnuproject.html>.
8
permettono di modificare il software, di venderlo anche senza rilasciare le
modifiche apportate o di incorporarlo in altri progetti a sorgente chiuso;
 licenze libere a copyleft debole: sono licenze che permettono di
modificare, distribuire, vendere il software a patto che le modifiche del
software stesso siano anch’esse distribuite come open source; eventuali
estensioni invece possono essere a sorgente chiuso;
 licenze libere a copyleft forte: sono chiamate anche licenze a pervasività
globale, perché la licenza “contagia” qualunque software con cui viene in
contatto. Cioè anche in questo caso è possibile modificare, distribuire,
vendere il software, a patto che qualora si distribuisca il software
modificato o un modulo/estensione ad esso collegato anche questi siano
rilasciati con licenza open source.
La licenza più nota di quest'ultimo tipo è la GPL14 (GNU Pubblic
License) ed è proprio questa la licenza che è stata scelta per Archimista. O
meglio una delle licenze poiché Archimista sarà rilasciato anche sotto la
EUPL15 (European Union Public Licence), la prima licenza libera ad essere
approvata e suggerita dalla Commissione Europea. Del resto la stessa licenza
scelta, la GPL versione 2 o superiore, si configura come una multi licenza
capace di adattarsi alle evoluzioni e aggiornamenti della GPL superando le
eventuali incompatibilità fra le diverse versioni16.
Un possibile scenario, appena saranno a disposizione i sorgenti di
Archimista (il rilascio è previsto per aprile 2012), è che da esso nasca una
serie di fork, ossia di nuovi progetti derivati che si staccano, come tante
biforcazioni, dall’originale17. Questi fork potranno prendere strade diverse:
quale, ad esempio, orientando lo sviluppo del software nella direzione della
pubblicazione di banche dati archivistiche, quale invece, magari,
implementando le funzioni previste dallo standard ISDF (International
Standard for Describing Functions), o ancora facendolo evolvere in un
software adatto anche per catalogare altre tipologie di beni culturali, o infine
sviluppando in base ad esso uno strumento per gestire una digital library.
Tutti questi rami che si staccheranno dal fiume originario, grazie alla
licenza scelta, non saranno – si auspica - esclusivamente dei defluenti che
portano acque chissà dove (in un naviglio chiuso, ad esempio), ma potranno
a loro volta diventare nuovi affluenti, nuova linfa vitale in un continuo
14
<http://www.gnu.org/licenses/old-licenses/gpl-2.0.html>.
<http://ec.europa.eu/idabc/eupl.html>.
16
Si
veda
Is
GPLv3
compatible
with
GPLv2?
<http://www.gnu.org/licenses/gpl-faq.html#v2v3Compatibility>.
17
J. Dizon. Forking Protocol: Why, When, and How to Fork an Open Source
Project. 2009. <http://jamesdixon.wordpress.com/forking-protocol-why-when-andhow-to-fork-an-open-source-project/ >.
15
9
scambio idrico o, fuori di metafora, di conoscenza e, andando sul concreto,
di funzionalità software.
Ovviamente non ci si attendono solo fork, ossia progetti paralleli, ma ci si
aspetta che, come detto all’inizio dell’intervento, questo software possa
essere vivo e vitale. Ciò significa una comunità attiva di utenti e di
sviluppatori18. Solo così il software potrà evolvere in un progresso continuo
e non terminare la sua carriera (pur nobile e gloriosa) come accaduto ai suoi
predecessori Sesamo e Guarini.
4. Le principali caratteristiche del software
4.1. Le caratteristiche di base
Archimista è un software open source che in prima istanza mira a
sostituire nell’uso i software Guarini Archivi e Sesamo. Si tratta dunque di
un software orientato agli operatori sul campo per la creazione di banche dati
e per la stampa di inventari e censimenti.
immagine 1
“Maschera per la descrizione di un complesso archivistico”
Archimista in questa prima fase non è dunque un sistema di
pubblicazione o di aggregazione di banche dati, anche se è ipotizzabile che
questo possa essere uno dei suoi primi sviluppi futuri. Del resto la sua
licenza libera permetterà di adattarlo anche a, e di integrarlo con, sistemi di
pubblicazione e aggregazione di descrizione archivistiche già esistenti.
Nonostante non sia attualmente un sistema di pubblicazione di descrizioni
archivistiche, Archimista è interamente orientato al web come programma
web based funzionante con un qualunque browser moderno. La natura web
based non è esclusivamente un connotato tecnico, ma potrà impattare sul
modo di lavoro e sul workflow del riordino e descrizione di un archivio: il
lavoro potrà infatti essere condiviso, incrociato con altre informazioni e
indici e, laddove richiesto, monitorato dal committente nelle sue varie fasi e
non soltanto a prodotto finito.
Nell’analisi dei software open source per la descrizione archivistica
esistenti (in particolare Archon19, Archivists’ Toolkit20, Ica-AtoM21) è
18
M. Mascord. How to build an open source community. OSS Watch. 2008.
<http://www.oss-watch.ac.uk/resources/howtobuildcommunity.xml>.
19
<http://www.archon.org/>.
20
<http://www.archiviststoolkit.org/>.
21
< http://ica-atom.org/>.
10
emerso come non vi sia una particolare attenzione all’installazione locale, su
un singolo computer, del software. Ciò probabilmente è dettato sia dalla
diffusione del lavoro in rete, sia dalla possibilità di concentrarsi sulla
pubblicazione delle descrizioni senza imperniare il lavoro sulle operazioni di
riordino. Ciò non è ipotizzabile nel contesto italiano ed è per questo motivo
che parallelamente alla versione server è stata messa a punto una versione
stand alone di facile installazione che sia particolarmente utile per il lavoro
sul campo, per le prime operazioni di riordino, ecc. In seguito è poi possibile
sincronizzare la versione stand alone con una specifica versione server a cui
ci si collega per riversare i dati.
Infatti, dato l’obiettivo principale di Archimista, gran parte del lavoro e
delle funzionalità del software sono concentrate sulle operazioni di riordino,
classificazione e gestione massiccia delle unità (anche attraverso viste
tabellari che semplifichino le operazioni ripetitive).
Le principali entità che entrano in gioco sono i complessi archivistici, le
unità archivistiche, i soggetti produttori e i soggetti conservatori, descritti nel
rispetto degli standard internazionali (rispettivamente ISAD per i primi due,
ISAAR e ISDIAH, tenendo naturalmente conto di EAD ed EAC); nella
delineazione del modello concettuale e delle singole schede si è altresì tenuto
conto dei sistemi informativi archivistici di riferimento (LBC, Guarini,
SIUSA, SIAS, SAN) oltre che, in genere, del panorama italiano ed
internazionale nel campo.
Le descrizioni dei soggetti e dei complessi archivistici di primo livello
sono poi collegate tutte ad una sorta di scheda introduttiva – la scheda
progetto22 – che fornisce informazioni complessive e di contesto
sull’intervento che ha portato alla raccolta dei dati ed alla redazione delle
descrizioni, e che assume particolare importanza soprattutto una volta che il
lavoro dovesse confluire in un sistema informativo più ampio (LBC, SAN,
ecc.).
Accanto a queste schede principali sono previste una serie di schede
accessorie per aumentare le potenzialità descrittive e per creare banche dati
ricercabili e indicizzabili con maggiore semplicità.
In primo luogo è prevista una scheda risorsa/fonte bibliografica: uno
sforzo di sommare in un’unica scheda la descrizione di fonti bibliografiche
edite, fonti normative, fonti archivistiche e strumenti di corredo.
22
La scheda progetto è già implementata nella sezione Archivi del portale
Lombardia Beni Culturali, fin dalle sue prime versioni (portale PLAIN, poi
Lombardia Storica): cfr. M. Savoja, P. G. Weston, Progetto Lombardo Archivi in
INternet (PLAIN): identificazione, reperimento e presentazione dei soggetti
produttori e dei complessi archivistici, in Authority Control. Atti del convegno
internazionale, Firenze, 10-12 febbraio 2003, Firenze, 2003, pp. 387-399.
11
Sono inoltre previste una serie di schede (profili istituzionali, profili
documentari23) e di strumenti (indici, tesauri, vocabolari controllati) per
favorire una descrizione distribuita, al fine di creare banche dati con maggior
potenziale in fase di ricerca e aggregazione di dati, e che ancora una volta si
potranno rivelare importanti soprattutto in occasione della confluenza delle
descrizioni in un sistema informativo più vasto.
Lo scenario della confluenza del risultato del lavoro, sia esso di
inventariazione, censimento o guida, in un sistema informativo più vasto, più
volte richiamata, costituisce ormai uno scenario di riferimento
imprescindibile, come l’esperienza degli ultimi anni ha confermato, sia in
generale che, in particolare, nei sistemi che vedono coinvolti i soggetti
promotori dello sviluppo del software. Archimista è stato pensato sia, da una
parte, per raccogliere i dati in modo tale da rendere il più fluido possibile il
passaggio in un sistema più ampio, sia, dall’altra, per consentire a chi lavora
di accedere in modo agevole alle risorse già disponibili nel sistema di
riferimento: vocabolari controllati, indici, tesauri, e ancora schede profilo
istituzionale e documentario, descrizioni bibliografiche, e così via. Si
immagina che la messa a punto ed il perfezionamento di funzionalità
aggiuntive di tal genere possa costituire uno dei primi sviluppi ulteriori
dell’applicativo.
4.2 Gli oggetti digitali
Un’altra entità accessoria di indubbia importanza sono gli oggetti digitali,
collegabili con qualsiasi livello dei complessi archivistici, con le unità
archivistiche, con i soggetti produttori e conservatori e con le risorse stesse.
Archimista comunque non è originariamente progettato per la gestione
completa dei digital assets e per la creazione di digital library frutto di
digitalizzazioni di materiale archivistico, tuttavia la possibilità di collegare
oggetti digitali ad ognuna delle entità principali ha l’obiettivo di garantire, su
questo fronte, alcune funzionalità sia pur minimali.
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“Oggetti digitali connessi ad una scheda Soggetto produttore”
Certamente questa base potrà essere usata in futuro per far evolvere
Archimista in una completa gestione degli oggetti digitali o per integrarlo in
software (con licenza compatibile) che abbiano questo obiettivo, ma già
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Già presenti e da tempo implementate in sistemi come SIUSA e LBC.
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attualmente è possibile una gestione degli oggetti digitali sufficientemente
articolata da rispondere interamente alle specifiche e al formato proposto per
la gestione degli oggetti digitali in SAN24. Infatti gli elementi di
contestualizzazione da esso richiesti sono presenti nella descrizione
archivistica, e gli elementi per l’indicizzazione possono a loro volta essere
ricavati dalle descrizioni di complessi archivistici e unità. Per quanto
riguarda i diritti sull’oggetto digitale (e non solo sul suo corrispettivo
analogico) è possibile darne conto direttamente nella relativa scheda (è
possibile indicare diritti relativi all’intero gruppo di oggetti associati a quella
specifica entità).
Al di là del limite imposto alla dimensione dei file associati (che può
essere in ogni caso modificato da parte dei gestori del sistema25), bisogna
comunque sottolineare come Archimista al momento non si occupi di
estrazione di informazioni e metadati tecnici ai fini della conservazione, né
di creare derivate specifiche per la fruizione al di là delle anteprime
utilizzate all’interno del programma.
4.3. Le schede speciali
Anche se Archimista è un applicativo dedicato in modo esclusivo alla
descrizione di archivi storici, non si poteva non tenere conto delle esigenze
che hanno alcuni archivi di una maggiore precisione e granularità descrittiva.
In particolare, gli archivi del Novecento hanno assunto ormai la
connotazione di archivio ibrido, ossia di un complesso non più solo
costituito da documenti tradizionali e carte, ma composto anche da oggetti di
natura diversa quali fotografie, disegni, stampe, manifesti, supporti
audiovisivi e oggetti, riferiti al medesimo soggetto produttore del quale
testimoniano le attività, le vicende e le funzioni; materiali eterogenei
collegati solidalmente da un vincolo al complesso dell’archivio, per i quali
deve essere offerta all’operatore la possibilità di rappresentarli sia con
categorie descrittive di matrice archivistica, sia con altre più specifiche ed
appropriate.
Per restituire la complessità degli archivi ibridi, Archimista include al suo
interno il tracciato ICCD delle schede F, D, S, OA e BDM corredate dai loro
specifici vocabolari. Le schede catalografiche dell’Istituto Centrale per il
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Cfr. intervento in merito nella sezione Gli standard del SAN alla
Conferenza I poli archivistici e le reti informative, Pescara 15-17 dicembre 2011.
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Nella versione attuale il limite è stato impostato a 8 Mb, sia per la versione
Server che per la versione stand alone; limiti anche più bassi potranno dover essere
configurati in funzione del contesto di utilizzo (server impiegati, connessioni, carico
previsto, ecc.)
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Catalogo e la Documentazione sono state adottate in una versione ridotta,
pur presentando tutti i campi obbligatori. Come per le schede archivistiche,
anche alle schede speciali possono essere associati gli oggetti digitali
corrispondenti.
All’interno del software ciò è reso come una differente faccetta
descrittiva: una determinata unità (archivistica o documentaria) può essere
descritta contemporaneamente dal punto di vista archivistico e nell’ottica di
una visione catalografica basata su ICCD. Alcuni campi saranno identici,
altri sovrapponibili previo un cambio di etichetta, altri ancora avranno
vocabolari controllati specifici a seconda del “punto di vista” con cui le si
descrive e, infine, altri elementi saranno specifici del dominio archivistico o
di quello catalografico basato sugli standard ICCD.
È dunque possibile descrivere l'unità archivistica/documentaria da due
distinti punti di vista contemporaneamente: sarà poi possibile scegliere se
stampare un inventario con la descrizione archivistica o con la descrizione
ICCD o se richiedere l’esportazione dei dati pertinenti nel formato testuale
previsto da ICCD, ecc.
4.4. Funzionalità di data entry rapido
Molti sforzi, all’interno del programma, sono orientati alla velocizzazione
delle operazioni di data entry, in particolare per le attività di inserimento di
unità archivistiche e documentarie.
Ad esempio è prevista una speciale sintassi per l’importazione di strutture
archivistiche, proponendo anche alcuni schemi preimpostati (ad esempio:
Titolario Comunale “Astengo”; Struttura archivio ECA; Struttura ONMI).
Per semplificare l’inserimento di gruppi di unità dalle caratteristiche
simili (come le unità di una serie di registri, o di fascicoli, tutte con lo stesso
titolo e distinte, ad esempio, in base alle date estreme) è stata introdotta una
funzionalità di duplicazione unità ed inoltre una funzione di aggiunta di unità
multiple che consente di creare, con una sola operazione, fino a 100 unità per
le quali può essere predefinito titolo e tipologia. Sempre con l’obiettivo di
facilitare l’inserimento dati per le unità archivistiche è in fase di definizione
una procedura di import di dati descrittivi da formato CSV, quindi ad
esempio da software di gestione di fogli di calcolo.
Si può operare sulle unità, oltre che in formato scheda, all’interno di una
presentazione tabellare.
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“Visione tabellare delle unità con - in alto - i filtri per selezionare le
unità”
In questa modalità sono presentati un numero configurabile di campi (ad
eccezione dei campi ripetibili) ed è possibile sia filtrarli per selezionare
alcune specifiche unità, sia navigare attraverso la tabella e inserire dati, come
se si trattasse di un comune foglio di calcolo.
4.5. La modalità censimento
Infine uno degli aspetti che si ritengono di maggiore interesse in
Archimista è la possibilità di utilizzare il programma per la gestione non solo
di dati inventariali ma anche di dati descrittivi raccolti nel contesto di
operazioni di censimento, o destinati alla predisposizione di guide.
In passato ci sono stati solo alcuni tentativi di creare software specifici
per la produzione di questi strumenti (un esempio è Nautilus), ma sempre più
spesso – almeno nelle regioni interessate - per la realizzazione di guide e
censimenti non ci si è avvalsi di un programma dedicato ma si sono
utilizzati, con qualche forzatura, software pensati per l’inventariazione come
Guarini e Sesamo.
Presentare questa duplice funzionalità all’interno di un unico software
risponde sia all’esigenza di un applicativo che si occupi di censimenti (sia
pur non configurato – nell’attuale versione – per la raccolta di dati più
specificamente gestionali), sia alla possibilità che queste descrizioni
sommarie vengano man mano approfondite in specifici lavori di riordino e
inventariazione o, viceversa, dando la possibilità di predisporre delle guide
partendo dall’estrazione di una parte delle informazioni da degli specifici
inventari già esistenti.
5. Conclusioni
Frutto di un progetto collaborativo, Archimista nasce con l'obiettivo di
continuare ad essere tale: la scelta di distribuirlo come open source, ed il tipo
di licenza scelto, si propongono di creare le condizioni perché non solo i
soggetti che l'hanno promosso, ma anche altri sviluppatori ed altre comunità
di utenti possano servirsene e sostenerne lo sviluppo. Le caratteristiche del
software cercano di renderlo uno strumento facilmente utilizzabile, e le
scelte nell'architettura concettuale e nelle funzionalità si sono ispirate agli
standard internazionali ed alle esperienze nazionali. Al di là delle specifiche
prestazioni del prodotto, un elemento che è stato tenuto presente, e sul quale
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la riflessione è ancora in corso, è se e come l'impiego di uno strumento con
queste caratteristiche potrà inserirsi nel flusso di lavoro degli archivisti e
nella “filiera” della descrizione archivistica che, dalle prime rilevazioni,
passando attraverso le diverse fasi del riordino e della descrizione, approda
alla pubblicazione in Internet, spesso nell'ambito di sistemi complessi e
dall'orizzonte allargato, non limitato agli archivi e a volte neanche ai soli
beni culturali, interagendo con essi in modo dinamico. Ad alcune possibili
future linee di sviluppo si è fatto cenno nel testo, su altre la discussione e il
confronto nel gruppo di lavoro sono ancora in corso; altre ancora, può darsi,
potranno emergere da parte di altri soggetti, in direzioni forse ancora non del
tutto prevedibili. Con questo intervento, così come con la presentazione del 4
novembre, ci si augura in primo luogo di contribuire ad un dibattito e ad un
confronto che vede impegnata, in un momento non facile, la comunità
archivistica ed in genere il mondo culturale del nostro paese.
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