metodologia del “controllo strategico” delcomune di faenza

METODOLOGIA DEL “CONTROLLO STRATEGICO” DEL COMUNE DI
FAENZA
_Approvazione con Atto G.C. 443 del 30/12/2013
_Variazione con Atto G.C. 255 del 30/09/2014
Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo
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INDICE
Art. 1 – PREMESSA .................................................................................................................................................... 3
Art. 2 – FASI ............................................................................................................................................................... 3
Art. 3 – LO STRUMENTO INFORMATICO DI SUPPORTO ............................................................................................ 4
Art. 4 – OBIETTIVI E INDICATORI STRATEGICI............................................................................................................ 4
Art. 5 – PROGRAMMAZIONE STRATEGICA ................................................................................................................ 4
Art. 6 – REPORT DI VERIFICA INTERMEDIA................................................................................................................ 5
Art. 7 – VALUTAZIONE DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI ............................................................................ 5
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Art. 1 – PREMESSA
1. La presente metodologia disciplina in dettaglio il controllo strategico del Comune di Faenza, in
attuazione del vigente Regolamento sui controlli interni e la performance e preso atto delle
impostazioni organizzative definite dal Regolamento sull’ordinamento generale degli uffici e
dei servizi.
Art. 2– FASI
1.
Il controllo strategico si realizza attraverso le seguenti fasi:
Fase
0
1
2
3
4
5
6
Impostazione della programmazione
strategica di mandato conseguente
all’insediamento dell’Amministrazione
comunale
Aggiornamento annuale degli indirizzi,
obiettivi e più significative iniziative
previste dal programma
amministrativo di mandato
Articolazione delle linee
programmatiche in programmi e
progetti, tramite il collegamento a
cascata dei relativi obiettivi e
indicatori, e tramite l’attribuzione ai
programmi delle risorse economiche
destinate per la realizzazione (con
definizione delle modalità di confronto
esterno/interno)
Articolazione dei progetti in azioni
programmatiche, tramite il
collegamento a cascata dei relativi
obiettivi e indicatori (con definizione
delle modalità di confronto
esterno/interno)
Articolazione delle azioni
programmatiche in obiettivi gestionali
annuali, tramite il collegamento a
cascata dei relativi obiettivi e
indicatori (con definizione delle
modalità di confronto
esterno/interno)
Monitoraggio intermedio
dell’andamento delle azioni
programmatiche ed eventuali
interventi correttivi strategici
Verifiche intermedie e finale di
mandato della congruenza tra i
risultati conseguiti e le scelte
Documento
Definizione delle Linee
Programmatiche di Mandato
(d’ora in poi, per brevità,
“LP”) anche con riferimento al
programma elettorale
Soggetto competente
LP
Consiglio Comunale
Piano Generale di Sviluppo
(d’ora in poi, per brevità,
“PGS”)
Consiglio Comunale
Relazione Previsionale e
Programmatica (d’ora in poi,
per brevità, “RPP”) allegata al
bilancio di previsione
Consiglio Comunale
Piano Esecutivo di Gestione
(d’ora in poi, per brevità,
“PEG”)
Giunta Comunale
Stato di attuazione dei
programmi
Consiglio Comunale
Verifica annuale delle LP
Rendicontazione del PGS
Bilancio sociale annuale
Consiglio Comunale
Consiglio Comunale
Giunta Comunale
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Sindaco, Consiglio
Comunale
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Fase
strategiche individuate e successiva
riprogrammazione con appositi
aggiustamenti
Documento
Rendiconto dell’esercizio
finanziario
PEG consuntivo
Bilancio sociale di mandato
quale rendicontazione delle
LP (eventuale)
Soggetto competente
Consiglio Comunale
Giunta Comunale
Consiglio Comunale
Art. 3 – LO STRUMENTO INFORMATICO DI SUPPORTO
1. Il controllo strategico si avvale del database Access di Microsoft®, realizzato internamente
dall’ente, denominato “ciclo performance” (d’ora in poi, per brevità, “il database”), utilizzato
per la gestione del ciclo della performance organizzativa.
2. Il database gestisce gli obiettivi e gli indicatori della programmazione e controllo strategici e
operativi dell’ente.
3. Per informazioni di dettaglio in merito a modalità di accesso al database, descrizione delle
funzionalità e modalità di utilizzo, modalità di pubblicizzazione dei dati, si fa rinvio alla specifica
“metodologia del sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa del
Comune di Faenza”, che regolamenta anche il controllo strategico. Agli articoli successivi della
presente metodologia ci si limita ad un focus sulle specificità della programmazione e controllo
strategico.
Art. 4– OBIETTIVI E INDICATORI STRATEGICI
1. Gli obiettivi di PGS ed RPP, ed i relativi indicatori, discendono dalle linee programmatiche ed
hanno una natura strategica.
2. Gli obiettivi di PEG, e relativi indicatori, possono derivare da obiettivi di RPP, rappresentandone
azioni attuative. In questo caso gli obiettivi di PEG vengono definiti “strategici” ed ereditano dai
livelli superiori la prima parte del loro codice numerico di identificazione.
3. Gli obiettivi di PEG che non derivano da obiettivi di RPP sono denominati “tipici-istituzionali” e
non rilevano ai fini del controllo strategico.
Art. 5– PROGRAMMAZIONE STRATEGICA
1. In sede di programmazione (fasi da A ad E dell’art. 2 comma 1), per ogni obiettivo strategico
gestito dal database vengono definiti dai soggetti competenti:
_ descrizione;
_ codice;
_ unità di personale di riferimento;
_ centri di costo collegati all’obiettivo (solo per obiettivi di RPP);
_ indicatori associati all’obiettivo;
2. Per ogni indicatore vengono definiti:
_ codice;
_ descrizione;
_ valore previsto da raggiungere (target);
3. Durante la fase A dell’articolo 2 i soggetti competenti devono concordare obiettivi, indicatori e
target da inserire nella proposta di PGS. Possono concordare obiettivi, indicatori e target da
inserire nella proposta di RPP.
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Art. 6– REPORT DI VERIFICA INTERMEDIA
1. L’unità preposta al controllo strategico (rappresentata dalla Conferenza dei Dirigenti che svolge
la sua attività di controllo strategico sotto la direzione del Segretario Generale e avvalendosi
del supporto del Servizio PPC) realizza almeno due report di verifica intermedia (fase F dell’art.
2 comma 1) del grado di raggiungimento degli obiettivi strategici contenuti nel PGS, alle
seguenti scadenze:
_ primo report: entro 60 giorni dalla data di approvazione del bilancio di previsione;
_ secondo report: entro il 30 settembre dell’esercizio in corso;
2. Su richiesta della Giunta Comunale l’unità preposta al controllo strategico potrà realizzare
ulteriori report di verifica intermedia del grado di raggiungimento degli obiettivi strategici
contenuti nel PGS.
3. L’unità preposta al controllo strategico realizza almeno un report di verifica intermedia del
grado di raggiungimento degli obiettivi strategici contenuti nella RPP, entro il 30 settembre
dell’esercizio in corso.
3. I report di cui ai commi precedenti consistono in apposite stampe del database contenenti in
particolare:
_ commento sull’andamento intermedio dell’obiettivo;
_ valore intermedio raggiunto dagli indicatori;
_ eventuali note;
_ spunta sulla eventuale eliminazione dell’obiettivo/indicatore e relativa motivazione;
_ spunta sulla eventuale conclusione dell’obiettivo/indicatore e relativa motivazione.
4. L’inserimento nel database delle informazioni necessarie alla compilazione dei report è
effettuato a cura degli uffici competenti per obiettivo.
5. I report, elaborati dal servizio di supporto PPC, sono sottoposti all’esame della Giunta e al
Consiglio per la successiva ed eventuale predisposizione di deliberazioni consiliari di
ricognizione dei programmi da effettuarsi almeno una volta all’anno in coincidenza degli
adempimenti previsti per la salvaguardia degli equilibri di bilancio al 30 settembre.
Art. 7– VALUTAZIONE DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI
1. La valutazione del raggiungimento degli obiettivi strategici, corrispondente alla fase G art. 2
comma 1, viene effettuata in sede di rendicontazione tramite:
_ PEG consuntivo
_ Rendiconto dell’esercizio finanziario
_ Rendicontazione del PGS
2. Il grado di raggiungimento di ogni singolo obiettivo è espresso tramite il grado di realizzazione
aggregato degli indicatori associati (in percentuale), ovvero tramite la media semplice o
ponderata del grado di realizzazione di ogni singolo indicatore associato all’obiettivo. Tale
media viene calcolata automaticamente dal database.
3. Il grado di realizzazione del singolo indicatore viene calcolato in maniera diversa a seconda
delle due tipologie di indicatore ammesse nel database: discreto o continuo. Se l’indicatore è di
tipo discreto (espresso da una dicotomia del tipo “sì/no”) il grado di realizzazione è calcolato
automaticamente dal database 100% se il target previsto e il valore registrato a consuntivo
coincidono, altrimenti 0%. Se l’indicatore è continuo (espresso da una scala di valori numerici) il
grado di realizzazione è calcolato automaticamente dal database secondo la seguente formula:
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Formula di calcolo
Caso di applicazione
valore consuntivo
target previsto
Esempio
se il trend numerico programmato è a crescere
Indicatore: numero pratiche completate
Target: 20
Risultato: 15
Performance: 15/20=75%
se il trend numerico programmato è a diminuire
Indicatore: numero segnalazioni disservizio
Target: 15
Risultato: 20
Performance: (2*15-20)/15=66%
2*target previsto - valore consuntivo
target previsto
Target e valore consuntivo vengono inseriti nel database a cura degli uffici responsabili;
4. Durante l’esercizio ogni obiettivo può essere modificato, dichiarato concluso oppure eliminato,
fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni; in sede di rendicontazione ogni
obiettivo può essere riproposto per l’anno successivo oppure dichiarato concluso o eliminato,
fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni. Nei commenti e motivazioni alla
modifica/eliminazione dell’obiettivo deve emergere che la medesima modifica/eliminazione
dipenda da fattori indipendenti dalla volontà o dall’andamento prestazionale degli uffici
responsabili dell’obiettivo.
5. Durante l’esercizio ogni indicatore può essere modificato, dichiarato concluso oppure
eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni; in sede di rendicontazione
ogni indicatore può essere riproposto per l’anno successivo oppure dichiarato concluso o
eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni. Nei commenti e
motivazioni alla modifica/eliminazione dell’indicatore deve emergere che la medesima
modifica/eliminazione dipenda da fattori indipendenti dalla volontà o dall’andamento
prestazionale degli uffici responsabili dell’obiettivo.
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