Ami Pro - ITQKS00.SAM

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Indice generale
Guida rapida di Sametime 2.5 . . . . . 1
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Verifica della versione del browser . . . . . . . . 1
Registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Scaricamento di Sametime Connect . . . . . . . 2
Apertura del collegamento . . . . . . . . . . . . . . 2
Test dei dispositivi audio e video . . . . . . . . . 3
Scaricamento della Sala riunioni di
Sametime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Come comunicare in tempo reale con
Sametime Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Aggiunta di persone all'elenco di
Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Invio di messaggi di conversazione . . . . . . . 5
Utilizzo di AOL Instant Messenger con
Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Come configurare le riunioni . . . . . . . . . . . . . . . 6
Avvio di una riunione estemporanea da
Sametime Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Pianificazione di una riunione nel
Centro riunioni di Sametime . . . . . . . . . . 6
Come partecipare alle riunioni . . . . . . . . . . . . . . 7
Partecipazione a una riunione
estemporanea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Partecipazione a una riunione
pianificata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Come partecipare alle riunioni . . . . . . . . . . . . . . 8
Uso della conversazione . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Uso di Alza la mano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Visualizzazione delle pagine Web . . . . . . . . 9
Partecipazione ai sondaggi . . . . . . . . . . . . . . 9
Come visualizzare le informazioni relative
a una riunione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Come presentare e modificare i file . . . . . . . . . 11
La lavagna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Condivisione dello schermo . . . . . . . . . . . . 12
Come prendere il controllo dello
schermo condiviso . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Passaggio tra la lavagna e la
condivisione schermo . . . . . . . . . . . . . . .
Uso di audio e video del computer . . . . . . . . .
Verifica dei dispositivi audio e video . . . . .
Come parlare in modalità Microfono
automatico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Come parlare in modalità Richiesta
microfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Come moderare le riunioni . . . . . . . . . . . . . . .
Concessione e revoca delle
autorizzazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso di Abbassa le mani . . . . . . . . . . . . . . . .
Controllo dell'audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Invio di pagine Web . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Invio di sondaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cambio di moderatore . . . . . . . . . . . . . . . . .
Come salvare le informazioni relative alle
riunioni e visualizzarle in seguito . . . . .
Salvataggio della trascrizione di una
conversazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizzazione delle trascrizioni di
conversazioni salvate . . . . . . . . . . . . . . .
Salvataggio di un file della lavagna . . . . . .
Visualizzazione dei file della lavagna
salvati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizzazione di una riunione
registrata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso di discussioni e TeamRoom di
Sametime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Come vedere chi è disponibile alla
conversazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Come conversare con l'autore . . . . . . . . . . .
Come conversare con tutti i partecipanti . . .
Come conversare con i partecipanti
selezionati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
13
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21
21
Indice generale iii
iv Book Title
Guida rapida di Sametime 2.5
Introduzione
Sametime® consente a chi fa parte di un gruppo di lavoro di vedere quali
utenti del gruppo sono collegati in un dato momento e di avviare riunioni
estemporanee con queste persone (nomi in verde), come accade in
Sametime Connect.
Le riunioni possono essere di tipo broadcast (i partecipanti si limitano a
guardare e ascoltare, oppure interattive (i partecipanti lavorano insieme
usando usando degli strumenti come la condivisione schermo).
Durante le riunioni di Sametime si può comunicare usando le funzioni di
conversazione, audio e video del computer e per mezzo di conversazioni
telefoniche a tre o più persone.
Prima di potere usare Sametime, potrebbe essere necessario eseguire le
operazioni seguenti:
Verifica della versione del browser
Per usare Sametime, è necessario uno dei seguenti browser:
Microsoft® Internet Explorer 4.01 con Service Pack 2, Microsoft
Internet Explorer 5.01, o Microsoft Internet Explorer 5.5 con Service
Pack 1.
Netscape Communicator 4.5 o 4.7
Per ulteriori informazioni sulla configurazione del browser per l'uso con
Sametime, vedere "Come fare interagire il browser e Sametime" nella Guida
per l'utente di Sametime.
Registrazione
L'amministratore di sistema può richiedere che venga effettuata la
registrazione per utillizzare Sametime:
1. Fare clic su Registra nella pagina "Benvenuti in Sametime". (Se l'opzione
Registrazione non è presente, non è necessario registrarsi).
2. Fare clic su "Registrarsi per utilizzare Sametime".
1
3. Immettere le informazioni richieste. Il nome immesso diventa il proprio
nome utente per Sametime. La password è quella usata per l'accesso a
Sametime. La password immessa verrà utilizzata per collegarsi a
Sametime. Nome utente e password possono essere scelti
autonomamente solo se non sono stati assegnati dall'amministratore del
sistema.
4. Fare clic su Inoltra richiesta.
5. Fare clic sul logo di Lotus® Sametime per tornare alla pagina di
benvenuto di Sametime.
Scaricamento di Sametime Connect
Sametime Connect viene fornito in due versioni leggermente differenti:
Sametime Connect per desktop e Sametime Connect per browser. Chiedere
all’amministratore di sistema quale versione di Connect si può utilizzare.
Con Sametime Connect per browser, il programma viene scaricato la prima
volta che si fa clic su Avvia Sametime Connect, nella pagina di benvenuto a
Sametime e si accettano gli avvisi relativi alla protezione.
Se invece la propria organizzazione usa Sametime Connect per desktop,
occorre scaricarlo e installarlo sul proprio computer. Per scaricare Sametime
Connect per desktop, fare clic su Scarica nella pagina di benvenuto di
Sametime, quindi sul collegamento per lo scaricamento di Sametime
Connect. Seguire le istruzioni per installare Sametime Connect per desktop
sul proprio computer.
Apertura del collegamento
È necessario connettersi a Sametime Connect, e può venire richiesto di
collegarsi al Centro riunioni di Sametime. Se si provvede personalmente a
eseguire la registrazione di Sametime, è possibile scegliere nome utente e
password. Se non appare alcun collegamento per la registrazione sulla
pagina di benvenuto di Sametime, chiedere all’amministratore del sistema
quali sono il nome utente e la password da usare.
Per accedere a Sametime Connect: Per avviare Sametime Connect per
desktop, scegliere Sametime Connect dal menu Start del computer,
immettere il nome utente e la password e fare clic su Collegamento. Per
avviare Sametime Connect per browser, fare clic su "Avvia Sametime
Connect" nella pagina di benvenuto di Sametime, accettare gli avvisi,
immettere nome utente e password e fare clic su Collegamento.
2 Guida rapida
Per accedere al Centro riunioni Sametime: Facendo clic su "Partecipa a
una riunione" o su "Pianifica una riunione" nella pagina di benvenuto di
Sametime potrebbe apparire la finestra di dialogo di accesso. È possibile
anche accedere a tale finestra di dialogo facendo clic su "Accedi a
Sametime" nell'angolo in alto a destra del Centro riunioni Sametime.
Una volta comparsa la finestra di dialogo, immettere il nome utente e la
password, quindi fare clic su OK.
Test dei dispositivi audio e video
Prima di partecipare a una riunione che prevede l’impiego dell'audio e del
video del computer, accertarsi che il microfono, gli altoparlanti e la video
camera funzionino correttamente controllandoli nel Centro riunioni. Fare
clic su Test audio/video e seguire le istruzioni. Le prove possono essere
svolte anche scegliendo Opzioni - "Test audio video" nella finestra di
Connect.
Scaricamento della Sala riunioni di Sametime
La prima volta che si partecipa a una riunione di Sametime o si visualizza
una riunione registrata, occorre scaricare il programma che contiene i
componenti della sala riunioni e installarlo nel computer.
1. Nel Centro riunioni, fare clic sul nome della riunione. Vengono
visualizzati avvisi di sicurezza relativi allo scaricamento della sala
riunioni quando, per la prima volta:
Si fa clic sul collegamento "Partecipa a una riunione".
Si verifica audio e video nel Centro riunioni di Sametime o in
Sametime Connect.
Si accetta un invito a una riunione estemporanea.
2. Se vengono visualizzati gli avvisi di sicurezza, fare clic sulla casella di
fianco a "Ricorda questa decisione" o "Considera sempre attendibile il
contenuto di Lotus Development Corporation" e fare clic su Sì. (Il testo
visualizzato dipende dal browser.) La sala riunioni viene scaricata e
installata automaticamente e gli avvisi di sicurezza non verranno più
visualizzati.
Nota Qualora si utilizzi Netscape Communicator per partecipare alla
prima riunione di Sametime, sarà necessario riavviare il browser dopo aver
scaricato la sala riunioni.
Guida rapida 3
Come comunicare in tempo reale con Sametime Connect
Sametime Connect permette di vedere i colleghi in linea, di inviare
messaggi estemporanei e di avviare le riunioni estemporanee.
Ci sono due versioni di Sametime Connect. L'amministratore del sistema
determina quale versione si debba installare. Le funzioni di ogni versione
sono elencate di seguito:
Sametime Connect per Desktop
Scambio di messaggi con utenti di AOL Instant MessengerSM
(se la propria organizzazione lo permette).
Salvataggio delle trascrizioni delle conversazioni.
Avvio automaticamente di Sametime Connect ogni volta che si accende
il computer.
Trascinamento dei nomi nell'elenco di Connect .
Riconnessione automatica al server Sametime in caso di interruzione
del collegamento.
4 Guida rapida
Sametime Connect per browser
Uso di Sametime Connect senza installazione sul computer.
Uso di Sametime Connect da qualsiasi computer che disponga di
accesso a Internet.
Aggiunta di persone all'elenco di Connect
L'elenco di Connect è una lista di persone con le quali ci si vuole mantenere
in contatto. È possibile decidere quali nomi debbano apparire nell'elenco di
Connect. Per aggiungere nomi a un gruppo personale dell'elenco di
Connect, fare quanto segue:
1. Nella finestra di Sametime Connect, fare clic su "Aggiungi
persona/gruppo" .
2. Nella finestra di dialogo "Aggiungi persona o gruppo", assicurarsi che
la linguetta Utenti sia visualizzata. Se si usa Sametime Connect per
desktop, assicurarsi che Sametime sia selezionato dalla lista delle
comunità.
3. Immettere il cognome della persona.
4. I nomi nell'elenco di Connect devono appartenere a gruppi. Selezionare
il nome di un gruppo già esistente, oppure inserire il nome di un nuovo
gruppo.
5. Fare clic su Aggiungi.
Invio di messaggi di conversazione
I messaggi di conversazione possono essere inviati in molti modi:
Fare doppio clic su un nome, immettere il messaggio e fare clic su Invia.
Fare clic destro su un nome, scegliere Conversazione, immettere il
messaggio e fare clic su Invia.
Selezionare un nome e fare clic sul pulsante di conversazione , oppure
scegliere Riunione - Conversazione. Immettere il testo del messaggio e
fare clic su Invia. Per selezionare più nomi, tenere premuto il tasto
CTRL e fare clic sui nomi desiderati, oppure premere Maiusc e
selezionare una serie consecutiva di nomi nell'elenco di Connect.
Utilizzo di AOL Instant Messenger con Connect
Se si usa Sametime Connect per desktop e AOL Instant Messenger di
America Online®, si possono aggiungere i nomi AOL® all'elenco di
Connect. Dalla finestra di Sametime Connect è possibile anche collegarsi ad
AOL Instant Messenger e accedere ad altri servizi di AOL Instant
Messenger. (L'amministratore del sistema determina se si può usare AOL
Instant Messenger con Sametime Connect.)
Guida rapida 5
Come configurare le riunioni
Sametime offre due tipi di riunioni in linea. Creare una riunione
estemporanea quando si desidera conversare rapidamente con i colleghi.
Usare le riunioni pianificate quando si ha a disposizione del tempo per
pianificare la riunione e si desiderano allegare file da visualizzare sulla
lavagna.
Avvio di una riunione estemporanea da Sametime Connect
Le persone che l'utente invita a una riunione estemporanea sono già in
linea: non è necessario inviare loro una notifica via posta elettronica relativa
alla riunione. Non si possono allegare file alla lavagna o salvare file creati
sulla lavagna durante le riunioni estemporanee.
1. Selezionare un nome in verde nell'elenco di Connect. Per selezionare
più nomi, premere CTRL selezionando i nomi.
2. Scegliere Riunione e selezionare un'opzione: Conversazione, Audio,
Video, Condividi o Collabora. Appare la finestra di dialogo "Avvia
riunione estemporanea".
3. (Facoltativo) Apportare una delle seguenti modifiche al proprio invito:
Modificare l'argomento o il messaggio.
Aggiungere e rimuovere gli strumenti per la riunione.
Proteggere la riunione con la cifratura per proteggere le
informazioni riservate.
Aggiungere nomi all'invito.
4. Fare clic su Invio.
Pianificazione di una riunione nel Centro riunioni di Sametime
Si devono informare i partecipanti della riunione e comunicare come
parteciparvi.
1. Fare clic su "Pianifica una riunione" nella pagina di benvenuto di
Sametime, oppure fare clic su Nuova riunione nel Centro riunioni.
2. Potrebbe apparire automaticamente la finestra di dialogo di accesso. In
caso contrario, fare clic su "Accedi a Sametime" nell'angolo in alto a
destra del Centro riunioni. Una volta comparsa la finestra di dialogo,
immettere il nome utente e la password, quindi fare clic su OK.
3. Nella pagina Dati essenziali, scegliere un tipo di riunione (la
descrizione nel suggerimento aiuta nella scelta). È necessario immettere
tutte le informazioni nel pannello Dati essenziali, ma l'immissione delle
informazioni negli altri pannelli è facoltativa.
4. Immettere il nome della riunione. Scegliere un nome che gli altri
partecipanti possano riconoscere.
6 Guida rapida
5. L'utente assume, per impostazione predefinita, il ruolo di Moderatore.
È possibile designare un altro moderatore facendo clic su Cambia.
6. Fare clic su Inizia ora o Pianifica e selezionare una durata per la
riunione. Se si sta pianificando una riunione che avrà luogo
successivamente, selezionare per questa riunione una data e un'ora
prima di selezionarne la durata.
7. (Facoltativo) Se l'organizzazione lo permette, si può registrare la
riunione posizionando un segno di spunto di fianco a "Registra la
riunione in modo che altri utenti possano riprodurla in seguito".
8. Fare clic su una qualsiasi altra linguetta e inserire le informazioni per
personalizzare la riunione. Ad esempio, si può usare il pannello File per
allegare file alla lavagna o il pannello Strumenti per selezionare gli
strumenti della riunione (audio computer o teleconferenza).
9. Fare clic su Salva.
Come partecipare alle riunioni
Quando si partecipa a una riunione per la prima volta, è necessario
scaricare la Sala riunioni e accettare gli avvisi di sicurezza.
Partecipazione a una riunione estemporanea
Quando si è invitati a una riunione estemporanea, è possibile rispondere
privatamente, partecipare alla riunione o rifiutare l'invito.
Rispondi: Per avviare una conversazione privata con la persona che ha
inviato l'invito alla riunione, fare clic su Rispondi.
Partecipa: Fare clic su Partecipa per unirsi a una riunione. Viene
visualizzata la Sala riunioni. Quando si partecipa a una riunione, il
proprio nome appare nell'Elenco dei partecipanti. (Quando si partecipa
a una riunione per la prima volta, è necessario scaricare la Sala riunioni
e accettare gli avvisi di sicurezza.)
Respingi: Per respingere l'invito, fare clic su Chiudi.
Partecipazione a una riunione pianificata
1. Fare clic su "Partecipa a una riunione" che si trova nella pagina
"Benvenuti in Sametime". Appare il Centro riunioni.
2. Qualora venga richiesto di accedere a Sametime, finestra di dialogo,
immettere il nome utente e la password, quindi fare clic su OK. Il
moderatore deve accedere a Sametime prima di partecipare alla
riunione, anche se tale operazione non viene richiesta automaticamente.
Qualora l'accesso non venga richiesto automaticamente, è possibile
collegarsi facendo clic su "Accedi a Sametime" nell'angolo in alto a
destra del Centro riunioni.
Guida rapida 7
3. Selezionare la vista appropriata (ad esempio Riunioni attive o Mie
riunioni).
4. Fare clic sul nome della riunione. Se la riunione è protetta con
password, immetterla e fare clic su OK.
Se la riunione non è ancora iniziata, appaiono i dettagli della
riunione. Attendere fino al momento programmato e fare clic su
Partecipa. (Potrebbe essere necessario fare clic sul pulsante
Aggiorna del browser per vedere il pulsante Partecipa)
Se non appare la riunione a cui si desidera partecipare, questa
potrebbe essere fuori lista (nascosta). Fare clic su Riunione fuori
lista, immettere il nome della riunione e fare clic su OK.
Come partecipare alle riunioni
È possibile partecipare alle riunioni Sametime nei seguenti modi:
Usando la conversazione
Alzando la mano
Visualizzando pagine Web
Partecipando a sondaggi
Visualizzando le informazioni relative a una riunione
Usando la lavagna per presentare o modificare i file
Usando la condivisione dello schermo per presentare o modificare i file
Usando i dispositivi audio e video del computer
Uso della conversazione
Per inviare messaggi scritti a tutti gli altri partecipanti alla riunione, si può
usare la conversazione nella Sala riunioni. È possibile anche inviare un
messaggio di conversazione privata a determinati partecipanti. Usare la
conversazione se l'audio non è disponibile oppure, si deve porre una
domanda e non si vuole disturbare la parte audio della riunione. È anche
possibile usare la conversazione per richiedere autorizzazione al
moderatore.
Invio di un messaggio di conversazione privata a tutti i partecipanti
1. Digitare il messaggio nell'area per le voci di testo in basso alla Sala
riunioni.
2. Fare clic su Invio. Tutti i partecipanti alla riunione vedono il messaggio
nell'area di trascrizione della conversazione.
8 Guida rapida
Invio di un messaggio di conversazione privata ai partecipanti
selezionati
1. Se si ha intenzione di inviare un messaggio a un solo partecipante, fare
doppio clic sul nome desiderato nell'Elenco dei partecipanti e passare al
punto 2. Se si sta inviando un messaggio a più di un partecipante
selezionato, premere CTRL e selezionare i nomi desiderati. Scegliere
quindi Riunione - Persone - Nuova conversazione e immettere le
informazioni relative alla riunione di conversazione.
2. Immettere il messaggio e fare clic su Invia. Il messaggio appare nella
finestra riservata del partecipante selezionato.
Uso di Alza la mano
In qualsiasi momento della riunione, è possibile "alzare la mano" per
richiamare l'attenzione. Il moderatore potrebbe anche chiedere un'alzata di
mano per avere un sondaggio da parte dei partecipanti.
Per alzare la mano, fare clic sul pulsante Alza la mano che appare in fondo
all'Elenco dei partecipanti. Accanto al nome del partecipante appare
un'icona a forma di mano . Per abbassare la mano, fare clic sul pulsante
Abbassa la mano che appare in fondo all'Elenco dei partecipanti.
La barra di stato in fondo alla sala riunioni visualizza il numero di mani
alzate.
Visualizzazione delle pagine Web
Quando il moderatore invia una pagina Web, sullo schermo del computer
compare automaticamente una nuova finestra del browser. È possibile
esplorare la pagina Web, accedere a un'altra pagina Web o chiudere la
finestra senza modificare ciò che gli altri vedono nella riunione.
Suggerimento Per visualizzare le pagine Web più recenti, fare clic sulla
linguetta Pagine Web, quindi fare clic su Vai. La pagina Web compare in
una finestra del browser sullo schermo del computer. (Nessun altro può
vedere la finestra)
Partecipazione ai sondaggi
Solo il Moderatore può inviare sondaggi. I partecipanti a un a riunione
possono rispondere ai sondaggi e visualizzare le risposte condivise dal
moderatore.
Risposta ai sondaggi
Quando la finestra "Rispondi al sondaggio" appare sullo schermo, seguire
queste procedure:
1. Selezionare o immettere le risposte alla domanda del sondaggio.
(O, se non si desidera partecipare al sondaggio, fare clic su Annulla)
2. Fare clic su OK.
Guida rapida 9
Visualizzazione delle risposte del sondaggio
Se il moderatore condivide le risposta, le si possono vedere selezionando
una domanda dalla lista "Domande poste" nel pannello Sondaggio. Se il
moderatore ha specificato le risposte esatte, vengono indicate con un segno
di spunta. Non si possono vedere le risposte individuali se non si è
moderatore.
Come visualizzare le informazioni relative a una riunione
Si possono ottenere le seguenti informazioni relative a una riunione:
Dettagli della riunione: (Ora d'inizio, durata, nome del moderatore e
molte altre ancora). Si possono vedere i dettagli della riunione per una
riunione pianificata o terminata facendo clic sul nome della riunione nel
Centro riunioni di Sametime. Durante una riunione, selezionare
Riunione - Dettagli riunione.
Partecipanti alla riunione: Durante una riunione il numero di persone
appare nella barra di stato in fondo allo schermo. L'elenco partecipanti
visualizza i nomi delle persone che partecipano alla riunione. L'elenco
mostra anche:
La persona che sta parlando (nelle riunioni con audio)
I partecipanti aspettano di parlare (per le riunioni in cui viene usata
la modalità Richiesta microfono con incluso l'audio)
Le mani alzate (il numero di mani alzate appare nella barra di stato
in fondo allo schermo)
Dettagli dell'Elenco dei partecipanti: Durante una riunione, fare clic
sul pulsante dei dettagli dell'Elenco dei partecipanti per vedere
ulteriori informazioni sui partecipanti a una riunione, tra cui:
Il moderatore
Chi sta condividendo lo schermo
Chi controlla lo schermo condiviso
Chi dispone dell'autorizzazione a parlare e a modificare/
condividere (solo il moderatore può vedere le colonne delle
autorizzazioni nei dettagli dell'Elenco dei partecipanti)
Pagina Web più recente: Durante una riunione, fare clic sulla linguetta
Pagine Web, quindi su Vai per vedere l'ultima pagina Web visitata.
Risposte al sondaggio: Se il moderatore condivide le risposte, è
possibile vederle nel pannello Sondaggio. Fare clic sulla freccia di
fianco alla lista "Domande poste" e selezionare le domanda desiderata.
10 Guida rapida
Strumenti audio/video: Durante una riunione, vedere quali
partecipanti dispongono di telecamera, microfono e altoparlanti
selezionandone i nomi dall'Elenco dei partecipanti e scegliere Riunione
- Persone - Strumenti A/V dei partecipanti.
Autorizzazioni: Durante una riunione, è possibile vedere l'elenco delle
autorizzazioni disponibili ai partecipanti portando il puntatore del
mouse su uno dei nomi all'interno dell'Elenco dei partecipanti e
leggendo il suggerimento che appare.
Barra di stato: La barra di stato in fondo alla sala riunioni visualizza
messaggi e informazioni sulla riunione, come il tempo trascorso, il
numero di partecipanti e il numero di mani alzate. Se sulla barra di
stato compare un'icona con un lucchetto chiuso, significa che il
contenuto della riunione è stato protetto mediante cifratura. Se invece
appare l'icona del lucchetto aperto, ciò indica che la riunione non è stata
protetta mediante cifratura.
Dettagli stato: Se si desiderano altre informazioni sulla riunione (per
esempio, se viene registrata o chi ne è il moderatore o si su hanno
problemi tecnici, fare clic sul pulsante dei dettagli nella barra di stato.
(Il pulsante può presentare una "i" per indicare le informazioni, un "!"
per indicare un pericolo, oppure una "X" per indicare un avviso.) Per
risolvere un problema tecnico, trovare il problema nella finestra di
dialogo Dettagli stato quindi applicare la soluzione suggerita. (Fare clic
sull'icona a sinistra della finestra di dialogo Dettagli stato per
visualizzare il testo completo relativo a una voce.)
Preferenze audio/video: È possibile visualizzare e modificare le proprie
preferenze audio e video per la Sala riunioni facendo clic sul pulsante
Preferenze che appare accanto ai controlli audio o alla finestra video.
Come presentare e modificare i file
Usare la condivisione dello schermo o la lavagna per presentare o
modificare i file durante le riunioni. Vedere "Presentazione delle
informazioni in una riunione" nella Guida per l'utente di Sametime per
consigli su quale sia lo strumento più adeguato.
La lavagna
Se si hanno le autorizzazioni per modificare/condividere, si può presentare
un file allegato sulla lavagna, oppure si può disegnare su di essa con gli
strumenti della lavagna.
Guida rapida 11
Presentazione di file allegati
1. Allegare file alla lavagna quando si creano riunioni pianificate. (Non è
possibile allegare un file per una riunione estemporanea o durante una
riunione pianificata)
2. Per presentare il file durante una riunione, fare clic sulla Lavagna di
fianco alla parte alta della sala riunioni.
3. Selezionare il nome di file dalla casella a discesa.
4. Per evidenziare le informazioni contenute nel file, usare gli strumenti
della lavagna. Ad esempio, si possono sottolineare o evidenziare in
rosso le informazioni significative. Chiunque nella riunione vede cosa si
disegna e scrive sulla lavagna. Usare i tasti freccia Avanti e Indietro per
sfogliare le pagine della presentazione.
Come disegnare sulla lavagna
1. Selezionare Lavagna dalla casella di fianco alla parte alta della sala
riunioni.
2. Usare gli strumenti della lavagna per disegnare rettangoli e forme
geometriche o per creare diagrammi e grafici. Lo strumento Puntatore
può essere usato per visualizzare un marcatore sulla lavagna.
Condivisione dello schermo
Se hanno le autorizzazioni per condividere/modificare, l'utente può
condividere lo schermo con altri partecipanti e può anche consentire loro di
controllare il suo schermo. Prima di condividere lo schermo, accertarsi che
le informazioni riservate siano protette. Per ulteriori informazioni, vedere
"Come garantire la sicurezza" nella Guida per l'utente di Sametime.
1. Fare clic sul pulsante per la condivisione che si trova nella parte alta
della sala riunioni.
2. Aprire i programmi da condividere.
3. Leggere la guida per la condivisione nella sala riunioni per selezionare
una delle seguenti opzioni dalla barra degli strumenti:
Condividi un programma
Condividi l'intero schermo
Condividi parte dello schermo in una cornice
4. Si è sicuri di condividere lo schermo quando il pulsante Arresta
condivisione appare in alto a destra dell'area condivisa.
5. Per interrompere la condivisione, fare clic su Interrompi condivisione.
12 Guida rapida
Concessione del controllo ad altri
L'utente può permettere ad altri partecipanti con autorizzazioni di
modifica/condivisione di controllare lo schermo. Quando si cede il
controllo ad altri partecipanti, questi possono usare il mouse e la tastiera
per modificare lo informazioni sullo schermo condiviso.
1. Iniziare a condividere lo schermo.
2. Fare clic su Consenti controllo. Altri partecipanti possono ora
controllare lo schermo. Non usare la tastiera o il mouse mentre un altro
partecipante ha il controllo.
3. Per confermare chi controlla lo schermo condiviso, fare clic su Dettagli
in fondo all'Elenco dei partecipanti. Una freccia appare di fianco al
nome del partecipante che controlla lo schermo condiviso.
4. Per rimuovere il controllo da altri partecipanti, fare clic su Consenti
controllo.
Come prendere il controllo dello schermo condiviso
1. Assicurarsi di avere il permesso di modificare/condividere e che la
persona che condivide lo schermo abbia consentito ad altri di
controllarlo.
2. Fare clic su pulsante di controllo . Una freccia appare di fianco al nome
nei dettagli dell'elenco dei partecipanti. Mentre l'utente controlla lo
schermo condiviso, tutti i partecipanti tranne l'utente stesso e chi
condivide lo schermo possono vedere le iniziali dell'utente apparire
accanto al cursore.
Passaggio tra la lavagna e la condivisione schermo
In una riunione che include la lavagna e la condivisione schermo, ogni
partecipante con autorizzazioni di modifica/condivisione può passare da
uno strumento all'altro facendo clic sul pulsante Condivisione schermo o
Lavagna. Anche tutti gli altri partecipanti alla riunione cambiano strumenti.
Non passare tra condivisione schermo e la lavagna a meno che tutti i
partecipanti debbano effettuare il passaggio.
Uso di audio e video del computer
Per parlare e trasmettere le immagini, assicurarsi di avere il permesso per
parlare. Se non si dispone delle autorizzazioni per parlare, richiederle al
moderatore.
Suggerimento Qualora si rilevino problemi audio/video, potrebbe essere
necessario modificare le preferenze facendo clic sul pulsante Preferenze
che appare accanto ai controlli audio e alla finestra video.
Guida rapida 13
Verifica dei dispositivi audio e video
Assicurarsi che il microfono, le casse e la video camera operino
correttamente provandoli prima di partecipare alla riunione. Si possono
verificare gli strumenti audio e video scegliendo Opzioni - Test Audio e
video nella finestra di Sametime Connect o facendo clic su Test audio/video
nel Centro riunioni.
Il moderatore della riunione determina chi può parlare e trasmettere le
immagini video durante la riunione. Il moderatore determina anche quale
dei due tipi, o modi, di audio è disponibile:
Modalità Microfono automatico
Modalità Richiesta microfono
Come parlare in modalità Microfono automatico
Tutte le riunioni cominciano con modalità Microfono automatico. Se sono
state concesse le autorizzazioni, si può parlare nel microfono in qualsiasi
momento per essere sentiti dai partecipanti. Se si ha una videocamera
collegata al computer, la propria immagine viene trasmessa agli altri
partecipanti mentre si parla. Possono parlare contemporaneamente solo due
partecipanti.
Come parlare in modalità Richiesta microfono
Se il moderatore passa l'audio in modalità Richiesta microfono, richiedere il
microfono prima di parlare. Se non si ha autorizzazione per parlare,
richiedere autorizzazione prima di richiedere il microfono.
1. Fare clic su Richiedi microfono. (Se il pulsante Richiedi microfono non
c'è, la riunione si svolga in modalità Microfono automatico.)
2. L'icona "In attesa di parlare" appare accanto al nome dei dettagli
dell'Elenco dei partecipanti, mentre l'etichetta del pulsante cambia in
Rilascia microfono.
3. Quando chi parla rilascia il microfono, la prima persona che lo ha
richiesto diventa il prossimo partecipante con diritto alla parola.
4. Una volta ricevuto il microfono, accanto al nome dell'utente nell'Elenco
dei partecipanti appare l'icona "sta parlando" .
5. Parlare nel microfono. Tutti i partecipanti alla riunione sentono. Se chi
parla ha una video camera collegata al computer, tutti ne vedono
l'immagine.
6. Quando si finisce di parlare, fare clic su Rilascia il microfono per
permettere a qualcun altro di parlare.
14 Guida rapida
Come moderare le riunioni
Come moderatore di una riunione, si deve coordinare l'interazione degli
altri partecipanti. Si determina il grado della partecipazione alla riunione. Il
moderatore può:
Concedere e revocare le autorizzazioni
Abbassare le mani
Controllare l'audio
Inviare pagine Web
Inviare sondaggi
Visualizzare e condividere le risposte ai sondaggi
Cambiare il moderatore
Concessione e revoca delle autorizzazioni
Il moderatore può concedere e revocare le autorizzazioni selezionando un
partecipante e scegliendo una voce dal menu Autorizzazioni. Il menu
Autorizzazioni contiene le seguenti voci:
Passa il microfono a un'altra persona: In una riunione comprendente
l'uso delle risorse audio del computer nella modalità Richiesta
microfono, il moderatore può dover togliere la parola a una persona per
passare il microfono alla persona successiva che lo ha richiesto.
Concedi: Concede le autorizzazioni ai partecipanti selezionati.
Selezionare i nomi desiderati dall'elenco dei partecipanti, quindi
scegliere tra Tutte le autorizzazioni, Autorizzazione a parlare o
Autorizzazione a modificare/condividere.
Concedi a tutti: Concede automaticamente le autorizzazioni a tutti i
partecipanti. Scegliere Tutte le autorizzazioni, Autorizzazione a parlare
o Autorizzazione a modificare/condividere.
Revoca: Annulla le autorizzazioni concesse ai partecipanti selezionati.
Selezionare i nomi desiderati dall'elenco dei partecipanti, quindi
scegliere tra Tutte le autorizzazioni, Autorizzazione a parlare o
Autorizzazione a modificare/condividere.
Revoca da tutti: Revoca le autorizzazioni automaticamente da tutti i
partecipanti, escluso il moderatore. Scegliere Tutte le autorizzazioni,
Autorizzazione a parlare o Autorizzazione a modificare/condividere.
Guida rapida 15
Uso di Abbassa le mani
Il moderatore può abbassare le mani dei partecipanti nei seguenti modi:
Facendo clic sul pulsante Abbassa le mani
Selezionando i nomi dall'elenco dei partecipanti, facendo clic destro e
selezionando Abbassa le mani selezionate
Selezionando i nomi dall'elenco dei partecipanti e selezionando
Strumenti - Abbassa le mani selezionate
Controllo dell'audio
Nelle riunioni che includono audio del computer, il Moderatore determina
quale tipo di audio usare. Tutte le riunioni inizia in modo Microfono
automatico, in modo che chiunque con autorizzazione possa parlare in
qualsiasi momento.
Per passare alla modalità Richiesta microfono, scegliere Strumenti - Audio Passa a Richiesta microfono. Tutti i partecipanti alla riunione dovranno così
richiedere il microfono prima di poter prendere la parola. Per tornare alla
modalità Microfono automatico, scegliere Strumenti - Audio - Passa a
Microfono automatico.
Durante le riunioni che usano la modalità Richiesta microfono, il
moderatore può passare il microfono da chi parla alla persona successiva
che lo ha richiesto. Per passare il microfono, scegliere Autorizzazioni - Passa
microfono alla persona successiva. Il microfono passa così alla persona
successiva che lo ha richiesto.
Invio di pagine Web
Solamente il moderatore può inviare pagine Web.
1. Fare clic sulla linguetta Pagine Web. (Se la linguetta non è visibile,
scegliere Vista - linguette Interazione - linguetta Pagina Web.)
2. Immettere l'indirizzo URL della pagina Web.
3. (Facoltativo) Per visualizzare privatamente la pagina Web prima di
inviarla ai partecipanti alla riunione, fare clic su Anteprima. La pagina
Web comparirà in una nuova finestra del browser sullo schermo del
moderatore.
Se la pagina è corretta, chiudere l'anteprima e procedere al punto 4.
Se la pagina non è quella che si desidera inviare, inserire un nuovo
indirizzo nella finestra del browser, oppure continuare a cercare
fino a quando non si trova la pagina giusta. Dopo avere trovato la
pagina Web giusta, copiare l'indirizzo dalla finestra del browser,
quindi incollarlo nella linguetta Pagine Web.
4. Fare clic su Invio. La pagina appare automaticamente in una nuova
finestra sullo schermo di ogni partecipante, compreso quello del
moderatore.
16 Guida rapida
Invio di sondaggi
Solo il Moderatore può inviare sondaggi.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fare clic su Nuovo nella finestra Sondaggio.
Selezionare il tipo di domanda dal menu.
Immettere la domanda nella casella "Testo della domanda".
Se necessario, immettere le risposte. (In base al tipo di domanda, alcune
risposte possono essere automaticamente presentate)
(Facoltativo) Se si desidera indicare la domanda corretta, selezionare il
controllo a sinistra della risposta. (i partecipanti non vedono la risposta
corretta fino a che non hanno risposto)
(Facoltativo) Se si desidera che i partecipanti selezionino più risposte,
selezionare la casella di fianco a "Consenti ai partecipanti di scegliere
più risposte".
(Facoltativo) Selezionare la casella di fianco a "Le risposte sono
anonime" se si desidera permettere ai partecipanti di rispondere senza
rivelare la propria identità.
Fare clic su Invio.
Visualizzazione e condivisione delle risposte ai sondaggi
Il moderatore vede le risposte nel pannello Sondaggio. Il moderatore può
anche:
Condividere le risposte al sondaggio: Selezionare una domanda dalla
lista "Domande poste" e fare clic su "Mostra risposte a tutti".
Visualizzare le risposte individuali: Selezionare una domanda dalla
lista "Domande poste" e fare clic su Visualizza risposte individuali. Se il
moderatore ha specificato le risposte esatte, vengono indicate con un
segno di spunta. Il moderatore non può condividere le risposte
individuali.
Cambio di moderatore
Il moderatore può assegnare i propri compiti a un altro partecipante.
1. Usando la conversazione o l'audio del computer, segnalare ai
partecipanti che il moderatore sta per essere cambiato.
2. Nell'Elenco dei partecipanti, selezionare il partecipante che deve
diventare in nuovo moderatore.
3. Scegliere Autorizzazioni - Cambia moderatore della riunione.
4. Fare clic su Sì nella casella di messaggio Cambia moderatore che
appare. L'utente non è più il moderatore; tale ruolo è così passato al
partecipante selezionato.
Nota Il partecipante può fare clic sul pulsante Dettagli stato in fondo alla
Sala riunioni per confermare l'assunzione dell'incarico di moderatore. (Il
pulsante dei dettagli di stato può presentare una "i", un "!" o una "X".)
Guida rapida 17
Come salvare le informazioni relative alle riunioni e visualizzarle in
seguito
È possibile salvare le trascrizioni della conversazione e i file della lavagna
per le riunioni di Sametime. Una volta terminata una riunione, si possono
visualizzare i file allegati alla lavagna salvati sulla pagina Dettagli riunione.
(È possibile usare il pannello Dettagli riunione per visualizzare qualsiasi
informazione relativa alla riunione terminata. Ad esempio, si può
visualizzare una riunione registrata o ascoltare a una telefonata registrata.)
Se è stata salvata la trascrizione di una conversazione, la si può visualizzare
sul proprio computer.
Salvataggio della trascrizione di una conversazione
Visualizzazione delle trascrizioni di conversazioni salvate
Salvataggio di un file della lavagna
Visualizzazione dei file della lavagna salvati
Visualizzazione di una riunione registrata
Salvataggio della trascrizione di una conversazione
È possibile salvare la trascrizione di una conversazione da una riunione
estemporanea o da una riunione della Sala riunioni. (Le conversazioni
pubbliche della sala riunioni vengono chiamate Conversazioni della sala
riunioni.) Le trascrizioni vengono salvate sul computer.
Salvataggio della trascrizione delle riunioni di conversazione
estemporanee
1. Nella finestra di conversazione, scegliere Riunione - Salva con nome.
2. (Facoltativo) Modificare il nome di file e l'ubicazione predefiniti.
Qualora si desideri rinominare il file, assicurarsi di utilizzare
l'estensione .txt.
3. Fare clic su Salva.
Salvataggio della trascrizione di una conversazione
1. Nella Sala riunioni, scegliere Riunione - Salva - Conversazione nella
Sala riunioni.
2. (Facoltativo) Modificare il nome di file e l'ubicazione predefiniti.
Qualora si desideri rinominare il file, assicurarsi di utilizzare
l'estensione .txt.
3. Fare clic su Salva.
18 Guida rapida
Visualizzazione delle trascrizioni di conversazioni salvate
Se è stata salvate una trascrizione di una conversazione, la si può leggere
trovandone il file sul computer e facendo doppio clic sul nome.
L'ubicazione predefinita del file è la directory C:\Programmi\Lotus\Client
Sametime\Trascrizione per le riunioni di conversazione estemporanee e la
directory C:\Windows\Java\Sametime per le riunioni che si tengono nella
Sala riunioni.
Salvataggio di un file della lavagna
Durante le riunioni pianificate, il Moderatore può salvare i file della
lavagna in modo che le persone possano vederlo al termine della riunione. I
file della lavagna vengono salvati sul server Sametime come allegati ai
dettagli della riunione. Sametime salva i file della lavagna in due formati:
.rtf (visualizzabili in un elaboratore di testi) e .swb (un file della lavagna di
Sametime, visualizzabile in una riunione Sametime).
Per salvare un file della lavagna:
1. Accertarsi che il file da salvare sia visualizzato sulla lavagna.
2. Fare clic su Salva che si trova nella barra degli strumenti della lavagna,
oppure scegliere Riunione - Salva - Lavagna. Compare una finestra di
dialogo di conferma.
Nota Se il file da salvare è una versione con note di un file allegato alla
lavagna, i nomi di file saranno Filename_Annotated.rtf e
Filename_Sametime.swb. Se il file è stato creato su una lavagna vuota
durante la riunione, i nomi sono Whiteboard.rtf e
Whiteboard_Sametime.swb.
3. Per visualizzare il file immediatamente, fare clic su "Accedi alla lavagna
salvata".
Nota La presentazione non può essere salvata nel formato originale del
file. Ad esempio, allegando alla lavagna un file di Lotus 1-2-3® non è
possibile modificare e salvare le modifiche in formato 1-2-3. Qualora sia
necessario poter salvare le modifiche nel formato originale del file,
utilizzare la condivisione dello schermo per modificare e salvare il file.
Visualizzazione dei file della lavagna salvati
Sametime salva i file della lavagna in due formati: .rtf (visualizzabili in un
elaboratore di testi) e .swb (un file della lavagna di Sametime, visualizzabile
in una riunione Sametime). Per ottenere i migliori risultati, visualizzare il
file .rtf in Microsoft Word. Se si desidera allegare un file salvato a un'altra
riunione, usare il file .swb.
1. Fare clic sul nome delle riunione nel Centro riunioni. Appaiono i
dettagli della riunione.
Guida rapida 19
2. Scorrere fino al fondo della pagina per visualizzare l'intestazione
Allegati. I tre tipi di file della lavagna sono:
Allegati della lavagna: File che il promotore della riunione ha
allegato alla stessa. Questi file compaiono nel loro formato
originale. Ad esempio, se si allega un file Lotus Word Pro®
chiamato Proposta.lwp creando la riunione, il file appare nella
pagina Dettagli riunione come Proposta.lwp.
File .RTF: File che possono essere visualizzati in un programma di
elaborazione testi. Se il moderatore apporta modifiche a
Proposta.lwp sulla lavagna e salva il file, il file appare come
Proposta_Annotated.rtf nella pagina Dettagli riunione. Se il
moderatore salva una presentazione creata su una lavagna vuota,
il file si chiama Whiteboard.rtf.
File .SWB: File che si possono salvare nel computer e allegare a
un'altra riunione Sametime. Se il moderatore modifica
Proposta.lwp sulla lavagna durante una riunione e salva il file, il
file appare come Proposta_Sametime.swb nella pagina Dettagli
riunione. Se il moderatore salva una presentazione che era stata
creata sulla lavagna vuota, il nome del file sarà
Whiteboard_Sametime.swb.
3. Eseguire una delle seguenti operazioni:
Per visualizzare il file in un programma di elaborazione testi, fare
doppio clic sul file che ha l'estensione .rtf. Un programma
appropriato (come Microsoft Word) avvia e visualizza il file.
Per salvare un file sul computer, fare clic destro sul file e scegliere
Copia dal menu di scelta rapida. Aprire il sistema di gestione dei
file del computer (ad esempio Windows® Explorer), fare clic destro
e scegliere Incolla per inserire il file nella directory sul disco del
computer. È possibile salvare entrambe le versioni del file (in
formato .rtf o .swb).
Visualizzazione di una riunione registrata
1. Fare clic sul nome delle riunione nel Centro riunioni. Appaiono i
dettagli della riunione.
2. Fare clic su Ripeti la riunione. La riunione appare in una nuova finestra
del browser e ne viene avviata la riproduzione.
3. È possibile usare i controlli di riproduzione per fermare o interrompere
la registrazione, oppure per regolarne il volume.
4. Una volta terminato, scegliere Riunione - Lascia riunione.
Nota Per visualizzare una registrazione, ci si deve spostare sul server
Sametime dove la riunione era stata creata. Per ulteriori informazioni,
contattare l'amministratore del sistema .
20 Guida rapida
Uso di discussioni e TeamRoom di Sametime
Le discussioni e le TeamRoom di Sametime permettono di vedere quando
altri utenti stanno visualizzando una discussione, una TeamRoom® o un
documento, in modo da poter conversare con loro. Quando l'autore di un
documento si trova in linea, è possibile conversare con lui, anche quando
non stia visualizzando il documento. La riunione di conversazione è il solo
tipo di riunione che può essere avviato da discussioni e TeamRoom.
Come vedere chi è disponibile alla conversazione
L'Elenco dei partecipanti nella parte in fondo a destra della finestra mostra i
nomi e lo stato in linea delle persone che visualizzano documenti,
discussioni o TeamRoom. Visualizzando la discussione o la TeamRoom dal
Web, usare le linguette sopra al riquadro di conversazione per passare dalla
discussione o TeamRoom alle viste dei documenti e viceversa.
Come conversare con l'autore
Se l'autore è presente in linea, il suo nome appare in testo grassetto verde
all'interno dell'Elenco dei partecipanti.
1. Fare doppio clic sul nome dell'autore.
2. Immettere il messaggio nella finestra di conversazione e fare clic su
Invia. Il messaggio appare sullo schermo dell'autore.
Come conversare con tutti i partecipanti
1. Selezionare una linguetta nell'area di conversazione in calce al
documento, alla discussione, o TeamRoom. (L'utente può conversare
con i partecipanti che stanno visualizzando lo stesso documento o che
stanno usando la stessa discussione o TeamRoom).
2. Immettere il messaggio nell'area di immissione del testo nella parte in
basso della finestra.
3. Fare clic su Invio. Tutti i partecipanti vedono il messaggio nell'area di
trascrizione delle conversazioni.
Come conversare con i partecipanti selezionati
1. Selezionare una linguetta nell'area di conversazione in calce al
documento, alla discussione, o alla TeamRoom. (L'utente può
conversare con i partecipanti che stanno visualizzando lo stesso
documento o che stanno usando la stessa discussione o TeamRoom).
2. In una riunione di conversazione fra più persone, selezionare uno o più
partecipanti dall'Elenco dei partecipanti alla riunione, quindi scegliere
Riunione - Persone - Aggiungi alla lista.
3. Immettere il messaggio nella finestra di conversazione e fare clic su
Invia. Il messaggio appare nella finestra riservata del partecipante
selezionato.
Guida rapida 21
22 Guida rapida