Meno carta. Più efficienza

14
DICEMBRE 2012
Parola alle imprese
Meno carta. Più efficienza
Questa la sfida vinta da Bonprix Italia grazie alla collaborazione
con Agomir. Parla l’Amministratore Delegato Stephan Elsner.
Il
cliente
Il Gruppo Bonprix Italia è la società di vendita a distanza, con sede
a Valdengo in provincia di Biella, specializzata in abbigliamento per donna,
uomo, bambino e tessile per la casa.È
leader di mercato nel settore e tra le
poche imprese ad avere una vera offerta multicanale: lo storico catalogo, Internet con una quota in costante crescita e la rete di negozi diretti, gli ultimi arrivati. Bonprix Italia, a cui fa capo anche il marchio Euronova, fa parte del gruppo Otto di Amburgo, prima multinazionale a livello internazionale nella vendita a distanza, seconda società al mondo per
commercio elettronico. In questi ultimi vent’anni Bonprix ha avuto un grande sviluppo, centrato soprattutto sul servizio al Cliente e
sull’ottima logistica per poter al meglio gestire la distribuzione.
Le
sue
esigenze
“La crescita continua delle vendite avvenuta negli ultimi dieci anni attra-
verso il canale on-line e l’apertura di 12 punti vendita sul territorio nazionale ha generato la consapevolezza dell’impossibilità di continuare a gestire una mole enorme di fatture e documenti cartacei in un archivio fisico, con conseguente rallentamento dell’attività lavorativa e notevole complessità di gestione interna” - spiega Stephan Elsner, AD di Bonprix
Italia. “Alla luce di questa situazione, la nostra prima esigenza era quella di dotarci di un sistema informatico unico che permettesse di centralizzare tutte le informazioni, eliminando il più possibile la carta così da consentire la movimentazione delle informazioni utilizzando come unico veicolo la piattaforma informatica aziendale. Inoltre - continua Elsner era necessario automatizzare i processi di acquisizione e digitalizzazione
dei documenti eliminando il tempo impiegato per la ricerca di documenti conservati, fino ad ora, in due archivi fisici, suddivisi per ordine numerico sequenziale e per fornitore, che tra l’altro si trovavano
fuori dall’ufficio”.
Da qui la decisione di intraprendere un
percorso di revisione dei sistemi di gestione documentale della società in collaborazione con Agomir S.p.A., tramite l’implementazione del software InteGRa, pensato
per migliorare la gestione dei processi interni delle aziende.
La
soluzione
“InteGRa - spiega l’AD di Bonprix Italia -
riceve i documenti in formato digitale tramite scansione o direttamente dal sistema gestionale presente in azienda e li archivia in uno
specifico database. È possibile quindi accedere tramite browser web alle informazioni così da gestire digitalmente il ciclo attivo, il ciclo
passivo e i documenti relativi al magazzino. Se un dipendente - continua
Elsner - ha per esempio necessità di un
determinato certificato, può effettuare
una richiesta al sistema che lo indirizza
all’apposito link per accedere al documento richiesto. Allo stesso modo se in precedenza le fatture passive circolavano in formato cartaceo nei differenti uffici per il controllo e il pagamento, ora grazie a InteGRa sono scansite e archiviate, per poi essere disponibili in formato digitale e quindi consultabili davvero ovunque, anche
quando ci troviamo in viaggio se serve”.
Risultati
e benefici
L’introduzione di InteGRa all’interno dell’azienda ha portato a:
- miglioramento del controllo sui processi interni grazie alla tracciabilità delle informazioni inserite a sistema;
- diminuzione della movimentazione dei documenti e quindi del
tempo dedicato all’attività di ricerca;
- risparmio dei costi relativi all’acquisto della carta e di gestione
di un archivio fisico;
- diminuzione della durata dei processi relativi alla gestione del ciclo attivo, del ciclo passivo e del magazzino con un considerevole miglioramento in termini di efficienza;
- incremento della produttività aziendale;
- facile consultazione e conservazione dei documenti.
“Ora - conclude il manager di Bonprix Italia - l’intera documentazione aziendale è disponibile ovunque con un semplice click per una facile
consultazione e conservazione: ogni dipendente con differenti livelli di accesso può usufruire di un’informazione aziendale univoca per una migliore condivisione del patrimonio informativo aziendale a favore di una maggiore collaborazione interna”.