DLGC/2015/31 O G G E T T O Progetto di evoluzione del Sistema

COMUNE DI ROVIGO
VERBALE DI DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO STRAORDINARIO
CON I POTERI DELLA GIUNTA COMUNALE
DLGC/2015/31
OGGETTO
Progetto di evoluzione del Sistema Informativo Comunale
L’anno duemilaquindici addì 18 del mese di Febbraio ore 18:03 nel
Palazzo Comunale e nella Sala Giunta, è presente il Dott. Claudio
Ventrice, nominato Commissario Straordinario per la provvisoria
gestione dell’Ente con Decreto del Presidente della Repubblica del
11.08.2014 per trattare il presente oggetto con i poteri della Giunta
Comunale.
Partecipa ai lavori il Sub Commissario Dott.ssa Gaia Sciacca nominata
con Decreto del Prefetto di Rovigo prot. n. 26060 del 16.07.2014.
Assiste e verbalizza il Segretario Generale Dott.ssa Michela Targa.
Il Commissario Straordinario, adotta il provvedimento in oggetto indicato.
IL COMMISSARIO STRAORDINARIO
(CON I POTERI DELLA GIUNTA COMUNALE ex art. 48 D.Lgs. 267/2000)
RICHIAMATO il Decreto del Presidente della Repubblica del 11 agosto 2014, con
il quale è stato sciolto il Consiglio Comunale di Rovigo e nominato il dott. Claudio
Ventrice Commissario Straordinario per la gestione provvisoria dell’Ente, con
attribuzione dei poteri spettanti al Consiglio, alla Giunta e al Sindaco;
PREMESSO CHE:
- il Servizio SS.II. del Comune, di concerto con AS2 - azienda partecipata che
svolge in outsourcing il servizio di gestione del sistema informativo comunale
con la formula in house providing – ha effettuato una ricognizione della situazione globale del sistema stesso, analizzandone le criticità ed individuando le
linee operative verso cui orientarne l’aggiornamento e lo sviluppo; ciò anche
alla luce delle necessità indotte dall’imminente entrata in vigore di importanti
novità normative, che indurranno la necessità di introdurre consistenti modifiche alle procedure attualmente in uso;
- le criticità che sono state riscontrate si possono sostanzialmente ascrivere a
due categorie di problematiche: la vetustà della dotazione hardware/software,
derivante dagli insufficienti investimenti effettuati negli ultimi anni, e la mancanza di interoperabilità tra i vari pacchetti software utilizzati dai settori del
Comune, che sono forniti da produttori diversi e non sono in grado di consentire un flusso documentale sufficientemente flessibile;
- pertanto AS2 ha effettuato sul mercato una ricognizione delle suite esistenti
sul mercato - in grado di assicurare una buona possibilità di integrazione, la
riduzione degli ostacoli all’interno dei flussi procedurali, maggiore flessibilità,
minori costi per licenze e manutenzione - partendo dall’esame delle possibilità
offerte dai produttori che già forniscono i loro pacchetti SW al Comune, dal
momento che una totale sostituzione degli applicativi avrebbe comportato difficoltà di adattamento e soprattutto costi insostenibili;
- Si è stabilito di definire le aree omogenee di intervento secondo tre gruppi base: 1. OO.II, Finanziaria, Controllo Gestione, Risorse Umane; 2. Tributi, Territorio; 3. Servizi alla Persona, Demografici. In prima battuta è stata studiato
l’intervento nella prima area, che necessita di aggiornamenti più urgenti alla
luce delle recenti novità normative;
- A conclusione dell’indagine effettuata, AS2 ha trasmesso al Comune la relazione che viene allegata alla presente delibera e riassume gli indirizzi operativi
proposti per l’aggiornamento del servizio informativo comunale;
RITENUTO di condividere l’analisi e le conclusioni riportate nella relazione;
VISTO l’art. 48 del D.Lgs.n. 267/2000 e l’art. 26 del vigente Statuto comunale
riguardanti le competenze della Giunta comunale;
-1-
PRESO ATTO che, ai sensi dell’art. 49 del medesimo D.Lgs.n.267/2000, sono
stati espressi i seguenti pareri:
- del Responsabile del servizio interessato in ordine alla regolarità tecnica:
- del Responsabile di Ragioneria in ordine alle regolarità contabile:
ATTESO che la delibera è stata proposta dalla Sezione Sistemi Informativi;
RITENUTO di condividere la proposta di deliberazione per le motivazioni nella
stessa riportate e pertanto di poter deliberare sull’argomento;
D E L I B E RA
1.
Di approvare sotto il profilo tecnico la relazione presentata da AS2 srl,
allegata al presente atto a farne parte integrante, condividendone le
conclusioni e dando mandato all’Azienda di avviarne l’attuazione per quanto
di propria competenza;
2.
Di dare mandato al gruppo di lavoro formato dal Servizio SS.II. del Comune e
dal personale di AS2 di approfondire l’analisi delle esigenze a carico dell’amministrazione comunale, individuando nel dettaglio le esigenze finanziarie
necessarie alla realizzazione del progetto di evoluzione del sistema informativo;
3.
Di impegnarsi ad inserire nel redigendo bilancio previsionale 2015 una voce
in spesa, compatibilmente con le risorse disponibili, adeguata ad avviare in
un’ottica pluriennale, la messa in atto del progetto;
4.
Di dare atto che il presente atto non comporta oneri economici per l’Ente.
-2-
Revisione Sistema Informativo Comunale - Nota
Parco Software
Il sistema informativo del Comune di Rovigo ha subito negli ultimi 10-15 anni un’evoluzione in
termini di complessità, con un progressivo aumento delle procedure informatizzate e delle banche
dati gestite. Partendo da una situazione sostanzialmente centralizzata, a livello di mainframe
AS400, i singoli settori hanno progressivamente selezionato delle procedure informatiche, tramite
distinte procedure d’ acquisto, portando alla situazione brevemente descritta in tabella 1.
Area/ambiente/Applicazione
Organi istituzionali/Protocollo Informatico/EGrammata
Organi istituzionali/Atti amministrativi/E-Praxy
Organi istituzionali/Albo Pretorio/MyPortal
Fornitore
Engineering
Spa
Engineering
Spa
Regione
Veneto
Proveco
Maggioli
Maggioli
Maggioli
Windex
Sinergis
Sinergis
PAL
PAL
888
Maggioli
Insiel
Organi Istituzionali/Messi Notificatori/MC3
Controllo di Gestione/Libra-PC
Finanziario/Ragioneria/Libra
Finanziario/Economato/Libra-BENI
Personale/Aliseo e MyAliseo
Territorio/Edilizia Privata/OnlyOne
Territorio/SIT/CityTrek
Servizi Sociali/Servizio Casa /CityFee
Trasporto Locale/CityFee
Lavori Publici/Gestione Cantieri/Mastro
Lavori Pubblici/Gestione Gare e Cantieri/Alice
Servizi Demografici/Anagrafe, Stato Civile, Leva,
Elettorale/AscotWeb
Tributi/Gestione Imposta immobili/Nettuno Grigio Engineering
Spa
Polizia Locale / PIEMME
Sapignoli
Tecnologia
WEB/ORACLE
WEB/ORACLE
WEB/OPEN
(alfresco/liferay)
Desktop
Client-Server/Oracle
Client-Server/Oracle
Client-Server/Oracle
Client-Server/Oracle
Client-Server/Lotus Notes
Client-Server/ORACLE
Client-Server/ORACLE
Client-Server/ORACLE
Desktop
Client-Server/ORACLE
Web/ORACLE
Web/ORACLE
Client-Server/ORACLE
As2 Srl - Azienda Servizi Strumentali via della Resistenza, 4 45100 ROVIGO Tel. 0425420111 Fax 0425420180 [email protected]
C.F. e P.IVA 01396160291 C.C.I.A.A. RO R.E.A RO-152660 – Reg. Impr. 01396160291 Cap. Soc. € 215.600,00
Tale situazione, pur presentando un buon livello tecnico di informatizzazione, evidenzia una serie di
criticità di seguito brevemente descritte:
1. Alcune applicazioni sono particolarmente datate e, pur in un ambito di corretta
manutenzione, non forniscono più in maniera semplice funzioni ormai bagaglio standard di
analoghe suite per enti locali.
2. La presenza di una molteplicità di fornitori abbassa drasticamente l’interoperabilità dei
singoli settori rendendo necessaria l’adozione di strumenti di colloquio e cooperazione
applicativa tramite sovrastrutture (web service, flussi ETL, ecc.) la cui gestione e
manutenzione comporta costi aggiuntivi e in alcuni casi risulta poco efficiente o praticabile.
3. L’utilizzo quasi esclusivo di infrastrutture proprietarie (in particolare Oracle) comporta costi
superiori di manutenzione e gestione.
4. Manca uno strumento flessibile per la gestione e l’implementazione di flussi di lavoro in
risposta ai sempre più frequenti nuovi adempimenti a carico dell’Ente.
5. Il numero attuale dei fornitori riduce la forza contrattuale e le eventuali economie di scala
nella gestione dei contratti di manutenzione e servizio, oltre che richiedere sempre crescenti
risorse infrastrutturali (al crescere delle applicazioni aumentano le necessità di server e
relative licenze software).
Sulla base di tali considerazioni è stato creato un gruppo di lavoro che comprende il personale dei
sistemi informativi del Comune e il personale tecnico di AS2 Srl al fine di definire un’ipotesi di
evoluzione del sistema informativo descritto.
Vista la dimensione e la complessità della realtà di interesse, si è valutato un approccio che tenga
conto dei seguenti obiettivi:
1. Riduzione globale del numero di fornitori a favore di una maggiore integrazione delle
procedure e del contenimento dei costi di manutenzione. Non si ritiene necessario che il
piano si concluda con la presenza di un’unica suite integrata per tutto l’ente, ma sicuramente
che aree di competenza strettamente collegate agiscano sugli stessi prodotti e con le
stesse modalità operative.
2. Adeguamento veloce alle nuove normative e flessibilità verso nuove richieste.
3. Adozione di sistemi che permettano l’utilizzo di infrastrutture basate su prodotti open source
(dbms, application server, ecc.) e che permettano l’interfacciamento con prodotti di office
automation sempre open source (libreoffice, open office, ecc.);
4. Conservazione degli investimenti: le procedure più recentemente avviate saranno coinvolte
nel progetto di migrazione in fase successiva e in tutte le fasi si procederà alla valutazione
dei prodotti e delle forniture attualmente in essere al fine di valorizzare le esperienze;
5. Definizione di un piano di formazione e migrazione pluriennale, tale da garantire la
continuità di funzionamento della macchina amministrativa durante tutte le fasi di
implementazione dei nuovi sistemi.
6. Revisione globale del parco macchine dell’ente, il cui grado di obsolescenza non permette di
garantire i livelli minimi di operatività sulle procedure attuali e su quelle future.
Da una prima analisi, l’individuazione delle aree di competenza ha portato alle definizione di questi
macro gruppi d’intervento, eventualmente ridefinibili secondo le esigenze:
As2 Srl - Azienda Servizi Strumentali via della Resistenza, 4 45100 ROVIGO Tel. 0425420111 Fax 0425420180 [email protected]
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1) Area A : Organi Istituzionali, Finanziaria ed Economato, Controllo di Gestione, Risorse Umane;
2) Area B: Tributi e Territorio;
3) Area C: Servizi alla Persona e Demografici.
In questa prima fase si è proceduto ad analizzare ed approntare un piano di revisione del primo
gruppo (Area A), in quanto maggiormente interessato dagli interventi normativi degli ultimi anni e
quello in cui si manifesta più urgentemente la necessità di una forte integrazione per
l’implementazione dei prossimi adempimenti.
Area A : Organi Istituzionali, Finanziaria ed Economato, Controllo di Gestione,
Risorse Umane
L’area in oggetto comprende le principali applicazioni su cui si basa la struttura dell’Ente.
Dalla rilevazione sono emerse le seguenti considerazioni:
• Il sistema di gestione dell’area finanziaria (Libra) è giunto alla fine del suo ciclo di vita; pur
garantendo un buon livello di funzionalità e un ottimo supporto, il fornitore sta
progressivamente traghettando gli utilizzatori verso la suite SicraWeb (nell’ambito del
contratto di manutenzione).
• Il sistema di controllo di gestione non copre tutte le funzionalità richieste ed è già stato
oggetto nel corso dei ultimi due anni di ipotesi di sostituzione o aggiornamento.
• Il sistema di protocollo informatico (e-grammata) impiantato nel 2004, non presenta
particolari problematiche funzionali anche se con l’avvio del sistema di protocollazione
automatizzata delle PEC ha subito, per carenze ancora non del tutto risolte, un forte
appesantimento e dovrebbe essere comunque oggetto di investimenti sul lato infrastrutturale.
• Il sistema di gestione degli atti amministrativi (e-Praxy) oltre a presentare diversi problemi
di performance, ha come principale svantaggio la mancanza di un collegamento diretto sia
verso il sistema Finanziario che verso l’albo pretorio on line.
• Il sistema di gestione delle Risorse Umane manca di un collegamento diretto al sistema
Finanziario per l’aggiornamento delle partite.
• L’attuale procedura di gestione dell’albo pretorio risulta inadeguata.
• Sia per la procedura di gestione degli atti amministrativi che per il sistema di protocollo
sono necessari investimenti per il collegamento al sistema di conservazione a norma
prescelto.
• All’approssimarsi dell’avvio per tutti gli enti del nuovo sistema di fatturazione elettronica
manca uno strumento organico per la gestione del processo. Sono già stati messi in campo
gli aggiornamenti necessari per il semplice trattamento dei flussi in ingresso e in uscita
(gestione del formato xml), ma manca ancora un processo di automazione globale che
comprenda le fasi di ricezione, spacchettamento, invio agli uffici, approvazione, risposta,
invio alla ragioneria e infine l’invio in conservazione integrate all’interno di un flusso
procedurale organico.
Sulla base di quanto descritto si è ritenuto opportuno avviare un’analisi, coinvolgendo in prima
istanza Maggioli Spa, il principale fornitore degli applicativi comunali ed in particolare dell’Area
Finanziaria e Controllo di Gestione.
As2 Srl - Azienda Servizi Strumentali via della Resistenza, 4 45100 ROVIGO Tel. 0425420111 Fax 0425420180 [email protected]
C.F. e P.IVA 01396160291 C.C.I.A.A. RO R.E.A RO-152660 – Reg. Impr. 01396160291 Cap. Soc. € 215.600,00
La scelta è stata dettata dalla criticità del gestionale dell’area finanziaria e dalla possibilità di poter
usufruire, tramite tale fornitore, di una suite integrata ed interoperabile.
L’analisi è stata supportata anche da una serie di dimostrazioni dei singoli moduli ed ha portato alla
produzione di un’offerta tecnica e economica, che viene allegata al presente documento.
Le motivazioni che portano a valutare questa ipotesi coerente e vantaggiosa sono le seguenti:
• Conservazione degli investimenti. Le componenti Finanziaria e Controllo di gestione
vengono proposte come aggiornamenti all’interno del Contratto di Manutenzione attivo. La
nuova componente Atti, Segreteria e Protocollo pur presentando costi di acquisto permette
una riduzione globale dei costi annui di manutenzione che consentono di non far pesare tale
spesa sull’ente. Rimangono costi legati alla formazione e alle migrazioni dei dati che in
parte sarebbero comunque necessari nel normale ciclo di vita che vede l’applicazione Libra
ormai alla fine del ciclo di vita.
• Garanzia di risultato nelle fasi più critiche della migrazione dei dati. L’applicazione più
critica (Libra) viene migrata e supportata da personale formato e che ha supportato gli uffici
negli ultimi dieci anni.
• Verticalizzazione della soluzione. I Nuovi moduli proposti sono perfettamente integrati nella
soluzione.
• Componenti Infrastrutturali orizzontali. La componente documentale e di WorkFlow che
sottende a tutte le applicazioni della suite permetterà, in prima fase, di gestire la singola
problematica della Fatturazione Elettronica (Documento Specifico), ma potrà essere in
seguito utilizzata per qualsiasi gestione di processi all’interno dell’Ente.
• Infrastruttura basata su moduli Open Source (PostgresSql, Apache, Tomcat) e con supporto
delle principali Suite di produttività individuale Open (libreOffice e openOffice).
• Integrazione nativa con i principali sistemi di conservazione a norma presenti sul mercato.
Unica criticità da considerare è la necessità di procedere, in fase di diffusione agli utenti, dell’ormai
improrogabile adeguamento delle postazioni Client. In merito a tale necessità si rimanda al
documento specifico di riepilogo degli investimenti hardware, che propone sinteticamente i costi di
due ipotesi percorribili: l’acquisto di nuovi PC e la soluzione del Virtual desktop.
As2 Srl - Azienda Servizi Strumentali via della Resistenza, 4 45100 ROVIGO Tel. 0425420111 Fax 0425420180 [email protected]
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COMUNE DI ROVIGO
SETTORE
SUAP,COMMERCIO,SPL,TURISMO,TRASPORTI,AMBIENTE,STATISTICA,SS.II.
Allegato alla proposta di deliberazione del Commissario Straordinario con i
poteri della Giunta Comunale n. PDLGC/2015/46 del 17/02/2015
PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA EX ART. 49 , COMMA 1, DEL D.LGS. N.
267/2000
Il Responsabile del servizio interessato esprime parere positivo in merito alla
regolarità tecnica.
Lì, 17/02/2015
IL DIRIGENTE
Cavallaro Michele
COMUNE DI ROVIGO
Settore Risorse Finanziarie, Sviluppo Economico
Allegato alla proposta di deliberazione del Commissario Straordinario con i
poteri della Giunta Comunale n. PDLGC/2015/46 del 17/02/2015
PARERE DI REGOLARITÀ CONTABILE ex Art. 49 , comma 1,
267/2000
D.LGS. N.
Il Responsabile del servizio finanziario esprime parere positivo in merito alla
regolarità contabile, precisando che trattasi di progetto da approvare
esclusivamente dal punto di vista tecnico e che gli stanziamenti necessari
saranno inseriti nel bilancio di previsione 2015 e nel bilancio pluriennale
2015/2017 in corso di formazione, compatibilmente con le risorse disponibili.
IL DIRIGENTE
Dott.ssa Nicoletta Cittadin
IL COMMISSARIO STRAORDINARIO
F.to Dr. Claudio Ventrice
IL SEGRETARIO GENERALE
F.to Dott.ssa Michela Targa