GUIDA ALLA CONVENZIONE Fotocopiatrici 14 lotto 2

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Guida alla Convenzione
Noleggio full-service di macchine
fotocopiatrici digitali di fascia media e dei
servizi connessi per le Pubbliche
Amministrazioni
- lotto 2 -
Noleggio fotocopiatrici di fascia media
Ministero
dell’Economia e
delle Finanze
INDICE
1. Premessa ........................................................................... 4
2. Oggetto della Convenzione ................................................ 5
2.1.
Durata della Convenzione e dei Contratti
5
2.2.
Prodotti
6
2.2.1. “Configurazione Copiatrice B/N” Olivetti d6
Copia 3501
2.2.2. “Configurazione Multifunzione B/N” OLIVETTI
D-COPIA 3501MF
7
2.3.
Servizi
8
2.3.1. Consegna e installazione
9
2.3.2. Conferma dell'ordinativo di fornitura
10
2.3.3. Verbale di installazione
11
2.3.4. Affiancamento agli utenti (al momento
dell'installazione)
12
2.3.5. Call - Center
12
2.3.6. Gestione e manutenzione delle postazioni di
lavoro
13
2.3.7. Ritiro e smaltimento materiali di risulta
14
2.3.8. Ritiro e smaltimento fotocopiatrici usate
14
2.3.9. Richiesta del Nulla Osta Segretezza (NOS)
15
2.3.10. Cessazione attivita’
16
2.4.
Servizi/prodotti opzionali
16
2.4.1. Dispositivo Opzionale “Funzione di
Fascicolazione e Pinzatura”
17
2.4.2. Servizio opzionale “gestione da remoto”
17
3. Modalità della fornitura ................................................... 19
3.1.
Requisiti di conformità
19
3.2.
Monitoraggio della convenzione
19
3.2.1. Verifiche delle Fotocopiatrici in corso di
fornitura
19
3.2.2. Verifiche ispettive
20
3.3.
Verifiche delle Fotocopiatrici
20
3.4.
Requisiti di qualita’ e livelli di servizio
21
4. Condizioni economiche .................................................... 22
4.1.
Corrispettivi
22
4.2.
Penali
23
5. Fatturazione e pagamenti ................................................ 26
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione –
Noleggio fotocopiatrici di fascia media – Lotto 1
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dell’Economia e
delle Finanze
6. Come Ordinare................................................................. 28
6.1.
Registrazione
28
6.2.
Ordinativo di fornitura
28
7. Riferimenti del fornitore .................................................. 30
7.1.
Call Center
30
7.2.
Referenti del Fornitore
30
7.3.
Responsabile generale e Responsabili provinciali
del servizio
31
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dell’Economia e
delle Finanze
1. Premessa
La presente Guida ha l’obiettivo di illustrare la Convenzione per il
“Noleggio full-service di macchine fotocopiatrici digitali di fascia
media e dei servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni –
Lotto 2, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del Ministero
dell’Economia e delle Finanze, e Olivetti S.p.A. (di seguito Fornitore)
quale aggiudicatario del Lotto 2 della procedura di gara.
Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall’art. 26 l.
23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dall’art. 58 l. 23 dicembre 2000 n.
388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2 maggio 2001.
La presente guida non intende sostituire né integrare la
documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le
informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa
da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore
e/o di Consip.
Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al
Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa
registrazione on line, qualora non avvenuta in precedenza, al
sistema degli Acquisti in Rete.
Si
rammenta
che
ogni
obbligazione
derivante
dall’invio
dell’ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio
all’eventuale applicazione delle penali) è fra l’Amministrazione ed il
Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell’adempimento
contrattuale.
La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa
alla
Convenzione
è
disponibile
sul
sito
internet
http://www.acquistinretepa.it,
nella
sezione
Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni.
Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste,
modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli
ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito
http://www.acquistinretepa.it è attivo il servizio di Call Center
degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde 800-906227.
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2. Oggetto della Convenzione
La Convenzione per il Noleggio full-service di macchine fotocopiatrici
digitali di fascia media e dei servizi connessi per le Pubbliche
Amministrazioni – Lotto 2“ prevede la fornitura in noleggio
quadriennale di macchine fotocopiatrici digitali.
Nel corpo della presente Guida alla Convenzione con il termine:
“Materiali di consumo” si intende il toner, il tamburo ed ogni
altro materiale necessario per il funzionamento e l’utilizzo
delle Fotocopiatrici ad esclusione della carta; qualora
l’Amministrazione abbia richiesto il Dispositivo Opzionale
“Funzione di Fascicolazione e Pinzatura” nel Materiale di
consumo sono da intendersi inclusi anche i punti metallici;
“Copia/e” si intende ogni fotocopia prodotta dalla
Fotocopiatrice nella “Configurazione Copiatrice”, oppure ogni
fotocopia o stampa prodotta dalla Fotocopiatrice nella
“Configurazione Multifunzione”;
“Data Ordine” si intende la data in cui l’ordinativo di fornitura
è divenuto irrevocabile;
“Data di installazione” si intende la data di verifica con esito
positivo dell’Fotocopiatrice;
"Giorni lavorativi" si intendono tutti i giorni esclusi sabato,
domenica e festivi;
"Ore lavorative" si intendono le ore comprese negli intervalli
dalle 8,30 alle 13,30 e dalle 14,30 alle 17,30 di tutti i “Giorni
lavorativi”;
“SLA - Service Level Agreement” si intendono i livelli di
servizio previsti.
2.1.
Durata della Convenzione e dei Contratti
La durata della Convenzione è di 12 mesi decorrenti dalla data di
attivazione della medesima; peraltro la predetta durata può essere
prorogata fino ad ulteriori 6 mesi.
Il quantitativo massimo assicurato dalla Convenzione è di 5.000
fotocopiatrici digitali e può essere incrementato fino ad ulteriori
2.000 unità.
I singoli contratti attuativi di noleggio stipulati dall’Amministrazione
sulla base delle Convenzione hanno una durata pari a 48 mesi a
decorrere dalla “Data di installazione”.
L’Amministrazione dovrà specificare nell’ordinativo di fornitura:
numero di Fotocopiatrici;
configurazione che intende prendere a noleggio;
quantitativo previsto di copie prodotte in un trimestre.
eventuale Dispositivo Opzionale;
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eventuale Servizio Opzionale;
ubicazione del luogo di consegna delle Fotocopiatrici nuove;
ubicazione del luogo del ritiro delle fotocopiatrici usate;
eventuale richiesta del NOS.
2.2.
Prodotti
Le Fotocopiatrici possono
configurazioni:
essere
ordinate
nelle
seguenti
Configurazioni Previste
“Configurazione Copiatrice”
“Configurazione Multifunzione”
OLIVETTI d-Copia 3501
OLIVETTI d-Copia 3501MF
Nel canone trimestrale di noleggio di ciascuna Fotocopiatrice sono
compresi:
i servizi;
i servizi e prodotti opzionali eventualmente richiesti;
i materiali di consumo necessari alla produzione del numero di
copie specificate nell’ordinativo di fornitura, in particolare:
produttività
Bassa
Media
Alta
4.500 B/N
18.000 B/N
31.500 B/N
Il corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti tale
quantitativo, sarà fatturato dal Fornitore all’Amministrazione
secondo le modalità indicate nel paragrafo 5.
“Configurazione Copiatrice B/N” Olivetti d2.2.1.
Copia 3501
Di seguito le caratteristiche della “Configurazione Copiatrice B/N":
CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501
CARATTERISTICA
VALORE
Anno di introduzione in Italia
2006
Tipologia
Con supporto da terra
(carrello)
Lastra di esposizione
Fissa
Velocità di copiatura in A4
35 Copie/minuto
Tecnologia di stampa
Laser
RAM installata (funzione copy)
128 MB
Volumi trimestrali consigliati
45.000
Formato originali
Max A3
Formato copie
Max A3
Assorbimento
1,85 Kw
Risoluzione in copiatura
600x600 dpi
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CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501
CARATTERISTICA
VALORE
Scala di grigi
256
Copie multiple
999
Contacopie
SI
Velocità di prima copia in A4
< 4,9 sec.
Fronte retro automatico di originale e
SI
copia
Zoom
25-400%
Riduzioni/ingrandimenti prefissati
10
Regolazione contrasto
Automatico-Manuale
Alimentatore automatico originali f/r
50 fogli
Numero cassetti forniti (in linea)
4
Tot. carta alimentata da cassetti
4 x 500 fogli
Formati carta alimentati da cassetto
da A5 ad A3
Fascicolazione elettronica
SI
Bypass
100 fogli
Grammatura carta
60-105 gr/mq
Lucidi
SI
Carta Riciclata
SI
Codice di accesso per diversi utenti per
SI
l’utilizzo delle Fotocopiatrici
2.2.2.
“Configurazione
Multifunzione
B/N”
OLIVETTI D-COPIA 3501MF
Di seguito le caratteristiche della “Configurazione Multifunzione
B/N":
CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501MF
CARATTERISTICA
VALORE
Anno di introduzione in Italia
2006
Tipologia
Con supporto da terra
(carrello)
Lastra di esposizione
Fissa
Velocità di copiatura in A4
35 Copie/minuto
Tecnologia di stampa
Laser
RAM installata (funzione copy)
128 MB
HD
40 GB
Volumi trimestrali consigliati
45.000
Formato originali
Max A3
Formato copie
Max A3
Assorbimento
1,85 Kw
Risoluzione in copiatura
600x600 dpi
Scala di grigi
256
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CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501MF
CARATTERISTICA
VALORE
Copie multiple
999
Contacopie
SI
Velocità di prima copia in A4
< 4,9 sec.
Fronte retro automatico di originale e
SI
copia
Zoom
25-400%
Riduzioni/ingrandimenti prefissati
10
Regolazione contrasto
Automatico-Manuale
Alimentatore automatico originali f/r
50 fogli
Numero cassetti forniti (in linea)
4
Tot. carta alimentata da cassetti
4 x 500 fogli
Formati carta alimentati da cassetto
da A5 ad A3
Fascicolazione elettronica
SI
Bypass
100 fogli
Grammatura carta
60-105 gr/mq
Lucidi
SI
Carta Riciclata
SI
Codice di accesso per diversi utenti per
SI
l’utilizzo delle Fotocopiatrici
Funzione stampante
SI
Emulazione
PCL6
Windows 95/98 e ME,
Windows NT 4.0,
Sistema operativo supportato
Windows 2000 P e XP,
Windows Vista, Windows
2003, MAC OS
Scanner di rete
SI
Scan-to-mail/folder
SI
Formato file
TIFF, PDF, JPEG
ETHERNET 10 base- T
100 base – TX, TWAIN
Interfacce
USB 2.0
IEEE 1284
2.3.
Servizi
I servizi descritti di seguito sono prestati dal Fornitore
contestualmente al servizio di noleggio delle Fotocopiatrici e si
intendono compresi nel canone di noleggio.
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2.3.1.
Consegna e installazione
La consegna e l’installazione delle Fotocopiatrici saranno effettuate
a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati
dall’Amministrazione nel relativo ordinativo di fornitura. Tale attività
potrà avvenire anche mediante consegne ed installazioni ripartite.
Ogni Fotocopiatrice sarà nuova di fabbrica e unitamente a questa
sarà consegnata:
documentazione tecnica ed il manuale d’uso in lingua italiana;
dotazione del materiale di consumo (quali toner, tamburo,
punti metallici ecc., con la sola esclusione della carta)
necessari a una produzione di copie indicate nell’ordinativo di
fornitura come da tabella seguente:
produttività
Bassa
Media
Alta
Copiatrice e Multifunzione B/N
4.500 B/N
18.000 B/N
31.500 B/N
cavo di collegamento ed ogni altro requisito (hardware e
software) necessari per il funzionamento della Fotocopiatrice;
una dichiarazione, anche resa dal Responsabile Provinciale del
Servizio competente per il luogo nel quale deve essere
prestato il servizio richiesto, attestante la corrispondenza della
Fotocopiatrice consegnata con quelle descritte nell’Offerta
Tecnica ed Economica, e, comunque, con i requisiti tecnici e di
conformità richiesti nel Capitolato Tecnico;
richiesto
dall’Amministrazione
Contraente,
la
se
documentazione relativa alla sicurezza della Fotocopiatrice
consegnata.
L’attività di consegna ed installazione si intende comprensiva di ogni
onere e spesa, ivi compresi a titolo meramente esemplificativo e
non esaustivo relativo a:
imballaggio;
trasporto;
facchinaggio;
consegna “al piano”;
posa in opera;
installazione;
messa in esercizio;
verifica di funzionalità;
rimozione ed asporto dell’imballaggio.
2.3.1.1. Tempi di installazione standard
Le installazioni (anche ripartite) delle Fotocopiatrici dovranno
avvenire nei seguenti termini essenziali:
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per ordinativi di fornitura fino a 15 Fotocopiatrici, entro e non
oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal
primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”;
per ordinativi di fornitura da 16 fino a 30 Fotocopiatrici, entro
e non oltre 60 (sessanta) giorni naturali e consecutivi a
decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data
Ordine”;
per ordinativi di fornitura superiori a 30 Fotocopiatrici, entro e
non oltre 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi a
decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data
Ordine”.
L’Amministrazione ha la facoltà di revocare l’ordinativo di fornitura
entro il giorno lavorativo successivo all’invio del medesimo; scaduto
tale termine l’ordinativo di fornitura sarà irrevocabile ed il Fornitore
sarà tenuto a darvi esecuzione, nei termini e modi previsti dal
presente Capitolato Tecnico, dalle Condizioni Generali e dalla
Convenzione.
2.3.1.2. Proroghe dei tempi di installazione
Per gli ordinativi di fornitura pervenuti entro i primi 30 (trenta)
giorni naturali e consecutivi dalla data di attivazione della
Convenzione, i termini dei tempi di installazione potranno essere
variati dal fornitore, subendo una proroga non superiore a 30
(trenta) giorni naturali e consecutivi.
Il fornitore dovrà rispettare i termini indicati fino al raggiungimento
del numero massimo di 800 installazioni pianificate al mese.
Le installazioni eccedenti tale quantitativo massimo potranno essere
posticipate ai mesi successivi, sempre rispettando la sequenza di
arrivo degli ordinativi, fino al rientro nel limite di pianificazione di
cui sopra.
Il numero massimo pianificato di installazioni potrà essere ridotto a
400 nel primo mese di attivazione della convenzione.
2.3.2.
Conferma dell'ordinativo di fornitura
Il Fornitore dovrà assegnare all’ordinativo di fornitura divenuto
irrevocabile un numero progressivo e sarà tenuto, entro il giorno
lavorativo successivo, e quindi entro 2 (due) giorni lavorativi
successivi alla ricezione dell’Ordinativo di Fornitura, a darne
conferma all’Amministrazione tramite comunicazione via fax,
riportando sul documento di conferma il numero progressivo
assegnato all’ordinativo di fornitura, la data di registrazione e
esplicitare i termini di consegna e, se del caso, la motivazione della
variazione rispetto ai tempi standard.
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2.3.3.
Verbale di installazione
Al termine del positivo completamento della procedura di
installazione e delle attività di verifica
verrà redatto apposito
verbale la cui data è da considerarsi “Data di installazione”. Tale
verbale sarà redatto in contraddittorio con l’Amministrazione
Contraente, nel quale dovrà essere dato atto dell’idoneità dei luoghi
di sistemazione delle Fotocopiatrici, nonché dovranno essere
indicati:
la data di ricezione dell’Ordinativo di Fornitura;
la data dell’avvenuta installazione;
il numero progressivo dell’Ordinativo di Fornitura;
il numero delle Fotocopiatrici oggetto del verbale;
il numero delle Fotocopiatrici oggetto dell’Ordinativo di
Fornitura;
l’attestazione dell’avvenuta attività relativa al servizio di
affiancamento agli utenti o della rinuncia ad esso da parte
dell’Amministrazione Contraente.
2.3.3.1. Procedura di installazione
Per l’installazione della Fotocopiatrice in “Configurazione Copiatrice"
la procedura è la seguente:
collegamento del cavo di alimentazione della Fotocopiatrice
alla rete elettrica;
effettuazione di una prova di copia da originale.
Per l’installazione in rete della Fotocopiatrice in “Configurazione
Multifunzione" la procedura è la seguente:
collegamento del cavo di alimentazione della Fotocopiatrice
alla rete elettrica;
collegamento
alla
rete
dati
(indirizzo
fornito
dall'Amministrazione);
effettuazione di una prova di copia da originale;
effettuazione di una prova di scanner di documento;
effettuazione di una prova di stampa da personal computer
collegato in rete.
L'
Amministrazione
ordinante,
per
la
installazione
della
Fotocopiatrice in “Configurazione Multifunzione", dovrà fornire le
informazioni
sotto
elencate
e
dare
la
disponibilità
dell'amministratore di rete:
Tipo di rete;
Sistema operativo del server o del client;
IP Address;
Subnet Mask;
Gateway;
Dominio.
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2.3.4.
Affiancamento agli utenti (al momento
dell'installazione)
Al fine di semplificare l’uso delle Fotocopiatrici, il Fornitore
organizzerà
al
momento
dell’installazione
un’attività
di
“affiancamento agli utenti” volta a chiarire i seguenti punti:
uso della Fotocopiatrice in ogni sua funzione;
gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione
toner, verifica del livello di consumo del toner, ecc…);
procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti
(inceppamento carta, ecc…);
modalità di comunicazione (per esempio orari e numeri di
telefono) con il personale competente per eventuali richieste
di intervento, manutenzione e assistenza tecnica, fornitura
materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza
connessa con i servizi inclusi nel canone di noleggio.
Il servizio dovrà essere svolto per tutto il tempo necessario ad
assicurare al personale dell’Amministrazione, in maniera esaustiva e
puntuale, l’apprendimento di quanto sopra dettagliatamente
descritto.
Ogni Amministrazione potrà designare uno o più incaricati che, al
momento dell’installazione, partecipino alla suddetta attività.
Per l’attestazione dell’avvenuta attività o della rinuncia ad essa da
parte dell’Amministrazione farà fede il verbale di installazione.
2.3.5.
Call - Center
Per tutte le attività connesse con la gestione del servizio di
noleggio, il Fornitore mette a disposizione delle Amministrazioni un
apposito “Call Center” che funzioni da centro di ricezione degli
ordinativi di fornitura, per la gestione delle richieste di intervento e
per la gestione di tutti i servizi oggetto della Convenzione.
Gli orari del Call Center per la ricezione delle richieste di assistenza
e manutenzione mediante operatore sono le “Ore Lavorative”.
Le richieste effettuate oltre i suddetti orari si intenderanno come
ricevute alle ore 8,30 del giorno lavorativo successivo e, se
effettuate per telefono, dovranno essere registrate mediante
segreteria telefonica.
Il numero telefonico ed il numero di fax del Call Center saranno
dedicati alla gestione dei seguenti servizi:
richieste di chiarimento sulle modalità di ordine e di
consegna;
richieste relative allo stato degli ordinativi di fornitura in corso
e delle consegne;
richieste di consulenza sui servizi in Convenzione;
richieste di manutenzione ed assistenza tecnica;
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richieste di materiali di consumo;
richieste di ritiro e smaltimento di fotocopiatrici usate e/o dei
materiali di risulta;
ricezione e smistamento degli ordinativi di fornitura e delle
altre richieste.
Il fornitore dovrà garantire i seguenti livelli minimi di servizio:
Risposta entro 20”, per il 90% delle chiamate ricevute. Verrà
misurato il tempo che intercorre tra l’inizio della chiamata e la
risposta da parte dell’operatore. In caso di chiamata perduta
va misurato il tempo complessivo della chiamata.
Percentuale di chiamate perdute non superiore al 4%.
2.3.6.
Gestione e manutenzione delle postazioni di
lavoro
2.3.6.1. Assistenza tecnica e manutenzione
Il Fornitore dovrà mantenere in perfetto stato di funzionamento le
Fotocopiatrice oggetto del noleggio, provvedendo a fornire per
ciascuna di esse e su richiesta dell’Amministrazione l’assistenza
tecnica, ponendo in essere ogni attività necessaria per il
funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutto il
periodo della durata del noleggio, pari a 48 (quarantotto) mesi a
decorrere dalla “Data di installazione”.
Ad ogni richiesta ricevuta, relativa alla richiesta di intervento per
malfunzionamento della Fotocopiatrice, il Fornitore dovrà assegnare
un numero progressivo identificativo della richiesta. Tale
identificativo, unitamente alla data e all’ora di registrazione, dovrà
essere comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata
(ovvero, in caso di richiesta a mezzo fax, immediatamente dopo la
ricezione della richiesta medesima).
I termini di erogazione dei servizi decorreranno dalla registrazione
della richiesta.
Gli interventi di assistenza tecnica potranno essere richiesti
dall’Amministrazione al “Call Center”, nell’ambito degli orari stabiliti
precedentemente.
Il Fornitore è obbligato a rimuovere i malfunzionamenti entro il
termine di:
16 (sedici) ore lavorative successive alla registrazione della
richiesta per tutte le Fotocopiatrici installate nei capoluoghi di
Provincia;
20 (venti) ore lavorative successive alla registrazione della
richiesta per tutte le Fotocopiatrici installate nel resto del
territorio nazionale.
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Nel caso in cui l’entità dei lavori da eseguire non consenta di
ripristinare l’operatività della Fotocopiatrici, entro 32 (trentadue)
ore lavorative successive alla richiesta, il Fornitore dovrà
provvedere alla sostituzione della Fotocopiatrice con caratteristiche
identiche o non inferiori (e in ogni caso conforme a quanto
prescritto nel presente Capitolato Tecnico) a quella in stato di
fermo, fino alla rimessa in funzione di questa ultima.
Per ogni intervento dovrà essere redatta una apposita nota,
sottoscritta da un incaricato dell’Amministrazione e da un incaricato
del Fornitore, nella quale dovranno essere registrati:
il numero dell’ordinativo di fornitura;
il numero dell’installazione;
il numero della richiesta;
l’ora ed il giorno della richiesta;
il numero dell’intervento;
l’ora ed il giorno di intervento;
l’ora ed il giorno dell’avvenuto ripristino (o del termine
intervento).
2.3.6.2. Fornitura dei Materiali di consumo
Il fornitore dovrà fornire tutti i materiali di consumo (ad esclusione
della carta) necessaria per il corretto funzionamento delle
Fotocopiatrice per tutta la durata del noleggio ad ogni richiesta della
amministrazione.
Le richieste di fornitura di materiali di consumo dovranno essere
comunque soddisfatte entro 24 (ventiquattro) ore lavorative dalla
richiesta; qualora l’Amministrazione abbia richiesto il Dispositivo
Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura” nel Materiale di
consumo sono da intendersi inclusi anche i punti metallici.
2.3.7.
Ritiro e smaltimento materiali di risulta
Il Fornitore dovrà farsi carico di ogni attività connessa al ritiro ed
allo smaltimento di tutti i materiali di consumo usati, inclusi i toner
ed eventuali parti di ricambio delle Fotocopiatrici oggetto del
contratto di noleggio.
A tal fine è richiesto il possesso, da parte dell’esecutore del servizio,
dei requisiti previsti dal D. Lgs. 5 febbraio 1997, n.22 e successive
modifiche, nonché del D. Lgs. 151/2005.
Le richieste di ritiro dei materiali di consumo dovranno essere
comunque soddisfatte entro 20 giorni lavorativi dalla richiesta.
2.3.8.
Ritiro e smaltimento fotocopiatrici usate
Il servizio in esame è un servizio connesso e dovrà essere prestato
dal Fornitore se espressamente richiesto dall’Amministrazione
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contestualmente alla fornitura; pertanto, il suo costo è da intendersi
compreso nel canone di noleggio della Fotocopiatrice in
configurazione base.
Al fine del ritiro e smaltimento delle fotocopiatrici usate è richiesto
in capo al Fornitore il possesso dei requisiti previsti dal D.Lgs. 25
luglio 2005 n. 151 e dal D.Lgs. 5 febbraio 1997, n. 22 e successive
modifiche ovvero, il Fornitore dovrà dichiarare in sede di offerta di
subappaltare tale servizio ad impresa in possesso dei predetti
requisiti.
Resta peraltro inteso che il Fornitore è estraneo alla fase prodromica
della dismissione delle Fotocopiatrici usate, che è a carico di
ciascuna singola Amministrazione (es.: “verbale di fuori uso”
dell’U.T.E., ecc.).
Le fotocopiatrici usate da ritirare e smaltire potranno essere di
qualsiasi marca o modello ma equivalenti per caratteristiche di peso
e dimensione alle Fotocopiatrici oggetto dell’ordinativo di fornitura.
Tale obbligo del Fornitore è da intendersi nelle quantità pari al
numero di Fotocopiatrici ordinate; tuttavia, in caso di Fotocopiatrici
non paragonabili per fascia di prodotto varrà il principio di
equivalenza (ad esempio: due fotocopiatrici da 30 pagine/minuto
potranno essere ritirate a fronte di un ordinativo di fornitura di una
nuova fotocopiatrice da 60 pagine/minuto).
Il Fornitore dovrà farsi carico in via esclusiva di ogni onere o spesa
inerenti la rimozione e allo smaltimento delle fotocopiatrici usate,
anche se in possesso dell’Amministrazione medesima prima della
stipula della Convenzione.
Il servizio dovrà essere erogato entro i termini di seguito descritti:
per ordinativi di fornitura fino a 15 Fotocopiatrici, il ritiro deve
essere effettuato entro e non oltre n. 40 (quaranta) giorni
naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese
successivo alla “Data Ordine”;
per ordinativi di fornitura da 16 fino a n. 30 Fotocopiatrici, il
ritiro deve essere effettuato entro e non oltre 60 (sessanta)
giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del
mese successivo alla “Data Ordine”;
per ordinativi di fornitura superiori a 30 Fotocopiatrici, il ritiro
deve essere effettuato entro e non oltre n. 90 (novanta) giorni
naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese
successivo alla “Data Ordine”.
2.3.9.
Richiesta del Nulla Osta Segretezza (NOS)
Qualora una specifica Amministrazione, che ne abbia diritto, faccia
richiesta al Fornitore, nell’ ordinativo di fornitura, del Nulla Osta di
Segretezza (NOS) per l'effettuazione delle attività previste
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contrattualmente, dovrà essere impiegato dal Fornitore personale in
possesso di Nulla Osta di Segretezza (NOS).
2.3.10.
Cessazione attivita’
Al termine del contratto di noleggio il fornitore provvederà
all'attività di disinstallazione delle Fotocopiatrici e contestualmente
di contabilizzazione delle copie totali effettuate.
2.3.10.1.
Servizio di disinstallazione
Il Fornitore provvederà a ritirare le Fotocopiatrici, a sue spese,
entro e non oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dallo
scadere del periodo di noleggio o dalla risoluzione e/o recesso dal
contratto.
A tal fine, sarà onere del Fornitore porre in essere le attività
necessarie quali, a titolo meramente esemplificativo e non
esaustivo, quelle relative al ritiro “al piano”, imballaggio, asporto,
trasporto, facchinaggio.
Conguaglio delle copie eccedenti
2.3.10.2.
Contestualmente al ritiro delle Fotocopiatrici verrà effettuata la
lettura del contatore delle copie totali effettuate, per la fatturazione
delle eventuali Copie eccedenti.
Previo accordo tra l'Amministrazione e il Fornitore potrà essere
effettuato il conguaglio delle copie eccedenti effettuate dalle
Fotocopiatrici appartenenti ad uno stesso ordine. In caso di ordini
centralizzati con fatturazioni differenziate il conguaglio sarà
effettuato tra le macchine appartenenti alla stessa fattura. Pertanto
il calcolo delle copie eccedenti sarà effettuato sull'ammontare totale
delle copie effettuate da tutte le macchine appartenenti allo stesso
ordine/fattura.
Nel caso in cui il numero delle Copie ecceda del 100% i quantitativi
indicati in fase di ordine, su proposta del Fornitore e previo
consenso dell'Amministrazione, potranno essere concordate
modalità di fatturazione del corrispettivo relativo al numero di Copie
eccedenti con cadenza minimo annuale dalla data d’installazione
della Fotocopiatrice.
2.4.
Servizi/prodotti opzionali
I
Beni
e
Servizi
Opzionali
potranno
essere
ordinati
dall’Amministrazione unicamente con riferimento alla relativa
Fotocopiatrice, e solo contestualmente all’ordinativo di fornitura
concernente la medesima; il Fornitore non è quindi obbligato ad
accettare ordinativi di fornitura relativi ai Beni e Servizi Opzionali
non contestuali a quello della Fotocopiatrice.
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Ogni Bene Opzionale dovrà essere fornito corredato di tutti gli
eventuali prerequisiti (hardware e software) necessari per la sua
installazione e per il suo funzionamento.
Il canone per ogni Bene e Servizio Opzionale non è compreso nel
canone della Fotocopiatrice, in particolare, il canone trimestrale di
ciascun Bene e Servizio Opzionale è da intendersi come “canone
addizionale” al canone trimestrale della Fotocopiatrice.
2.4.1.
Dispositivo
Opzionale
“Funzione
di
Fascicolazione e Pinzatura”
La
Fotocopiatrice
dovrà
essere
corredata,
se
richiesto
dall’Amministrazione, del Dispositivo Opzionale “funzione di
fascicolazione e pinzatura” che dovrà comunque garantire il rispetto
delle caratteristiche minime per ogni singola funzione come di
seguito riportato.
Nel canone trimestrale di noleggio del Dispositivo Opzionale
“Funzione di Fascicolazione e Pinzatura”si intendono compresi i
relativi punti metallici.
2.4.1.1. Caratteristiche
Dispositivo
Opzionale
“Funzione di Fascicolazione e Pinzatura”
CARATTERISTICHE DISPOSITIVO OPZIONALE “FUNZIONE
DI FASCICOLAZIONE E PINZATURA”
CARATTERISTICA
VALORE
Finitore con pinzatura
In linea
Capacità di pinzatura
30 fogli
2.4.2.
Servizio opzionale “gestione da remoto”
Il Fornitore, per le Fotocopiatrici configurate in rete, ossia per la
“Configurazione Multifunzione”, su richiesta dell’Amministrazione,
fornirà una assistenza da remoto.
L’assistenza da remoto dovrà essere utilizzata almeno per la
segnalazione guasti e per la richiesta toner.
Tale sistema dovrà consentire la visualizzazione in tempo reale dello
stato dei devices presenti sulla rete.
Il sistema dovrà altresì garantire il pieno, continuo ed
incondizionato accesso a tale sistema attraverso un meccanismo a
vari livelli gerarchici con autenticazione dell‘utente tramite user ID e
password.
A richiesta dell’Amministrazione i dati raccolti sulle Fotocopiatrici
dovranno essere classificati in un DataBase che dovrà riportare oltre
ai dati identificativi e di ubicazione, anche quelli relativi all’utilizzo
delle singole Fotocopiatrici.
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Di seguito, a titolo esemplificativo, vengono riportati i dati di
massima che il sistema dovrebbe riportare:
dati anagrafici della Fotocopiatrice: il tipo di macchina, lotto di
appartenenza, l’amministrazione ordinante, l’ubicazione,
l’indirizzo IP etc.;
la data d’installazione e la data prevista di fine locazione;
l’importo dei canoni mensili dovuti per la macchina e per gli
accessori installati, singolarmente;
il contatore alla data per tipo d’utilizzo (fotocopiatrice,
stampante);
messaggi di alert generati automaticamente dalla macchina
e/o da chiamata a call center.
Sarà possibile organizzare le Fotocopiatrici per gruppi e sottogruppi
personalizzati al fine di estrapolare report mirati.
A titolo esemplificativo e non esaustivo se ne descrivono alcuni:
Censimento delle Fotocopiatrici in rete.
Report sullo Status delle Fotocopiatrici.
Report con la rilevazione cronologica dei Contatori
Totalizzatori per ciascun Servizio offerto dalla Fotocopiatrice.
Dovrà essere possibile schedulare la raccolta dei dati
cronologici per la successiva generazione di Reports.
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3. Modalità della fornitura
Requisiti di conformità
3.1.
Tutti i prodotti offerti, oggetto della presente convenzione,
dovranno osservare dei precisi requisiti di conformità come
precisato di seguito.
Il fornitore dovrà garantire che le Fotocopiatrici offerte siano:
conformi alle norme previste dall’ordinamento giuridico
italiano;
munite di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i
paesi dell’Unione Europea ( regolare marcatura “CE”);
conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni
internazionali relative alla compatibilità elettromagnetica e
alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente
in Italia;
conformi allo standard EPA ENERGY STAR o equivalenti per
quanto riguarda le parti elettriche;
conformi alle vigenti norme legislative, regolamentari e
tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego
delle Fotocopiatrici ai fini della sicurezza degli utilizzatori, con
particolare riferimento alle disposizioni del D.P.R. n.
547/1955, del D.Lgs. n. 277/1991, del D.Lgs. n. 626/1994 e
successive modificazioni. Pertanto ciascuna Fotocopiatrice, al
momento della consegna, dovrà essere accompagnata da una
scheda tecnica di sicurezza relativa alla:
o emissione di ozono;
o emissione di polveri;
o livello di rumore;
o emissione di calore;
conformi all’attuale normativa vigente al fine di ridurre l’uso di
sostanze pericolose, ed in particolare, alla direttiva
2002/95/CE (RoHS), recepita con il D.Lgs. 151/2005.
Per quanto concerne i materiali di consumo, tra cui in particolare i
toner, e le fotocopiatrici usate da ritirare e smaltire ( si veda par.
5.7 del presente Capitolato Tecnico), il fornitore dovrà garantire i
requisiti di conformità secondo quanto previsto dalla direttiva
2002/96/CE (RAEE), recepita con il D.Lgs. 151/2005.
3.2.
Monitoraggio della convenzione
3.2.1.
Verifiche delle Fotocopiatrici in corso di
fornitura
Le Amministrazioni Contraenti hanno facoltà di effettuare unilaterali
verifiche, in corso d’opera, anche a campione, di corrispondenza
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delle Fotocopiatrici consegnate con quelle descritte nell’Offerta
Tecnica ed Economica del Fornitore, e, comunque, con i requisiti
tecnici e di conformità indicati nel Capitolato Tecnico, ciò anche al
fine di verificare eventuali inadempimenti del Fornitore.
3.2.2.
Verifiche ispettive
La Consip S.p.A. potrà effettuare – anche avvalendosi di Organismi
di Ispezione accreditati secondo le norme EN 45004 – apposite
verifiche ispettive.
Per l’espletamento della suddetta attività, si farà riferimento ai livelli
di servizio (SLA - Service Level Agreement).
Le verifiche ispettive potranno essere effettuate sia presso le sedi
del Fornitore sia presso quelle delle Pubbliche Amministrazioni che
avranno effettuato ordinativi di fornitura. Il Fornitore e
l’Amministrazione contraente dovranno, pertanto, attivarsi affinché
le verifiche possano essere espletate nel migliore dei modi e senza
intralcio all’attività.
A titolo esemplificativo e non esaustivo vengono riportati
nell’Appendice (B) “Schema delle Verifiche Ispettive” alcuni dei
livelli di servizio della fornitura, che saranno oggetto delle verifiche
ispettive.
Il costo delle verifiche ispettive è a carico del Fornitore.
3.3.
Verifiche delle Fotocopiatrici
Il fornitore all’atto della consegna rilascerà all’Amministrazione un
documento attestante la conformità delle Fotocopiatrici a quanto
dichiarato in sede di Offerta Tecnica ed Economica.
L’Amministrazione potrà effettuare verifiche sulla totalità delle
Fotocopiatrici oggetto dell’Ordinativo di Fornitura, in contraddittorio
con il Fornitore, nel rispetto di quanto previsto nello Schema di
Convenzione. E’ facoltà dell’Amministrazione Contraente effettuare
la verifica a campione.
La verifica è intesa quale controllo di:
conformità delle Fotocopiatrici fornite con le caratteristiche
dichiarate in sede di Offerta Tecnica ed Economica;
funzionalità rispetto a quanto previsto, oltre che nell’Offerta
Tecnica ed Economica, nella documentazione tecnica e
manualistica d’uso.
La verifica, pertanto, si intende positivamente superata solo se le
Fotocopiatrici
oggetto
della
stessa
risultino
funzionare
correttamente. Al positivo completamento delle attività, verrà
redatto apposito verbale.
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3.4.
Requisiti di qualita’ e livelli di servizio
Di seguito una sintesi degli indicatori di qualità definiti per la
fornitura di Fotocopiatrici in noleggio e dei servizi connessi
nell’ambito della Convenzione; essi sono riepilogati nella tabella
seguente e dettagliati nell’appendice C del Capitolato Tecnico.
Tali indicatori verranno verificati dalle Amministrazioni nel corso
dell'intero contratto di fornitura e in sede di verifiche ispettive.
Tabella 1 - Attività/Prodotti/Indicatori
Attività
Prodotto
Caratteristica
Sottocaratt.
Installazione Prodotto
Efficienza
e Test
hardware
Efficienza
temporale
Installazione Prodotto
Efficienza
e Test
hardware
Efficienza
temporale
Manutenzione
Affidabilità
Ripristinabilità
Manutenzione
Affidabilità
Ripristinabilità
Manutenzione
Affidabilità
Ripristinabilità
Installazione
e Test
Installazione
e Test
Prodotto
Efficienza
hardware
Prodotto
Efficienza
hardware
Efficienza
temporale
Efficienza
temporale
Indicatore di qualità
acro IQ
Denominazione IQ
Rispetto
dei
tempi
contrattuali
di
RTCCASO consegna delle Fotocopiatrici (per singolo
ordine)
Rispetto
dei
tempi
contrattuali
di
RTCCMC consegna del materiale di consumo (per
singolo ordine)
Tempo di ripristino delle Fotocopiatrici
relative al singolo ordinativo (per
TRA1
Fotocopiatrici installate nei capoluoghi di
provincia)
relative al singolo ordinativo (per
TRA2
Fotocopiatrici installate al di fuori dei
capoluoghi di provincia)
TRA3
relative al singolo ordinativo (mediante
sostituzione)
Rispetto dei tempi di ritiro e smaltimento
RTRSU
dell’usato
Rispetto dei tempi contrattuali di ritiro del
RTRSMC
materiale di consumo (per singolo ordine)
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4. Condizioni economiche
Corrispettivi
4.1.
Sono di seguito riportati i canoni trimestrali (IVA esclusa) relativi al
noleggio quadriennale della Fotocopiatrice nelle varie configurazioni,
delle opzioni e il prezzo di ciascuna copia/stampa aggiuntiva rispetto
a quelle comprese nel canone di noleggio.
Le quote di canone trimestrale, relative al dispositivo opzionale di
“Fascicolazione e pinzatura” e del servizio opzionale di “Gestione da
remoto”, sono uguali per qualsiasi produttività di copie prescelta.
Configurazione “Copiatrice B/N” con velocità 35
Produttività
Bassa
I anno
€ 186,00
Canone di
II anno
€ 167,40
noleggio
III anno
€ 150,66
trimestrale
IV anno
€ 135,59
Totale Canoni
€ 2558,6
copie/minuto
Media
€ 219,75
€ 201,15
€ 184,41
€ 169,34
€ 3098,6
Costo per ogni “copia eccedente”
€ 0,00250
Alta
€ 253,50
€ 234,90
€ 218,16
€ 203,09
€ 3638,6
Configurazione “Multifunzione B/N” con velocità 35 copie/minuto
Produttività
Bassa
Media
Alta
I anno
€ 213,5
€ 254
€ 294,5
Canone di
II anno
€ 192,15 € 232,65
€ 273,15
noleggio
III anno
€ 172,94 € 213,44
€ 253,94
trimestrale
€ 236,65
IV anno
€ 155,65 € 196,15
Totale Canoni
€ 2936,96 € 3584,96 € 4232,96
€ 0,00300
Dispositivi e servizi opzionali
I anno
Canone
di
II anno
noleggio
III anno
trimestrale
IV anno
Totale Canoni
Fascicolazione
e Pinzatura
€ 22,00
€ 19,80
€ 17,82
€ 16,04
€ 302,64
Gestione da
remoto
€ 15,00
€ 13,50
€ 12,15
€ 10,94
€ 206,36
Il Fornitore assume l’impegno ad effettuare uno sconto dell’1% (uno
per cento) da applicarsi ai prezzi unitari di cui sopra per gli
Ordinativi di Fornitura inviati tramite i negozi elettronici presenti
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delle Finanze
nell’area
dedicata
alla
convenzione
sul
portale
http://www.acquistinretepa.it, a tale scopo sono di seguito
riportati i canoni trimestrali (IVA esclusa) relativi al noleggio
quadriennale della Fotocopiatrice nelle varie configurazioni, delle
opzioni e il prezzo di ciascuna copia/stampa aggiuntiva rispetto a
quelle comprese nel canone di noleggio.
Configurazione “Copiatrice B/N” con velocità 35 copie/minuto
Produttività
Bassa
Media
Alta
I anno
€ 184,14 € 217,55
€ 250,97
Canone di
II anno
€ 165,73 € 199,14
€ 232,55
noleggio
III anno
€ 149,15 € 182,57
€ 215,98
trimestrale
IV anno
€ 134,23 € 167,65
€ 201,06
Totale Canoni
€ 2533,01 € 3067,61 € 3602,21
€ 0,00248
Configurazione “Multifunzione B/N” con velocità 35 copie/minuto
Produttività
Bassa
Media
Alta
I anno
€ 211,37 € 251,46
€ 291,56
Canone di
II anno
€ 190,23 € 230,32
€ 270,42
noleggio
III anno
€ 171,21 € 211,31
€ 251,40
trimestrale
IV anno
€ 154,09 € 194,19
€ 234,28
Totale Canoni
€ 2907,59 € 3549,11 € 4190,63
€ 0,00297
Dispositivi e servizi opzionali
Fascicolazione Gestione
e Pinzatura
da remoto
I anno
Canone
di
II anno
noleggio
III anno
trimestrale
IV anno
Totale Canoni
€ 21,78
€ 19,60
€ 17,64
€ 15,88
€ 299,61
€ 14,85
€ 13,37
€ 12,03
€ 10,83
€ 204,30
4.2.
Penali
1. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile
all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai
termini massimi stabiliti per la consegna, installazione, messa in
esercizio e verifica di funzionalità delle Fotocopiatrici, il Fornitore
è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari al
5% (cinque per cento) del canone trimestrale di noleggio del
primo anno delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o
ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Deve
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2.
3.
4.
5.
6.
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delle Finanze
considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore non consegni,
unitamente alla Fotocopiatrice quanto a corredo della stessa.
Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile
all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al
termine stabilito per il ritiro di fotocopiatrici usate per lo
smaltimento,
il
Fornitore
è
tenuto
a
corrispondere
all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno per cento) del
canone trimestrale di noleggio del primo anno dell’Ordinativo di
Fornitura oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il
risarcimento del maggior danno.
Per
ogni
ora
lavorativa
di
ritardo
non
imputabile
all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai
termini stabiliti per la rimozione del malfunzionamento ed il
ripristino della funzionalità della Fotocopiatrice ovvero per la
sostituzione delle Fotocopiatrici, il Fornitore è tenuto a
corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno
per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno
delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto
salvo il risarcimento del maggior danno.
Per ogni giorno lavorativo di ritardo, non imputabile
termine stabilito per la consegna del materiale di consumo, il
Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una
penale pari all’1% (uno per cento) del canone trimestrale di
noleggio
del
primo
anno
delle
Fotocopiatrici
oggetto
dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del
maggior danno.
Per ogni 5 (cinque) giorni lavorativi di ritardo, non imputabili
termine stabilito per il ritiro ed allo smaltimento di tutti i
materiali di risulta, ovvero del materiali di consumo usati, inclusi
il toner e di eventuali parti di ricambio delle Fotocopiatrici
oggetto dei Contratti di noleggio, il Fornitore è tenuto a
corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno
per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno
delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto
salvo il risarcimento del maggior danno.
Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore esegua
la prestazione dei servizi in oggetto in modo anche solo
parzialmente difforme dalle disposizioni di cui alla presente
Convenzione, all’Avviso di gara, al Disciplinare di gara e agli
Ordinativi di Fornitura. In tal caso la Amministrazione applicherà
al Fornitore le suddette penali sino alla data in cui la fornitura
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inizierà ad essere eseguita in modo effettivamente conforme,
fatto salvo il risarcimento del maggior danno.
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5. Fatturazione e pagamenti
I
corrispettivi si riferiscono ai servizi e/o forniture prestati a
perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e
delle prescrizioni contrattuali.
Ciascuna fattura dovrà contenere il riferimento alla Convenzione ed
al singolo Ordinativo di Fornitura cui si riferisce e dovrà essere
intestata
e
spedita
alla
Amministrazione.
E’
facoltà
dell’Amministrazione richiedere, ai fini del pagamento del
corrispettivo, la produzione da parte dell’appaltatore del documento
unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.) - attestante la propria
regolarità in ordine al versamento dei contributi previdenziali e dei
contributi assicurativi obbligatori per gli infortuni sul lavoro e le
malattie professionali dei dipendenti
In caso di ritardo nei pagamenti, il tasso di mora viene stabilito in
una misura pari al tasso BCE stabilito semestralmente e pubblicato
con comunicazione del Ministero dell’Economia e delle Finanze sulla
G.U.R.I., maggiorato di 7 punti, secondo quanto previsto nell’art. 5
del D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231.
Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso il Fornitore
potrà sospendere la fornitura e/o la prestazione dei servizi e,
comunque, delle attività previste nella Convenzione e nei singoli
Ordinativi di Fornitura, salvo quanto diversamente previsto nella
Convenzione.
E’ ammessa la cessione dei crediti maturati dal Fornitore nei
confronti dell’Amministrazione a seguito della regolare e corretta
esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto di fornitura, nel
rispetto dell’art. 117 del D.Lgs. n. 163/2006. In ogni caso, è fatta
salva ed impregiudicata la possibilità per l’Amministrazione di
opporre al cessionario tutte le medesime eccezioni opponibili al
Fornitore cedente, ivi inclusa, a titolo esemplificativo e non
esaustivo, l’eventuale compensazione dei crediti derivanti
dall’applicazione delle penali con quanto dovuto al Fornitore stesso
anche in ordine ad Ordinativi di fornitura diversi.
Restano fermi tutti gli obblighi e gli adempimenti previsti dall’art. 35
della Legge n. 248/2006.
I corrispettivi dovuti al Fornitore dalle singole Amministrazioni per le
prestazioni contrattuali oggetto di ciascun Ordinativo di Fornitura
comprendono:
a) il canone trimestrale posticipato di noleggio di ciascuna
Fotocopiatrice nella configurazione richiesta;
b) il canone trimestrale posticipato aggiuntivo di ciascun
dispositivo e servizio opzionale;
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delle Finanze
c) eventuale corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti il
quantitativo minimo stabilito,
In caso di risoluzione dell’Ordinativo di Fornitura per inadempimento
e/o disservizio del Fornitore, fermo restando l’applicazione delle
penali ed il risarcimento dell’ulteriore danno, i canoni non ancora
maturati non saranno dovuti dall’Amministrazione Contraente al
Fornitore.
Tutti i predetti corrispettivi sono dovuti dalle Amministrazioni
Contraenti a decorrere dalla Data di installazione.
I predetti corrispettivi saranno corrisposti dalle Amministrazioni
Contraenti secondo la normativa vigente in materia di Contabilità
della Amministrazione e, comunque, a n. 60 (sessanta) giorni dalla
data fine mese di ricevimento della fattura, e della eventuale
documentazione di cui all’art. 9 delle Condizioni Generali, e
accreditati, a spese dell’Amministrazione Contraente, sul conto
corrente, intestato alla Olivetti S.p.A., n° 001563000785 - CIN F,
presso la Banca Intesa, Sede di Ivrea, Codice ABI 03069, Codice
CAB 30542, IBAN IT02F0306930542001563000785.
Resta espressamente inteso che in nessun caso, il Fornitore potrà
sospendere la fornitura e la prestazione dei servizi e, comunque,
delle attività previste nella Convenzione e nei singoli Ordinativi di
Fornitura, ad eccezione di ritardo nel pagamento dei corrispettivi
dovuti, nel qual caso il Fornitore potrà sospendere le prestazioni
contrattuali relative all’Ordinativo di Fornitura per il quale
l’Amministrazione Contraente si è resa inadempiente ovvero di
nuovi
Ordinativi
di
Fornitura
emesse
dalla
medesima
Amministrazione.
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6. Come Ordinare
Registrazione
6.1.
Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle
Amministrazioni richiedano la registrazione on line al sistema degli
Acquisti in Rete della P.A. inviando l’apposito modulo di
registrazione.
La registrazione permette ai soggetti, autorizzati ad impegnare
capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi
come utenti del servizio. A seguito della registrazione è possibile,
una volta effettuata l’autenticazione, acquistare tramite tutte le
Convenzioni stipulate nell’ambito degli Acquisti in Rete e usufruire
dei servizi a valore aggiunto.
Per effettuare la registrazione è necessario selezionare “Registrati”
sul portale http://www.acquistinretepa.it e seguire la procedura
indicata.
Ordinativo di fornitura
6.2.
Dal punto di vista operativo esistono due modalità differenti per
effettuare un ordinativo: la prima tramite fax o posta ordinaria e la
seconda attraverso internet.
1. Nel caso di ordine via fax (da inviare al numero di fax indicato
al paragrafo 7.1) o posta ordinaria, una volta collegati al
portale http://www.acquistinretepa.it, si effettua il login,
inserendo il nome utente e la password nell’apposito box
(rilasciate a seguito della registrazione on-line). Dopo aver
effettuato il login, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina
delle Convenzioni>Fotocopiatrici 14, si accede al download del
modulo d’ordine. Dalla pagina:
a. scaricare la I° parte del modulo d’ordine, precompilato
automaticamente dal sistema con i dati anagrafici del Punto
Ordinante e corrispondente al lotto di proprio interesse;
b. scaricare la II° parte del modulo d’ordine corrispondente al
lotto di proprio interesse e compilalo in ogni sua parte;
d. inviare il modulo d’ordine – I° e II° parte al numero di fax
indicato nell’intestazione dell’ordinativo stesso.
Gli Ordinativi di Fornitura devono necessariamente essere
conformi al fac-simile disponibile sul sito.
In caso di presenza di errori nell’ordinativo (ad es. errata
imputazione/calcolo del costo complessivo), il Fornitore invia
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una comunicazione all’Amministrazione che ha emesso
l’Ordinativo medesimo al numero di fax ivi specificato.
L’Amministrazione,
apportate
le
modifiche
necessarie,
provvede al rinvio dell’Ordinativo al Fornitore.
2. Nel caso di ordine on-line, una volta collegati al portale
http://www.acquistinretepa.it,
si
effettua
il
login,
inserendo il nome utente e la password nell’apposito box
(rilasciate a seguito della registrazione on-line), e, navigando
la
sezione
Convenzioni>Vetrina
delle
Convenzioni>Fotocopiatrici 14, si accede al relativo Negozio.
Dal Negozio si visualizza il catalogo contenente l’elenco dei
prodotti in Convenzione, l’immagine, i relativi costi e tutti i
termini contrattuali. In tale pagina è possibile scegliere il tipo e
la quantità dei prodotti da ordinare con relativo costo globale e
inviare un ordinativo in formato elettronico al Fornitore.
Nel caso di invio dell’Ordinativo di Fornitura on-line, il modulo
deve essere comunque stampato su carta intestata,
protocollato, firmato ed archiviato dall’Amministrazione.
Sia per la modalità di trasmissione dell’ordine via fax sia on-line,
non è necessario far seguire l’originale dell’ordinativo per posta
ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato
e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93).
Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni
prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza
nell’Ordinativo, indicando tipologia e quantitativi dei prodotti da
consegnare nonché luogo di consegna, soggetto responsabile della
consegna e recapito telefonico di quest’ultimo.
Dal momento dell’invio dell’ordinativo l’Amministrazione ordinante
può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi
inviati via posta); scaduto tale termine, l’ordine diventa irrevocabile
e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla
Convenzione.
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Ministero
dell’Economia e
delle Finanze
7. Riferimenti del fornitore
Call Center
7.1.
Per tutte le attività connesse alla gestione del servizio di noleggio, il
Fornitore mette a disposizione dell’Amministrazione un apposito
“Call Center” che funziona da centro di ricezione degli Ordinativi di
Fornitura oltre che da centro per la gestione delle richieste di
intervento.
Sono di seguito riportati i riferimenti telefonici e fax del Call Center:
RIFERIMENTI CALL CENTER
Servizio
SUPPORTO
PREVENDITA
INVIO ORDINI
CALL CENTER
(COMMERCIAL
E)
CALL CENTER
(ASS.
TECNICA)
Descrizione
Fornisce specifiche
informazioni prevendita (NON
post-vendita) sulla
convenzione: prodotto,
procedure, costi e scadenze
Gli ordini vengono inviati via
fax o via posta elettronica su
casella dedicata
Fornisce specificatamente
informazioni post-vendita sugli
ordini emessi: arrivo ordine,
consegne, fatturazione… A
questo numero si inoltrano
anche le richieste di ritiro
toner esausti. Fornisce anche
informazioni prevendita
relative alla convenzione e
relativi costi e procedure.
Apertura chiamate assistenza
tecnica e richiesta
consumabili.
Telefono
Fax
e-mail
01254703737
01254706066
[email protected]
01254706066
01254703737
01254706066
[email protected]
01254703737
01254706066
[email protected]
Tutta la corrispondenza cartacea che viene inviata tramite posta ad
Olivetti deve essere indirizzata a :
OLIVETTI S.p.A.
HELP DESK CONSIP
Via Jervis, 77
10015 Ivrea ( TO )
7.2.
Sono di seguito riportati i riferimenti telefonici, fax ed e-mail
Servizio
Referente
Telefono
Fax
Responsabile Generale
del Servizio (Tecnico)
Responsabile
Commerciale della
Convenzione
e-mail
Francesco Serlupi
Crescenzi
06-54433025
06-54432158
[email protected]
Francesco Serlupi
Crescenzi
06-54433025
06-54432158
[email protected]
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Ministero
dell’Economia e
delle Finanze
7.3.
Responsabile generale e Responsabili provinciali
del servizio
Al fine di agevolare l’esatta esecuzione contrattuale è stato
individuato un “Responsabile Generale del Servizio” del Fornitore,
nella persona di:
Sig. Francesco Serlupi Crescenzi
Recapiti:
Indirizzo di posta elettronica: [email protected]
Telefono fisso: 06 54433025/2979
Telefono mobile: 334 6602878
e tre “Responsabili provinciali del Servizio” del Fornitore, nelle
persone di:
Sig. Claudio Calza - Responsabile Area Nord
Recapiti:
Telefono fisso: 02.66.13.43.80
Telefono mobile: 335.12.43.829
Sig. Valerio Gagliardi - Responsabile Area Centro
Recapiti:
Telefono mobile: 335.72.75.425
Sig. Umberto Cazzaniga - Responsabile Area Sud
Recapiti:
Telefono mobile: 335.7865807
I Responsabili del Servizio svolgeranno le seguenti attività:
supervisionare ed eventualmente coordinare le attività a
partire dal momento di ricezione degli Ordinativi di Fornitura,
alla gestione degli eventuali reclami da parte di Consip S.p.A.
e/o dall’Amministrazione fino al ritiro delle Fotocopiatrici al
termine del periodo di noleggio;
monitorare l’andamento dei livelli di servizio di assistenza
nell’arco del periodo di validità del contratto ed essere in
grado di porre in atto tutte le azioni necessarie per garantire il
rispetto delle prestazioni richieste.
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GUIDA ALLA CONVENZIONE Fotocopiatrici 14 lotto 2

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