Criteri per l`individuazione dei fattori di rischio e la definizione del

ORGANISMO INTERMEDIO - PROVINCIA DI MATERA
Area Politiche Attive del Lavoro e Formazione
Allegato B
CRITERI PER L’INDIVIDUAZIONE DEI FATTORI DI RISCHIO E
LA DEFINIZIONE DEL CAMPIONE DELLE OPERAZIONI DA
SOTTOPORRE AL CONTROLLO IN LOCO
Il presente documento relativo ai “CRITERI PER L’INDIVIDUAZIONE DEI FATTORI DI
RISCHIO E LA DEFINIZIONE DEL CAMPIONE DELLE OPERAZIONI DA SOTTOPORRE
AL CONTROLLO IN LOCO“, viene adottato, in via preliminare, in correlazione alle
indicazioni contenute nella Valutazione di affidabilità del sistema di gestione e controllo
predisposto per il P.O. FSE 2007-2013, ai sensi dell’articolo 62 del Reg.(CE) n°
1083/2006-Follow Up System Audit.
La metodologia di analisi dei rischi predisposta dall’AdG è contenuta nell’ultima versione
del Manuale delle Procedure della Autorità di Gestione P.O. Basilicata FSE 2007-2013. Al
fine di corrispondere, e fatta salva la necessità di successivi adattamenti in correlazione
alla tipologia di programmazione e dei beneficiari definita dall’O.I. è adottata la seguente
procedura:
Premessa di riferimento
Nella “Descrizione dei sistemi di gestione e di controllo PO FSE 2007/2013 - Regione
Basilicata” maggio 2009 sono contenute le seguenti formulazioni:
a) 2.2.4 Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del Regolamento (CE) n.
1083/2006];
D) Il campionamento delle spese per le verifiche in loco.
Il Responsabile di Asse ha l’obbligo di svolgere le verifiche in loco su singole operazioni,
sulla base sia di un campione definito dalla Struttura Sistemi Informativi e
Monitoraggio che delle criticità, sia rilevate attraverso specifica procedura prevista
nelle check list di cui al Manuale dell’Autorità di Gestione. In particolare, il
campionamento viene effettuato sull’universo dei progetti presenti nel sistema informativo
SIRFO. Al fine di poter definire il campione, la struttura effettua una analisi dei
rischi riferita a tale spesa, individuando i fattori di rischio relativi al “tipo di
beneficiari e di operazioni interessate”, come prescritto dal Regolamento (CE)
1828/2006. In particolare, l’analisi dei rischi è finalizzata a individuare diversi livelli
di rischio associati alla spesa, in proporzione ai quali viene determinata l’ampiezza
del campione da sottoporre a controllo. L’analisi dei rischi si basa principalmente sulla
valutazione di una delle seguenti componenti: IR (Inherent Risk o rischio intrinseco) o CR
(Control Risk o rischio di controllo interno).
b) 6.4.3 Verifica Amministrativa e in Loco (Controlli di 1 livello)
Particolare attenzione è stata posta all’implementazione di moduli che contengono tutti gli
elementi informativi connessi alle attività di verifica amministrativa e in loco poste in essere
dalle strutture preposte.
Gestione Controlli Amministrativi
Gli organismi di formazione inviano al sistema informatico, per via telematica e con firma
digitale, le informazioni relative ai destinatari delle attività formative, le
comunicazioni, le fatture e certificazioni di spesa scannerizzate. Tali dati vengono
associati in automatico al singolo progetto a cui si riferiscono e la ricezione viene
notificata al responsabile del procedimento. Alcuni controlli amministrativi sono eseguiti in
automatico dal sistema (ad esempio l’inoltro della stessa certificazione di spesa) che
segnala l’eventuale errore, altri, invece, richiedono l'intervento del funzionario. Per ogni
progetto sarà implementata un’apposita sezione con le check list previste Manuale
dell’AdG, al fine di rendere sempre rintracciabili e consultabili gli esiti delle verifiche
amministrative da parte degli organismi di controllo coinvolti nel PO.
Gestione Controlli in Loco
Il Sistema SIRFO 2007 prevede una libreria di modalità di campionamento che
può essere aggiornata periodicamente e che consente di associare una metodologia
diversa, secondo le criticità rilevate, ai singoli Avvisi Pubblici e la predisposizione di
modelli di check list ad hoc. Sulla base del metodo di campionamento definita
annualmente dall’AdG sull’intero universo delle operazioni o relativamente alle operazioni
di ogni Avviso Pubblico e delle soglie di rischio tollerate, il sistema SIRFO2007 seleziona
i progetti (estraendo il campione oltre la soglia di rischio). I progetti campionati per il
controllo in loco, vengono portati in evidenza ai funzionari che gestiscono il relativo
procedimento sotto forma di messaggio interno. Per i progetti selezionati si attiva nel
sistema la sezione “CONTROLLI IN LOCO” della scheda progetti che consente ai
funzionari che effettuano la verifica in loco di compilare, tramite internet, la check list
predisposta. Terminata la compilazione della check list e la redazione del verbale
che riassume gli esiti del controllo, il sistema genera un messaggio per l’AdG che
riporta il codice del progetto, il titolo, la data, il luogo, il nome del funzionario che ha
espletato il controllo e gli esiti.
I Controlli in loco ex Art. 13.2 b) Reg. 1828/2006-Generalità
Ai sensi dell’art. 13.2.b) del Reg.(CE)1828/2006, l’ufficio competente per i controlli di primo
livello ha il compito di effettuare controlli in loco a campione con le modalità di seguito
descritte, al fine di verificare la veridicità delle dichiarazioni rilasciate dai Beneficiari in
riferimento alla documentazione di spesa (regolarità finanziaria) nonché la corretta e
conforme realizzazione da parte dei beneficiari dei progetti approvati in rapporto alle
disposizioni regionali, statali e comunitarie (regolarità dell’esecuzione e conformità alle
norme).
I controlli in loco verranno effettuati su un campione di operazioni estratto dall’universo dei
progetti che nel periodo di riferimento hanno presentato dichiarazione di spesa (domanda
di rimborso) e riguarderanno sia la verifica della correttezza della documentazione
amministrativo-contabile sia quanto certificato periodicamente dai soggetti beneficiari nella
dichiarazione stessa (domanda di rimborso). L’oggetto del controllo sarà quindi:
•
•
la documentazione a supporto della dichiarazione di spesa al fine di verificare che
le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e quindi la veridicità delle
dichiarazioni rilasciate dai Beneficiari ai sensi del DPR 445/2000;
le attività in corso al fine della verifica del loro regolare svolgimento nel rispetto di
tutti gli adempimenti previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale.
Il funzionario competente per il controllo di primo livello informerà preliminarmente il
beneficiario circa la data della visita e evidenziare la documentazione che sarà necessario
visionare per effettuare il controllo.
Analogamente ai controlli sul 100% delle dichiarazioni di spesa (domande di rimborso)
anche i controlli in loco verranno condotti con il supporto di verbali e di check list, che
verranno inseriti nel Sistema SIRFO2007, al fine di consentirne l’accesso all’A.d.G.,
all’A.d.C. e all’A.d.A. Il sistema informativo conterrà i format degli strumenti operativi
descritti e sarà in grado di registrare gli esiti di tutti i controlli svolti e di fornire informazioni
circa le verifiche eseguite (data, luogo, nominativo del controllore, ecc).
Il controllo può dar luogo ad un giudizio di parziale regolarità. Le criticità rilevate non sono
tali da compromettere in maniera automatica la regolarità e l’ammissibilità della spesa, ma
sono necessarie azioni correttive per eliminare la criticità riscontrata; in tal caso, si aprirà
la fase del contraddittorio, e si procederà alla predisposizione di un verbale provvisorio.
Il contraddittorio si apre con la trasmissione, al soggetto controllato, al funzionario
responsabile del controllo gestionale sull’operazione e per conoscenza all’autorità di
gestione, del verbale provvisorio e/o finale con un tempo fino al massimo di 30 giorni per
fornire eventuale integrazioni o ulteriore documentazione utile.
La successiva procedura da attivarsi in caso di rilevazione di una sospetta irregolarità sarà
trattata secondo le disposizioni che verranno emanate dall’AdG P.O. FSE 2007-2013Regione Basilicata.
Modalità di campionamento-Analisi dei rischi
Entro il 30 Settembre di ogni anno, sarà calcolata l’ampiezza del campione dei progetti da
sottoporre a controllo in loco; questo sarà pari ad almeno il 7% delle spese dichiarate nelle
domande di rimborso ricevute aventi come riferimento temporale l’anno precedente. La
percentuale potrà essere modificata sulla base dell’analisi del rischio che dovrà essere
effettuata annualmente, anche sulla base del tasso di errore riscontrato dai controlli.
Infatti, i parametri per la scelta del campione di operazioni sui quali effettuare il controllo in
loco sono:
- l’analisi di rischio legata alla tipologia di beneficiario;
- la rappresentatività di progetti di assi diversi;
- la rappresentatività di progetti di avvisi diversi;
- la rappresentatività di progetti di dimensioni finanziarie diverse;
- l’esigenza di verificare tutti i beneficiari sui quali si concentrano un maggior numero di
operazioni.
Analisi dei rischi
Relativamente all’analisi dei rischi, come previsto dall’art. 13.3 del Reg.(CE) 1828/06 essa
sarà svolta in modo da consentire di valutare il rischio connesso al tipo di beneficiario ed
alle singole operazioni. Una volta calcolata la percentuale di spesa da campionare, le
operazioni da selezionare nell’universo dei progetti verrà effettuata dal Sistema informativo
SIRFO 2007. Nel caso si tratti di operazioni affidate in regime contrattuale, in cui
l’Organismo Intermedio è il beneficiario, esse riceveranno almeno un controllo in loco a
progetto concluso. L’Analisi dei rischi si basa sulla individuazione di due campioni:
Primo campione:
Per il primo campione è prevista un’analisi di rischio semplificata, che assuma quale unico
riferimento la tipologia di beneficiari, associando a questi un fattore di rischio teorico più o
meno elevato (che si riverbera sull’ampiezza del campione) in ragione della natura
pubblica o privata e delle sue caratteristiche operative. La scelta è quella di associare a
ciascuno dei possibili beneficiari (come declinati nel PO) i seguenti parametri di
rischiosità:
a)
b)
c)
d)
e)
imprese = 1,2
strutture del sistema sociale = 1,2
organismi di formazione accreditati e agenzie accreditate = 1
organismi di ricerca = 0,75
sistema scolastico, università e amministrazione pubbliche = 0,5.
I parametri sono assunti come fattori di ponderazione che agiscono sull’entità del
campione. Ciascun fattore di rischio identifica uno strato; all’interno di ogni strato si estrae
un campione casuale semplice senza ripetizione di ampiezza pari ad NH. In questo modo
si hanno perciò tanti campioni semplici quanti sono gli strati. Tali campioni sono
indipendenti e hanno dimensioni campionarie differenti determinate in funzione del livello
di rischio associato allo strato. Assumendo quale percentuale minima standard del
campione il 7% della spesa, questo dato può essere superato o ridotto a seconda della
composizione dei beneficiari all’interno dell’Avviso/Asse oggetto di controllo.
Gli Avvisi per i quali si attiveranno i controlli sono quelli che, dall'inizio della
programmazione alla data di estrapolazione del campione, risultano avviati o avviati e
conclusi. Per avviati si intendono i progetti per i quali sono stati effettuati trasferimenti
dall’OI e/o pagamenti degli stessi beneficiari, come da dichiarazioni di spesa trasmesse.
Per l'estrapolazione del primo campione, secondo la % calcolata avendo come unico
riferimento il rischio derivante dalla tipologia di beneficiario, si dovrà procedere in modo
casuale dal sistema informativo garantendo, all'interno di ogni ASSE, la selezione di
almeno un'operazione per Avviso, anche se ciò comporterà un valore delle operazioni
sottoposte a controllo superiore a quello calcolato. Saranno, se presenti, sottoposti a tale
campionamento sia le operazioni affidate in regime concessorio , quelle affidate in regime
contrattuale, quelle a gestione diretta.
In ogni caso per l’estrapolazione del primo campione si procederà in modo casuale
garantendo all’interno di ciascun ASSE la selezione di almeno una operazione per avviso;
per tale ragione è possibile l’innalzamento del valore delle operazioni sottoposte a
controllo rispetto alla percentuale calcolata.
Acquisita tale tipologia di campione, si procederà ad una successiva stratificazione che
tenga conto dei seguenti parametri:
1. durata dell’intervento : riferimento 12 mesi ;
2. n. allievi/destinatari intervento : rif. n. 10 unità;
Considerata la natura della programmazione e dei Beneficiari finali, del Contratto di
Servizio definito con l’Ente in house della Provincia la determinazione del campione sulle
operazioni in capo all’ OI, la percentuale derivata dal calcolo del rischio per tipologia di
beneficiario non sarà approssimata per eccesso, se non per quella che consenta di
sottoporre a controllo almeno un'operazione per tipologia d'intervento (Linea 1, Linea 2….)
all'interno di ogni Asse.
Revisione del metodo di campionamento
L’analisi dei rischi sarà aggiornata a cadenza annuale, per tenere conto dei controlli
documentali via via effettuati e dei loro esiti. In sede di secondo campionamento, si
utilizzeranno le risultanze dei controlli precedentemente effettuati, inserendo uno specifico
elemento di rischio nel singolo strato del campione. La rappresentatività di Assi e Avvisi
diversi sarà sempre assicurata assumendo queste chiavi di catalogazione come ulteriore
stratificazione del campione. Nella definizione dei campioni successivi al primo, inoltre, si
terrà conto anche del rischio specifico associato alla dimensione finanziaria di ciascuna
operazione.
L’analisi di rischio sarà condotta in maniera approfondita solo dopo aver consolidato una
base di controlli eseguiti, in virtù dei quali poter esprimere i necessari giudizi in merito alla
qualità delle informazioni riportate nel monitoraggio, alla rilevanza degli errori o irregolarità
riscontrate nelle varie tipologie di azioni in cui si articolano gli assi, alle modalità di tenuta
delle scritture contabili e a quant’altro possa essere di ausilio.
La percentuale di spesa ed i relativo ammontare da controllare all'interno dell'Asse viene
determinata sempre secondo il criterio di classificazione del rischio sulla base del
beneficiario (strato). In questa occasione, si farà riferimento al valore complessivo
dichiarato dai Beneficiari dalla data di elaborazione dell’ultimo campione, per Asse e non
all’impegno. In tal modo il valore percentuale da controllare si riferirà alla spesa dichiarata,
ad integrazione dei controlli documentali già effettuati.
La modalità di estrazione per singolo strato individuato avverrà, precisando che le
operazioni selezionate saranno, in via prioritaria, quelle che non sono mai state sottoposte
a controllo in loco, nel seguente modo:
1. verrà selezionata, in modo casuale, almeno una operazione per beneficiario per il
quale è stata rilevata una non conformità nell’ambito dei precedenti controlli
documentali;
2. verrà selezionata, in modo casuale, almeno una operazione per beneficiario diverso
dall’OI, che gestisce o gestito da un minimo di 2 operazioni in poi sull’intero PO
FSE 2007-2013,come da Programma dell’OI;
3. verrà selezionata, in modo casuale, almeno 1 operazione per Avviso contenuto nel
singolo Asse, anche se con beneficiario identico ad altri Avvisi dello stesso Asse;
4. verranno selezionate tutte le operazioni di importo dichiarato superiore a €
100.000,00;
5. verranno selezionate tutte le operazioni affidate regime contrattuale che risultano
chiuse e che non sono mai ricadute in un campione precedente.
L’estrazione per strato summenzionata dovrà essere sempre garantita anche se ciò
dovesse comportare l’individuazione di una percentuale di spesa superiore a quella
calcolata sulla base della rischiosità del beneficiario; considerata la modalità di estrazione
dei punti precedenti, le operazioni da controllare per coprire l’eventuale valore residuo
saranno individuate in modo casuale semplice senza ripetizione garantendo la
stratificazione iniziale per beneficiario.
Modalità
Il campione delle operazioni da sottoporre a controllo verrà selezionato sulla base di tali
parametri e registrato con apposito verbale.
Il verbale di campionamento, darà atto delle procedure di estrazione del campione, della
popolazione di riferimento e dei punteggi assegnati e indicherà l’elenco analitico dei
progetti che saranno sottoposti a verifica in loco e la corrispondente spesa campionata.
L’esito dei controlli sarà adeguatamente verbalizzato, documentato, classificato e
sistematizzato al fine di utilizzarlo per la determinazione della revisione annuale del
campione.