Documento di sintesi Jforma

Documento di sintesi Jforma
(ver.8.3)
GESTIONALE PER ENTI DI FORMAZIONE
Sommario
INTRODUZIONE ............................................................................. 1
COS’È JFORMA? ............................................................................. 1
A CHI È RIVOLTO ........................................................................... 1
A COSA SERVE ............................................................................... 1
MAPPA JFORMA ............................................................................. 2
ACCESSIBILITÀ ............................................................................. 2
RUOLI ............................................................................................ 3
SICUREZZA .................................................................................... 5
LOGIN SINGLE SIGN-ON ................................................................ 5
VIDEO GUIDE ................................................................................ 5
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI .......................................................... 5
CRUSCOTTO ...................................................................................... 5
PROGETTI ......................................................................................... 6
CORSI ............................................................................................. 7
EDIZIONI ......................................................................................... 8
OPZIONI .......................................................................................... 8
CALENDARI ....................................................................................... 9
SEDI E AULE ...................................................................................... 9
AZIENDE ........................................................................................ 10
CORSISTI ....................................................................................... 10
UTENTI .......................................................................................... 11
REGISTRO ASSENZE ........................................................................... 11
STATISTICHE ................................................................................... 11
AUTOREGISTRAZIONE CORSISTI (PRO) ..................................................... 12
SCADENZIARIO (PRO) ........................................................................ 13
RENDICONTO (PRO) ........................................................................... 13
PROTOCOLLO (PRO) ........................................................................... 14
STAMPA UNIONE CONFERIMENTI (PRO) .................................................... 14
STAMPA UNIONE CERTIFICATI (PRO) ....................................................... 15
MODULI AGGIUNTIVI ...................................................................15
QR CODE A GARANZIA DI VERIDICITÀ E AUTENTICITÀ (PRO) ............................ 15
IMPORTAZIONE CORSISTI DA EXCEL (PRO) ................................................ 16
SPAZIO UPLOAD FILE (PRO) ................................................................. 16
WEB SERVICES O VISTE LOGICHE (PRO) .................................................. 17
RICEVUTE WEB (PRO) ......................................................................... 17
RISPOSTE A DOMANDE FREQUENTI ..............................................18
NUOVE IMPLEMENTAZIONI ..........................................................20
CONTATTI .....................................................................................21
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Introduzione
Questo documento descrive le funzionalità della Web Application Jforma,
gestionale web a supporto degli Enti di Formazione.
Cos’è Jforma?
Jforma è un software web cloud per la gestione di corsi di formazione, progetti,
stage, tirocini, fad (formazione a distanza) e di tutte le attività collegate.
Sono disponibili 2 versioni del gestionale:
La versione Lite gratuita è pensata per piccoli enti ed aziende o per chi vuole
testare il gestionale.
La versione Professional, al costo di un caffè al giorno, è destinata ad enti ed
aziende che vogliono gestire in maniera organizzata ed efficiente tutte le attività
connesse alla formazione. La versione Professional è modulare. Potrai comporre il
tuo gestionale in funzione delle tue necessità con Moduli Aggiuntivi, che integrano
le funzionalità su specifiche esigenze, come il QR Code, l’Autoregistrazione corsisti
e altro. In questo documento le funzionalità e i moduli accessibili esclusivamente
dalla versione Professional sono contrassegnati dalla dicitura (PRO).
A chi è rivolto
Jforma è un’applicazione web per Enti di Formazione pubblici e privati, Aziende e
Società, che intendono avvalersi di uno strumento informatico web moderno,
semplice, veloce e sicuro per gestire i flussi di informazioni, elaborare e salvare dati,
archiviare e condividere documenti, nell’ambito delle attività gestite dall’Ente.
A cosa serve
Jforma
consente
di standardizzare
procedure,
gestire
dati
e
documenti,
automatizzare attività ripetitive, evitare errori ed inefficienze. Attraverso il software
possiamo gestire corsi di formazione, progetti, stage, tirocini e fad. Con Jforma
possiamo migliorare la qualità del servizio attraverso l’informatizzazione delle
diverse fasi del processo.
Jforma può essere adottato come strumento:

Per la gestione e classificazione di corsi e progetti

Per la gestione di calendari, sedi e aule

Per segnalare coincidenze e sovrapposizioni di calendari per docenti e
corsisti

Per consentire ai corsisti di auto-registrarsi al corso desiderato

Per la creazione e gestione dei conferimenti di incarico

Per la gestione anagrafiche corsisti, operatori, aziende e fornitori


Per monitorare gli impegni e le attività in scadenza
Per gestire le comunicazioni con gli operatori e corsisti
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
Per condividere, con tutor, docenti e corsisti, calendari e materiali
didattici

Per protocollare ed archiviare i documenti dei corsi e per recuperarli
rapidamente in qualsiasi momento e da qualunque postazione connessa ad
internet


Per registrare acconti ed emettere ricevute di pagamento

Per determinare rapidamente tramite il registro assenze digitale chi ha
Per monitorare e rendicontare in maniera puntuale e precisa costi e ricavi
diritto all’attestato


Per la produzione di attestati e certificati – con applicazione del QR Code
Per monitorare la scadenza degli attestati
Mappa Jforma
Accessibilità

Il requisito fondamentale del sistema è quello di non essere invasivo:
l’utilizzo dell’applicazione avviene completamente via internet mediante un
browser qualsiasi (Mozilla, Chrome, Safari). Questo evita l’installazione di
software specifici. Il programma è utilizzabile con qualsiasi sistema
operativo o dispositivo (Mac, Windows, Linux, Tablet, Smartphone).

L’architettura è di tipo centralizzato e fornisce tipologie di accesso
diversificate a seconda dell’utente di volta in volta autenticato. L’interazione
dell’utente col sistema può avvenire da qualsiasi postazione collegata alla
rete
internet.
Le
informazioni
e
gli
accessi
di
pertinenza
per
l’amministratore dell’applicazione sono diversificate rispetto a quelle degli
utenti operatori. Pertanto sono stati differenziati i livelli di accesso a
seconda del ruolo, mantenendo al contempo una visione globale del
sistema.

Nel server l’informazione è sempre disponibile e ogni modifica apportata,
sia da parte degli amministratori, che da parte degli operatori, può essere
visibile in tempo reale. Le modifiche apportate da postazioni remote, sono
immediatamente visibili a tutti gli operatori.
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
Tutte le tabelle sono esportabili nei 4 formati principali (csv, excel, xml,
pdf). Inoltre è possibile l’importazione di file di excel nella sezione Corsisti.

Tutti i file caricati nel gestionale sono esportabili tramite protocollo FTP
Ruoli
Nella sua organizzazione il sistema prevede l’assegnazione di ruoli specifici attribuiti
ad ogni singolo utente. L’accesso alle aree riservate è sempre autenticato tramite
username e password. Il ruolo permette di identificare i compiti di un determinato
utente all’interno del gestionale.

Local Admin - Amministratore Ente
All’utente dell’Ente appena registrato, il sistema assegnerà automaticamente il
ruolo di Local Admin (Amministratore Ente). L’assegnazione del ruolo di Local Admin
conferisce all’operatore dell’Ente il massimo potere di azione all’interno del
Gestionale. Ogni Local Admin può attribuire questo stesso ruolo (di Local Admin)
anche ad altri operatori.
Di seguito sono riportate le definizioni dei ruoli successivi al Local Admin:

Dipendente
interno
(Coordinatori,
Tutor,
Docenti,
Personale
amministrativo, ecc … o qualunque operatore interno autorizzato ad
accedere alle pratiche dell’Ente). Il dipendente interno può gestire le
anagrafiche
utenti,
corsisti,
aziende,
corsi,
aule,
sedi,
calendari,
pubblicazioni, rendiconti e registri. Il dipendente interno che inserisce un
nuovo corso nel gestionale ne diventa automaticamente il coordinatore.
Questa attribuzione fa in modo che nessun altro dipendente interno possa
interferire o apportare modifiche al suo corso. Tuttavia il coordinatore se lo
ritiene necessario può conferire ad altri suoi pari grado, gli stessi suoi diritti
sul corso. L’amministratore dell’ente può interdire l’accesso al dipendente
interno a una o più sezioni.

Dipendente esterno Tutor o equivalente. Il dipendente esterno Tutor può
gestire i calendari e le anagrafiche di sua pertinenza. La pertinenza viene
decisa dall’amministratore dell’Ente o dal coordinatore del corso. Inoltre il
Tutor può pubblicare i materiali destinati ai docenti o corsisti e accedere
all’elenco degli operatori coinvolti relativi al corso a cui partecipa.

Dipendente esterno Docente o equivalente. Il dipendente esterno
Docente può consultare solo i calendari di sua pertinenza. La pertinenza
viene decisa dal coordinatore o dal tutor del corso. Inoltre il Docente può
pubblicare i materiali destinati ai corsisti e accedere all’elenco degli
operatori coinvolti relativi al corso a cui partecipa.
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La differenza tra Dipendente Interno ed Esterno sta nel fatto che l'interno può vedere
tutte le anagrafiche, mentre l'esterno vede solo i dati dei corsi dove lui è coinvolto.

Corsista Al ruolo Corsista è data la possibilità di accedere al calendario, ai
materiali e all’elenco degli operatori relativi al suo corso. Per ogni corso
saranno fornite le stesse credenziali di accesso a tutti i corsisti.

Tutor Aziendale Questo ruolo può essere assegnato a un dipendente
dell’azienda per la quale l’ente organizza la formazione. Il Tutor Aziendale
accede alle informazioni di sua pertinenza quali:
o
Corsi effettuati nella sua azienda
o
L’elenco degli operatori principali
o
File pubblicati sul corso con visibilità Tutor
o
Calendari dei Corsi effettuati alla sua azienda
o
Vede, Aggiunge, modifica e clona i corsisti della sua azienda
o
Corsi frequentati e eventuali crediti maturati dai corsisti della sua
azienda
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Sicurezza
L’autenticazione e il traffico dei dati viene gestito in https tramite protocollo SSL
(Secure Sockets Layer), protocollo che utilizza la crittografia per fornire sicurezza
nelle comunicazioni su internet e che consente alle applicazioni web di comunicare
in modo tale da prevenire il 'tampering' (manomissione) dei dati, la falsificazione
e l'intercettazione.
La Server farm di Aruba SPA dove è situato il server
risponde ai requisiti di sicurezza al livello più alto Tier IV
secondo gli standard di classificazione dell’Uptime
Institute (The Data Center Authority).
I backup dei dati avvengono giornalmente in strutture situate in luoghi
geograficamente diversi dal server. Tutte le tabelle sono esportabili nei 4 formati
principali (csv, excel, xml, pdf). I file caricati nel gestionale sono esportabili tramite
protocollo FTP
Login Single Sign-On
Il login Single Sign-On permette di registrare molteplici Enti e di accedervi col
medesimo username. Se un operatore è registrato su più Enti, quando effettua il
login il sistema gli chiederà su quale Ente desidera operare.
Video Guide
Ogni pagina del gestionale è corredata da video guide presenti sul lato destro
delle pagina. Le video guide rappresentano il migliore supporto all’uso del
gestionale perché mostrano a video le attività pratiche da eseguire. Le video guide
sono rappresentate da questa immagine:
E’ possibile accedere alle video guide anche dal canale Youtube
Funzionalità principali
Cruscotto
È la prima pagina che vedi dopo l’autenticazione. Dal cruscotto puoi monitorare
le attività dell’Ente, visualizzare le scadenze,
sapere chi si è loggato sul gestionale.
Attraverso il cruscotto sarai avvisato se
vengono
riscontrate
sovrapposizioni
di
calendari per i corsisti e, controllando la
sezione
informato
Aggiornamenti,
riguardo a
potrai
nuove
essere
funzionalità
sviluppate, risoluzione di problemi, migliorie,
ecc. Guarda su Youtube come gestire al
meglio il cruscotto.
Videoguida
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Progetti
Il progetto è un contenitore all’interno del quale potranno essere inseriti uno o
più corsi. Potrai visualizzare e gestire i progetti in base al ruolo assegnato. Chi
crea il progetto ne amministra il contenuto e ne decide i diritti di amministrazione
per altri colleghi dipendenti interni. Nello spazio upload, puoi caricare file
pertinenti al progetto, come, il bando, il progetto, contratti, convenzioni,
fideiussioni, accordi sindacali, modulistica, contratti affitto sale, ecc … Dalle
opzioni puoi effettuare il rendiconto di progetto con tutte le voci di spesa e i
rispettivi allegati. Se dalla sezione corsi avrai rendicontato correttamente i singoli
corsi, potrai analizzare concretamente tutti i costi e i ricavi dell’intero progetto.
Quando il progetto ha raggiunto una determinata percentuale di ore erogate è
possibile essere avvisati via email. Utile nei casi in cui è necessario adempiere a
determinate attività come ad esempio monitoraggi intermedi, richieste di acconti,
ecc ... La funzione è presente su PROGETTI > EDT > Ore Progetto > Avvisami a
erogazione ore del. La notifica viene inoltrata al mattino, considerando anche le
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lezioni della giornata. La notifica sarà inviata una sola volta, alla email dell'ente e
agli amministratori di progetto. Le ore dei moduli non inserite a calendario (fad
individuale, tirocini, training on the job, ecc…) saranno conteggiate al termine
dell’attività formativa a calendario.
Corsi
I corsi possono essere visualizzati o gestiti in base al ruolo assegnato.
Chi crea il corso ne amministra il contenuto e può decidere di assegnare i diritti
di amministrazione ad altri colleghi dipendenti interni semplicemente inserendoli
come coordinatori del corso.
Il corso è formato da uno o più moduli ad ognuno dei quali potranno essere
abbinati docenti, tutor, operatori e corsisti.
Possiamo distinguere diversi tipi di moduli:
Moduli che consentono l’utilizzo del CALENDARIO Jforma

AULA O ALTRA FORMAZIONE (a Calendario), prevede sempre un
calendario predefinito e docenza. Questo tipo di modulo deve essere
selezionato ogni volta che l'ente desidera gestire l'erogazione delle ore di
formazione con un calendario predefinito creato nella sezione CALENDARI.

CO-AULA (a Calendario) prevede un calendario predefinito e deve essere
utilizzato quando il corso unendosi ad un altro condivide lo stesso modulo
e docente. In tal caso le ore di docenza verranno conteggiate una sola
volta. Le sessioni a calendario il cui modulo è di tipo Co-Aula ovviamente
non sarà soggetto a controlli di coincidenze corsisti e sovrapposizione
docente.
Moduli che non consentono l’utilizzo del CALENDARIO Jforma

FAD INDIVIDUALE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della sezione
CALENDARI. Viene usato nei casi in cui il corsista accede liberamente alla FAD
senza vincolo di orario. Terminata la FAD le ore di assenze possono essere
inserite nell'apposito campo denominato Assenze FAD su [CORSISTI > EDT].
Attenzione se la FAD prevede un calendario predefinito che l'ente vuole gestire
nella sezione CALENDARI Jforma occorre usare il tipo di modulo AULA.

TIROCINIO O STAGE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della sezione
CALENDARI. Terminato il Tirocinio o lo Stage le ore di assenze possono essere
inserite nell'apposito campo denominato Assenze Tirocinio su [CORSISTI >
EDT].

ALTRA FORMAZIONE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della
sezione CALENDARI. Può essere utilizzata per Training on the Job - Action
Learning - Coaching - Seminari - Affiancamenti - Ecc... Le ore di assenze
possono essere inserite nell'apposito campo Assenze denominato Assenze
Altra Formazione su [CORSISTI > EDT].
Le ore di assenza inserite manualmente per FAD, Tirocinio / Stage o Altra
formazione non calendarizzata, si integreranno con le ore effettuate in aula,
completando così il registro presenze/assenze raggiungibile su CORSI > OPZ">
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Quando il corso ha raggiunto una determinata percentuale di ore erogate è
possibile essere avvisati via email. Utile nei casi in cui è necessario adempiere a
determinate attività come ad esempio monitoraggi intermedi, variazioni allievi,
richieste di svolgimento esame, richieste di anticipazioni, somministrazione test,
ecc ... La funzione è presente su CORSI > EDT > Dati Generali > Ore Corso >
Avvisami a erogazione ore del. La notifica viene inoltrata al mattino, considerando
anche le lezioni della giornata. La
notifica sarà inviata una sola volta,
all'email
dell'ente
e
a
tutti
i
coordinatori del corso fino a un
massimo di 10. Le ore dei moduli
non inserite
a calendario (fad
individuale, tirocini, training on the
job, ecc…) saranno conteggiate al
termine dell’attività formativa a
calendario.
Edizioni
Attraverso la funzione clona corso puoi replicare in più edizioni gli stessi contenuti
quali: dati generali, operatori, moduli, assegnazioni e corsisti, file corso.
Dalla tabella corsi puoi gestire le scadenze legate ai corsi e le opzioni spiegate in
seguito. Guarda su Youtube come gestire al meglio i corsi.
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Opzioni
Puoi amministrare le comunicazioni con i docenti e corsisti, visualizzare chi sono
gli operatori di un corso e chi sono i corsisti partecipanti. Inoltre puoi pubblicare
immagini, video o file (dispense,
documenti, ecc), rendicontare il
corso e registrare le assenze dei
partecipanti. Guarda su Youtube
come gestire al meglio le opzioni.
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Calendari
Puoi Consultare e Amministrare i calendari. La flessibilità di questo modulo ti
permetterà di gestire con semplicità tutti i calendari dell’Ente. Sarai avvisato se
per errore assegni più ore del dovuto al docente o al tutor e verrai allertato se per
un corsista si verificano sovrapposizioni di calendari. I corsisti e i docenti potranno
consultare il calendario in autonomia, potranno esportare le date su Google
Calendar e stampare i calendari. Attraverso l’assegnazione di colori a docenti ed
aule, avrai la possibilità di visualizzare rapidamente quando, chi e dove si trovano
i docenti. Guarda su Youtube come gestire al meglio i calendari.
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Sedi e Aule
Nella funzionalità Sedi e Aule puoi gestire le anagrafiche, ovvero le informazioni,
relative alle Sedi e alle Aule dove si effettuano i corsi. Ogni Sede può essere geo
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localizzata; in questo modo corsisti, tutor e docenti, attraverso Google Maps e
Street View, potranno facilmente individuare la sede del corso.
Ogni Aula può essere contraddistinta da un colore così da permettere una rapida
lettura dei calendari.
Guarda su Youtube come gestire al meglio Sedi e Aule.
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Aziende
La tabella mostra l’anagrafica Aziende, dalla quale puoi gestire le informazioni
relative a tutte le aziende. Per azienda intendiamo sia le aziende da cui
provengono i corsisti (dipendenti delle aziende) e le aziende che forniscono un
servizio (docenza, affitto attrezzature, ecc.). Oltre ai dati generali dell’azienda e
del legale rappresentante, possiamo inserire i dati relativi alla struttura ed
annotare i fabbisogni formativi espressi dall’azienda. Ad ogni azienda inoltre sarà
possibile abbinare uno o più tutor aziendali caricabili nella sezione Utenti. Il Tutor
Aziendale è un dipendente dell’azienda che può accedere al gestionale e gestire
le attività di sua pertinenza:

Accede all’elenco corsi della sua azienda

Accede ai calendari, all’elenco operatori e ai file

Accede agli indirizzi mail di corsisti e operatori

Inserisce i dati dei corsisti

Controlla registri presenza e crediti maturati

Accede e stampa gli attestati di fine corso

Gestisce il suo profilo (dati anagrafici, foto, username, password)
Corsisti
I corsisti possono essere inseriti manualmente uno ad uno oppure importati
massivamente da Excel con la funzione IMPORTA (vedi Moduli Aggiuntivi –
Importazione Corsisti). Altro modo per alimentare l’anagrafica allievi è quello di
utilizzare i link per l’autoregistrazione che consentono agli allievi di inserire
autonomamente i propri dati. Vedi paragrafo Autoregistrazione corsisti.
Dall’anagrafica Corsisti, possiamo gestire i dati dei corsisti ed effettuare diverse
operazioni come inserire annotazioni o registrare scadenze relative ad un corsista.
Le scadenze saranno visualizzate nel cruscotto così da avere sempre in primo
piano le attività in scadenza. Puoi anche registrare gli acconti che il corsista versa
ogni mese e rendicontarli automaticamente sul corso nella sezione rendiconto
(vedi opzioni corso). La funzione di esportazione dei corsisti permette di esportare
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tutti i dati dei corsisti così da consentirti la gestione flessibile dei dati anche
attraverso funzionalità di terze parti come la stampa unione di Microsoft Office o
di Open Office. Inoltre attraverso la funzione Opz (opzioni) puoi sapere in 2 click
a quanti e quali corsi ha partecipato il corsista. I corsisti, nell’ambito del loro
corso, potranno accedere al gestionale con le credenziali di accesso a loro
assegnate e visualizzare le informazioni di loro pertinenza come calendari, aule,
docenti, tutor, ecc. Potranno inoltre accedere autonomamente alle dispense
caricate dai docenti nello storage corso. Guarda su Youtube come utilizzare al
meglio questa funzione.
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Utenti
Puoi amministrare gli operatori che si autenticano nel gestionale, assegnare loro
il ruolo opportuno, modificare i dati personali ed eventualmente bloccarne
l’accesso al gestionale nel caso lo ritieni opportuno. Puoi anche decidere di
bloccare l’accesso ad un utente da una certa data in poi, ad esempio per stagisti
o collaboratori temporanei. Guarda su Youtube come gestire al meglio gli utenti.
Videoguida
Registro assenze
Il registro assenze, accessibile dalla versione Lite, ti permetterà di registrare
velocemente le assenze degli allievi distinguendo tra assenze giustificate e
ingiustificate. Rilasciare gli attestati di fine corso, non sarà più un tedioso lavoro
di conteggi, perché con 2 click riceverai un report completo con tutti gli indicatori
necessari. In ufficio avrai meno richieste di informazioni da parte dei partecipanti
i quali consultando autonomamente il registro online, sapranno in ogni momento
se rientrano nei parametri di assenze consentite. Guarda su Youtube come usare
al meglio il registro assenze.
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Statistiche
Attraverso i grafici puoi analizzare l’andamento dei corsi per settore o tipologia,
mettendo a confronto due o più anni. Guarda su Youtube come funzionano le
statistiche.
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Videoguida
Autoregistrazione corsisti (Pro)
Autoregistrazione Corsisti è una funzionalità che consente all’Ente di acquisire
automaticamente i dati anagrafici degli iscritti. Per ogni corso il sistema genera
un link che consente di accedere alla form per l’Autoregistrazione. L’Ente potrà
inserire il link nel proprio sito oppure inviarlo alla propria mail-list. Il candidato
attraverso il link potrà, in modo semplice e intuitivo, avviare la procedura di
registrazione che gli permetterà di inserire tutti i suoi dati anagrafici e gli eventuali
allegati, come ad esempio curriculum e documento di identità. Dalla form
potranno essere scaricati eventuali documenti propedeutici alla registrazione
come le condizioni generali, il contratto, la privacy, ecc…
Attraverso
il
gestionale
è
possibile
personalizzare
la
maschera
per
l’Autoregistrazione. E’ possibile ad esempio aggiungere campi per il datore di
lavoro, per la fatturazione, per l’accettazione del contratto e della privacy. E’
possibile impostare l’arco temporale di validità del link. E’ possibile impostare
requisiti di età dei candidati e, per ogni nuova registrazione, sarà possibile
ricevere una notifica via email all’indirizzo del coordinatore, del tutor o altro.
Attraverso le impostazioni di autoregistrazione puoi impedire ad un corsista di
registrarsi a più corsi nell’ambito dello stesso progetto. Funzionalità utile nel caso
in cui vengano organizzate diverse edizioni dello stesso corso o diverse sessioni
di esami (esempio corsi AICA) dove il corsista può scegliere di registrarsi ad una
sessione soltanto tra le date proposte.
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Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.
Videoguida
Scadenziario (Pro)
Jforma è dotata di due funzionalità per la gestione delle scadenze: il Taccuino e
le Scadenze. Il primo è raggiungibile dall’anagrafica corsi e dall’anagrafica corsisti
e permette di automatizzare la visualizzazione di promemoria ricollegabili a corsi
e corsisti, come le scadenze di fine corso o le scadenze di validità degli attestati
per la sicurezza. Lo Scadenziario, presente nella sezione UFFICIO, estende e
completa le funzionalità del Taccuino. Nello Scadenziario potranno essere generati
scadenze di qualsiasi genere, come ad esempio scadenze di progetti, rendiconti e
ogni altra situazione per cui è necessario essere allertati. Nella stessa sezione
tutte le scadenze create potranno essere visualizzate in forma aggregata o filtrata
in base alla tipologia. Sia il Taccuino che le Scadenze permettono di impostare la
data delle notifiche che verranno indirizzate al cruscotto Jforma e all’indirizzo
email dell’Ente.
Rendiconto (Pro)
Rendiconto è una funzionalità per la creazione del bilancio finale dei costi e dei
ricavi dell'Ente.
Il sistema, tramite un click, permette l'importazione nel rendiconto di tutti gli
operatori
del
corso:
docenti,
tutor,
coordinatori,
direttori,
progettisti,
selezionatori, tutor fad, tutor stage, tutor organizzativi, assistenti pratici, mentor,
personale amministrativo, esaminatori.
Inoltre nel rendiconto sono integrate le seguenti funzionalità:


Importazione automatica del numero di ore assegnate ai docenti e ai tutor
Importazione automatica, dalle sezioni contabilità corsisti e contabilità
aziende, degli acconti ricevuti

Possibilità di caricare alle voci di spesa documenti scansionati, come
bonifici, assegni, F24, lettere di incarico, quietanze, ecc …

Possibilità
di
creare
un
centro
di
spesa
e/o
conto
economico
personalizzato così da adeguare il rendiconto ad eventuali conti economici
Regionali relativamente ai corsi finanziati

Possibilità di rendicontare l'intero progetto contenente uno o più corsi
Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio il rendiconto e i centri di spesa.
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Protocollo (Pro)
La funzione Protocollo disponibile solo nella versione Professional permette di
tracciare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell’Ente di formazione
assegnando un numero progressivo che identifica in maniera univoca il
documento in entrata o uscita. E’ possibile allegare documenti scansionati e
associare il protocollo ai corsi registrati, così da poter recuperare velocemente la
corrispondenza legata a un corso. Gli utenti in base al proprio ruolo possono
creare, modifica o annullare un protocollo. Il sistema di protezione integrato
permette di salvaguardare i protocolli presenti nel database mettendoli al riparo
da cancellazioni accidentali. Guarda la Videoguida su Youtube come gestire il
protocollo.
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Stampa Unione Conferimenti (Pro)
La funzione Conferimenti permette di creare modelli di lettere di incarico per
docenti, tutor, coordinatori, ecc...
Attraverso questa funzionalità si riducono notevolmente i tempi di realizzazione
dei contratti in quanto i modelli, una volta creati, possono essere riutilizzati per
altri corsi.
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Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.
Videoguida
Stampa Unione Certificati (Pro)
La funzione Certificati permette di creare modelli
di certificati, attestati, dichiarazioni e qualsiasi altro
documento destinato ai corsisti, scegliendo tra oltre 100
modelli di cornici. Attraverso questa funzionalità si
riducono notevolmente i tempi di realizzazione dei
certificati perché i modelli una volta creati possono
essere riutilizzati per altri corsi.
Inoltre nell’attestato potrai inserire il QR Code a
garanzia di veridicità e autenticità del documento (vedi
capitolo Moduli aggiuntivi).
Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.
Videoguida
Moduli aggiuntivi
QR Code a garanzia di veridicità e autenticità (Pro)
Il codice QR (Quick Response) è un codice a matrice che
consente di dimostrare la validità di documenti e certificati.
Questo modulo aggiuntivo, attivabile con la versione
Professional di Jforma, ti permetterà di inserire il QR Code negli
attestati rilasciati dal tuo Ente. La scansione del codice può
essere fatta con un comune smartphone dotato di applicazione
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scaricabile on line gratuitamente. La lettura del QR Code consentirà l’immediata
visualizzazione delle informazioni relative al documento rilasciato (dati
dell’intestatario, dati del corso, dati dell’ente, data di emissione, data scadenza,
titoli e crediti rilasciati) dimostrandone la sua validità ed evitando così le
contraffazioni.
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Importazione Corsisti da Excel (Pro)
Il modulo Importazione Corsisti
è
un
modulo
aggiuntivo
implementabile nella versione
Professional di Jforma che ti
consentirà l’importazione dei
corsisti dai file di Excel. Per
effettuare l’importazione si
deve accedere alla scheda
corsisti e proseguire cliccando su Importazione. L’accesso è destinato agli
amministratori dell’Ente ed ai dipendenti interni. Per importate i dati senza
difficoltà Jforma mette a disposizione un modello di Excel perfettamente adatto
all’importazione, un Vademecum da stampare e la Videoguida presente nella
pagina.
Videoguida
Spazio Upload File (Pro)
Spazio Upload File consente all’Ente l’archiviazione cloud per la gestione ordinata
di tutti i documenti, dispense, bandi, relativi ad ogni
corso di formazione o all’ente in generale.
Ai file è possibile assegnare i diritti di visibilità
(Ente, Ente e Docenti, Ente, Docenti e Corsisti,
Pubblico) così da permettere la visualizzazione
esclusivamente ai destinatari scelti. L’Ente e i suoi
dipendenti possono pubblicare i file e decidere di
renderli visibili solo ai colleghi d’ufficio, oppure
anche ai tutor e docenti, oppure anche ai corsisti. Vi è anche la possibilità di
rendere un file completamente pubblico così da permettere a chiunque ricevesse
il link di scaricarlo senza doversi autenticare sul gestionale. Proviamo a pensare
a quante volte non siamo riusciti ad inoltrare via email un allegato di grandi
dimensioni! Con Jforma basterà pubblicare il file assegnandogli visibilità pubblica
e inoltrare via email il link fornito dal gestionale. Il destinatario dovrà soltanto
cliccare sul link per iniziare il download.
Spazio Upload File impedisce come avveniva in passato che l’organizzazione sia
spezzata o divisa in compartimenti stagni e che le informazioni siano frammentate
e
disperse
nei
vari
pc
dell’Ente,
con
conseguente
spreco
di
tempo,
disorganizzazione ed errori. Non sarà più necessario fare copie o lavorare su
pennette USB. Ogni operatore abilitato potrà facilmente accedere, in qualsiasi
momento e da qualunque postazione, alla documentazione archiviata.
http://jforma.it
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Si stima che gran parte del tempo di un ente di formazione viene impiegato per
rinvenire la documentazione archiviata nelle cartelle dei pc o peggio nei faldoni
degli scaffali. Spesso non sappiamo su quale pc è archiviata una pratica, su quale
cartella o sottocartella. Come abbiamo chiamato quel file? E’ stato archiviato nella
cartella del progetto o in quella del corso? E’ in custodia da Mario o da Michela?
Se la cartella è salvata nel nostro pc, come può il collega reperirla ogni volta che
gli occorre? Dobbiamo creare una copia? Poi qual è la versione più aggiornata la
mia o la sua? Su quanti pc è archiviata la stessa pratica e di quanti pezzi è
composta? Inoltre se siamo fuori ufficio, come spesso capita, e abbiamo bisogno
di accedere alle pratiche di un corso, come risolviamo? Trasportiamo le pratiche
con una pennetta USB? Poi dobbiamo ricordarci di aggiornare i file originali! E se
ci scordiamo di farlo? Queste e altre difficoltà legate allo storage e alla
condivisione dei documenti possono essere superate attraverso l’utilizzo
dell’archivio web Spazio Upload File.
L’elenco delle sezioni su cui è presente l’upload dei file è disponibile nel file
“Indicazioni di Area”
Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.
Videoguida
Web Services o Viste Logiche (Pro)
Attraverso
possibile
questo
esporre
modulo
le
sarà
informazioni
memorizzate dentro Jforma verso
l’esterno. Ad esempio, se il vostro
programma di contabilità permette,
attraverso uno sviluppo mirato, di
leggere le informazioni messe a
disposizione da questo modulo, sarà
possibile trasferire i dati di corsisti,
aziende, corsi, ecc ... semplicemente
tramite un bottone oppure in modo automatico ad ogni apertura del programma.
L’impianto per la messa in opera di questo modulo viene costruito e personalizzato
solo dopo una attenta analisi dei sistemi che devono essere messi in
comunicazione.
Ricevute web (Pro)
Ricevute web è un modulo aggiuntivo attivabile con la versione Professional di
Jforma che consente all’Ente di emettere ricevute di pagamento numerate. Alla
ricevuta può essere inserita l’immagine della firma.
La ricevuta può essere emessa dalla sezione
UFFICIO o in automatico dalle sezioni ACCONTI
CORSISTI e ACCONTI AZIENDE. Le impostazioni
iniziali consentiranno di definire il numero di
partenza della numerazione e il lasso di tempo dopo
il quale non sarà più possibile apportare modifiche.
Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.
http://jforma.it
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Videoguida
Risposte a domande frequenti

Cosa devo fare per iniziare a usare Jforma?
o
Occorre registrarsi cliccando nel menù Accesso > Registrazione.
o
Guarda su Youtube il video su come iniziare ad usare Jforma
Videoguida

Jforma è un servizio a pagamento?
o
Jforma Lite è gratuito a tempo indeterminato.
o
Jforma Professional viene concesso ad un canone annuale come
riportato sul sito http://www.jforma.it. Puoi vedere le differenze tra
le due versioni alla pagina Versioni.
o
I moduli aggiuntivi sono a pagamento e possono essere attivati con
la versione Professional di Jforma.

Con Jforma posso avere l’elenco dei corsi tenuti in un dato periodo dal
docente Rossi?
o
Sì, il sistema restituisce l’elenco dei corsi tenuti dal docente Rossi con
l’indicazione delle informazioni più rilevanti come ore assegnate, data
inizio corso, data fine corso e codice corso.

Cos’è l’Autoregistrazione Corsisti?
o
E’ una funzionalità (Pro) che permette di eliminare completamente il
caricamento manuale dei dati anagrafici degli iscritti ai corsi.
Ulteriori informazioni

Con Jforma posso predisporre gli attestati di fine corso?
o
Sì, Jforma consente di calcolare velocemente la percentuale di
assenze per ciascun allievo e definire chi potrà ricevere l’attestato,
predisporre dei modelli orizzontali o verticali per le diverse tipologie
di corso, inserire loghi, immagini e cornici decorative. Con Jforma puoi
scegliere tra più di 100 cornici diverse.

Se un allievo frequenta due corsi che si sovrappongono il gestionale lo
segnala?
o
Sì, Jforma segnala coincidenze lievi e gravi. Sono lievi le coincidenza
nella stessa giornata; sono gravi le coincidenze nella stessa giornata
e nello stesso orario.

Che tipo di assistenza fornisce Jforma all’Ente che intende iniziare a
utilizzare il gestionale?
o
Jforma fornisce supporto attraverso le video guide consultabili in ogni
pagina del gestionale o nel canale youtube. Inoltre è attivo il supporto
telefonico e via email. Attraverso la form contatti è possibile
http://jforma.it
18
concordare con Jforma uno o più step di formazione che si
svolgeranno con i nostri incaricati in video conferenza remota. In
genere in un paio di ore, gli utenti sono in grado di utilizzare con
disinvoltura la maggior parte delle funzionalità Jforma.

Per
il
funzionamento del Gestionale Jforma,
occorre installare
programmi di terze parti sulle postazioni di lavoro?
o
No, Jforma è una Applicazione Web Cross Browser che non necessita
di ulteriori installazioni oltre al Browser di Navigazione convenzionale
già presente nelle postazioni di lavoro (Chrome - Firefox – Safari –
Opera, ecc).

Ci sono limiti di utenti connessi contemporaneamente nell’uso del
gestionale?
o

Non ci sono limiti in tal senso.
Ci sono limiti di utenti registrati, di corsisti, corsi o di quantità di dati
all’interno del database?
o

Solo sulla versione Lite. Consultare la pagine delle specifiche.
E’ possibile archiviare documenti come dispense, file o presentazioni
all’interno del gestionale?
o
Sì, 100mb di spazio nella versione Lite e 5gb espandibile nella
versione Professional. Ulteriori incrementi di spazio sono possibili su
richiesta solo nella versione Professional al prezzo indicato nella
sezione upgrade del gestionale Jforma.

Posso fare un backup di tutti i file che ho archiviato dentro Jforma?
o
Sì, i file archiviati nello spazio upload del gestionale Jforma possono
essere esportati attraverso il protocollo FTP.

Posso accedere al gestionale attraverso Smartphone, Tablet o
dispositivi portatili?
o
Sì, l’unico requisito richiesto è l’accesso a internet e un Browser di
navigazione.

Qual è il miglior Browser di navigazione per usare il gestionale Jforma?
o
La migliore esperienza di navigazione e performance è stata ottenuta
con Chrome e Firefox. Si sconsiglia l’uso di Internet Explorer.

Che sicurezza fornisce Jforma in caso di incidenti o interruzioni del
servizio?
o
Jforma effettua più volte al giorno backup automatici di tutti i dati e
dei file. I backup sono archiviati su server dislocati in luoghi
geograficamente diversi dal server principale. Jforma appoggia i
propri servizi in un server dedicato nel più grande Provider Italiano
“Aruba SPA”. Riteniamo che in tema di sicurezza sia il provider
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migliore con cui collaborare. Il servizio Jforma è pensato per essere
erogato da più data center, pertanto in caso di down time della server
farm principale il servizio continuerà ad essere fornito dal data center
secondario.

E’ possibile richiedere lo sviluppo di funzionalità non presenti nel
gestionale
o
Certamente sì, lo sviluppo di nuove funzionalità nasce anche dalle
segnalazioni dei clienti.

Per quali categorie di corsi è possibile utilizzare Jforma?
o
Attualmente il gestionale Jforma viene utilizzato per le seguenti
Tipologie, Sottotipologie e Settori:


Libero


Autorizzato: Ministeriale – Provinciale - Regionale
Sicurezza
Finanziato
o
o
o
o
FSE Provinciale
FSE Regionale
Fondi Ministeriali
Fondi Interprofessionali
FBA - FON.AR.COM. - FOR.TE. – FONDIMPRESA – FONDITALIA –
FONDER - FON.TER. – FONDOLAVORO – FONDIRIGENTI –
FONCOOP – FONDIR – FONDARTIGIANATO - FONDO DIRIGENTI PMI – FONSERVIZI - FONDO – ROFESSIONI FOR.AGRI – FORMAZIENDA - FONDAGRI

Settori: AGRO-ALIMENTARE – ENOGASTRONOMICO AMMINISTRAZIONE E CONTABILITÀ - ARTE E CULTURA - DESIGN E
MODA - MANAGEMENT E GESTIONE DI IMPRESA – COMUNICAZIONE FINANZA BANCHE ASSICURAZIONI - FISCO - FINANZIAMENTI INFORMATICA E TLC – LEGALE - LINGUE E TURISMO - TRASPORTI E
LOGISTICA - MARKETING E COMMERCIALE - PRODUZIONE E
MANUTENZIONE - PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - QUALITÀ AMBIENTE
SICUREZZA - RISORSE UMANE E ORGANIZZAZIONE – SOCIO
SANITARIO - INGEGNERIA ARCHITETTURA -ALTRO…
Nuove implementazioni
Grazie ai feedback degli enti di formazione, Jforma implementa costantemente
nuove funzionalità. Nel cruscotto del gestionale è presente una portlet che mostra
in tempo reale gli ultimi aggiornamenti e le implementazioni rilasciate.
http://jforma.it
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Contatti


Supporto tecnico, operativo e istruzioni per l'uso
o [email protected]
o skype (jforma.gestionale)
Supporto amministrativo
o [email protected]
o 071/7922437
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