vendite al banco

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vendite al banco

Release
Manuale
5.20
Operativo
VENDITE AL BANCO
Scontrini e Ricevute, Registratori di Cassa
Con gestione Vendita al Banco si identificano una serie di funzioni specifiche per
l'emissione di documenti legati alla vendita al dettaglio.
Oltre all'emissione dei consueti documenti di vendita (Documenti di Trasporto, Fattura,
Fattura Accompagnatoria) è possibile emettere anche i documenti propri della vendita al
dettaglio come la Ricevuta Fiscale e lo Scontrino Fiscale (quest’ultimo attraverso il
collegamento al registratore di cassa).
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
2
INTRODUZIONE VENDITE AL BANCO ............................................................................. 3
GESTIONE VENDITE AL BANCO ...................................................................................... 4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
Vendita al Banco .......................................................................................................... 8
Caricamento Ricevute Fiscali ....................................................................................... 9
Stampa Ricevute Fiscali ............................................................................................. 13
Stampa Riepilogo Ricevute Fiscali ............................................................................. 14
Caricamento Scontrino Fiscale ................................................................................... 15
Stampa Cassa per Commesso ................................................................................... 18
Stampa Cassa per Data ............................................................................................. 19
Stampa Cassa per Negozio ........................................................................................ 20
Contabilizzazione Automatica Corrispettivi Giornalieri ................................................ 21
2.9.1
2.9.2
2.9.3
2.9.4
Impostazioni Tabella Documenti ................................................................................. 21
Contabilizzazione Scontrini e Ricevute Fiscali ............................................................ 22
De-Contabilizzazione Scontrini e Ricevute Fiscali ...................................................... 25
Documenti non contabilizzati ...................................................................................... 26
VENDITE AL BANCO: Scontrini e Ricevute, Registratori di Cassa -
3
1 Introduzione Vendite al Banco
Le funzioni descritte nel presente manuale, fanno parte di moduli che, in modo specifico,
rispondono a tutte le necessità di coloro che desiderano un sistema informativo semplice ed
efficace destinato alla gestione delle vendite al banco.
Tali esigenze sono conciliabili solo con un sistema informativo creato appositamente per il
commercio, che consenta di tenere costantemente sotto controllo la situazione delle vendite e
del magazzino. In tal senso, sfruttando le caratteristiche del gestionale, le funzionalità che
descriveremo si interfacciano perfettamente con la completa amministrazione del magazzino in
modo da ottenere un ottimale controllo della situazione e dell'assortimento della merce.
Tra le peculiarità, si descriveranno gli strumenti per configurare un registratore di cassa alla
procedura in modo da conseguire la massima velocità nell'emissione degli scontrini fiscali, per
ricavare una serie di stampe per il controllo della cassa. In particolare, il gestionale è
predisposto per realizzare velocemente la configurazione con i più diffusi registratori di cassa
collegabili a PC, evitando in questo modo i problemi derivanti dalla loro eventuale sostituzione.
La maschera per il caricamento degli scontrini fiscali risolve, inoltre, il problema della capacità
operativa in presenza di più “commessi” per singola postazione di lavoro: ogni operatore può
eseguire, dallo stesso PC, la propria maschera per l’inserimento dei dati, contemporaneamente
ad altri, e sospendere in ogni momento il caricamento senza paura di perdere i dati già
immessi.
Il manuale è destinato agli utenti che hanno acquistato i moduli aggiuntivi VENDITE AL
BANCO (1) e (2), le cui specifiche sono trattate nel capitolo 2 “Gestione Vendite Al Banco”.
2 Gestione Vendite al Banco
La gestione delle vendite al banco consente l’emissione dello Scontrino Fiscale (quest’ultimo
attraverso il collegamento al registratore di cassa). In particolare, per quest’ultimo documento,
si può operare con il cosiddetto “multiscontrino”, ossia dalla stessa postazione di lavoro è
possibile che più operatori gestiscano il caricamento dello scontrino fiscale. Il nome del
commesso che al momento sta caricando il documento, si visualizza nella Toolbar principale
della procedura. Una serie di stampe specifiche completano la funzione.
Le opzioni abilitate nel menù Vendite
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•
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•
Gestione vendite al banco, sono:
Vendita al banco
Caricamento Ricevuta Fiscale
Stampa Ricevuta Fiscale
Stampa Riepilogo Ricevuta Fiscale
Caricamento Scontrino Fiscale
Stampa Cassa per Commesso
Stampa Cassa per Data
Stampa Cassa per Negozio
Per abilitare le funzionalità occorre impostare, in Archivi
Parametri
Parametri della
Procedura, cartella Vendite - Principali, il flag Gestione vendita al banco (1):
1
2
E’ inoltre possibile definire il tipo di ricevute fiscali emesse (solo ricevute per prestazione di
servizi, solo ricevute per cessione di beni, sia prestazioni di servizi sia cessione di beni) (2).
In Archivi
Parametri
Parametri della Procedura, cartella Codici a Barre e Dispositivi
Collegati, è possibile indicare il tipo di collegamento al registratore di cassa (assente, attivo o
passivo)
Il campo a tendina offre una triplice scelta:
• 0 – Registratore di cassa Assente
• 1 – Registratore di cassa Passivo il registratore di cassa viene utilizzato unicamente
come stampante fiscale. In tal caso la vendita viene effettuata direttamente dal terminale
• 2 – Registratore di cassa Attivo il registratore di cassa è strutturato per poter
memorizzare i codici articoli. In tal caso la vendita viene effettuata direttamente dal
registratore di cassa che trasmette poi la movimentazione di magazzino alla procedura.
5
Dopo aver selezionato il registratore (attivo/passivo), è possibile scegliere dalla tabelle il
modello corrispondente a uno dei due registratori. (la parte relativa alla scelta del registratore di
cassa è dettagliata successivamente)
Vediamo quali sono i passi successivi all’impostazione del programma, che permettono di
utilizzare le varie funzionalità della Gestione:
•
Tabella Documenti
Nella Tabella Documenti è necessario definire un codice documento sia per gli scontrini che
per le ricevute fiscali;è possibile gestire più di un codice documento, a seconda delle
esigenze.
Le specifiche riguardanti lo scontrino fiscale, proposte di base nella procedura, sono:
· Codice Documento: SCRFIS
· Tipo Documento: SC
· Protocollo: S
· Causale Magazzino: SCO (che dovrà essere impostata nella tabella “Causali di
Magazzino”)
Per le Ricevute Fiscali avremo:
· Codice Documento: RICFIS
· Tipo Documento: RF
· Protocollo: R
· Causale Magazzino: RIC (che dovrà essere impostata nella tabella “Causali di
Magazzino”)
Nota per l’installatore: si consiglia di disabilitare i diritti d’accesso alla consultazione/modifica
delle tabelle per ciascun utente
•
Tabella Causali Magazzino:
Le specifiche riguardanti lo scontrino fiscale, proposte di base nella procedura, sono:
Per lo scontrino fiscale:
Per le Ricevute Fiscali avremo:
•
Definizione protocolli documenti
In questa funzione a cui si accede dal Menù Archivi
Personalizzazione
Definizione
Protocolli Documenti: è possibile definire sia i protocolli per le Bolle/DdT, sia i protocolli
relativi alle Ricevute Fiscali ed agli Scontrini Fiscali.
Per caricare i protocolli occorre inserire nel campo Tipo i seguenti valori:
·
·
·
B (Bolle/DDT)
R (Ricevuta fiscale)
S (Scontrino fiscale)
Esempio:
•
7
Anagrafica Clienti
Sono presenti (cartella Dati Contabili) sia il campo per selezionare il tipo di Documento
Preferenziale per la Vendita al Banco, sia il campo per indicare se le Ricevute Fiscali
emesse al Cliente devono essere fatturate (nella videata sotto, la parte grigia):
La lista a tendina contiene le opzioni:
· RF - Ricevuta Fiscale
· BC - Buono di Consegna
· BV - Documento di Trasporto
· BF - Fattura Accompagnatoria
· FT - Fattura
Nel momento in cui si andrà a richiamare il codice del Cliente, durante le fasi di caricamento
dei documenti, saranno proposte in automatico le scelte qui operate.
•
Anagrafica Articoli
È presente il campo in cui memorizzare il reparto di appartenenza per la gestione del
registratore di cassa, previsto per la stampa automatica degli scontrini fiscali. Questo
campo è attivo solo quando è presente il registratore di cassa (la parte grigia nella videata
sotto):
2.1 Vendita al Banco
La funzione Vendita al banco introduce, per il cliente selezionato, il caricamento dei documenti
legati alla gestione delle vendite; la visualizzazione, l'interrogazione e l'annullamento degli
stessi, necessariamente deve avvenire utilizzando i rispettivi programmi di gestione.
Si accede alla funzione dal Menù Vendite
banco:
•
•
•
•
Gestione Vendite al banco
Vendita al
Cliente: viene inserito il codice del Cliente; è facoltativo se si deve gestire una Ricevuta
Fiscale e non è richiesto se si vuole gestire lo Scontrino Fiscale.
Documento: è la scelta del tipo di documento; inserendo il cliente è proposto il documento
preferenziale previsto nell’anagrafica.
Cod. Descr: sulla base della scelta del documento in tale campo, dotato di lista a tendina,
viene specificato il codice documento e la relativa descrizione.
Emissione automatica dello scontrino fiscale: su tutti i documenti, escluso naturalmente
lo scontrino stesso, è possibile attivare l’emissione aggiuntiva dello scontrino fiscale.
In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Esci.
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2.2 Caricamento Ricevute Fiscali
Il programma gestisce il caricamento, la variazione, la visualizzazione e la stampa delle
Ricevute Fiscali.
R.F.:
Gestione vendite al banco
Caricamento
Nella parte alta dello schermo sono presenti i campi per l’immissione dei dati di seguito
descritti:
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•
•
Codice Documento: è possibile selezionare, tra i codici che si è deciso di gestire e che
sono stati caricati preventivamente in Tabella Documenti, quello da assegnare al
documento in definizione (nell’esempio riportato si ha RICFIS); se si è impostato un solo
codice documento per le ricevute fiscali, viene proposto in automatico non modificabile
Protocollo: nel campo successivo è evidenziato il protocollo assegnato automaticamente
all’atto dell’inserimento del codice documento.
Numero: contiene il numero progressivo delle Ricevute Fiscali. Se è lasciato vuoto
(passando con <Invio> al campo successivo) si entra in modalità Inserimento ed il numero
è assegnato automaticamente al momento della conferma dei dati immessi. Se invece si
inserisce il numero di una Ricevuta Fiscale esistente, o si seleziona tale documento dalla
lista, alla quale si accede sia con il tasto funzione F5 sia con un clic in corrispondenza del
pulsante posto alla destra del campo, questo è visualizzato e ci si trova automaticamente in
modalità Variazione; una volta richiamato il documento, è attivo anche il pulsante Elimina
che consente quindi l’eliminazione di una Ricevuta Fiscale.
Data: immettere la data di emissione della Ricevuta Fiscale.
Cartella Testata Documento
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Codice Cliente: può essere immesso direttamente oppure scelto dalla lista collegata alla
quale si accede sia con F5, sia con un clic in corrispondenza del pulsante posto alla destra
del campo. Nel caricamento delle R.F. è facoltativo l’inserimento del cliente.
Si noti, tra i dati prelevati dall'anagrafica del cliente, l'informazione sul listino da
utilizzato per il cliente in inserimento. Le altre le informazioni della cartella sono tutte
estrapolate dall’Anagrafica Cliente.
Causale Magazzino: è la causale associata al protocollo; l’assegnazione avviene nella
Tabella Documenti. L’aggiornamento dei progressivi di Magazzino sarà eseguito come
definito in Tabella Causali di Magazzino, per ciascun tipo di causale.
Unità da: la richiesta del Deposito di uscita delle merce è legata anch’essa alla costruzione
della causale di magazzino ed il dato viene richiesto solo nel caso sia stata definita la
gestione dei depositi. Durante l’inserimento degli articoli nel dettaglio, la procedura effettua
il controllo sulla quantità giacente (in base al parametro selezionato nella Tabella Categorie
Merceologica - per maggiori dettagli, si veda il relativo paragrafo del Man. Vendite e
Magazzino) esclusivamente sul deposito indicato in questo campo.
Unità a: è la destinazione della merce; per tutti i documenti è proposto il codice del Cliente.
Tipo R.F.: definisce il tipo di contabilizzazione della R.F. secondo i seguenti due casi:
· S - Prestazione di servizi
· V - Cessione di beni
Da Fatturare: permette di selezionare le R.F. che devono essere fatturate.
Nota: operando con la Personalizzazione On-Fly, se gestita, è possibile optare per lo
spegnimento di quei campi che non dovessero interessare e procedere con la creazione di
nuovi campi, ad hoc, da inserire nella cartella.
Cartella Note
Per memorizzare appunti relativi al documento che si sta registrando. Le note potranno essere
stampate se viene previsto, sul modulo stesso, lo spazio per la stampa.
Dettaglio del Documento
Le righe vengono immesse una per una e i nomi dei vari campi sono riportati in testa alla
colonna che li contengono; le dimensioni delle griglie, in orizzontale ed in verticale, sono legate
alla risoluzione grafica della scheda video del Personal Computer in utilizzo; maggiore è la
risoluzione, più campi e colonne potranno essere visualizzate .
Di seguito vengono descritti i campi gestiti dalla Procedura standard (Società DEMO). Come
più volte ricordato, durante l’installazione e secondo le specifiche esigenze dell’Utente, si
possono spegnere alcuni campi previsti dallo standard e crearne di nuovi, aggiuntivi, che
vengono gestiti per la società in esame.
•
Codice Articolo: il Codice può essere digitato o ricercato attraverso la lista, che si abilita
con F5 oppure inserito per mezzo di un lettore BarCode.
E' possibile impostare anche una o più righe di articoli che non sono presenti a magazzino,
tramite l'ausilio dell'asterisco (*) al posto del codice: ovviamente in questo caso tutti i campi che
solitamente si prelevano in automatico dall’archivio articoli (ad es. Descrizione, Unità di Misura,
Prezzo, etc..), devono essere inseriti manualmente.
VENDITE AL BANCO: Scontrini e Ricevute, Registratori di Cassa - 11
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Descrizione: viene proposta di difetto la descrizione indicata nell’anagrafica articoli; la
procedura permette inoltre di modificare la descrizione standard ripresa per ogni articolo.
Ciò è possibile abilitando il flag Descrizione Articolo Variabile nel menù Utilità
Parametri della Procedura – Cartella Vendite–Principali. Per gli articoli con codice “*”
(articoli non codificati a magazzino) il campo è comunque libero, in quanto la descrizione
viene digitata all’atto del caricamento del documento stesso. E’ possibile riportare in questo
campo anche quanto indicato nella seconda riga descrittiva dell’anagrafica articolo,
attivando il flag sull’opzione Stampa Descrizione Aggiuntiva Articolo, presente in Utilità
Parametri della Procedura - cartella Vendite – Altri Parametri.
UM: è l’unità di misura ed è letta nell’anagrafica dell’articolo. Se si è provveduto ad
associare una UM alternativa per l’articolo o per la categoria merceologica di appartenenza,
con F5 si può richiamare la lista in cui sono elencate tutte le unità di misura alternative.
Se è stato inserito un articolo asterisco, occorre selezionare manualmente l’UM appropriata.
Quantità: digitare la quantità; la procedura accetta un numero massimo di decimali pari a
quelli specificati per l’unità di misura associata all’articolo. Il programma propone la
possibilità di inserire, quando vengono caricati articoli in dettaglio, quantità negative. Al fine
di confermare il documento è necessario che il valore totale sia comunque positivo
Quantità Anagrafica: indica la quantità unitaria dell’articolo. È legata alla scelta di unità di
misura alternative (si pensi al caso in cui si vende una scatola contenente 5 pezzi: quantità
= 1, quantità anagrafica = 5).
Prezzo: prezzo unitario da associare alla riga; il prezzo proposto è quello indicato nella
scheda dell’articolo. Il campo è modificabile.
Sconto: sconto da applicare all’articolo. È proposto lo sconto indicato nella scheda
dell’articolo ed è calcolato in cascata dopo gli eventuali due sconti del cliente. Se è gestita
anche la funzione Caricamento Sconti Clienti per Categorie Merceologiche (menù
Magazzino), è inserito il primo sconto riportato per il cliente.
Importo: propone l’importo calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo meno tutti gli
sconti. Il campo è modificabile. Se l’importo viene modificato, viene ricalcolato il prezzo
unitario. Questo importo è da considerarsi comprensivo dell’Iva.
IVA: è prelevata dall’anagrafica dell’articolo, tranne per il caso in cui vi sia un
assoggettamento proprio del Cliente, quale un tipo di esenzione, che prevale rispetto all’Iva
degli articoli.
Va digitato o ricercato in tabella con F5, in caso di codice articolo asterisco.
Omaggio: è possibile indicare se la merce è ceduta a titolo gratuito; è previsto che
l’omaggio sia gestito nel seguente modo:
· digitando S per l’omaggio non sarà calcolato alcun valore,
· digitando I per l’omaggio sarà invece calcolata, ed esposta in fattura, l’Iva
corrispondente all’importo calcolato sulla riga.
Provvigione: visualizza la percentuale riportata nell’anagrafica dell’articolo, con possibilità
di essere variata.
Descr. Agg.: eventuale descrizione aggiuntiva dell’articolo.
Sconto aggiuntivo: è il secondo sconto inseribile nella funzione Caricamento Sconti
Cliente.
Toolbar
Nella parte alta della maschera, sulla destra, è presente una ToolBar con presenti due pulsanti
per eseguire direttamente le seguenti funzioni:
•
Visualizzazione Disponibilità : Permette di ottenere immediatamente informazioni
sulla disponibilità a magazzino dell’articolo evidenziato nel dettaglio del documento:
spostandosi da una riga all’altra, di volta in volta i dati visualizzati vengono aggiornati in
tempo reale. Nel caso in cui nella testata della bolla sia definito un deposito di riferimento,
nella maschera verranno visualizzati anche il deposito stesso e la giacenza in tale deposito
•
Uscita dalla maschera: equivale al pulsante Esci sul fondo alla finestra
La Toolbar è personalizzabile dall’utente, quindi è possibile aggiungere nuovi collegamenti.
Per cancellare una singola riga di dettaglio dal documento occorre posizionarsi sulla riga da
rimuovere e, tenendo premuto il tasto per le maiuscole, premere il tasto <Canc> (<Shift> +
<Canc>).
Per inserire una riga tra due già caricate posizionarsi sulla riga dalla quale deve partire lo
slittamento verso il basso e premere i tasti <Shift> + <Ins> .
Per inserire Note nel corpo del Documento in corrispondenza della riga sulla quale si intende
far partire il testo della nota, premere F8, appare la finestra che segue:
È possibile digitare l’intero testo della nota.
Per i D.d.t. (ved. Figura) è presente un flag “Riporta Nota in Fattura”per scegliere se la nota
deve essere riportata anche in fattura o se è da stampare nel solo Documento di Trasporto.
È inoltre possibile, alla pressione del pulsante Note Precaricate, richiamare le note già caricate
nella relativa Tabella Note:
viene visualizzata una lista, dalla quale è possibile selezionare, per uno stesso documento, una
o più note contemporaneamente, applicando il flag nel campo Sel; è possibile selezionare
automaticamente tutte le note presenti cliccando sul pulsante Sel. Tutto.
Il testo della/e nota/e selezionate viene riportato nel dettaglio, modificabile per singolo
documento. Con Conferma si rientra nel corpo del Documento.
Nella Ricevuta Fiscale l’importo delle righe caricate è comprensivo di Iva che viene
scorporata in automatico. Nella parte sottostante la griglia sono visualizzati i totali
derivanti dalla righe caricate.
Nel campo Incassato è proposto in automatico il valore del documento che è utilizzato nella
contabilizzazione delle R.F. Questo valore è l’importo effettivamente incassato a fronte della
vendita fatta per ogni singola ricevuta fiscale; se non corrisponde occorre modificare
manualmente il valore per indicare l’ammontare effettivamente incassato.
Inoltre, con la funzione Stampa Riepilogo Ricevute fiscali (descritta più nei paragrafi
successivi), è possibile ottenere un tabulato con il totale delle ricevute fiscali emesse ed
incassate. Questo campo è editabile solo se è stato specificato il cliente.
In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Elimina – Pulisci – Personalizza Stampa - Esci. (…)
2.3 Stampa Ricevute Fiscali
La funzione Stampa Ricevute Fiscali permette la selezione e la successiva stampa delle
ricevute fiscali precedentemente caricate.
Gestione Vendite al Banco
Stampa R.F.
Da questa maschera è possibile estrarre, indicando i limiti di selezione, le Ricevute Fiscali da
stampare. Una volta confermata la selezione con il tasto Estrai, verranno visualizzate le
Ricevute rientranti nei limiti. Con Sel./Desel. è possibile selezionare/deselezionare tutti i
documenti presenti a video; se si vuole invece agire manualmente, occorre marcare la casella
di spunta della colonna Stampa. Con Stampa viene eseguita direttamente di stampa dei soli
documenti selezionati.
In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Pulisci – Esci.
2.4 Stampa Riepilogo Ricevute Fiscali
La funzione consente di ottenere una stampa riepilogativa, filtrabile per data, numero e cliente.
Le informazioni di relative a tale stampa possono essere utilizzate dall’Utente per caricare
manualmente in Contabilità gli articoli relativi ai corrispettivi. La differenza tra il totale del
documento ed il valore indicato nel campo determina il valore del corrispettivo non incassato:
tale importo verrà imputato al conto associato in struttura dei corrispettivi, e non al conto cassa
così come avviene per la prima nota corrispettivi.
Riepilogo R.F.
Stampa
Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo.
Dall’anteprima, cliccando sul pulsante
si procede alla Stampa
Nel combo-box Tipo Stampa è possibile scegliere se avere la stampa di riepilogo oppure
quella per Dettagli IVA per giorno. Nella stampa con i dettagli viene effettuato un primo
raggruppamento delle ricevute fiscali per giorno e, all’interno del giorno, un raggruppamento per
codice iva, indicandone sia l’imponibile sia l’importo dell’IVA che il relativo totale (imponibile +
IVA).
2.5 Caricamento Scontrino Fiscale
La funzione consente il caricamento di Scontrini Fiscali e la visualizzazione di quelli generati
automaticamente.
Scontrino Fiscale:
Caricamento
Per quanto riguarda la parte superiore della schermata, i campi Codice Documento,
Protocollo, Numero, Data sono gli stessi riportati nella maschera Caricamento R.F (per la
descrizione, si rimanda alla lettura del relativo paragrafo). Il campo Commesso, invece,
contiene il nome dell’operatore abilitato a caricare i documenti di vendita (il nome del
commesso compare anche nella toolbar principale della procedura). Il campo, se non deve
essere utilizzato, può essere spento attraverso la Personalizzazione On Fly.
Per l’inserimento del Codice e del nome (campo Descrizione) del Commesso si utilizza la
tabella Negozi: Tabella Commessi presente nel menù Archivi
Tabelle Società:
Le impostazioni relative all’inserimento del Commesso nel campo omonimo sono fondamentali
per l’utilizzo della funzione “Multiscontrino”, ossia la possibilità di operare
contemporaneamente, dalla stessa postazione di lavoro, con più operatori: ciò significa che
ogni commesso può eseguire, all’interno dello stesso programma, la funzione di Caricamento
Scontrini (da quel momento sarà contraddistinta dal codice identificativo del commesso che si
può leggere nella toolbar principale).
In questo modo ognuno avrà a disposizione una maschera personale sulla quale caricare i dati
della vendita Il passaggio dalla maschera di un operatore a quella di un altro, avviene
semplicemente richiamando il proprio codice dal menù Windows. Questo consente di
sospendere momentaneamente l’inserimento degli scontrini, non bloccando in ogni caso il
lavoro degli altri commessi ed evitando in tal senso una perdita dei dati eventualmente già
caricati.
Così facendo gli inserimenti sono effettuati contemporaneamente dalla stessa postazione di
lavoro.
Cartella Testata Documento
•
•
•
•
Causale Magazzino: è associata al documento e la sua assegnazione avviene dalla
Tabella Documenti. L’aggiornamento dei progressivi di Magazzino sarà eseguito come
definito in Tabella Causali di Magazzino, per ciascun tipo di causale.
Listino: permette di prelevare i prezzi, invece che dall’anagrafica dell’articolo, da uno dei
listini caricati nel programma; il pulsante associato al campo richiama la lista dei codici
ammissibili.
Unità da/Unità a: tali campi sono gli stessi riportati nella maschera Caricamento R.F (per
la descrizione, si rimanda alla lettura del relativo paragrafo). In particolare il campo Unità A
risulta ingrigito essendo prevista (in tabella Causali di Magazzino) l’opzione Nulla: in questo
modo si genera il movimento di scarico di magazzino senza che sia richiesto.
Gestione Tipo Pagamenti: i quattro campi indicati, consentono di suddividere il totale del
documento in base alla modalità di pagamento scelta dal cliente. Le alternative sono
Contanti, Assegno, Bancomat e Carta di Credito. Il commesso può suddividere,
manualmente, il totale del documento in base alle quattro opzioni ed eventualmente
associarvi una riga di note. Di difetto il totale viene interamente indicato nel campo Contanti,
e viene modificato ad ogni variazione del totale dello scontrino: un doppio clic in
corrispondenza di una delle altre righe, permette di spostare completamente l’importo dal
campo Contanti al campo selezionato.
Dettaglio del Documento
Di seguito si descrivono i campi gestiti dalla Procedura standard (Società DEMO). Come più
volte ricordato, durante l’installazione e secondo le specifiche esigenze dell’Utente, si possono
spegnere alcuni campi previsti dallo standard e crearne di nuovi, aggiuntivi, che vengono gestiti
per la società in esame. I Campi (Codice, Articolo, Descrizione, UM, Quantità Anagrafica,
Prezzo, Importo, IVA, Omaggio, Descr. Agg., Sconto) sono gli stessi riportati nella
maschera Caricamento R.F (per la descrizione, si rimanda alla lettura del relativo paragrafo).
Le differenze dalla maschera di Caricamento R.F si riscontrano nei seguenti campi:
•
Quantità: la procedura gestisce quantità con segno negativo: questo comporta
un’operazione di segno contraria al tipo di causali di magazzino impostata (quindi se la
causale utilizzata SCO implica uno scarico di magazzino, l’indicazione di una quantità
implicherà un carico di merce a magazzino);
•
Sconto %: campo editabile, espresso in percentuale, da applicare all’articolo inserito. Il
valore, se presente, si preleva dall’anagrafica relativa.
Toolbar
Nella parte alta della maschera, sulla destra, sono presenti due pulsanti, ai quali corrispondono
ulteriori funzioni. La Toolbar è personalizzabile dall’utente, quindi è possibile aggiungere nuovi
collegamenti. Le funzioni presenti sono le medesime della funzione Caricamento R.F.
Per cancellare una singola riga di dettaglio dal documento, occorre posizionarsi sulla riga da
rimuovere e, tenendo premuto il tasto per le maiuscole, premere il <Canc> (<Shift> + <Canc>).
Per inserire una riga tra due già caricate, posizionarsi sulla riga dalla quale deve partire lo
slittamento verso il basso e premere i tasti <Shift> + <Ins>.
Nei campi riportati ai piedi della griglia, sono evidenziati i valori riepilogativi relativi allo Sconto
(in valore), al Totale Iva (in valore) e al Totale Merce (in valore). Il campo editabile Totale
Scontrino, può essere utilizzato dal commesso per arrotondare la cifra finale del documento:in
questo caso si aggiorna il campo non editabile Sconto, ed il campo relativo al Pagamento per
Contanti.
In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Elimina – Personalizza –
Codice a Barre – Etichette – Sovrappacchi - Esci.
abilita la funzione di inserimento dei codici articoli attraverso un lettore
Il pulsante
BarCode; per maggiori dettagli, si rimanda al relativo manuale.
Il pulsante
viene visualizzato elusivamente se è collegato il registratore di cassa;
premendo sul tasto, si procede alla stampa dello scontrino sul dispositivo collegato (Nota per
l’installatore: vedere ultimo capitolo per le specifiche relative alla configurazione del registratore
di cassa).
2.6 Stampa Cassa per Commesso
La Stampa Cassa per Commesso costituisce un controllo per la quadratura della cassa. In
particolare visualizza la situazione dei negozi per commesso, evidenziando i totali incassati per
contanti, carte di credito, bancomat e assegni. I valori estratti possono essere limitati inserendo
un determinato Negozio, un periodo di riferimento (Da Data / A Data), o specifici codici
Commesso. Se non viene indicato nessun limite di selezione, verranno estratti tutti i dati di tutti
i negozi.
Commesso:
Vendite al Banco
Stampa Cassa per
2.7 Stampa Cassa per Data
La stampa Cassa per Data visualizza la situazione dei negozi per data, evidenziando, come nel
caso precedente, i totali incassati per contanti, carte di credito, bancomat e assegni. I valori
estratti possono essere di intervalli di tempo ristretti o limitati ad uno specifico Negozio; non
specificando alcun limite, vengono estratti tutti i dati.
Vendite al Banco
Stampa Cassa per Data:
2.8 Stampa Cassa per Negozio
La stampa visualizza la liquidità per singolo negozio, evidenziando, anche in questo caso, i
totali incassati per contanti, carte di credito, bancomat e assegni. I valori estratti possono
essere mirati verso più negozi o limitati ad uno specifico Negozio; non indicando nessun
negozio, vengono estratti i dati di tutti i negozi.
Negozio:
Vendite al Banco
Stampa Cassa per
2.9 Contabilizzazione Automatica Corrispettivi Giornalieri
La funzione permette di generare in modo automatico i movimenti contabili dei corrispettivi
giornalieri partendo dagli scontrini o dalle ricevute fiscali, senza dover procedere con
l’inserimento manuale dei movimenti1.
2.9.1 Impostazioni Tabella Documenti
All’interno della tabella relativa ai codici documenti (che dovranno essere contabilizzati) è
necessario indicare una causale contabile specifica (tale causale deve essere di tipo
Corrispettivi):
1
Se presente il modulo VENDBANC in licenza
2.9.2 Contabilizzazione Scontrini e Ricevute Fiscali
Si accede alla funzione da Menù Vendite
Contabilizzazione scontrini / ricevute fiscali:
La funzione consente di effettuare la contabilizzazione degli scontrini o delle ricevute fiscali:
abilitare quindi il flag Scontrini oppure Ricevute Fiscali.
Selezionare il mese che si desidera contabilizzare e premere il pulsante Estrai .
Nel caso in cui durante l’estrazione vengono rilevati degli errori nelle impostazioni della tabella
documenti/causali contabili, le righe dei giorni vengono evidenziate con sfondo rosso e nella
colonna delle note viene riportata la motivazione di errore
Esempio di estrazione in cui non è stata impostata la causale contabile
Esempio di estrazione in cui non è stata trovata corrispondenza tra i conti vendita / codici IVA degli
articoli e la struttura dei corrispettivi (la struttura dovrà riportare tutte le combinazioni di conti ricavo/codici
IVA utilizzati nei movimenti).
Il codice del conto ricavo viene prelevato dall’anagrafica degli articoli, mentre il codice IVA viene
prelevato dal codice utilizzato nella riga del documento. In presenza del codice articolo
asterisco, viene utilizzato il conto di ricavo standard presente nella struttura contabile della
società.
Nella griglia viene visualizzato lo schema di registrazione dei corrispettivi raggruppando i
movimenti dello stesso giorno, per la stessa causale contabile, con la suddivisione per il codice
IVA: l’IVA viene calcolata scorporando l’importo delle righe dei movimenti, in quanto gli importi
degli scontrini e delle ricevute sono al lordo di IVA.
Premendo il pulsante Stampa è possibile ottenere una stampa per effettuare eventuali controlli
prima di procedere con la contabilizzazione:
Per generare il movimento contabile dei corrispettivi, premere il pulsante Genera Mov.
Contabile e rispondere Sì alla successiva richiesta di conferma. Al termine dell’operazione,
appare un messaggio di avviso per segnalare che la generazione è stata eseguita
correttamente ed il movimento contabile generato è il seguente:
2.9.3 De-Contabilizzazione Scontrini e Ricevute Fiscali
Nel caso in cui si renda necessario apportare delle modifiche alle registrazioni contabili, occorre
procedere alla decontabilizzazione dell’intero mese (utilizzare la funzione di contabilizzazione
richiedendo l’estrazione dello stesso mese) in quanto i pulsanti che permettono la modifica
sono disabilitati.
Alla conferma viene segnalato il seguente messaggio:
Rispondendo Sì , verranno riaperti gli scontrini/ricevute fiscali del mese che erano state
contabilizzate, eliminando i movimenti contabili dei corrispettivi che erano stati generati con la
precedente contabilizzazione. Al termine dell’operazione, appare un messaggio di avviso per
segnalare che la decontabilizzazione è stata eseguita correttamente.
2.9.4 Documenti non contabilizzati
Alcuni documenti vengono esclusi dalla contabilizzazione: in queste condizioni, i documenti
stessi non vengono estratti nella griglia e viene segnalato il seguente messaggio:
Premendo il pulsante OK e poi Vedi Log (pulsante posto in fondo alla maschera principale) è
possibile visualizzare la dell’esclusione. I documenti esclusi possono essere:
Fatture: Se per alcuni scontrini fiscali sono state emesse contestualmente anche le relative
fatture, tali scontrini non verranno contabilizzati; verrà contabilizzata la fattura utilizzando
l’apposita funzione esistente di contabilizzazione fatture/fatture accompagnatorie.
Scontrini di Omaggi: In questo caso gli scontrini di solo omaggio non vengono considerati
(nel file Log viene segnalato che lo scontrino ha un importo zero). Se gli scontrini devono
essere registrati nella società, si dovranno aggiungere manualmente nel movimento
generato.
Scontrini di solo Reso: Gli scontrini di solo reso non vengono contabilizzati in quanto
attualmente non è possibile stabilire se il reso si riferisce allo stesso periodo di
contabilizzazione e se è quindi possibile recuperare l’IVA. Se necessario. procedere quindi
con la registrazione manuale così come previsto per lo scontrino di solo omaggio.

vendite al banco

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