Connect to Toshiba
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Connect to Toshiba Product Info Archiviazione direttamente nella fotocopiatrice digitale DocuWare Connect to Toshiba consente di eseguire la scansione e l‘archiviazione di documenti nel vostro dispositivo multifunzione con una singola operazione. I documenti digitalizzati vengono indicizzati direttamente nello scanner e, una volta memorizzati nel pool di documenti centrale, sono immediatamente disponibili per tutti gli utenti autorizzati. Il modulo aggiuntivo DocuWare Connect to Toshiba consente, in maniera semplice e pratica, di archiviare di documenti cartacei acquisiti tramite fotocopiatrici multifunzione direttamente nel pool di documenti centrale di DocuWare. Caratteristiche principali Integrazione delle fotocopiatrici digitali Toshiba in DocuWare Scansione, indicizzazione e archiviazione con una sola operazione e direttamente nello scanner Disponibilità immediata dei documenti per tutti gli utenti autorizzati CONNECT to Toshiba ProductInfo 1 Descrizione Applicazione Selezionare l‘opzione per l‘archiviazione di documenti in DocuWare sullo scanner. Saranno visualizzati i campi indice dell’archivio DocuWare definito. Premendo uno di questi, si aprirà una soft keyboard, tramite la quale è possibile inserire un concetto. In alternativa sarà visualizzato un elenco di concetti dal quale effettuare la selezione. Una volta compilati tutti i campi obbligatori, il documento sarà scansionato. A questo punto il documento digitalizzato sarà creato nell‘archivio DocuWare sullo sfondo, con i concetti di indice prescelti. Tutti gli utenti autorizzati potranno accedervi immediatamente. In alternativa all‘archiviazione in un raccoglitore i documenti possono essere salvati anche in un cassetto elettronico di DocuWare. Qui potrete modificare i documenti, ad esempio inserendo delle note oppure timbri sugli overlay e quindi archiviarli. Oppure i documenti saranno modificati in modalità assolutamente automatica nel cassetto del modulo DocuWare ACTIVE IMPORT. In questo modo, tanto per fare un esempio, tramite un OCR o una rilevazione del codice a barro è possibile produrre un flusso di lavorazione con DocuWare. Requisiti di sistema Dal lato DocuWare: Installazione di DocuWare 5.1a GAPI configurata Il modulo aggiuntivo richiede una licenza client DocuWare Fotocopiatrici Toshiba supportate: e-STUDIO 232/233/282/283 e-STUDIO 352/353/452/453 e-STUDIO 281c/351c/451c e-STUDIO 2500c/3500c/3510c e-STUDIO 520/523/600/603/720/723/850/853 Architettura La fotocopiatrice salva i documenti scansionati su un server. In questo modo integra un file XML con i dati d’indice (metadati). La directory sul server viene controllata da un servizio DocuWare. Il servizio crea il documento all’interno dell’archivio predefinito e inserisce i criteri d’indice. CONNECT to Toshiba ProductInfo 2 Configurazione In primo luogo tramite il Web-Front-End della macchina Toshiba create un Enhanced Scan Template. All’interno di questa configurazione vengono creati i campi per i quali successivamente saranno inseriti i concetti nel corso della scansione. Questi campi possono essere: I campi di testo, i campi numerici o i campi che l’utente deve compilare con un concetto proveniente da un elenco di selezione predefinito. Inoltre definite il formato del file dei file scan (TIFF, PDF, XPS oppure JPEG). Infine indicate la destinazione in cui si troverano i file scansionati. Ora utilizzando questa configurazione effettuate la scansione di un documento a titolo d’esempio. Accanto al file della scansione, sarà creato un file XML, che contiene i metadati relativi alla scansione, tra cui i campi e le loro voci. Definizione campo per Enhanced Scan Template Infine aprite DocuWare Connect to Toshiba Administration. Create anche qui una nuova configurazione. Selezionate una finestra di archiviazione per un archivio DocuWare e caricate il file XML creato in precedenza. A questo punto attribuite le voci del file XML ai campi della finestra di archiviazione DocuWare. Oltre ai campi definiti appositamente, il file XML contiene anche campi quali data e ora di scansione o numero delle pagine. Inoltre in questa configurazione è possibile indicare se i documenti scansionati devono essere archiviati direttamente nell’archivio DocuWare o in un cassetto DocuWare. CONNECT to Toshiba Impostazioni in DocuWare Connect to Toshiba Administration ProductInfo 3 Funzioni Possibilità di configurazione di Toshiba Enhanced Scan Templates Definizione di campi speciali per l’assegnazione dell’indice sul display del dispositivo Toshiba Inserimento nei campi: Numerico, decimale, testo o da elenco di selezione appositamente definito Campi obbligatori Voci fisse nascoste Possibilità di configurazione dei servizi DocuWare Selezione del raccoglitore o del cassetto in modalità DocuWare 5 in cui archiviare i documenti acquisiti tramite scansione Assegnazione ai campi DocuWare dei campi definiti in Enhanced Scan Template Assegnazione dei campi di protocollo della scansione ai campi DocuWare Lunghezza minima e massima Valore minimo e massimo per i campi numerici Possibili formati per i file scan: TIFF, PDF e XPS come Single o MultiPage e JPEG Altre impostazioni di scansione secondo i dispositivi Toshiba Possibilità di definire sino a 2400 Enhanced Scan Templates per ogni macchinar This document can also be found here: http://pub.docuware.com/it/ For more information please visit our website at: www.docuware.com CONNECT to Toshiba ProductInfo 4