Intranet Regione Marche

Servizi al dipendente
e comunicazione al centro
della nuova intranet
della Regione Marche
Microsoft per il Settore Pubblico
Area di attività:
Pubblica Amministrazione
Scenario:
Collaboration & Social Enterprise
Negli anni Regione Marche si è adoperata in qualità di aggregatore
delle pluralità collettive, adottando politiche finalizzate a migliorare
e integrare i processi e garantire efficienza nei servizi.
In quest’ottica Regione Marche ha realizzato recentemente
uno spazio intranet coeso: “POINT 2.0” implementa maggiori
strumenti e funzionalità di partecipazione degli utenti ed è in grado
di fornire nuove funzionalità a supporto delle attività quotidiane
dei dipendenti, favorendone comunicazione e collaborazione
“L’efficienza delle nostre organizzazioni
dipende dall’effettiva capacità
delle persone di lavorare sinergicamente
in rete, disponendo di sistemi
di conoscenza condivisa di facile impiego.
L’ICT fornisce strumenti abilitanti per
raggiungere questo scopo e rappresenta
una condizione determinante di espansione
del potenziale creativo e sociale,
oltre i normali limiti dell’interazione
nello spazio e nel tempo”
Andrea Sergiacomi,
P.O. Progettazione, sviluppo e gestione
di portali Web e sistemi di front-office
In collaborazione con:
Il cliente
Regione Marche conta
circa 1.200 dipendenti
distribuiti sul territorio,
ma prevalentemente
ospitati nelle 4 sedi
principali di Ancona
Esigenze
• Creare un sistema
di servizi condivisi
• Favorire la condivisione
delle informazioni
• Migliorare la collaborazione
e l’agilità nella gestione
dei procedimenti
• Favorire la comunicazione
interna ed esterna
Soluzione
• Microsoft SharePoint
Benefici
• Aumento della proattività degli utenti
• Centralizzazione dello spazio
di comunicazione sul Web
• Migliore organizzazione del lavoro
individuale
• Migliore collaborazione e comunicazione
• Efficienza e snellimento dei processi
• Riduzione dei tempi
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Microsoft >
Case History
Le Esigenze
Il progetto è nato per creare un sistema
di servizi condivisi, in grado di rispondere
alle esigenze organizzative dell’intero Ente,
alla necessità di favorire la condivisione
delle informazioni, la collaborazione e l’agilità
nella gestione dei procedimenti,
la comunicazione interna ed esterna.
Ritagliata sulle esigenze quotidiane,
la soluzione sviluppata è basata sulle aree
Istituzione, Comunicazione, Organizzazione,
Servizi al dipendente e altre sezioni riservate
a specifiche strutture regionali. Si configura
come un ambiente intuitivo, di facile accesso
e utilizzo, predisposto per sviluppi futuri volti
a una continua semplificazione dei processi
e all’aumento dell’efficienza nella gestione
delle procedure. Il sistema garantisce, inoltre,
una diminuzione degli interventi ripetitivi
da parte della funzione IT.
La Soluzione
Il progetto è stato realizzato con la
collaborazione di Metisoft, partner Microsoft
con certificazione Gold in Portal
& Collaboration ed esperienza pluriennale
nella realizzazione di intranet basate
su piattaforma SharePoint.
La nuova intranet si chiama “POINT 2.0”:
il nome è ispirato alla prerogativa
di rappresentare un unico punto di accesso
a tutti i sistemi e contenuti dell’Ente,
ma implementando, in ottica evolutiva rispetto
alla precedente, maggiori strumenti
e funzionalità di partecipazione degli utenti.
Tra le nuove caratteristiche, è stato previsto
l’accesso sicuro ai servizi in virtù
di un’autenticazione integrata con il sistema
d’identificazione regionale Fed-Cohesion,
basato sulla CNS marchigiana “Carta
Raffaello”, già in dotazione a tutti i dipendenti.
Servizi
Sono stati sviluppati servizi in grado
di organizzare e semplificare alcuni processi
interni all’Ente. In particolare, sono stati
automatizzati e strutturati processi
di prenotazione di risorse condivise quali auto,
aule e servizi di videoconferenza. Tali sistemi
di prenotazione dei beni offrono all’utente
un cruscotto per la scelta della risorsa
richiesta, permettono di centralizzare
in un calendario comune tutte le prenotazioni
attive e di distribuire automaticamente
la gestione dell’approvazione ai rispettivi
responsabili. Per quanto riguarda
la prenotazione di aule, il sistema è stato
arricchito da un wizard che guida l’utente
nella scelta dell’aula in base a parametri
di selezione, quali il numero dei partecipanti
all’incontro e le dotazioni richieste alla sala,
oltre che alla disponibilità nel periodo richiesto.
Grazie allo sviluppo di alcuni workflow
autorizzativi e all’integrazione con PALEO,
il sistema di protocollo dell’Ente, POINT
offre un servizio di gestione di modulistica
elettronica che velocizza e facilita numerose
richieste precedentemente gestite in forma
cartacea.
Il profilo del dipendente, nel sito personale,
è arricchito con informazioni legate
alle strutture organizzative cui appartiene
e ai beni strumentali affidatigli. Infine,
accedendo all’home page in modalità
autenticata, ciascun utente ha la possibilità
di vedersi notificate, attraverso indicatori
che richiamano una grafica in stile “social
network”, situazioni pendenti, quali comunicazioni
ricevute e non lette o permessi richiesti ancora
da autorizzare, provenienti dai sistemi aziendali
terzi resi interoperanti.
Comunicazione
Una sezione della intranet POINT è riservata
alla comunicazione e si configura come
un sistema di pubblicazione centralizzato.
Le news, i comunicati stampa, gli annunci,
gli eventi e le campagne istituzionali pubblicate
nella intranet, su esplicita richiesta dell’utente
– nel caso previa autorizzazione da parte
dei responsabili per la comunicazione –
possono essere, infatti, automaticamente
pubblicate su siti Web regionali e blog rivolti
all’esterno. Questa caratteristica
di integrazione con sistemi esterni è in forte
espansione ed è in progetto di arricchirla
a breve con ulteriori connessioni verso social
network, quali Facebook e Twitter,
per diventare di fatto un cruscotto redazionale
di tutta l’informazione dell’Ente.
I Benefici
La nuova intranet nasce da una migrazione
dalla piattaforma SharePoint: l’adeguamento
tecnologico ha permesso di evolvere
le funzioni di base già presenti per la gestione
documentale o di contenuti, favorendo
l’usabilità con un’interfaccia grafica
e un accesso alle funzioni vicine a quelli
delle applicazioni client già note agli utenti.
Le nuove funzionalità introdotte hanno
prodotto:
• un aumento della proattività degli utenti
nei confronti dell’uso della intranet
e centralizzazione dello spazio
di comunicazione sul Web rispetto
ad altri flussi massivi, quali lo scambio
di informazioni tramite liste di distribuzione
via email;
• una migliore organizzazione del lavoro
individuale: Point rappresenta un’unica
interfaccia di accesso e di prima
autenticazione ai sistemi dell’Ente, oltre
a fornire notifiche di tutte le principali
attività in pending;
• una migliore collaborazione e comunicazione
intra-aziendale e un aumento della quantità
di informazioni reperibili dall’utente,
sia in virtù di una migliore organizzazione
dell’interfaccia, sia grazie alle funzionalità
del nuovo motore di ricerca;
• un’efficienza dovuta allo snellimento
e all’automazione dei processi (prenotazione
beni e risorse aziendali, autorizzazioni, ecc.)
grazie alla disponibilità di flussi interamente
digitali e all’interscambio di dati e modulistica
elettronica anziché cartacea;
• una riduzione dei tempi di approvazione
e di gestione dei processi interni più richiesti
e attivati.
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