Procedure per il collaudo dei beni e liquidazione ai creditori

Procedure per il collaudo dei beni e liquidazione ai creditori
di Marco Baù
INDICE
Il collaudo
La liquidazione
Richiesta con firma e relazione
Autorizzazione all'acquisto e richiesta di preventivo
Preventivo/offerta; criteri per la scelta
Prospetto comparativo di scelta
Ordine con firma
Fattura e buono di consegna
Carico/scarico del magazzino
Inventario
Verbale di collaudo
Scheda articolo/prodotto
Registro contratti
Protocollo
Bibliografia
p.2
p.5
p.7
p.7
p.8
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p.10
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Nel D.I. 1 febbraio 2001, n. 44, “Regolamento concernente le istruzioni generali sulla
gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche” è espressamente
prevista l’attività inerente gli acquisti e il collaudo dei beni. Tali disposizioni normative
indicano quali siano i criteri amministrativo-contabili cui gli organi della scuola
dovranno attenersi per l’approvvigionamento di beni e servizi indispensabili al
raggiungimento degli obiettivi stabiliti col Piano dell’Offerta Formativa. Nella procedura
degli approvvigionamenti assume particolare importanza la fase del collaudo.
IL COLLAUDO
Tra le altre definizioni, indubbiamente più dotte, il collaudo potrebbe essere
classificato come quel potere che la norma riconosce alla istituzione scolastica per
garantire l'oculato impiego delle proprie risorse preservandola da situazioni che
potrebbero in qualche modo nuocere al suo funzionamento e alla correttezza delle
procedure seguite. Come sappiamo consiste in una serie di operazioni che hanno il
fine di accertare che i lavori eseguiti, i beni consegnati o i servizi resi all'istituzione
scolastica corrispondano per quantità e qualità a quanto era stato pattuito nell'ordine,
nel contratto o nella lettera di ordinazione.
Le procedure del collaudo devono essere espletate, entro sessanta giorni dall'avvenuto
evento, da un collaudatore singolo o da una commissione appositamente designati dal
dirigente scolastico nominati “tra il personale della scuola munito di adeguata
competenza tecnica. Del collaudo viene redatto apposito verbale. Per le forniture di
valore inferiore ai € 2000,00 l'atto formale di collaudo è sostituito da un certificato che
attesta la regolarità della fornitura, rilasciato dal dirigente o, su sua delega, dal
direttore o da un verificatore all’uopo nominato. Per i contratti inerenti alla fornitura di
servizi periodici, è redatto dal direttore apposito certificato di regolare prestazione”
(art. 36).
Conseguentemente si possono individuare alcuni punti fermi e le relative procedure
cui la normativa fa discendere specifici comportamenti. Vediamone i più significativi:
•
•
Il collaudo è un adempimento obbligatorio: deve essere comunque
effettuato in quanto “il saldo del pagamento dei lavori può essere disposto
solo dopo l'emissione del certificato di collaudo o del certificato di cui al comma
2 (di cui si vedrà poco oltre). Alla stessa data il dirigente può procedere allo
svincolo delle garanzie eventualmente prestate”.
Nel valore della fornitura è posta una discriminante che determina due
diverse procedure:
1. se il valore della fornitura supera i 2.000,00 € la norma richiede il
collaudo da parte del collaudatore singolo o della commissione che,
come abbiamo visto, disporranno di adeguata competenza tecnica
per assolvere al compito;
2. in occasione di forniture il cui valore fosse inferiore agli € 2.000,000 è
consentito superare la fase operativamente complessa del collaudo
snellendo la procedura tramite il rilascio di un certificato di regolarità
della fornitura o da parte del dirigente o del dsga o da altro
verificatore (ambedue nominati con atto del dirigente). L'accertamento,
2
rilasciato da uno di questi soggetti, ha valenza eminentemente
amministrativo-contabile e non specialistica. Infatti, nella fattispecie
non è richiesto, ad alcuno di loro, il possesso di competenze tecniche,
come invece è richiesto per i collaudatori1.
Può essere dato corso al pagamento del saldo dei lavori solo dopo l'emissione del
verbale di collaudo o il rilascio del certificato di regolarità della fornitura. In altre
parole, come già accennato, il collaudo ha anche la funzione di costituire una
condizione sospensiva all'ordinazione e conseguente liquidazione del corrispettivo
dovuto.
•
•
La nomina del singolo collaudatore o della commissione collaudi sono
atti obbligatori del DS, non vi è quindi possibilità di esimersi da tale
compito. E' evidente che la maggiore responsabilità assegnata dovrà
trovare un congruo corrispettivo.
Nella scuola non è ipotizzabile una sola commissione di collaudo o un
solo collaudatore. Queste non sono figure uniche: possono esservi più
collaudatori singoli o più d'una commissione. Ciò in omaggio al requisito
della competenza tecnica che ciascuno dovrà possedere per assolvere il
compito assegnato.
Quindi, le conclusioni del collaudatore o della commissione o di colui che attesta la
regolarità della fornitura anche di servizi periodici sono determinanti per procedere
alla liquidazione della spesa.
Va aggiunto che il verbale di collaudo e/o il certificato di regolarità della fornitura
sono parti talmente essenziali della documentazione che, o l'uno o l'altro, devono
essere allegati al mandato di pagamento (art. 12 D.I. 44/01) unitamente alla fattura,
all'ordine, agli eventuali prospetti comparativi, ai preventivi, ecc.
E' opportuno ricordare brevemente che:
•
•
•
il fine del collaudo consiste nell'attestare che le caratteristiche e la qualità del
bene o del servizio fornito corrispondano con quelle ordinate, siano esenti da
difetti o vizi che possano pregiudicarne l'utilizzo.
Il collaudo ha anche lo scopo di accertare e certificare che i lavori sono stati
eseguiti a regola d’arte e secondo le prescrizioni tecniche contrattuali e che,
nella loro esecuzione, sono stati impiegati materiali idonei, siano state seguite
le modalità specificatamente pattuite e tutte le normative in ordine alla
sicurezza sul lavoro, alla tutela ambientale, alle tutele previdenziali e
assistenziali degli operatori impiegati dal fornitore, ecc…
Delle verifiche effettuate o dei test eseguiti per controllare la funzionalità del
bene o per l’accertamento della corrispondenza dei lavori alle regole dell’arte
dovrà esserne fatta espressa menzione nel verbale di collaudo.
1 Per mera completezza di informazione si riporta che il limite dei € 2.000,00 non è collegato
in alcun modo con quanto previsto dall'art. 34 dello stesso D.I. Procedura ordinaria di
contrattazione che dispone: “Per la attività di contrattazione riguardanti acquisti, appalti e
forniture il cui valore complessivo ecceda il limite di spesa di EURO 2000 oppure il limite
preventivamente fissato dal Consiglio d'istituto, quando non risulti altrimenti disposto dalle
norme di cui al capo secondo del presente titolo, il dirigente procede alla scelta del
contraente, previa comparazione delle offerte di almeno tre ditte direttamente interpellate”.
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L’esito positivo del collaudo determina, da parte dell’istituzione scolastica,
l’accettazione della fornitura dei beni, dei servizi e/o dei lavori eseguiti il contestuale
diritto a ricevere la liquidazione del saldo da parte del contraente/fornitore.
Potrebbe essere affermato che l’accettazione della fornitura non si manifesta con
l’avvenuta consegna e/o esecuzione dei beni o del lavoro, ma è un atto di volontà
della scuola con il quale accoglie l'erogazione della fornitura e, contestualmente,
determina, per il fornitore, l’esonero dalla garanzia per vizi e difformità riconoscibili,
ovviamente per quelli non riconoscibili o occulti sarà attiva la garanzia, almeno
biennale, del fornitore.
Quindi è all’atto del collaudo che la commissione tecnica o il collaudatore devono
sollevare eventuali obiezioni o riserve in ordine a tutti gli aspetti sia tecnici che
contabili.
Vale la pena sottolineare che, soprattutto per la consegna di beni mobili, prima di
accettare il materiale consegnato si proceda ad un'attenta verifica dello stato di
conservazione degli imballaggi. Infatti, con la firma apposta, sulla bolla di
accompagnamento o altro documento apposito, dal magazziniere o dal collaboratore
scolastico addetto alla portineria o dall'incaricato a ciò preposto, la scuola dichiara di
accettare la merce. Pertanto, in caso di contenzioso diverrà complesso, per la scuola
dimostrare, che le mancanze o eventuali danni subiti dai beni siano a carico del
fornitore o del trasportatore. Pertanto, per evitare l'insorgere di qualsiasi controversia,
qualora si riscontrassero manomissioni nei confezionamenti o si desumesse dalle
condizioni generali un probabile stato di avaria (ad esempio, rumore di vetri infranti),
prima di firmare l'incaricato verificherà alla presenza del fornitore o del trasportatore il
contenuto e solo in caso positivo apporrà la propria firma per avvenuto ricevimento.
Oppure potrà respingere la merce o annotare facendo sottoscrivere al fornitore quanto
verificato nel riscontro. Ovviamente qualora fossero presenti il DS o il DSGA sarebbe
opportuno che ne venissero immediatamente messi al corrente.
Prima di affrontare l'argomento delle procedure per il collaudo dei beni e la
conseguente liquidazione sarà opportuno evidenziare, seppur brevemente, quali sono
gli attori nelle procedure stesse e le relative competenze:
Consiglio di circolo o d’istituto: con l’approvazione del Piano Annuale e con le
eventuali successive modifiche il Consiglio mette a disposizione le risorse che il
Dirigente Scolastico avrà disponibili per raggiungere gli obiettivi indicati nel Piano
dell’Offerta Formativa e per garantire il funzionamento generale dell'istituzione
scolastica;
Dirigente scolastico: è titolare della capacità negoziale per provvedere
all’acquisizione di beni e servizi e del raggiungimento degli obiettivi deliberati con il
POF. Deve provvedere all'accertamento delle competenze tecniche possedute dal
personale in servizio presso la propria scuola e alla conseguente nomina di un
collaudatore o di apposite commissioni interne.
Direttore dei servizi generali e amministrativi: svolge l’attività istruttoria a
supporto della capacità negoziale del DS ed è titolare della liquidazione “consistente
nella determinazione dell'esatto importo dovuto e del soggetto creditore...”. Per gli
acquisti da lui disposti utilizzando il fondo minute spese è titolare anche della capacità
negoziale; redige l'apposito certificato di regolare prestazione di servizi periodici.
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Assistente amministrativo: provvede agli adempimenti amministrativo-contabili
che si articolano dalla richiesta d’acquisto alla consegna dei beni e al riscontro
inventariale. Inoltre, la segreteria è il soggetto che attiva il procedimento di acquisto
di beni e servizi relativi all'adempimento della propria attività.
Docenti: data la funzione assolta all'interno della scuola sono i promotori di gran
parte degli acquisti effettuati dall'istituzione scolastica. I docenti sono quasi sempre
presenti nelle commissioni collaudo, basti pensare ai responsabili di laboratorio.
Assistente tecnico: laddove presente assolve funzioni di supporto tecnico nelle
materie di cui possiede competenza, ma non solo in quelle. Anche l’AT è soggetto che
attiva la procedura d’acquisto dei beni, si pensi al funzionamento e alla gestione del
laboratorio cui è addetto. E' nominato frequentemente, a causa della sua competenza
tecnica, a fare parte delle commissioni di collaudo.
Personale ATA (Collaboratori scolastici, Cuochi, Infermieri, Addetti aziende agrarie,
Guardarobieri, Assistenti amministrativi, ecc.): generalmente la competenza è
localizzata dalla funzione svolta. Anch'essi possono essere nominati collaudatori.
Collaudatore e/o Commissione collaudi: nelle istituzioni scolastiche generalmente
si preferisce, anziché nominare un singolo collaudatore, costituire una commissione
collaudi cosiddetta aperta (che, tra l'altro, generalmente, assolve anche le funzioni
previste dagli art. 26 e 52 del DM 44/2001)2. Come è già stato detto, nella scuola non
è presente un solo collaudatore o una sola commissione. Generalmente, viene
nominato un congruo numero di persone che, subordinatamente alle esigenze, si
riuniranno, secondo le competenze necessarie, in gruppi ristretti (in genere formati di
tre persone), la cui articolazione sarà espressamente prevista nell'atto di nomina del
dirigente.
I collaudi devono essere sempre redatti in forma scritta. Non vi sono modelli
prestabiliti per i verbali di collaudo né per le certificazioni di regolarità della fornitura o
di regolarità di servizi periodici ed ogni scuola può approntarne dei propri, purché
siano ricorrenti alcune informazione basilari (si vedano i facsimili). Inoltre, le
procedure per la contabilità informatica attualmente disponibili ne propongono
ciascuna delle proprie.
Talvolta la procedura del collaudo, data la particolarità del bene fornito o servizio
erogato, può essere effettuata congiuntamente tra il personale della scuola e incaricati
del fornitore. Ovviamente il fornitore chiederà al personale scolastico presente al
collaudo la firma del superamento dello stesso. Nulla osta alla sottoscrizione purché le
operazioni di collaudo abbiano dato un indubitabile esito favorevole. Infatti, con la
firma l'istituzione scolastica attesta che il bene è privo di vizi e pertanto dovrà
provvedere alla liquidazione del titolo di spesa.
LA LIQUIDAZIONE
La pratica inerente l'acquisto di un bene o di un servizio è, generalmente, affidata ad
un assistente amministrativo che dovrà attivare le opportune procedure verificando
che i documenti o le pezze d'appoggio siano tutti presenti e perfetti. E' evidente che
2 Si tratta delle attività inerenti l'eliminazione dei beni dall'inventario e alla cessione di beni
fuori uso o non più utilizzabili.
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egli non avrà responsabilità nella compilazione di ogni singolo atto che compone
l'intera pratica. Infatti, ci sono adempimenti che non gli competono, quali ad esempio,
scegliere il fornitore o effettuare il collaudo, ma seguendo l'iter procedurale sarà suo
compito interessare, di volta in volta, gli organi addetti a prestare il proprio contributo
(si veda oltre “la formazione della pratica”).
L'istituzione scolastica per acquisire beni e servizi è tenuta ad uniformarsi
contestualmente alle norme del Diritto amministrativo3 e alle norme che
disciplinano il Diritto privato4 (vedi Scheda approfondimento).
La fonte normativa principale, di diritto amministrativo, è il DI 44/2001 che stabilisce
quali siano i procedimenti amministrativo-contabili da seguire per provvedere in
merito.
Di seguito si riportano, in forma di scheda, alcuni fondamentali documenti o pezze
d'appoggio che dovrebbero essere sempre presenti nella procedura di formazione della
pratica per la conseguente liquidazione. Si precisa che ogni istituzione scolastica può
predisporre l'iter relativo secondo l'organizzazione dei propri reparti e le responsabilità
assegnate dal DS.
Procedura formazione pratica:
riscontro documentazione
•
Richiesta con firme e relazione
•
autorizzazione all'acquisto e richiesta di preventivo
•
Preventivo/offerta; criteri per la scelta
•
Prospetto comparativo di scelta
•
Ordine con firma
•
Fattura e Buono di consegna
•
Carico/scarico del magazzino
•
Inventario
•
Verbale di collaudo
•
Scheda articolo/prodotto
•
Registro contratti
•
Protocollo
3 Il Diritto amministrativo concerne l'organizzazione, i mezzi e le forme delle attività della PA,
nonché i rapporti fra la PA e i privati (P. Barile, E. Cheli, S.Grassi)
4 Il Diritto privato disciplina principalmente i rapporti fra privati, e si distingue
tradizionalmente nelle due grandi branche, unificate nel codice civile del 1942, ma rimaste
separate concettualmente del diritto civile e del diritto commerciale, del quale fa parte
lo speciale ramo del diritto industriale. (Idem)
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RICHIESTA CON FIRME E RELAZIONE
L'attivazione della procedura d'acquisto prende avvio con la presentazione, da parte
del richiedente, della richiesta. In questo documento saranno contenute tutte le
informazioni necessarie per l'attivazione della pratica.
Nelle istituzioni scolastiche ove è costituito l'Ufficio tecnico la procedura sarà
predisposta e seguita da questo utilizzando le competenze tecniche precipue. Nelle
altre scuole, ossia la stragrande maggioranza, generalmente è solo il richiedente che
ha competenze specifiche per l'acquisizione anche se, in taluni casi, la conoscenza non
è approfondita quanto invece lo richiederebbe la materia.
Conseguentemente colui che propone l'acquisizione del bene e/o del servizio avrà il
compito, non solo di specificare esattamente le caratteristiche del bene che si ricerca,
ma dovrà fornire all'incaricato della procedura amministrativa, come abbiamo detto
essere generalmente un assistente amministrativo, tutte le informazioni necessarie
per la sua acquisizione.
AUTORIZZAZIONE ALL'ACQUISTO E RICHIESTA DI PREVENTIVO
Il DS dovrà autorizzare l'attivazione dell'acquisto e, conseguentemente, l'avvio del
procedimento dando, in via preliminare, il suo assenso che coincide con l'impegno
delle risorse finanziarie corrispondenti. In questa fase è determinante l'intervento del
DSGA che dovrà fornire al DS le informazioni circa la disponibilità delle risorse
finanziarie disponibili.
Generalmente è l'ufficio di segreteria che provvede ad inviare la richiesta di
preventivo.
La richiesta di preventivo, come sappiamo, non è sempre obbligatoria. L'art. 34 del DI
44/2001 fissa in € 2.000,00, o l'importo diversamente deliberato dal CdI, il limite
entro il quale il dirigente può procedere direttamente alla scelta del contraente. Oltre
tale limite è prevista una comparazione delle offerte di almeno tre ditte direttamente
interpellate.
Questa è una delle fasi più delicate dell'intero iter. Infatti, la scelta delle ditte cui
invitare alla gara, la descrizione delle caratteristiche dei beni da acquistare, i termini
di consegna e di pagamento, la definizione degli eventuali costi di trasporto, di
piazzatura, le eventuali procedure di collaudo congiunto o i termini del collaudo
disposto dalla scuola, ecc. sono elementi determinanti per procedere alla scelta del
fornitore.
I termini proposti dalla scuola dovranno essere ben dettagliati, in tal modo si avrà
sicuramente meno contenzioso e la scelta dell'acquisto sarà facilitata.
Un breve accenno deve essere fatto circa lo schedario dei fornitori. Non tutte le
istituzioni scolastiche dispongono di questo strumento. Sarebbe buona prassi che ogni
istituzione scolastica compilasse una scheda per ogni fornitore con l'indicazione della
denominazione sociale, dell'indirizzo, del genere merceologico trattato, dei riferimenti
di istituto cassiere, ecc. Inoltre, dovrebbero essere tenute costantemente aggiornate
altre informazioni che potrebbero costituire un valido supporto per valutare la qualità
del servizio offerto. Infatti, nei criteri di valutazione che una scuola dovrebbe
considerare per la scelta del fornitore rivestono molta importanza:
•
•
il rispetto dei termini di consegna;
la disponibilità del fornitore ad adempiere agli obblighi della garanzia, la
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•
•
•
•
•
•
•
valutazione di eventuali costi di diritto di chiamata o invio dei beni;
la velocità nella risposta alla richiesta di intervento;
il risultato della merce consegnata;
la metodologia di imballaggio e di consegna dei beni;
la capacità del vettore utilizzato per la consegna dei beni;
le capacità tecniche degli operatori del fornitore di assolvere il proprio compito
in caso di manutenzione ordinaria e straordinaria;
per le agenzia di viaggio: se la sistemazione alberghiera offerta è stata
effettivamente quella erogata, se vi sono stati guasti di mezzi di autotrasporto;
ecc.
PREVENTIVO/OFFERTA; CRITERI PER LA SCELTA
Nella richiesta di offerta dovranno essere compresi tutti i criteri che la scuola valuterà,
magari assegnando un punteggio, preventivamente e chiaramente dichiarati. E'
indubbio che l'istituzione scolastica non potrà prendere la sua decisione valutando
criteri o situazioni non espressamente previste. Ciò determinerebbe un contenzioso
che vedrebbe l'istituzione scolastica soccombere.
PROSPETTO COMPARATIVO DI SCELTA
L’organo titolare dell’attività negoziale, cioè l’unico competente alla scelta del
fornitore di beni e/o servizi, è il Dirigente scolastico che dovrà attenersi a
quanto disposto dal Regolamento amministrativo-contabile DM 44/2001. Niente toglie
che il DS possa cooptare o delegare questa sua attività ad altro organo o persona, ma
nell'atto di delega indicherà chiaramente i contorni dell'incarico.
ORDINE CON FIRMA
E' l'atto formale con il quale la scuola, dopo avere assolto agli adempimenti che le
derivano dall'essere un ente pubblico e pertanto disciplinato dalle norma sul diritto
amministrativo, procede all'ordinazione del bene e alla descrizione dei termini di
consegna e pagamento.
FATTURA E BUONO DI CONSEGNA
Il buono di consegna è, generalmente, l'atto che accompagna il bene. Molto spesso è
stato compilato dal fornitore contestualmente alla fattura e differisce da questa perché
non reca gli importi della fornitura. Come è già stato detto colui che riceverà il bene
dovrà effettuare un'attenta verifica di quanto consegnato prima di apporre la firma
dell'avvenuto ricevimento.
La fattura è il titolo di spesa con il quale il fornitore richiede alla scuola il pagamento
di quanto fornito. E' appena il caso accennare che una fattura potrebbe riepilogare più
buoni di consegna purché si riferiscano allo stesso ordine. Allo stesso modo più fatture
potrebbero fare riferimento allo stesso ordine mentre è da evitare che una fattura
possa fare riferimento a più ordini.
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CARICO/SCARICO DEL MAGAZZINO
Trattandosi di beni e laddove è funzionante il magazzino diviene determinante che
questi transitino attraverso il magazzino centrale e da questo siano inviati nei reparti.
Quindi nella fattura dovranno essere annotati i numeri di riferimento del carico/scarico
di magazzino o del registro di facile consumo.
INVENTARIO
Qualora i beni fossero inventariabili nella pratica dovrà essere assunto il verbale di
collaudo redatto dalla commissione (o dal collaudatore) e i riferimenti alla
registrazione effettuata nel registro degli inventari.
VERBALE DI COLLAUDO
Si veda quanto evidenziato all'inizio del presente lavoro.
SCHEDA ARTICOLO/PRODOTTO
Per ogni macchina/attrezzatura/strumento o prodotto, che potrebbe essere pericoloso
per la salute, è buona norma predisporre una scheda.
Per quanto riguarda le macchine tali schede dovrebbero essere predisposte, per ogni
macchina/attrezzatura/strumento, dal reparto cui sono assegnate e dovrebbero
contenere tutte le informazioni dalle caratteristiche tecniche, ai cicli manutentivi, agli
interventi straordinari, alle norme di sicurezza, ecc.
Per i prodotti pericolosi la scheda dovrà essere inserita in uno o più schedari secondo
quanto indicato nei manuali per la sicurezza.
REGISTRO CONTRATTI
In questo caso il compito dell'assistente amministrativo sarà quello di verificare se il
contratto sottoscritto con il fornitore, generalmente riferito alla fornitura di servizi, è
stato riportato nel registro dei contratti annotandone i riferimenti in calce alla fattura.
PROTOCOLLO
Tutte le operazioni sopra descritte e lo scambio della corrispondenza saranno
registrate sul protocollo informatico della scuola. L'assistente tecnico dovrà verificare
la puntualità delle stesse.
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BIBLIOGRAFIA
ISTITUZIONI DI DIRITTO PUBBLICO - BARILE, CHELI, GRASSI - Undicesima
edizione
ISTITUZIONI DI DIRITTO CIVILE – A. TRABUCCHI CEDAM CASA ED. MILANI, 2007
A cura di G. Trabucchi.
MANUALE DI GESTIONE ECONOMICA DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE - M.
Baù. P.Conti, Edizioni Spaggiari, Parma 2008
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