La fatturazione elettronica - Campus

Paola Costa La fatturazione elettronica Paola Costa Fattura elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi: disciplina, obblighi e incentivi all’utilizzo Abstract: La fatturazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi rappresentano un valido strumento a disposizione delle imprese per rendere più semplici gli adempimenti fiscali legati agli scambi commerciali, con notevoli vantaggi anche per la gestione aziendale nel suo complesso. La fatturazione elettronica La procedura di fatturazione elettronica (e-­‐invoicing o e-­‐billing), è stata introdotta nel nostro ordinamento dal Decreto legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004. Nel corso del tempo si sono poi succeduti interventi normativi volti ad adeguarne la disciplina all’evoluzione tecnologica e a favorirne la diffusione. La dematerializzazione delle fatture presenta infatti notevoli vantaggi in termini di: • riduzione degli oneri per le imprese (costi di redazione, spedizione e costi connessi agli spazi fisici e al personale destinato all’archiviazione dei documenti); • maggiore sicurezza nella trasmissione e conservazione dei dati; 1 Paola Costa La fatturazione elettronica riduzione del rischio di errori e dei tempi di gestione dei cicli di fatturazione e pagamento; maggiore efficacia dell’azione di controllo dell’Amministrazione Finanziaria ai fini del contrasto all’evasione e alle frodi in materia di IVA. Nell’ambito del processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è stato introdotto -­‐ con decorrenza graduata nel 2014 e nel 2015 -­‐ un obbligo di emissione della fattura elettronica con riferimento a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti degli Enti Pubblici, ai quali è ora vietato procedere al pagamento delle fatture trasmesse in forma cartacea. Da ultimo, il Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015 ha previsto nuove misure per la diffusione della fatturazione elettronica. •
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Nozione e requisiti della fattura elettronica La definizione e i requisiti della fattura elettronica sono contenuti nell’articolo 21 del DPR n. 633 del 1972 che recita: “(...) Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. (...) Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati”. Ciò che distingue la fattura elettronica da quella cartacea (o analogica), dunque, è il suo processo di trasmissione, ricezione e accettazione in formato elettronico, mentre non assume alcun rilievo il formato originario utilizzato in fase di redazione. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (ad esempio per posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge. Inoltre la previsione che il ricorso alla fattura elettronica sia subordinato all’accettazione da parte del destinatario, non presuppone necessariamente un accordo formale fra le parti. La circostanza che il destinatario della fattura elettronica possa non “accettare” tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica. In altri termini, la fattura dotata dei prescritti requisiti e trasmessa elettronicamente mantiene la sua natura di fattura elettronica in capo all’emittente, che sarà pertanto tenuto a conservarla elettronicamente. Per il destinatario che non accetti il processo, invece, la fattura dovrà essere materializzata attraverso la stampa e assumerà la natura di fattura analogica. Infine, affinché una fattura possa assumere la qualifica di “elettronica” deve possedere i c.d. 2 Paola Costa La fatturazione elettronica requisiti IAL: • autenticità dell’origine; • integrità del contenuto; • leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L’autenticità dell’origine consiste nella possibilità di verificare con certezza l’identità dell’emittente e l’inequivoca riferibilità della fattura al medesimo soggetto. L’integrità del contenuto consiste nella garanzia che i dati obbligatori indicati nella fattura non possano essere alterati. La leggibilità della fattura è soddisfatta se il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili su schermo o tramite stampa, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo e se è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Pertanto è necessario che, per tutto il periodo di archiviazione, sia reso disponibile un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. La formulazione vigente dell'articolo 21 del DPR 633/1972 rimette al soggetto passivo la scelta della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, richiamandone alcune a mero titolo esemplificativo. Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono pertanto essere garantite alternativamente mediante: • sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile. Possono ad esempio essere utilizzati sistemi contabili in grado di documentare, passo per passo, la storia di un’operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (quale un ordine d’acquisto), fino al suo completamento (che può essere la registrazione finale nei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo. In pratica il sistema di controllo di gestione deve permettere di verificare che l'ordine di acquisto corrisponda a quanto inviato dal fornitore e a quanto effettivamente consegnato, che la fattura sia corretta, che il pagamento sia stato effettuato e sia 3 Paola Costa •
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La fatturazione elettronica corrispondente alla fattura stessa, e che le registrazioni contabili siano state regolarmente effettuate; apposizione della firma elettronica qualificata dell’emittente, ossia di una firma basata su una procedura che permette di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario detenga il controllo esclusivo, e la cui titolarità sia certificata da un soggetto terzo; apposizione della firma digitale dell’emittente, ossia di un particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico; sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati, ossia sistemi caratterizzati dallo scambio di informazioni strutturate di tipo commerciale e amministrativo in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. Poiché nel processo EDI il formato con cui il fornitore genera una fattura è solitamente diverso da quello del suo cliente, le parti possono accordarsi in anticipo su quali formati utilizzare. Solitamente, al fine di sfruttare pienamente i vantaggi dello scambio strutturato di flussi di dati -­‐ che, tra l'altro, consente automatismi nei processi contabili (i dati della fattura ricevuta possono essere direttamente ed automaticamente elaborati nei sistemi contabili del cliente) -­‐ i soggetti interessati affidano a soggetti terzi (service provider) il compito di rendere interoperabili i diversi standard e formati di fattura; altre tecnologie ritenute idonee, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo. Per completezza di argomento, si segnala che nel caso la fattura sia soggetta all’imposta di bollo (in quanto relativa ad operazioni esenti da IVA di importo superiore a 77,47 euro), l’imposta deve essere versata cumulativamente mediante modello F24 e la fattura deve contenere la dicitura “Imposta di bollo assolta come documento informatico, ai sensi del decreto ministeriale 17 giugno 2014”. 4 Paola Costa La fatturazione elettronica Il processo di trasmissione e conservazione elettronica della fattura Fermo restando che i termini di emissione della fattura elettronica sono identici a quelli prescritti per la fattura cartacea, la prima si ha per emessa all’atto della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del destinatario. Per trasmissione elettronica della fattura si intende l’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate, quali, ad esempio, il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, la posta elettronica certificata, il telefax o via modem. La messa a disposizione del destinatario può invece avvenire tramite accesso a un sito internet, server o altro supporto informatico, ovvero tramite e-­‐mail contenente un protocollo di comunicazione e un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura. Il destinatario è libero di accettare la fattura come “elettronica”, stabilizzandone la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica, oppure di procedere alla sua materializzazione e conservazione analogica, ossia cartacea. Ai fini di una maggiore diffusione della fatturazione elettronica, quindi, non è stata imposta la simmetria degli obblighi tra emittente e destinatario della fattura, neppure per quanto riguarda la sua conservazione. Pertanto l’emittente di una fattura elettronica (ossia in possesso dei requisiti IAL e trasmessa per via elettronica) ha l’obbligo di conservazione elettronica della stessa. Inoltre ha la facoltà di conservare elettronicamente anche le fatture cartacee e quelle create in formato elettronico ma trasmesse con modalità tradizionali. Il destinatario della fattura potrà invece scegliere se: • accettare il processo di trasmissione elettronica e procedere a sua volta alla conservazione elettronica; • non accettare la fattura come “elettronica” e stampare e conservare il supporto cartaceo con modalità tradizionali, procedendo ovviamente alla registrazione e al pagamento della fattura. La conservazione elettronica è un insieme di procedure informatiche che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti dematerializzati archiviati e conservati in modo digitale. Le norme che regolano l’assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono contenute nel DM 17.6.2014. Il processo di conservazione dei documenti: • deve consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici; • termina con l’apposizione, sul pacchetto di archiviazione, di un riferimento temporale opponibile ai terzi; • deve essere effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione fiscale annuale. Il processo di produzione e trasmissione della fattura elettronica può essere rappresentato con il flow chart che segue: 5 Paola Costa La fatturazione elettronica L’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione L’obbligo di emissione della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, introdotto gradualmente a seconda dell’Ente interessato, è stato generalizzato con il Decreto Legge n. 66 del 24.4.2014 a decorrere dal 31 marzo 2015. Tutti i fornitori delle Amministrazioni centrali e locali sono dunque oggi tenuti a emettere fattura elettronica con riferimento a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi. Le Pubbliche Amministrazioni interessate non possono più procedere al pagamento delle fatture trasmesse in forma cartacea. Le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA, oltre al contenuto obbligatorio previsto dalla normativa IVA, devono anche riportare: • il codice IPA, ossia il codice che identifica in modo univoco gli uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche, assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e pubblicato sul sito www.indicepa.gov.it.; 6 Paola Costa La fatturazione elettronica dati utili per la completa dematerializzazione del ciclo di fatturazione passiva attraverso l’integrazione della fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento (ad esempio, i dati relativi all’ordine di acquisto, al contratto e alla ricezione dei beni/servizi); • eventuali altri dati stabiliti in base alle esigenze informative concordate tra cliente e fornitore (ad esempio, i contatti del trasmittente). I dati contenuti nelle fatture devono essere rappresentati in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) e la fattura deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale. La trasmissione delle fatture elettroniche alle Amministrazioni interessate avviene attraverso una particolare procedura centralizzata, denominata SDI (Sistema di Interscambio), gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite la SOGEI (Società generale di informatica Spa). Tutti i fornitori delle Pubbliche Amministrazioni inviano pertanto le proprie fatture attraverso il SDI, che provvede poi all’inoltro al competente ufficio dell’Amministrazione committente. •
I servizi gratuiti per la fatturazione elettronica Allo scopo di favorire il processo di digitalizzazione delle fatture, a decorrere dal 1° luglio 2016, l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione: • di tutti i soggetti passivi IVA un software gratuito per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato elettronico, destinate anche a soggetti diversi dalle Pubbliche amministrazioni; • di specifiche categorie di soggetti passivi IVA, da individuare con decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze, l’accesso al software gratuito distribuito da Unioncamere e Agenzia per l’Italia Digitale, attualmente in uso per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche da parte delle piccole e medie imprese nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni. A partire dall’1.1.2017, inoltre, l’Agenzia delle Entrate estenderà gratuitamente l’utilizzo del Sistema di Interscambio (SDI) a tutti i soggetti passivi IVA. Opzione per la trasmissione dei dati delle fatture Il Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015 ha introdotto -­‐ a decorrere dall’1.1.2017 -­‐ la facoltà, per la generalità dei soggetti passivi IVA, di trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati di tutte le fatture emesse e ricevute, e delle relative variazioni. La trasmissione dei dati (in formato strutturato) potrà avvenire mediante il Sistema di Interscambio ovvero mediante un altro strumento idoneo. L'opzione avrà la durata di 5 anni e sarà rinnovabile di quinquennio in quinquennio, salvo revoca. A fronte dell’esercizio dell’opzione sono previste significative riduzioni di adempimenti fiscali, di cui si dirà appresso. 7 Paola Costa La fatturazione elettronica La trasmissione telematica dei corrispettivi Come noto, i commercianti al minuto sono tenuti all’emissione dello scontrino fiscale mediante appositi misuratori fiscali e all’annotazione dei corrispettivi globali giornalieri sul registro Iva dei corrispettivi. Da oltre un decennio è stato avviato un percorso normativo teso a implementare un sistema di trasmissione telematica dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate, che agevolerebbe i controlli da parte dell’Amministrazione Finanziaria, rendendo al contempo superflua l’emissione degli scontrini e la registrazione dei corrispettivi. La trasmissione telematica richiederebbe inoltre l’evoluzione tecnica dei misuratori fiscali, trasformandoli in uno strumento di registrazione, trasmissione e veicolazione delle informazioni contabili nei sistemi gestionali delle imprese. A fronte dei vantaggi gestionali e della riduzione degli adempimenti amministrativi, le aziende dovrebbero però sostenere il costo dell’adeguamento o della sostituzione degli apparecchi in uso. Per questa ragione il legislatore, nella prospettiva di introdurre un futuro obbligo generalizzato di trasmissione telematica dei corrispettivi per tutti i dettaglianti, aveva previsto inizialmente -­‐ con la Legge n. 311 del 30 dicembre 2004 -­‐ la facoltà di trasmissione telematica dell’ammontare complessivo dei corrispettivi giornalieri, distintamente per ciascun punto vendita, da parte delle imprese che operano nel settore della grande distribuzione. Tale facoltà era poi stata estesa nel 2009 alle imprese di servizi di grandi dimensioni. L’obbligo generalizzato di trasmissione telematica (introdotto con la Legge Finanziaria del 2007) non è mai entrato in vigore ed è stato definitivamente abbandonato a favore di un regime opzionale destinato a tutte le imprese, introdotto dal Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015. La trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi resterà obbligatoria soltanto per i soggetti passivi IVA che effettuano cessioni di beni tramite distributori automatici. Opzione per la trasmissione telematica dei corrispettivi Per effetto delle disposizioni contenute nel Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015, tutti i soggetti esercenti le attività di commercio al minuto e assimilate potranno optare per la memorizzazione e trasmissione elettronica dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate. Tale opzione avrà durata quinquennale e sarà rinnovabile di quinquennio in quinquennio, salvo revoca. I soggetti che esercitino l'opzione saranno esonerati dall'obbligo di: • emissione dello scontrino o della ricevuta fiscale; • registrazione dei corrispettivi giornalieri nell’apposito registro IVA. Resterà invece in vigore l’obbligo di emissione della fattura su richiesta dal cliente. 8 Paola Costa La fatturazione elettronica Gli incentivi all’esercizio delle opzioni per la trasmissione telematica dei dati delle fatture e dei corrispettivi Poiché l’Amministrazione finanziaria, grazie all’utilizzo dei dati fiscali trasmessi telematicamente, potrà effettuare controlli a distanza, è possibile ridurre gli adempimenti a carico dei contribuenti e l’interferenza con il normale svolgimento della loro attività. Pertanto beneficeranno di alcune agevolazioni i soggetti che eserciteranno le opzioni per: • la trasmissione telematica dei dati delle fatture emesse e ricevute, e delle relative variazioni; • la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, unitamente all’opzione per la trasmissione telematica dei dati delle fatture e delle relative variazioni. Tali soggetti, in particolare, saranno esonerati dall’obbligo di presentazione delle seguenti comunicazioni e modelli fiscali: • spesometro; • comunicazioni black list; • modelli INTRASTAT riepilogativi degli acquisti intracomunitari di beni e dei servizi ricevuti; • comunicazione dei dati dei contratti stipulati dalle società di leasing, locazione e noleggio; • comunicazione degli acquisti effettuati presso operatori economici sammarinesi. Inoltre tali contribuenti godranno di agevolazioni in termini di diritto alla richiesta dei rimborsi IVA e, se garantiranno la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati, beneficeranno della riduzione di un anno dei termini di accertamento fiscale, sia ai fini IVA che ai fini delle imposte dirette. 9