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Via Maria Luigia, 4
43038 SALA BAGANZA (PR)
Registro imprese di Parma,
Cod.fiscale e partita IVA
00578930349
Tel. 0521 336000 r.a.
Fax 0521 336085
Web: www.cedepp.it
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La soluzione innovativa per i
SERVIZI ai CITTADINI !
HERMES è un nuovissimo e innovativo strumento informatico, fornito come SERVIZIO in
“cloud”, realizzato completamente in modalità “Web”, che consente alla Pubblica
Amministrazione di razionalizzare e ottimizzare la gestione dei più importanti servizi ai
cittadini.
All’interno di questa presentazione ci occuperemo principalmente di esaminare come
ottimizzare l’erogazione dei servizi scolastici, quali il servizio mensa, il servizio scuolabus,
rette asili e materne, prolungamento di orario, gite scolastiche, ecc. Allo stesso modo,
gestiamo anche altri servizi quali impianti sportivi e taxi sociale.
La nostra soluzione si propone di razionalizzare tutto l’iter gestionale del servizio, partendo
dall’iscrizione on line dell’utente fino alla contabilizzazione del pagamento dovuto (con gestione
dell’eventuale sollecito), offrendo, all’Ente, tutta una serie di vantaggi:

eliminare il più possibile fasi manuali, quali la gestione dei buoni mensa e dei riscontri
con l’azienda di “catering”;

automatizzare e velocizzare tutte le fasi che normalmente richiedono lunghi tempi di
impiego di personale (ad es. eliminazione dell’intera gestione delle bollettazioni);

garantire una situazione contabile di cassa sempre attiva grazie al nostro sistema di
incasso anticipato;

eliminare il gravoso problema delle morosità, ossia, utilizzare metodi di avvisi e/o
solleciti che riducono drasticamente le situazioni di insolvenza degli utenti;

economizzare ulteriormente sull’investimento da effettuare per la messa in funzione del
presente sistema, potendo contare sulla “sponsorizzazione” di altri soggetti coinvolti (ad
es. Banche);

avere sempre la situazione “sotto controllo” ed in “tempo reale”, in quanto tutti i dati
interessati dal processo di gestione del servizio sono sempre a disposizione;

avere un contatto diretto e immediato con i genitori/tutori inviando loro, a singoli o a
gruppi, qualsiasi tipo di comunicazione, in qualunque momento tramite SMS o e-mail;

ottenere un’immagine di efficienza, equità e modernità nei confronti della
cittadinanza.
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Con HERMES, infatti, anche per le famiglie ci sono numerosi vantaggi:




utilizzo di diverse tariffe in relazione alla fascia ISEE di appartenenza, con assoluto
rispetto della privacy;
maggior comodità ed elasticità per effettuare i pagamenti tramite sportelli bancari,
esercizi commerciali convenzionati, oppure da casa con carta di credito;
maggior “trasparenza”, con la possibilità di consultare on-line la situazione, sempre
aggiornata, della fruizione dei servizi, dei versamenti effettuati e dei crediti residui;
sistema gestito in “tempo reale” con tutte le situazioni sotto controllo; questo si traduce
in garanzia di equità di trattamento, di drastica riduzione dei casi di utenti insolventi e
quindi ottimizzazione del servizio che consente di mantenere tariffe più basse.
Sistema del servizio “prepagato”
In fase di avviamento del sistema “Hermes”, con un’apposita informativa, si inviteranno i
genitori/tutori ad effettuare un primo versamento per iniziare ad usufruire dei servizi erogati
dal Comune.
All’approssimarsi dell’esaurimento del credito, il sistema invierà automaticamente un “sms”
all’utente genitore/tutore invitandolo ad effettuare un ulteriore versamento per ripristinare un
adeguato credito che gli consenta di poter continuare ad usufruire del servizio stesso.
Con questo sistema si ottengono due importantissimi risultati:

i servizi erogati dall’Ente vengono pagati in anticipo, senza più sofferenza della “cassa”
dell’Ente, e le poche situazioni di insolvenza possono essere identificate subito e gestite
nel modo più opportuno;

si elimina, in modo drastico, tutto il lavoro, il costo, il tempo e l’impiego di personale
per una gestione, “a consuntivo”, di emissione bollettini, spedizione, controllo dei
pagamenti, ripetuti solleciti per gli insoluti con strascichi di rilevanti somme mai più
riscosse.
Insieme al nostro sistema “Hermes”, possiamo proporre anche un software per la gestione del
Registro di classe; il docente, all’inizio della sua lezione, verificherà le presenze in classe e
segnerà sul computer (o “Tablet”) gli alunni assenti con la motivazione dell’assenza.
All’appello della prima ora della mattina, in tempo reale, il sistema provvederà ad inviare ai
vari soggetti la comunicazione dei presenti, prenotando, per i soli bambini/studenti profilati con
il rientro pomeridiano, il pasto in sala mensa.
Nei casi, sempre più frequenti, ove l’Istituto Comprensivo si sia già dotato autonomamente di
un software “ad-hoc” per la gestione del “Registro di classe” e del “Registro del docente”,
abbiamo previsto un’interfaccia “standard” per poterci collegare a tale software in modo da
prelevare giornalmente, ad un orario prestabilito, i dati delle presenze/assenze di tutti gli
iscritti ai servizi.
Qualora, invece, non si voglia intraprendere l’utilizzo del “Tablet” e del sistema del
“prepagato”, sarà comunque sempre possibile gestire tutti i vari servizi, mediante l’immissione
veloce periodica dei dati, la successiva contabilizzazione e l’emissione di “bollettini/fatture”,
con possibilità di produrre i relativi “tracciati record” MAV e RID.
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Hermes
- Gestione Servizi Scolastici
La nostra soluzione alle molteplici problematiche degli Enti Locali, relativamente al “servizio
mensa” di scuole e asili, si può schematizzare nel seguente modo:
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Passiamo ora in rassegna i vari elementi che compongono la nostra soluzione:
Software
- modulo “Base” e servizio “MENSE Scolastiche”
Il software applicativo, insieme al “database”, diventa il cervello, la memoria e il centro
nevralgico di tutta la gestione.
E’ stato interamente pensato e progettato in architettura “web-oriented”, in modo da
essere sempre disponibile in “rete” e potersi collegare facilmente a tutte le
componenti / utenti esterni e da questi essere chiamato ed utilizzato.
Non necessita dell’acquisto di alcun componente Hardware, se non i normalissimi PC,
collegati a Internet, già normalmente in dotazione alle varie strutture interessate.
Il software è composto da diversi moduli gestionali in modo da adattarsi a qualsiasi situazione
si presenti: Enti da piccole a grandi dimensioni, gestione di un solo servizio oppure di più
servizi contemporaneamente, situazioni di un solo Ente oppure di “unioni” (es.: Unione di
Comuni, Comunità Montane, Aziende di servizi Intercomunali, ecc.).
Il “modulo base” del software, la parte indispensabile per il funzionamento di tutti gli altri
moduli, contiene tutte le tabelle generali (comuni, stradario, servizi, tariffe, ecc.) e l’archivio
anagrafico degli utenti in generale (studenti, genitori, tutori, ecc.).
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In particolare, l’archivio degli studenti, oltre ai dati strettamente anagrafici, contiene anche le
seguenti informazioni:
 il valore di riferimento ISEE che servirà per la determinazione della tariffa del servizio;
 le eventuali “diete speciali” (che verranno nominativamente comunicate al catering);
 la presenza, nello stesso servizio, di uno o più fratelli/sorelle, per una riduzione della
tariffa, se previsto dal regolamento;
 la residenza fuori dal territorio dell’Ente per un’eventuale maggiorazione della tariffa, se
previsto dal regolamento;
Il software viene gestito, come nodo principale, nell’ufficio che sovraintende ai “servizi
scolastici” nell’Ente.
Questo ufficio sarà il vero “amministratore” di tutto il sistema, avendo accesso a tutti i dati che
arrivano in “tempo reale” dall’esterno.
Oltre a tutte le ricerche, visualizzazioni e totalizzazioni disponibili in qualsiasi momento, il
software è completo di tutta una serie di stampe, sia statistiche che di rendicontazione.
Sarà proprio questo ufficio che invierà, al proprio ufficio di ragioneria, il rendiconto periodico
dettagliato degli incassi pervenuti e del costo dell’erogazione dei servizi.
Il rendiconto terrà conto anche dell’I.v.a. da applicare sugli importi dei diversi servizi e dei
successivi registri da produrre.
(Esempi di alcuni dei vari servizi che si possono gestire, in modo libero e parametrico.)
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Analizziamo ora come il software interagisce con le varie componenti esterne:
Tablet per rilevazione presenti / assenti
Consente ai docenti o al personale ausiliario delle varie scuole di rilevare e gestire
giornalmente il dato di presente o assente di ciascun iscritto.
Come ribadito nella parte introduttiva, questa fase può essere “bypassata” attingendo
direttamente dal Database del “Registro di classe elettronico”, appena dopo il primo appello
della giornata.
Appena inserito il dato, questo viene automaticamente inviato al Server centrale che gestisce
tutto il sistema, qui viene immediatamente incrociato con le “profilazioni” delle anagrafiche
degli iscritti ai servizi e si ottengono, in tempo reale, i seguenti risultati:

l’esatta situazione, per scuola e per classe, degli studenti presenti e assenti;

l’invio della prenotazione dei pasti all’azienda di “catering” con l’esatto numero dei pasti
necessari, comprese le diete speciali;

la corrispondente contabilizzazione dell’addebito del pasto ordinato, che andrà a
decurtare la somma prepagata da ogni studente.
Aziende di “catering”
Una volta che gli studenti sono tutti in classe, come ribadito precedentemente, abbiamo
l’esatta situazione delle presenze del giorno.
Il software, in base alla profilazione di ogni singolo studente, è subito in grado di determinare
quali e quanti sono i soggetti che giornalmente usufruiscono del servizio mensa.
Ad un orario prestabilito, il software comunicherà, all’azienda di catering, l’esatto numero dei
pasti da preparare per ogni “sala” mensa con il dettaglio nominativo delle “diete speciali”
richieste.
La suddetta comunicazione è, di norma, inviata tramite mail, ma, se necessario, il “centro
cottura” può essere abilitato ed avere un collegamento al software per verificare i dati di sua
pertinenza.
Per l’Ente c’è l’opportunità di riscontrare in modo preciso il numero dei pasti ordinati all’azienda
con la fatturazione che la stessa invierà.
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Istituti Scolastici
Anche le scuole, parte attiva del sistema, possono accedere al software per verificare, in tempo
reale, le presenze di ogni classe o per sistemare le situazioni di eventuali studenti con esigenze
diverse dallo “standard giornaliero”.
Sfruttando tale sistema, le scuole, hanno a disposizione un ulteriore strumento informatico per
monitorare le presenze/assenze degli allievi.
(esempio di videata, disponibile agli operatori del comune e/o scuola, dove si possono verificare, per ogni classe, le
presenze/assenze degli studenti con la possibilità di correggere / forzare i dati di ognuno)
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Istituti Bancari ed Esercizi Commerciali convenzionati
Questi due soggetti intervengono per facilitare le operazioni di pagamento da parte delle
famiglie.
Una volta individuati gli sportelli bancari da abilitare e gli esercizi commerciali da
convenzionare, si consegnano loro le credenziali (Utente e Password) con le quali collegarsi al
software HERMES.
Questi punti di “ricarica del credito” avranno a disposizione un modulo del software che
permette loro di:

ricercare lo studente per il quale si vuole effettuare il pagamento;

notificare al pagante il credito (o debito) residuo dello studente;

ricevere e registrare la somma che l’utente decide di versare;

stampare una “ricevuta di versamento” che attesti l’avvenuto pagamento;

stampare periodicamente il rendiconto incassi, per riscontro.
Gli Istituti bancari renderanno immediatamente disponibili le somme incassate su apposito
conto corrente e rendiconteranno periodicamente le entrate alla ragioneria dell’Ente.
Gli esercizi commerciali, invece, effettueranno periodicamente il versamento in Tesoreria con
tempistiche da accordarsi con l’Ente stesso.
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Famiglie
Il software dispone di diversi moduli per interagire con le famiglie degli studenti:
-
Messaggistica tramite “SMS”
Con l’utilizzo di un sistema di messaggistica automatica tramite “sms”, gestito
all’interno del software, i genitori vengono prontamente avvisati per qualsiasi necessità:
o
diversi avvisi e/o solleciti automatici per invitare il genitore ad effettuare una nuova
“ricarica del servizio” nei casi di imminente esaurimento del credito residuo, di
credito azzerato o di saldo in negativo;
o
per comunicazioni urgenti di altro genere, come la chiusura delle scuole per neve;
o
a richiesta del genitore, per segnalare l’assenza del figlio da scuola;
Il software prevede una gestione dettagliata e precisa delle “notifiche” di avvenuta
consegna e lettura degli “SMS” con segnalazione di tutte le eventuali anomalie.
A richiesta del Comune è possibile gestire questo tipo di messaggistica in modalità
“Multilingue”, secondo le esigenze specifiche di ogni Ente.
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-
Via “Internet”, tramite PC personale
I genitori, dopo una veloce ed automatica registrazione al “portale”, possono
visualizzare l’estratto conto della propria gestione del servizio mensa e:
o
verificare quanti e quando sono stati consumati i pasti ed i relativi addebiti;
o
visualizzare l’ammontare dei versamenti e quando sono stati effettuati;
o
verificare sempre la disponibilità residua;
o
effettuare i versamenti di “ricarica” on-line, utilizzando la loro carta di credito, in
modalità sicura e protetta come per qualsiasi altra spesa effettuata in “rete”;
o
scegliere il tipo di Menù giornaliero più gradito
Per quanto riguarda i pagamenti, in alternativa, i cittadini li potranno sempre effettuare presso
gli sportelli bancari, eventuali sportelli in municipio e gli esercizi commerciali appositamente
convenzionati.
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Gestione degli insoluti
Per monitorare costantemente ed in tempo reale la situazione delle utenze che si trovano in
situazione di “saldo negativo”, abbiamo messo a punto diverse possibilità di estrazione e
stampe parametrizzate.
Per tutte le situazioni debitorie si possono attivare diverse gestioni:
-
Gestione dei SOLLECITI di PAGAMENTO
In base a molteplici criteri di scelta, si possono isolare gruppi di utenze “morose” alle quali
inviare una comunicazione di “Sollecito di pagamento”.
Il documento è completamente personalizzabile dall’ufficio stesso, con possibilità di gestire
il testo in modalità “Multilingue”.
Per ogni utente “moroso” si possono inviare molteplici comunicazioni di sollecito ed ognuna
viene opportunamente memorizzata ed archiviata, in modo da essere richiamabile in
future selezioni e/o ricerche.
Gli utenti che ricevono il sollecito, possono saldare il debito utilizzando i normali “canali di
pagamento” descritti nelle pagine precedenti.
-
Gestione delle INGIUNZIONI di PAGAMENTO
Agli utenti che, nonostante i solleciti, permangono in situazione debitoria, l’Ente può
decidere di emettere delle Ingiunzioni di pagamento, attraverso le modalità previste dalla
normativa vigente.
Anche per le ingiunzioni, come per i solleciti, si possono produrre comunicazioni
personalizzate, con l’ulteriore possibilità di creare dei “tracciati record” ad-hoc, per la
trasmissione dei dati ai soggetti preposti all’emissione dei decreti ingiuntivi (per es.:
studio legale, Tribunale, ecc.).
-
Gestione delle ISCRIZIONI a RUOLO
Per le Iscrizioni a Ruolo, con successiva riscossione coattiva, valgono gli stessi criteri
espressi per le ingiunzioni e sono, comunque, alternative ad esse.
Anche in questo caso si possono creare dei “tracciati record” ad-hoc, per la trasmissione
dei dati ai soggetti preposti alla riscossione.
Per un controllo completo a 360 gradi della gestione dei debiti, è possibile inserire gli
estremi di pagamento anche alle emissioni di ingiunzioni e alle iscrizioni a ruolo.
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Servizio Trasporto Scolastico
La gestione del “Trasporto Scolastico” offre le stesse peculiarità della gestione del servizio
mense, e ne condivide sia le anagrafiche che le tabelle.
Adattabile a qualsiasi regolamento comunale, la gestione dell’addebito del trasporto scolastico
infatti, prevede il conteggiato a seconda delle presenze a scuola, come per il servizio mensa,
oppure a rate prefissate con periodicità a scelta (mensili, bimestrali, ecc.).
Allo scadere di ogni singola rata, viene inviato automaticamente un “sms” a tutti i genitori che,
a seconda dell’entità del credito residuo, li inviterà ad effettuare un versamento, con le solite
modalità, per coprire i costi del servizio stesso.
Anche per questo servizio, sono messe a disposizione tutte le stampe statistiche e di
rendicontazione necessarie.
(esempio di videata, disponibile direttamente nel portale del cittadino, che riepiloga la situazione contabile di ognuno,
relativamente al servizio “trasporto scolastico”)
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Iscrizione on line
A completamento della gestione dei servizi è disponibile anche il pacchetto “Iscrizione On
Line”.
Tale software permette al cittadino di effettuare l’iscrizione a qualunque tipo di servizio
direttamente on-line, quindi senza doversi recare presso gli uffici comunali.
Questo comporta notevole risparmio di tempo sia per gli uffici, che evitano di trovarsi file allo
sportello, sia per il cittadino stesso in quanto può effettuare l’operazione liberamente, a
qualunque orario e giorno, comodamente seduto alla propria scrivania.
l’Iscrizione On Line prevede delle mappe da compilare personalizzabili in base al servizio
richiesto e adattabili in base alle esigenze di ogni singolo Ente che lo utilizza.
Vediamo in sintesi l’iter dell’”Iscrizione on line” e della comunicazione ufficio  cittadino :
1) il cittadino effettua l’iscrizione on-line e INVIA la DOMANDA all’Ente (può modificarla
fino a che l’Ufficio non la prende in carico)
2) l’Ufficio PRENDE in CARICO la domanda e blocca quindi ogni possibilità di effettuare
variazioni da parte del cittadino. A questo punto :
A) l’Ufficio ACCETTA la domanda (e si passa alla fase 3)
B) l’Ufficio NON ACCETTA la domanda per dati incompleti e riapre la possibilità di
effettuare modifiche al cittadino, avvisandolo tramite mail (e si riparte dalla fase 1).
3) Le domande ACCETTATE, con tutti i dati caricati, verranno passate automaticamente
all’archivio effettivo di Hermes e dovranno essere integrate con la sola assegnazione
della scuola/classe.
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Taxi Sociale
Ulteriore servizio gestibili con il software Hermes che permette di snellire notevolmente il
lavoro svolto dagli uffici, nonché dare un’immagine innovativa nei confronti del cittadino, è il
“Taxi Sociale”.
Per il servizio taxi è prevista:
1) una gestione a CALENDARIO di ogni singola prenotazione del viaggio con l’indicazione
del tragitto e dei cittadini richiedenti
2) una gestione tariffaria a TRATTA
esigenza
diversificata e personalizzabile per ogni singola
3) controllo degli automezzi e del carico a loro affidato (numero max partecipanti)
4) stampa riepilogativa dei viaggi giornalieri da affidare all’autista
5) stampa ricevuta di pagamento
6) modalità di pagamento a scelta dell’Ente (esercizi commerciali, banca o on line)
7) controlli dei pagamenti come tutti gli altri servizi di Hermes
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Impianti Sportivi
Con il software Hermes è altresì possibile gestire tutte le tipologie di impianti sportivi comunali,
seguendo tutto l’iter burocratico, dalla prenotazione al pagamento/esaurimento del debito.
Questo consente una più razionale e controllata gestione degli impianti, nonché lo snellimento
di tutte le procedure ad esso collegate.
Per il servizio Impianti Sportivi è prevista:
1) una gestione a CALENDARIO di ogni singola prenotazione dell’impianto con l’indicazione
del cittadino richiedente o della società sportiva
2) una gestione tariffaria oraria personalizzabile per ogni tipologia di evento o gruppo
sportivo
3) stampa riepilogativa della situazione impianti/orari liberi
4) stampa ricevuta di pagamento
5) modalità di pagamento a scelta dell’Ente (esercizi commerciali, banca o on line)
controlli dei pagamenti come tutti gli altri servizi di Hermes
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