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FAX SERVER
ISDN &
integrazione Email:
2 straordinarie
caratteristiche
per fax server
È evidente che l’attuale business di successo non può prescindere da un fax server,
tuttavia molti fax server disponibili sul mercato non offrono due caratteristiche
fondamentali: il supporto ISDN nativo e una reale integrazione email.
In questo articolo, Nick Galea spiega perchè queste caratteristiche
sono importanti e come si rapportano con il business.
hiaramente, il fax manuale è superato. Una soluzione
fax server professionale può far risparmiare a una organizzazione costi sostanziali, migliorando contemporaneamente il servizio al cliente e l’immagine della società. Il fax su LAN presenta numerosi vantaggi rispetto allo
scomodo fax manuale: con un fax server è possibile:
C
•
•
•
•
•
•
Trasmettere fax facendo clic su un pulsante invece di stampare ogni fax, inserire la carta nella macchina, attendere che
il fax venga inviato e attendere anche il segnale nel caso che
la linea sia occupata.
Trasferire automaticamente e immediatamente i fax in arrivo
alla destinazione corretta, garantendo tempestività e consegna sicura dei documenti.
Registrare le attività di fax, archiviando i fax e utilizzando
indirizzi predefiniti.
Garantire l’eventuale riservatezza dei fax in ingresso e in uscita.
Trasmettere facilmente fax verso gruppi di persone.
Programmare i fax da inviare nelle ore più economiche e con
meno traffico.
Questi vantaggi significano riduzione sostanziale dei costi. Una rilevazione condotta di recente da Microsoft ha evidenziato per
esempio che Telstra, la società australiana leader nei servizi di telecomunicazione e informazione, ha risparmiato 1,1 milioni di dollari
australiani in costi di lavoro utilizzando FAXmaker per Exchange,
un connettore fax nativo per Exchange Server. (Figura 1)
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Quale tipo di fax server?
Il mercato propone diversi prodotti fax server che, in generale, si
possono suddividere in 2 categorie: “Fax server proprietari”, che
comprendono il proprio software client e non offrono alcuna integrazione email (o la offrono in modo molto limitato) e “Fax
email integrati”, ossia fax server completamente integrati con un
sistema di email che funzionano come gateway email-to-fax.
Il primo tipo di fax server si rivolge a società che non utilizzano l’email all’interno dell’organizzazione o che non richiedono di integrare il fax con il proprio sistema di email. Questi fax
server utilizzano un sistema di comunicazione proprietario fra il
software client e il fax server.
Un fax server proprietario si può interfacciare con una varietà di sistemi di email a livello client o server. Comunque, questo avviene di solito tramite un’integrazione limitata: la gestione
dell’utente resta sempre collegata al database utente del fax server, con il risultato di aumentare la gestione. Inoltre, questo tipo
di fax server non consente un minimo di controllo dei costi e non
è neppure scalabile.
Fax server email integrati
Questo tipo di fax server si integra con un particolare tipo di sistema di email, per esempio Microsoft Exchange Server. I fax
server email integrati sfruttano al meglio il sistema di email
dell’organizzazione consentendo agli utenti di trasmettere e ricevere fax dal proprio client di email.
La gestione dell’utente è collegata alla gestione utente del si-
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ISDN & integrazione Email: 2 straordinarie caratteristiche per fax server
▲
FIGURA 1.
FAXmaker for
Exchange
della GFI
sÕintegra
nativamente
con
Exchange
Server.
FIGURA 2.
FAXmaker
supporta il fax
routing e il fax
multi linea
tramite ISDN.
stema di email e il costo totale di ownership è molto contenuto, grazie alla eliminazione del training e a una limitata o
assente gestione dell’utente. Questi fax
server offrono anche i seguenti vantaggi:
•
•
Certo, con questo tipo di fax server il
gateway fax selezionato deve essere
progettato per lo specifico sistema di
email utilizzato dalla organizzazione.
Comunque, i vantaggi di cui sopra promuovono senza ombra di dubbio l’utilizzo di un fax server email integrato.
•
•
•
•
L’utente non deve apprendere un’applicazione distinta per inviare e ricevere i fax.
L’utente può controllare se vi sono
nuovi fax nella propria casella di
email.
L’utente non deve passare a un diverso programma per trasmettere un fax.
I gestori affrontano overhead inferiori perchè non devono supportare un
database utente distinto e dagli utenti
ricevono meno richieste di assistenza.
È disponibile l’integrazione dell’applicazione tramite il comando di
email ‘Send’ sui pacchetti di desktop.
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•
La semplice installazione del fax server è rivolta specificatamente al mail
server.
Il mail server consente di contenere i
costi di routing.
Quale fax? ISDN!
Due peculiari caratteristiche del fax server sono la possibilità di instradare automaticamente i fax in ingresso e il supporto del sistema fax multi linea.
L’ISDN è il modo migliore e più facile
per ottenere questo. Con l’utilizzo di
MARZO 2001 • WINDOWS 2000 MAGAZINE
schede ISDN relativamente economiche,
una società può disporre di fax routing
interno e di fax multi porta a costi minimi rispetto alle più costose schede fax
(vedi il box sui vantaggi dell’ISDN).
Pertanto, è importante disporre di un fax
server in grado di supportare schede
ISDN in modo nativo. (Figura 2)
I fondamentali vantaggi delle
schede ISDN
• Fax routing interno automatico MSN
(Multiple Subscriber Numbers)
• Possibilità di condividere la scheda
ISDN con altri servizi quali il dial-up
Internet
• Dato che la scheda ISDN comprende
2 canali, è possibile ottenere il fax
multi linea automatico
Per utilizzare un fax server con ISDN è
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▲ FIGURA 3. Per utilizzare un fax server tramite ISDN • necessaria una scheda ISDN attiva.
importante scegliere una scheda ISDN
attiva, per esempio:
•
•
•
•
AVM B1
Router Bintec Bianca Brick
EICON DIVA Pro 2.0 (ISA/PCI) –
Supporta il fax a un canale, monodirezionale. Ciò comporta che con
questa scheda si può inviare o ricevere soltanto un fax per volta (come
avviene per 1 linea analogica). Non è
possibile installare più di una scheda
DIVA Pro nella macchina fax.
EICON DIVA Server BRI (ISA/PCI)
– Supporta il fax bi-direzionale.
Questo significa che per il fax vengono utilizzati entrambi i canali, che
si dispone di due linee su cui trasmettere e ricevere fax contemporaneamente. È possibile aggiungere
più ‘linee fax’ installando ulteriori
schede sulla macchina, fino a 4 schede DIVA Server BRI per ciascuna
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•
macchina, ottenendo in questo caso 8
linee fax attraverso le quali trasmettere e ricevere fax simultaneamente.
EICON DIVA SERVER PRI-30M
(PCI) - Supporta il fax bi-direzionale, con la possibilità di utilizzare 30
canali per il fax, 30 linee su cui trasmettere e ricevere fax simultaneamente. (Figura 3)
ai singoli utenti o ai dipartimenti si possono assegnare numeri di fax senza necessità di installare linee fisiche di fax
per ciascun numero. Il numero della linea viene trasferito al fax server alla ricezione del fax e il fax viene quindi automaticamente instradato verso il corri-
Una volta che si è installata una scheda
DIVA Pro o DIVA Server BRI sulla
macchina, è possibile utilizzare le schede ISDN anche per attività quali il dialup Internet, il RAS, la raccolta delle
email, eccetera.
Instradamento fax automatico
tramite numeri MSN & DDI/DID
Con l’instradamento fax automatico interno utilizzando la linea ISDN e numeri
MSN (Multiple Subscriber Numbers) o
tratte DID/DDI (Direct Inward Dialing),
http://www.gfi-italia.com
Tel. 0335.532.9955
Fax. 02.9544.1163
Email: [email protected]
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ISDN & integrazione Email: 2 straordinarie caratteristiche per fax server
spondente utente o cartella condivisa, in
un processo completamente trasparente
per il chiamante.
I numeri MSN vengono di solito utilizzati in ambienti punto-multipunto,
mentre i numeri DID/DDI in ambienti
punto-punto. Qualora si disponga di una
connessione punto-punto, alla linea ISDN
è possibile associare soltanto un device
(per esempio, una scheda DIVA Pro o
DIVA Server BRI).Se invece la connessione è punto-multipunto, si possono installare più device (diverse schede DIVA
Pro o DIVA Server BRI oppure un altro
apparecchio ISDN quale una centralina
PABX). L’utente può disporre di un massimo di 10 numeri MSN, ma i numeri
DID/DDI possono essere molti di più.
Pertanto, nel caso siano richieste oltre 10
estensioni, è necessario acquistare tratte
DID/DDI dalla società telefonica.
I costi di numeri/tratte DID variano
da nazione a nazione e talora anche da
città a città. Normalmente, i costi derivano dalla connessione fisica e da una tariffa mensile/trimestrale per serie di numeri. In Italia, per esempio, l’installazione
di una linea ISDN costa circa 200.000 lire e 100.000 la conversione di una linea
standard a ISDN. I costi del noleggio sono di circa 50.000 al mese con un extra
di 2.000 lire al mese per ogni numero ulteriore. Per conoscere i costi esatti della
specifica nazione/città, è opportuno contattare la società telefonica locale.
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(IVA e spedizione comprese)
Numero verde:
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FAXmaker
Un fax server che supporta sia l’integrazione email nativa che le schede ISDN è
FAXmaker per Exchange di GFI.
FAXmaker per Exchange consente di
trasmettere e ricevere fax da Microsoft
Outlook. FAXmaker viene implementato
come connettore Exchange nativo. L’intera gestione dell’utenza viene effettuata
da Microsoft Exchange, pertanto non vi
sono overhead gestionali aggiuntivi.
FAXmaker comprende un fax server
multi-linea, l’instradamento fax interno,
il driver di stampa fax per Windows, il
supporto del rendering su base server di
documenti di Office, caratteristiche di
gestione fax e altro ancora. Le caratteristiche a livello di enterprise includono:
•
•
•
•
•
•
la gestione dell’utenza remota e del
fax server,
il routing al minimo dei costi,
profili di configurazione utente,
la visualizzazione remota dello stato
del fax server,
il supporto della scheda ISDN,
il supporto di mail merge di Word,
che consente di creare fax mailing
personalizzate.
FAXmaker è il fax server che presenta il miglior rapporto prezzo/prestazioni del mercato: la versione per 25
utenti viene commercializzata a 875
euro, mentre quella per 100 utenti vie-
ne commercializzata a 2250 euro.
FAXmaker prevede i manuali in italiano.
Agli utenti dotati di mail server
SMTP o Lotus Notes, o a coloro che ancora non dispongono di un mail server,
GFI offre FAXmaker per Networks/
SMTP, un fax server per Windows
NT/2000 che permette a tutti gli utenti
della rete di trasmettere e ricevere fax
dal proprio client di email SMTP/POP3
e dal client di email Lotus Notes, oppure
di utilizzare il fax client di Windows.
FAXmaker per Exchange ha ottenuto
il prestigioso riconoscimento Microsoft
Packaged Application Partner per l’anno
2000. La soluzione è stata riconosciuta
come Product of the Year da Internet
Telephony Magazine per il 2000, da
Communications Solutions Magazine
per il 1999 e da CTI Magazine per il
1998, inoltre è stata selezionata CTI
Magazine Editor’s Choice per il 1999.
FAXmaker vanta inoltre innumerevoli
recensioni entusiastiche da autorevoli
pubblicazioni e organizzazioni quali
Windows 2000 Magazine (USA), PC
Plus, Microsoft Certified Professional
Magazine e altre.
Sono molte le importanti società che
hanno scelto FAXmaker. Fra esse:
Microsoft, Benetton, Giorgio Armani,
Olivetti, Siemens, Compaq, AT&T
Germany, Philips, Volkswagen, Ericsson,
NEC, Swiss Telecom, Sage, MercedesBenz e molte altre. ▲
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i problemi aziendali con strumenti alternativi alla
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