avviso - JF Hillebrand
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AVVISO Procedura di gestione del Sigillo per Luogo di Carico / Speditore I sigilli sono un elemento importante per la sicurezza del container, aiuta ad evitare furti in transito e nel processare lamentele. I sigilli devono essere gestiti con cautela da tutte le parti coinvolte. Il numero del sigillo applicato dal fornitore (e non quelli addizionali applicati da trasportatori, terminal, dogana o compagnie marittime) deve essere regolarmente tracciato, controllato e riportato su tutti i documenti di spedizione fino alla consegna finale del container. Lo stesso numero di sigillo dovrebbe essere menzionato sui documenti firmati da entrambe le parti coinvolte nella transazione. Es. Bolla di trasporto, Bill of Lading, CMR. Luogo di carico / responsabilità dello speditore • Usare sigilli di alta qualità, C-TPAT a chiodo o barra. I sigilli di plastica non dovrebbero essere utilizzati. JF Hillebrand/Tranc Ocean raccomandano i sigilli non rotanti – entrambe le parti del sigillo non possono ruotare. • I sigilli non devono riportare il nome o il logo dello speditore • Entrambe le parti del sigillo devono essere numerate • L’accesso ai sigilli devono essere strettamente controllati e applicati in ordine casuale per evitare che vengano affissi in sequenza. • I sigilli devono essere riposti in un luogo sicuro fino all’uso, con accesso ristretto a coloro che sono responsabili di inventario e affissione dei sigilli. • Un registro dei sigilli deve essere tenuto al fine di dimostrare che tutti i sigilli sono sotto il controllo di produttore/importatore. • I sigilli devono essere affissi da un rappresentante responsabile, designato dallo speditore che ha ricevuto le appropriate istruzioni e formazione. • Se JF Hillebrand/Trans Ocean forniscono i sigilli tramite il trasportatore, bisogna prestare particolare attenzione affinchè il trasportatore trasmetta il • • • • • • • sigillo al luogo di carico, e che lo speditore lo applichi. In nessuna circostanza il trasportatore deve applicare il sigillo. Se JF Hillebrand/Trans Ocean fornisce o vende il sigillo allo speditore, deve essere tenuto un registro con l’indicazione di quale sigillo è stato usato e per quale file. La “femmina” deve essere posta sopra il “maschio” (il sigillo è applicato sotto-sopra). Questo evita che venga messo del liquido nella “femmina” e che venga riaperto successivamente. Il sigillo deve essere messo sulla porta di destra. Solo un sigillo deve essere apposto sul container – usare due sigilli può portare a confusione nel segnalare quale sigillo indicare sui documenti. Il punto di carico dovrebbe verificare che il numero di sigillo sia riportato sui documenti di carico/CMR e che questo documento sia firmato dall’autista del camion. Il punto di carico deve tenere copia della licenza di guida dell’autista e verificare l’identità dello stesso. Il punto di carico deve tenere copia dei documenti di carico (Documento di Trasporto/ CMR) che riportano il numero di sigillo. SIGILLI DI ALTA QUALITA’, ALTA SICUREZZA APPROVATI C-TPAT Sigillo a barra Sigillo a chiodo www.jfhillebrand.com • www.transoceanbulk.com AVVISO Procedura Sigillo per i Trasportatori all’origine I sigilli sono un elemento importante per la sicurezza del container, aiuta ad evitare furti in transito e nel processare lamentele. I sigilli devono essere gestiti con cautela da tutte le parti coinvolte. Il numero del sigillo applicato dal fornitore (e non quelli addizionali applicati da trasportatori, terminal, dogana o compagnie marittime) deve essere regolarmente tracciato, controllato e riportato su tutti i documenti di spedizione fino alla consegna finale del container. Lo stesso numero di sigillo dovrebbe essere menzionato sui documenti firmati da entrambe le parti coinvolte nella transazione. Es. Bolla di trasporto, Bill of Lading, CMR. Responsabilità per il Trasportatore: • L’autista non deve lasciare il luogo di carico prima che il container venga sigillato. Se lo speditore non sigilla il container, l’autista deve informare JF Hillebrand/Trans Ocean prima di partire. • L’autista non deve mai apporre autonomamente il sigillo al container • L’autista si deve accertare che il sigillo sia menzionato sui documenti di carico/CMR e deve assicurarsi che il numero di sigillo sia esplicitamente citato sul Equipment Interchange Receipt (EIR). Se eventualy sigilli aggiuntivi vengono affissi dal trasportare, dogana o terminal, il numero di sigillo apparire sul EIR ma il primo numero deve sempre essere quello applicato dallo speditore. • Se il sigillo dello speditore non è menzionato come primo sigillo sul EIR, il trasportatore sarà responsabile per ogni reclamo da parte del cliente o della dogana. • Se i sigilli vengono tolti per un’ispezione doganale, questo deve essere menzionato sui documenti di trasporto ufficiali e l’autista deve informare JF Hillebrand/Trans Ocean immediatamente. In base alle procedure locali, idealmente dovrebbe esserci un documento tracciante il numero del sigillo tolto e quello nuovo apposto dopo le ispezioni doganali. • Tutti i sigilli rimossi dal container/trailer a causa di ispezioni intermedi legittime (ispezioni doganali, ispezioni per danno alla merce, attività di applicazione della legge, ecc.) devono essere messi nel container appena dentro la porta, in piena vista, prima che venga affisso il nuovo sigillo al container. www.jfhillebrand.com • www.transoceanbulk.com AVVISO Procedura Sigillo per i Trasportatori a destino I sigilli sono un elemento importante per la sicurezza del container, aiuta ad evitare furti in transito e nel processare lamentele. I sigilli devono essere gestiti con cautela da tutte le parti coinvolte. Il numero del sigillo applicato dal fornitore (e non quelli addizionali applicati da trasportatori, terminal, dogana o compagnie marittime) deve essere regolarmente tracciato, controllato e riportato su tutti i documenti di spedizione fino alla consegna finale del container. Lo stesso numero di sigillo dovrebbe essere menzionato sui documenti firmati da entrambe le parti coinvolte nella transazione. Es. Bolla di trasporto, Bill of Lading, CMR. Le istruzioni di trasporto al trasportatore devono sempre essere confermate per iscritto e questa conferma deve includere il numero del sigillo dello speditore. • Il numero di sigillo dello speditore, che appare sulle istruzioni di trasporto, deve essere menzionato sull’EIR. • Se il terminal non menziona il numero di sigillo apposto sul container, l’autista deve contattare il locale ufficio JF Hillebrand/Trans Ocean prima di lasciare il terminal. • Nel caso in cui il sigillo non sia più presente sul container, l’autista deve contattare l’ufficio locale JF Hillebrand/Trans Ocean prima di lasciare il terminal. • Nel caso in cui il camionista non ottemperi a queste istruzioni e accetti un EIR che non menziona il numero del sigillo del trasportatore, sarà ritenuto responsabile di ogni discrepanza e lamentela. • Se i sigilli vengono tolti per un’ispezione doganale, questo deve essere menzionato sui documenti di trasporto ufficiali e l’autista deve informare JF Hillebrand/Trans Ocean immediatamente. In base alle procedure locali, idealmente dovrebbe esserci un documento tracciante il numero del sigillo tolto e quello nuovo apposto dopo le ispezioni doganali. • Il numero di sigillo dello speditore deve essere riportato su tutti i documenti di carico (CMR, waybill, cc) www.jfhillebrand.com • www.transoceanbulk.com AVVISO Procedura di gestione del Sigillo per Magazzino di Ricezione I sigilli sono un elemento importante per la sicurezza del container, aiuta ad evitare furti in transito e nel processare lamentele. I sigilli devono essere gestiti con cautela da tutte le parti coinvolte. Il numero del sigillo applicato dal fornitore (e non quelli addizionali applicati da trasportatori, terminal, dogana o compagnie marittime) deve essere regolarmente tracciato, controllato e riportato su tutti i documenti di spedizione fino alla consegna finale del container. Lo stesso numero di sigillo dovrebbe essere menzionato sui documenti firmati da entrambe le parti coinvolte nella transazione. Es. Bolla di trasporto, Bill of Lading, CMR. Responsabilità per il Trasportatore • JF Hillebrand/Trans Ocean conferma il sigillo dello speditore nelle conferme di consegna al ricevitore. • Entrambe le parti del sigillo devono essere conservati fino al termine dei controlli sul container per danni / casse mancanti • Se il magazzino del ricevitore vuole mettere delle note sui documenti ufficiali prima di firmarli per ricezione, entrambe le parti del sigillo devono essere conservate per una successiva verifica; dovrebbe inoltre essere avviata la procedura di reclamo (informare la compagnia di assicurazione, perito, trasportatore, ufficio JF Hillebrand/Trans Ocean) mentre il mezzo è ancora in loco. Note: molte compagnie assicurative richiedono che i reclami vengano fatti entro un certo numero di giorni (spesso 3 giorni lavorativi) dopo lo scarico. • Il magazzino del ricevitore deve tenere una copia della licenza di guida dell’autista e verificare la sua identità • In caso di reclamo, se possibile, non toccare la merce fino ad ispezione della merce avvenuta. Se questo non è possibile o il container è già stato scaricato, fare sufficienti fotografie per costituire prova del danno. www.jfhillebrand.com • www.transoceanbulk.com