Procedura - Registro Emissioni

PROCEDURA N. 6
Aggiunta o rimozione di un utente
(rappresentante AR/AAR o utente in sola lettura)
Ogni conto (di deposito o di scambio) deve avere minimo 2 e può avere fino a 6 rappresentanti
autorizzati (AR), mentre è possibile nominare fino a 10 rappresentanti autorizzati supplementari
(AAR). È anche possibile associare al conto utenti in sola lettura (conteggiandoli come AR) che
hanno la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative a quel conto ma non hanno facoltà
di iniziare alcuna operazione. Nel caso del conto di un verificatore invece il rappresentante
autorizzato obbligatorio è solo uno.
Il titolare del conto può decidere di aggiungere ai due AR obbligatori altri AR (tra cui eventuali
utenti in sola lettura) o AAR, nei limiti sopra indicati, secondo la propria convenienza e modalità di
gestione del conto. Allo stesso modo può decidere di rimuovere tutti gli utenti non obbligatori: AR
(dal terzo in poi), AAR (se si intende trasferire solo a conti di fiducia) o utenti in sola lettura.
Di seguito viene indicata la documentazione necessaria e le modalità di invio nei due diversi casi:
§ AGGIUNTA à pag. 2
§ RIMOZIONE à pag. 8
Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l’ amministratore nazionale procede
con le dovute operazioni
-
entro 20 giorni lavorativi per l’aggiunta dell’utente
-
entro 10 giorni lavorativi per la rimozione di un utente
Completata l’aggiunta, l’amministratore invia (tramite SMS) ai rappresentanti non ancora operativi
le chiavi di accesso per attivare la propria utenza. Si prega di notare che gli utenti già associati ad
altri conti sono operativi subito dopo l’aggiunta, senza necessità di un nuovo inserimento della
chiave di accesso.
Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a
[email protected]
1
AGGIUNTA di un utente
Un rappresentante o un utente in sola lettura da aggiungere a un conto può essere scelto tra gli
utenti già iscritti nel Registro e associati allo stesso o ad un altro titolare di conto, oppure deve
essere creato ex-novo tramite la Procedura 1. In ogni caso, per poter procedere con l’aggiunta,
tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti/utenti in sola lettura di quel conto devono essere
stati precedentemente creati nella sezione italiana del Registro dell’Unione. Una volta registrato,
ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato nel Modulo 6.
Per i profili utente creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step
3.8) mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l’accesso nel menu a sinistra,
in alto, sotto al proprio nome.
Documentazione da inviare
In base alle prescrizioni dei Regolamenti CE 389/2013 e CE 1844/2015, per richiedere l’aggiunta di
un rappresentante autorizzato (AR o AAR) o di un utente in sola lettura si deve provvedere all'invio
della seguente documentazione:
1) Modulo 6 compilato (un foglio per ogni rappresentante da aggiungere) seguendo le
indicazioni riportate in fondo a questo documento (pag. 6). IMPORTANTE: se l’utente è
nuovo e ha appena seguito la Procedura 1 per la registrazione, il modulo deve contenere le
informazioni relative all’utente così come sono state inserite durante il processo di
registrazione on-line.
2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante
l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato o
rappresentante autorizzato supplementare o utente in sola lettura, nella quale si conferma
che il rappresentante autorizzato ha il diritto di avviare, o che il rappresentante autorizzato
supplementare ha il diritto di approvare, o che l’utente in sola lettura ha il diritto di
visualizzare, operazioni per conto del titolare del conto. Il contenuto di tale dichiarazione è
fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei conti e degli utenti da
aggiungere.
3) Prova dell'identità della persona che viene nominata come rappresentante, che può essere
la copia di uno dei seguenti documenti:
(a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o
dell'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico;
(b) passaporto.
La copia, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente
dichiarazione: “Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che
verranno effettuati sull’informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale).
Luogo, data e firma”.
2
4) Prova dell'indirizzo di residenza permanente della persona che viene nominata come
rappresentante, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti:
(a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di
residenza permanente;
(b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente l’indirizzo di
residenza permanente;
(c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti
l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la
residenza permanente della persona che viene nominata.
5) Fedina penale (casellario giudiziale + carichi pendenti) della persona designata come
rappresentante.
6) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che
sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2.
IMPORTANTE!
Tutte le COPIE dei documenti originali presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono essere certificate
come autentiche da un notaio o da un ufficio dell’autorità locale. È consigliabile autenticare presso un
notaio anche la dichiarazione del punto 2.
I riferimenti del notaio o dell’ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla
documentazione. La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre
mesi alla data della richiesta.
Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, questi devono essere legalizzati dalle
rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero (*)
(*) Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L’Aia relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici
stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall’apposizione
della “postilla” (o apostille). Pertanto, una persona proveniente da uno di questi Paesi può recarsi presso la
competente autorità interna designata da ciascuno Stato (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) per
ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento
Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o
spagnola. Se l’originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in
Italiano (la traduzione deve riportare il timbro “per traduzione conforme”).
I rappresentanti dei conti di deposito dell’operatore o dell’operatore aereo, o dei conti del
responsabile della verifica possono avvalersi, per i documenti di cui ai punti 3) 4) e 5)
dell’AUTOCERTIFICAZIONE (art. 46 e 47 del DPR 445/2000) inviando il modulo allegato in fondo.
Per tutte le altre tipologie di conto (conto di deposito persona o della piattaforma esterna, conto
di scambio) si fa obbligo della trasmissione dei documenti originali e delle copie autentiche IN
FORMATO CARTACEO
3
Contenuto minimo della dichiarazione
Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di
<INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>
testo per
AR
<INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro dell’Unione, nella
sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto identificato dal codice <INSERIRE IL
CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di avviare
operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>.
testo per AAR
<INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE> ad operare sul Registro
dell’Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato Supplementare del conto
identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE
389/2013, con diritto di approvare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL
CONTO>.
testo per
AUDITOR
autorizza
<INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE CON FUNZIONE DI AUDITOR> ad
accedere al Registro dell’Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato
Supplementare del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in
conformità al Regolamento CE 389/2013, con facoltà di utente in sola lettura e diritto di
visualizzare tutte le informazioni e le operazioni relative al suddetto conto.
Luogo, data
Firma
Modalità di invio
Affinché il processo di aggiunta dell’utente vada a buon fine è necessario inviare la suddetta
documentazione secondo modalità che differiscono in base alla tipologia del conto interessato
dalla sostituzione:
Conto di deposito dell’operatore o dell’operatore aereo, conto del responsabile della verifica
1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansioni dei documenti
cartacei) all’interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del
conto.
2) Comprimere la cartella in formato “.zip” o equivalente (“.rar”, “.7z”).
3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del
7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà
l’estensione “.p7m”.
Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA),
(http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei
soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito
sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni.
4
4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi:
[email protected]
e in copia a [email protected]
IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica
DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio
riportare nell’oggetto dell’e-mail il seguente testo:
REGISTRO ETS – aggiunta utente al conto
Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non
vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate
all’indirizzo [email protected]
Conto di deposito persona o della piattaforma esterna, conto di scambio
Inviare:
· TUTTI I DOCUMENTI ORIGINALI IN FORMATO CARTACEO
· il MODULO 6 e la VISURA CAMERALE in formato elettronico SU CD-ROM
per posta al seguente indirizzo:
ISPRA - ISTITUTO SUPERIORE PER LA PROTEZIONE E LA RICERCA AMBIENTALE
REGISTRO NAZIONALE DELLE EMISSIONI - VIA VITALIANO BRANCATI 48 - 00144 ROMA
Indicazioni per la compilazione del modulo 6
Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la
compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco.
Al momento dell’invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo
obbligatorio non compilato).
Rappresentante autorizzato (AR o AAR) / Utente in sola lettura
Informazioni richieste
Note sulla compilazione
Tipo di rappresentante da
aggiungere
Selezionare dal menu a tendina la tipologia di rappresentante
autorizzato da aggiungere (AR o AAR o utente in sola lettura)
URID dell’utente
Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite
la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo utente o,
5
per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l’accesso nel
menu a sinistra, in alto, sotto al proprio nome
Nome
sic
Cognome
sic
Titolo
Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina
Data di nascita (gg/mm/aaaa)
Inserire la data di nascita nel formato specificato
Luogo di nascita
sic
Nazione di nascita
sic
Numero documento identità
sic
Tipo documento identità
Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento
altro (specificare)
Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra
le opzioni del menu a tendina del campo precedente
Scadenza documento identità
(gg/mm/aaaa)
Inserire la data di nascita nel formato specificato
Società di appartenenza
Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti
Unità di appartenenza
Unità o divisione per la quale si lavora all’interno della Società
Ruolo
Ruolo o mansione svolta per la Società
Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l’indirizzo della sede di lavoro
CAP
sic
Città (Provincia)
Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi
Regione
sic
Nazione
sic
Numero telefono 1
Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice
6
internazionale
Numero telefono 2
Inserire un numero di cellulare preceduto dal codice
internazionale
Indirizzo e-mail
Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE
un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto viene
utilizzato per l’autenticazione dell’utente presso la
Commissione Europea
NB: l’indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO
STESSO associato al proprio account in EU Login
Numero cellulare 1
Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di
cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto
viene utilizzato per l’autenticazione ai fini dell’accesso ai propri
conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni
NB: il numero di cellulare inserito in questo campo DEVE ESSERE
LO STESSO associato al proprio account in EU Login
Numero cellulare 2
È possibile e consigliabile specificare più di un numero di
cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia
aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l’accesso
Numero cellulare 3
È possibile e consigliabile specificare più di un numero di
cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia
aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l’accesso
Lingua preferita per le
comunicazioni
Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere
comunicazioni e contattare l’Helpdesk
Domanda segreta
Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per
eventuali fasi successive di verifica dell’identità
Risposta segreta
Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la
domanda e la risposta per essere efficaci dovrebbero essere di
tipo personale e non facilmente deducibili da terzi
ID del/i conto/i da associare
all’utente
Inserire il codice completo di ogni conto, europeo (EU) o di
Kyoto (IT), al quale deve essere aggiunto il rappresentante,
separando un codice dall’altro con il “;”
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RIMOZIONE di un utente
Fermo restando l’associazione obbligatoria di almeno due rappresentanti autorizzati (AR) per
ciascun conto di deposito o di scambio (nel caso dei conti del responsabile della verifica il
rappresentante autorizzato obbligatorio è uno solo) il titolare di un conto può richiedere la
rimozione di ogni altro utente già associato al conto con il ruolo di rappresentante o utente in sola
lettura.
In particolare, diversamente dal passato, non è più obbligatorio avere un rappresentante
autorizzato supplementare (AAR) associato a un conto di deposito (conto persona, operatore,
operatore aereo) dal momento che i trasferimenti di quote o unità di Kyoto possono avvenire
esclusivamente verso conti inseriti nel proprio elenco dei conti di fiducia. In assenza dell’AAR la
proposta di transazione fatta da uno dei rappresentanti autorizzati (AR) andrà a completamento
dopo 26 ore senza bisogno di ulteriore approvazione. Viceversa, se almeno un AAR è associato al
conto la proposta di transazione viene comunque sottoposta alla sua approvazione.
Per questo motivo, il titolare di un conto di deposito può ritenere più conveniente rimuovere l’AAR
associato in passato al proprio conto al fine di snellire la procedura di trasferimento.
ATTENZIONE! Prima di richiedere la rimozione di un AAR, è necessario sincerarsi che non vi siano
operazioni in attesa della sua approvazione nel suo “elenco delle azioni” (task list)
Documentazione da inviare
Per richiedere la rimozione di un utente dal conto (sia esso un AR, un AAR o un utente in sola
lettura) è necessario inviare la seguente documentazione:
1) richiesta su carta intestata firmata da un legale rappresentante del titolare del conto
indicante l'intenzione di rimuovere l’utente dal conto o dai conti (specificando codice del
conto, nome e cognome dell’utente da rimuovere, il suo ruolo e il suo URID). Il contenuto
minimo di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero
dei conti e degli utenti da rimuovere
2) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che
sottoscrive la richiesta
NOTA - per conoscere il proprio URID l’utente deve accedere al Registro: lo URID è visualizzabile
nel menu a sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Se l’accesso dell’utente non è più disponibile, gli
altri rappresentanti possono visualizzare questo identificativo facendo click sul codice del conto
dal quale si vuole rimuovere l’utente e successivamente sull’etichetta corrispondente al ruolo
dell’utente (rappresentante autorizzato – anche per l’utente in sola lettura - o rappresentante
autorizzato supplementare) dove vengono visualizzati i dati dell’utente, compreso lo URID.
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Contenuto minimo della dichiarazione
Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di
<INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>
richiede la rimozione
dell’utente <INSERIRE IL NOMINATIVO DELL’UTENTE> con URID <INSERIRE LO URID DELL’UTENTE> associato al conto
<INSERIRE PER INTERO IL CODICE DI CIASCUN CONTO DAL QUALE SI VUOLE RIMUOVERE L’UTENTE> con il ruolo di
<INSERIRE IL RUOLO DELL’UTENTE (AR, AAR, UTENTE IN SOLA LETTURA)>
Luogo, data
Firma
Modalità di invio
Affinché il processo di rimozione dell’utente vada a buon fine è necessario inviare la suddetta
documentazione secondo le seguenti modalità:
1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (scansioni dei documenti cartacei)
all’interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del conto.
2) Comprimere la cartella in formato “.zip” o equivalente (“.rar”, “.7z”).
3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del
7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà
l’estensione “.p7m”.
Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA),
(http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei
soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito
sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni.
4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi:
[email protected]
e in copia a [email protected]
IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica
DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio
riportare nell’oggetto dell’e-mail il seguente testo:
REGISTRO ETS – rimozione utente dal conto
Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non
vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate
all’indirizzo [email protected]
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DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE
Io sottoscritto/a
……………………………………………………...………………………………………………..
consapevole che in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci troveranno applicazione le sanzioni penali di
cui all’art. 76 del DPR n. 445/2000, sotto la propria personale responsabilità
DICHIARA AI SENSI DEGLI ARTT. 46 E 47 DEL DPR 445/2000
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Di essere nato a …………………………………………Prov………….il
…………………….........................
Di essere domiciliato (abitazione) in
……………..……….……………………..…..Prov.……..…..….……...
Via …………..……………...…….……….….n.…..… Cap ……….…. Tel.
……………..………………….
Residenza Fiscale (CUD) in
……………….……………….…….……..Prov.…………….…..………………
Via …………..……………...…….………..…n.…..… Cap ……….…. Tel.
……………...………………….
Di essere cittadino italiano ovvero:…………………………... (indicare nazionalità).
Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti ovvero
………………………………… (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia,
indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti).
Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio,
finanziamento del terrorismo o altri reati gravi.
Di essere in possesso del seguente documento di identità ………………………
N…………………………….
Rilasciato da ……………………… in data …....................... con scadenza
...…………………………………
(allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare).
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data ………………………….
Il dichiarante
____________________________________________
Informativa sul trattamento dei dati personali
(ART. 10 Legge 31/12/1996, n.675 e successive modifiche ed integrazioni D.Lgs. 196/2003)
A)
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C)
D)
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I dati personali indicati nel presente modulo e nei documenti richiesti saranno utilizzati da ISPRA. Il trattamento dei dati è realizzato con e
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trattamento di dati, informazione sulle generalità e domicilio del titolare del trattamento e dell’eventuale responsabile nonché delle finalità del
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trattamento dei dati; opposizione al trattamento per finalità di informazione e promozione commerciale, ecc. ecc.).
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dallo stesso richiesta, compresi quelli che costituiscono dati sensibili ai sensi dell’art. 22 ss. della Legge n.675/96 e successive modifiche e
integrazioni; acconsento, altresì, alla comunicazione di tali dati ad altri soggetti, ai soli fini dell’espletamento di quanto disposto dall’art. 25 del Reg.
C.E. 389/2013
Luogo e data ……………………..…………..
Firma ……………………………………………………
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