La notifica in proprio a mezzo pec, in pratica.

ORDINE DEGLI AVVOCATI DI VERONA
LE NOTIFICHE DEGLI AVVOCATI
A MEZZO PEC
13 giugno 2013 ore 14,30
La notifica in proprio a mezzo pec, in pratica.
Avv. Francesco Tregnaghi
Prerequisiti
Occorre avere:
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●
L'autorizzazione alla notifica in proprio del
C.d.O. presso cui siamo iscritti;
un indirizzo P.E.C. che risulti da pubblici
elenchi (per noi, il Reg.Ind.E.)
la procura alle liti ex art. 83 cpc (previa o
contestuale)
un indirizzo di PEC del destinatario tratto da
pubblici elenchi.
Un dispositivo di firma digitale valido
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Atti da notificare: 1
DOCUMENTI INFORMATICI
(art 21 CAD): ovvero atti creati direttamente in
forma elettronica. Per ora creati dall'avvocato
(citazione, precetto). In futuro, con le copie
autentiche digitali, anche provenienti dal giudice.
Per creare il nostro atto occorrerà:
●
●
●
digitarlo come d'uso con l'elaboratore di testi
Esportarlo in .pdf con funzione apposita del WP
o utilità esterna (c.d. “stampante virtuale” pdf)
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Sottoscriverlo digitalmente, con l'apposito
software fornito col dispositivo di firma
Atti da notificare: 2
copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico
(art 22 CAD): ovvero scannerizzazioni di atti di
carta provenienti da terzi
Per notificare un atto cartaceo altrui occorrerà
●
●
Scannerizzarlo in un unico file .pdf “immagine”
Sottoscriverlo digitalmente per autentica (nuovo
art 18 Dm 44/2011), con l'apposito software
fornito con dispositivo di firma, inserendo la
dichiarazione di conformità all'originale nella
relazione di notificazione
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LA PROCURA ALLE LITI
quando necessaria, che dovrà essere “speciale” ovvero
menzionare l'atto da notificare, e si dovrà considerare
come apposta “in calce” a tale atto, come previsto dal
novellato art.18 DM 44/2011. Potrà essere:
●
●
un documento informatico sottoscritto con
firma digitale dal cliente, oppure
copia informatica della procura rilasciata su
supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e
autenticata di pugno dall'avvocato, per poi
essere ulteriormente “autenticata” tramite
apposizione della firma digitale da parte
dell'avvocato (doppia firma per autentica)
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LA RELATA DI NOTIFICA
deve essere un documento informatico (no
scannerizzazioni del cartaceo). In pratica un .pdf di testo
creato con elaboratore testi, esportato e firmato
●
●
Avrà un contenuto minimo essenziale (simile ad una
relata usuale), sempre necessariamente presente
Potrà avere ulteriori contenuti eventuali ma
altrettanto obbligatori secondo le circostanze, come:
–
indicazione del procedimento relativo Ufficio,
giudice, sezione e ruolo), se già incardinato
–
attestazione di conformità se si notificano copie
informatiche di atti originariamente formati su
supporto analogico (cartacei)
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contenuto minimo della relata
RELAZIONE DI NOTIFICA
Io sottoscritto Avv. [NOME, COGNOME e CF] iscritto all’albo degli Avvocati presso
l’Ordine degli Avvocati di Verona, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm. nonché
in virtù dell’autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell’art. 7 della stessa legge
dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Verona, giusta delibera del [DATA ED ESTREMI
DELLA DELIBERA AUTORIZZATIVA DEL CONSIGLIO DELL’ORDINE], quale difensore
della [DATI DELLA PARTE DIFESA DALL’AVVOCATO NOTIFICATORE], per la quale si
procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che [si allega ai sensi dell’art.
83, 3° comma c.p.c.] oppure [a margine dell'atto ____]
NOTIFICO
l’allegato atto [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO] a [DATI DEL DESTINATARIO
(inserire qui l’eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di
opposizione a decreto ingiuntivo)] all’indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI
DESTINAZIONE] estratto [INSERIRE IN VIA ALTERNATIVA]
- dal Registro delle Imprese di [SEDE DEL DESTINATARIO];
- dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (consultabile dal sito
http://pst.giustizia.it/PST/)
- dall'Indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, consultabile dal
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sito http://www.indicepa.gov.it
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- dall'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti)
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contenuto eventuale della relata
DICHIARO
che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento
pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL
QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA
NOTIFICA – SEZIONE – GIUDICE - RG DEL PROCEDIMENTO
E ANNO]
ATTESTO
ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3-bis
comma 2 e 6 comma 1della L. 53/94 così come modificata dalla
lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n.
179, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228
e dell’art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82
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e ss.mm. che l’atto notificato è copia fotoriprodotta conformesco T.r6e.g2013
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all’originale [DESCRIZIONE BREVE] da cui è stata estratta.
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La marca da bollo!
Poteva mancare un omaggio alla burocrazia delle tasse? certo che no!
L'art. 10 della legge 53/1994 prevede una marca da applicare alle notifiche in
proprio
Euro 2,60 per le notifiche fino a due destinatari,
Euro 7,70 per le notifiche da tre a sei destinatari,
Euro 12,40 per atti aventi sei o più destinatari.
La novella di fine 2012 NON ha abolito l'obbligo: ma ha stabilito che “Quando
l'atto è notificato a norma dell'articolo 3-bis al pagamento dell'importo di cui al
periodo precedente si provvede mediante sistemi telematici.”
.... che al momento non esistono! (e rischiano di essere costosi)
●
●
se si estrae copia cartacea, si ritiene che la marca possa essere apposta ed
annullata sulla stampata della relata
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in ogni caso irregolarità di bollo non inficia validità ed efficacia dell'atto,gnma
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espone solo alla sanzione tributaria (2xbollo)
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Il messaggio PEC
A questo punto non resta che confezionare il messaggio PEC
●
controllando che abbia come mittente il nostro indirizzo PEC RegIndE
●
inserendo l'indirizzo PEC del destinatario che abbiamo indicato in relata
●
●
allegando tutti i file firmati (estensione .p7m)* e quindi almeno un atto e la
relata, eventualmente altri atti e procura
inserendo obbligatoriamente nell'oggetto del messaggio il testo
“notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”. Riterrei che di seguito
sia possibile aggiungere il nome delle parti e/o una breve descrizione della
natura dell'atto notificato: ciò al fine di evitare problemi di archiviazione
Verificato tutto ciò, possiamo spedire il messaggio ed attendere (in caso di esito
positivo) le due ricevute
di ACCETTAZIONE del messaggio (emesso dal gestore della nostra PEC)
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di CONSEGNA emessa e firmata dal gestore della PEC del destinatario, che
deve essere di tipo “completo”
La ricevuta di consegna COMPLETA
Esistono tre tipi di ricevuta di consegna
1) Ricevuta Completa di Avvenuta Consegna
E’ caratterizzata dal fatto di contenere i dati di certificazione del
gestore certificato del destinatario e il Messaggio Originale in
allegato
2) Ricevuta Breve di Avvenuta Consegna. E’ caratterizzata dal fatto di
contenere in allegato i dati di certificazione del gestore certificato del
destinatario ed il testo del messaggio originale; eventuali file allegati
risulteranno ‘sintetizzati’ nei rispettivi Hash .
3) Ricevuta Sintetica di Avvenuta Consegna. Contiene in allegato soltanto i
dati di certificazione del gestore certificato del destinatario del messaggio
Il tipo di ricevuta rilasciata dipende dal settaggio generale della
nostra casella. Di solito per default è completa
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Come verificare se la ricevuta è “completa”
Un sistema empirico è quello di esaminare la ricevuta di
consegna di una PEC di prova contenente un allegato
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La conservazione della ricevuta di
consegna
La conservazione della ricevuta, intesa come documento
informatico (file) è importantissima per l'uso diretto o per la
verifica successiva della regolarità del procedimento.
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●
●
●
NON basta certamente lasciarla nella casella di posta in
entrata del “client” di posta o webmail
E' necessario ANCHE salvarla come file autonomo sul
disco fisso
E' altrettanto necessario che la directory di salvataggio sia
soggetta a backup automatico regolare
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E' utile archiviarle ad intervalli regolari su CD-Rom da
conservare in luogo sicuro, possibilmente lontano dai PC
La prova della notifica
La prova della notifica telematica è fornita, a stretto
rigore, solo dal file della “ricevuta di CONSEGNA
completa” generata dal gestore della P.E.C. del
destinatario, e ricevuta dal notificante.
Questa, per essere usata, deve essere salvata per
essere “esibita” a chi di dovere: Giudice, Cancelliere,
U.G.
Il file, generalmente in formato “.eml” deve essere poi:
●consegnato con un deposito telematico: non ancora
possibile.
●portato al destinatario a mezzo supporto informatico (in
pratica CD-ROM o chiavetta USB). Di fatto non ancora
praticabile
E allora?
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La prova della notifica
La prova della notifica telematica è fornita, a stretto
rigore, solo dal file della “ricevuta di CONSEGNA
completa” generata dal gestore della P.E.C. del
destinatario, e ricevuta dal notificante.
Questa, per essere usata, deve essere salvata per
essere “esibita” a chi di dovere: Giudice, Cancelliere,
U.G.
Il file, generalmente in formato “.eml” deve essere poi:
●consegnato con un deposito telematico: non ancora
possibile.
●portato al destinatario a mezzo supporto informatico (in
pratica CD-ROM o chiavetta USB). Di fatto non ancora
praticabile
E allora?
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La prova “cartacea”
La stampata di una ricevuta di consegna, in termini
informatici, è priva di significato perché perde ogni
certificazione connessa alla firma digitale del gestore del
servizio.
L'art 9, comma 1 bis della legge notifiche in proprio (L.
53/1994), però, autorizza l'avvocato notificatore ad
autenticare la copia cartacea della notifica.
A tal fine sarà necessario stampare:
(1) il messaggio di PEC di invio della notificazione;
(2) tutti gli atti allegati;
(3) la ricevuta di accettazione;
(4) la ricevuta di avvenuta consegna;
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La formula di autentica
Va apposta su ciascun documento stampato
La legge dice “ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto
legislativo
7
marzo
2005,
n.
82.”
("Codice
dell'amministrazione digitale", n.d.r.)
L'Unione Lombarda degli Ordini propone la seguente formula:
<<Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9
comma 1-bis e 6 comma 1 della L. 53/94 così come
modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater,
D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art.
1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 23 comma 1 del
D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. si attesta la conformità
della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è
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stata estratta
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[INDICAZIONE DEL NOME E FIRMA DELL’AVVOCATO]>>
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Ho ricevuto una notifica...
Come leggo il file allegati in formato .p7m?
Se l'utilità del dispositivo di firma (Dike per Infocert) è
correttamente configurata, dovrebbe aprire il file,
verificarne l'integrità
e mostrare le sottoscrizioni
connesse.
Altrimenti si avvia, e dal suo interno si sceglie l'allegato
da leggere / verificare
Ed ancora è possibile farlo online (su un PC in cui
nessuna utilità è installata)
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
http://postecert.poste.it/verificatore/servletverificatorep7m?tipoOp=10
Forse varrebbe la pena mettere un link nella mail....
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Grazie della attenzione
Avv. Francesco Tregnaghi
Mail: [email protected]
www.tregnaghi.it
twitter: @effetiverona