Trasferte e Rimborsi spese

dott. Sergio Sandàli
dott. Mario Iadanza
dott. Marzio Battistella
dott. Enrico Marchetti
dott. Nicola Massalin
dott. Luca Tassetto
dott. Lorenzo Cignola
d.ssa Lucia Bertagnolli
dott. Dario Carretta
dott. Gaetano Staiano
Treviso, 13 settembre 2013
AI SIGNORI CLIENTI
Loro sedi
TRASFERTE E RIMBORSI
casistiche per la deducibilità del costo e la detraibilità dell'IVA
A cura di n. massalin
LE TRASFERTE DEI DIPENDENTI E COLLABORATORI: INDENNITA' E RIMBORSI
Per esaminare compiutamente le casistiche che si presentano più di frequente nella gestione delle missioni di
lavoro svolte dai dipendenti fuori dalla sede lavorativa è necessario porre attenzione innanzitutto alla
destinazione dell'incarico distinguendo tra territorio comunale ed extra-comunale (o addirittura estero) e
contestualmente al tipo di indennità o rimborso che in base ad accordi preventivi viene riconosciuto per la
missione effettuata esaminando dal punto di vista fiscale le regole di tassazione in capo al lavoratore e di
deducibilità per il datore di lavoro.
Per semplicità sarà usato il termine collaboratore sia con riferimento ai lavoratori dipendenti che per i
collaboratori a progetto o per gli amministratori (purché non siano qualificabili come lavoratori autonomi con
partita iva).
RIMBORSO SPESE PER TRASFERTA ENTRO IL COMUNE SEDE DI LAVORO.
All'interno del comune sede di lavoro sono esclusi da tassazione solo i rimborsi delle spese di trasporto
documentate dal vettore (biglietto tram, autobus, ricevuta taxi), purché siano sempre analiticamente elencati
ed attestati dal collaboratore.
Tutte le altre somme eventualmente rimborsate al collaboratore (vitto, alloggio, bar, ristorante,
lavanderia...compresi gli eventuali rimborsi chilometrici per utilizzo della propria autovettura) costituiscono
reddito per il collaboratore e pertanto sono base imponibile fiscale e contributiva (INPS) in busta paga.
RIMBORSI SPESE PER TRASFERTA FUORI DAL COMUNE SEDE DI LAVORO
Indennità forfetaria di trasferta.
Per le trasferte fuori dal comune sede di lavoro è possibile corrispondere una indennità forfetaria
(indipendentemente quindi dal riscontro analitico delle spese sostenute dal collaboratore) che non è
soggetta a tassazione in capo al collaboratore fino a € 46,48 per giornata intera (all'estero € 77,47); la parte
eccedente tali importi sarà assoggettata a tassazione (fiscale e contributiva) in busta paga.
In aggiunta all'indennità forfetaria è possibile corrispondere rimborsi analitici (e quindi adeguatamente
documentati dal collaboratore) per le sole spese di viaggio e trasporto, sempre escluse dall'imponibile IRPEF
senza limiti di importo.
L'indennità forfettaria di trasferta non è più applicabile dopo 240 giorni di trasferta continuata nella stessa
località.
Trasferte con rimborso a piè di lista.
Nel caso di trasferte con rimborso analitico delle spese (rimborso cioè delle spese effettivamente sostenute
dal collaboratore senza corresponsione di indennità forfetaria), sono esclusi da tassazione in capo al
collaboratore tutti i rimborsi documentati relativi a:
- spese di viaggio (aereo, treno, nave, ecc.) comprese le indennità chilometriche per uso dell'auto propria
nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di autovetture;
- spese di vitto e alloggio;
- spese varie non documentabili (es. mance, telefonate, lavanderia e stireria) fino ad un massimo di € 15,49
giornaliere (all'estero € 25,82) purché analiticamente elencate ed attestate dal collaboratore (C.M. 23.12.97,
n. 326/E).
La stessa circolare ha ammesso che i biglietti di viaggio per utilizzo di mezzi pubblici valgono come
documentazione anche se anonimi e sempre se esposti analiticamente in nota spese e inerenti alla trasferta.
Per le trasferte all’estero, già dal 1984 è considerata idonea documentazione delle spese, quella conforme
alla normativa del paese estero in cui sono sostenute, anche se diversa dalla documentazione italiana.
Trasferte a rimborso misto.
E' il caso in cui al collaboratore viene riconosciuta un'indennità forfetaria e un rimborso parziale delle spese.
In questo caso i limiti di esclusione IRPEF sopra indicati sono ridotti come segue:
- riduzione di un terzo del limite d'esenzione se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al
collaboratore alternativamente l'alloggio o il vitto: quindi € 30,99 in Italia e € 51,65 all'estero;
- riduzione di due terzi dei limiti d'esenzione se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al
collaboratore sia l'alloggio che il vitto: quindi € 15,49 in Italia e € 25,82 all'estero.
RIMBORSO SPESE AL COLLABORATORE PER USO AUTO PROPRIA
I rimborsi spese per trasferte fuori dal comune sede di lavoro con utilizzo da parte del collaboratore della
propria auto, sono esclusi da tassazione se sono applicate le Tariffe predisposte dall'ACI e fino al limite di 17
cv. fiscali per le auto a benzina o 20 cv. fiscali se diesel.
Se il collaboratore utilizza un'auto propria superiore ai limiti di cui sopra, si hanno due alternative:
a) rimborso spese utilizzando la tariffa ACI per un'auto inferiore rientrante nei limiti di esenzione;
b) rimborso spese in base alla tariffa ACI per l'auto effettivamente utilizzata: in tal caso pur mantenendo la
non imponibilità in capo al collaboratore, la parte di costo rimborsata superiore a quella di un'auto similare di
17 cv. o 20 cv. non è deducibile da parte dell’azienda committente.
Il rimborso chilometrico deve essere riferito al chilometraggio complessivo annuo dell’auto (cioè Km
percorsi a titolo privato + Km percorsi per conto dell'azienda) e non a quello percorso solo per le trasferte di
lavoro.
Se si è provveduto al rimborso su un valore stimato inferiore a quello effettivamente percorso nell’anno in cui
si sono verificati i rimborsi, occorre ricalcolare e conguagliare gli importi rimborsati
DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE
Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata.
Per le spese a piè di lista indicare nel prospetto riepilogativo: data, descrizione, documento allegato e
importo.
Per i rimborsi chilometrici indicare: data, percorso, società, enti o persone visitati, chilometri percorsi.
Tutti i riepilogativi delle spese devono riportare i dati del collaboratore e la sua firma (importante in quanto
attesta natura e quantità della spesa, in particolare per quelle non documentate o i biglietti di viaggio non
intestati come i biglietti ferroviari o autostradali).
Se il totale della nota spese è superiore a € 77,47, applicare una marca da bollo da € 1,81.
Qualora il collaboratore abbia acquistato beni o servizi documentati da fattura intestata all'azienda, la stessa
dovrà essere regolarmente registrata ai fini IVA. Il collaboratore consegnerà quindi la fattura separatamente
dalla documentazione allegata alla nota spese. In questa sarà sufficiente indicare: "giorno xx/xx, pagata
fattura n. xxx ditta YY", allegando fotocopia tra la documentazione.
Si consideri infine che incomplete o inesatte note spese, considerate regolari, se contestate in seguito a
verifiche sia dell’amministrazione finanziaria che degli istituti ed enti previdenziali e assicurativi, potrebbero
comportare oltre alla ripresa fiscale per reddito non dichiarato da parte del collaboratore, anche sanzioni per
l’inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi.
DEDUCIBILITA'/ DETRAIBILITA' DELLE SPESE RIMBORSATE DA PARTE DELLE AZIENDE
Analizziamo infine gli aspetti fiscali dalla parte delle aziende che corrispondono i rimborsi fin qui presi in
considerazione.
Imposte dirette
Le indennità di trasferta ed i rimborsi di spese viaggio sono interamente deducibili senza limiti di importo.
I rimborsi a piè di lista analitici (quindi non forfetari) di spese vitto e alloggio per le trasferte del
collaboratore, sono deducibili per un importo giornaliero fino a € 180,76 per l'Italia e € 258,33 per l'estero.
Se l'azienda mette gratuitamente a disposizione del collaboratore un alloggio nel luogo di trasferta bisogna
tener conto, per i limiti di cui sopra, del costo specifico dell'alloggio per i giorni effettivi della trasferta.
I rimborsi per l'utilizzo dell'auto privata del collaboratore sono deducibili nei limiti indicati in precedenza
secondo le tariffe ACI. Agli stessi limiti sono soggette le auto noleggiate dal dipendente per effettuare la
trasferta.
Irap
Per le società di capitali e per gli altri soggetti che hanno optato per la determinazione dell'IRAP in base al
bilancio, tutte le indennità ed i rimborsi spese corrisposti ai collaboratori, compresi i rimborsi chilometrici per
utilizzo dell'auto propria, sono integralmente deducibili ai fini IRAP essendo classificabili secondo i principi
contabili alle voci B7 e B14 del conto economico; per gli altri soggetti valgono le regole di deducibilità viste ai
fini delle imposte dirette.
IVA
Ai fini della detraibilità in capo all'azienda committente dell'Iva relativa ai costi sostenuti dai collaboratori in
trasferta è necessario che tali costi siano documentati da fattura intestata all'azienda stessa con indicazione,
nella fattura stessa o in documento a parte, dei dati (nome, cognome, codice fiscale) del collaboratore.
In assenza di fattura non sarà possibile procedere alla detrazione dell'Iva, ferme restando le regole sopra
viste per la deducibilità ai fini delle dirette e dell'irap.
In ogni caso non è ammessa in detrazione l'iva relativa alle prestazioni di trasporto di persone, anche se
documentata con fattura intestata all'azienda committente.
*** ***
Costi rimborsati al collaboratore altrimenti qualificabili
Inoltre se dalla documentazione presentata dal collaboratore risulta che il fruitore dei servizi di trasferta
(vitto ed alloggio, trasporti...) non è solamente il collaboratore stesso ma sono coinvolti anche altri soggetti
(clienti, fornitori, agenti, autorità, giornalisti....) allora la classificazione dei costi ai fini delle dirette, dell'irap e
dell'IVA viene attratta dalla normativa relative alle spese di rappresentanza e di ospitalità clienti con le
proprie precise regole di detraibilità iva deducibilità.
In pratica se la spesa sostenuta dal collaboratore che ha “ospitato” terzi soggetti è qualificabile come:
1. ospitalità clienti, allora sarà consentito per l'azienda committente la detrazione integrale dell'IVA
(se il documento di spesa è intestato all'azienda ed è una fattura) e la deduzione dei costi (75%
se si tratta di vitto ed alloggio, integrale per le altre spese);
2. spesa di rappresentanza, allora l'azienda committente non potrà in nessun caso operare la
detrazione dell'IVA e potrà dedurre il costo (al 75% se si tratta di vitto ed alloggio) nei limiti
percentuali di fatturato previsto per le spese di rappresentanza (1,3% fino a 10mln di fatturato,
0,5% fino a 50 mln di fatturato; 0,10% oltre 50 mln di fatturato).
LE TRASFERTE DEI LAVORATORI AUTONOMI
Qualora a sostenere la spesa non sia un dipendente di un'azienda ma sia un libero professionista
nell'espletamento di uno specifico incarico ricevuto dall'azienda stessa (mandato in forma scritta ma anche
incarico in forma verbale), il lavoratore autonomo sostiene la spesa in nome proprio salvo poi decidere di
riaddebitarla all'azienda assieme al suo onorario per l'attività professionale prestata.
In tal caso il riaddebito delle spese sostenute in proprio dal professionista costituisce per lo stesso un
compenso tassabile (ai fini delle dirette) da assoggettare ad IVA, al contributo cp, ed alla ritenuta d'acconto;
per contro l'azienda che riceve la fattura dal professionista comprensiva di onorario e riaddebito spese può
detrarre integralmente l'iva esposta in fattura e dedurre integralmente il relativo costo.
A questo punto vediamo in sintesi il trattamento fiscale per le spese sostenute dal lavoratore autonomo
(indipendentemente dal fatto che le stesse siano poi riaddebitate o meno all'azienda committente).
Requisito dell'inerenza
Le spese sostenute dal lavoratore autonomo devono in ogni caso essere qualificabili come inerenti all'attività
professionale effettuata (e non sostenute quindi come spese personali, ricreative, nel tempo libero....).
Pertanto sarà necessario mantenere documentazione relativa alla pratica per lo svolgimento della quale è
stato necessario / opportuno sostenere dei costi di trasferta, indipendentemente dal fatto che quella pratica
si sia conclusa in modo positivo con una fattura emessa dal professionista.
Ad esempio i costo aereo per una trasferta a Palermo sarà inerente se si dimostra che a Palermo il
professionista si è recato per svolgere un incarico che è documentato da atti formali, da documentazioni a
firma del cliente..... (più difficile – anche se non necessariamente impossibile – è dimostrare l'inerenza della
ricevuta di un albergo fronte mare a Rimini a metà di agosto o la ricevuta di un ristorante per il cenone di
capodanno).
Una volta stabilita l'inerenza della spesa di trasferta all'attività professionale, la deducibilità dei costi e la
detraibilità dell'iva segue in via principale le regole generali previste per il reddito di impresa e già analizzate
nella prima parte in relazione ai rimborsi spese dei dipendenti con alcune particolarità relative ai costi per
vitto ed alloggio.
La documentazione della spesa
Tutti i costi sostenuti dal professionista in trasferta devono essere oltre che inerenti, debitamente
rappresentati con documenti validi ai fini fiscali e pertanto non sussiste alcuna possibilità di dedurre costi in
modo forfettario come previsto per il reddito di impresa nelle trasferte dei dipendenti.
I documenti validi ai fini fiscali per la deduzione del costo sono:
1. fattura intestata al professionista (in tal caso è ammessa anche la detrazione dell'iva, salvo per
le spese di trasporto per le quali l'iva è in ogni caso indetraibile);
2. ricevuta fiscale intestata al professionista (attenzione che i ristoranti raramente intestano la
ricevuta);
3. scontrino fiscale parlante (cioè lo scontrino fiscale nel quale è stampato il codice fiscale del
professionista che ha usufruito del servizio).
Si riepilogano di seguito le regole generali relative alla detrazione dell'IVA e alla deduzione del costi per le
principali tipologie di spese di trasferta sostenute dal professionista:
Natura della spesa
IVA
Imposte dirette
indetraibile
Interamente deducibile
Vitto e alloggio
(spesa propria del professionista)
Fattura = detraibile
altro = non detraibile
75% del costo nel limite
massimo del 2% del fatturato
Vitto e alloggio
(qualificabile come ospitalità clienti)
Fattura = detraibile
altro = non detraibile
75% del costo nel limite
massimo del 2% del fatturato
indetraibile
75% del costo nel limite
massimo del 1% del fatturato
(*)
(*)
Spese di viaggio e trasporto
(aereo, treno, autobus..)
Vitto e alloggio
(spesa di rappresentanza)
Costi abbigliamento
(*) secondo la posizione ufficiale assunta da Agenzia Entrate non è detraibile l'iva e non sono deducibili i
costi relativi all'acquisto di abbigliamento da parte del professionista (pur se ci sono alcuni contenziosi in
corso). In dottrina sembra invece ammissibile quantomeno la detrazione iva e la deduzione dei costi relativi
all'acquisto di abbigliamento tecnico-specifico per lo svolgimento dell'attività professionale (si pensi al caso
dell'ingegnere che acquista l'abbigliamento di sicurezza per entrare nei cantieri edili).