progettazione di servizi educativi

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PROGETTAZIONE DI SERVIZI EDUCATIVI
DOCUMENTO SOGGETTO A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA SCOPO e CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della presente procedura consiste nel guidare la progettazione dei SERVIZI EDUCATIVI si applica alla progettazione di servizi educativi, specificatamente rivolti ad attività di vario tipo con prevalente componente educativa (a titolo di esempio strutture asili nido). Si ricorda che tali servizi, pur essendo variabili nella consistenza oraria e nel numero di utenti serviti, sono comunque vincolati da requisiti cogenti e programmi prestabiliti e comunque presentano esigenze organizzative prefissate dal committente. E’ applicabile quindi ai servizi educativi da costituire ed erogare coerentemente con quanto imposto da norme, leggi, regolamenti o vincoli del committente.
FASI DELLA PROGETTAZIONE Vengono distinte le seguenti fasi: • Contatto con il Committente • Definizione dei requisiti e contratto (offerta) • Progettazione ed erogazione del servizio • Controllo del servizio Contatto con il Committente Il rapporto iniziale con il Committente più avvenire a seguito di contatti di prospezione commerciale, richieste spontanee dal committente o gare d’appalto. A seguito del contatto viene compilata la scheda del cliente nel PROGETTAZIONE SERVIZI EDUCATIVI MOD_013_09 da colui che riceve il contatto, che contiene i riferimenti anagrafici e i riferimenti di massima per le richieste del Committente. Definizione dei requisiti e contratto (offerta) La Direzione nomina il responsabile di progetto In questa fase il rapporto con il Committente viene tenuto dal responsabile di progetto. L’attività di indagine diretta delle esigenze del committente viene formalizzata per iscritto per uso interno ( PROGETTAZIONE SERVIZI EDUCATIVI MOD_013_09 ). La richiesta dell’esigenza da parte del committente viene definita dal suo incaricato per le specifiche attività oggetto del progetto. Il nominativo e i dati dell’incaricato del committente sono riportati nel fascicolo del progetto La ricerca e la definizione dei requisiti cogenti viene descritta nel modello PROGETTAZIONE SERVIZI EDUCATIVI MOD_013_09 . L’offerta del servizio deriva, dunque, dall’analisi dell’esigenza del committente; vengono definiti a tale scopo i seguenti contenuti minimi che costituiscono elementi dell’offerta: •
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l’obiettivo del servizio in relazione al contesto (per esempio il numero di utenti, gli orari, il vitto, le conoscenze e metodologie di lavoro che dovranno avere le persone che svolgeranno il servizio), che servirà per misurare l’efficienza e l’efficacia del servizio stesso; il programma temporale (fasi di lavoro e tempi di realizzazione) del servizio; le metodologie di svolgimento del servizio (per esempio le attività con gli utenti, gli obbiettivi educativi, i rapporti con le famiglie); le risorse professionali utilizzate; gli aspetti economici e le condizioni generali di forniture (oltre ai parametri tipici anche gli aspetti di supporto come ad esempio la gestione delle pulizie e del vitto). segue doc. PRC 004/09
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contunua L’offerta viene riesaminata dal responsabile di progetto prima della sua emissione. I requisiti cogenti, come requisiti contenuti in bandi di gara, sono presi in considerazione in fase di definizione dei requisiti della commessa. Per le offerte collegate a gare d’appalto o processi equivalenti i requisiti del servizio e di fornitura sono definiti direttamente dei capitolati o nel progetto presentato in fase di gara. In caso di accettazione dell’offerta, il committente firma l’offerta o invia un ordine di acquisto del servizio o contratto. Il responsabile di progetto riesamina il documento del committente e, in caso di variazioni rispetto all’offerta proposta, procede a contattare il committente stesso e chiarire gli aspetti modificati. In caso di variazione dell’offerta economica o di aspetti sostanziali dell’erogazione del servizio, il responsabile di progetto sottopone la variazione alla direzione per l’eventuale accettazione delle modifiche contrattuali. L’evidenza del riesame dell’ordine del cliente si ha con la firma del responsabile di progetto, in caso di variazione, e poi in ogni caso con l’apertura della commessa. La documentazione attestante il rapporto commerciale (offerte, contratti, comunicazioni col cliente) sono così conservate: 1. offerte e comunicazioni col cliente: conservate sia su supporto cartaceo che informatico, suddivise in cartelle identificate con il nome del cliente; 2. contratti: conservati in ufficio presidenza; Progettazione ed erogazione del servizio socio educativo Il Responsabile del Servizio nomina un responsabile di progetto e definisce il team che seguirà il progetto. Il responsabile di progetto procede alla progettazione del servizio secondo le fasi seguenti: 1.
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definizione del gruppo di progettazione in dettaglio; analisi (riesame) dei dati di ingresso, in particolare a. i contenuti del progetto b. requisiti definiti nell’offerta e i requisiti cogenti c. modelli di attività educative simili già erogate o progettate in precedenza, approvvigionamento di risorse esterne (collaboratori) e di risorse tecniche o infrastrutturali necessarie (previa approvazione del Responsabile del Servizio, vedere anche le procedure relative alla gestione degli acquisti); definizione degli elementi in uscita del progetto: a. temi e materiale del servizio educativo prima a livello generale e poi a livello di dettaglio (modalità, educatori, attività), b. strumenti del servizio (materiali, attività, test, rapporti con le famiglie), c. educatori e loro sintonia (ruoli, allineamento e timing), d. modelli di verifica interni e per il committente, e. tempi. Il responsabile di progetto effettua una verifica di tali elementi in relazione ai requisiti in ingresso del cliente, i requisiti cogenti ed agli standard della cooperativa. Se alcuni aspetti non sono stati presi in considerazione, o sono carenti, si procede ad un adeguamento della documentazione di progetto. segue doc. PRC 004/09
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continua Il responsabile di progetto presenta il progetto al committente, viene effettuato così un primo riesame e verifica del progetto. In caso siano necessarie delle modifiche, si procede all’adeguamento alle richieste del committente ed alla successiva nuova verifica. Il responsabile di progetto procede a questo punto: 1. alla preparazione della documentazione definitiva da utilizzare durante lo svolgimento del servizio, 2. alla presentazione della documentazione ed allineamento sulle attività educative con gli educatori (simulazione del servizio); 3. alla verifica finale della congruenza con i requisiti iniziali e con i requisiti cogenti Tutta l’attività di progettazione finora svolta deve essere registrata sul modello PROGETTAZIONE SERVIZI EDUCATIVI MOD_013_09. Chiusura del progetto Al termine del servizio vengono rilevati i dati sulle attività attraverso strumenti di rilevamento predisposti dalla cooperativa o dal cliente stesso (PROGETTAZIONE SERVIZI EDUCATIVI MOD_013_09), salvo particolari richieste da parte del Committente Al termine dell’erogazione del servizio, il responsabile di progetto esamina, eventualmente con il responsabile di servizio, i dati delle attività al fine della valutazione della conformità. In questa fase si procede anche ad una valutazione del personale interno e del personale/risorse infrastrutturali esterne, sulla base di informazioni acquisite dal responsabile di progetto durante il servizio o direttamente dal Committente. Il responsabile di progetto prepara una relazione (con segnalazioni di carattere organizzativo, gestionale e strategico) da presentare al committente. Tale relazione deve essere anche approvata dal responsabile del servizio prima della presentazione al committente. La relazione viene presentata al Committente durante la riunione finale di chiusura del progetto doc. PRC 004/09
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