Conservare Dichiarazioni F24 e ricevute

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Digital Document Management
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Conservare dichiarazioni
f24 e ricevute Entratel
Gli obblighi
Le tipologie
Gli archivi dell’intermediario
Modelli e trasmissione
Modelli e protocollo
Chiusura periodica
Conservazione lato contribuente
in collaborazione con
Gli obblighi
La conservazione delle dichiarazioni dei redditi, iva
e degli altri adempimenti di legge , è in capo a due
soggetti, il contribuente e l'intermediario.
Informativa
Incarico
Il contribuente, in genere, riceve dall'intermediario
l'originale cartaceo della dichiarazione trasmessa
che contiene l'impegno a trasmettere sottoscritto
dall'intermediario.
lo studio prende
in carico originali
o fa subito
copia digitale
e restituisce
documenti
ordinari
Il contribuente completa la dichiarazione
sottoscrivendo, in maniera autografa, la parte
Contribuente
di sua competenza.
L'intermediario che in genere coincide con lo
studio tributario che ha anche l'incarico di
"formare" la dichiarazione, provvede a
generare il file di trasmissione e ad inoltrarlo
alla pubblica amministrazione tramite diversi
servizi, il principale è Entratel.
Contratto in
due copie
documenti
sensibili
l’impegno c’è
all’interno del
modello, ma può
essere redatto
a parte
entro
Tra gli obblighi che il professionista assume in 30comunque
giorni dall’invio
qualità di Intermediario vi è anche la lo studio consegna
copia cartacea
Conservazione di una copia dei dati trasmessi in
un formato riproducibile su modello conforme a
quello ministeriale, delle ricevute di trasmissisione,
nonchè degli eventuali esiti.
ricevuta
ritiro/consegna
documenti
Impegno
Studio tributario
se trattiene
originali rilascia
ricevuta (es730/2)
è buona norma
documentare
sempre
la consegna/ritiro
documenti
modelli
l’invio di
originale
elettronico va
concordato
ricevuta
ritiro/consegna
documenti
DPR 22 luglio 1998, n. 322
Le tipologie
varie
Emens
Le trasmissioni riguardano due principali tipologie,
le dichiarazioni periodiche (unico, iva, emens, etc.)
e i pagamenti (f24 telematico e f23).
Intra
dichiarazioni
Ricevute
Iva
Imu
Irap
Unico
comunicazioni
Studio tributario
Ricevute
F 24
Esiti
pagamenti
F 23
comunicazioni
Tipologie documenti informatici ammessi dalla comunicazione
Può capitare che i modelli vengano solo "emessi"
dallo studio e spediti dalle ditte clienti, cosa che si
verifica più frequentemente con gli F24 che si
possono pagare anche tramite Banca.
In questi casi oltre a conservare i modelli prodotti, è
opportuno che sia presente un archivio
Protocollo dove conservare le comunicazioni
inviate e ricevute.
Le ricevute di trasmissione sono importanti e, in
caso di richiesta, lo studio le deve consegnare al
cliente. L'impegno a trasmettere sottoscritto
dall'intermediario è già una prova liberatoria per il
contribuente .
L'abbinamento quindi di ogni modello alla
relativa ricevuta di spedizione è una attività molto
comoda che consente pieno controllo della
situazione e se effettuata elettronicamente
estremamente semplice e veloce.
Archivi dell'intermediario, incarico
Al contribuente
va consegnata
copia cartacea
firmata dallo studio
Vediamo gli archivi dal lato dell'intermediario. L'iter
inizia con l'assunzione di un incarico a trasmettere
o a formare e trasmettere.
Incarico
Studio tributario
Questo va redatto in doppia copia, sottoscritto da
ambo le parti. Una copia va rilasciata al cliente e
l’altra conservata dallo studio.
Già in questa fase si può digitalizzare l'operazione o
con l'acquisizione del documento cartaceo
sottoscritto (originale
non unico) oppure
adottanto la firma GRAFOMETRICA che permette
di raccogliere la firma del cliente e di applicare la
propria firma digitale in un file pdf .
Archivio incarichi
informative
rapporti clienti
Al cliente va sempre la copia cartacea fatto salvo il
caso in cui questi abbia la possibilità di attivare un
archivio elettronico e voglia conservare anche dal
suo lato solo documenti elettronici. In questo caso
il file pdf dell'incarico con firma grafometrica e
firma digitale, può essere consegnato brevimano
(ad esempio su una chiavetta) o inviato tramite PEC.
In ogni caso forme diverse da quella cartacea
vanno prima concordate con il cliente e poi
applicate e non viceversa.
Informativa
Contribuente
lo studio può
digitalizzare
la copia cartacea
la firma del
contribuente
si può acquisire
con GrafoCerta
In ogni caso i primi
documenti soono
l’incarico e la privacy
e vanno conservati
Firma GrafoCerta di Namirial
Documenti o ricevuta consegna
documenti
ordinari
Contribuente
documenti
sensibili
ricevuta
ritiro/consegna
documenti
Se l'incarico prevede la formazione della
dichiarazione, presumibilmente si riceveranno dei
documenti da elaborare.
E' opportuno redigere l'elenco sommario dei
documenti ricevuti . Nel caso del 7730 si tratta di
generare il modello 730/2 per assunzione di
incarico
che comprende già tale elenco. Negli altri
Studio tributario
casi si potrà redigere un modulo apposito
conforme alla procedura di qualità.
Anche su questo documento va apposta la firma
del cliente e dello studio e una copia va rilasciata al
cliente.
In alternativa c'è la digitalizzazione e restituzione
dei documenti. Lo studio separa quelli sensibili,
applica due etichette sulla prima pagina dei due
fascicoli e scansiona restituendo subito gli
originali. Si evita cosi di prendere in carico gli
originali e si lavora direttamente sulle copie
elettroniche.
Archivio incarichi
informative
rapporti clienti
Archivio
dichiarazioni
doc. sensibili
Archivio
dichiarazioni
La scansione crea due documenti uno in un
archivio sensibile (solo codice contribuente e
doppia password) l'altro nell'archivio delle
dichiarazioni.
Modelli trasmissione e ricevute
Esempio di documenti Collegati
Lo studio procederà quindi alla formazione della
dichiarazione, a generare il file di trasmissione e
con la spedizione, potrà generare le ricevute e gli
esiti.
Per prima cosa si dovrà procedere alla
conservazione della copia pdf dei modelli
trasmessi. Questi vanno indicizzati per anno di
spedizione, contribuente, tipo documento, anno di
riferimento.
Le ricevute vanno semplicemente salvate in
formato PDF e date "in pasto" al sistema di
conservazione che provvederà alla estrazione delle
pagine di competenza di ogni soggetto e
all'abbinamento delle stesse al modello
precedentemente archiviato.
varie
Ricevute
F 24
Emens
Esiti
Intra
F 23
Archivio
modelli
f24 f23
I vantaggi sono
considerevoli sia in
termini di tempo che
spazi e, soprattutto,
ricerche e controlli
Archivio
Ricevute di
spedizione
Iva
Archivio
dichiarazioni
Imu
Irap
Unico
Modelli e protocollo
I modelli che vengono inoltrati alle ditte, non avranno
una ricevuta collegata, per questi il responsabile potrà
collegare i messaggi Email o fax che attestano l'invio alla
ditta .
Il protocollo delle comunicazioni, collegato al modello
assolve pienamente alle esigenze di controllo e alla
dimostrazione di assolvimento dei compiti. E' tuttavia
opportuno che nell'incarico sia indicata la modalità di
recapito delle comunicazioni e l'eventuale indirizzo email
o numero fax da utilizzare.
PROTOCOLLO
COMUNICAZIONI
IN OUT
I collegamenti e la fascicolazione possono collegare tra
loro ogni tipologia di documenti comunque archiviati.
ArchiProto, protocollo informatico
Chiusura periodica
Con cadenza almeno annuale, e comunque prima della
spedizione della dichiarazione dei redditi dell’anno
successivo, l’intermediario dovrà provvedere
all’assolvimento del compito di Conservazione,
Archivio
generando il supporto sostitutivo opportunamente
modelli
firmato e marcato.
f24 f23
Gli archivi cosi ottenuti possono sostituire a tutti i fini
di legge la conservazione cartacea.
Il processo è semplice, non occorre suddividere l'archivio
per Azienda poichè, lo ricordiamo, questo è l'archivio
dell'intermediario.
Tuttavia per le Ditte di cui si è provveduto ad effettuare la
conservazione delle stampe, si può "aggiungere" al
supporto fiscale dei libri e registri, una copia "informale"
delle dichiarazioni e ricevute.
Archivio
Ricevute di
spedizione
Archivio
dichiarazioni
Supporto di
conservazione
DELL’INTERMEDIARIO
PROCESSO DI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
firme
digitali
Documenti
elettronici
IMPRONTE
Metadati
Archivio
Stampe
Fiscali
Archivio
Bilanci
inventari
file-->
sha256
marche
digitali
Firma
digitale
responsabile
Marca
temporale
finale
Archivio
Libri sociali
Supporto di
conservazione
DELLE DITTE
PROCESSO DI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Documenti
elettronici
IMPRONTE
Metadati
marche
digitali
firme
digitali
file-->
sha256
Firma
digitale
responsabile
Marca
temporale
finale
Aggiunta ai supporti
sostitutivi delle ditte
di una copia informale
Firma e ArchiMaster = Conservazione sostitutiva
Conservazione lato contribuente
Anche il contribuente ha necessità di conservare una
copia dei modelli dichiarativi trasmessi e un impegno a
trasmettere sottoscritto dall'intermediario.
Firma
digitale
contribuente
Firma
digitale
intermediario
Firma
digitale
altri
E' possibile attivare un sistema di conservazione digitale
lato contribuente ma questo è plausibile solo nel caso di
aziende strutturate e dotate di firma digitale poichè i
modelli richiedono la sottoscrizione in diversi parti.
Tuttavia laddove lo studio, l'azienda e gli altri eventuali
soggetti coinvolti nelle sottoscrizioni (ad esempio il 770
richiede anche le firme del collegio sindacale, dei revisori
etc.) sono in grado di effettuare un procedimento
totalmente elettronico, potrà essere elettronica anche la
copia contribuente.
In futuro con il contrassegno elettronico, si potrà (si
spera) consegnare una stampa cartacea contenente il
contrassegno della firma elettronica dell'intermediario.
D
Conservare dichiarazioni f24 e ricevute Entratel
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