Il controllo operativo nell`area commerciale

Il controllo operativo
nell’area commerciale
Corso di Gestione dei Flussi
di informazione
A.A. 2009/2010
Ciclo ordini-spedizioni
Ciclo vendite-incassi
Ciclo ordini spedizioni
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Acquisizione degli ordini
Verifica dei limiti di fido
Controllo della disponibilità della merce
Emissione delle conferme d’ordine
Controllo avanzamento ordini
Evasione degli ordini
1) Acquisizione ordini
Tipologie alternative o combinate di acquisizioni ordini:
presso l’azienda
presso il cliente
diretta
a mezzo di rappresentante
con ordini via posta, fax, internet
redatti assieme al cliente
su moduli compilati dal cliente
su copia commissione redatta dal venditore o
rappresentante
2) Controllo affidamento
1.
2.
3.
Elementi per la valutazione e determinazione del limite di
fido:
Solvibilità
Puntualità di pagamento
Potenzialità commerciale
Ordine è accettabile se esposizione complessiva non eccede
l’entità del fido concesso.
Calcolo esposizione complessiva:
Saldo contabile aggiornato
+ Esposizione cambiaria (effetti attivi)
+ Ordini in corso (non evasi + quelli oggetto di
verifica)
3) Controllo disponibilità merce
1) Quantità esistenti in magazzino
+ 2) Carichi previsti in relazione a:
a) ordini di acquisto a fornitori;
b) ordini di lavorazione alla produzione;
c) ordini di lavorazione a esterni.
- 3) Scarichi previsti in relazione a impegni di vendita
ATTENZIONE: dal momento che normalmente sono previsti dei termini di
consegna, la disponibilità va calcolata con riferimento ad un determinato
intervallo di tempo (settimana, mese…) e non ad un determinato istante.
4) Emissione conferma d’ordine
Copie
Fatturazione
Originale
Contabilità
clienti
Ufficio
commerciale
Ordini
in corso
Spedizione
merce
Contabilità
magazzino
Conferma
ordine
Cliente
5) Controllo avanzamento ordine
Area approvigionamenti
produzione
Area commerciale
• Gestione ordini fornitori
• Programmazione produzione
Situazione ordini:
• ricevuti
• eseguiti
• inevasi
Situazione esistenze magazzino
prodotti
Lista ordini evadibili per
articolo, per cliente, per canale,
per scadenza
6) Evasione ordini
Attività
Aggiornamenti nel SI
• Prelievo merci in
magazzino
• Archivio articoli > scarico quantità spedite
(su esistenza e impegnato)
•Preparazione
documenti di trasporto e
consegna (DDT o fattura
accompagnatoria)
• Archivio clienti > scarico valore
impegnato
• Archivio portafoglio ordini > storno righe
d’ordine evase
•Spedizione
Schema di flusso gestione ordini
clienti
Distinta base
Produzione
Ordini clienti
Vendite
Magazzino
Diagramma di flusso procedura di evasione degli ordini
Cliente
Ufficio
commerciale
Magazzino
Spedizioni
Amministrazione
Uffici/
Operazione
Ricevimento ordine
Ordine
Controllo
affidamento
Emissione conferma
Conferma
Controllo
avanzamento
ordini
Conferma
d’ordine
Redazione bolla e
spedizione merce
DDT
DDT
Accoppiamento
ordine-bolla
Controllo dati per
fattura
Fattura
Fatturazione
Fattura
Accoppiamento
bolla-fattura
Ciclo vendite incassi
1.
2.
3.
4.
5.
Fatturazione
Emissione delle note di credito
Emissione delle RIBA e degli effetti attivi
commerciali
Gestione degli incassi
Gestione dei crediti scaduti
1) Fatturazione
Anagrafica
clienti
Listini
Compilazione
Fattura
• ragione sociale
• indirizzo
• codice fiscale o
partita IVA
• eventuale codice
agente
• codice spedizione
• codice condizioni
di pagamento
•codice banca
• righe articoli
venduti (prezzo,
quantità,
descrizione)
…..
Archivio
articoli
Anagrafica
agenti
Tipi di fattura e DDT
DDT: documento che accompagna i beni durante il
trasporto nei casi in cui la fattura è emessa in data
successiva a quella di consegna della merce
Fattura immediata: emessa e consegnata o spedita lo
stesso giorno di effettuazione della vendita (senza però
carattere accompagnatorio)
Fatturazione differita: emessa successivamente alla data
di consegna della merce
Fattura accompagnatoria: documento che riunisce in sé
gli elementi della fattura e le informazioni sul trasporto
dei beni venduti. Come il DDT accompagna la merce
spedita
2) Emissione delle note di accredito
3) Emissione RIBA ed effetti attivi commerciali
Fatturazione attiva
+ crediti verso clienti
+ ricavi di vendita
Emissione note di credito
- ricavi di vendita
- crediti verso clienti
Rettifica dei ricavi per: resi, sconti, abbuoni o altro
Attenzione: il reso su vendite determina un carico in magazzino
Emissione ricevuta bancarie e/o effetti attivi commerciali
+ crediti cambiari
- crediti verso clienti
Schema di funzionamento RIBA
elettronica
Comunicazione incasso o
comunicazione esito
negativo
Azienda creditrice
Banca assuntrice
Ordine di incasso
Comunicazione
esito
positivo/negativo
Avviso di
pagamento
Cliente debitore
Banca
domiciliataria
Invio RIBA
4) Gestione incassi
5) Gestione crediti scaduti
AGING LIST PER
SOLLECITO CREDITI
SCADUTI
SCADENZIARIO ATTIVO
Sì
Valutazione
possibilità
di recupero
Contenzioso
No
Perdita per crediti
inesigibili