Regolamento dei registri elettronici di classe e del docente

Istituto Comprensivo Statale di Mazzano
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Codice Univoco Ufficio: UFSMJU
Regolamento dei registri elettronici di classe e del docente
Art. 1 - Premessa
1. Il registro elettronico è un software che consente di gestire il registro di classe, il registro
personale del docente, i documenti di valutazione e le comunicazioni con le famiglie. Per poter
utilizzare il registro elettronico bisogna disporre di un dispositivo digitale (computer, notebook,
tablet o smartphone) collegato ad Internet.
2. L’Istituto comprensivo di Mazzano ha adottato dall’a.s. 2013/14 per le scuole primarie e per la
scuola secondaria di primo grado il software “Easy Card”, a cui si può accedere tramite il link
mazzano.vmt.goldnet.it. Una copia del programma è installata presso l’Ufficio di segreteria e presso
un computer in ognuna delle quattro scuole.
Art. 2 - Attivazione
L’utilizzo del registro elettronico è riservato esclusivamente agli insegnanti, alla segreteria e alle
famiglie degli alunni. I genitori possono consultare i dati relativi ai propri figli accedendo con le
credenziali (username e password) consegnate dalla Segreteria. Il genitore può vedere soltanto le
informazioni che riguardano il proprio figlio. Relativamente alle valutazioni in itinere, le modalità
di utilizzo del registro elettronico da parte dei genitori sono stabilite da specifiche delibere del
Collegio docenti.
Art. 3 - Trattamento dei dati
1. Il registro elettronico gestisce dati personali riguardanti gli alunni (assenze, ritardi,
giustificazioni, voti, note disciplinari), che sono soggetti alle norme sul trattamento dei dati D.Lvo
193/2003. Per questo motivo l’utilizzo del registro elettronico comporta l’applicazione rigorosa del
Regolamento specifico. In ognuna delle quattro scuole, in cui il registro elettronico è utilizzato, è
stato designato un responsabile della privacy, nella persona dell'incaricato dei laboratori di
informatica e amministratore di sede del medesimo registro. Responsabile della privacy è stato
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designato anche il prof. Paolo Valle, in possesso della base dati in quanto proprietario del software e
gestore dell'assistenza. Tutti i docenti sono stati incaricati del trattamento dei dati, analogamente a
tutto il personale di segreteria. Tutti gli incarichi contengono le istruzioni sul trattamento dei dati.
2. E' previsto un backup giornaliero dei dati a cura della ditta ValleMediaTime che ha fornito il
programma e il server remoto su cui giacciono i dati.
3. L'Ufficio di segreteria, l'ultimo lunedì lavorativo di ciascun mese, effettua una copia di back up.
4. Al termine di ciascun anno scolastico, la ditta incaricata del registro elettronico consegna una
copia di tutti i dati in formato leggibile con i più comuni software e provvede alla distruzione dei
dati in suo possesso. Presso l'istituzione scolastica sarà fatta una copia su un supporto fisico esterno
di memoria. Una copia verrà conservata con l'archiviazione sostitutiva nello spazio acquistato
tramite la ditta PSFInteractive che fornisce il servizio di protocollo elettronico e gestione digitale
dei documenti.
Art. 4 - Docenti
1. All'inizio di ogni anno scolastico il docente riceve le proprie credenziali, username e password,
da usare per accedere al registro elettronico.
2. I docenti supplenti ricevono all'inizio della supplenza le credenziali di accesso
dall'amministratore d'istituto, figura che si identifica con il dirigente scolastico o persona da lui
delegata all’inizio di ogni anno scolastico. La durata delle loro password coincide con la durata
della supplenza. Il supplente, dopo essere entrato con le sue credenziali, per operare deve sostituire
il proprio nome a quello del docente supplito.
3. I docenti in servizio su più scuole dell'Istituto comprensivo ricevono uno username e una
password per ciascuna scuola.
4. Per le ore di supplenza in sostituzione dei colleghi assenti, l'amministratore di sede del registro
elettronico di ciascuna scuola crea all'inizio di ogni anno una password di scuola, valida per tutti, da
usare congiunta al proprio username.
5. La password assegnata all'inizio dell'anno ai docenti titolari deve essere cambiata al primo
utilizzo e deve essere modificata periodicamente (almeno ogni quadrimestre), rispettando le
seguenti regole:
a. deve essere composta da otto caratteri alfanumerici (lettere e numeri)
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b. non deve contenere lo username come sua parte
c. non deve contenere elementi (nome, data di nascita...) riconducibili al docente stesso
d. deve essere diversa da quelle precedentemente utilizzate
e. non deve presentare una sequenza di caratteri identici o gruppi di caratteri ripetuti
f. è nota esclusivamente all’utilizzatore e non può essere assegnata e/o comunicata ad altri
g. non deve essere memorizzata in funzioni di log-in automatico, in un tasto funzionale o nel
browser utilizzato per la navigazione internet; non deve essere memorizzata sui computer di uso
comune.
h. non si deve utilizzare la stessa password per più account.
6. In caso di smarrimento della password, il docente deve informare immediatamente e per iscritto
la Segreteria che provvederà, in forma riservata, al recupero della stessa.
Art. 5 - Amministratori di sede
Il dirigente scolastico designa all'inizio di ogni anno scolastico un amministratore di sede, a cui
affida il compito di coordinare i colleghi nell'uso del registro, inserire gli orari del plesso e
interessarsi in prima istanza in caso di problemi. L'amministratore di sede, all'inizio di ciascun anno
o in conseguenza di ogni variazione inserisce gli orari, con la collaborazione del coordinatore di
plesso. Egli gode dei seguenti privilegi:

può modificare l'orario

può assegnare la password di scuola per supplenze orarie

può stampare le schede di valutazione

può operare nei registri di classe

può rivolgersi direttamente all'assistenza.
Art. 6 - Amministratore d'istituto
1. Nell'Istituto comprensivo di Mazzano l'amministratore d'istituto del registro elettronico è il
dirigente scolastico.
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2. L'amministratore d'istituto è una figura che gode di tutti i privilegi, compreso quello di rettificare
scritture sul registro di classe. Eventuali richieste di rettifiche, integrazioni o riapertura dei termini
di scadenza del registro di classe devono essere presentate per iscritto al dirigente scolastico.
3. Non ha facoltà di scrittura sui registri dei docenti, ma vi ha accesso.
4. All'inizio dell'anno scolastico assegna le credenziali a tutti i docenti e in corso d'anno ai supplenti
temporanei che vengono nominati. Quest'ultima funzione può essere delegata.
Art. 7 - Attività della segreteria
1. Il personale di segreteria accede con le sue credenziali ai registri di classe, per la rilevazione delle
assenze, per inserimenti e rettifiche anagrafiche, per inserimenti nuovi alunni o per trasferimenti
alunni. Provvede ad avvisare il docente coordinatore di classe dei trasferimenti o dei nuovi
inserimenti. Provvede all'invio delle comunicazioni del dirigente e al controllo delle firme di presa
visione o di adesione/non adesione in caso di scioperi o assemblee. Estrae ed invia i dati su richiesta
dell'Amministrazione scolastica.
Art. 8 - Compilazione da parte del docente
1. La compilazione del registro elettronico spetta esclusivamente al docente presente in aula. Per
nessun motivo si possono delegare colleghi, alunni o altre persone a tale mansione. L'accesso al
registro di classe con le credenziali funge da firma di presenza.
2. La firma di presenza deve essere apposta giornalmente.
3. Nel caso di impossibilità ad effettuare l'accesso al registro di classe si utilizza il supporto cartaceo
consegnato quale registro provvisorio di emergenza. Appena possibile il docente provvederà ad
inserire i dati nel registro elettronico.
4. Nel caso di impossibilità ad effettuare l'accesso al registro del docente, occorre compilare un
apposito modulo e consegnarlo all'amministratore di sede che provvederà al ripristino della
funzionalità. Appena possibile il docente provvederà ad inserire i dati nel registro elettronico.
5. Nel caso di errore nella scrittura o nell’attribuzione di un voto, occorre compilare un apposito
modulo ed inviarlo al dirigente scolastico, che provvederà alla rettifica.
6. Per le giornate in cui le classi sono impegnate in visite o viaggi di istruzione, l’eventuale
riorganizzazione dell’orario per supplire i docenti impegnati nella visita di istruzione avviene
utilizzando la password di sede per le supplenze orarie e annotando “sostituzione interna in seguito
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a visita di istruzione”. I docenti impegnati quali accompagnatori nelle classi in visita di istruzione
accederanno al registro il primo giorno successivo al rientro dalla visita, annotando, per il giorno
della visita, “classe in visita di istruzione”.
7. Nelle giornate di sciopero, eventuali docenti presenti in una classe diversa da quella prevista dal
loro orario settimanale in seguito a riorganizzazione dell’orario operata dal dirigente scolastico,
accederanno con la password di sede per le supplenze orarie, annotando “riorganizzazione
dell’orario per sciopero”.
8. Il registro del docente può essere compilato anche da casa propria, accedendo via web.
9. I voti dei docenti sono consultabili solo dall’insegnante che li ha assegnati e dal dirigente
scolastico. Possono altresì essere consultati dal docente coordinatore di classe limitatamente al
periodo di tempo degli scrutini e ai voti definitivamente assegnati dal docente come valutazione
quadrimestrale o finale.
10. Il dirigente scolastico effettua periodici controlli, al fine di verificare la corretta compilazione
dei registri, la registrazione delle assenze/giustificazioni e la presa visione delle circolari.
Art. 9 - Utilizzo dei notebook
Solo l'amministratore di sede per il registro elettronico può installare sul notebook assegnato alla
classe programmi, antivirus e scaricare applicazioni. Di norma, il notebook deve essere utilizzato
con energia fornita dalla batteria, evitando di avere cavi in prossimità della scrivania. Al termine
della giornata deve essere messo in carica, in ogni scuola secondo le procedure concordate. E'
vietato portare il notebook in luogo diverso dalla classe, se non per la messa in carica o la custodia
al termine delle lezioni. Le aule speciali e l'aula colloqui della scuola secondaria di primo grado
sono dotate di proprio notebook. Nel caso fosse necessario un notebook di scorta, si deve utilizzare
uno di quelli dell'aula colloqui nella scuola secondaria o quello di riserva nelle scuole primarie.
Art. 10 - Assistenza
Il docente che ha bisogno di assistenza si deve rivolgere all'amministratore di sede della sua scuola
e solo quest'ultimo si può rivolgere all'assistenza della ditta fornitrice del programma. In mancanza
dell'incaricato il docente si rivolge alla segreteria.
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