tecnica e tecnico degli acquisti

TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI
1.
CARTA D’IDENTITÀ...................................................................................................................... 2
2.
CHE COSA FA ............................................................................................................................. 4
3.
DOVE LAVORA ........................................................................................................................... 5
4.
CONDIZIONI DI LAVORO ........................................................................................................... 7
5.
COMPETENZE .............................................................................................................................. 8
Quali competenze sono necessarie ........................................................................................... 8
Conoscenze ................................................................................................................................. 12
Abilità ............................................................................................................................................ 13
Comportamenti lavorativi .......................................................................................................... 14
Percorso professionale ................................................................................................................ 15
6.
INFO ........................................................................................................................................... 16
Programma FIxO
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1.
CARTA D’IDENTITÀ
TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI E DELLA CATENA DI DISTRIBUZIONE
Altre denominazioni: Supply chain manager. Inoltre, la figura si può declinare in:
Addetto
ufficio
acquisti,
Buyer,
Responsabile
acquisti,
Responsabile
approvvigionamenti
Figure professionali di prossimità:
Chi è?
IL TECNICO DEGLI ACQUISTI E DELLA CATENA DI DISTRIBUZIONE gestisce il processo di
approvvigionamento dei beni e servizi necessari al raggiungimento degli obiettivi
aziendali. Se l’azienda presso cui opera realizza attività produttive o commerciali, il
TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà tenere anzitutto in considerazione le previsioni di
produzione o di vendita, così da programmare adeguatamente tempi e quantità di beni
che devono giungere presso le sedi operative.
Al centro del suo lavoro c’è la relazione con i fornitori, o meglio l’ottimizzazione del
T.C.O. (Total Cost of Ownership degli approvvigionamenti): egli deve individuare i
fornitori, contattarli, condurre una trattativa che consenta di ottenere il miglior prezzo, la
migliore qualità, le migliori condizioni di servizio possibili. Per questi motivi deve conoscere
molto bene le caratteristiche tecniche e produttive del prodotto da trattare. È inoltre
responsabile di un budget di acquisto.
Una particolare specializzazione del TECNICO DEGLI ACQUISTI è il cosiddetto E-BUYER,
ossia l’operatore aziendale che sviluppa attività di acquisto e/o approvvigionamento
tramite la Rete usufruendo di sistemi strutturati di eCommerce (cataloghi online, vetrine
virtuali, aste di acquisto online).
Quali norme regolano la professione?
Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali
per accedere alla professione.
Tuttavia da alcuni anni l’ADACI (Associazione Italiana di Management degli
Approvvigionamenti) partecipa ai lavori del COLAP (Coordinamento delle Libere
Associazioni Professionali) per ottenere il riconoscimento della professione.
Il CCNL di riferimento dipende dal settore in cui opera.
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Livello EQF:
VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli
accademici
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2.
CHE COSA FA
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI E DELLA CATENA DI DISTRIBUZIONE*:
ATTIVITÀ
Definisce le caratteristiche dei prodotti
da acquistare e negozia il budget di
approvvigionamento
Ricerca e seleziona i fornitori
Conduce le trattative di acquisto
Pianifica gli acquisti dal punto di vista
operativo
Monitora la relazione con i fornitori
Effettua la gestione commerciale
dell’assortimento
DESCRIZIONE
definisce il tipo di prodotto, la quantità,
l’eventuale prezzo di vendita e concorda
con la direzione aziendale il budget
destinato alla fornitura
individua i fornitori migliori, che
garantiscono il migliore rapporto
qualità/prezzo. A questo scopo deve
acquisire e tenere costantemente sotto
controllo le informazioni relative al
comportamento dei fornitori e dei
concorrenti
al fine di definire: i prezzi di acquisto, le
modalità e i tempi di pagamento, le
modalità e i tempi di consegna, ecc.
seleziona le merci da acquistare in un
dato momento per ciascuna sede
operativa: l’andamento delle consegne
deve garantire la disponibilità dei beni
nei tempi e nei luoghi in cui servono
tiene costantemente sotto controllo il
rapporto con i fornitori, in particolare per
quanto riguarda gli aspetti qualitativi dei
beni acquistati. È una fase molto
importante soprattutto per le aziende
certificate, cioè per le aziende che
hanno ottenuto un riconoscimento
formale della qualità del prodotto
realizzato o del sistema organizzativo e
produttivo adottato
se opera nel settore della grande
distribuzione commerciale. In questo
caso gli viene affidato uno specifico
settore merceologico e può anche
occuparsi delle attività di promozione dei
prodotti venduti
* non tutte le attività elencate vengono svolte da tutti gli addetti agli acquisti; in funzione
del profilo professionale, dell’esperienza, della qualifica variano compiti e responsabilità
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3.
DOVE LAVORA
Dove lavora? Ambienti e organizzazione
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI E DELLA CATENA DI DISTRIBUZIONE può lavorare in:
Aziende della grande distribuzione
commerciale
aziende che effettuano:
-
-
distribuzione al dettaglio, ad esempio i
supermercati, gli ipermercati, i discount e i
grandi magazzini
distribuzione all’ingrosso
Aziende produttive
aziende che trasformano beni lavorando materie
prime o semilavorati
Aziende di servizi
aziende che necessitano di approvvigionamenti
per l’erogazione dei propri servizi
Aziende della grande distribuzione commerciale
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a
servizio dell’area Vendite. Fa riferimento anzitutto alla Direzione dell’area
Approvvigionamenti/Acquisti.
Nelle aziende di livello nazionale o europeo è presente un piano di distribuzione
sovratterritoriale, cui il TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà rispondere provvedendo al
riassortimento a scala locale.
Aziende produttive
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a
supporto dei vari ambiti produttivi aziendali. È presente nelle aziende produttive di
qualunque dimensione e fa riferimento alla Direzione della produzione
(impostazione tipica delle realtà più piccole e meno evolute, sempre più spesso
gli acquisti fanno riferimento alla Supply chain) oppure alla Direzione dell’area
Approvvigionamenti/Acquisti.
Aziende di servizi
Anche queste aziende hanno una funzione Approvvigionamenti che si occupa di
reperire i beni o servizi indispensabili per lo svolgimento dell’attività. Possono
essere attrezzature da ufficio (es. scrivanie, armadi, sedie, stampanti) oppure
attrezzature tecniche-specialistiche (es. bilance, apparecchiature medicali),
oppure servizi (es. internet, consulenze, ecc.) in funzione del settore di attività
economica.
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Inoltre, per alcune tipologie di aziende, gli acquisti relativi alla categoria dei Servizi
generali hanno una forte incidenza sul totale degli acquisti: ad esempio il fleet
management cioè le attività gestionali connesse al parco veicoli aziendali, il
business travel, la telefonia, il facility management, ossia la gestione di ciò che
non costituisce il core business dell’azienda, etc.
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4.
CONDIZIONI DI LAVORO
Quali sono le condizioni di lavoro? Contratti, relazioni, tempi
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI è solitamente una risorsa interna all’azienda presso cui
lavora: può accadere che l’organizzazione coinvolga consulenti esterni per
esplorare nuovi segmenti di mercato o produttivi, tuttavia a regime la gestione
degli acquisti è affidata a personale interno.
A livello aziendale, la funzione Acquisti si interfaccia con tutte le funzioni aziendali.
Nelle aziende commerciali può lavorare a stretto contatto con il Category
Manager nella gestione del layout dei banchi, dei prezzi di vendita, della
pianificazione e attuazione delle promozioni, ecc.
Tuttavia al cuore della sua attività c’è la relazione con i fornitori, coi quali deve
saper stabilire una relazione autorevole, basata sulla conoscenza approfondita
del prodotto e del processo produttivo del bene stesso. In alcune realtà
l’organizzazione del lavoro prevede una rotazione dei TECNICI DEGLI ACQUISTI su
aree merceologiche differenti, così da consentire un rapporto con il fornitore più
finalizzato al risultato e meno condizionato da relazioni di conoscenza personale –
che può scaturire da lunghi periodi di collaborazione – e che possono
compromettere il buon andamento del rapporto commerciale. La rotazione
garantisce anche la crescita professionale e favorisce l’avanzamento di carriera.
Le nuove tecnologie informatiche supportano la qualificazione, la selezione dei
fornitori e la gestione delle offerte.
Il lavoro del TECNICO DEGLI ACQUISTI richiede un’ampia flessibilità di orario e
disponibilità a effettuare trasferte, sia per partecipare a fiere di portata nazionale
e internazionale, sia per andare presso i fornitori a conoscere direttamente la loro
realtà aziendale – anche in paesi stranieri. È quindi indispensabile conoscere
almeno una lingua straniera a livello ottimo e sapersi relazionare con interlocutori
di qualunque grado di responsabilità. Indispensabile anche l’attitudine al
problem-solving.
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5.
COMPETENZE
Quali competenze sono necessarie?
ATTIVITÀ
Definisce le
caratteristiche dei
prodotti da acquistare
e negozia il budget di
approvvigionamento
COMPETENZE
-
-
-
Valutare i bisogni aziendali di
beni, definendo quantità,
qualità, tempi, caratteristiche
tecniche, ecc., in
collaborazione con i
responsabili della produzione e
delle vendite
Analizzare lo stato delle scorte
Analizzare le alternative in
materia di politiche di gestione
degli acquisti e delle scorte e
individuare la soluzione
ottimale
Negoziare con la direzione
aziendale il budget di
approvvigionamento
RISULTATO DELL’ATTIVITÀ
Budget a disposizione
Attività produttive/Offerta
di servizi: Piano di
approvvigionamento
Attività commerciali:
Piano di assortimento
Attività commerciale:
- Concordare con il responsabile
degli acquisti la strategia
commerciale e le
caratteristiche di massima
dell’assortimento
- Eseguire un’analisi del
mercato, delle tendenze del
consumo e della concorrenza
- Definire l’offerta nel dettaglio,
anche sulla base dei dati storici
di vendita aziendali, degli input
provenienti dalla forza vendite,
degli studi di settore, delle
indicazioni tratte dal confronto
con i rappresentanti dei
fornitori, esperti del settore,
ecc.
- Negoziare con la direzione
aziendale il budget di
approvvigionamento
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Ricerca e seleziona i
fornitori
−
−
−
−
Conduce le trattative
di acquisto
−
−
−
−
−
Programma FIxO
Identificare indicatori di selezione
Lista dei fornitori
del parco fornitori (costi, tempi,
affidabilità, servizi offerti, …)
Effettuare la ricerca di fornitori
attraverso l’uso di diverse fonti:
web, fiere, grossisti, Camere di
Commercio, e-sourcing attivo e
passivo, RFx ecc.
Effettuare la gestione di basi dati
relative a fornitori potenziali
Selezionare i fornitori di interesse,
procedere a un’analisi
comparativa, effettuare una
verifica degli standard qualitativi
attesi (anche attraverso visite
dirette) e del loro posizionamento
sul mercato
Gestire le relazioni commerciali
Accordo commerciale con
con i fornitori
il fornitore
Richiedere un’offerta per il
prodotto da acquistare e valutarla
Adottare tecniche e stili di
negoziazione per la definizione dei
termini di fornitura (prezzo,
modalità di consegna, tempi di
consegna, ecc.)
Applicare tecniche di gestione dei
rapporti con i fornitori
Accordarsi con il fornitore circa le
condizioni quali-quantitative di
acquisto, le modalità e i tempi di
consegna e pagamento delle
merci, le modalità e i costi di
trasporto, Kpi’s (Key performance
indicators), penali, clausole
particolari di fornitura
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Pianificare gli acquisti −
dal punto di vista
operativo
−
−
−
−
Monitora la relazione
con i fornitori
Effettuare la programmazione
Piano operativo di acquisto
operativa degli ordini di acquisto,
coerentemente con le esigenze
Ordini di acquisto
(produttive /commerciali/…)
aziendali e con i criteri di gestione
ottimale delle scorte
Definire il fabbisogno in termini di
approvvigionamento: qualità e
quantità di beni da acquistare, e
tempi di consegna, luogo di
consegna
Provvedere, se necessario, alla
modifica dei piani di acquisto in
caso di variazioni dei programmi di
produzione o di vendita
Utilizzare strumenti informatici di
programmazione degli acquisti
Supervisionare l’emissione degli
ordini di acquisto
-
-
-
Programma FIxO
Controllare la puntuale
esecuzione degli ordini
Effettuare la verifica qualiquantitativa delle merci
consegnate
Valutare l’opportunità di
modificare l’accordo
commerciale con il fornitore
Valutare l’opportunità di
stabilire con i fornitori accordi
di partnership
Nuovi accordi commerciali
Cambiamento di fornitore
Accordo di partnership
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Effettua la gestione
commerciale
dell’assortimento nelle
attività commerciali
-
-
-
-
-
-
Programma FIxO
Controllare l’andamento delle
vendite dei singoli prodotti e
analizzare le informazioni
provenienti dal mercato
(fornitori, concorrenti, punti
vendita)
Provvedere, se necessario, alla
revisione del piano di
assortimento e del piano di
acquisto
Cooperare alla definizione
delle attività promozionali sui
prodotti dell’assortimento
Verificare l’efficacia delle
attività promozionali
Modificare i prezzi o proporre
azioni promozionali per i beni di
lenta vendita
Controllare la consistenza delle
scorte, garantendo l’ottimale
presenza dei prodotti sugli
scaffali
Fornire ai punti vendita linee
guida per la creazione
dell’assortimento negli scaffali
Prodotto adeguatamente
commercializzato
Nuovo piano di
assortimento
Nuovo piano di acquisto
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Conoscenze
Quali conoscenze è necessario avere?
Conoscenze specialistiche principali
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Processo d’acquisto
Elementi di pianificazione degli acquisti
Elementi di contrattualistica nazionale e internazionale
Tecniche di approvvigionamento dei prodotti
Caratteristiche merceologiche e tecniche dei prodotti di riferimento
Condizioni di fornitura del settore di riferimento
Tecniche di marketing di acquisto
Tecniche di negoziazione
Tecniche di e-procurement
Elementi di programmazione della produzione (Attività produttive)
(Attività commerciali)
− Marketing strategico e operativo
− Analisi previsionale dell’andamento di mercato
− Elementi di sociologia dei consumi
− Elementi di Customer Relationship Managment
Conoscenze generali principali
−
−
−
−
−
−
Inglese
Elementi di amministrazione aziendale
Elementi di economia aziendale
Principali software informatici
Elementi di gestione logistica intera ed esterna
Criteri di gestione delle scorte
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Abilità
Che cosa deve saper fare?
Alcune delle abilità richieste a questa figura professionale vengono
prevalentemente acquisite sul campo, in quanto dipendono direttamente dalle
procedure interne e dai software di gestione adottati.
Abilità specialistiche principali
− Applicare criteri di selezione dei fornitori e valutazione delle offerte
− Applicare tecniche di valutazione della performance della fornitura (vendor
rating)
− Applicare tecniche di gestione delle relazioni commerciali con i fornitori
− Applicare tecniche comparative della qualità dei prodotti/servizi offerti
− Applicare tecniche di pianificazione degli acquisti
− Applicare modalità di verifica della gestione assortimenti (Attività commerciali)
− Applicare tecniche di analisi dei costi
− Utilizzare strumenti informatici per la gestione degli acquisti
− Saper leggere un programma produttivo (Attività produttive)
Abilità generali principali
−
−
−
−
−
−
Applicare tecniche di analisi di dati di mercato
Applicare tecniche di benchmarking
Applicare tecniche di rilevazione delle opportunità di mercato
Applicare procedure di controllo qualità
Applicare tecniche di ricerca su internet
Applicare tecniche di pianificazione delle attività
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Comportamenti lavorativi
Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?
Logica-Pensiero analitico, comprendere le situazioni, scomponendole nei loro
elementi costitutivi, individuando relazioni e sequenze cronologiche e valutare le
conseguenze in una catena di cause ed effetti
Determinazione nell’agire, decidere con prontezza, anche a fronte di informazioni
scarse e/o indefinite, nell’ambito delle responsabilità assegnate
Orientamento al cliente/utente, anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze
del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e
soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso
Consapevolezza organizzativa, prestare attenzione ai segnali, ai cambiamenti e
agli output che giungono dal contesto organizzativo; intuire evoluzioni e sviluppi;
ascoltare e riconoscere le tendenze strategiche in atto
Collaborazione-Cooperazione, Capacità di lavorare in team lavorare in modo
costruttivo e in sinergia per il raggiungimento degli obiettivi comuni, condividere
progetti, informazioni e risorse
Creatività, ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i
problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente
favorevole all’innovazione
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Percorso professionale
C’è un percorso formale?
Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono
richiesti titoli di studio particolari, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica
professionale obbligatori.
Tuttavia l’ADACI (Associazione Italiana di Management degli Approvvigionamenti)da
molti anni offre percorsi formativi certificati al termine dei quali le persone ricevono un
titolo di riconoscimento delle conoscenze sviluppate. Al momento questa certificazione
non ha un valore legale (anche se molti head hunter considerano tale certificazione
come qualificante nelle selezioni), ma l’ADACI sta prendendo parte ai lavori del COLAP
(Coordinamento delle Libere Associazioni Professionali) per ottenere il riconoscimento
della
professione,
riconoscimento
già
esistente
in
altri
paesi
europei
(http://www.adaci.it/Adaci/DiventareBuyer/certificazione.htm)
C’è un percorso consigliato?
Attualmente le aziende per ricoprire questo ruolo ricercano laureati di livello
triennale o magistrale in discipline economiche.
Come si sviluppa la carriera?
Un giovane in ingresso nel mercato del lavoro può essere inserito in
affiancamento a una figura di maggiore esperienza, come ad esempio il
Direttore degli Approvvigionamenti/Acquisti. Le prime attività svolte possono
riguardare il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la
redazione della reportistica.
La carriera si può sviluppare verso il livello decisionale (Direttore/Responsabile
degli Acquisti) oppure verso la funzione logistica.
Nel caso delle aziende commerciali, è possibile che al TECNICO DEGLI ACQUISTI
siano affidate prioritariamente le categorie merceologiche di suo maggiore
interesse.
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6.
INFO
Per saperne di più
Volumi
Giovanni Atti, Il futuro degli acquisti e supply management, Centro Studi ADACI, 2010
Siti
www.adaci.it, ADACI Associazione Italiana di Management degli
Approvvigionamenti
www.econ.unito.it, Facoltà di Economia di Unito
www.jpecon.to.it, Job placement della Facoltà di Economia di Unito
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