procedura per la gestione della cassa

PROCEDURA GESTIONALE
Gestione della cassa economale e
utilizzo delle carte di credito e di
debito
0
REV.
31.01.2014
DATA
emissione
DESCRIZIONE
Dott.sa Carolina Magnani
EMESSO
PG 28BG
Rev. 0 del 31.01.14
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Il Presidente
Alcide Copreni
VISTATO
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE E PER
L’UTILIZZO DELLE CARTE DI CREDITO E DI DEBITO.
Il presente regolamento è emanato con delibera del CdA del 18.02.2014
INDICE:
Parte I – Fondo economale
1
SCOPO ED APPLICABILITA’
2
RIFERIMENTI NORMATIVI
3
TERMINI E DEFINIZIONI
4
SERVIZI DELL’ECONOMO
5
AFFIDAMENTO DELLA CASSA ECONOMALE
6
COMPITI
7
INTROITI
8
REGISTRO MOVIMENTI DI CASSA ECONOMALE
9
CONTROLLI E RESPONSABILITA’
Parte II- Utilizzo carte di credito
10
TIPOLOGIA DI SPESE
11
SOGGETTI AUTORIZZATI
12
USO DELLE CARTE DI CREDITO
13
GESTIONE E RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
PROCEDURA GESTIONALE
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utilizzo delle carte di credito e di
debito
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Parte I – Fondo economale
1.
SCOPO ED APPLICABILITÀ
La presente procedura si propone di regolamentare la gestione della cassa economale
di Bea Gestioni SpA e porre le linee guida per la gestione e i controlli relativi alle spese
inserite nelle note spesa presentate dai dipendenti della Società.
Nella stesura di tale procedura si è tenuto conto delle indicazioni fornite dalla
determinazione n. 10 del 22.12.2010 dell’AVCP in merito alla tracciabilità dei flussi
finanziari.
2.
RIFERIMENTI NORMATIVI
•
D. Lgs. 231/2001
•
Modello di Organizzazione e controllo
•
•
•
•
3.
Codice di comportamento
Regolamento Organismo di vigilanza
Principi contabili
determinazione n. 10 del 22.12.2010 dell’AVCP
TERMINI E DEFINIZIONI
Spese generali:
Si tratta delle spese che ciascuna amministrazione disciplina in via generale con un
provvedimento interno: ad esempio, il testo unico delle leggi sull’ordinamento degli
enti locali (decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267) stabilisce che il regolamento di
contabilità di ciascun ente preveda l’istituzione di un servizio di economato “per la
gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare” (articoli 152 e 153
TUEL). Il regolamento contiene un’elencazione esemplificativa degli acquisti di beni e
servizi che rientrano nelle spese minute e di non rilevante entità, necessarie per
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sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali dell’ente, entro un
limite di importo fissato, anch’esso, nel medesimo regolamento; la gestione di tali
spese, superando il rigido formalismo delle procedure codificate, avviene secondo
modalità semplificate sia per quanto riguarda il pagamento (per pronta cassa),
contestuale all’acquisto indifferibile del bene o servizio, sia per quanto concerne la
documentazione giustificativa della spesa.
Le spese ammissibili devono essere, quindi, tipizzate dall’amministrazione mediante
l’introduzione di un elenco dettagliato all’interno di un proprio regolamento di
contabilità ed amministrazione. Ovviamente, non deve trattarsi di spese effettuate a
fronte di contratti d’appalto secondo quanto già specificato.
Carte di credito o carte di debito:
Carte di credito e di debito fornite dalla Società per l’effettuazione di specifiche spese,
per funzioni predeterminate
4.
SERVIZI DELL’ECONOMO
Al servizio economato è affidata la responsabilità della gestione della cassa economale
per il pagamento delle seguenti tipologie di spese:
 spese minute necessarie per soddisfare i fabbisogni correnti di piccola entità o
urgenti degli uffici;
 spese di esclusiva competenza del servizio di economato;
 altre spese derivanti da impegni a favore dell’economo costituiti con specifiche
determinazioni e/o atti deliberativi, esecutivi ai sensi di legge, che autorizzano a
provvedere alle anticipazioni dalla cassa economale.
Sono di competenza del servizio di economato, a titolo esemplificativo e non esaustivo,
le seguenti spese:
-
valori bollati;
pagamento delle schede carburante;
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-
acquisti urgenti di cancelleria e materiale di consumo da fornitori abituali o non
-
rimborso trasferta;
abituali;
-
rimborso spese a piè di lista per spese di rappresentanza;
-
giornali e pubblicazioni, abbonamenti e pubblicità;
-
biglietti di mezzi di trasporto;
imposte e altri diritti erariali;
gestione delle carte di debito.
Essendo le spese sopra elencate da considerarsi spese generali come esplicitato
nella determinazione n.10 del 22.10.2010 dell’AVCP, non hanno la necessità di
riportare codice CIG e conti dedicati.
Per nessun motivo possono essere pagate da cassa economale le prestazioni
regolamentate da contratti d’appalto, secondo quanto previsto dalla norma sulla
tracciabilità dei flussi finanziari.
Il fondo della cassa economale è pari ad € 2.600,00. Il limite giornaliero per
l’effettuazione di pagamenti in contanti non può superare l’importo di € 1.000 così
come richiesto dall' art. 12 del recente decreto "Crescita, equità e consolidamento
dei conti pubblici" (decreto legge 6 dicembre 2011, n. 201 , convertito con la Legge
n. 214 del 2011).
5. AFFIDAMENTO DELLA CASSA ECONOMALE
La cassa economale è affidata all’economo nominato dall’Amministratore Delegato.
L’economo è tenuto a verificare la conformità della procedura di pagamento con le
disposizioni contenute nel presente regolamento. L’economo è tenuto, altresì, alla
registrazione di tutte le spese effettuate.
6. COMPITI
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Tutte le richieste cui dovrà provvedere la cassa economale devono essere formulate
per iscritto con apposito modulo, firmato dal richiedente e dal relativo responsabile.
Alle richieste devono essere allegati tutti i giustificativi (scontrini fiscali, schede
carburante, biglietti dei mezzi di trasporto….).
I pagamenti con carta di credito vanno documentati con il relativo giustificativo
(cioè la fattura e/o ricevuta rilasciata dal ristorante, albergo, etc. ) poiché la
semplice ricevuta del pagamento effettuato con carta di credito non è fiscalmente
deducibile.
I pagamenti di carburante dovranno essere comprovati da ricevuta o da scontrini
della carta di credito oltre che essere esposti nella carta carburante per riepilogo ed
ai fini fiscali. Anche nel caso in cui gli alberghi siano pre-pagati dalla Società, il
dipendente deve chiedere e conservare la relativa fattura / ricevuta al momento del
check-out e consegnarla all’amministrazione
Le spese di rappresentanza devono essere coerenti e sostenute solo se
ragionevolmente imposte dalle circostanze (clienti, negoziazione contratti). In caso
di pranzi e cene di rappresentanza, sia in sede sia in fuori sede, dovrà essere
esplicitato chiaramente in Nota Spese il motivo della spesa (es. pranzo cliente,
pranzo fornitore, ecc.) e riportato con caratteri chiari e leggibili sul retro della
ricevuta emessa dal ristorante il nome dei partecipanti e la società/ente di
appartenenza.
Nel caso in cui sia stato autorizzato l’utilizzo dell’auto propria verranno riconosciuti:
rimborso chilometrico per i km percorsi (indicati per singolo viaggio), il costo dei
pedaggi autostradali regolarmente documentati,le eventuali spese di parcheggio.
Il rimborso per l’uso dell’auto privata del dipendente per viaggi di lavoro viene
calcolato sulla base della tariffa di tot euro/km, in linea con le tabelle ACI, in
funzione della cilindrata e della potenza fiscale. Tale rimborso si intende a copertura
forfetaria di tutte le spese relative al veicolo (carburante, olio, riparazioni,
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pneumatici, manutenzione, assicurazione, etc.) che pertanto non sono rimborsabili
distintamente.
L’economo provvede ogni qual volta si necessario al reintegro del fondo stesso.
7. INTROITI
L’economo è autorizzato ad incassare solo in determinati casi eccezionali (es.
pagamenti di fatture versate dagli utenti del teleriscaldamento all’Ufficio
contabilità).
Le somme incassate rimarranno in cassa fino all’ammontare di € 2.600. Le somme
in eccesso, o eventuali assegni bancari, verranno versati dall’Economo nel conto
corrente bancario della società.
8. REGISTRO MOVIMENTI DI CASSA ECONOMALE
L’economo deve tenere un registro informatico di cassa sul quale registrare
cronologicamente tutti i movimenti effettuati. Ad ogni movimento deve
corrispondere, la causale della spesa, la data e l’importo. L’economo provvederà
mensilmente a fare un rendiconto delle registrazioni effettuate che verrà poi
sottoposto all’Amministratore Delegato e al Responsabile dell’Ufficio Contabilità.
9.
CONTROLLI E RESPONSABILITA’
Il collegio Sindacale può procedere in qualunque momento ad ispezioni e verifiche
sull’operato dell’economo.
Il Responsabile dell’Ufficio Contabilità esercita potere di controllo nei confronti del
dipendente preposto alle minute spese e può procedere in ogni momento ad
ispezioni e verifiche.
Il dipendente preposto alle spese minute, maneggiando denaro pubblico può
incorrere in responsabilità contabile per dolo o colpa grave nel caso di infrazione.
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Parte II - UTILIZZO CARTE DI CREDITO E DI DEBITO
10. TIPOLOGIA DI SPESE
L’uso delle carte di credito e di debito è consentito qualora non sia possibile o
conveniente ricorrere al denaro contante.
11. SOGGETTI AUTORIZZATI
I titolari di carte di credito e di debito possono essere il Presidente del Consiglio di
Amministrazione e l’Amministratore Delegato.
L’uso delle carte di credito è consentito nei limiti di euro 1.500,00 per singola spesa
e secondo i criteri stabiliti nel presente regolamento.
Le carte di debito (es. postepay) sono affidate all’economo.
12. USO DELLE CARTE DI CREDITO E DI DEBITO
Il possessore è obbligato ad adottare misure di massima cautela per la custodia e il
buon uso della carta di credito ed è personalmente responsabile secondo le regole
generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile.
Il possessore, in caso di smarrimento o sottrazione della carta di credito è tenuto a
darne immediata comunicazione alla Società, anche a mezzo telefono, nonché, alla
competente autorità di pubblica sicurezza.
Le carte di debito sono utilizzate dall’economo per spese particolari quali a titolo
esemplificativo e non esaustivo:
1. Acquisto via web di biglietti aerei e/o ferroviari per viaggi in trasferta di
dipendenti aziendali.
2. Prenotazione di alberghi per trasferte di dipendenti.
3. Acquisto via web di libri e/o nuove normative specifiche per aggiornamenti
normativi dei dipendenti aziendali.
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La carta di debito, previa autorizzazione dell’Amministratore Delegato, potrà essere
affidata al dipendente che dovrà sostenere una trasferta per il pagamento in loco delle
spese.
13. GESTIONE E RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
Il possessore della carta di credito deve far pervenire al Responsabile dell’Ufficio
Contabilità, entro il 15 del mese successivo a quello in cui le spese sono state
sostenute,
apposito
riepilogo
corredato
dalla
prescritta
documentazione
giustificativa, ivi comprese le ricevute attestanti l’utilizzo della carta stessa.
L’economo dovrà registrare tutte le spese effettuate tramite la carta di debito.
Nel caso in cui la carta di debito venga affidata ad un dipendente per le spese di
trasferta, quest’ultimo dovrà consegnare all’economo la rendicontazione completa
di ricevute fiscali e fatture al suo rientro in azienda.
Le spese per il rilascio, l’utilizzo e il rinnovo delle carte di credito sono imputate ai
capitoli di bilancio corrispondenti alle diverse tipologie di spesa.