Purchase-to-Pay (P-to-P)

DATA SHE E t
Purchase-to-Pay (P-to-P)
Soluzione Purchase-to-Pay completamente automatizzata –
dall’ordine di acquisto alla fattura
Le soluzioni end-to-end P-to-P di SEEBURGER integrano con efficienza e continuità i
diversi sottoprocessi quali l’Ordine di Acquisto, le notifiche del fornitore, il ricevimento
delle merci e l’approvazione della Fattura.
Processo dell’ Ordine di Acquisto
Gli Ordini di Acquisto sono generalmente gestiti direttamente dai sistemi ERP dei nostri Clienti. Il modulo SAP “Materials Management” o un sistema SRM specifico per gli
acquisti vengono spesso implementati direttamente presso il Cliente. Per i Clienti che
richiedono una soluzione basata sul web, di facile utilizzo e non direttamente legata
a SAP, offriamo la soluzione 4purchase. L’applicazione 4purchase consente alle Aziende di creare e di approvare gli Ordini di Acquisto direttamente dal catalogo prodotti
o come free text ed integra in sé tutte le informazioni relative all’ Ordine d’acquisto
stesso. Il confronto tra le Fatture e gli Ordini di Acquisto è infatti una funzionalità standard della soluzione P-to-P di SEEBURGER. Inoltre, tutte le componenti della soluzione
sono basati sulla Business Integration Suite (BIS) e possono essere connesse tramite
gateways a qualsiasi sistema ERP.
Processo di Fatturazione
4invoice è una solution extension specifica per SAP che a costi contenuti interpreta, convalida e formatta automaticamente i dati provenienti da fatture non strutturate, come
ad esempio fatture cartacee, fax o PDF, e li elabora mediante un ciclo centralizzato di
approvazione e validazione all’interno del sistema ERP. Per questo 4invoice garantisce
l’accurato controllo dei dati e la loro corrispondenza tra i documenti. Quando nell’Ordine
di Acquisto (PO, Purchase Order) o nella Fattura si verificano disallineamenti di prezzo, di quantità, nei dati anagrafici dei fornitori o si riscontra la mancanza di riferimenti
all’ordine, la soluzione 4invoice innesca automaticamente i workflows di verifica e di approvazione sulla base di regole predeterminate o allerta la persona di riferimento se è
richiesto un intervento umano. La soluzione 4invoice riduce i rischi operativi, aumenta
l’efficienza ed accelera i processi con l’innesco automatico dei workflows e la definizione
delle procedure di escalation. Il sistema accurato di verifica delle informazioni contenute
nella fattura permette ai Clienti di rispettare i requisiti legali dal punto di vista fiscale e di
archiviazione. Inoltre, 4invoice utilizza dei workflows specifici basati su protocolli preconfigurati in grado di aggiornare in SAP ciascun processo di acquisto con l’immagine
della Fattura contabile e degli altri documenti rilevanti. I Clienti sono così in grado di
gestire con efficienza gli sconti e di negoziare il prezzo migliore con i fornitori grazie alla
garanzia di pagamenti veloci. Funzionalità di reporting standard all’interno di SAP, come
il “Reporting Cockpit” e l’ “Invoice Book” consentono infine alle Aziende di monitorare
tutte le Fatture in entrata, distribuire il carico di lavoro tra i vari team e/o le singole persone, attivare procedure di escalation con fatturazione manuale se necessario e creare
reports ad hoc per differenti destinatari quali ad esempio fornitori, reparto commerciale,
reparto finanziario, etc.
Piena trasparenza
Visibilità e trasparenza dei processi,
grazie alla registrazione e tracciabilità di tutte le transazioni.
Accelerazione dei processi
L’alto livello di automazione dei processi comporta la riduzione dei costi
e delle tempistiche, dall’inserimento
delle Fatture fino alla loro approvazione.
Protocollo di processo End-to-End
4invoice è in grado di registrare dati
di protocollo specifici, dalla creazione
dell’Ordine di Acquisto al pagamento
della Fattura.
Aumento della conformità
Verifica automatica di tutti i requisiti
legali della Fattura, gestione dei diritti di approvazione della Fattura e
delle restrizioni, revisione dei protocolli di processo e di reporting.
Miglioramento di Cash-Flow e Liquidità
La riduzione dei tempi del ciclo della
Fatturazione permette pagamenti veloci, una migliore gestione degli sconti e
l’eliminazione degli addebiti per i ritardi
nei pagamenti.
www.seeburger.it
DATA SHE E t
Purchase-to-Pay (P-to-P)
Standard II
Standard III
Description
“Mixed web & SAP”
web-based post
processing,
web-based non-PO
approval workflow,
SAP-based PO
Invoice clarification
workflow
“All in web”
ed adatto ad ogni
tipo di sistema ERP
“All in SAP”
Input Gateway
OCR, EDI, web-based
application
OCR, EDI, web-based
application
OCR, EDI, web-based
application
Integration Platform
BIS
BIS
BIS
Interface to Archive System
SAP
file based
SAP
Post processing center
web
web
SAP
Taskmanager
web
web
SAP
Automatic User finding
web
web
SAP
PO Invoice Clarification Workflow
(SAP related PO)
SAP
web
SAP
Non-PO Invoice Approval Workflow
(No PO or non-SAP related PO)
web
web
SAP
Reporting Cockpit
SAP
–
SAP
Book of Invoices
SAP
–
SAP
Material Surcharges
web
web
SAP
Variants Manager
web
web
–
Mini HR-System for User
Maintenance and User Finding
–
–
SAP
Purchase Manager
Non-SAP - optional to 4invoice
web
web
web
Add-ons
4purchase
Standard I
4invoice
Dalla richiesta d’Acquisto al pagamento della Fattura –
Processo purchase-to-pay automatizzato
I nomi di prodotto menzionati sono marchi registrati. © SEEBURGER AG 10/2012
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