zucchetti manuale- corso 2015

Manuale a esclusivo uso degli studenti dell’Istituto Sommeiller
Gestionale1- ZUCCHETTI
ISTRUZIONI D’USO - CORSO 1
Introduzione
Gestionale1 è un programma realizzato dalla Zucchetti S.p.A., azienda leader nel settore
dell’informatica gestionale.
Con tale software si possono gestire tutte le operazioni quotidiane di piccole, medie e
grandi imprese: contabilità e finanza, logistica, magazzino, vendite e acquisti, incassi e
pagamenti.
E’ uno strumento di gestione di facile utilizzo, che offre soluzioni modulari e flessibili,
pensato per rispondere alle specifiche esigenze delle aziende, che permette di risparmiare
tempo nella operatività quotidiana e di prendere decisioni sulla base di informazioni
immediate grazie a una reportistica semplice e intuitiva.
"I software sono come gli abiti:
se non sono su misura ti fanno dei difetti!"
http://www.zucchetti.it
Il Gestionale1 Zucchetti è:
- un programma modulare e integrato, perché si compone di moduli installabili anche in
fasi successive;
- un programma multi aziendale, perché permette di gestire contemporaneamente una
pluralità di ditte;
- un programma multi esercizio, perché mantiene in linea, per ogni ditta, i dati contabili di
più esercizi, con la possibilità di rapide interrogazioni e stampe su tutti gli esercizi;
- un programma multi utente, perché può essere utilizzato in rete mantenendo inalterate
l’interfaccia e le funzionalità.
Il software è corredato di una guida in linea che permette di ottenere informazioni sui vari
argomenti e, nello specifico, di ottenere informazioni relative alle varie finestre di dialogo
tramite la pressione del tasto F1 o tramite l’apposito pulsante presente in ogni finestra.
I dati del programma possono essere condivisi in rete oppure installati su ogni singolo
computer gestendo così la propria azienda in memoria locale.
L’applicativo mette a disposizione dell’utente un’azienda già precostituita con alcuni archivi
di base caricati a titolo di esempio (l’anagrafica di un cliente, di un fornitore, di un articolo,
ecc.).
Ogni utente dispone di un’azienda da personalizzare, con un piano dei conti già
impostato o da duplicare da un’azienda sorgente (azienda 100). Gli eventuali archivi già
caricati possono essere modificati inizialmente o durante la trattazione degli argomenti.
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L’interfaccia e alcuni archivi di base
1. Per entrare nel programma:
username: zucchetti_zucchetti
password: gestionale
Il programma si avvia facendo clic sulla voce Gestionale 1 Zucchetti della cartella
omonima situata all’interno del sottomenu Tutti i Programmi del pulsante Start di Windows:
Start-------tutti i programmi------gestionale 1 zucchetti------ gestionale 1 zucchetti
La videata iniziale si presenta come una qualsiasi finestra principale di un programma per
Windows e con una finestra di dialogo attiva per consentire all’utente di inserire il posto di
lavoro, il nome dell’operatore, l’eventuale password e, in particolare, il nome dell’azienda
su cui lavorare.
Il pulsante di ricerca
consente di accedere alle varie tabelle per la scelta dei dati. Il
doppio clic col mouse sulle voci delle tabelle (ad esempio sulla voce Azienda da
Personalizzare) ne permette la selezione.
cliccare
------classe------allievi---------azienda (procedere con “invio”)
2
Una volta inseriti i dati richiesti nella videata iniziale e fatto clic sul pulsante OK, la finestra
di dialogo scompare e il programma, da questo momento, permette l’accesso alla barra
dei menu e a quella degli strumenti.
ATTENZIONE: inserire la data dell’esercizio in cui si vuole operare (es1/1/2015 per
iniziare una nuova azienda senza registrazioni precedenti).
La barra dei menu è situata, come sempre, nella parte superiore dello schermo,
immediatamente al di sotto della barra del titolo. Ogni menu apre una finestra di comandi
dalla quale è possibile scegliere quello desiderato.
Alcuni nomi di menu possono non essere presenti se non sono stati installati i relativi
moduli. Per esempio, se sono stati installati solo Contabilità e Vendite, il menu della voce
Magazzino non visualizzerà alcuna selezione di comandi.
In ogni menu i comandi sono generalmente disposti nell'ordine stesso in cui le funzioni
devono essere svolte. Per esempio nel menu Vendite si trovano prima Gestione
Documenti, Interroga Documenti, Lista Documenti e Genera Fatture (Wizard) e ancora
Stampa Documenti, Genera Effetti, ecc
Le opzioni dei menu che permettono di accedere ad un sottomenu sono identificate dal
simbolo posto alla destra del nome. Al passaggio del puntatore del mouse sulla voce di
menu si aprirà il sottomenu di comandi corrispondente.
Quando si sceglie un comando di menu si possono aprire delle finestre di dialogo, che
consentono di inserire delle informazioni, lanciare delle stampe, avviare delle elaborazioni
o ricercare dei dati.
La barra degli strumenti è posta al di sotto della barra dei menu ed è costituita da una
serie di pulsanti, contrassegnati da immagini rappresentative dei comandi, che ne rendono
rapido l'utilizzo. Puntando il mouse al di sopra di ognuno di essi è possibile visualizzarne
una sintetica descrizione. Nella parte sinistra sono presenti quattro pulsanti di
spostamento che consentono di visualizzare, all'interno delle finestre di dialogo, il primo e
l'ultimo record contenuto nell'archivio o il precedente e il successivo rispetto al record
corrente.
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Ecco una breve descrizione:
Visualizza /Nasconde l'albero delle scelte
Consente di attivare il menu ad albero
Primo record
Consente di spostarsi al primo record della tabella
Record Precedente
Consente di spostarsi al record precedente della
tabella.
Record Successivo
Consente di spostarsi al record successivo della
tabella.
Ultimo Record
Consente di spostarsi all'ultimo record della tabella.
Ricerca in una griglia di valori
Consente di ricercare record per mezzo della finestra
di ricerca.
Consente di duplicare record esistenti per creare
nuovi record.
Duplica record
Pulisci record
Consente di cancellare le informazioni di un record.
Stampa
Consente di stampare archivi e tabelle.
Anteprima
Consente di visualizzare in anteprima sul video il
contenuto di archivi e tabelle così come sarebbero
stampati.
Consente di utilizzare la calcolatrice in linea.
Calcolatrice
Taglia
Consente di tagliare informazioni presenti in una
finestra di dialogo e porle negli appunti.
Copia
Consente di copiare informazioni presenti in una
finestra di dialogo e porle negli appunti.
Incolla
Consente di copiare nella posizione del punto di
inserimento le informazioni contenute negli appunti.
Affianca orizzontalmente
Consente di affiancare le finestre aperte
affiancandole orizzontalmente
Affianca verticalmente
consente di affiancare le finestre aperte
affiancandole verticalmente
Consente di sovrapporre le finestre aperte lasciando
intravedere solo la barra del titolo delle finestre
sottostanti la prima
Consente di visionare tutti i tipi di documenti
applicando anche eventuali filtri
Sovrappone le finestre aperte
Navigazione documentale integrata
Collegamento con l'applicativo InfoVision..
Consente di analizzare, per fini statistici, documenti
di vendita, movimenti di magazzino, ordini dei
clienti e ordini a fornitori
Uscita dalla procedura
Consente di uscire dal programma.
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La videata del programma dispone anche della barra di stato situata sul fondo della
finestra dove inizialmente sono riportati, l'anno di competenza, il nome dell'azienda la data
di lavoro, il nome dell'operatore e l'intestatario della licenza.
Le informazioni possono variare successivamente a seconda del comando o del campo
attivo. Le informazioni che la barra di stato visualizza si riferiscono a spiegazioni sintetiche
dei comandi selezionati e quindi è utile fare sempre riferimento alla parte inferiore dello
schermo per avere chiarimenti operativi relativi alle voci di menu e alle funzioni che si
desiderano utilizzare. In alcuni casi, infatti, potranno apparire informazioni relative alla
casella che si sta compilando: se per esempio occorre inserire un codice, selezionabile da
una tabella, la barra di stato evidenzierà le istruzioni di ricerca per visualizzare la tabella
stessa.
2. Il menu Base
Il menu Base contiene le voci che consentono di accedere agli archivi principali già
predisposti, quali ad esempio la tabella dei codici Iva, delle condizioni di pagamento, le
anagrafiche clienti e fornitori, il piano dei conti, gli archivi della contabilità, ecc. Le tabelle
risultano già caricate in quanto si sta utilizzando un’azienda già precostituita. Tutte le
tabelle possono essere modificate in ragione delle proprie esigenze e a questo proposito
ne approfittiamo per dare uno sguardo alla struttura del piano dei conti e capire come si
effettua la modifica, l’inserimento di un nuovo conto e l’eventuale eliminazione di conti che
si ritengono inutili.
2.a) Impostare i dati dell’azienda
Utilizzando l’Azienda da personalizzare fornita dal programma siamo nelle condizioni, già
da questo momento, di poter cominciare ad effettuare le registrazioni contabili. Altra cosa
sarebbe se volessimo creare una nuova azienda in quanto dovremmo inserire tutti i dati e i
parametri relativi agli archivi di base. Tuttavia, alcune modifiche devono essere eseguite
per procedere regolarmente alle registrazioni: bisogna infatti inserire ancora i dati relativi
alla nostra azienda (non possiamo continuare a chiamarla Azienda da personalizzare),
quali ad esempio il numero di partita IVA e il Codice Fiscale e, una volta deciso il tipo di
attività che vogliamo svolgere, dobbiamo considerare quali registri contabili sono
obbligatori per la nostra azienda e quindi provvedere alle eventuali modifiche della tabella
in cui questi sono inseriti.
Base------Menù Utilità---------Menù di sistema------Anagrafica Azienda
Fare clic sul pulsante
scegliere la propria azienda e inserire tutti i dati anagrafici e
fiscali.
Se si vuole cambiare qualcosa di già esistente, si deve andare in “Modifica.”
Se si desidera che il nome dell’azienda e i suoi dati identificativi compaiano
nell’intestazione del DDT e/o delle Fatture, occorre cliccare Intestazione------Modifica,
inserire i dati dell’azienda----ok
Procediamo ad inserire i dati anagrafici relativi alla nostra azienda attraverso il menu
Base/Menu Utilità/Menu di Sistema/Anagrafica Aziende. La finestra di dialogo che
appare consente di richiamare (tramite il solito pulsante di ricerca situato accanto al
campo Codice) l’azienda da personalizzare (codice 001) e apportare le variazioni dopo
aver fatto clic sul pulsante Modifica. La compilazione della scheda Dati anagrafici non
comporta complicazioni; un po’ di attenzione merita invece la scheda Dati fiscali in quanto
bisogna indicare, oltre al tipo di soggetto, anche per quale versamento IVA (mensile o
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trimestrale) si è optato al momento dell’iscrizione all’Ufficio IVA e quale tipo di corrispettivi
bisogna gestire.
Per ciò che ci riguarda decidiamo di effettuare il versamento mensile IVA e di non
utilizzare il registro corrispettivi. Lasciamo quindi selezionato il pulsante d’opzione Mensile
relativo al versamento IVA e, nella casella relativa al tipo di corrispettivi, scegliamo la voce
No corrispettivi.
.
scheda Dati anagrafici
scheda Dati fiscali
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La scheda Altri dati consente di immettere dati aggiuntivi, quali ad esempio il codice
dell’attività, la data di inizio dell’attività, ecc. Inoltre, in questa scheda è possibile scegliere
il numero di decimali che si vogliono utilizzare per gestire la quantità di merce acquistata
o venduta: lasceremo 2 decimali per i valori in Euro e imposteremo a zero i decimali per la
quantità.
Molto importante è il pulsante Esercizi: facendo clic su di esso si accede alla finestra di
dialogo Esercizi contabili e I.V.A. che consente di definire e modificare gli esercizi contabili
ed I.V.A.
Se la nostra azienda viene costituita, nell’esercizio 2015, le date per l’esercizio corrente
devono rimanere al 1/1/2015. Si possono invece eliminare gli esercizi precedenti facendo
doppio clic sulla riga corrispondente ad ogni esercizio precedente (oppure selezionare una
riga e fare clic sul pulsante Modifica). I dati saranno così evidenziati nelle caselle situate al
fondo della finestra di dialogo e, utilizzando in sequenza prima il tasto Canc e poi il tasto
Invio, si procede alla loro eliminazione e si conferma con il pulsante Conferma riga. Dopo
aver cancellato gli esercizi precedenti, utilizzare la barra di scorrimento verticale per
individuare la voce Es. futuro e fare doppio clic su di essa: inserire nelle apposite caselle
le date di inizio e di fine dell’esercizio futuro (01/01/2016 – 31/12/2016) e lasciare il codice
proposto nelle caselle Codice (2016). Fare clic quindi sul pulsante Conferma riga.
Nota: L’esercizio futuro viene indicato per far gestire al programma, al momento della
chiusura annuale dei conti, la riapertura automatica dell’esercizio successivo.
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Terminate le modifiche, fare clic sul pulsante OK.
Ritornati alla finestra di dialogo Anagrafica Aziende, si può ancora impostare
l’intestazione per i vari documenti di stampa (Fatture, D.D.T., ricevute bancarie, ecc.)
tramite il pulsante Intestazione. Ovviamente, la finestra di dialogo alla quale si accede sarà
compilata solo nel caso in cui si decida di non utilizzare della carta già intestata per le
varie stampe.
Terminate le modifiche riguardanti l’anagrafica della nostra azienda fare clic su OK.
Fare clic anche sul pulsante OK del messaggio seguente e quindi chiudere la finestra di
dialogo tramite il pulsante Chiudi
situato sulla barra del titolo.
A questo punto, per rendere effettive le modifiche, bisogna accedere alla voce Selezione
Azienda del menu Base e riconfermare l’azienda con la nuova ragione sociale appena
modificata.
E’ possibile copiare gli archivi da un’azienda sorgente (“azienda 100”):
Base------Menù Utilità---------Menù di sistema------Duplica archivi------az.sorgente 100---selezionare tutto------ok
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2.b) Il Piano dei Conti
Tratto da “?” in linea:
“E' possibile strutturare Il Piano dei Conti da un minimo di 2 livelli, sino ad un massimo di 5 livelli. Il numero
di livelli gestiti viene stabilito nei Parametri Contabilità.
I livelli che compongono il Piano dei Conti sono:
·
Tipologia (1° livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici
·
Gruppo (2° livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici
·
Sottogruppo (3° livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici
·
Mastro (4° livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici
·
Sottoconto (5°livello) lunghezza variabile fino 6 caratteri alfanumerici
Per un corretto inserimento dei codici nel Piano dei Conti è consigliabile procedere dal livello più alto
(Tipologia) al livello più basso (Mastri e Sottoconti).
Nelle registrazioni e nelle interrogazioni sono utilizzati e movimentati solo Mastro e Sottoconto, con
aggiornamento automatico di tutti i livelli superiori.
Nel Piano dei Conti sono compresi anche i Mastri Clienti e i Fornitori, mentre i relativi sottoconti devono
essere codificati nelle rispettive Anagrafiche.”
Facendo clic sulla voce Piano dei Conti del menu Base, viene visualizzata la finestra di
dialogo Piano dei Conti la quale consente di definire tutti i conti che compongono il piano
dei conti aziendali raggruppati per Sottogruppo, Mastro e Sottoconto. Qui sono compresi
anche i Mastri Clienti e Fornitori, ma i relativi sottoconti devono essere codificati nelle
rispettive Anagrafiche accessibili sempre dal menu Base.
Base--------------Piano dei Conti
Per richiamare l’elenco dei conti basta fare clic sull’apposito pulsante di ricerca situato a
destra del campo Codice. La finestra di dialogo Piano dei Conti: mastri e sottoconti
visualizzata conterrà l’elenco del piano dei conti evidenziando solo Mastri e Sottoconti.
La freccia rivolta verso il basso della tastiera permette di digitare il conto desiderato
I codici formati solo da due caratteri alfanumerici rappresentano i Mastri (scritti in
Maiuscolo), mentre quelli formati da quattro caratteri, che si aggiungono a quelli dei mastri,
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rappresentano i Sottoconti (scritti in minuscolo). È indispensabile che tutti i codici dei
Sottoconti che dipendono da un Mastro inizino con il codice abbinato al Mastro stesso.
I mastri e i sottoconti fanno parte di un Sottogruppo.
Esempio
Codice
3H
3H12500
COSTI DI IMPIANTO
spese di costituzione
A titolo di esempio si riporta la videata di un piano dei conti tipo
Utilizzando la barra di scorrimento orizzontale nella finestra sopra evidenziata possiamo
notare che contiene, oltre al codice e alla descrizione dei vari conti, anche la loro natura, il
tipo di Mastro (Altro sta a significare che non fa parte dei Mastri Clienti o Fornitori), il totale
dare, il totale avere, e il saldo. Il codice esteso, invece, consente di visualizzare
l’appartenenza dei Mastri ai vari Sottogruppi predefiniti e visibili nella scheda Sottogruppo
della finestra di dialogo Piano dei Conti. Infatti, il Piano dei conti è strutturato su tre livelli: il
livello superiore è rappresentato dal Sottogruppo, quello immediatamente inferiore è
rappresentato dal Mastro mentre l’ultimo livello è rappresentato dal Sottoconto.
Facendo doppio clic su un record dell’elenco riportato nella finestra di dialogo sopra
visualizzata, il codice e la descrizione del Sottoconto o del Mastro vengono riproposti nella
finestra di dialogo Piano dei Conti dove è possibile modificarne la descrizione tramite il
pulsante Modifica. La modifica del codice non è ammessa, ma si può intervenire
eliminando l’intero record (tramite il pulsante Elimina) e poi ricreandolo tramite il pulsante
Nuovo.
Elementi più dettagliati riguardanti l’inserimento e la modifica dei conti si possono reperire
dalla guida in linea facendo clic prima sul pulsante
e poi sulla voce Procedure
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La ricerca di un determinato conto è facilitata dalla disposizione del piano dei conti in
ordine di codice o di descrizione con il semplice clic del mouse sul titolo di colonna Codice
o Descrizione.
Per stampare il piano dei conti o ottenere un’anteprima a video, una volta visualizzata la
finestra di dialogo Piano dei Conti, fare clic sul pulsante Stampa della barra degli
strumenti: la finestra di dialogo Stampa Piano dei Conti che segue consente di impostare
le preferenze e le modalità di stampa.
Facendo clic sul pulsante OK, si accede alla finestra di dialogo Stampa che consente,
tramite le due schede Imposta e Opzioni, di selezionare la stampante desiderata, la
destinazione della stampa (su stampante, a video, su file o negli appunti di Windows),
l’intervallo di pagine da stampare, le copie da effettuare, impostare i margini, il tipo di
carattere, l’interlinea, ecc.
2.c) Parametri Sistema
Procedere nel modo seguente:
Base----Menù Utilità-----Menù di sistema------Parametri Sistema-------scheda
“aggiornamento dati”, spuntare come da figura
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2.d) - 2.e) - 2.f) La preparazione degli archivi clienti, fornitori e articoli è necessaria
prima di emettere fatture di vendita a clienti e prima di registrare fatture di acquisto da
fornitori:
2.d) Anagrafica Clienti
Tratto dal ? in linea:
“Opzioni della finestra di dialogo Anagrafica Clienti
Mastro
Campo di 2 caratteri alfanumerici, corrisponde al mastro Clienti del piano dei conti che deve essere stato
precedentemente creato con il comando Piano dei Conti. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca
per la selezione dei codici.
Codice
Casella di 6 caratteri alfanumerici, corrisponde al sottoconto ed identifica univocamente il cliente nell'ambito
dei diversi mastri. Questo significa che, nel caso si siano creati più codici mastro per i clienti, la procedura
non permetterà di inserire due codici di sottoconto clienti uguali. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di
ricerca per la selezione dei codici.
Premendo il pulsante Duplica record o il tasto F7 si apre la finestra Duplica record che consente di creare
nuovi record.”
.
Dal menu Base si accede anche all’archivio dei Clienti (Anagrafica Clienti) dove è
possibile inserire, modificare, cancellare e visualizzare o stampare i dati anagrafici e
contabili dei clienti. La finestra di dialogo Anagrafica Clienti, visualizzata dopo l’accesso
dal menu Base si presenta con il codice Mastro dei clienti già impostato e con il punto
d’inserimento intermittente all’interno della casella Codice:.
Base--------Anagrafica clienti
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Il clic del mouse sul pulsante Ricerca
consente di visualizzare l’elenco dei clienti in
una nuova finestra di dialogo per eventuali consultazioni.
Il doppio clic del mouse sulla riga corrispondente al cliente comporta il richiamo dei dati
nella finestra di dialogo precedente e quindi la consultazione tramite le schede Generali,
Contabili, Vendite, Spedizioni, Banche, Domicilio fiscale, Altri e Note.
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Per procedere, premere “Invio”.
L’eventuale eliminazione o modifica dei dati è possibile tramite gli appositi pulsanti. Il
pulsante Nuovo permette di inserire i dati anagrafici e contabili di un nuovo cliente.
Comunque l’inserimento di nuovi clienti può essere effettuato, tramite il tasto F5 o il tasto
INS, anche durante la gestione della Prima Nota o durante il caricamento delle fatture di
vendita. Particolare importanza riveste la scheda Contabili in quanto consente di abbinare
al cliente anche un codice di aliquota IVA (utilizzato dalla procedura in fase di
compilazione dei documenti di vendita e degli ordini da cliente), il codice di un conto del
piano dei conti da inserire come contropartita durante la fatturazione (ad esempio Vendita
merci) e un codice di un tipo di pagamento: questi dati infatti saranno “proposti” in
automatico (ma possono essere variati) durante la gestione contabile, ad esempio durante
la fatturazione.
Se si vuole cambiare il conto abbinato, fare
doppio clic sul codice------modifica-------ok-----invio
Per quanto riguarda la ricerca dei codici IVA e dei codici di pagamento, il clic del mouse
sul solito pulsante di ricerca corrispondente alla casella relativa al codice stesso consente
la visualizzazione (e quindi la selezione) dei dati. Queste tabelle sono accessibili e
modificabili tramite il menu Base e quindi le voci Codici I.V.A. e Condizioni Pagamento.
Scheda Consente una consultazione immediata della scheda contabile. Si abilita dopo
aver selezionato un codice cliente. Premendolo viene aperta la finestra Interroga Schede
con i dati relativi alla situazione contabile del cliente in oggetto.
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Di seguito l'elenco di alcuni pulsanti della finestra e una breve descrizione della loro
funzioni:
Partite aperte - Consente una consultazione immediata delle partite contabili aperte.
Premendolo viene aperta la finestra Interroga partite aperte con i dati relativi alle partite
aperte del cliente selezionato.
Interroga Ordini: - Consente di visualizzare gli ordini inseriti per il cliente tramite la
finestra Interroga Ordini Clienti accessibile dal menu ordini
Interroga Documenti: - Consente di visualizzare i documenti di vendita emessi per il
cliente tramite la finestra Interroga Documenti accessibile dal menu vendite.
Fido - Consente una consultazione immediata della situazione di rischio del cliente.
Premendolo viene aperta la finestra Fido cliente al ../../.... dove è possibile visualizzare la
posizione aggiornata del cliente al fine di valutarne il rischio.
Contatti - Consente l'accesso alla scelta Anagrafica Contatti Clienti dove è possibile
codificare per ogni cliente inserito i nominativi delle persone che operano, lavorano presso
la sede del cliente, o hanno attinenza con la sua attività.
Articoli Cliente - Consente l'accesso alla scelta Elenco articoli clienti che fornisce la
possibilità di codificare per ogni cliente, oltre ai dati presenti nell'anagrafica, anche
informazioni legate alla cessione degli articoli.
La guida in linea attivabile tramite il pulsante
ottenere spiegazioni più dettagliate.
della finestra di dialogo consente di
2.e) Anagrafica Fornitori
Base--------Anagrafica Fornitori
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Anche l’archivio Fornitori è accessibile tramite la voce Anagrafica Fornitori del menu
Base e la finestra di dialogo Anagrafica Fornitori si presenta con il codice del Mastro
Fornitori già impostato. Le varie schede consentono di inserire i dati anagrafici dei fornitori
utilizzati per registrare le fatture di acquisto in contabilità, le bolle di reso a fornitore o i
movimenti di carico di magazzino.
Come per i clienti, l'aggiornamento dell'anagrafica fornitori può avvenire anche durante la
fase di caricamento dei dati utilizzando il tasto funzione F5 o il tasto INS. Ad esempio, è
possibile creare un nuovo fornitore durante l'inserimento delle fatture di acquisto e durante
l'inserimento della prima nota nel modulo di Contabilità (menu Contabilità/Gestione
Movimenti).
Il clic del mouse sul solito pulsante di ricerca consente di accedere ai dati relativi a fornitori
già inseriti.
La scheda Contabili consente anche qui di abbinare al fornitore il codice del pagamento e
quello del conto del piano dei conti (ad esempio 5001 - Acquisti di merce soggetta a
rivendita) utilizzati solitamente durante la registrazione delle fatture ricevute. La scheda
Domicilio fiscale viene attivata solo nel caso in cui il fornitore sia soggetto a ritenuta
d’acconto e di conseguenza sia stata selezionata la casella di controllo Soggetto a ritenuta
d’acconto nella scheda Contabili.
2.f) Anagrafica Articoli
Tratto da ”?” in linea:
“L'anagrafica articoli è unica anche se vengono gestiti più magazzini, quindi l'articolo "A" potrà essere
utilizzato indistintamente sia sul magazzino "01" che sullo "02".
Il programma consente una gestione completa dei codici a barre. Premendo il tasto F8 o facendo clic sul
pulsante di ricerca, in corrispondenza della casella "Codice", si aprirà una finestra di ricerca che visualizza gli
articoli secondo il criterio di ordinamento preferito. Per le chiavi di ordinamento e di ricerca degli articoli è
possibile ordinare su qualsiasi campo.
Con il tasto F7 o con il pulsante Duplica Record è possibile duplicare su dei nuovi codici i dati anagrafici di
articoli già inseriti in precedenza per evitare di inserire più volte informazioni ripetitive (verrà richiesto di
indicare il "Codice da duplicare" e il "Codice da creare").
L'anagrafica articoli deve essere compilata prima di iniziare le operazioni con i moduli applicativi Vendite,
Magazzino, Distinta Base e Ordini; tuttavia è possibile inserire nuovi articoli anche durante le registrazioni
dei movimenti (come ad esempio in Gestione Documenti delle Vendite oppure in Gestione Movimenti del
Magazzino).”
Dal menu Base si accede anche all’archivio articoli.
Base------Menù utilità-------Menù di sistema-----anagrafica articoli
Si inserisce il codice, la descrizione, l’aliquota IVA, l’unità di misura, il prezzo di vendita--------ok
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3) I registri contabili
Tratto da “?” in linea:
“Il comando memorizza i parametri relativi ai libri obbligatori dell'azienda (registri I.V.A. e libro giornale) ed
evidenzia alcune informazioni ad essi relative, che vengono aggiornate dalla procedura in occasione dell'esecuzione
delle elaborazioni contabili definitive.
Avvertenza. I dati di questa tabella sono molto importanti per il corretto funzionamento della procedura. E' quindi
consigliabile impostarli con cura in sede di installazione della procedura e non modificarli nel corso dell'esercizio al
fine di evitare possibili errori nelle elaborazioni.
I Registri I.V.A. si suddividono in questo modo:
·
Registro clienti (vendite);
·
Registro fornitori (acquisti);
·
Registro corrispettivi;
·
In sede di prima installazione, con impianto della ditta al 1° gennaio di un esercizio, le operazioni da compiere sono
elencate di seguito:
·
In Parametri Sistema immettere il versamento minimo I.V.A.;
·
Inserire eventualmente il debito/credito precedente (credito con segno positivo, debito col segno negativo)
nella tabella Liquidazioni I.V.A.;
·
Definire in tabella Libri Aziendali i propri registri contabili; non si deve compilare la data dell'ultima stampa
dei registri I.V.A. e del libro giornale (non scrivere, quindi, 31/12/XX);
·
Completare l'intestazione dei registri;
·
I restanti valori saranno aggiornati dalla procedura durante l'inserimento dei movimenti contabili e
l'elaborazione delle stampe definitive.”
Se l’azienda ha come attività la vendita all’ingrosso non viene utilizzato il registro dei
corrispettivi. Per procedere alla sua eliminazione, considerato che gli archivi sono già
precostituiti, bisogna accedere, tramite il menu Base/Archivi Contabilità/Libri Aziendali, alla
finestra di dialogo che consente la gestione dei registri contabili.
Base---------Archivi-----------Contabilità---------Libri Aziendali
Il clic del mouse sul pulsante di ricerca accanto alla casella Numero registro: consente
l’accesso alla tabella in cui sono inseriti, in ordine progressivo, i vari registri. Il doppio clic
sul Registro Corrispettivi (reg.n.3) comporta il richiamo dei dati nella finestra di dialogo
precedente.
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L’eliminazione si effettua tramite il pulsante Elimina e la successiva conferma di
eliminazione del record. Una volta eliminato il registro corrispettivi, la finestra di dialogo
propone i dati del Registro Vendite sul quale dovranno essere effettuate le liquidazioni
IVA.
Ricorda:
Il clic del mouse sul pulsante Modifica permette l’accesso alle impostazioni del Registro
Vendite in questione e quindi la possibilità di selezionare la casella di controllo Stampa
liquidazione. Fare clic, infine, sul pulsante OK e poi sul pulsante Chiudi situato sulla
barra del titolo.
N.B. Il registro dei Beni ammortizzabili non deve essere costituito in quanto il programma lo gestisce
automaticamente quando, in fase di registrazione delle fatture di acquisto, si indica che il bene acquistato è
di tipo strumentale e non destinato alla rivendita
Nella fase di avviamento dell’azienda bisogna anche provvedere ad acquistare i libri
contabili. Nel caso della ns azienda si procederà solo all’acquisto di risme di carta formato
A4 poiché il programma prevede la possibilità di personalizzare i registri assegnando ad
ognuno di essi, oltre che la descrizione del registro stesso, anche la numerazione
progressiva delle pagine e i dati anagrafici dell’azienda in uso. Questa procedura è
attivabile dal menu Base/Menu Utilità/Numera Pagine Registri.
.
Le registrazioni contabili
Le registrazioni delle fatture di acquisto e vendita, dei corrispettivi e dei movimenti di prima
nota, vengono effettuate tramite il comando Gestione Movimenti del menu Contabilità. La
finestra di dialogo che viene visualizzata, assume un aspetto diverso a seconda di quanto
viene indicato nella casella Causale (cioè se si vogliono registrare fatture di acquisto,
corrispettivi, ecc.). Queste registrazioni permetteranno di stampare i registri I.V.A. e il libro
giornale.
Registrazione in Contabilità
E’ possibile creare o modifica le “causali contabili” in
Base----Archivi Contabilità----Causali contabili
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Es. Causale generica 020
Avendo costituito l’azienda, provvediamo a registrare in prima nota la sua costituzione.
Fare clic, su menu Contabilità/Gestione Movimenti.
Contabilità------------Gestione Movimenti
La finestra di dialogo visualizzata presenta il numero di registrazione già impostato (la
numerazione è progressiva ed è assegnata automaticamente ad ogni nuova registrazione)
per cui è sufficiente premere il tasto Invio o il tasto Tab per passare alla casella nella
quale si dovrebbe inserire il codice della causale contabile. Il tasto F6 e il pulsante di
ricerca permettono di visualizzare le causali già caricate. La causale generica è 020. La
freccia in basso della tastiera permette di digitare il nome del conto. Non è comunque
prevista una causale per la costituzione d’azienda e, siccome non è obbligatorio indicarla,
si può ugualmente proseguire lasciando la casella vuota e premendo ancora il tasto Invio.
Nella casella successiva bisogna indicare la data di registrazione. È possibile inserire la
data tramite la tastiera nel formato gg/mm/aaaa oppure utilizzare il calendario che si attiva
con il clic del mouse sul pulsante situato accanto alla casella D. reg.:
Premendo il tasto Invio o il tasto Tab, si accede alla casella Descrizione situata nella
parte bassa della finestra di dialogo. Qui digitiamo “Costituzione d’azienda” e poi,
utilizzando il tasto Invio o il clic del mouse, passiamo al campo successivo (Conto Dare)
che dovrà contenere il codice del conto Socio A c/conferimenti (utilizzare il pulsante di
ricerca e fare doppio clic sul codice del Piano dei conti).
(Se non esiste il conto da utilizzare è sempre possibile aggiungere i conti, tornando in
Base-------Piano dei Conti
19
E poi si ritorna in Contabilità-----Gestione movimenti per registrare il fatto di gestione in
Prima Nota.)
Il doppio clic nella casella Importo: consente di accedervi e contemporaneamente di
selezionarne il contenuto. Procediamo quindi col digitare …… (corrispondente al
conferimento del socio) in questa casella e poi col fare clic sul pulsante Conferma riga.
Tutto ciò che è stato inserito fino a questo momento viene visualizzato nella parte centrale
della finestra di dialogo e il campo Descrizione appare evidenziato per eventuali modifiche.
Lasciando invariata la descrizione, facciamo clic nel campo Conto Dare per digitare (o
ricercare) il codice …. relativo al conto …..; digitiamo quindi nel relativo campo anche
l’importo di € …. corrispondente al conferimento e facciamo clic sul pulsante Conferma
riga. Anche i dati appena inseriti vengono visualizzati nella parte centrale della finestra.
N.B. Se c’è bisogno di più conti in DARE o in AVERE ci si posiziona nella sezione
corrispondente facendo sempre Conferma riga dopo aver inserito conto e importo.
20
La registrazione adesso dovrà essere bilanciata (si nota infatti nella finestra uno sbilancio
di ….): si fa quindi clic nella casella Conto Avere per inserire il codice ….. corrispondente
al conto Capitale netto e poi si inserisce l’importo di € …. nell’apposita casella. Per
terminare la registrazione si fa prima clic sul pulsante Conferma riga e poi sul pulsante
Nuova registrazione. La finestra di dialogo, infatti, viene “pulita” e il numero di
registrazione incrementato automaticamente. Il programma è pronto adesso a ricevere
nuovi dati relativi alla registrazione successiva.
Es. Causale pagamenti (cod. 240) incassi (codice 140)
Posizionarsi in Partite (in basso) selezionare il codice del fornitore o del cliente
Facendo 2 volte invio compaiono le fatture in scadenza
Controllare il conto di pagamento o incasso
Fare clic 2 volte sulla riga interessata-----Conferma
Es. Causale versamento contanti in banca (cod. 330) prelevamento contanti
(cod.340)
Inserire il conto in Dare
Inserire il conto in Avere
Inserire l’importo-----Conferma riga
- Causale versamento Iva al 16 del mese: codice 049
ATTENZIONE: PER CORREGGERE UN’OPERAZIONE:
Contabilità-----Interroga Movimenti-----ok
Cliccare 2 volte sulla riga della registrazione da modificare-----Modifica----fare la modifica---Conferma riga-----Nuova registrazione
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Registrazione di una fattura di acquisto
Procediamo con la registrazione di una fattura ricevuta utilizzando sempre la voce
Gestione Movimenti del menu Contabilità.
Contabilità------------Gestione Movimenti
Con la pressione del tasto Invio si passa nella casella Causale: utilizzare il pulsante di
ricerca per trovare la causale Fattura di acquisto con codice 120. Il doppio clic su tale
causale ci riporta alla finestra precedente con il codice e la descrizione evidenziati. Il tasto
Invio consente il passaggio alla casella Data reg. e contemporaneamente la finestra di
dialogo assume un aspetto diverso poiché si predispone al nuovo tipo di dati che deve
ricevere. Nella casella Num.doc. inseriamo il numero della fattura
Anche il codice del Mastro Fornitore è già impostato: facciamo quindi clic nella casella
adiacente in cui si dovrà inserire il codice relativo al fornitore. Potremmo tentare di fare
una ricerca tramite il pulsante apposito per controllare se , nell’elenco dei nostri fornitori,
esiste già il fornitore in questione. Se non è ancora stato inserito, non resta che assegnare
un codice al nuovo fornitore e caricare la sua anagrafica: ciò è possibile farlo senza
accedere dagli archivi di base perché il programma ci permette di effettuarlo direttamente
da questa posizione. Premendo infatti il tasto F5 o il tasto Ins si accede alla finestra di
dialogo Anagrafica Fornitori che già conosciamo e, dopo aver assegnato un codice
procediamo all’inserimento di tutti i dati. Si abbia cura, durante la compilazione
dell’anagrafica, nella scheda Contabili, di inserire nella casella Abbinamento conto il
codice … relativo al conto …. e nella casella Codice pagamento il codice …relativo al
pagamento. Dopo aver inserito i dati del fornitore nell’anagrafica, fare clic sul pulsante OK
e poi sul pulsante Chiudi della barra del titolo.
Ritornati nella finestra di dialogo Gestione Movimenti, possiamo effettuare la ricerca del
nuovo fornitore per richiamarlo con il doppio clic del mouse. Appena visualizzata la
denominazione del fornitore viene proposto in automatico anche il codice della condizione
di pagamento inserito precedentemente nella scheda Contabili dell’anagrafica. Facendo
clic nella casella Descrizione possiamo inserire, a scelta, un’eventuale descrizione
aggiuntiva del documento: questa verrà stampata sul libro giornale e sulle schede
contabili.
La casella Totale documento dovrà contenere l’importo totale della fattura comprensivo
di I.V.A. Digitiamo quindi … e premiamo il tasto Invio. Il punto d’inserimento si sposta
adesso nella parte bassa della finestra, all’interno della casella I.V.A. Qui bisogna
effettuare la ricerca sul codice dell’I.V.A., per esempio al 22% (se lo si conosce si può
digitare direttamente da tastiera) e quindi, una volta inserito, si fa clic nella casella
Imponib. Qui si digita l’importo imponibile della fattura che corrisponde a € … e,
l’ulteriore pressione del tasto Invio produce il calcolo automatico dell’imposta. Il tipo di
I.V.A. nella nostra fattura è ammessa in detrazione per cui la casella Indetraibile (richiesta
solo per le fatture di acquisto) viene proposta deselezionata poiché la maggior parte delle
registrazioni sono con I.V.A. normale.
Nota: se si registra un documento con I.V.A. indetraibile la casella Indetraibile deve
essere selezionata: in questo caso l'importo dell'I.V.A., come segnalato con un
messaggio sullo schermo, viene sempre sommato automaticamente alla prima voce di
contropartita immessa.
Lasciamo dunque la casella deselezionata e scegliamo il pulsante d’opzione … nella
sezione Tipo acquisto.
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Nota: in questa sezione sono presenti quattro pulsanti: la selezione di uno esclude la
selezione di un altro.
- Bene destin. riv.: bene destinato alla rivendita; l'imponibile incrementa il progressivo dei
Beni Destinati alla Rivendita (solo per le fatture di acquisto);
- Normale: da attribuire a qualsiasi altro tipo di voce non compresa nelle altre
classificazioni (ad esempio le spese di luce, gas, telefono, schede carburante, cancelleria,
ecc.);
- Bene strumentale: l'imponibile incrementa il progressivo dei Beni Strumentali acquistati
nell'anno;
- Leasing: l'imponibile incrementa il progressivo dei Beni utilizzati in Leasing (solo per le
fatture di acquisto).
Fare clic, infine, sul pulsante Conferma riga. I dati riguardanti gli importi e il tipo di
aliquota vengono evidenziati nella sezione centrale della finestra e il punto d’inserimento si
trova all’interno della casella I.V.A. pronto a ricevere nuovi dati nel caso avessimo avuto in
fattura più aliquote I.V.A. e quindi più imponibili.
La nostra registrazione può proseguire premendo il tasto Invio o il tasto Tab per spostare
il punto d’inserimento nella sezione contabile della finestra: nel punto in cui si inseriscono i
dati relativi alla contropartita (codice relativo al costo o al ricavo). Se è stato inserito
nell’anagrafica del fornitore, il programma propone sia il codice del conto nella casella
Contropartita sia l’importo dell’imponibile della fattura e il pulsante d’opzione impostato
sul segno Dare.
È bene qui specificare che spesso la contropartita è più di una in quanto nella stessa
fattura potrebbero esserci elencate delle voci con importi diversi da imputare a conti
diversi: bisogna quindi inserire un codice di contropartita alla volta con il relativo imponibile
confermando con il pulsante Conferma riga.
La registrazione della scrittura contabile termina quando in basso, a sinistra della finestra,
è visualizzato 0 (zero) alla voce Sbilancio.
Nota: lo sbilancio è dato dalla differenza tra il "Totale documento" e la somma degli
importi imponibili ed I.V.A. finora inseriti.
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Se la fattura è pagata in contanti, possiamo optare di effettuare la registrazione immediata
del pagamento tramite il pulsante Pagamento (in basso a sinistra).La finestra di dialogo
che il programma visualizzerà è la seguente:( codice ipotizzato per cassa contanti 0501)
La casella Data registrazione propone la data del documento (può essere modificata)
mentre la casella Causale propone, giustamente, la descrizione del pagamento “Pagato
fattura n.”.Anche la casella Conto pagamento e la casella Importo pagamento sono già
impostati rispettivamente con il codice relativo al conto Cassa contanti e con l’importo
corrispondente al totale della fattura. È chiaro che se dovessimo registrare solo un
acconto invece che l’importo totale, la casella differenza avrebbe riportato l’importo
residuo. La casella Conto arrotondam. accoglie il conto utilizzato per registrare la
differenza (positiva o negativa) tra l'importo pagato o incassato e il totale del documento.
Questa differenza infatti costituisce un arrotondamento. Quindi, se l'importo digitato è
inferiore al totale documento sarà proposto il conto Sconti e Abbuoni attivi, se è
superiore sarà proposto il conto Abbuoni passivi. La registrazione del pagamento finisce
con il clic sul pulsante OK.
Ritornati nella finestra di dialogo Gestione Movimenti possiamo terminare definitivamente
la registrazione facendo clic sul pulsante Nuova registrazione.
Per incrementare il magazzino con le merci acquistate occorre procedere in questo modo:
Magazzino-----gestione movimenti---------carico………
Fattura di acquisto di un bene strumentale
Selezionando il tipo di acquisto “bene strumentale”, viene già proposta in automatico la
maschera “Acquisto Cespiti”
Aspetto fiscale- Aspetto civilistico (aliquota)----. Al termine della compilazione ciccare ok e
in basso “Conferma”
Con l’ultimo comando dato “conferma” il nuovo bene strumentale viene registrato
automaticamente quale cespite in:
Contabilità---cespiti----anagrafica cespiti----
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Registrazione di una fattura di vendita
(ricordarsi di inserire prima i dati anagrafici degli articoli)
Anche le fatture di vendita possono essere registrate attraverso il comando Gestione
Movimenti del menu Contabilità.
Sarebbe meglio però passare da:
Vendite------------Gestione Movimenti
In questo caso la causale contabile da utilizzare è Fattura di vendita corrispondente al
codice 110.
Questa procedura però non è corretta se prima non si è provveduto ad emettere la
“fattura” da consegnare al cliente provvista del numero progressivo, della data di
emissione e di tutti gli altri elementi che la compongono. Per semplificare le operazioni il
programma, utilizzando le voci del menu Vendite, consente di creare e di stampare prima
il “documento fattura”, poi di generare automaticamente gli effetti (ricevute bancarie o
tratte) e quindi di effettuare, sempre in modalità automatica, la registrazione in Prima Nota
dei movimenti.
Vendite----------Gestione documenti----------Stampa documenti-----Genera effetti---Consolida documenti.
In questo modo si emette la fattura, si registra automaticamente la vendita in P.D., si
aggiorna il Magazzino ( per controllare: vedi Contabilità---Interroga documenti e
Magazzino----Interroga Documenti)
[Prima di affrontare l’argomento relativo alle vendite però bisogna che l’azienda provveda
a rifornire la propria azienda di prodotti da destinare alla vendita. È opportuno quindi che si
provveda a registrare delle fatture di acquisto di merce soggetta alla rivendita. Come detto
già in precedenza, procedere in questo modo
Contabilità-----gestione movimenti------fattura d’acquisto
Magazzino-----gestione movimenti---------carico….]
Dal menu Vendite selezioniamo la voce Gestione Documenti. Nella finestra di dialogo
visualizzata sono presenti tre schede ognuna delle quali contiene informazioni riguardanti
le diverse componenti che caratterizzano il documento.
Nella scheda Testata (1) facciamo clic sul pulsante di ricerca della casella Tipo docum.
per accedere alla tabella in cui sono elencati i diversi tipi di documento che si possono
gestire.
[ATTENZIONE Può comparire il messaggio “è necessario compilare parametri DiBa”:
scegliere Ok poi andare in
Magazzino-----Distinta Base-----Configurazione Di.Ba….inserire il primo
----avanti-------mettere nuovamente
-----avanti----mettere “non verrà mostrata Di.Ba.” in tutti ----avanti----codice 01----FINE]
Fattura immediata
Facciamo doppio clic su Fattura accompagnatoria e poi premiamo il tasto Invio per
spostare il punto d’inserimento nel campo numero. Qui viene proposto in automatico
l’anno e accanto, il numero della fattura del tipo selezionato. La pressione del tasto Invio
sposta il punto d’inserimento nel campo Data nel quale digitiamo la data di emissione della
fattura.
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Il campo Codice della sezione Cliente consente di selezionare il codice di un cliente già
esistente o di creare una nuova anagrafica utilizzando, come al solito, il tasto F5 o il tasto
Ins. Digitiamo il codice ….corrispondente al cliente …. già inserito e premiamo il tasto
Invio. Oltre alla visualizzazione dei dati del cliente viene proposto in automatico anche il
tipo di pagamento abbinato nell’anagrafica del cliente: questo può essere variato e in base
al tipo che si indica saranno generati gli effetti di incasso del documento. Nella casella Vs.
ordine si possono inserire i riferimenti all’eventuale ordine del cliente e, nella casella
accanto, la data.
Nella scheda Corpo(2) bisogna inserire tutte le informazioni che costituiscono la parte
tabellare del documento e precisamente:
- il codice dell’articolo da vendere
(pulsante di ricerca
)
- la quantità degli articoli da vendere
- il numero di colli in base alla quantità
Il contenuto delle restanti caselle è proposto in automatico in base a quanto inserito
nell’anagrafica dell’articolo in questione (vedi ad esempio l’importo unitario, gli sconti,
l’unità di misura).
Il codice I.V.A. e il codice piano dei conti sono anch’essi proposti automaticamente e di
norma sono richiamati dall’anagrafica dell’articolo; se però non sono stati inseriti in tale
anagrafica, vengono proposti quelli inseriti nell’anagrafica del cliente.
Il codice del piano dei conti proposto …. riferito al conto Vendita prodotti finiti se non fa al
nostro caso: effettuare quindi la ricerca per inserire il codice …. riferito al conto Vendita
merci.
Nota: il codice p.d.c. (piano dei conti) è necessario per il collegamento tra la
fatturazione e la contabilità generale perché stabilisce con quale conto di ricavo devono
essere registrate le fatture emesse sul registro delle vendite.
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Inseriti tutti i dati riguardanti l’articolo da vendere, si fa clic sul pulsante Conferma riga.
Per continuare ad inserire eventuali altri articoli in fattura si fa clic sul pulsante Nuova riga.
Nella scheda Calce (3) si inseriscono tutti i dati che vanno in calce al documento. I codici
dei conti ai quali imputare le varie spese sono proposti in automatico.
Compilata anche l’ultima scheda si fa clic sul pulsante Stampa per stampare il documento
contabile da consegnare al cliente (la stampa definitiva si ottiene tramite il comando
Stampa Documenti del menu Vendite).
La finestra di dialogo Stampa consente di impostare la stampante, di scegliere la
destinazione e di selezionare le pagine e il numero di copie da stampare. Il pulsante Prova
allineamento consente di verificare l'allineamento del foglio nella stampante. Alla
pressione del tasto OK viene visualizzata un’altra finestra in cui sono indicate la data e
l’ora di stampa della fattura. Gli eventuali messaggi di errori riguardanti le dimensioni della
pagina, sono da verificare attraverso il menu Strumenti/Fincati…È sempre possibile,
comunque, stampare i tipi di documento tramite il menu Vendite/Stampa Documenti
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Fattura differita
Compilare:
a) DDT=
Vendite----Gestioni Movimenti-------B1
Mettere n.1, data, selezionare cliente, Invio
Su “corpo”: richiamare il codice articolo e mettere la quantità----Conferma riga
Su “calce”: compilare aspetto e n° imballaggi, codice trasporto:001 vendita. N.B. Se c’è il
vettore mettere anche il peso.
Stampa----Anteprima----ok (si visualizza)
Nuovo (per fare un nuovo documento)
b) Fattura differita dal DDT
Vendite--------Genera fatture
Selezionare da documento B1
Inserire in basso data fattura
Avanti (2 volte)
In “corpo”: visualizzare fattura
Avanti
Stampa riepilogo documenti (per controllare)
Anteprima. Cliccare “si” alla domanda “confermare gener. Definitiva”
N.B. Il numero delle fatture immediate possono essere indipendenti rispetto a quelle
differite. Vanno in due registri vendite separati.
N.B. Spese di trasporto =
Trasporto documentato: vicino trasporto codice 0020
Trasporto non documentato: vicino trasporto cod. 22% (o altra aliquota Iva)
Effettuata la stampa definitiva della fattura, si procede a generare eventuali effetti (tratte o
ricevute bancarie) tramite il comando Genera Effetti del menu Vendite.
Vendite------Genera Effetti
Nota: affinché gli effetti siano generati è anche necessario che in tabella Tipi Documento
sia stata abilitata la generazione con l'opzione "Genera effetti" e che i codici di pagamento
utilizzati devono aver indicato, nella casella Tipo pagamento della tabella Condizioni
Pagamento, il tipo "Tratta", se si vogliono generare delle tratte, o il tipo "Ricevuta
Bancaria" se si vogliono generare Ri.Ba. La generazione degli effetti deve essere eseguita
periodicamente ed è obbligatoria (anche quando il pagamento avviene con rimessa
diretta) per poter effettuare il consolidamento dei documenti di vendita e quindi il corretto
collegamento con gli altri moduli applicativi.
La finestra consente di effettuare la selezione dei documenti: lasciando le due caselle
iniziali vuote, vengono considerati tutti i documenti (dal Primo all'Ultimo). Facendo clic sul
pulsante OK il programma procede alla generazione degli effetti visualizzando infine il
messaggio dell'avvenuta generazione. Il successivo clic sul pulsante OK visualizza un
ulteriore messaggio di richiesta di stampa dell'elenco degli effetti generati.
Effettuata la stampa si procede al consolidamento dei documenti (cioè alla registrazione
automatica in contabilità della/e Fatture e Note di Credito) tramite il menu
Vendite/Consolida Documenti. Il clic sul pulsante OK della finestra Consolida Documenti
visualizzata, determina l'elaborazione di consolidamento registrando i movimenti in
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contabilità. Ad avvenuta elaborazione un messaggio indica il successo o meno del
consolidamento.
N.B. E’ possibile generare in modo veloce fatture differite da DDT anche attraverso il
comando:
Vendite ---------------Genera Fatture da Wizard
Procedendo le operazioni cliccando “Avanti” arrivare alla videata finale del riepilogo e
stampare
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………………………………………………………………………………………………………
Se si desidera ottenere la lista aggiornata dei movimenti avvenuti in Prima Nota, accedere
al menù Contabilità/Interroga Movimenti.
4. La stampa dei libri aziendali e la liquidazione I.V.A.
Dopo aver visto il procedimento di alcuni tipi di registrazione, vediamo quali sono i
passaggi che permettono di stampare la liquidazione I.V.A.
Se si opta di effettuare il versamento mensile dell'I.V.A. si deve inizialmente stampare i
Registri contabili (Acquisti e Vendite) e poi la liquidazione alla fine di ogni mese.
E’ bene prima controllare i registri IVA:
Contabilità-------Elaborazioni periodiche------Registri Iva (simulata-anteprima)
Al momento della stampa, il programma in automatico propone come primo periodo da
stampare l'intervallo ……. Bisogna necessariamente stampare anche i mesi da gennaio in
poi, anche se l’inizio attività è in mesi successivi; il risultato sarà ovviamente la produzione
cartacea di due liquidazioni senza importo. Procediamo quindi cliccando sul comando
Registri I.V.A. del menu Contabilità/Elaborazioni Periodiche.
La finestra di dialogo visualizzata consente di scegliere il registro da stampare per il
periodo di competenza. Selezionare quindi il pulsante Definitivo e il Registro Vendite e
clicchiamo sul pulsante OK. La finestra che si sovrapporrà a quella precedente richiede
solamente la pressione del tasto OK. Se si tratta di un periodo senza avvenuti movimenti
I.V.A., apparirà il messaggio seguente:
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Lo stesso procedimento deve essere eseguito anche per il Registro Acquisti. Stampati i
Registri del mese, si procede alla stampa definitiva della liquidazione mensile tramite il
comando Liquidazione I.V.A. del menu Contabilità/Elaborazioni Periodiche.
Contabilità-------Elaborazioni periodiche------ Liquidazione Iva
Per tutti i mesi procedere come appena descritto.
Nella stampa relativa al mese in cui non otterremo a video il messaggio visto
precedentemente in quanto in questo periodo sono stati effettuati movimenti I.V.A.: questi
di conseguenza verranno stampati.
Appena stampata la liquidazione del mese di marzo il programma, rilevando il debito I.V.A.
nei confronti dell'Erario, ci propone con la finestra seguente la registrazione automatica in
prima nota; per ottenerla, fare clic sul pulsante Registra.
N.B. Non vengono usati due conti (Iva ns debito-Iva ns credito) ma solo un conto
(Iva c/erario)
Le procedure di stampa viste fino ad adesso devono essere eseguite anche per tutti i mesi
successivi.
Dal menu Contabilità/Elaborazioni periodiche è anche possibile eseguire la stampa della
Dichiarazione periodica I.V.A tramite il comando Dichiarazione I.V.A.
Lo stesso percorso può essere seguito per il Libro giornale (la stampa del libro giornale
va fatta sempre a fine anno)
Contabilità-------Elaborazioni periodiche------------Libro Giornale
Nella finestra di dialogo è possibile scegliere il tipo di stampa (Simulata, definitiva,
ristampa. La ristampa di fine anno si effettua al 31/12 dopo la chiusura e riapertura dei
conti).
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FINE ANNO
Al 31/12 occorre provvedere a:
- stampare il Bilancio di verifica
Contabilità----Elaborazioni Periodiche-----Stampa Bilancio
in “Formato” scegliere “Bilancio di verifica”
-
stampare i Progressivi I.V.A
Contabilità----------Elaborazioni annuali-----------Stampa progressivi IVA
il tabulato riepilogativo prodotto contiene tutti i dati richiesti in occasione delle compilazioni
di fine anno e può essere utilizzato come base di partenza per la compilazione della
Dichiarazione Annuale I.V.A
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- registrare le scritture di rettifica e di assestamento
- stampare il Libro Giornale (come indicato in precedenza), le elaborazioni annuali, il
Bilancio di Chiusura
- effettuare la chiusura dei conti e la riapertura automatica nel nuovo esercizio
- effettuare infine una nuova stampa del Libro Giornale con data 31 dicembre per fare
stampare tutte le operazioni di chiusura.

Per la stampa del Bilancio si accede al menu
Contabilità----Elaborazioni Periodiche-----Stampa Bilancio.
33
Nella finestra di dialogo è possibile scegliere il formato del bilancio da stampare (di
verifica, normale, a sezioni contrapposte, ecc.) con varie opzioni.
.La stampa del Giornale si effettua invece tramite il comando Libro Giornale del menu
Contabilità/Elaborazioni Periodiche.
Contabilità----Elaborazioni Periodiche-----Libro Giornale
È opportuno stampare anche le schede contabili ( o mastrini) sempre tramite il menu
Contabilità/Elaborazioni Periodiche prima della chiusura dei conti.
 Si può anche stampare gli scadenziari
Contabilità---Fornitori)
Estratti
Conto------Stampa
scadenziario
(scegliere
Clienti
o
Per la chiusura e riapertura dei conti bisogna prima accedere all’anagrafica dell’azienda
e generare il nuovo esercizio:
- fare clic su menu Base/Menu Utilità/Menu di Sistema/Anagrafica Aziende;
- selezionare l’azienda …..;
- fare clic sul pulsante Modifica;
- fare clic sul pulsante Esercizi;
- fare clic sul pulsante Cambia Esercizio;
- fare clic sul pulsante Sì del messaggio di conferma dell’apertura del nuovo esercizio;
- fare clic sul pulsante OK delle due finestre di dialogo e confermare anche il messaggio
della finestra seguente;
- chiudere la finestra di dialogo Anagrafica Aziende.
Senza eseguire il consiglio della finestra sopra visualizzata, scegliere il comando Chiusura
e Apertura Conti del menu Contabilità/Elaborazioni Annuali e confermare il messaggio che
apparirà con il clic sul pulsante OK.
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Confermare anche la finestra di dialogo Chiusura e Apertura Conti di seguito visualizzata
(le tre schede di questa finestra contengono le date, i conti e le causali contabili che
permettono di eseguire automaticamente le registrazioni di chiusura a "Profitti e Perdite" e
a "Stato Patrimoniale" sull'esercizio corrente e le registrazioni di apertura dello "Stato
Patrimoniale" sull'esercizio successivo.
Ulteriori messaggi da confermare verranno visualizzati per permettere all’utente di poter
rinunciare all’operazione nel caso avesse dei dubbi sulla regolare sequenza delle
operazioni di fine anno.
Un messaggio evidenzia il successo dell’avvenuta elaborazione e specifica il numero di
registrazioni generate.
Non rimane che stampare il Libro Giornale per evidenziare gli ultimi movimenti generati a
fine esercizio contabile. Dal menu Contabilità/Elaborazioni Periodiche scegliere la voce
Libro Giornale, selezionare il pulsante d’opzione Definitiva e fare clic sul pulsante OK.
Per accedere alla nuova azienda nella quale ci saranno le registrazioni di apertura,
scegliere il comando Seleziona Azienda del menu Base e modificare le caselle Anni
competenza e Data di lavoro digitando rispettivamente il nuovo anno 2016 e la data
01/01/2016.
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