codice etico e di condotta professionale

CODICE ETICO E DI
CONDOTTA PROFESSIONALE
Messaggio del CEO
Ai dipendenti Belden:
è con grande orgoglio che vi presento il Codice etico e di
condotta professionale di Belden. Questo documento è un
legame vitale tra i nostri valori aziendali di etica e di integrità e i
nostri rapporti giornalieri con le collettività in cui operiamo, con
i nostri fornitori, con i nostri clienti e di collaborazione tra noi.
Per me il successo negli affari consiste interamente nel
mantenere le promesse, sia volontarie sia obbligatorie.
Le promesse volontarie sono quelle a cui molti di noi
penserebbero in primo luogo.
Esempi di promesse volontarie sono tempi di risposta nelle
consegne, garanzie sui prodotti e contratti di assistenza postvendita. Ugualmente importanti sono le promesse obbligatorie,
vale a dire le promesse che occorre fare per operare nei mercati in
cui vogliamo competere. Come società quotata in borsa, ad esempio, promettiamo ai nostri interlocutori
che forniremo loro informazioni complete, accurate e tempestive sulle nostre attività. Promettiamo
di non farci coinvolgere in attività di corruzione; promettiamo di garantire ai nostri collaboratori un
ambiente di lavoro sicuro; promettiamo di curare l’ambiente circostante le nostre strutture e così via.
In breve, promettiamo di fare la cosa giusta. Questo Codice è per tutti noi una guida nel mantenere
la promessa di rispettare le leggi e comportarci in modo etico. Un singolo documento non può
coprire ogni situazione, ma il Codice contiene riferimenti incrociati alle pertinenti politiche di Belden
e indica le risorse a cui rivolgersi per rivolgere domande e segnalare condotte errate.
Belden e le società e i marchi ad essa associati, in attività da oltre 100 anni, godono di una solida
reputazione di integrità nella conduzione degli affari. Tale reputazione è il patrimonio più prezioso.
In qualità di attuali responsabili della società, dobbiamo questa reputazione a chi ci ha preceduti e
a chi ci seguirà affinché il nostro marchio sia tutelato. Non esiste un modo migliore per farlo se non
tenendo fede alle promesse fatte. Unitevi a me in questo impegno giorno dopo giorno.
Cordiali saluti,
John Stroup
Presidente e Amministratore delegato (CEO)
i
I nostri valori fondamentali
In tutti i luoghi e in tutte le situazioni, Belden si attiene ai massimi standard di etica e integrità. Non
ricorriamo mai a scorciatoie in ambito professionale o etico e le nostre interazioni con tutte le aziende,
le comunità e gli individui sono improntate ai massimi standard osservati da tutti i dipendenti Belden.
I clienti definiscono il nostro successo.
• Manteniamo le promesse nei confronti dei nostri clienti, poiché questi sono
gli impegni più importanti.
• Ascoltiamo attentamente i nostri clienti.
• Cerchiamo di essere il fornitore preferito in tutti i mercati in cui operiamo.
Investiamo nelle nostre persone.
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Cerchiamo di attrarre e conservare le persone più valide per la nostra società.
Rispettiamo valori quali diversità, pari opportunità e trattamento equo.
Offriamo opportunità di sviluppo ai nostri dipendenti.
Paghiamo per le prestazioni che riceviamo.
Aiutiamo i dipendenti a capire la nostra strategia e a contribuire alla sua realizzazione.
Apprezziamo i dipendenti che si distinguono in un ambiente dinamico.
Il lavoro di squadra è alla base del nostro successo.
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Il lavoro di squadra è la chiave del nostro successo. È programmato. Non è opzionale.
Ci rispettiamo reciprocamente.
Crediamo nella risoluzione costruttiva dei conflitti.
Comunichiamo in modo aperto e onesto.
Consideriamo più contributi per sviluppare un contributo comune.
Partecipiamo per vincere.
• Batteremo la concorrenza.
• Misuriamo le nostre prestazioni e ci assumiamo la responsabilità.
• Saremo un buon investimento per i nostri azionisti.
Il miglioramento continuo è il nostro stile di vita.
• Sviluppiamo processi sostenibili.
• Cerchiamo di migliorare la sicurezza, la qualità, l’offerta e i costi.
• Eliminiamo gli sprechi da tutti i processi.
Il nostro obiettivo è l’eccellenza.
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Vogliamo raggiungere risultati straordinari.
Ci confrontiamo sempre con il meglio.
Applichiamo l’innovazione in tutto ciò che facciamo.
Crediamo che sia meglio tentare e fallire anziché non cercare mai di “raggiungere le stelle”.
ii
Indice
Lettera dal nostro CEO, John Stroup.................................................................. i
I nostri valori fondamentali...................................................................................ii
Presentazione del nostro Codice........................................................................1
Applicazione del nostro Codice.........................................................................2
Come segnalare dubbi e timori..........................................................................3
Il nostro impegno verso una politica di non ritorsione................................................ 4
Conseguenze delle violazioni del Codice................................................................... 4
La società e i suoi azionisti...................................................................................5
No ai conflitti di interessi................................................................................................. 6
Onestà e accuratezza dei libri e dei registri contabili.............................................. 10
Comunicazione attenta con parti esterne................................................................ 12
No alla compravendita di azioni sulla base di informazioni interne
personalmente o tramite prestanomi........................................................................ 13
Salvaguardia delle risorse e dei dati aziendali.......................................................... 14
Corretto utilizzo delle tecnologie aziendali............................................................... 15
Le comunità in cui si opera................................................................................18
No a tangenti e altre pratiche di corruzione............................................................. 19
Iniziative per la protezione dell’ambiente................................................................. 21
Rispetto delle leggi sul commercio internazionale................................................... 22
Contributi politici e donazioni di beneficenza.......................................................... 24
Clienti, concorrenti e partner............................................................................26
Prodotti e servizi di qualità........................................................................................... 27
Condotta etica con clienti della pubblica amministrazione.................................. 28
Rispetto delle leggi antitrust e sulla concorrenza..................................................... 29
Utilizzo di prassi di marketing corrette sotto il profilo etico....................................... 31
Tutela della riservatezza di terze parti........................................................................ 31
Rispetto dei colleghi di lavoro...........................................................................32
Promozione di un luogo di lavoro rispettoso e accogliente.................................... 33
Salute e sicurezza sul luogo di lavoro......................................................................... 34
Diritti degli individui....................................................................................................... 35
Rispetto della privacy................................................................................................... 36
Deroghe al nostro Codice.................................................................................37
iii
Presentazione del nostro Codice
Benvenuti al Codice etico e di condotta professionale
di Belden, noto semplicemente come il “nostro
Codice”. Il nostro Codice fa da guida nello svolgimento
delle attività professionali in modo etico e descrive
i comportamenti da osservare quando si opera per
conto di Belden. La conoscenza e il rispetto del nostro
Codice - nonché delle leggi e delle politiche aziendali
relative al nostro lavoro - sono requisiti imprescindibili
del nostro impegno verso i nostri interlocutori, e sui
quali continuiamo a basare un duraturo rapporto di
fiducia.
Il nostro Codice non può prendere in esame tutti
i dilemmi etici che si possono incontrare, nessun
manuale può farlo. Tuttavia, ci fornisce gli strumenti
necessari che ci consentono di gestire le situazioni
difficili nelle quali possiamo trovarci. Il nostro codice è
corredato da politiche e procedure aziendali, nonché
da leggi e norme vigenti e dal nostro buon senso.
Leggere attentamente il Codice, capire come si applica
a se stessi e rivolgere eventuali domande per chiarire
ogni dubbio. Così facendo si contribuisce a creare una
cultura di eccellenza e successo.
1
Applicazione del nostro Codice
Il nostro Codice si applica in pari misura a tutti i
dipendenti, funzionari e dirigenti di Belden e delle
nostre consociate a livello mondiale. Ciò significa
che ciascuno di noi è tenuto a rispettare il nostro
Codice, la politica aziendale e le leggi in tutte le attività
professionali giornaliere, senza eccezioni. Dobbiamo
tutti prendere decisioni professionali etiche e rispettare
non solo la lettera, ma anche lo spirito delle leggi, delle
norme e delle linee guida che regolamentano il nostro
lavoro. Pretendiamo che la nostra catena di fornitura
rispetti questi stessi standard etici al medesimo livello.
Nessuno è esonerato dal rispetto del nostro Codice,
tuttavia alcuni di noi hanno una responsabilità
maggiore a questo riguardo. In particolare, i dirigenti
di Belden hanno l’obbligo di incarnare la corretta
condotta professionale e di costituire un esempio
per gli altri dipendenti. I dirigenti devono creare e
mantenere un ambiente di lavoro in cui i dipendenti
capiscano che cosa ci si aspetta da loro e si sentano
a proprio agio nel comunicare timori o segnalare
comportamenti errati. Indipendentemente dalla
posizione che si occupa in Belden, occorre sempre
fornire un esempio positivo e integrare il Codice nel
proprio lavoro giornaliero.
2
Come segnalare dubbi e timori
Segnalare dubbi e timori è il modo più efficace per
promuovere un cambiamento positivo all’interno
della nostra società. Se si viene a conoscenza di una
condotta errata reale o potenziale, o se si hanno
domande sul nostro Codice, sulla politica aziendale
o su leggi e regolamenti in ambito lavorativo, si è
vivamente incoraggiati a segnalare la condotta errata
e chiedere assistenza. Di seguito sono riportate le
numerose risorse disponibili.
• Il proprio superiore
• Le Risorse umane
• Il team Belden addetto alla conformità
(costituito dall’Ufficio legale e del Controllo
interno), inviando un’e-mail a
[email protected]
• La nostra hotline EthicsPoint
• Per telefono a: 1-855-234-9815 negli
USA e in Canada
• Online all’indirizzo:
www.belden.ethicspoint.com
(questo portale contiene numeri di
composizione locali per le giurisdizioni
fuori dagli USA e dal Canada)
Tenere presente che Belden tratta tutte le segnalazioni
in modo riservato, indipendentemente dalla
modalità di segnalazione scelta. Laddove le leggi
locali lo permettono, è possibile anche effettuare la
segnalazione in modo anonimo alla hotline EthicsPoint
suindicata e Belden non tenterà di identificare l’autore
della segnalazione.
Belden conduce indagini in merito a tutte le
segnalazioni di condotta errata reale o potenziale e fa
il possibile per comunicare i risultati delle indagini alla
persona che effettua la segnalazione.
3
Il nostro impegno verso una politica di
non ritorsione
Belden non tollera atti di ritorsione contro chi effettua
segnalazioni in buona fede. Effettuare una segnalazione
“in buona fede” non significa che l’autore della
segnalazione abbia ragione, significa semplicemente
che le sue intenzioni sono oneste e che la persona
fornisce un resoconto completo e accurato di ciò che sa.
A tal fine, i dirigenti Belden devono osservare sempre
un comportamento improntato alla massima apertura,
volto a promuovere una comunicazione chiara con i
loro sottoposti. I dirigenti non devono mai mettere in
atto ritorsioni, né tollerare atti di ritorsione, contro una
persona che effettui una segnalazione in buona fede.
Se si ritiene di essere stati testimoni di atti di ritorsioni
o di averne subiti, occorre denunciarlo.
Conseguenze delle violazioni del Codice
Le violazioni del nostro Codice, della politica aziendale
e di leggi e regolamenti vigenti possono avere gravi
conseguenze, sia per le persone interessate sia per
Belden. Tali conseguenze possono comportare azioni
disciplinari, tra cui il licenziamento, multe e accuse
civili o penali. Ricordare che attenendosi al Codice,
e segnalando condotte errate sospette quanto prima
possibile, è possibile evitare gravi conseguenze per se
stessi e per l’azienda.
4
La società
e i suoi azionisti
5
No ai conflitti di interessi
I conflitti di interessi rischiano di ripercuotersi su
tutti indistintamente creando un’interferenza con gli
interessi vitali dell’azienda. Un conflitto di interessi
sorge quando i nostri interessi personali sono in
contrasto con quelli dell’azienda. Tuttavia, anche
la parvenza di un conflitto può creare problemi.
Per questa ragione, occorre evitare conflitti di interessi
reali o potenziali e segnalare, obbligatoriamente, tali
conflitti non appena si manifestano. In questo modo,
l’azienda può garantire che il problema venga risolto
tempestivamente e in modo etico.
Sebbene non sia possibile prevedere tutti i possibili
scenari caratterizzati da un conflitto di interessi, questa
sezione descrive alcune delle situazioni più comuni
nelle quali ci si può imbattere.
Regali e intrattenimento per motivi
professionali
In Belden, facciamo tutti affidamento su solidi
rapporti professionali per raggiungere un successo
aziendale che duri nel tempo. Stabilire e mantenere
questi rapporti implica spesso lo scambio di cortesie
professionali, ma è estremamente importante farlo
con integrità. A tal fine, è possibile dare o ricevere
regali, ospitalità, pasti, svaghi o altri favori in ambito
professionale purché siano:
• per scopi professionali legittimi e in coerenza
con le normali cortesie solitamente associate
a pratiche di business consolidate;
• di valore nominale;
• di natura non stravagante;
• infrequenti;
• non mirati a influenzare decisioni
professionali.
6
La società e i suoi azionisti
Inoltre, le cortesie professionali devono essere legali e
in linea con gli elevati standard etici dell’azienda. Se in
dubbio, chiedersi se la divulgazione pubblica dei fatti
causerebbe imbarazzo a Belden o al destinatario. Se la
risposta è “sì”, astenersi dallo scambio.
Tenere presente che le norme che regolamentano i
regali e l’intrattenimento nei confronti di funzionari di
governo sono più rigorose di quelle descritte in questa
sezione. Per ulteriori indicazioni al riguardo, consultare
le sezioni “Condotta etica con clienti della pubblica
amministrazione” e “Tangenti e altre pratiche di
corruzione” del nostro Codice.
Opportunità di affari
Tenere presenti gli interessi dell’azienda significa che
non si devono sfruttare per fini personali opportunità
di affari di cui si è venuti a conoscenza tramite il lavoro
presso Belden, né si devono aiutare altri a sfruttare
tali opportunità per guadagno personale. Di norma, i
dipendenti non possono avere interessi commerciali che
siano in qualche modo nocivi per gli interessi di Belden.
DOMANDA
Il mio lavoro mi porta a stretto
contatto con vari partner
commerciali di Belden.
Poiché sono responsabile
di gestire i rapporti con
queste società, sono
spesso in contatto con i loro
rappresentanti. Quest’anno,
uno dei rappresentanti con
cui ho lavorato mi è stato
particolarmente utile e
vorrei invitarlo a una cena di
lavoro per mostrargli il mio
apprezzamento. Va bene?
RISPOSTA
Offrire un pasto a un partner di
lavoro è in genere accettabile,
purché si segua qualche
semplice regola. Innanzitutto,
assicurarsi che la modalità
sia appropriata e scegliere
un ristorante con prezzi
ragionevoli. Considerare la
possibilità che l’invito possa
sembrare in qualche modo
associato a Belden, soprattutto
se non si è soliti invitare i
partner a pranzo o a cena.
Se si è sicuri che l’invito non
possa essere considerato da
una persona ragionevole come
un tentativo di influenzare
decisioni di affari, non ci
dovrebbero essere problemi
a procedere. Tuttavia, è
opportuno informare sempre il
proprio superiore e ottenere le
autorizzazioni necessarie prima
di procedere con un invito di
questo tipo.
7
Attività commerciali con parenti e amici
I dipendenti non possono eseguire la supervisione
diretta o indiretta di componenti del nucleo famigliare,
per evitare il rischio di dare adito a favoritismi. Per
“componenti del nucleo famigliare” si intendono
coniugi, figli, figliastri, genitori naturali, genitori adottivi,
fratelli/sorelle, parenti acquisiti e altri. Se ci si trova in
una posizione che viola questa politica, comunicare
immediatamente la situazione.
Analogamente, se il proprio lavoro implica decisioni
relative a partner commerciali o fornitori di Belden
o all’interazione con essi, assicurarsi che le proprie
decisioni e azioni siano obiettive. Se un amico o
un parente può trarre vantaggio da un accordo
commerciale attuale o potenziale con Belden
(ad esempio, in qualità di dipendenti del partner
commerciale o del fornitore), occorre informare il
proprio superiore e sottrarsi volontariamente da
qualsiasi decisione in merito.
Interessi finanziari
I dipendenti non possono avere un interesse
economico sostanziale in aziende in affari o in
concorrenza con Belden. Sono inclusi partner di canale
e clienti finali di Belden. Un interesse è sostanziale
se rappresenta una proporzione sostanziale di tale
iniziativa commerciale o in grado di influenzare
il giudizio del dipendente. Eccezionalmente un
dipendente può possedere una modesta quantità
di azioni di una società pubblica in qualche modo in
concorrenza con Belden, a meno che tale investimento
non comprometta la capacità del dipendente di
prendere decisioni aziendali indipendenti.
8
La società e i suoi azionisti
Forme d’impiego esterne all’azienda
I dipendenti Belden non possono svolgere lavori o
altre attività professionali nelle quali sia coinvolta
un’azienda concorrente o in affari con Belden.
Tuttavia, i dipendenti possono svolgere lavori o
attività professionali solo quando tali attività non
interferiscono in alcun modo con il lavoro svolto per
Belden. Tenere presente che i dipendenti devono poter
soddisfare le normali esigenze che l’occupazione a
tempo pieno presso Belden comporta, pertanto una
seconda occupazione è scoraggiata.
DOMANDA
Faccio il secondo turno
presso uno stabilimento
di produzione di Belden.
Durante le ferie, cerco
di guadagnare qualcosa
in più con qualche
lavoro stagionale per un
concorrente di Belden. Si
tratta di un lavoro part-time
non in conflitto con il mio
orario attuale. Posso farlo?
Posizione in consigli di amministrazione
Nessun dipendente di Belden può svolgere ruoli
dirigenziali di altre società a scopo di lucro senza
previa autorizzazione scritta dell’Ufficio legale di
Belden. Sebbene la partecipazione a consigli di
amministrazione di onlus, come contributo alle
comunità in cui si opera, è incoraggiata e non richiede
previa autorizzazione, è consentito accettare posizioni
di questo tipo solo se ciò non interferisce con la
capacità di svolgere il proprio lavoro.
I dirigenti di Belden non possono essere collegati ad
aziende di qualsiasi dimensione con le quali Belden
è occasionalmente in affari. Un dirigente di Belden
non può votare in merito a una transazione nella
quale egli stesso, o una società o azienda alla quale
sia in qualche modo collegato, abbia un interesse.
Nessun contratto o altra transazione tra Belden e
un’altra azienda di qualsiasi dimensione saranno
influenzati dal fatto che un dirigente di Belden è
interessato all’altra azienda o società, o è un dirigente
o funzionario della stessa.
RISPOSTA
No, se si tratta di un
impiego presso una ditta
concorrente. Lavoro svolto
per ditte concorrenti di
Belden presto crea un
conflitto di interessi.
L’accettazione di un impiego,
sebbene temporaneo o
part-time, presso una ditta
concorrente comporta la
scissione della lealtà tra
Belden e l’altra azienda,
quindi diventa difficile
operare nell’interesse di
entrambe. I dipendenti
che abbiano fortemente
bisogno di svolgere un lavoro
stagionale al di fuori di
Belden devono parlarne con
il proprio superiore prima
di accettare un’offerta, per
assicurarsi che l’impiego
esterno non crei conflitti
reali o potenziali.
9
Onestà e accuratezza
dei libri e dei registri contabili
Poiché lavoriamo per una società quotata in borsa,
abbiamo una responsabilità nei confronti dei nostri
azionisti e il governo e siamo tenuti a rendere conto
in modo onesto e accurato della salute della società.
Abbiamo tutti l’obbligo di salvaguardare l’accuratezza
dei libri e dei registri contabili di Belden. Le nostre
dichiarazioni pubbliche e altre comunicazioni devono
essere complete, eque, accurate, tempestive e chiare.
A tal fine, la nostra società possiede un sistema di
controlli contabili interni atti a garantire un’adeguata
supervisione aziendale sulle attività di contabilità e
rendicontazione a tutti i livelli. È importante attenersi
sempre a questi controlli. A tal fine, tenere presente
quanto segue.
• Tutti i libri, archivi e conti, tra cui fatture,
cartellini orari, rendiconti spese e tutti gli
altri dati aziendali devono rispecchiare
accuratamente ed equamente le transazioni
di Belden.
• Non inserire mai, per nessuna ragione, voci
false o artefatte nei libri contabili della società.
• Usare sempre i fondi correttamente in
conformità alla documentazione di supporto.
• In nessun caso è consentito creare fondi
neri, somme di denaro illegali occulte o non
registrate.
• Solo il personale autorizzato può effettuare
prelievi da conti spese, e solo con assegno
o altri metodi accettabili di trasferimento
tradizionalmente utilizzati dalle principali
banche. Non è consentito emettere assegni
intestati a se medesimi o beneficiari non
identificabili.
Chiunque abbia un dubbio o un reclamo in materia di
contabilità, controlli contabili interni o verifiche è invitato
a esprimere tali dubbi o reclami (in incognito, volendo) al
responsabile del Comitato Revisione (Chair of the Audit
10
La società e i suoi azionisti
Committee) del Consiglio di Amministrazione chiamando
la hotline EthicsPoint al numero 855-234-9815. Visitare
il portale della hotline EthicsPoint di Belden all’indirizzo
www.belden.ethicspoint.com per i codici di accesso
internazionali se si chiama da paesi diversi dagli Stati
Uniti o dal Canada.
La gestione dei dati è una componente critica per stabilire
un rapporto di fiducia con i nostri clienti, i legislatori e
gli azionisti. Tali dati comprendono tutte le informazioni
elettroniche, le e-mail, le immagini e i documenti cartacei
creati, ricevuti o conservati dalla nostra società per fini
legali, normativi, contabili o commerciali. La gestione
efficace di questi dati ci consente di soddisfare le nostre
esigenze commerciali e di garantire che i dati siano
disponibili quando servono. Inoltre, ci permette di essere
in conformità a tutte le leggi e le normative vigenti e di
salvaguardare documenti rilevanti in caso di controversie,
verifiche o indagini.
Noi tutti dobbiamo osservare le politiche di gestione
dei dati e i tempi di conservazione dei dati stessi nelle
sedi in cui operiamo. In questi documenti sono indicate
le durate di conservazione dei dati commerciali
e le procedure atte a garantire la conformità alle
disposizioni di legge in materia di archiviazione dei
dati. Una di queste disposizioni riguarda i dati relativi
a controversie reali o previste o a indagini governative.
Se si ritiene che dati della società siano stati
indebitamente occultati, alterati o distrutti, occorre
segnalarlo al team Belden addetto alla conformità.
I requisiti di conservazione dei dati di Belden sono
stabiliti nel documento Record Creation, Retention,
Retrieval and Disposal (Politica sulla creazione,
conservazione, recupero e smaltimento dei dati).
Occorre rispondere e rispettare tutte le verifiche e
le indagini interne ed esterne, comprese le indagini
governative. Così facendo, non ci è consentito impedire
o ritardare alcuna verifica o indagine. Fornire sempre
ai revisori e a chi svolge le indagini le informazioni
richieste. Se si hanno domande su verifiche, indagini
o richieste di informazioni e su come rispondere,
consultare il team Belden addetto alla conformità.
11
Comunicazione attenta con
parti esterne
È importante parlare della società con una sola voce
coerente. Quindi, è possibile rilasciare dichiarazioni
pubbliche per conto di Belden solo se siamo stati
espressamente autorizzati a farlo. Se un investitore, un
analista della sicurezza, un addetto stampa o un’altra
importante figura pubblica richiede informazioni a un
dipendente Belden, anche nel caso di una richiesta
informale, consultare il responsabile delle relazioni
con gli investitori. Le richieste di funzionari di governo
o avvocati devono essere riferite all’Ufficio legale. Per
ulteriori informazioni consultare il documento Disclosure
and Release of Company Information Policy (Politica su
divulgazione e comunicazione di dati aziendali).
12
La società e i suoi azionisti
No alla compravendita di
azioni sulla base di informazioni
interne personalmente o
tramite prestanomi
È contro la politica della società e contro la legge usare
informazioni materiali non pubbliche per il proprio
vantaggio personale, tramite l’acquisto o la vendita di
azioni di Belden o di un’altra società quotata in borsa,
o altro. Le informazioni materiali non pubbliche (note
anche come “informazioni interne”) sono informazioni
su una società - Belden o un’altra società quotata
in borsa - non note al grande pubblico e che un
investitore ragionevole considererebbe importanti
nel decidere se acquistare, vendere o tenere i titoli
di quella società. Le informazioni interne spesso
comprendono quelle riportate di seguito.
•
•
•
•
•
Acquisizioni, fusioni o cessioni
Cifre relative a fatturati e utili
Nuovi importanti prodotti
Contratti di notevole entità
Offerte di azioni ordinarie o debiti aziendali
o ristrutturazioni
• Vendite o acquisti di attività significative
Analogamente non ci è consentito divulgare
informazioni interne ad altre persone che potrebbero
usarle a vantaggio personale. Questa pratica è nota
come “tipping” ed è illegale. Le conseguenze per la
violazione delle leggi di insider trading sono rigide
e prevedono responsabilità penali. Per sapere se le
informazioni in proprio possesso sono informazioni
interne, consultare l’Ufficio legale prima di divulgare
tali informazioni o intraprendere azioni sulla loro base.
Per ulteriori indicazioni, consultare il documento
Securities Trading and Communication with Outsiders
Policy (Politica sulla compravendita di titoli e sulla
comunicazione con parti esterne all’azienda).
DOMANDA
Il mio coinvolgimento con
l’R&D di Belden significa
che spesso ho accesso a
informazioni su imminenti
offerte di prodotti. Sono
appena stato messo al
corrente di un nuovo sviluppo
che certamente aumenterà
il prezzo delle azioni della
società, possibilmente di
un importo notevole. Non
sono generalmente tentato
di scambiare azioni Belden
in base alle informazioni
che acquisisco durante il
mio lavoro nell’azienda, ma
questa volta è diverso. Posso
scambiare azioni Belden
sulla base delle informazioni
di cui sono in possesso?
RISPOSTA
No, e non è consentito
neanche consigliare ad
altri di farlo. In determinate
posizioni all’interno di Belden
è insito il privilegio di ricevere
informazioni aziendali
sensibili. Non si deve mai
abusare di tale privilegio
utilizzando le informazioni
per vantaggio personale. Se
si sceglie di scambiare azioni
della società mentre si è in
possesso di informazioni
materiali non pubbliche, si
sceglie di violare le leggi in
materia di insider trading.
Ciò espone i dipendenti che
violano tali leggi e Belden a
rischio di gravi conseguenze,
comprese ingenti multe e il
rischio di reclusione.
13
DOMANDA
Mi capita alcune volte al
mese di lavorare fuori sede.
A seconda del posto in cui mi
trovo, ho talvolta bisogno di
portare il laptop e il cellulare
dell’azienda nella reception
di un albergo o nei pressi di
un bar per svolgere le mie
consuete attività lavorative.
Il mio laptop è crittografato
e, se devo ricevere una
telefonata, cerco di parlare
a bassa voce in modo
che gli altri non possano
sentirmi. Devo adottare altre
precauzioni?
RISPOSTA
Sì. Le misure adottate sono
giuste ma quando si tratta
di informazioni aziendali
riservate, la prudenza non è
mai troppa. Se ci si trova a
svolgere attività lavorative in
un luogo pubblico, assicurarsi
di non parlare di informazioni
riservate, neanche a bassa
voce, in quanto non si sa
chi potrebbe essere in
ascolto. Usare prudenza
quando si visualizzano dati
riservati o proprietari sul
laptop o un altro dispositivo,
poiché qualcuno alle proprie
spalle potrebbe guardare
non visto. Prestare inoltre
attenzione ai rischi per la
sicurezza insiti nell’utilizzo di
reti Wi-Fi pubbliche. Infine,
sebbene il proprio laptop
sia crittografato, assicurarsi
di non lasciarlo incustodito
quando non è al sicuro nella
camera d’albergo.
14
Salvaguardia delle risorse e
dei dati aziendali
È importantissimo per il nostro successo futuro
salvaguardare le risorse accumulate grazie al nostro
lavoro. Queste risorse comprendono la proprietà fisica
di Belden, le sue tecnologie e le informazioni riservate.
Le informazioni riservate su Belden e sulle sue attività
sono di proprietà della società. Tali informazioni
possono essere usate o divulgate solo quando esiste
un’esigenza commerciale che lo richieda. I dipendenti
le cui mansioni richiedono l’accesso costante a
informazioni riservate devono firmare un accordo
di segretezza. Di seguito sono riportati esempi di
informazioni riservate.
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Metodi di produzione
Disegni di progetti
Elenchi dei clienti
Elenchi dei dipendenti
Previsioni di utili
Strategie aziendali
Candidati di acquisizioni
Non è consentito divulgare dati o informazioni di
natura riservata a chiunque al di fuori di Belden, o a
dipendenti che non necessitano di tali informazioni,
a meno che non sia stata ottenuta l’autorizzazione a
farlo e sia stato firmato un accordo di riservatezza.
La proprietà intellettuale di Belden, compresi brevetti,
marchi di fabbrica, diritti d’autore e segreti commerciali,
sono di vitale importanza per Belden. I dipendenti hanno
il dovere di proteggere questa proprietà intellettuale
da divulgazioni non autorizzate e da uso indebito
da parte di altri. Non è consentito parlare di segreti
commerciali (o altre informazioni riservate) in luoghi in
cui si potrebbe essere ascoltati da terzi non autorizzati.
Occorre inoltre evitare di lasciare incustoditi computer,
telefoni cellulari, file o altri dispositivi elettronici di
memorizzazione della società.
La società e i suoi azionisti
Corretto utilizzo delle
tecnologie aziendali
I beni di Belden includono computer, sistemi di
comunicazione e apparecchiature correlate. La società
fornisce questi sistemi e apparecchiature, compresi
sistemi di posta elettronica e vocale, in ausilio
all’adempimento delle rispettive mansioni. Questi
supporti non sono destinati all’uso personale, se non
occasionalmente e in misura limitata.
Tenere presente che i messaggi inviati tramite e-mail,
quelli contenuti nella posta vocale e il contenuto
dei computer aziendali sono di esclusiva proprietà
di Belden e sono considerati archivi commerciali
di Belden. Pertanto, possono essere divulgati in
connessione con procedimenti amministrativi,
giudiziari o di altra natura.
Non è mai consentito usare la posta elettronica
o la posta vocale della società per offendere
o diffamare verbalmente o in altro modo altre
persone. Un linguaggio offensivo, volgare, osceno
o intimidatorio non trova posto nelle comunicazioni
effettuate all’interno di Belden. Sono inoltre proibiti
la comunicazione, la disseminazione o la stampa di
materiali protetti da copyright in violazione alle leggi
sul copyright, e il download, la distribuzione o l’invio di
materiali osceni o pornografici.
L’uso della posta elettronica, della posta vocale e di altre
tecnologie di Belden da parte dei dipendenti implica che
essi acconsentano volontariamente e con cognizione
di causa al diritto da parte di Belden di porre sotto
controllo l’uso di questi sistemi, ai sensi delle leggi locali
vigenti. I dipendenti non devono presumere che la posta
elettronica o la posta vocale siano riservate o private
e, quindi, non devono aspettarsi alcuna riservatezza in
relazione all’utilizzo di tali sistemi.
Per ulteriori indicazioni, consultare il documento
E-mail, Internet and Computer Security Policy (Politica
sulla sicurezza della posta elettronica, di Internet e dei
computer).
15
Molti dipendenti usano nella vita privata i social media,
inclusi blog, siti di social network, podcast, wiki, siti
di condivisione di foto/video e chat room. Belden
riconosce che i social media e Internet in generale
hanno importanti utilizzi in ambito professionale in
quanto consentono di interagire con vari interlocutori.
Tuttavia, occorre sempre ricordare che i messaggi
elettronici sono dati relativi a comunicazioni aziendali
permanenti e trasferibili che possono influire sulla
reputazione di Belden. Ciò significa che occorre
seguire le politiche e le procedure di Belden quando
si utilizzano i social media. Non bisogna mai dare
l’impressione di parlare o di agire per conto della
società a meno che non si è autorizzati a farlo.
Quando si usano i social media, occorre:
• Ottenere l’autorizzazione del Marketing
aziendale in uscita (corporate.
[email protected]) prima di
pubblicare informazioni ufficiali su Belden o
sui nostri marchi.
• Seguire le norme aziendali per quanto
riguardo l’utilizzo che ci è consentito fare
della tecnologia.
• Proteggere le risorse e le informazioni
riservate della società, tenendo sempre
presente che Internet è un luogo pubblico.
• Comunicare chiaramente la propria
affiliazione con Belden quando si parla della
società e/o di uno o più dei suoi marchi nei
messaggi online. Questa regola si applica
sia nel caso in cui si pubblichino commenti
online come rappresentanti autorizzati
della società sia qualora si utilizzino i social
media nella vita privata (ossia quando non
si opera nell’adempimento delle proprie
mansioni lavorative).
16
La società e i suoi azionisti
Queste regole generali si applicano ai nostri fornitori,
agli enti e ad altri che operano per nostro conto.
Dobbiamo evitare di chiedere a parenti o amici
di pubblicare contenuti online o in siti di social
network che non potremmo altrimenti pubblicare
personalmente in quanto dipendenti della società.
Se si ritiene che tecnologie e/o comunicazioni
elettroniche della società vengono usate
indebitamente, informare al riguardo il team Belden
addetto alla conformità.
Per ulteriori indicazioni, consultare il documento
Social Media Guidelines (Linee guida per l’utilizzo dei
social media).
17
Le comunità in cui si opera
18
No a tangenti e altre
pratiche di corruzione
Belden intende raggiungere il successo grazie
al lavoro svolto e non in virtù di pratiche illecite.
Nel rispetto della politica aziendale e della legge, non
è mai consentito corrispondere o accettare tangenti,
mazzette o altri pagamenti illeciti in connessione con
le attività di Belden. Una “tangente” è alcunchè di
valore - denaro, regali, favori o svaghi - che può essere
visto come un tentativo di influenzare le azioni o le
decisioni di una persona, di ottenere o conservare
affari, o di acquisire vantaggi illeciti di qualsiasi natura.
Una “mazzetta” è la restituzione di una somma già
corrisposta (o da corrispondersi) come ricompensa per
la conclusione o l’agevolazione di accordi commerciali.
Entrambe sono rigorosamente vietate in Belden.
Belden rispetta le leggi anticorruzione, incluso lo
U.S. Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”), ovunque
operi. Queste leggi vietano i pagamenti illeciti
(o offerte di pagamento) a funzionari pubblici esteri
con l’intento di ottenere o conservare affari o altri
vantaggi commerciali illeciti. Tenere presente che
per “funzionari pubblici esteri” si intende dipendenti
pubblici esteri (cioè non del governo USA) a livello
federale, statale o locale, partiti politici o candidati a
una carica politica, nonché dipendenti di aziende di
proprietà di un governo estero. Le violazioni dell’FCPA e
di altre leggi anticorruzione possono comportare multe
e sanzioni di notevole entità, inclusa la reclusione.
19
Una società può essere responsabile anche di essere
a conoscenza di violazioni dell’FCPA da parte di suoi
agenti esterni, consulenti, rappresentanti commerciali
o distributori. “Essere a conoscenza” comprende
una disattenzione consapevole, ossia il caso in cui si
ignorino circostanze, relative a una transazione, che
indurrebbero una persona ragionevole a sospettare la
possibilità che possa verificarsi una violazione. Se si
sospetta che le tariffe o le commissioni di un agente
siano eccessive, o sussiste una qualsiasi altra ragione
per credere che in connessione con una transazione
sarà pagata una tangente, ci si deve astenere dal
completare la transazione.
I dipendenti devono tutti prestare attenzione ai punti
elencati di seguito in relazione all’FCPA, e devono
consultare l’Ufficio legale di Belden qualora emergano
problematiche del tipo riportato di seguito:
• indizi relativi alla possibilità che durante il
termine dell’accordo proposto potrebbero
avere luogo atti di corruzione o altri atti di
violazione della legge;
• quando si tratta con un parente prossimo o
un socio in affari di un affermato funzionario
governativo;
• richiesta di commissione insolitamente elevata;
• quando si tratta con un paese noto per
pratiche illegali o corrotte;
• richiesta di pagamento in contanti o
pagamenti inconsueti a beneficiari discutibili.
Se Belden sospetta atti illeciti non esiterà a
interrompere ulteriori interazioni con un rappresentante
commerciale estero per evitare una violazione dell’FCPA.
Le leggi anticorruzione colpiscono anche i pagamenti
agevolanti. I “pagamenti agevolanti” sono pagamenti
occasionali di modesta entità finalizzati ad accelerare
l’adempimento di regolari azioni di governo da parte di un
funzionario pubblico. Tali azioni comprendono l’emissione
di permessi di lavoro e visti. Questi pagamenti, tuttavia,
sono vietati in molti paesi. Per questa ragione, e date le
molteplici problematiche di natura legale e commerciale
che essi comportano, Belden vieta l’utilizzo di pagamenti
agevolanti in ogni circostanza.
20
Le comunità in cui si opera
Per ulteriori indicazioni al riguardo, incluse forme
lecite di regali o svaghi ai sensi dell’FCPA, consultare
il documento FCPA/ Anti-Bribery Policy (FCPA/Politica
anticorruzione).
Dobbiamo inoltre prestare particolare attenzione a
non farci mai coinvolgere in attività di corruzione.
Per “attività di corruzione” si intende il pagamento
di tangenti, favori o mazzette a un dipendente di
un partner commerciale privato (non governativo)
reale o potenziale per ottenere affari o influenzare
decisioni di affari. Le attività di corruzione includono
anche pagamenti illeciti indiretti a questi dipendenti
e loro parenti. Se una di queste persone richiede un
pagamento illecito, rivolgersi immediatamente al team
Belden addetto alla conformità. Belden non accetterà di
concludere affari tramite pagamenti indebiti o illegali.
Iniziative per la protezione
dell’ambiente
Belden rispetta le leggi e le normative in materia di
tutela dell’ambiente in tutte le aree geografiche in
cui opera. Inoltre, lavora con tecnologie rispettose
dell’ambiente. In tutto ciò che fa, incoraggia sia lo
sviluppo di procedure ambientali adeguate sia la
riduzione degli sprechi tramite la riduzione delle
risorse, il riciclaggio e il controllo dei processi
produttivi. Chiunque abbia qualche idea su come
la società possa ridurre con maggiore efficacia le
emissioni di anidride carbonica, è invitato/a a inviare i
propri suggerimenti agli uffici Belden nella propria area
geografica.
DOMANDA
Spesso lavoro all’estero e
ho fatto amicizia con alcuni
funzionari pubblici esteri.
Di recente ho regalato un
orologio a uno dei miei
contatti in un paese straniero
per ringraziarlo della sua
ospitalità e generosità nei
miei confronti. Lui non ha
espressamente promesso
di restituirmi la gentilezza e
io non ho contratti in corso
con lui o il governo che egli
rappresenta. È una cosa che
si può fare?
RISPOSTA
No, non va bene. Il nostro
Codice e le leggi vietano il
pagamento o la promessa
di alcunchè di valore a
un funzionario estero per
ottenere un vantaggio illecito
e questo costoso regalo
(a differenza di un regalo
modesto quale può essere
un cappello o una t-shirt di
Belden) potrebbe essere
visto come offerto con un
intento corruttivo. In questa
situazione, sebbene non vi
siano interazioni commerciali
al momento, esiste la
probabilità che si conducano
affari con questo funzionario
pubblico in futuro. In caso di
domande occorre rivolgersi
al team Belden addetto
alla conformità.
21
Rispetto delle leggi sul
commercio internazionale
Con una presenza nel mercato di quasi ogni paese
nel mondo, è vitale per il nostro costante successo
rispettare tutte le leggi e le normative nazionali e locali
che regolamentano le attività commerciali internazionali.
Gli Stati Uniti e in misura minore altri paesi
regolamentano e in alcuni casi limitano le esportazioni
di prodotti, materiali e tecnologie a determinati paesi
o determinati utilizzatori finali. Se le nostre mansioni si
svolgono in ambito internazionale, è importante capire e
rispettare attentamente queste restrizioni.
Tenere presente che per “esportazione” si intende
la spedizione di un prodotto, servizio, tecnologia
o informazioni in un altro paese. Un’esportazione
può avere luogo anche quando si forniscono
tecnologie, dati tecnici o software a un cittadino non
statunitense situato negli Stati Uniti o altrove. Ciò vale
indipendentemente dalla modalità di trasferimento
dell’articolo o dell’informazione, manualmente,
verbalmente o per iscritto.
La legislazione USA impone anche che Belden rifiuti
di partecipare a boicottaggi esteri non approvati dagli
Stati Uniti, come ad esempio il boicottaggio di Israele
da parte della Lega Araba. Noi dobbiamo astenerci dal
collaborare con richieste concernenti tali boicottaggi o
prassi commerciali restrittive correlate. Ciò significa che
non possiamo intraprendere azioni, fornire informazioni
o fare dichiarazioni che potrebbero essere interpretate
come la partecipazione al boicottaggio di un paese
estero dichiarato illegale dagli Stati Uniti. Sono previste
pene severe per la violazione di queste leggi.
Inoltre, Belden è tenuta a denunciare sospette
richieste di boicottaggio nei confronti del governo USA.
Se si sospetta di aver ricevuto qualche richiesta di
informazioni di boicottaggio, per iscritto o verbalmente,
occorre informare l’Ufficio legale.
22
Le comunità in cui si opera
Infine, gli Stati Uniti, le Nazioni Unite, l’Unione Europea
e altri paesi hanno imposto sanzioni che possono
limitare o vietare le interazioni con determinati paesi,
entità o persone. Tali sanzioni generalmente limitano le
seguenti attività:
•
•
•
•
•
trasferimenti di risorse;
pagamenti monetari;
fornitura di servizi;
esportazioni di tecnologie sensibili;
viaggi nei paesi interessati.
Noi dobbiamo conoscere e rispettare le limitazioni
vigenti ovunque operiamo. Belden ha incaricato presso
le proprie strutture coordinatori addetti alla conformità
per garantire la conformità alle leggi vigenti in materia
di esportazioni, sanzioni e antiboicottaggio. In caso di
dubbi per quanto riguarda la portata o l’applicazione
di queste leggi alle proprie attività, consultare l’Ufficio
legale della società.
Per ulteriori indicazioni, consultare il documento
Export and Anti-Boycott Control Policy and Procedures
(Politica e procedure sul controllo delle esportazioni e
sulle leggi antiboicottaggio).
DOMANDA
Ho bisogno di inviare dati
tecnici sotto il controllo
del governo USA a certi
dipendenti Belden che non
sono cittadini statunitensi,
ma si trovano negli Stati
Uniti. È importante che
io riesca a inviare i dati
immediatamente affinché
il progetto proceda.
Posso inviare i documenti
via e-mail?
RISPOSTA
No, occorre prima
confermare che queste
persone siano autorizzate
a ricevere i dati. A tal fine è
possibile rivolgersi all’Ufficio
legale. È importante notare
che lo status di dipendenti
assunti non è una
qualificazione sufficiente in
Belden per poter accedere
a prodotti, tecnologie
o servizi regolamentati
dalle leggi statunitensi
sulle esportazioni o a
quelli di un altro paese,
indipendentemente dalla
sede in cui la persona
si trova.
23
Contributi politici e donazioni
di beneficenza
Belden invita tutti i dipendenti a essere cittadini
responsabili e a sostenere enti benefici di loro
gradimento, con la consapevolezza, tuttavia che
in nessuna circostanza la loro posizione presso
Belden, o la loro possibilità di promozione futura,
sarà influenzata dal sostegno (o dall’opposizione)
a enti benefici o candidati a una carica politica. È
contrario alla politica di Belden esercitare pressioni sui
dipendenti affinché elargiscano contributi individuali a
organizzazioni di beneficenza e campagne politiche.
Se si sceglie di partecipare ad attività politiche o di
beneficenza, occorre farlo nel tempo libero e a proprie
spese. Non è consentito usare le risorse di Belden, o il
tempo normalmente dedicato al lavoro, per contributi
a partiti o comitati politici o a candidati a una carica
pubblica. Fare sempre affidamento sul buon senso e
assicurarsi che la partecipazione in ambito politico o
benefico non interferisca con il rendimento lavorativo.
Di tanto in tanto, Belden può scegliere di fare
contributi o donazioni a enti benefici in conformità alle
leggi locali e in linea con gli interessi della società.
L’Amministratore delegato di Belden deve approvare
tali contributi politici, che devono anche essere
accuratamente registrati nei nostri libri contabili.
24
Le comunità in cui si opera
Analogamente la nostra società può scegliere di
impegnarsi in attività di lobbying per promuovere
i nostri obiettivi legislativi e professionali.
Queste attività includono:
• contatti con legislatori, responsabili di organi
di regolamentazione, dirigenti di filiali o
relativo personale;
• comunicazioni con funzionari
dell’amministrazione pubblica;
• iniziative per influenzare l’azione legislativa o
amministrativa.
È importante notare che le attività di lobbying possono
richiedere la divulgazione di informazioni e sono
soggette a regole specifiche. Se il proprio lavoro include
attività di lobbying, assicurarsi che siano rispettate tutte
le norme applicabili. Parlare di tali attività con l’Ufficio
legale per determinare se richiedano la divulgazione di
informazioni o il rispetto di altre norme.
25
Clienti, concorrenti e partner
26
Prodotti e servizi di qualità
I prodotti altamente differenziati e a elevate prestazioni
di Belden sono presenti in una molteplicità di mercati:
industria, impresa, trasmissioni, trasporto ed energia. I
nostri clienti scelgono Belden perché fornisce prodotti
di qualità superiore ed eccellente valore. Garantire che
i nostri prodotti siano sempre della massima qualità è
di fondamentale importanza per continuare ad avere
successo. Dobbiamo tutti conoscere e rispettare le
politiche e le procedure aziendali atte a proteggere la
qualità e la sicurezza dei nostri prodotti. Per indicazioni,
consultare i nostri responsabili di stabilimento.
Allo stesso modo in cui noi forniamo prodotti sicuri e
di qualità, pretendiamo altrettanto dai prodotti e dai
servizi che i nostri fornitori forniscono a noi.
27
Condotta etica con
clienti della pubblica
amministrazione
Qualora si lavori su contratti con la pubblica
amministrazione, occorre rispettare determinate
regole. In primo luogo occorre essere sempre onesti
e accurati quando si interagisce con dipendenti,
funzionari ed enti pubblici. Oltre a conoscere e
rispettare tutti i requisiti contrattuali, occorre:
• garantire che tutti i resoconti, le certificazioni e
le dichiarazioni alla pubblica amministrazione
siano attuali, accurate e complete;
• assegnare tutte le allocazioni di tempo e i
costi alla categoria corretta e al contratto
pertinente;
• conservare i dati in conformità ai requisiti
contrattuali;
• non eliminare mai i dati scritti o altri
documenti fino alla scadenza del periodo di
archiviazione richiesto;
• usare articoli di proprietà della pubblica
amministrazione esclusivamente per gli
scopi specificati e mai per uso personale o
non contrattuale.
I regolamenti impongono inoltre il completo
adempimento dei contratti secondo i rispettivi termini.
È vietata la deviazione dalle specifiche del contratto
senza autorizzazione, ad esempio con sostituzioni di
materiali o fornitori oppure omettendo l’esecuzione di
test e ispezioni obbligatori.
In molti settori, l’offerta di piccoli doni e svaghi è
una pratica comune. Tuttavia, sono previste per
legge rigorose limitazioni all’offerta di doni o svaghi
a funzionari pubblici. Quando il nostro cliente è il
governo americano, è solitamente illegale offrire doni,
svaghi o altri articoli di valore, poiché il dono può
compromettere la capacità del funzionario di prendere
decisioni professionali imparziali. Non offrire mai a
un funzionario del governo americano alcunchè di
valore, anche l’offerta di un articolo di modesta entità
28
Clienti, concorrenti e partner
potrebbe essere considerato un atto di corruzione. Per
le regole relative all’offerta di doni o svago a funzionari
pubblici esteri, consultare la sezione “Tangenti e altre
pratiche di corruzione” del nostro Codice.
La legge federale vieta inoltre di parlare di
opportunità di impiego in Belden con funzionari
pubblici quando è in corso un contratto con la
pubblica amministrazione. Ciò vale nel caso in cui le
discussioni avvengano sia direttamente sia tramite un
intermediario, come ad esempio un’agenzia interinale.
È illegale offrire, promettere o anche accennare alla
possibilità di un’eventuale opportunità di lavoro.
Anche conversazioni casuali o battute spiritose
potrebbero essere considerate tentativi di influenzare
indebitamente un funzionario pubblico, quindi è
opportuno evitare del tutto queste circostanze.
È inoltre importante notare che si può essere ritenuti
responsabili anche qualora sia il funzionario pubblico,
non il dipendente Belden, a iniziare la discussione
relativa alle possibilità di impiego. Se si riceve una
richiesta di impiego inattesa da un funzionario
pubblico o da terzi che lo rappresentano, consultare
immediatamente l’Ufficio legale.
Rispetto delle leggi antitrust
e sulla concorrenza
Belden osserva tutte le leggi vigenti che proibiscono
l’imposizione di limiti irragionevoli del commercio o
monopoli, noti negli USA come leggi “antitrust”. Queste
leggi sono finalizzate a salvaguardare la concorrenza
leale nel mercato e in generale a vietare accordi tra
concorrenti riguardo a:
•
•
•
•
fissare prezzi o condizioni di vendita;
dividersi clienti, territori o mercati;
regolamentare o limitare la produzione;
punire un fornitore o un cliente con la
riduzione del volume di affari.
DOMANDA
Un progetto su cui sto
lavorando è indietro a causa
dei numerosi requisiti di
collaudo. I test sembrano
ripetitivi e saltarne qualcuno
non influirà probabilmente
sulla qualità del prodotto
finale. Va bene se svolgo
solo i test che ritengo siano
assolutamente necessari?
In questo modo Belden
risparmierà tempo e denaro.
RISPOSTA
No. Occorre svolgere
tutti i test richiesti dal
contratto pubblico e
registrare accuratamente
tutti i risultati. La mancata
esecuzione delle corrette
procedure di collaudo
stabilite nel contratto può
causare lesioni a persone
o a oggetti. Può inoltre
comportare notevoli sanzioni
e pregiudicare futuri
contratti, quindi l’omissione
dei test non costituirà un
risparmio di tempo o denaro
a lungo termine.
29
Per ridurre il rischio di violazione delle leggi antitrust o
sulla concorrenza, i dipendenti non devono mai parlare
con ditte concorrenti riguardo alle attività di Belden o
delle attività della ditta concorrente in relazione a:
• prezzi passati, presenti o futuri;
• prassi o strategie di definizione dei prezzi
(o qualsiasi altra questione relativa ai prezzi);
• chi servirà quali mercati;
• chi servirà quali mercati;
• sconti o promozioni;
• se o come trattare con un cliente o un
gruppo di clienti.
Alle riunioni delle associazioni di categoria o alle
fiere campionarie, un dipendente deve ritirarsi da
una riunione con concorrenti nel corso della quale
siano trattati gli argomenti di cui sopra e informare
dell’incidente l’Ufficio legale di Belden. Per ulteriori
indicazioni, consultare il documento Antitrust Policy
Bulletin (Bollettino della politica antitrust).
È inoltre importante acquisire informazioni sui
concorrenti solo tramite mezzi etici e legali adeguati.
Ciò significa, in parte, che non si dovranno mai ottenere
informazioni proprietarie o riservate su un concorrente
in maniera illegale, ingannevole o illecita. Significa
anche che non si devono mai chiedere informazioni a
nuovi dipendenti che abbiano precedentemente lavorato
per un concorrente di Belden.
Se si ricevono informazioni su un concorrente
ritenute riservate o ottenute tramite mezzi illeciti,
rivolgersi immediatamente al team Belden addetto
alla conformità.
30
Clienti, concorrenti e partner
Utilizzo di prassi di marketing
corrette sotto il profilo etico
È importante usare sempre prassi di marketing
corrette dal punto di vista etico. Se la propria mansione
prevede attività quali vendita, pubblicità, promozione o
marketing dei prodotti Belden, si è tenuti in particolare
modo a garantire che la propria condotta sia all’insegna
dell’onestà e dell’integrità. Come società, adempiamo
a tale requisito presentando qualità, caratteristiche o
disponibilità dei nostri prodotti e servizi con precisione
e onestà. Significa altresì che occorre sempre evitare di
stabilire raffronti sleali o inesatti tra i prodotti e i servizi
di Belden e quelli dei concorrenti.
Tutela della riservatezza
di terze parti
Rispettare la nostra integrità significa che dobbiamo
rispettare le informazioni di altri, compresi concorrenti,
clienti e fornitori. I dipendenti non possono
divulgare tali informazioni riservate senza la debita
autorizzazione dei rispettivi proprietari. In questo
obbligo rientra l’impegno da parte dei nuovi dipendenti
a non divulgare le informazioni riservate dei loro
precedenti datori di lavoro.
A tal fine, Belden si impegna a rispettare i brevetti, i
diritti d’autore e i segreti commerciali di altri, compresi
concorrenti, clienti e fornitori. Ciò implica che i dipendenti
non possono eseguire copie non autorizzate di materiali
protetti da copyright. Occorre prestare particolare
attenzione quando si acquisisce software da altri. In
quanto proprietà intellettuale, il software è protetto da
copyright, e può anche essere protetto da brevetto o
segreto commerciale, o contenere informazioni riservate.
Prima di installare un software sui sistemi di Belden o
di copiare un software dai sistemi di Belden, occorre
consultare la persona che si occupa della tecnologia
informatica presso la sede specifica di Belden. Per
ulteriori indicazioni al riguardo, consultare il documento
Copyright Policy (Politica sul copyright).
DOMANDA
Sto attualmente cercando
di raggiungere la mia quota
trimestrale in modo da ricevere
l’incentivazione retributiva. Ho
condotto intense trattative con
un nuovo cliente potenziale, ma
sono a un punto morto. Il mio
contatto presso il nuovo cliente
potenziale mi dice che se
riesco a convincere la direzione
di Belden ad accettare certi
parametri del livello di servizio,
il contratto sarà assegnato a
Belden. Tuttavia, i parametri
del livello di servizio proposti
non saranno molto vantaggiosi
per Belden. Voglio davvero
chiudere il contratto e ricevere
l’incentivazione retributiva.
Posso perorare la causa
del potenziale cliente in
questa situazione?
RISPOSTA
No. Non si può permettere
che il desiderio di raggiungere
la quota o ricevere
l’incentivazione retributiva
prevalga sull’obbligo di
operare nell’interesse di
Belden. Perorare la causa del
cliente in questa situazione
costituirebbe una violazione
del Codice. Se si hanno dubbi
riguardo alla correttezza
professionale o etica di una
prassi commerciale rivolgersi
all’Ufficio legale.
31
Rispetto dei colleghi
di lavoro
32
Promozione di un luogo
di lavoro rispettoso e
accogliente
Belden ritiene che le persone con una varietà di
esperienze e prospettive migliorino la creatività,
l’innovazione e la vitalità sul luogo di lavoro, e
pertanto sostiene la diversità. Belden sostiene inoltre
pari opportunità per tutti i dipendenti qualificati
indipendentemente da razza, colore, origine
nazionale, religione, età, sesso, invalidità o altri stati
tutelati dalla legge.
Belden si impegna a garantire un ambiente di lavoro
esente da “molestie” illegali e inopportune dei
dipendenti. Per molestia si intende qualsiasi forma di
comportamento indesiderato verso un’altra persona
al fine di creare un ambiente di lavoro intimidatorio,
ostile o offensivo. Si riferisce altresì a molestie sessuali
e razziali, nonché a molestie che riguardino qualsiasi
altra classificazione protetta. Ciascun dipendente ha
la responsabilità di cooperare nel mantenimento di un
ambiente di lavoro esente da molestie e discriminazioni.
Se si viene a conoscenza o si sospetta un caso
di discriminazione o di molestia, segnalare
immediatamente la situazione rivolgendosi a un
supervisore o al responsabile delle Risorse umane
presso la propria sede. Si può farlo anche seguendo
la procedura descritta nella sezione “Come segnalare
dubbi e timori” di questo Codice. Belden considera
la molestia un grave atto di cattiva condotta e
le violazioni possono comportare provvedimenti
disciplinari compreso il licenziamento.
Per ulteriori indicazioni, rivolgersi alle Risorse umane e
chiedere una copia del documento Harassment Policy
Bulletin (Bollettino della politica sulle molestie) che
contiene ulteriori informazioni in merito.
DOMANDA
Mi sono trasferito di recente
in una nuova sede di Belden
all’estero. I miei colleghi
sono stati in generale molto
accoglienti. Tuttavia, una di loro
è stata particolarmente ostile
nei miei confronti. All’inizio ho
pensato che fosse perché ero
nuovo, ma con il passare del
tempo, il suo comportamento
è peggiorato. Ora inizia a
fare commenti offensivi sulla
mia etnia e sul mio paese di
origine. Non voglio iniziare con
il piede sbagliato e segnalare
il suo comportamento, ma
comincio a stancarmi di
questo trattamento. Che cosa
posso fare?
RISPOSTA
Il comportamento di questa
collega non è solo scarsamente
professionale e moralmente
scorretto, può essere
considerato a tutti gli effetti
molesto. Non c’è motivo di
rimandare la segnalazione
di questo trattamento al
proprio superiore o, se lo si
ritiene più opportuno, alle
Risorse umane o denunciando
la situazione alla hotline.
Non pensare, però, che si
debba rimanere in silenzio e
accettare un comportamento
scorretto o offensivo. Le
molestie di qualsiasi natura
sono bandite in Belden e non
saranno tollerate.
33
Salute e sicurezza sul luogo
di lavoro
Belden si impegna a garantire che nei propri
stabilimenti e nelle proprie sedi regni un ambiente di
lavoro sicuro per tutti i dipendenti nel rispetto delle
norme in materia di sicurezza e salute sul luogo di
lavoro. Nessuna attività è così importante da non
lasciare il tempo che sia svolta in modo sicuro. Belden
promuove sempre prassi di lavoro sicure volte a evitare
rischi per i dipendenti, i vicini e l’ambiente. Implementa
inoltre programmi, corsi di formazione e controlli
interni necessari per raggiungere questi obiettivi. Se si
hanno dubbi su salute e sicurezza sul luogo di lavoro,
rivolgersi al proprio supervisore. Per ulteriori indicazioni
al riguardo, consultare il documento Safety Policy
(Politica sulla sicurezza).
L’abuso di sostanze stupefacenti interferisce con la
capacità di svolgere il proprio lavoro in modo sicuro
e quindi costituisce un rischio per tutti. Poiché la
società è impegnata a garantire operazioni sicure, non
è consentito lavorare sotto l’effetto di alcool, droghe
o farmaci da banco o con prescrizione usati in modo
errato, a prescindere che l’utilizzo avvenga durante
l’orario di lavoro o nei locali della società. Inoltre, non
è mai consentito usare, possedere, cedere o vendere
droghe o alcool, o usare in modo errato farmaci da
banco o con prescrizione, durante l’orario di lavoro
o nei locali della società. L’unica eccezione a questa
regola, prevista dall’azienda, è quando l’alcool viene
usato con moderazione in occasione di un evento
aziendale autorizzato.
A ulteriore garanzia della sicurezza di tutti, non sono
permesse armi o atti violenti nei locali della società o
durante lo svolgimento di lavoro per Belden. Belden
non tollererà minacce o atti di violenza e tratterà con
grande serietà tutte le denunce di tali condotte errate.
I dipendenti che si fossero sentiti minacciati o abbiano
assistito ad atti di violenza sul luogo di lavoro, devono
segnalare immediatamente la situazione al proprio
superiore o alle Risorse umane.
34
Rispetto dei colleghi di lavoro
Infine, sebbene la società desideri che non si
verifichino mai situazioni di emergenza, è importante
essere preparati ad affrontarle. In caso di catastrofe
naturale, atti di terrorismo o emergenze di altra natura,
la società prevede procedure di gestione delle crisi
nelle sedi in cui si opera.
Diritti degli individui
Belden prevede orari di lavoro ragionevoli e salari
competitivi per tutti i dipendenti, in linea con i
requisiti legali vigenti. I dipendenti hanno il diritto
di promuovere i propri diritti collettivi e segnalare
motivi di scontento alla direzione. Esiste una politica
di tolleranza zero per l’utilizzo di forza lavoro minorile
e il divieto di collaborare con società che violano
questa politica. Se vi sono ragioni di ritenere che nostri
partner terzi pratichino lavoro forzato o altre prassi
che violano i diritti umani degli individui, segnalare
immediatamente questa condotta.
35
DOMANDA
Ho recentemente ascoltato
per caso alcuni miei
colleghi che si lamentavano
delle frequenti assenze
e dell’etica lavorativa di
un altro collega. Poiché
ho accesso ai dati dei
dipendenti della mia zona,
so che questo particolare
collega è affetto da una
condizione medica che gli
causa frequenti assenze dal
lavoro. Vorrei parlare con i
miei colleghi e comunicare
loro queste informazioni
in modo che la smettano
di fare commenti negativi
e contribuire così a creare
un clima di maggiore
comprensione. Va bene?
RISPOSTA
No. Se questo collega
sceglie di informare gli altri
sulla sua condizione, è una
sua decisione. Quando però
si gestiscono i dati personali
dei dipendenti, si ha la
responsabilità di proteggerli
sempre e comunque. Ciò
significa che non è possibile
divulgare le informazioni
sulla condizione medica di
un altro dipendente anche
se lo si fa in difesa di quella
persona. Occorre invece
evitare di partecipare a tali
conversazioni o denunciarle
se iniziano ad assumere
l’aspetto di molestie.
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Rispetto della privacy
Nel corso del proprio lavoro si forniscono ai
nostri colleghi grandi quantità di dati personali
identificabili quali:
•
•
•
•
•
•
storia salariale;
recapiti;
analisi del rendimento;
dati medici;
numeri di identificazione emessi dal governo;
stato civile.
I dipendenti hanno l’obbligo di rispettare la privacy
reciproca salvaguardando tali dati. Coloro che hanno
accesso ai dati personali identificabili devono garantire
che vengano acquisiti, conservati e usati in modo
conforme alle leggi vigenti nelle sedi in cui Belden
opera. Ciò significa che non è consentito comunicare
a nessuno tali dati, all’interno o all’esterno della
società, che non abbia un’esigenza professionale
legittima di venirne a conoscenza. Occorre, inoltre,
adottare precauzioni atte a garantire sempre tali
dati dall’accesso non autorizzato da parte di terzi.
Esiste altresì l’obbligo di informare i colleghi in merito
all’acquisizione di dati personali identificabili su di loro
e del modo in cui tali dati saranno utilizzati. I partner
professionali esterni che elaborano questi dati per
Belden devono rispettare le politiche sulla privacy e le
norme di sicurezza di Belden.
Esistono vari requisiti legali che regolamentano l’uso
dei dati personali identificabili nei paesi in cui Belden
opera e gestisce strutture a livello locale. Occorre
attenersi a tutte le leggi locali vigenti in materia di
dati personali identificabili. Per ulteriori indicazioni
al riguardo, consultare il documento Privacy Policy
(Politica sulla privacy).
Rispetto dei colleghi di lavoro
Deroghe al nostro Codice
Belden concederà deroghe al nostro Codice in rare
circostanze e solo dopo attenta considerazione. Se si
desidera sottoporre al Consiglio di Amministrazione
un’eccezione a qualche clausola stabilita in questo
Codice, rivolgersi all’Ufficio legale. Solo una votazione
del Consiglio di Amministrazione può concedere
deroghe per dirigenti o direttori di Belden. Belden
comunicherà pubblicamente tutte le deroghe nei
tempi e nei modi richiesti dalle leggi e dalle normative
della SEC (Securities and Exchange Commission)
statunitense e della Borsa di New York.
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