Libro unico del lavoro: continuità col presente o innovazione?

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Libro unico del lavoro: continuità col presente o innovazione?
Libro unico del lavoro: continuità col presente o
innovazione?
a cura del Centro Studi Inaz
RIF. NORMATIVI
Artt. 39 e 40 del D.L.
112/2008, convertito in
legge 133/2008
Pur contenendo elementi di novità, la nuova disciplina
consente di mantenere in vigore alcune pratiche
consuete, come la consegna al dipendente del
cedolino paga, anche se privo dei dati richiesti per il
libro unico.
Tra gli elementi di innovazione si segnala, oltre alla
sostituzione di tutti i libri obbligatori preesistenti con il
solo libro unico, il superamento dell’obbligo di annotare
giornalmente le presenze, che in futuro potranno
essere registrate entro il giorno 16 del mese
successivo
D.M. attuativo del 9/07/08
Nota Ministero del lavoro n.
15/I/0009009 del 2/07/08
Legge 4/1953
Circolare Ministero del
lavoro n. 20 del 21/08/08
PER APPROFONDIRE
“Il libro unico del lavoro e
le modifiche all’orario di
lavoro previsti dalla
Manovra d’estate”, su
L’informatore INAZ n.
17/2008, p. 9
L’obbligo di tenuta del libro unico
Ai sensi dell’art. 39 del D.L. 112/2008, il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore
di lavoro domestico, è tenuto ad istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti
i lavoratori subordinati (inclusi i lavoratori a domicilio e i lavoratori occupati dalle imprese italiane
presso sedi operative all’estero), i collaboratori coordinati e continuativi (a progetto e mini co.co.co)
e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro (prima parte dell’art. 39, comma 1). I
collaboratori e gli associati sono esclusi dalla registrazione se svolgono attività in forma
professionale o imprenditoriale.
Non rientra tra i rapporti oggetto di registrazione sul libro unico del lavoro il lavoro autonomo
occasionale ai sensi dell’art. 2222 c.c. Neppure è richiesta, contrariamente a quanto previsto all’art.
4, comma 1, punti 6 e 7 del D.P.R. 1124/1965 per il libro matricola (oggi abolito), l’iscrizione dei
soci di cooperative e di ogni altro tipo di società e i familiari del titolare d’impresa (coniuge, figli,
parenti e gli affini), dei titolari di imprese artigiane che non occupano dipendenti, collaboratori o
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associati in partecipazione ma operano col solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di
soci o familiari coadiuvanti. Le società, anche cooperative, sono obbligate ad istituire il libro unico
per i soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato
o di collaborazione. Poiché per i collaboratori familiari e i soci di qualsiasi tipo di società, anche di
fatto, che prestano attività lavorativa senza vincolo di subordinazione non vi è l’obbligo della
comunicazione preventiva di assunzione, si rende indispensabile la denuncia nominativa all’Inail
prima dell’inizio della attività.
Le pubbliche amministrazioni non devono tenere il libro unico.
Sul libro unico devono essere indicati:
- i dati anagrafici dei lavoratori e gli elementi fissi della retribuzione (seconda parte dell’art.
39, comma 1);
- le somme di denaro o i valori in natura a qualsiasi titolo corrisposte, le trattenute a qualsiasi
titolo effettuate, le detrazioni fiscali, gli Anf (prima parte dell’art. 39, comma 2);
- distintamente le somme erogate a titolo di premi e per prestazioni di lavoro straordinario
(seconda parte dell’art. 39, comma 2);
- il calendario delle presenze da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro
effettuate da ciascun lavoratore subordinato nonché l’indicazione delle ore di straordinario,
delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi (terza parte
dell’art. 39, comma 2).
Ciascuna annotazione relativa alla presenza od assenza deve essere effettuata utilizzando una
causale univocamente identificata, che ogni azienda avrà cura di precisare. La legenda delle causali
delle assenze può essere tenuta anche separatamente dal libro unico e deve essere resa disponibile al
momento dell’esibizione del libro.
In sostanza, si tratta del cedolino paga tenuto con i sistemi di elaborazione automatica (anche con
stampa laser) integrato con il dettaglio delle presenze. Il libro unico sostituisce tutti i libri
obbligatori preesistenti: matricola, paga e presenze, registro d’impresa, libri dei lavoratori a
domicilio, registro dell’orario del lavoratori mobili del settore dell’autotrasporto, e va conservato
per cinque anni dopo l’ultima registrazione.
Il libro deve essere unico anche in presenza di più posizioni assicurative in ambito aziendale o di
più sedi di lavoro distaccate, pure se stabili e con autonomia funzionale. Il D.M. attuativo, a questo
proposito, consente (si veda il paragrafo 3) il riepilogo di queste categorie attraverso elenchi mensili
dei dati registrati sul libro unico. Per assolvere ad esigenze organizzative il datore di lavoro può, a
sua discrezione, tenere sui singoli luoghi di lavoro dei registri presenze non ufficiali, i quali
potranno però essere acquisiti e verificati in sede ispettiva per un raffronto con il libro unico del
lavoro.
Il libro unico, dopo l’introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di
lavoro, non risponde ad esigenze di contrasto al lavoro sommerso, ma piuttosto consente agli organi
ispettivi l’analisi della regolarità della gestione del rapporto di lavoro sia con riguardo agli aspetti
retributivi, assicurativi e fiscali sia con riferimento al corretto inquadramento contrattuale e
professionale e al corretto svolgimento in materia di orario di lavoro, riposi e gestione delle assenze
tutelate.
Le modalità di tenuta e conservazione
Ai sensi dell’art. 7, comma 1 del D.M. attuativo del 9 luglio 2008, fermo restando l’obbligo, in fase
di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli
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deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico può essere effettuata mediante
l’utilizzazione di uno dei seguenti sistemi (il libro unico non può essere tenuto in forma manuale):
- con elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili in continuo, con numerazione di
ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con
numerazione e vidimazione effettuata da soggetti appositamente autorizzati dall’Inail
(tipografie), in sede di stampa del modulo continuo; dal testo del D.L. 112/2008 non emerge
alcun riferimento all’obbligo di vidimazione, reintrodotto attraverso il D.M. attuativo;
- mediante stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e
numerazione automatica;
- mediante supporti magnetici con gestione totalmente automatizzata dei dati, sui quali ogni
singola scrittura costituisce documento informatico ed è collegata alle registrazioni che la
precedono garantendo la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità dei dati nonché la
sequenzialità cronologica delle rilevazioni eseguite nel rispetto delle regole tecniche (non
ancora operative) di cui all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’amministrazione
digitale).
L’elaborazione elettronica dei dati risulta già disciplinata dal D.P.R. 350/1994 e dal D.M. 30 ottobre
2002. Con la circolare n. 33/2003 il Ministero del lavoro, partendo dal presupposto che ogni singola
registrazione costituisce una rappresentazione informatica di fatti e dati giuridicamente rilevanti
(documento informatico), aveva richiesto l’apposizione di una marca temporale e della firma
digitale di autenticazione mediante certificato rilasciato da certificatore accreditato ad ogni singola
registrazione, ma gli eccessivi oneri non hanno permesso di sfruttare pienamente le potenzialità e i
vantaggi derivanti dalla gestione informatica dei dati di lavoro.
L’attuale riforma non si discosta dalle disposizioni precedenti, e la previsione che ogni singola
scrittura costituisce documento informatico rappresenta un ostacolo allo sviluppo di un sistema
automatizzato. Deve essere attribuita all’espressione “ogni singola scrittura” una portata più ampia,
ad esempio all’intero libro unico mensile che entro il giorno 16 del mese successivo (in aderenza
alle nuove indicazioni in materia di tenuta del libro unico) può essere oggetto di archiviazione
informatica, senza necessità di stampa e vidimazione, apponendo sul file la sottoscrizione
elettronica. Può essere memorizzato su qualsiasi supporto, purché sia sempre assicurato l’ordine
cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Deve consentire le
funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al nome e cognome e al codice
fiscale del lavoratore. Deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su carta o in formato
“pdf”. Tra l’altro, tale sistema non richiede alcuna autorizzazione, ed è sufficiente una
comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro
competente per territorio prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche
tecniche del sistema adottato.
Relativamente ai tempi di registrazione, l’art. 39, comma 3 prevede che il libro unico del lavoro
deve essere compilato con i dati sopra specificati (presenze e retributivi) per ciascun mese di
riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. È quindi superato l’obbligo di annotazione
giorno per giorno, entro il giorno successivo, delle presenze. La registrazione dei dati variabili delle
retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore a un mese, a condizione che di ciò sia
data precisa annotazione sul libro unico del lavoro (art. 1, comma 3 del D.M. attuativo). È così
risolto il problema dello sfasamento tra retribuzione del mese e inserimento delle voci variabili del
mese precedente, prassi seguita da molte aziende.
Per i lavoratori che non percepiscono compensi o non svolgono temporaneamente prestazioni
lavorative, la registrazione sul libro unico avviene per ogni mese in cui svolgono attività o
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percepiscono compensi e quando cessa il rapporto di lavoro. Per i lavoratori a chiamata con diritto
all’indennità di disponibilità, le scritturazioni sono obbligatorie anche nei periodi di non lavoro.
Non è più necessario conservare il libro unico sul luogo dove si svolge l’attività lavorativa; esso
deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio
del professionista abilitato o presso la sede dei centri servizi delle associazioni di categoria.
I professionisti potranno essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro
unico del lavoro per tutte le aziende assistite, oppure potranno attribuire a ciascuna azienda una
distinta numerazione. Nel primo caso il professionista deve adempiere ad una serie di obblighi
indicati all’art. 2 del D.M. attuativo.
Inoltre viene meno l’esigenza di tenere copie conformi del libro unico presso le dipendenze con sedi
stabili.
Gli elenchi riepilogativi
In occasione di un accesso ispettivo, a richiesta degli organi di vigilanza, i datori di lavoro che
impiegano oltre dieci lavoratori (tutti quelli iscritti nel libro unico del lavoro, a prescindere
dall’effettivo orario di lavoro svolto, e ancora in forza) od operano con più sedi stabili di lavoro
devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle
presenze e assenze (solo questi dati) aggiornati all’ultimo periodo di registrazione, anche suddivisi
per ciascuna sede stabile di lavoro, con possibilità di estendere la richiesta ai cinque anni che
precedono l’inizio dell’accertamento. L’art. 5, comma 1 del D.M. attuativo definisce la nozione di
sede stabile di lavoro. Deve essere chiarito se le due condizioni sono da considerare complementari
o alternative.
L’obbligo di consegna al lavoratore
L’art. 39, comma 5 del D.L. 112/2008 prevede che il datore di lavoro, con la consegna al lavoratore
della copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, adempie agli obblighi di cui alla
legge 4/1953. La nuova normativa conferma quindi l’obbligo previsto da questa legge, estendendolo
anche ai dirigenti (non destinatari delle disposizioni della legge), mentre l’obbligo è esteso dalla
legge anche ai soci dipendenti delle società cooperative, pur non sussistendo per essi l’obbligo di
iscrizione nel libro unico del lavoro. Ai lavoratori rimane pur sempre possibile consegnare la
vecchia busta paga (cedolino) senza la completezza dei dati del libro unico oppure, in alternativa, la
copia del libro unico, privilegiando così l’unicità del prospetto. La consegna del solo cedolino può
risolvere le difficoltà che potrebbero verificarsi in presenza di particolari procedure aziendali nel
pagamento delle retribuzioni.
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