Configurazione base incoming e-mail

SHAREPOINT INCOMING E-MAIL
Configurazione base
Versione 1.0
14/11/2011
Green Team Società Cooperativa
Via della Liberazione 6/c
40128 Bologna
tel 051 199 351 50
fax 051 05 440 38
Documento redatto da:
Riccardo Celesti
Configurazione Incoming E-mail
INDICE
1 SMTP ...................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
1.4
Installazione del servizio SMTP .............................................................................. 4
IIS 6.0 Management Tools ..................................................................................... 5
Configurazione alias SMTP ..................................................................................... 6
Configurazione avvio servizio Simple Mail Transfer Protocol ............................... 8
2 DNS ........................................................................................................ 9
3 SharePoint ............................................................................................ 11
3.1
3.2
3.3
Central Administration......................................................................................... 11
Impostazione delle Document Library ................................................................. 12
Troubleshooting base .......................................................................................... 15
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Configurazione Incoming E-mail
1 SMTP
La disponibilità di un server SMTP è un pre-requisito per la configurazione del servizio
di incoming e-mail. SharePoint 2010 offre la possibilità di utilizzare un server SMTP
esistente per l’inoltro dei messaggi verso una drop folder custom o di attivare tale
servizio in uno o più server della propria farm. Quest’ultima configurazione è quella
utilizzata nello scenario descritto in questo documento.
1.1 Installazione del servizio SMTP
Per l’installazione del servizio SMTP utilizzeremo il wizard “Add Features”
accessibile dalla finestra Server Manager (Start > Administrative Tools > Server
Manager).
Cliccando sulla feature SMTP Server verrà richiesto di confermare l’installazione dei
tool di amministrazione remota del servizio. Confermiamo l’operazione cliccando su
Add required features.
Configurazione Incoming E-mail
Confermiamo quindi la selezione cliccando sul tasto Next, Install e, una volta
completata l’operazione, sul tasto Close.
1.2 IIS 6.0 Management Tools
A seconda della configurazione del vostro server potrebbe essere necessario
installare ora i Management Tools di IIS 6.0. Potrete facilmente rendervi conto se
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Configurazione Incoming E-mail
questi strumenti siano installati o meno cliccando su Start > Administrative Tools. Se
nell’elenco delle applicazioni troverete la voce Internet Information Services (IIS) 6.0
Manager non avrete bisogno di fare altro, altrimenti dovrete seguire la procedura
seguente:
 Aprire Server Manager cliccando su Start > Administrative Tools > Server
Manager
 Cliccare su Roles
 Nel gruppo Application Server cliccare su Add Role Services
 Selezionare IIS 6 Management Compability dal gruppo Management
Tools
 Confermare l’installazione dei strumenti di gestione
1.3 Configurazione alias SMTP
Per fare in modo che il servizio di incoming e-mail possa gestire messaggi di
posta inviati ad uno specifico dominio (di secondo livello) dovremo configurare di
conseguenza il servizio SMTP dai tool di amministrazione di IIS 6.0. Creeremo per
questo scopo un nuovo dominio di tipo Alias.
Una volta aperta la finestra di Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager
dal menu Start > Administrative Tools, cliccare con il tasto destro su Domains e
selezionare New > Domain...
Selezionare Alias e cliccare su Next;
Configurazione Incoming E-mail
Specificare un nome DNS da utilizzare nelle e-mail destinate al servizio di incoming email (nell’esempio incoming.sharepoint.corp).
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Configurazione Incoming E-mail
1.4 Configurazione avvio servizio Simple Mail Transfer Protocol
Per fare in modo che al primo riavvio del server non dovremo avviare manualmente il
servizio SMTP è utile modificare la configurazione di avvio di tale servizio su
Automatic.
Dal menu Start > Administrative Tools > Services, cliccare con il tasto destro sul servizio
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e selezionare Properties. Una volta aperta la
finestra delle proprietà, dal tab General, selezionare Automatic dalla lista
corrispondente a Startup Type e confermare cliccando su Ok.
Configurazione Incoming E-mail
2 DNS
Nella configurazione base del servizio di incoming e-mail l’unico requisito esterno alla
farm SharePoint è la configurazione di un record DNS. Il tipo di record varia a
seconda della tipologia di e-mail che vogliamo gestire.
Le due tipologie in questione sono:


Host (A or AAAA) o Alias (CNAME), da utilizzare quando i mittenti dei messaggi di
posta gestiti dal servizio di incoming e-mail provengono esclusivamente dall’interno
della rete aziendale;
Mail Exchange (MX), da utilizzare nei casi in cui vogliamo rendere possibile ad utenti
esterni di inviare e-mail alle document library SharePoint.
Nel nostro esempio creeremo un nuovo record Host, nella zona forward lookup zone
del dominio corrispondente a al primo livello di quello configurato nel server SMTP
(sharepoint.corp nel nostro esempio).
Il nome del nuovo record Host corrisponderà esattamente al dominio di secondo
livello che abbiamo utilizzato per la creazione dell’alias nel server SMTP (in questo
caso incoming.sharepoint.corp). L’indirizzo IP associato al nuovo record deve
corrispondere all’indirizzo del server SharePoint dove abbiamo attivato il servizio
SMTP.
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Configurazione Incoming E-mail
Configurazione Incoming E-mail
3 SHAREPOINT
Una volta configurato il SMTP e DNS sarà necessario configurare il servizio di incoming
e-mail sia nella Central Administration sia per ciascuna document library dove
vorremo abilitare tale funzionalità.
3.1 Central Administration
Dalla home-page della Central Administration dovremo cliccare sulla voce System
Settings e successivamente su Configure Incoming e-mail.
Per il tipo di scenario che abbiamo delineato fino a questo momento la configurazione
del servizio di incoming e-mail sarà la seguente:





Enable sites on this server to receive e-mail -> Yes
Setting mode -> Automatic
Use the SharePoint Directory Management Service to create distribution groups and
contacts -> No
E-mail server display address -> mylist@ incoming.sharepoint.corp
Accept mail from all e-mail servers
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Configurazione Incoming E-mail
3.2 Impostazione delle Document Library
Per ciascuna document library per la quale vorremo abilitare il servizio di
incoming e-mail basterà accedere alla pagina delle impostazioni della library e cliccare
su Incoming e-mail settings.
Configurazione Incoming E-mail
Le impostazioni di ogni singola document library potranno variare, a seconda delle
esigenze specifiche. In questo esempio abbiamo configurato il servizio con le
caratteristiche seguenti






Allow the document library to receive e-mail -> Yes
E-mail address: [email protected]
Group attachments in folders -> Save all attachments in root folder
Overwrite files with the same name -> No
Save original e-mail -> Yes
E-mail security policy -> Accept e-mail messages based on document library
permissions
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Configurazione Incoming E-mail
Inviando ora un e-mail all’indirizzo [email protected] saremo in grado di
ricervere nella nostra document library sia l’allegato, che il messaggio originale.
Modificando la visualizzazione di default potremo inoltre accedere alle informazioni
relative alle e-mail come se fossero i metadata di un documento / item. I dati
disponibili sono i seguenti:
Configurazione Incoming E-mail






E-Mail CC
E-Mail Headers
E-Mail Sender
E-Mail From
E-Mail To
E-Mail Subject
3.3 Troubleshooting base
Se la vostra documet library non dovesse mostrare le e-mail che avete inviato il primo
passo da fare è consultare il trace log. Utilizzando tool come ULSViewer e filtrando
per Category contains E-Mail avrete modo di visualizzare tutti i controlli che
vengono effettuati dal servizio di incoming e-mail ed eventualmente correre ai
ripari.
Un’altro controllo preliminare che potrete effettuare è relativo alle permission sulla
cartella C:\inetpub\mailroot\drop. L’utente con cui viene eseguito il servizio
SharePoint Timer Service deve avere il diritto di Modify su questa directory (per
come abbiamo configurato l’intero servizio) e sui suoi figli.
Verificare di aver autorizzato correttamente la scrittura sulla Document Library
(Permissions) e le impostazioni sugli Incoming E-mail settings della Document
Library nella sezione E-mail security (un test può essere effettuato impostando
l’opzione Accept e-mail messages from any sender).
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