Manuale fornitore - Servizio e-Business
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Servizio e-Business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Economato Manuale Fornitore Gentile Utente, questo manuale illustra l’utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizi. Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 2 Sommario Sommario.......................................................................... Flusso e-Purchasing Stand Alone.......................................... Creazione proposta entrata merce......................................... Registrazione fattura........................................................... Informazioni utili................................................................ Copyright e Trademark........................................................ Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 3 4 5 9 14 15 3 Flusso e-Purchasing Stand Alone 1 Invio e-mail ad approvatore per nuovo SB da approvare Creazione SB SRM SRM Approvazione SB? SRM NO Invio e-mail al richiedente per notifica Rifiuto SHC 4 3 2 SI Creazione automatica dell’ordine e invio IDOC al Fornitore SRM 5 Visualizzazione dell’ordine STOP ECC Supplier 6 Spedizione merce e DDT ECC Supplier 7 Creazione PEM NO 8 SRM Approvazione PEM? 9 SRM SI e-mail al fornitore per notifica approvazione PEM 12 Ricezione fattura ECC Creazione fattura SRM SRM 11 10 Caricamento Automatico dei dati fattura Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 4 CREAZIONE PROPOSTA ENTRATA MERCE Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 5 Creazione PEM Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-Purchasing Per creare una PEM è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell’ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti – Conferma esterna Il sistema consente di ricercare per: numero d’ordine, periodo e descrizione posizione gli ordini per cui si intende creare la PEM Per creare la PEM selezionare la riga di interesse (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d’acquisto) e cliccare il tasto Continuare Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 6 Creazione PEM Il fornitore nella creazione della PEM trova indicato: Dati di base con Nome conferma Riferimento, Data di consegna (obbligatorio), Lettera vettura da compilare Dettagli su autore e data creazione/modifica della conferma Riepilogo posizioni: › Quantità insoluta: quantità ordinata ridotta della quantità già consegnata › Confermare quantità: inserire la quantità che si sta consegnando per quella posizione › Se è l’ultima consegna inserire il flag: Ultima consegna, in questo caso non è necessario indicare il campo Conferma quantità, il sistema conferma in automatico tutta la Quantità insoluta Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 7 Creazione PEM Una volta completata la creazione della PEM è possibile: Controllare: effettuare un check sui dati inseriti per verificare che non ci siano errori Salvare: parcheggiare la PEM per future elaborazioni Chiudere: uscire dalla creazione conferma senza salvare i dati modificati Confermare: inviare la notifica di PEM al richiedente per l’approvazione Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 8 REGISTRAZIONE FATTURA Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 9 Creazione Fattura Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-Purchasing Per creare una fattura è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell’ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti – Fattura Per creare la fattura selezionare la riga Fattura (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d’acquisto) e cliccare il tasto Continuare Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 10 Creazione Fattura Per la creazione della fattura compilare i dati obbligatori: Inserire o cercare il Numero d’ordine d’acquisto e cliccare su Aggiungere: il sistema si scarica automaticamente i dati delle posizioni d’ordine Inserire Numero esterno della fattura Inserire Data fattura Inserire il valore di Imposte totali Calcolare Valore totale Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 11 Creazione Fattura Dal riepilogo posizioni è possibile: Selezionare con il flag Rilevare quelle posizioni per cui emettere fattura Visualizzare Quantità e unità di misura per ogni posizione Visualizzare unità di prezzo Visualizzare Valore netto Visualizzare il valore dell’Imposta In basso a destra viene indicato il riepilogo dei costi che sarà poi riportato in testata cliccando in tasto: Calcolare valore totale Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 12 Creazione Fattura Completata la fattura è possibile: Controllare: check sulla correttezza dei dati inseriti Salvare: parcheggiare momentaneamente la fattura per successive modifiche Chiudere: uscire dalla creazione del documento senza salvare le modifiche apportate Registrare: Registrare la fattura Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 13 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Service Operation Support e-Business di Saipem, disponibile sia telefonicamente che via e-mail ai seguenti riferimenti: Mail: [email protected] Telefono: +390226302111 Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità: Dal Lunedì al Venerdì Domenica 08.30 AM - 06.00PM (CET) 09.00 AM - 05.00PM (CET) Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-Business Saipem: e-business-area.saipem.com Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 14 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E’ vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. Acquisto a catalogo elettronico-Economato – Manuale Fornitore 15