Vidia - Swisscom

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La nuova soluzione di
videoconferenza di Swisscom
&
consigli
trucchi
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consigli & trucchi
Indice
1
Videoconferenze efficaci con Vidia 3
2
Qualità audio e video ottimale 3
1.1 Qualità video
3
1.1.1Videocamera
3
1.1.2 Condizioni di luce
4
1.1.3 Larghezza di banda
4
1.1.4 Prestazioni del computer
4
1.2 Qualità audio
4
3
Utilizzare Vidia in una sala riunioni
5
4
Corretto utilizzo della funzione di sblocco desktop e applicazione 5
2
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consigli & trucchi
1 Videoconferenze efficaci con Vidia
Di seguito alcuni consigli per utilizzare Vidia in modo
efficace:
>> come per una normale riunione anche in una videoconfe­
renza bisogna preparare un’agenda e all’inizio della
riunione stabilire gli obiettivi.
>> Cercare un luogo adeguato per la videoconferenza dove
non si viene disturbati e non si disturbano altre persone.
Assicurarsi che sullo sfondo dell’immagine che apparirà
non ci siano altre persone. I movimenti sullo sfondo sono
una fonte di disturbo per gli altri partecipanti.
>> Garantire una qualità audio e video ottimale. Se gli altri
partecipanti sentono o vedono male l’organizzatore della
riunione, il risultato della riunione viene influenzato
negativamente. Lo stesso vale se l’organizzatore non
capisce bene gli altri partecipanti. In proposito altre
indicazioni nel paragrafo «Qualità audio e video ottimale».
>> I rumori di fondo sono molto fastidiosi per gli altri parteci­
panti alla riunione. Se ci si trova in un ambiente con dei
rumori di fondo, disattivare il proprio microfono quando
non si sta parlando. Quando ci si trova nel proprio spazio
Vidia, in qualità di proprietari è possibile disattivare l’audio
di alcuni o di tutti i partecipanti.
>> Collegare il cavo di alimentazione del computer o del
dispositivo mobile per evitare che durante la riunione si
scarichi la batteria.
>> Attenzione all’ambiente circostante: sia a casa che in un
ufficio open space bisognerebbe verificare cosa è com­
preso nel campo visivo della videocamera. Il «beauty
screen» prima di entrare in riunione permette di control­
lare cosa vedranno gli altri partecipanti.
>> L’abbigliamento è importante: i vestiti con colori sgargianti
o motivi vistosi (righe, quadretti piccoli ecc.) a lungo
andare risultano stressanti per chi guarda. Davanti alla
videocamera il risultato più gradevole è dato dai colori
pastello o delicati.
>> Posizionare la videocamera in modo che si inquadri
perlopiù l’organizzatore e non la scrivania o il soffitto della
stanza.
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2 Qualità audio e video ottimale
Vidia permette di organizzare videoconferenze con
qualità audio e video HD. Di seguito alcuni consigli
per ottimizzare queste caratteristiche.
2.1 Qualità video
La qualità dell’immagine dell’organizzatore visualiz­
zata dagli altri partecipanti dipende dai seguenti
fattori:
>> qualità della videocamera
>> condizioni di luce
>> larghezza di banda disponibile
>> prestazioni del computer
Gli ultimi due fattori incidono anche sulla qualità
dell’immagine degli altri partecipanti visualizzata
dall’organizzatore.
2.1.1 Videocamera
Nella maggior parte dei casi i risultati migliori si
ottengono con webcam esterne piuttosto che con
videocamere integrate nei notebook. Consigliamo di
utilizzare le seguenti videocamere:
>> per il normale utilizzo alla postazione di lavoro:
Logitech HD Pro Webcam C920
>> per l’utilizzo in una piccola sala riunioni: Logitech
HD Business Webcam C930e (questa videocamera
ha un obiettivo grandangolare che permette a
diverse persone di rientrare nell’immagine una
accanto all’altra).
Collegare sempre la videocamera direttamente al
computer (non utilizzare hub USB esterni o integrati
nello schermo).
Smartphone e tablet possiedono una o più video­
camere integrate e non consentono di collegare
videocamere esterne. Per migliorare la qualità della
propria immagine, assicurarsi che ci siano buone
condizioni di luminosità e una sufficiente larghezza
di banda (si veda sotto).
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2.1.2 Condizioni di luce
È sorprendente quanto la qualità della propria imma­
gine dipenda dalle condizioni di luce. Pertanto una
buona luce è essenziale per una videoconferenza.
La fonte di luce dovrebbe trovarsi possibilmente
dietro la videocamera, all’altezza degli occhi.
Se la stanza ha delle finestre, posizionarsi in modo
da avere la finestra davanti a sé. Se non è possibile
può essere utile chiudere le tende e accendere la
luce.
Se la fonte di luce è artificiale, cercare di posizionarsi
in modo che le fonti di luce chiare siano il più
possibile davanti a sé e non nell’immagine. Spesso
può essere utile inclinare leggermente in avanti la
videocamera (o lo schermo se la videocamera è
integrata nel bordo) in modo che nell’immagine
entri il meno possibile la luce dall’alto.
Per migliorare la situazione in una stanza con
condizioni di luce sfavorevoli posizionare ad esempio
una lampada a piantana dietro lo schermo.
Beauty screen: prima di entrare nello spazio Vidia
è possibile controllare l’effetto della luce nell’ante­
prima.
2.1.3 Larghezza di banda
Le videoconferenze necessitano di una larghezza di
banda più elevata rispetto alla telefonia internet.
Perciò bisogna utilizzare sempre il tipo di collega­
mento migliore, in questo ordine:
>> cavo LAN
>> WLAN
>> 4G / 3G
Per una qualità video ottimale bisognerebbe disporre
di una larghezza di banda di 1.5 Mbit/s (up and down).
In caso di dubbio meglio disattivare i programmi in
background che richiedono la banda larga, in modo
da renderla disponibile per la videoconferenza. Una di
queste applicazioni ad esempio è Dropbox che
sincronizza costantemente i dati locali con internet,
nel caso ci siano dei cambiamenti.
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2.1.4 Prestazioni del computer
Le videoconferenze richiedono un’elevata potenza di
calcolo. Spesso i notebook riducono la potenza
disponibile quando funzionano a batteria. Perciò
collegare il cavo di alimentazione per ottimizzare le
prestazioni ed evitare che durante una videoconfe­
renza si scarichi la batteria.
Per massimizzare il rendimento selezionare l’opzione
di risparmio energetico «massimo rendimento»
(«High Performance»). Ricordarsi che in modalità
batteria questa scelta riduce la durata della carica.
Se si ha l’impressione che il computer stia rallen­
tando consigliamo di chiudere le applicazioni non
necessarie.
2.2 Qualità audio
Per una riunione efficace e piacevole la qualità audio
è importante quanto quella delle immagini. Gli
altoparlanti e i microfoni integrati nei computer
spesso presentano una qualità audio insoddisfa­
cente. I risultati sono nettamente migliori con gli
apparecchi audio esterni.
Consigliamo di utilizzare un headset USB o Blue­
tooth di Logitech o Plantronics.
Se vogliono partecipare alla conferenza diverse
persone con lo stesso computer, consigliamo un
apparecchio vivavoce USB (speakerphone) di Jabra
(Jabra Speak 410).
Assicurarsi che non ci siano oggetti, ad esempio una
tazza di caffè, nelle immediate vicinanze dell’appa­
recchio vivavoce, altrimenti gli altri partecipanti
potrebbero sentire un eco.
Se si utilizza uno smartphone o un tablet utilizzare le
cuffie in dotazione (se fornite). Oppure utilizzare un
headset Bluetooth.
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3 Utilizzare Vidia in una sala riunioni
Utilizzando Vidia e le periferiche adeguate è possi­
bile trasformare qualsiasi sala riunioni in una
perfetta sala per videoconferenze e partecipare così
a una riunione Vidia insieme a diverse altre persone.
Collegare un monitor esterno o un televisore al
computer per ottenere un’immagine di dimensioni
più grandi. In alternativa si può usare un beamer/
proiettore (che dovrebbe avere però una forte
luminosità per evitare di dover oscurare la stanza e
incidere negativamente sulla qualità video).
Si possono anche utilizzare due monitor: se un altro
partecipante condivide il proprio desktop o un’appli­
cazione, cliccare sul contenuto condiviso per visualiz­
zarlo in una finestra separata. Questa può essere
trasferita sul secondo monitor: in questo modo
nell’immagine appariranno contemporaneamente
gli altri partecipanti e il contenuto condiviso.
Videoconferenza fra due o tre persone
Utilizzare una webcam grandangolare come la
Logitech HD Business Webcam C930e, per far
rientrare tutti i partecipanti nell’immagine. Posizio­
nare la videocamera direttamente sullo o sotto lo
schermo per poter mantenere il contatto visivo con
gli altri partecipanti.
Come apparecchio audio consigliamo un apparec­
chio vivavoce (speakerphone) di Jabra (Jabra Speak 410).
In alternativa si può utilizzare un sistema come il
Logitech ConferenceCam BCC950 dotato di una
videocamera orientabile e con zoom e telecomando
nonché altoparlante e microfono integrati. Collegare
semplicemente il sistema al computer tramite USB e
prima di entrare nello spazio Vidia selezionare la
videocamera e gli apparecchi audio corrispondenti.
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Videoconferenza di un gruppo
Se si vuole partecipare a una videoconferenza Vidia
con più di tre persone nella stessa stanza, consi­
gliamo di utilizzare il sistema Logitech Conference­
Cam CC3000e con videocamera professionale e
zoom ottico 10x orientabile e con telecomando.
Il sistema include inoltre un apparecchio vivavoce
predisposto per gruppi numerosi. Collegare sempli­
cemente il sistema al computer tramite USB e prima
di entrare nello spazio Vidia selezionare la video­
camera e gli apparecchi audio corrispondenti.
Nota: se diverse persone in una sala riunioni entrano
nello stesso spazio Vidia tutti, eccetto chi ha l’appa­
recchio vivavoce collegato al computer, devono
disattivare l’audio del loro microfono e dell’altopar­
lante. Altrimenti potrebbe crearsi un eco o un sibilo.
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4 Corretto utilizzo della funzione di sblocco
desktop e applicazione
Se si vuole sbloccare totalmente il proprio desktop
cliccare sull’icona per lo sblocco desktop e applica­
zione e selezionare dalla lista «Sblocca desktop» o
«Screen 1». Successivamente ridurre a icona l’appli­
cazione Vidia per evitare l’effetto specchio.
Se si sblocca un’applicazione bisogna accertarsi che
la finestra di questa applicazione non sia ridotta a
icona, altrimenti non verrà visualizzata dagli altri
partecipanti.
Se un altro partecipante condivide il proprio desktop
o un’applicazione, cliccare sul contenuto condiviso
per visualizzarlo in una finestra separata. Le dimen­
sioni di questa finestra potranno essere modificate e
potrà essere anche attivata la modalità schermo
intero. Se si hanno due monitor la finestra dello
sharing può essere trasferita sul secondo schermo e
così nell’immagine appariranno contemporanea­
mente gli altri partecipanti e il contenuto condiviso.
Per condividere una presentazione PowerPoint,
suggeriamo la seguente impostazione nel menu
Presentazione > Imposta presentazione:
In questo modo la presentazione si svolge nella
finestra principale di PowerPoint che può essere
sbloccata in Vidia.
Aprire le presentazioni o i documenti che si vogliono
sbloccare prima dell’inizio della conferenza Vidia per
rendere la riunione più fluida.
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