capitolato speciale per l`affidamento del servizio di posta elettronica
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capitolato speciale per l`affidamento del servizio di posta elettronica
CAPITOLATO SPECIALE PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA IBRIDA, DEL RELATIVO SERVIZIO DI RECAPITO, DEI SERVIZI POSTALI, DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI DIGITALI, DELLA FORNITURA DI UN FRAMEWORK APPLICATIVO PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI PROCESSI DOCUMENTALI AZIENDALI PER CONTO DELL’ASL DI MANTOVA (CAPOFILA), ASL DI PAVIA, ASL DI CREMONA PREMESSA L’Azienda Sanitaria Locale di Mantova bandisce una procedura aperta aggregata e, in qualità di capofila, procede su delega e mandato per le seguenti Aziende: - Asl di Pavia (Azienda Mandante) - Asl di Cremona (Azienda Mandante) Il presente capitolato disciplina gli aspetti tecnici per l’affidamento del servizio di posta elettronica ibrida, del relativo servizio di recapito, dei servizi postali, del servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali, della fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc). ART. 1 - OGGETTO DELL’APPALTO L'appalto prevede l’articolazione in 4 lotti: Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida -CIG. N. 5898098072 Il servizio comprende tutte le operazioni di elaborazione, stampa, imbustamento e consegna al recapitista (aggiudicatario del lotto 2) per il recapito delle comunicazioni aziendali, tra cui: • • • Screening, vaccinazioni, fatture(*) (ivi compresi i solleciti) per l’Asl di Mantova (capofila) Screening per l’Asl di Pavia Screening e fatture (ivi compresi i solleciti) per l’Asl di Cremona (*) A far data, presumibilmente dal 31.03.2015, con l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica, una parte delle fatture rivolte verso la pubblica amministrazione, non faranno più parte del presente lotto. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale via dei Toscani, 1- 46100 Mantova - Edificio 3 - Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Per l’ ASL di Cremona “le fatture” resteranno comprese nel lotto anche dopo l’entrata in vigore della fatturazione elettronica in quanto trattasi di note di addebito (non fatture) del servizio veterinario. Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N. 5898099145 Tutta la corrispondenza relativa al lotto 1 (posta elettronica ibrida) dovrà essere consegnata alla ditta recapitsta (aggiudicataria del lotto 2). Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta Target. Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) CIG N. 5898104564 Il servizio comprende il recapito di tutta la corrispondenza aziendale (esclusa la posta elettronica ibrida), ad eccezione della riserva legale a favore di Poste Italiane, ai sensi dell’art. 4 del D.lgs. 261/99 e s.m.i. I fabbisogni stimati dell’ASL di Mantova (Capofila) e delle aziende aggregate sono indicati nell’allegato 1). Tali fabbisogni sono da intendersi annuali ed hanno un valore puramente indicativo, potendo gli stessi subire nel corso di vigenza dell’appalto variazioni in più o in meno in relazione all’effettive esigenze delle singole Asl (Capofila e aggregate). Pertanto la/le ditta/e aggiudicataria/e non potranno sollevare alcuna eccezione o richiedere indennizzi o recedere dall’appalto, dovrà pertanto essere in grado di eseguire i servizi e la fornitura nei quantitativi e per le tipologie di volta in volta effettivamente occorrenti. Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - RIGUARDA SOLO L’ASL MANTOVA) GIG. N. 5898111B29 L’Asl di Mantova intende procedere alla sostituzione degli attuali software di protocollo informatico, delibere/determine, gestione documentale, conservazione sostitutiva, con un sistema integrato, configurabile, scalabile, nel rispetto della normativa vigente. L’obiettivo è quello di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali supportandoli con strumenti evoluti di gestione informatizzata dei workflow documentali. L’ASL di Mantova intende pertanto acquistare: y un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali, di seguito framework applicativo, che comprenda: protocollo informatico; gestione delibere, determine, atti amministrativi aziendali; sistema di classificazione, fascicolazione ed archiviazione; sistema di gestione documentale e gestione dei procedimenti amministrativi aziendali; Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 2 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 sistema di progettazione/disegno dei workflow; yun sistema/servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva per la conservazione di: fatture elettroniche; referti di laboratorio analisi; altre tipologie documentali. In relazione alla partecipazione alla presente procedura di gara, ciascun concorrente potrà formulare l’offerta per singolo lotto, più lotti o tutti lotti e risultare pertanto aggiudicatario di uno o più lotti. L’Asl di Mantova (capofila) e stazione appaltante si riserva la facoltà di aggiudicare anche in presenza di una sola offerta valida per lotto, purché ritenuta congrua e conveniente. L’Asl di Mantova (capofila) si riserva altresì, la facoltà di revocare (e non aggiudicare) in qualsiasi momento l’intera procedura, o uno solo dei singoli lotti, per sopravvenute ragioni di pubblico interesse o per la modifica delle circostanze di fatto o dei presupposti giuridici su cui la procedura si basa, come anche di non procedere all’aggiudicazione, qualora ritenga che nessuna delle offerte ottenute sia conveniente o rispondente alle proprie esigenze, come previsto dall’art. 81, comma 3 del D.lgs. 163/06 e s.m.i. ART. 2 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 1) Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida - CIG. N. 5898098072 Il servizio di posta elettronica (ibrida), comprende le seguenti attività: - Acquisizione dei file di input - Elaborazione grafica e composizione del documento - Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito - Stampa ed imbustamento - Confezionamento e predisposizione della corrispondenza per l’invio - Archiviazione ottica dei documenti. Il servizio dovrà consistere nell’archiviazione di tutti i documenti stampati, che dovranno essere consultabili e resi immediatamente disponibili su richiesta di ciascuna Asl per un periodo di 24 mesi. - Controllo delle attività 2.1) Acquisizione dei file di input L’attività di acquisizione dei dati forniti da ciascuna Asl avviene per via telematica, tramite l’invio del file da parte della struttura preposta, mediante un servizio predisposto a cura della ditta aggiudicataria (lotto 1), nel rispetto delle misure minime ed idonee di protezione contro la diffusione non autorizzata dei dati personali dei cittadini, ai sensi del D.lgs. 196/2003 e s.m.i. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dopo aver ricevuto i file procederà ad inviare una distinta elettronica in cui vengono riportati il numero dei record acquisiti ed ogni dettaglio utile alla verifica della corrispondenza dei file inviati con quelli ricevuti dalla ditta stessa. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 3 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 2.2) Composizione, personalizzazione e verifica grafica dei documenti L’Asl trasmetterà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) le istruzioni necessarie per la composizione di ogni singolo lotto e la tipologia dei documenti in esso contenuti e provvederà alla consegna di un fac-simile per ogni tipologia di documento al quale rapportarsi per lo svolgimento delle attività d stampa. Oltre ai tracciati dei file in input, saranno consegnati alla ditta aggiudicataria tracciati record per la stampa delle informazioni variabili. La ditta elaborerà i dati ricevuti attraverso procedure automatiche trasferendoli nei propri Sistemi Informativi, secondo un tracciato precedentemente concordato a seconda della tipologia del documento trattato. Elaborazione file A seguito della fase iniziale di configurazione, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è tenuta a fornire, a titolo di prova e per ogni lotto inviato, un campione di stampa, completo e strutturato il quale sarà sottoposto alla validazione della struttura preposta (Centro screening dell’Asl, Vaccinazioni, Servizio Economico Finanziario). La predisposizione della bozza dovrà essere effettuata secondo la seguente tempistica: Tipologie di richieste Richiesta normale/standard Richiesta urgente Richiesta emergenza Tempi di realizzazione bozza grafica Entro 2 gg. lavorativi dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive entro 1 giorno lavorativo. Entro 1 giorno lavorativo dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive entro 1 giorno lavorativo. Entro massimo 4 ore dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive saranno concordate per le vie brevi ed eseguite contestualmente. La tempistica, come sopra dettagliata, deve essere sempre rispettata, anche in caso di elaborazione simultanea di diverse tipologie di documenti. Si precisa che la busta, su richiesta dell’Asl, potrà essere dotata di una, due o tre finestre; la diversa tipologia della busta non determinerà in nessun caso alcuna variazione del prezzo del plico base. Il software impiegato della ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà interfacciarsi con i software in uso delle singole Asl (capofila) ed aggregate, secondo le modalità che saranno all’uopo individuate e comunicate, a seguito dell’aggiudicazione. 2.3) Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito La ditta aggiudicataria (lotto 1) dovrà provvedere al controllo e all’eventuale correzione degli indirizzi utilizzando i più aggiornati database disponibili sul mercato (stradari, elenchi telefonici, ecc...), relativamente alla località e all’indicazione delle vie con contestuale verifica e correzione del CAP (se presente) o sua assegnazione (se assente o generico). Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 4 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 La ditta aggiudicataria fornirà al Servizio competente entro il primo giorno lavorativo, il file contenente i nominativi scartati ed indirizzi bonificati affinchè si possa provvedere alla correzione ed aggiornamento del data-base assistiti. Tale attività è da intendersi ricompresa nel prezzo offerto e pertanto non sarà riconosciuto alcun corrispettivo aggiuntivo. La ditta aggiudicataria, una volta all’anno, dovrà fornire a ciascuna Asl (sia capofila che aggregate), l’elenco degli indirizzi normalizzato, secondo il tracciato richiesto da ciascuna di esse. 2.4) Elaborazione di stampa ed imbustamento Le attività di stampa ed imbustamento comprendono tutte le lavorazioni necessarie per garantire la predisposizione, la stampa ed il trattamento dei documenti fino alla fase di postalizzazione, comprese tutte le attività necessarie a rendere il materiale stampato idoneo alla spedizione (piegatura, imbustamento, inserimento opuscoli informativi, ecc..). Le spese relative alla carta necessaria per la stampa e alle buste, saranno interamente a carico della ditta aggiudicataria del lotto 1), la quale dovrà tenerne conto ai fini della formulazione del prezzo di stampa offerto. Tutte le attività di composizione grafica, personalizzazione, stampa, trattamento ed imbustamento, svolte dalla ditta aggiudicataria del lotto 1), risultano comprese nel prezzo di offerta relativo alla fornitura e stampa di ogni singolo foglio. Successivamente alla stipulazione del contratto, in ogni caso prima dell’avvio del servizio, la ditta “recapitista della posta elettronica ibrida”, aggiudicataria del lotto 2), dovrà comunicare alla ditta aggiudicataria del lotto1) le specifiche tecniche idonee a garantire il corretto coordinamento tra l’attività di stampa e la successiva attività di postalizzazione, in accordo con la stazione appaltante. Caratteristiche di stampa La stampa dovrà avere le caratteristiche grafiche come di seguito indicate. Lettere in bianco/nero e/o full color. La stampa in bianco/nero e/o full color dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: - fogli in formato UNI A4 di carta grammatura pari a 80gr/mq - risoluzione bianco/nero e/o colori ad alta qualità - stampa in formato solo fronte o fronte/retro Buste La busta di invio dovrà avere un formato standard, la cartà sarà di grammatura pari a 80gr/mq. in ogni caso compatibile con il Regolamento contenente le condizioni attuative del D.M. del Ministro delle Comunicazioni 12 maggio 2006 e s.m.i. La busta sarà all’esterno di colore bianco, all’interno di colore bianco o grigio. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 5 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Si precisa che la ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2), potrà richiedere alla ditta aggiudicataria del lotto 1) l’adozione di eventuali specifiche tecniche, non menzionate nel presente capitolato, (es. Inserimento di loghi e/o altro) senza che ciò determini alcun onere aggiuntivo a carico dell’Asl. Potranno essere richieste buste con una, due o tre finestre. La stampa e l’imbustamento dovranno essere effettuati a perfetta regola d’arte con indirizzi sopra indicati, ben posizionati e visibili. Il formato, le finestrelle e la stampigliatura dovranno in ogni caso risultare conformi alla normativa postale. Sistema di controllo La ditta aggiudicataria del lotto 1) deve garantire e certificare la corretta produzione di ogni singolo gruppo di invio di corrispondenza e, in caso di interruzione del processo produttivo, il corretto recupero di scarti e ripristini. A tale scopo, deve essere predisposto un sistema di controllo che darà luogo all’elaborazione di un report; quest’ultimo conterrà il flusso di statistiche relativo ai dati della lavorazione e recante, in particolare, gli identificativi dei documenti interessati da anomalie/interruzioni (lacerazione documento, errato abbinamento, scarti). Tale sistema di controllo consentirà, al termine del processo di stampa, la corretta riproduzione di tali documenti e il conseguente aggiornamento delle reportistiche. Nell’eventualità che si verifichino scarti durante la fase di imbustamento, la ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà predisporre un sistema che consenta di mettere in atto le procedure di ripristino; in tal caso dovrà essere ritentata la procedura automatica con conseguente aggiornamento del report di tracciamento della lavorazione, con l’indicazione del totale dei documenti recuperati e la segnalazione dettagliata degli stessi. Il report di controllo sopra menzionato dovrà contenere le seguenti informazioni: - tipo modello in lavorazione - identificativo delle unità di lavorazione che formano il gruppo di invio - totale dei documenti in lavorazione - dettaglio dei documenti in lavorazione e loro composizione (numero di fogli) - totale e dettaglio dei documenti scartati I flussi informativi per singola unità di lavorazione dovranno rimanere disponibili per un periodo di almeno 6 mesi, dalla consegna dei documenti alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2). In ogni caso, la ditta aggiudicataria del lotto 1) sarà obbligata a fornire tali dati secondo le specifiche tecniche di records e nel formato anche elettronico richiesto dalla stazione appaltante. 2.5) Predisposizione della corrispondenza per la fase di recapito Al termine del processo di stampa ed imbustamento, la ditta aggiudicataria del lotto 1) procederà al successivo confezionamento dei plichi in scatole ed in pallet. Tale attività prevede la gestione dell’allocazione fisica del cartaceo in apposite scatole (organizzate in bancali), ai fini della successiva consegna nelle sedi e secondo le modalità indicate dalla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2), per la conseguente attività di postalizzazione. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 6 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 La ditta aggiudicataria del lotto 1), si assumerà la responsabilità del buon esito dell’accettazione, dando comunicazione immediata a ciascuna Asl nel caso di mancata accettazione. Sarà onere della ditta aggiudicataria del lotto 1) fornire a propria cura e spese la modulistica per il completamento dei plichi e/o delle scatole da spedire (modelli per le raccomandate, etichette, codici a barre), e tutto quanto necessario alla predisposizione dei plichi pronti per la consegna alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2). I costi di tali forniture saranno a totale carico della ditta aggiudicataria del lotto 1). Comunicazione alla ditta recapitista per la presa in carico della corrispondenza La ditta aggiudicataria del lotto 1), con preavviso di almeno 3 giorni lavorativi, dovrà inviare alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2) e, per conoscenza a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), una comunicazione attraverso Posta Elettronica Certificata, con l’indicazione della data a partire dalla quale la documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e la successiva postalizzazione. Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC, sarà considerata valida e riferita al completamento del servizio di stampa nonchè quale data di presa in carico per la ditta recapitista. Si evidenzia che la data indicata nella PEC dalla ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà essere stampata all’interno di ciascun documento da postalizzare. Dovrà essere fornito un Report, sia in formato elettronico che cartaceo contenente tutte le informazioni idonee a consentire la verifica puntuale della lavorazione ultimata. Tale report dovrà permettere la tracciabilità della comunicazione da spedire per gruppo, della data, del nome e cognome del destinatario, codice cliente, nome e codice del mittente ed ogni altra eventuale chiave di ricerca indicata dalle Asl in rapporto alle proprie esigenze. Su richiesta dell’Asl, la ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà fornire in corso d’opera e in tempo reale, un esaustivo stato di avanzamento delle attività inerenti a ciascuna richiesta di lavorazione, indicando le cause di eventuali ritardi e i tempi stimati di completamento delle attività. Fino alla presa in carico da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è responsabile dell’integrità della documentazione. I tempi di lavorazione massimi, dalla data di invio dei files da parte di ciascuna Asl, alla data di consegna all’incaricato del servizio di recapito (posta elettronica ibrida), sono stabiliti in numero di 3 giorni lavorativi. In caso di mancato rispetto dei tempi, ciascuna Asl potrà applicare le penali successivamente specificate. Distinta di spedizione La ditta aggiudicataria del lotto 1), deve preparare una distinta di spedizione della corrispondenza da conferire alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, suddivisa per gruppi di invio, quale documento di accettazione da parte del recapitista. La distinta cartacea dovrà essere sottoscritta dai responsabili individuati sia da parte della ditta aggiudicataria del lotto 1) che da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida e, dovrà essere inviata a ciascuna Asl a comprova dell’avvenuta consegna. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 7 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 2.6) Archiviazione ottica dei documenti Per ogni documento saranno gestiti i dati indispensabili per una corretta archiviazione (codice fiscale, tipologia documento, numero, data archiviazione) individuando delle chiavi di ricerca per codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita, n. di raccomandata, ecc. La gestione per codice fiscale deve permettere in tempo reale la possibilità di effettuare ricerche “trasversali” in tutto l’archivio, visualizzando in maniera univoca tutta la documentazione prodotta. Il servizio dovrà assicurare la consultazione e l’estrazione della copia di qualsiasi documento trasmesso nel lotto di spedizione a partire dal terzo giorno successivo alla presa in carico da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida. 2.7) Controllo delle attività Ciascuna Asl, si riserva la possibilità di effettuare controlli di produzione a campione sui documenti, sull’imbustamento e sul confezionamento dei prodotti presso la sede della ditta aggiudicataria del lotto 1) a seguito dell’aggiudicazione e durante l’esecuzione del servizio. La verifica sarà volta ad accertare che quanto stampato sia conforme alle specifiche tecniche previste dal presente capitolato speciale. In caso di verifiche con riscontro negativo, l’Asl valutata la tipologia e la gravità delle anomalie riscontrate, darà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) un termine non superiore a 2 giorni lavorativi, per concludere la produzione e definire le problematiche riscontrate. Decorso inultilmente tale termine l’Asl potrà decidere di applicare le penali successivamente specificate. Assistenza tecnica e formazione degli operatori La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà: - fornire username e password per l’accesso al portale web; - garantire l’erogazione dell’assistenza necessaria per lo svolgimento di tutte le attività del servizio oggetto del lotto; - fornire ogni altra indicazione tecnica e operativa per lo svolgimento del servizio. Nel caso in cui la procedura per l’erogazione del servizio richieda particolari configurazioni informatiche ovvero la disponibilità di software non in dotazione da parte di ciascuna Asl (Mantova capofila) ed Asl di Pavia e Cremona, sarà onere della dtta aggiudicataria del lotto 1) provvedere a fornire quanto sopra, senza alcun costo aggiuntivo. Dovrà inoltre essere garantita la formazione degli operatori di ciascuna ASL (capofila) ed aggregate, per un corretto utilizzo del portale, pari ad almento due giorni/annui per operatore. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà individuare un proprio referente a cui spetterà il compito di interfacciarsi con ogni ASL per la risoluzione di ogni tipo di criticità che dovesse verificarsi durante tutto il processo di lavorazione del lotto, compresa la fase conclusiva di postalizzazione. Il servizio di assistenza (compreso nel prezzo offerto) dovrà essere attivo dalle ore 8.00 alle ore 18.00 di tutti i giorni feriali (sabato escluso), con intervento e risoluzione delle criticità entro le 24 ore dalla chiamata, mentre con riferimento a quelle di invio della documentazione tramite la rete, entro 48 ore dalla chiamata. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 8 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Tipologia dei documenti (LOTTO 1) Per quanto riguarda la tipologia dei documenti rientranti nel lotto 1) si rinvia all’allegato 1), nel quale vi è indicata la distinzione per ciascuna Asl (sia capofila che aggregate), con la specifica delle quantità annuali (presunte). I quantitativi oggetto dell’appalto, sono suscettibili di variazioni sia in aumento che in diminuzione. Tali variazioni non comporteranno, in ogni caso, alcuna modifica nell’applicazione dei prezzi unitari rispetto a quelli offerti in sede di gara. Organizzazione delle attività (LOTTO 1) Il servizio di posta elettronica ibrida deve prevedere, compreso nel prezzo di offerta, quanto segue: - Supporto formativo al personale dell’Asl (Mantova capofila), Asl di Pavia e Cremona (aggregate), nelle diverse fasi del servizio - Sistema informativo dedicato di monitoraggio e controllo - Assistenza tecnica con l’intervento entro 24 ore dalla chiamata, attiva dalle 8.00 alle 18.00, dal lunedì al venerdì - Supporto per la costruzione dei documenti - Supporto nella spedizione dei documenti e risoluzione delle problematiche d’invio della documentazione tramite la rete - Possibilità di personalizzare e modificare le lettere secondo le esigenze di ciascuna Asl Requisiti di sicurezza Per garantire il pieno rispetto della normativa in tema di privacy, la ditta aggiudicataria del lotto 1), dovrà indicare i nominativi delle persone che all’interno della stessa tratteranno i dati trasmessi, e la persona fisica incaricata del trattamento dei dati ai sensi del D.lgs. 196/03 e s.m.i.. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà prevedere tutte le misure atte a garantire i requisiti di sicurezza delle informazioni trattate, con riferimento alla riservatezza, integrità e disponibilità dei dati, nel rispetto degli adempimenti previsti dal D.lgs. 196/03 e s.m.i., correlati per la tutela dei dati personali. Di seguito sono indicati i requisiti minimi specifici di sicurezza che le componenti tecnologiche dell’infrastruttura utilizzata dalla ditta per l’erogazione del servizio, devono soddisfare: - utilizzo di canali di colloquio su internet mediante protocolli di comunicazione sicuri - utilizzo di uno o più strumenti per la certificazione e riservatezza dei dati quali: firma elettronica, posta elettronica certificata, ecc. ART. 3 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 2) Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N. 5898099145 La ditta recapitista della posta elettronica ibrida (nel caso in cui l’aggiudicatario di tale lotto non coincida con quello del lotto 1), con preavviso di 3 giorni lavorativi, riceverà dal service di stampa della ditta aggiudicataria del lotto 1) una comunicazione a mezzo Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 9 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Posta Elettronica Certificata, con l’indicazione della data a partire dalla quale la documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e relativa postalizzazione. Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC sarà quella a decorrere dalla quale sarà calcolata la tempistica per la postalizzazione e, quindi, l’applicazione di eventuali penali. Per ogni spedizione e per ciascun gruppo di invio, la ditta recapitista provvederà a verificare che le comunicazioni indicate in distinta siano coincidenti con quanto preso in carico, segnalando (entro 48 ore dalla presa in carico), eventuali anomalie al responsabile dell’esecuzione del contratto, attraverso una comunicazione a mezzo PEC. La ditta recapitista, ricevuta la comunicazione PEC da parte della ditta aggiudicataria del lotto 1), provvederà al ritiro e alla relativa postalizzazione. Si precisa che il prezzo offerto per l’attività di postalizzazione è da intendersi comprensivo anche del servizio di ritiro di tutta la posta elettronica ibrida. Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta Target. La ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà provvedere al recapito della posta elettronica ibrida attenendosi alle condizioni, ai termini e secondo le modalità di invio di corrispondenza massiva di cui al Decreto Ministero Comunicazioni 12.05.2006 (per gli inviti delle vaccinazioni e degli screening), fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara. Mentre per il recapito dei solleciti attinenti le vaccinazioni e il pagamento delle fatture la ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà attenersi alle disposizioni previste per Posta Target, fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara. Il resto della corrispondenza (sempre facente parte del lotto 2) dovrà essere recapitata a mezzo raccomandata A.R. Durante la vigenza dell’appalto, la stazione appaltante in qualità di capofila e/o le Aziende aggregate potranno richiedere variazioni circa la tipologia dei documenti e la scelta della modalità di spedizione. ART. 4 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 3) Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) CIG N. 5898104564 Le attività comprese nel lotto 3) sono elencate di seguito: a) Il ritiro giornaliero della corrispondenza indirizzata all’Asl presso l’ufficio Poste centrali di Mantova, Cremona e Pavia e consegna presso l’Ufficio Protocollo di ciascuna Azienda sanitaria locale (capofila) e aggregate: yASL MANTOVA: Via dei Toscani, 1 yASL CREMONA: Via San Sebastiano, 14 yASL PAVIA: Viale Indipendenza, 3 b) La raccolta della corrispondenza in partenza dall’Ufficio Protocollo della sede di ciascuna Asl (Mantova, Cremona, Pavia); c) Affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione; d) Invio della restante corrispondenza e) Redazione di appositi rendiconti Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 10 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 f) Certificazione in forma elettronica, attraverso il sistema informatico implementato dalla ditta aggiudicataria, del rispetto dei termini di consegna. In ogni caso il recapito sarà ritenuto perfezionato soltanto: 1) al momento dell’immissione nella cassetta postale del destinatario 2) nel caso di consegna presso stabili con la presenza di custode, al momento della consegna della comunicazione al destinatario. Il servizio deve intendersi eseguito con mezzi, strumenti e personale esterno all’Asl, qualificato ed idoneo alla distribuzione della corrispondenza da e per l’Asl di Mantova (capofila) e le Asl aggregate (Pavia e Cremona), nell’ambito del territorio nazionale ed extra nazionale. 4.1) Volume della corrispondenza La corrispondenza spedita per conto dell’ASL di Mantova relativa all’anno 2013 è risultata in totale di n. 71.223 pezzi, per l’ASL di Cremona in n. pezzi 94.643, per l’Asl di Pavia in n. 112.481 pezzi. I quantitativi, suddivisi per grammatura sono specificati nell’allegato 1), in ogni caso sono da intendersi come indicativi e non vincolanti sia per l’ASL (capofila) e le Asl aggregate. 4.2) Caratteristiche del servizio di gestione e recapito della corrispondenza aziendale La stazione appaltante (A.S.L. di Mantova, capofila) affida in esclusiva alla Ditta recapitista (di tutta la corrispondenza aziendale, ad eccezione degli invii derivanti dalla posta elettronica ibrida e rientranti nella riserva legale a favore di Poste Italiane) l'effettuazione delle operazioni di seguito elencate: Servizio di prelievo e consegna della corrispondenza in arrivo: - Prelievo quotidiano da parte della ditta recapitista dalle Poste centrali di Mantova, Cremona, Pavia della corrispondenza indirizzata all'Asl di Mantova, Asl di Cremona e Pavia dalla casella postale ed eventuale ritiro di corrispondenza ad essa connessa giacente allo sportello, compreso il rilascio di firma per ricevuta in nome e per conto di ciascuna Asl (capofila) e aggregate, e consegna di tutto il materiale all'Ufficio Protocollo di ciascuna Azienda sanitaria Locale dell’ASL entro le ore 9.00. Tale attività deve intendersi già compresa nella formulazione dell’offerta. - Fornitura e pagamento di modulistica postale da parte dell’aggiudicatario del lotto 3). Servizio di ritiro e invio della corrispondenza: - Consegna e spedizione giornaliera da parte della ditta recapitista della corrispondenza previo: a) ritiro della corrispondenza pronta per la spedizione suddivisa per peso e tipologia da parte dell’aggiudicatario dall’Ufficio Protocollo dell’Asl (capofila) dell’Asl di Cremona e dell’Asl di Pavia in ogni giorno lavorativo non festivo dal lunedì al venerdì entro e non oltre le ore 9.00; b) affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione; Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 11 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 c) postalizzazione della corrispondenza o invio della corrispondenza nello stesso giorno del ritiro o al più tardi entro il giorno lavorativo successivo, da parte dell’aggiudicatario. Trattandosi di un servizio avente anche carattere di urgenza, nell’arco della giornata potrebbero verificarsi ritiri e spedizioni urgenti non derogabili, tali da richiedere la disponibilità al ritiro per la successiva spedizione della corrispondenza sino alle ore 17. Ciascuna Asl provvederà in ogni caso a consegnare alla Ditta recapitista, la corrispondenza già imbustata. La fornitura degli accessori saranno forniti all’Asl con costi a carico della Ditta aggiudicataria. L’Asl si riserva la facoltà di modificare gli orari indicati, in ragione di una diversa organizzazione dei servizi aziendali. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà anticipare le spese postali (anche per l’ambito di riserva legale), che saranno poi rimborsate da ciascuna Asl. 4.3) Luogo e modalità di svolgimento del servizio La ditta recapitista ha l’obbligo, laddove non ne disponga, di dotarsi entro 30 giorni dalla data di aggiudicazione, di una sede operativa nel Comune di ciascuna Asl (Mantova capofila) e Asl di Pavia e Cremona. La mancata costituzione della sede operativa entro il prescritto termine comporterà la risoluzione del contratto, la risoluzione opererà di diritto previo invio di raccomandata a.r. da parte di ciascuna Asl. La corrispondenza dovrà essere predisposta dall’aggiudicatario con le seguenti modalità: A) Corrispondenza prioritaria: - controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl e controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto); - affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede della Ditta aggiudicataria. - invio della restante corrispondenza B) Corrispondenza raccomandate semplici e con A.R.: - controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl, e controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto); - verifica della coincidenza tra le raccomandate elencate in ciascuna distinta riepilogativa predisposta da ogni Settore con la materiale esistenza delle stesse; in caso di esito concordante, timbratura confirmatoria di ciascuna distinta. In caso contrario dovrà essere effettuato un controllo congiunto in contraddittorio con il Settore mittente; - trascrizione sulla ricevuta di ritorno della raccomandata del numero riferito al codice a barre (nella sede della Ditta); - affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede della Ditta aggiudicataria mediante utilizzo di propria macchina affrancatrice di cui dovrà provvedere a tutte le operazioni di manutenzione straordinaria o periodica. - invio della restante corrispondenza raccomandata. Nel consegnare la distinta riepilogativa della corrispondenza per le raccomandate, ciascuna Asl provvederà a contrassegnare quelle attinenti le procedure giudiziarie, prima che avvenga il ritiro da parte della Ditta aggiudicataria. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 12 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Il servizio dovrà essere svolto in conformità alla normativa vigente in materia di invii di corrispondenza rientranti nell’ambito del servizio postale universale. Trattandosi di un servizio indispensabile per l’ASL e di conseguenza un servizio avente anche carattere di improrogabilità e urgenza, la ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà mettere a disposizione di ciascuna Asl personale qualificato ed in numero sufficiente per eseguire nei tempi più celeri tutti i servizi richiesti e dovrà procedere all’approvvigionamento tempestivo dei materiali e di quanto occorrente per effettuare il servizio. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà concordare con l’ASL e, più segnatamente con il “Responsabile dell’esecuzione del contratto”, modalità e tempi di intervento; attendendosi alle disposizioni che lo stesso impartirà e sarà responsabile a proprie spese di eventuali iniziative prese arbitrariamente o non autorizzate dal Responsabile individuato e preposto. Tutte le prestazioni richieste nel presente capitolato dovranno essere svolte senza ritardi indipendentemente da guasti che possano avvenire ai mezzi (macchine affrancatrici, automezzi) di proprietà e/o in locazione dell’aggiudicatario. 4.4) Tempi e modalità di inoltro della corrispondenza Tutte le operazioni finalizzate alla spedizione della corrispondenza dovranno svolgersi di norma entro la stessa giornata in cui la Ditta aggiudicataria del lotto 3) ne ha ricevuto l’assegnazione. In caso di affidamento di quantitativi particolarmente consistenti, la tempistica verrà di volta in volta concordata con l’Asl, nella persona del Responsabile dell’esecuzione del contratto. L’invio di tutta la corrispondenza oggetto del presente capitolato dovrà avvenire secondo le modalità offerte e ritenute idonee da ciascuna Asl ed in conformità alle norme vigenti. 4.5) Rendiconti giornalieri della corrispondenza recapitata La Ditta aggiudicataria del lotto 3) provvederà quotidianamente a compilare e a trasmettere a ciascuna Asl entro il giorno successivo, appositi rendiconti delle Asl stesse, denominati "centri di costo", od eventuale altro documento sostitutivo che dovesse essere richiesto, consistenti nella rilevazione quantitativa e per tipologie della corrispondenza, spedita dai singoli Settori di ogni Asl. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà poi rilasciare al referente/responsabile dell’esecuzione del contratto regolare distinta degli invii avvenuti. Le firme per avvenuta spedizione sulla stessa, non impegnano le singole Asl che si riservano di comunicare a verifica avvenuta le proprie osservazioni ed eventuali contestazioni. 4.6) Cura e riservatezza La ditta aggiudicataria del lotto 3), nel trasportare i plichi contenenti la corrispondenza, dovrà adottare tutti gli accorgimenti ritenuti necessari per la salvaguardia del contenuto degli stessi e per la tutela della riservatezza della corrispondenza in essi contenuta. Tutta la corrispondenza dovrà essere trattata con la cura necessaria per garantirne l’integrità con particolare attenzione per i plichi relativi a documentazione presentata a seguito di bandi di gara qualora siano riconoscibili da apposita indicazione visibile Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 13 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 esternamente e per i quali si richiede sia apposta sul plico stesso una dichiarazione attestante la data e l’ora di arrivo all’ufficio protocollo dell’Asl. I dipendenti della ditta dovranno mantenere il segreto su fatti o circostanze concernenti l’organizzazione delle Asl, delle quali abbiano avuto notizia durante l’espletamento del servizio. 4.7) Riserva legale L’attuale normativa nazionale prevede un’Area Riservata del servizio universale postale alle Poste Italiane per: - i servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari di cui alla legge 20 novembre 1982, n. 890 e s.m.i; - i servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di cui all’art. 201 del d.lgs. 30 aprile 1992, n. 285 (codice della strada). Le eventuali successive modifiche che dovessero intervenire nell’ordinamento postale e nella determinazione dell’area di riserva si intenderanno automaticamente assunte dalle parti. ART. 5 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 4) Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - (INTERESSA SOLO L’ASL DI MANTOVA), GIG. N. 5898111B29 5.1) Caratteristiche generali La fornitura deve comprendere, a pena d’esclusione il framework applicativo (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc..) secondo le specifiche di seguito dettagliate: • • • • • • • tutte le componenti software per la messa in opera del sistema; le licenze per 200 utenze contemporanee; tutte le componenti software per le postazioni di protocollazione; un componente software per il disegno dei processi documentali e la loro configurazione; un modulo di accesso e/o estrazione dei dati presenti nel sistema informativo oggetto della gara; l’eventuale produzione e manutenzione dei flussi dati verso la Regione Lombardia o l’Amministrazione Centrale (es. Flussi Ministeriali); il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva. I dati di contesto sono: 9 9 9 9 9 9 N. 40 postazioni di protocollazione N. 300 utenti complessivi del sistema N. 80717 protocolli annui N. 305 protocolli giornalieri N. 5.000 fatture all’anno N. 20.000 referti di laboratorio all’anno Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 14 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 I dati numerici, come sopra elaborati, sono da intedersi indicativi, potendo gli stessi subire variazioni, in relazione alle esigenze aziendali. La fornitura non comprende: • • • • • • • sistemi hardware server e client; licenze di sistemi operativi server; licenze di relational database management system; licenze di sistemi operativi client; hardware specifico per le postazioni di lavoro (stampanti etichette, scanner,ecc.); licenze software per applicativi di produttività individuale (es. Microsoft Office); manutenzione ed assistenza sistemistica sui server. E’ tuttavia onere della ditta concorrente fornire indicazioni dettagliate in merito ai requisiti hardware/software necessari per l’installazione del sistema. Il fornitore deve indicare le specifiche tecniche delle stampanti che possono essere utilizzate nella procedura, ed eventualmente fornire un elenco delle stampanti (marca e modello) compatibili con la procedura per la stampa delle etichette del modulo di gestione del protocollo. 5.2) Funzionalità generali • • • • • • • • • • sistema di autenticazione integrato con il servizio Microsoft Active Directory aziendale; sistema di autorizzazione integrato ed unico per tutto il framework applicativo, con possibilità di assegnare più ruoli al singolo utente; gestione delle autorizzazioni di lettura e scrittura sul singolo documento; funzionalità di monitoraggio e tracce delle attività svolte; gestore unificato dei workflow documentali aziendali. Deve essere presente un livello unico di interfacciamento con il file system, il database, le interfacce d’integrazione con altri sistemi; sistema di progettazione, generazione, manutenzione di form per la gestione di procedure interne all’Azienda, senza la necessità di acquistare ulteriori licenze; compatibilità con i diversi formati documentali (es. Doc, DocX, Odt, Xml, Jpg, etc …); memorizzazione in formato XML delle informazioni di supporto ai documenti; notifica di assegnazione mediante posta elettronica; interfaccia in italiano, di semplice utilizzo, uniforme per tutti i moduli applicativi offerti. 5.3) Funzioni di protocollo E’ richiesta, a pena d’esclusione, la conformità e il rispetto della vigente normativa in materia di protocollo informatico, gestione informatica dei procedimenti amministrativi, linee guida prodotte dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In particolare si richiedono le funzionalità di seguito elencate: 5.3.1 - Protocollo • • Gestione dei flussi di corrispondenza in ingresso/uscita e comunicazioni interne; Workflow di protocollazione standard previsto dalla normativa; Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 15 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 • • • • • • • • • • • • • • • • • Funzionalità di ricerca anagrafica e documentale avanzate con supporto all’individuazione dei documenti protocollati ed utilizzo di parole chiave; Gestione amministrativa di semplice realizzazione; Gestione delle liste anagrafiche (mittenti/destinatari/gruppi di destinatari); Gestione registro giornaliero e di emergenza; Integrazione con il sistema di posta elettronica aziendale Microsoft Exchange; Integrazione con il sistema di posta elettronica certificata regionale; Gestione dei documenti in formato digitale; Gestione dei documenti firmati mediante Firma Elettronica Avanzata e Firma digitale; Acquisizione, trasformazione e gestione dei documenti in formato cartaceo; Presenza di strumenti di scannerizzazione integrati per acquisizione dei documenti cartacei; Manipolazione, autocorrezione dei documenti acquisiti in formato cartaceo; Gestione degli allegati al documento principale; Gestione di riferimenti precedenti relativi al documento protocollato; Segnatura del documento principale mediante produzione di etichette (codice a barre) che lo individuino in modo univoco; Gestione della modifica e dell’annullamento del protocollo già registrato nel rispetto della normativa vigente; Gestione dell’archivio e-mail sia riportanti protocollo ufficiale, sia acquisite nel programma a fini archivistici/organizzativi; Limite sulla dimensione dei documenti da acquisire. 5.3.2 - Titolario • • • • • • Gestione del titolario di classificazione di semplice realizzazione; Funzionalità di aggiornamento, sostituzione del titolario in uso, storicizzazione; Modifiche al titolario consentite solo al responsabile/gruppo di responsabili; Gestione di campi aggiuntivi, oltre a quelli espressamente previsti per legge; Filtri di visibilità sul titolario; Gestione della classificazione nella fase di inserimento del documento nel fascicolo mediante valori testuali o mediante codici. 5.3.3 - Fascicolazione ed archiviazione • • • • • • • • • Gestione dei fascicoli per procedimenti e pratiche; Gestione gerarchica dei fascicoli e dei sotto-fascicoli; Creazione di relazioni fra fascicoli; Gestione degli attributi del fascicolo; Funzionalità di inserimento dei documenti nei fascicoli con mantenimento della classificazione originale dei documenti; Funzionalità di spostamento dei documenti fra fascicoli; Gestione degli archivi: a. corrente b. di deposito c. storico Gestione delle operazioni di chiusura dei fascicoli con trasferimento nell’archivio di deposito; Gestione dell’elenco dei documenti e fascicoli da trasferire in conservazione. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 16 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 5.4 - Gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi con particolare riferimento a deliberazioni, determine, atti amministrativi e più in generale a flussi documentali e procedurali • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Gestione dei processi mediante workflow; In particolare si richiede l’implementazione dei seguenti processi/procedimenti: a. Deliberazioni; b. Determinazioni; c. Atti amministrativi-legali (gare, contratti, ricorsi, sanzioni, etc …); Strumento per la progettazione ed il disegno dei workflow; Verifica dello stato dell’iter dei processi; Identificazione del responsabile del procedimento; Reportistica sugli atti; Integrazione con Albo pretorio on-line esistente presso l’Azienda; Gestione del numero di protocollo provvisorio e definitivo; Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti; Gestione della data d’inserimento, modifica, annullamento, approvazione, pubblicazione; Gestione annullamento documenti pubblicati; Acquisizione documenti allegati sia in formato cartaceo che digitale; Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma gerarchica basata sui centri di costo aziendali; Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo; Gestione dell’organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che gestiscono la copia master dell’organigramma); Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti; Gestione di note da apporre ai documenti; Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento, parole chiave contenute nel documento, anno di creazione, anno di approvazione, anno di pubblicazione; Tracciabilità dei percorsi documentali. 5.5 - Gestione documentale • • • • • • • • • • Acquisizione documenti sia in formato cartaceo che digitale; Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti; Gestione della data d’inserimento, modifica, annullamento, approvazione, pubblicazione; Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma gerarchica basata sui centri di costo aziendali; Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo; Gestione dell’organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che gestiscono la copia master dell’organigramma); Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti; Gestione di note da apporre ai documenti; Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento, parole chiave contenuta nel documento, anno di creazione, anno di approvazione, anno di pubblicazione; Tracciabilità dei percorsi documentali. 5.6 – Sistema di progettazione/disegno dei workflow procedurali Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 17 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 • • • Applicazione per la progettazione ed il disegno dei workflow; Funzionalità di generazione delle web-form relative al workflow; Gestione delle abilitazioni/autorizzazioni sugli elementi del workflow; 5.7 - Archiviazione/conservazione sostitutiva • • • • • • Piena rispondenza alla normativa in materia di archiviazione/conservazione sostitutiva; Gestione della ricezione, invio, archiviazione dei documenti relativi ai flussi di fatturazione elettronica e dei referti di laboratorio analisi; Sistema per la generazione di connettori basati su standard sicuri di comunicazione/trasmissione; Elevata configurabilità del sistema; Elevati livelli di sicurezza del sistema; Sistema WEB based per l’amministrazione/gestione del servizio. 5.8 - Integrazioni Il framework applicativo dovrà presentare, pena esclusione, le seguenti integrazioni: • • • • • • • • • integrazione con l’infrastruttura di dominio Microsoft Active Directory dell’ASL di Mantova, per funzionalità di Single Sign On; iintegrazione con i sistemi informativi amministrativi di gestione del personale, della contabilità generale ed analitica, del controllo di gestione o più in generale dei sistemi informativi che gestiscono le anagrafiche di base per configurare il sistema; integrazione con il servizio/sistema di conservazione sostitutiva offerto; integrazione con i sistemi di gestione multicanale/postelizzazione, oggetto degli altri lotti; integrazione funzionale con l’indice IPA; integrazione con le specifiche presenti e future del progetto regionale CRS-SISS di Regione Lombardia; integrazione con sistemi di fax server/fax management; integrazione con il servizio di Posta Elettronica Certificata di Regione Lombardia/ASL Mantova; integrazione delle funzionalità di firma digitale con carta operatore CRS-SISS. 5.9 - Servizi ed attività professionali comprese nella fornitura La fornitura deve comprendere, a pena d’esclusione, i servizi e le attività professionali di seguito dettagliate: A)Servizi di Project Management L’offerente dovrà garantire, pena esclusione, la fornitura di tutti i servizi di project management e di tutti gli elementi complementari necessari all'attivazione e alla messa in produzione della fornitura. Si devono ritenere compresi: • • • l’analisi della situazione esistente; l’analisi delle necessità dell’Azienda con la validazione obbligatoria del personale delle strutture competenti; la definizione di un piano di avvio in esercizio; Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 18 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 • • • • • l’installazione e la configurazione dei moduli; la formalizzazione delle personalizzazioni; il recupero di eventuali dati pregressi; il supporto all’avviamento; ogni attività indispensabile alla corretta attivazione e funzionamento del sistema, senza alcun onere aggiuntivo, anche se non espressamente specificato in offerta. B)Formazione L’attività di formazione deve prevedere: a. addestramento degli utenti-formatori e degli utenti-utilizzatori del sistema, con formazione teorica e pratica; b. supporto agli utenti nella fase di avviamento, per l’utilizzo del sistema. In particolare si richiedono 15 giornate lavorative di formazione dedicate, su gruppi di 12 operatori al massimo, presso la sede della formazione dell’ASL di Mantova. C)Manutenzione ed assistenza La ditta concorrente dovrà fornire, per tutta la durata contrattuale, a pena d’esclusione, le seguenti tipologie di manutenzione: ¾ Manutenzione correttiva: risoluzione dei malfunzionamenti dei programmi e dei moduli software oggetto della fornitura. ¾ Manutenzione evolutiva: aggiornamento dei sistemi offerti al fine di garantire l’aggiornamento e l’aderenza dei sistemi offerti alle Linee Guida dei Sistemi Informativi delle ASL e alle Linee Guida sulla Sicurezza Informatica di Regione Lombardia. ¾ Manutenzione (adeguamento normativa): aggiornamento dei sistemi offerti al fine di garantire la piena aderenza alla normativa sul protocollo informatico e sulla gestione documentale. Si ritengono comprese, nell’offerta presentata, tutte le operazioni di inizializzazione per ciascun nuovo anno solare. 5.10 - Applicazione provvedimento garante della Privacy del 27.11.2008 - G.U. n. 300 del 24.12.08 (Amministratore di sistema) La ditta aggiudicataria del lotto 4) risulta l’Amministratore di Applicazioni e dei Data Base in ambito. Tali profili svolgono specifiche funzioni previste nel profilo più generale di Amministratore di sistema previsto dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27/11/2008 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 24 dicembre 2008 “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari di trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema” e successive modifiche ed integrazioni. La ditta aggiudicataria del lotto 4) dovrà provvedere alla nomina degli amministratori di Applicazioni e di Base Dati e fornire all’Azienda l’elenco contenente gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema. Tale elenco dovrà essere conservato ed aggiornato direttamente dalla ditta. In qualunque momento, sarà facoltà dell’Asl, richiedere alla ditta aggiudicataria del lotto 4) l’elenco aggiornato degli amministratori di sistema. La ditta dovrà fornire al Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 19 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Titolare dei dati tutte le informazioni necessarie o richieste espressamente dall’Asl per la redazione annuale del Documento programmatico della Sicurezza. Art. 6 - DURATA DELL’APPALTO La durata dell’appalto sarà di cinque anni, a decorrere dalla data che sarà indicata nella delibera di aggiudicazione definitiva. Trascorso un anno dall’effettivo inizio del servizio, l’Asl potrà procedere d’ufficio alla risoluzione del contratto qualora siano intervenuti mutamenti sostanziali nella normativa postale tali da rendere non più conveniente per l’Asl stessa la prosecuzione del rapporto. I primi sessanta giorni di esercizio s’intendono di prova ed entro tale periodo il contratto potrà essere risolto dall’Asl in qualsiasi momento, con preavviso di quindici giorni a mezzo raccomandata a.r., senza che la ditta possa invocare diritto a risarcimento alcuno, fermo restando l’obbligo comunque di effettuare il servizio per i due mesi successivi alla data di disdetta. E’ prevista la possibilità di prorogare il servizio, per un periodo di sei mesi, a parità di condizioni economiche e contrattuali, nelle more dell’aggiudicazione del nuovo contratto e, comunque sino a che l’Asl non abbia aggiudicato il nuovo appalto e sia intervenuta la completa attivazione del nuovo servizio. Art. 7 - SCIOPERI In caso di sciopero dei propri dipendenti, le ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) saranno tenute a darne comunicazione scritta a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), in via preventiva e tempestiva. Nel caso di sciopero del personale che si protragga oltre le 24 ore continuative, l’aggiudicatario è tenuto ad assicurare un servizio minimo per consegne urgenti (che saranno individuate dall’Asl stessa). Si applicano comunque le disposizioni di cui alla Legge n.146 del 12/06/1990 e s.m.i. attenendosi al disposto relativo all’Amministrazione Pubblica “per la tutela dei servizi minimi essenziali” rientrando il servizio oggetto del presente appalto in tale casistica. Art. 8 - OBBLIGHI DELL’AGGIUDICATARIO Il servizio dovrà essere svolto esclusivamente con l’impiego di personale dipendente regolarmente assunto, nelle diverse fattispecie ammesse dalla legge. L’aggiudicatario è tenuto per tutta la durata della prestazione ad osservare nei confronti dei lavoratori dipendenti, condizioni normative e retributive conformi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di settore e agli accordi integrativi vigenti, a rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti di lavoratori o soci. La ditta deve dichiarare di riservare al personale dipendente trattamenti non inferiori ai minimi contrattuali previsti dal C.C.N.L. applicabile alla categoria e, di provvedere regolarmente al versamento di tutti gli oneri previdenziali, assicurativi ed assistenziali previsti dalla legge a favore del proprio personale dipendente. La ditta è tenuta alla scrupolosa osservanza di tutte le norme sulla prevenzione degli infortuni, adottando ogni accorgimento per salvaguardare l’incolumità del proprio personale e di terzi, sollevando nel modo più ampio da ogni responsabilità l’Asl. Il personale della ditta aggiudicataria dovrà essere riconoscibile per l’uso dell’uniforme ed il possesso di un tesserino di riconoscimento aziendale. Le spese per gli abiti di servizio, le tessere, i distintivi ed ogni altra cosa affine o conseguente all’organizzazione del personale sono a carico della ditta aggiudicataria. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 20 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 La ditta aggiudicataria dovrà avvalersi di personale qualificato e tecnicamente preparato, in possesso delle abilitazioni necessarie allo svolgimento del servizio. I mezzi e le attrezzature impiegate, nonché le relative modalità di impiego, dovranno essere uniformate alle normative di sicurezza vigenti. Il mancato rispetto delle disposizioni e di ogni obbligo contributivo e tributario derivante dal presente capitolato, formalmente accettato, consente all’Asl di sospendere in tutto o in parte i pagamenti, fino alla regolarizzazione della posizione, senza che ciò attribuisca alcun diritto per il ritardato pagamento. In caso di mancata regolarizzazione l’Asl, potrà, risolvere il contratto stesso, ipso facto et jure. Art. 9 - NOMINA REFERENTI Per garantire la regolare esecuzione delle prestazioni, ciascuna ditta aggiudicataria, prima dell’inizio dello svolgimento del servizio, dovrà nominare un referente incaricato di dirigere, coordinare e controllare l’attività del personale dell’aggiudicatario stesso, contestualmente ciascuna Asl provvederà ad individuare un proprio referente/responsabile dell’esecuzione del contratto. Il responsabile dell’esecuzione del contratto di ogni singola Asl si rivolgerà direttamente al Referente della ditta aggiudicataria, per verificare l’esecuzione del contratto e per ogni eventuale problema che dovesse verificarsi durante l’espletamento del servizio. Art. 10 - CONTROLLI E PENALITA’ La/le ditta/e aggiudicataria/e saranno considerate responsabili dei danni che per fatto suo/loro, e/o dei dipendenti e dei mezzi, dovessero arrecare alle persone o alle cose sia delle Asl che dei terzi, durante il periodo contrattuale, intendendosi pertanto sollevata ed esonerata ciascuna Asl da qualsiasi conseguenza, diretta o indiretta, derivante dall’esecuzione dei servizi oggetto del presente capitolato. La ditta deve impegnarsi a custodire con cura e diligenza la corrispondenza, riconoscendo, in caso di smarrimento o distruzione, il rimborso dei costi sostenuti e documentati dall’Asl per il suo rinvio e per le conseguenze derivanti dal mancato invio nei termini stabiliti. Le ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) terranno indenne l’Asl ed il destinatario da ogni sanzione pecuniaria irrogata dagli organi ispettivi dell’Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni o da altri da questo espressamente incaricati, derivante da errori di affrancatura ed invio imputabili alla ditta stessa. La ditta aggiudicataria del lotto 3) s’impegna altresì a rispettare la riserva legale prevista a favore di Poste Italiane e, a manlevare l’Asl da qualsiasi responsabilità, addebito ad esso imputata a causa dell’inosservanza delle norme vigenti in materia di disciplina del servizio postale. Gli eventuali disservizi imputabili al Servizio Postale Nazionale e/o a Corrieri terzi non produrranno in ogni caso il venir meno degli obblighi previsti in carico all’aggiudicatario. Ciascuna Asl, effettuerà quotidianamente i controlli dei rendiconti delle spedizioni, elaborati da parte della ditta aggiudicataria del lotto 3). Mensilmente si procederà al controllo su quanto fatturato, tramite la verifica dei rendiconti giornalieri delle spedizioni dichiarate dalla ditta stessa. Nel caso in cui l’Asl verificasse inesattezze o incongruenze nei conteggi provvederà a darne immediata comunicazione alla Ditta per le dovute rettifiche. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 21 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Il Responsabile dell’Esecuzione del contratto d’appalto, potrà controllare ogni qualvolta lo riterrà opportuno, il corretto e puntuale svolgimento dei servizi, specie per quanto riguarda le modalità e le tempistiche previste dal presente capitolato. Per le inadempienze come di seguito elencate, si procederà all’applicazione delle seguenti penalità: a) in caso di ritardo nell’esecuzione delle prestazioni nelle tempistiche previste (per il lotto 2) e 3), ogni singola Asl potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo; b) in caso di difformità della prestazione effettuata rispetto a quanto previsto nel capitolato, potrà essere applicata una penale pari ad € 500,00 per ogni contestazione; c) in caso di ritardo nel recapito della posta elettronica ibrida, ciascuna Asl potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo; d) in caso di mancato recapito della posta elettronica ibrida, ciascuna Asl potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo; e) in caso di ritardo nell’avvio del lotto 4), rispetto alle tempistiche indicate nella relazione, l’Asl di Mantova potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo; f) in caso di ritardo per gli interventi di assistenza tecnica (manutenzioni), l’Asl di Mantova potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo. La penale applicata sarà decurtata dall’importo della prima fattura utile, successivamente al mese in cui si è verificata l’inadempienza. Ciascuna Asl si riserva la possibilità di aumentare le predette penali, commisurandole alla gravità dell’irregolarità. Per le inadempienze contestate, la Ditta dovrà comunicare in ogni caso le proprie deduzioni nel termine massimo di 3 giorni dalla data di ricevimento della contestazione che sarà effettuata dall’Asl a mezzo raccomandata A.R. o mediante PEC. Qualora, a giudizio insindacabile dell’Asl, le deduzioni non siano ritenute accoglibili, saranno applicate alla ditta le penali come sopra riportato. Art. 11 - DIRETTORE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO Ciascuna Asl nominerà, ai sensi dell’art.119 comma 3 del D.lgs. 163/2006 e s.m.i. il proprio direttore dell’esecuzione del contratto, al quale saranno demandati i compiti previsti dall’art.10 del medesimo decreto citato. Lo stesso, dovrà occuparsi dello svolgimento delle verifiche analoghe a quelle di cui all’art.1662 del Codice Civile e dovrà controllare la perfetta osservanza da parte dell’appaltatore di tutte le prescrizioni e le disposizioni contenute nei documenti contrattuali. Art. 12 - DEPOSITO CAUZIONALE DEFINITIVO A garanzia di tutte le obbligazioni contrattuali assunte con la stipula del contratto, ciascuna ditta aggiudicataria dovrà prestare, ai sensi dell’art. 113 del D.lgs. 163/2006 e s.m.i. una garanzia fideiussoria pari al 10% dell’importo contrattuale, al netto dell’Iva. La garanzia fideiussoria deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile, nonché l’operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell’Azienda Sanitaria Locale. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 22 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 In caso di R.T.I., tale deposito cauzionale dovrà essere effettuato dal concorrente designato capogruppo, con l’indicazione esplicita degli altri operatori economici facenti parte del raggruppamento, e della copertura del rischio anche per tutti loro, mentre in caso di Consorzio, dal consorzio medesimo. Fideiussione o polizza dovranno avere validità di almeno sei mesi oltre la durata del contratto. Nessun interesse è dovuto sulle somme costituenti i depositi cauzionali. La restituzione della cauzione definitiva sarà effettuata alla fine del periodo di fornitura/servizio, sempre che non vi siano contestazioni in atto e risultino assolti tutti gli impegni contrattuali previsti. La mancata costituzione della garanzia comporta la revoca dell’affidamento e l’acquisizione della cauzione provvisoria da parte dell’Asl, che provvederà ad aggiudicare l’appalto al concorrente che segue in graduatoria. La garanzia copre gli oneri per il mancato od inesatto adempimento e cessa di avere effetto a completa ed esatta esecuzione delle obbligazioni nascenti dal contratto stesso. Qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione di penali, o per qualsiasi altra causa, la ditta dovrà provvedere, su richiesta dell’Asl, ad integrare la garanzia. Art. 13 - FATTURAZIONE E MODALITA’ DI PAGAMENTO La ditta dovrà attenersi alle disposizioni previste dall’art. 3 “Tracciabilità dei flussi finanziari” di cui alla legge n.136 del 13.08.2010 e s.m.i.: l’inosservanza comporterà la nullità assoluta del contratto, così come sancito al comma 8) dello stesso articolo. In particolare l’aggiudicatario ha l’obbligo di comunicare all’Asl gli estremi del proprio conto corrente bancario o postale, dedicato anche in maniera non esclusiva alle commesse pubbliche e di individuare la/le persona/e delegate ad operare sullo stesso. Tutti i pagamenti da parte dell’ASL (capofila) e aggregate, saranno effettuati sul conto corrente indicato. A fronte della puntuale effettuazione delle prestazioni descritte nel presente capitolato, l’Asl provvederà al pagamento del corrispettivo dovuto previa presentazione di regolare fattura. I pagamenti saranno effettuati nel termine massimo di 60 giorni previsti dalla legge. La ditta aggiudicataria dovrà tassativamente allegare alla fattura copia della distinta circa le spedizioni avvenute. Sono in ogni caso a carico dell’aggiudicatario tutti i costi (incluse le tasse) che potranno derivare dalla spedizione tramite Poste Italiane. I costi dei bolli anticipati dalle ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) saranno rimborsati dalle Asl a consuntivo, entro 60 giorni dalla data di presentazione delle relative fatture. Le fatture dovranno obbligatoriamente riportare: • • • il dettaglio delle tipologie di invito o documento (posta elettronica ibrida) codice CIG assegnato per la presente procedura corrispettivi unitari e totali secondo i prezzi pattuiti Il suddetto termine di pagamento sarà sospeso in mancanza dei requisiti sopra descritti Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 23 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 e/o nel caso in cui risulti la non conformità tra la fornitura e quanto richiesto. I termini di pagamento saranno sospesi a seguito di formale comunicazione, anche a mezzo fax, nella quale verranno precisate le motivazioni della suddetta sospensione. I termini di pagamento rimarranno sospesi sino al momento dell’avvenuta risoluzione della causa di sospensione. Le fatture mensili dovranno essere intestate a: Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Mantova Via dei Toscani n.1- 46100 Mantova C.F. e P. IVA n. 01838560207 Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Pavia U.O.C. Risorse Economico Finanziarie Viale Indipendenza n.3 - 27100 Pavia P.IVA 01748780184 Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Cremona Via S. Sebastiano n.14 - 26100 Cremona P.IVA 01150400198 ART. 14- REVISIONE PREZZI E’ prevista la revisione dei prezzi, trascorsi trenta mesi di durata del contratto, da effettuarsi sulla base di un’istruttoria condotta dal dirigente responsabile dell’acquisizione di beni e servizi dell’Asl, ai sensi dell’art. 115 del D.lgs. 163/06 e, comunque previa richiesta formale da parte della ditta aggiudicataria. ART. 15- DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO - SUBAPPALTO In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 118, comma 1 del D.lgs. 163/06 e s.m.i., il contratto non può essere ceduto a pena di nullità, salvo quanto previsto dall’art. 116 del medesimo decreto legislativo. Per quanto riguarda il subappalto questo s’intende sottoposto alle condizioni di cui all’art. 118 del D.lgs. 163/06 e s.m.i. La cessione del contratto o il subappalto realizzati in maniera non conforme ai predetti articoli di legge comporteranno la risoluzione del contratto con oneri a carico, con conseguente incameramento del deposito cauzionale definitivo e il risarcimento dei danni subiti. ART. 16- RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Il contratto potrà essere risolto ai sensi dell’art. 1453 del Codice Civile (Risolubilità del contratto per inadempimento), inoltre la risoluzione opera di diritto, ai sensi dell’art. 1456 Codice Civile (Clausola risolutiva espressa), nei seguenti casi: - in caso di frode, di grave negligenza, di contravvenzione nell’esecuzione degli obblighi e condizioni contrattuali; in caso di cessione d’azienda, di cessazione di attività, oppure nel caso di concordato preventivo, di fallimento e di atti di sequestro o di pignoramento a carico dell’aggiudicatario; Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 24 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 - nei casi di cessione o subappalto non autorizzati dall’Ente; in caso di morte dell’aggiudicatario, quando la considerazione della sua persona sia motivo determinante nell’aggiudicazione; più di due contravvenzioni ai patti contrattuali o alle disposizioni di legge, durante la vigenza del contratto, con l’applicazione delle penali; in caso di violazione delle norme contemplate nel Codice Etico/Comportamentale; in tutti gli altri casi espressamente previsti dal presente capitolato. Al verificarsi delle sopraelencate ipotesi, la risoluzione si verifica di diritto quando l’Asl determini di valersi della clausola risolutiva e comunichi tale volontà in forma scritta all’appaltatore. Ai sensi dell’art. 3, comma 9 bis, della Legge 136/2010 e s.m.i., il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni costituisce causa di risoluzione del contratto. Il contratto si intende altresì risolto di diritto, restando l’Asl obbligata a remunerare solo ed esclusivamente le prestazioni effettivamente rese dalla ditta aggiudicataria, nell’ipotesi di annullamento giurisdizionale del provvedimento di aggiudicazione ovvero dei presupposti atti di gara. Analogamente l’efficacia del contratto è sospesa in caso di sospensione dell’aggiudicazione. Nei casi previsti dall’art. 1454 del c.c. “Diffida ad adempiere”, qualora la ditta non dia corso nei termini indicati nella stessa all’adempimento richiesto dall’Amministrazione. La risoluzione del contratto comporta l’incameramento della garanzia fideiussoria oltre al risarcimento dei danni derivanti dalla maggior spesa dovuta alla necessità di affidare il servizio ad altra ditta. ART. 17- RECESSO L’Asl di Mantova e le Asl aggregate potranno recedere dal contratto stipulato, in qualsiasi momento, con un preavviso di almeno 60 giorni, da comunicarsi alla ditta aggiudicataria con lettera raccomandata A/R o mediante PEC nei seguenti casi: ¾ per un diverso assetto organizzativo dell’Asl, determinato da normative nazionali e/o regionali, che faccia venire meno la necessità della prestazione dei servizi oggetto del presente capitolato; ¾ mutamenti di carattere normativo sia a livello nazionale che regionale in materia di competenza e modalità di erogazione del servizio oggetto del presente capitolato da parte delle Asl; ¾ attivazione durante la vigenza del rapporto contrattuale di una convenzione da parte di CONSIP o di ARCA avente ad oggetto i servizi di cui al presente capitolato; ¾ qualora, successivamente alla stipula del contratto, fosse accertata la sussistenza di una causa d’esclusione di cui all’art. 38 del D.lgs. 163/06 e s.m.i. In caso di recesso, l’Asl di Mantova e le Asl aggregate saranno tenute a riconoscere al fornitore, esclusivamente, il corrispettivo dovuto per le prestazioni effettuate alla data di comunicazione del recesso, purché siano state eseguite correttamente ed a regola d’arte, secondo le condizioni contrattuali, rinunciando, fin d’ora, il fornitore a qualsiasi Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 25 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 ulteriore pretesa, anche di natura risarcitoria, ed a ogni ulteriore compenso, indennizzo e/o rimborso spese. Dalla data di efficacia del recesso, la ditta dovrà cessare tutte le prestazioni contrattuali assicurando, tuttavia, attraverso l’attivazione di una diretta consultazione con le aziende committenti, che tale cessazione non pregiudichi la continuità dei servizi e non comporti alcun danno per l’Asl di Mantova e le Asl aggregate. Fermo restando quanto sopra previsto, qualora taluno dei componenti l’organo di amministrazione o l’amministratore delegato o il direttore generale o il responsabile tecnico della ditta aggiudicataria siano condannati, con sentenza passata in giudicato, per delitti contro la Pubblica amministrazione, l’ordine pubblico, il patrimonio, ovvero siano assoggettati alle misure previste dalla normativa antimafia, l’Asl di Mantova e le Asl aggregate avranno diritto di recedere dal contratto stipulato, qualunque sia il suo stato d’esecuzione, e senza preavviso. In tali ipotesi, il fornitore avrà diritto al pagamento di quanto correttamente eseguito a regola d’arte, secondo i corrispettivi e le condizioni contrattuali in essere, rinunciando espressamente, fin d’ora, a qualsiasi pretesa risarcitoria, ad ogni ulteriore compenso o indennizzo e/o rimborso delle spese. ART. 18- TRATTAMENTO DEI DATI La ditta aggiudicataria ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo, per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione dell’appalto. La ditta è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, nonché dei propri eventuali subappaltatori e dei dipendenti, consulenti e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di segretezza anzidetti. In caso di inosservanza degli obblighi citati, l’Asl ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto, fermo restando che l’appaltatore sarà tenuto a risarcire tutti i danni che dovessero derivare all’Asl. La ditta potrà citare i termini essenziali del presente appalto, nei casi in cui ciò fosse condizione necessaria per la partecipazione ad altre gare di appalto. Fermo restando quanto previsto nel presente capitolato, la ditta s’impegna, altresì, a rispettare quanto previsto dal D.lgs. n.196/2003 e s.m.i. Ai sensi di quanto previsto dal D.lgs. 196/2003 in tema di trattamento di dati personali, le parti dichiarano di essersi preventivamente e reciprocamente informate, prima della sottoscrizione del contratto, circa le modalità e le finalità dei trattamenti di dati personali che saranno effettuati per l’esecuzione del contratto medesimo. Ai fini della suddetta normativa, le parti dichiarano che i dati personali forniti con il presente atto sono esatti e corrispondono al vero, esonerandosi reciprocamente da qualsivoglia responsabilità per errori materiali di compilazione, ovvero per errori derivanti da un’inesatta imputazione dei dati stessi negli archivi elettronici e cartacei. I trattamenti dei dati saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto delle misure di sicurezza. Con la sottoscrizione del contratto, le parti dichiarano inoltre di essersi reciprocamente comunicate tutte le informazioni previste dagli articoli da 31 a 36 (misure di sicurezza) del decreto legislativo citato, ivi comprese quelle relative ai nominativi del responsabile e del titolare del trattamento e le modalità di esercizio dei diritti dell’interessato previste dall’articolo 9 del D.lgs. 196/2003. La ditta aggiudicataria del lotto 4) sarà individuata, secondo quanto previsto dall’art. 29 del D.lgs. 196/03 quale responsabile (esterno) del trattamento dei dati. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 26 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 I compiti assegnati al Responsabile esterno del trattamento non potranno eccedere quanto strettamente funzionale e necessario per l’espletamento dei servizi affidati con il presente capitolato e le misure minime di legge (art. 33 del Codice, disciplinare tecnico). Resta in ogni caso esclusa qualsiasi responsabilità o compiti al responsabile (esterno) del trattamento in merito a: - adempimenti verso l’Autorità Garante - adempimenti verso i soggetti interessati. La nomina dei Responsabili esterni è di esclusiva competenza del titolare del trattamento dei dati, e il responsabile esterno deve nominare e comunicare alla stazione appaltante gli incaricati e fornire loro le istruzioni come previsto dalla normativa. Le lettere di nomina dovranno essere trasmesse all’Asl quale titolare del trattamento dei dati. Qualora siano effettuati interventi di modifica del software, essi dovranno essere svolti nel rispetto delle specifiche tecniche stabilite dal D.lgs. 196/03 e s.m.i. in materia di Protezione dei Dati Personali, ed in particolare di quanto richiesto dal disciplinare tecnico allegato B) del Codice, in materia di misure minime di sicurezza. Art. 19 - SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO La ditta aggiudicataria è tenuta ad osservare tutte le norme di legge che regolano la previdenza e l’assistenza sociale e al rispetto di tutti gli obblighi connessi alle disposizioni in materia di sicurezza, protezione ed igiene dei lavoratori e deve aver adempiuto a tutti gli obblighi previsti dal D.lgs. 81/08 e s.m.i ed in particolare a quello della redazione del documento di valutazione dei rischi inerenti all’attività da svolgere. In tale documento devono essere accuratamente analizzati i rischi relativi al servizio in oggetto ed introdotti nel ciclo lavorativo dell’Asl committente, definite ed applicate le conseguenti misure di prevenzione e protezione. L’aggiudicatario è ritenuto interamente responsabile dell’applicazione delle misure di sicurezza previste dal documento di valutazione dei rischi suddetti e provvederà inoltre, a proprie spese ed a propria piena e totale responsabilità: - a formare ed informare i propri dipendenti relativamente ai rischi connessi allo svolgimento del servizio oggetto della presente gara, ed alle misure di protezione da attuare per ridurre tali rischi, a controllare e a pretendere che i propri dipendenti rispettino le norme vigenti in materia di sicurezza e di igiene, nonché le disposizioni che l’Asl committente ha definito in materia; a disporre e controllare che i propri dipendenti siano dotati ed usino i Dispositivi di Protezione Individuali e Collettivi previsti ed adottati dall’offerente stesso per i rischi connessi agli interventi da effettuare; a curare che tutte le attrezzature di lavoro ed i mezzi d’opera siano a norma ed in regola con le prescrizioni vigenti, ad informare immediatamente l’Asl committente in caso di infortunio/incidente e di ottemperare, in tali evenienze, a tutte le incombenze prescritte dalla legge; ad applicare nei confronti di eventuali subappaltatori, approvati dall’Asl, le procedure previste dall’art. 26 del D.lgs. 81/2008, con specifico riguardo alla formazione e trasferimento dell’informazione circa i contenuti del DUVRI, e all’organizzazione e al rispetto dei conseguenti interventi compensativi di tutela. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 27 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Art. 20 - CODICE ETICO/DI COMPORTAMENTO E PATTO D’INTEGRITA’ REGIONALE Per le Aziende che svolgono la propria attività secondo i contenuti di cui al Codice Etico-Comportamentale, quale dichiarazione dei valori, insieme dei diritti dei doveri e delle responsabilità dell’Ente, nei confronti dei portatori di interesse (dipendenti, fornitori, utenti ecc.), tutti i fornitori, quali soggetti terzi, sono tenuti nei rapporti con le Aziende, ad uniformare la loro condotta ai criteri fondati sugli aspetti etici definiti nel Codice EticoComportamentale, tenendo presente che la violazione delle stesso comporterà la risoluzione di diritto del rapporto contrattuale in essere, nonché il pieno diritto delle Aziende di chiedere ed ottenere il risarcimento dei danni patiti per la lesione della sua immagine ed onorabilità. Per l’Asl della Provincia di Mantova, il Codice di Comportamento deliberato il 31 Gennaio 2014, sostituisce il precedente Codice Etico e concorre all’attuazione del Sistema Anticorruzione, in ottemperanza alla Legge 190/12, è reperibile sul sito internet aziendale: www.aslmn.it. Per l’Asl della Provincia di Pavia: www.asl.pavia.it Per l’Asl della Provincia di Cremona. www.aslcremona.it L’Asl stabilisce, altresì, in maniera cogente e vincolante, per tutti i soggetti coinvolti nella presente procedura di appalto, l’obbligo di conformare la propria condotta ai principi di lealtà, trasparenza e correttezza contenuti nel Patto d’Integrità Regionale, adottato dalla Giunta Regionale con Deliberazione n. 1299 del 30.01.2014. Art. 21- CLAUSOLA DI ESTENSIONE In attuazione dei principi sanciti dal Piano Socio Sanitario Regionale 2002/2004 approvato con D.C.R. Lombardia n. 462 del 13.03.2002, dalla D.G.R. Lombardia VII/12101 del 14.02.2003 e dalla D.G.R. Lombardia n. VII/12528 del 28.03.2003 che auspicano forme consorziate di acquisto tra gli Enti del S.S.R., così come ulteriormente ribadito dalla D.G.R. n. VIII/3776 del 13.12.2006 - allegato III - parte II, la quale, nello stimolare forme di aggregazione per acquisti ed appalti nell’ambito del S.S.R., pone l’accento su “gare aziendali aperte ad adesioni successive”, l’Azienda Sanitaria Locale di Mantova sottoscrisse con le Aziende sotto indicate un accordo per attivare modalità di acquisto a livello aggregato. Tale accordo consente agli Enti firmatari di chiedere al soggetto che, a seguito della procedura in oggetto sarà dichiarato aggiudicatario, l’estensione del contratto, alle condizioni tecnico-organizzative definite dalla procedura stessa, (fatte salve le specificità delle Aziende successivamente aderenti, quali modalità e luoghi di consegna) riservandosi la facoltà, per quanto riguarda l’aspetto economico, di concordare con il fornitore condizioni più favorevoli per tutte le Aziende Sanitarie/Ospedaliere interessate all’appalto. Pertanto, nel corso di validità del contratto sottoscritto con l’Azienda Sanitaria Locale di Mantova, al soggetto individuato come aggiudicatario potrà essere richiesto di estendere la fornitura anche ad una o più delle Aziende più avanti indicate. La durata di quest’ultima fornitura non potrà protrarsi oltre quella del contratto originario stipulato dall’Azienda Sanitaria Locale di Mantova, ivi incluse eventuali proroghe. Per il resto, fatte salve le eventuali migliorie economiche, questa Stazione appaltante resterà estranea in ordine ai patti e condizioni che si stabiliranno fra fornitore ed Azienda Sanitaria/Ospedaliera cui viene esteso l’accordo, che daranno origine ad un rapporto contrattuale autonomo. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 28 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Il fornitore non è obbligato ad accettare la richiesta di estensione. In ogni caso, al fine di rendere determinabile l’oggetto del contratto, si dichiara sin d’ora che la fornitura richiesta alla ditta aggiudicataria che accetti la richiesta di estensione di altra Asl/AO aderente all’AIPEL non potrà eccedere complessivamente il valore pari al 500% del valore di ogni lotto. Le Aziende Ospedaliere/Sanitarie che hanno aderito all’accordo interaziendale per la disciplina delle forme aggregate riguardanti le forniture di beni e l’appalto di servizi sono le seguenti: • • • • • • • • • • • • • • • • • • A. O. “Carlo Poma” di Mantova; A. O. Desenzano del Garda (Brescia); A. O. Istituti Ospitalieri di Cremona; A. O. “Mellino Mellini” di Chiari (Brescia); A.O. Ospedale Maggiore di Crema; A.O. Ospedali Riuniti di Bergamo; A.O. Provincia di Lodi; A. O. Spedali Civili di Brescia; A. O. Treviglio Caravaggio (Bergamo); A.O. Seriate (Bergamo); A.O. Provincia di Pavia; ASL Provincia di Brescia; ASL Provincia di Cremona; ASL Vallecamonica-Sebino; ASL Provincia di Lodi; ASL Provincia di Mantova; ASL Provincia di Pavia; Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell’Emilia (BS). Il fornitore non è obbligato ad accettare la richiesta di estensione. Art. 22 - CONTROVERSIE Per eventuali controversie che dovessero insorgere durante la vigenza dell’appalto, sarà competente il Foro ove ha sede l’Ente stipulante il contratto. Art. 23- SPESE CONTRATTUALI Sono a carico della ditta aggiudicataria le eventuali spese inerenti al contratto, quali quelle di bollo, di eventuale registrazione fiscale, di stampa del contratto e simili, mentre l’IVA sarà assolta secondo le vigenti disposizioni di legge. Art. 24- NORME DI RINVIO Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato si rinvia alle norme vigenti in materia di disciplina del servizio postale (ivi comprese le Circolari Ministeriali), al D.lgs. 163/06 e s.m.i., nonché al Codice Civile. Per quanto riguarda il lotto 3) si rinvia la D.P.R. 428/98 “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”, nonché alle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi ed a ogni altra norma vigente. Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 29 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile, la ditta aggiudicataria dichiara di accettare espressamente tutte le condizioni e i patti contenuti nel presente capitolato speciale d’appalto. Il Dirigente Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse F.to(Dott. Luigi Faccincani) Allegato 1) - Fabbisogni Allegato 2) - Patto d’integrità regionale Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale 30 via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207 Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale via dei Toscani, 1- 46100 Mantova - Edificio 3 - Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected] _______________________ ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207