Ordinare e filtrare i dati

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Ordinare
e filtrare i dati
In questa sezione
Ordinare i dati del foglio di lavoro
Creare un elenco personalizzato
Filtrare rapidamente i dati
con Filtro automatico
Creare un filtro avanzato
Convalidare i dati per la
correttezza in fase di inserimento
Ottenere di più dai filtri avanzati
opo aver aggiunto dati ai fogli di lavoro, potresti voler
cambiare l’ordine di visualizzazione delle righe dei fogli
di lavoro. Per esempio, se hai un foglio di lavoro che elenca
gli ordini di una settimana, potresti voler elencare gli ordini
secondo il cliente o riordinare le righe del foglio di lavoro
affinché gli ordini più cospicui appaiano nella parte superiore dell’elenco e quelli meno cospicui in basso. Puoi anche
nascondere le righe che non soddisfano i tuoi criteri, operazione utile quando lavori con una grande quantità di dati.
Proprio come puoi cambiare o limitare la visualizzazione dei dati dei fogli di lavoro, puoi controllare quali tipi di
dati possono essere inseriti nei fogli di lavoro. Impostando
regole di convalida per gruppi di celle, puoi controllare ogni
valore e, se il valore inserito non rientra nell’intervallo accettato, puoi fare in modo che Microsoft Excel visualizzi un
messaggio di errore che ricorda all’utente il tipo di valore
accettabile per tale cella.
In questa sezione imparerai a:
D
●
●
●
●
●
Ordinare i dati dei fogli di lavoro secondo i contenuti di
una singola colonna.
Creare ordinamenti su più colonne.
Definire elenchi personalizzati e ordinare usando tali
elenchi.
Limitare i dati dei fogli di lavoro usando filtri.
Guidare l’inserimento dei dati con regole di convalida.
Ordinare i dati del foglio di lavoro
Puoi ordinare un gruppo di righe di un foglio di lavoro in vari modi, ma il primo passaggio, indipendentemente dal tipo di ordinamento, consiste nell’identificare la colonna che fornirà i valori in base ai quali ordinare le righe. Una volta selezionata la colonna da usare, puoi scegliere se visualizzare i dati in ordine crescente
o decrescente. Per esempio, se hai un elenco di prodotti venduti dalla società con le vendite mensili di ogni
prodotto nella stessa riga, puoi ordinare in ordine decrescente il foglio di lavoro in base ai contenuti della
colonna delle vendite per scoprire quali prodotti hanno fornito il maggiore ricavo alla società. Puoi anche ordinare le righe del foglio di lavoro in ordine crescente per posizionare i prodotti meno redditizi nella parte superiore dell’elenco. Se desideri ordinare in base ai contenuti di più colonne, puoi creare un ordinamento su più
colonne. Un pratico utilizzo di un ordinamento su più colonne consiste nell’ordinare i prodotti per categoria,
quindi per vendite totali.
Ordinare i dati in ordine crescente o decrescente
2 Esegui una delle operazioni seguenti:
●
●
Fai clic sul pulsante Ordinamento crescente.
Fai clic sul pulsante Ordinamento decrescente.
1 Fai clic su una cella della colonna in base alla
quale effettuare l’ordinamento nel foglio di lavoro.
VEDI ANCHE. Per informazioni sulla creazione di un ordinamento personalizzato vedi
“Creare un elenco personalizzato” a pagina 130.
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Ordinare i dati del foglio di lavoro
Ordinare e filtrare i dati
Creare un ordinamento su più colonne
1 Seleziona le celle che vuoi ordinare.
2 Seleziona Ordina dal menu Dati.
3 Fai clic sulla freccia
della casella di riepilogo Ordina per.
5 Seleziona l’opzione Crescente o
Decrescente per
indicare l’ordine
secondo il quale
organizzare i valori
della colonna.
4 Fai clic sulla prima colonna
in base alla quale effettuare
l’ordinamento.
6 Se necessario, ripeti i passaggi da 3 a 5 per impostare
le colonne e l’ordine nelle
due sezioni Quindi per.
ATTENZIONE. Excel non ricorda l’ordine
originale delle righe del foglio di lavoro.
Se non hai una colonna con un valore univoco in ogni cella, per esempio il numero
di un prodotto o l’identificativo di un cliente, potresti non poter riportare il foglio di
lavoro nel suo ordine originale. Puoi fare
clic sul pulsante Annulla per annullare un
ordinamento, ma se chiudi una cartella di
lavoro dopo avere effettuato un ordinamento, Annulla non sarà disponibile quando riaprirai il foglio di lavoro.
7 Fai clic su OK.
!
SUGGERIMENTO. Puoi ordinare il contenuto di un foglio di lavoro in base ai
valori di un massimo di tre colonne.
Ordinare i dati del foglio di lavoro
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Creare un elenco personalizzato
Excel ordina i numeri in base ai loro valori e le parole in ordine alfabetico. A volte per ordinare i dati potresti avere bisogno di altre possibilità diverse dai due metodi di ordinamento di base. Per esempio, l’ordinamento dei mesi dell’anno in ordine alfabetico inserirebbe febbraio prima di gennaio. Per offrirti maggiore controllo sull’ordinamento, Excel fornisce quattro elenchi personalizzati: giorni della settimana, abbreviazioni dei
giorni della settimana, mesi e abbreviazioni dei mesi. Puoi fare in modo che Excel esegua l’ordinamento in
base a tali elenchi, oppure puoi creare un elenco personale.
Definire un elenco personalizzato di valori
1 Seleziona Opzioni dal menu Strumenti.
2 Fai clic sulla scheda Elenchi.
5 Fai clic
su Aggiungi.
3 Fai clic su
NUOVO ELENCO.
4 Digita l’elenco
personalizzato
desiderato.
Separa ogni
voce premendo
INVIO.
6 Fai clic su OK.
130
Creare un elenco personalizzato
Ordinare e filtrare i dati
Ordinare in base a un elenco personalizzato
1 Seleziona le celle che vuoi ordinare.
2 Seleziona Ordina dal menu Dati.
3 Fai clic sulla freccia
della casella di riepilogo
Ordina per.
6 Fai clic sulla freccia della casella
di riepilogo Prima
chiave di ordinamento.
4 Fai clic sulla colonna in
base alla quale effettuare
l’ordinamento.
5 Fai clic su Opzioni.
9 Fai clic su OK.
7 Seleziona
un elenco
personalizzato.
8 Fai clic su OK.
ATTENZIONE. Se desideri usare un elenco personalizzato per un ordinamento su più colonne, tale elenco deve essere il criterio di ordinamento primario.
Creare un elenco personalizzato
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Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico
Un aspetto importante del lavoro con grandi quantità di dati consiste nella capacità di evidenziare i dati più
importanti di un foglio di lavoro, per esempio i dati che rappresentano i 10 giorni migliori per le vendite di un
mese oppure le linee di prodotto a vendita lenta che dovresti rivalutare. In Excel sono presenti varie tecniche
efficaci e flessibili che puoi usare per limitare i dati visualizzati nel foglio di lavoro. Una di tali tecniche è il
filtraggio dei contenuti di una cartella di lavoro. Diversamente dall’ordinamento, che organizza le righe dei
fogli di lavoro secondo le regole impostate, il filtraggio di un foglio di lavoro nasconde le righe che non soddisfano le regole definite.
Creare un filtro automatico
1 Seleziona le celle che vuoi filtrare.
2 Seleziona Filtro dal menu Dati
e fai clic su Filtro automatico.
3 Fai clic sulla
freccia del
pulsante Elenco
filtrato per la
colonna in base
a cui eseguire
il filtraggio.
4 Fai clic sul valore da usare
come criterio del filtro.
Rimuovere un filtro automatico
1 Fai clic su una cella del gruppo filtrato.
2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro automatico.
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Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico
Ordinare e filtrare i dati
Creare un filtro automatico personalizzato
1 Seleziona le celle che vuoi filtrare.
2 Seleziona Filtro dal menu Dati
e fai clic su Filtro automatico.
3 Fai clic sulla
freccia della
colonna per cui
vuoi creare un
filtro personalizzato.
4 Fai clic su
(Personalizza…).
6 Seleziona l’operatore di confronto
che vuoi usare.
7 Digita il valore secondo il quale confrontare
i valori nella colonna
selezionata.
8 Fai clic su OK.
5 Fai clic sulla freccia della casella di
riepilogo dell’operatore di confronto.
!
SUGGERIMENTO. Quando una colonna è filtrata, la freccia che appare a destra dell’intestazione dell’elenco filtrato è visualizzata in blu.
Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico
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Creare un filtro avanzato
Quando crei un filtro usando Filtro automatico, puoi creare regole complesse per filtrare i contenuti del foglio
di lavoro. L’unico limite è che le regole usate per filtrare il foglio di lavoro non sono immediatamente visibili. Se desideri che le regole usate per filtrare i valori di una colonna siano visualizzate nel corpo del foglio di
lavoro, puoi scrivere ogni regola in una cella e identificare tali celle affinché Excel sappia come filtrare il
foglio. Con la regola di filtraggio visibile nel corpo del foglio di lavoro, puoi cambiare le regole usate per filtrare i dati modificando le celle con il criterio del filtro e riapplicando il filtro.
Creare un filtro avanzato
1 Copia i titoli di colonna dell’elenco che vuoi filtrare.
2 Incolla i titoli in un altro
punto della cartella
di lavoro.
4 Seleziona una cella nell’elenco
che vuoi filtrare.
3 Sotto i rispettivi titoli, digita i criteri
che devono essere soddisfatti.
5 Seleziona Filtro dal
menu Dati e fai clic
su Filtro avanzato.
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Creare un filtro avanzato
Ordinare e filtrare i dati
6 Fai clic nella casella Intervallo elenco.
8 Fai clic nella casella
Intervallo criteri.
7 Seleziona l’intero elenco
da filtrare, comprese le
intestazioni di colonna.
10 Fai clic su OK.
9 Seleziona le
celle su cui
basare il filtro,
comprese le
intestazioni di
colonna.
Rimuovere un filtro avanzato
1 Seleziona le celle da cui vuoi rimuovere un filtro.
2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Mostra tutto.
Creare un filtro avanzato
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Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
L’impostazione di regole di convalida per i dati inseriti nelle celle consente di individuare molti degli errori
di inserimento dati più comuni, per esempio valori troppo piccoli o troppo grandi o il tentativo di inserire una
parola in una cella che richiede un numero. Quando crei una regola di convalida, puoi anche creare un messaggio che informi sul tipo di dati previsto per la cella.
Convalidare secondo requisiti specifici
1 Seleziona le celle che vuoi convalidare.
2 Seleziona Convalida dal menu Dati.
3 Fai clic sulla freccia
della casella di riepilogo
Consenti e seleziona il
tipo di dati che vuoi
consentire.
!
SUGGERIMENTO. Se vuoi visualizzare tutte le celle del foglio di lavoro con i criteri di convalida, seleziona Vai dal menu Modifica. Fai clic su Speciale e seleziona Convalida dati.
Assicurati che sia selezionata l’opzione Qualsiasi e fai clic su OK.
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Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
Ordinare e filtrare i dati
4 Fai clic sulla frec-
6 Fai clic sulla scheda
cia della casella di
riepilogo Dati e
seleziona la condizione desiderata.
Messaggio di input e
seleziona la casella di
controllo Mostra messaggio di input quando viene
selezionata la cella.
5 Digita i valori
appropriati nelle
caselle.
7 Digita il messaggio che vuoi visualizzare quando
viene selezionata
la cella.
8 Fai clic sulla scheda
Messaggio di errore e seleziona la casella di controllo
Mostra messaggio di errore
quando i dati immessi non
sono validi.
9 Fai clic sulla freccia della casella di
riepilogo Stile e seleziona l’icona che
vuoi inserire accanto al messaggio.
10 Digita il messaggio
di errore desiderato
e fai clic su OK.
Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
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Convalidare dati secondo un elenco in un intervallo del foglio di lavoro
1 Seleziona le celle che vuoi convalidare.
2 Seleziona Convalida dal menu Dati.
3 Fai clic sulla
freccia della
casella di riepilogo Consenti.
4 Seleziona Elenco.
6 Seleziona le celle contenenti
i valori desiderati nell’elenco.
!
7 Fai clic su OK.
SUGGERIMENTO. Per convalidare un’intera cartella di lavoro, tieni premuto
CTRL e premi 5 (Tn). Applica i criteri di
convalida dei dati.
5 Fai clic sulla casella Origine.
!
!
SUGGERIMENTO. Anziché selezionare le
celle contenenti i valori desiderati nell’elenco, puoi digitare tali valori separati da
un punto e virgola (;).
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SUGGERIMENTO. Nella scheda
Impostazioni della finestra di dialogo
Convalida dati, puoi deselezionare la
casella di controllo Elenco nella cella
affinché accanto alla cella non appaia una
freccia con le opzioni disponibili.
Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
Ordinare e filtrare i dati
Ottenere di più dai filtri avanzati
Puoi usare i filtri avanzati per limitare le righe visualizzate nel foglio di lavoro, ma la loro utilità non termina
qui. Oltre che per impostare vari criteri per filtrare il foglio di lavoro, puoi usare i filtri avanzati per individuare valori univoci nei fogli di lavoro e copiare i risultati in un altro gruppo di celle in qualsiasi foglio di
lavoro di Excel.
Quando fai in modo che Excel trovi valori univoci in un foglio di lavoro, crei un filtro avanzato che trova
ogni valore che si ripete almeno una volta nella singola colonna identificata. Per esempio, se avessi un elenco di tutte le vendite di un giorno, potresti trovare quali rappresentanti di vendita hanno effettuato almeno una
vendita. Un limite importante della ricerca di valori univoci sta nel fatto che l’identificazione agisce solo su
fogli di lavoro in cui i dati sono limitati alle colonne in cui vuoi trovare tali valori. Per esempio, se avessi un
foglio di lavoro di due colonne che elenca l’identificativo dell’ordine e il rappresentante di vendita che ha soddisfatto l’ordine, ogni riga avrebbe una combinazione univoca di ID ordine (diversa per ogni ordine) e di rappresentante di vendita. Per trovare i rappresentanti di vendita che hanno effettuato una vendita in tale giorno,
dovresti eliminare la colonna ID ordine.
Trovare righe univoche
1 Seleziona le celle in cui vuoi trovare valori univoci.
2 Seleziona Filtro
dal menu Dati
e fai clic su
Filtro avanzato.
!
SUGGERIMENTO. Quando trovi valori univoci in una
colonna, Excel restituisce solo la prima occorrenza
di ogni valore.
3 Seleziona la casella di controllo Copia univoca dei record.
4 Fai clic su OK.
Ottenere di più dai filtri avanzati
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Copiare le righe filtrate in un’altra posizione
1 Digita il criterio da usare per filtrare il foglio di lavoro
in una cella sotto le righe da filtrare.
3 Seleziona Filtro dal
menu Dati e fai clic
su Filtro avanzato.
6 Seleziona le
celle con il criterio di filtraggio.
2 Fai clic su
una cella
dell’intervallo
da filtrare.
4 Seleziona l’opzione
Copia in un’altra
posizione.
5 Fai clic nella casella
7 Fai clic nella casella Copia in.
9 Fai clic su OK.
Intervallo criteri.
8 Seleziona la cella nell’angolo superiore sinistro
del punto in cui vuoi inserire le righe filtrate.
!
SUGGERIMENTO. La copia dei risultati
di un filtro avanzato ti fa risparmiare
tempo identificando il punto in cui incollare i risultati del filtro. Anziché applicare il
filtro e copiare manualmente i risultati
nella nuova posizione, puoi specificare la
destinazione quando crei il filtro.
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Ottenere di più dai filtri avanzati
VEDI ANCHE. Per altre informazioni sull’assegnazione di criteri per un filtro
avanzato, vedi “Creare un filtro avanzato”
a pagina 134.