capitolato tecnico agea - sezione servizio di cassa 2015-04-12

AGEA – SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B
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AGEA – AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA
CAPITOLATO TECNICO
SEZIONE SERVIZIO DI CASSA
AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B
ALLEGATO ALLA CONVENZIONE
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AGEA – SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B
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Sommario
1. OGGETTO DEL SERVIZIO .......................................................................................................................................... 3
1.1.
DEFINIZIONI E ACRONIMI ............................................................................................................................... 3
1.2.
RIFERIMENTI NORMATIVI ................................................................................................................................. 3
2. DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE .............................................................................................................. 3
2.1.
TERMINI E DEFINIZIONI..................................................................................................................................... 4
2.2.
SOTTOSISTEMA DI TRASFERIMENTO DATI ..................................................................................................... 5
3. MODALITÀ DI TRASMISSIONE DEI PAGAMENTI DA ESEGUIRE......................................................................... 5
3.1.
DETTAGLIO DELLE INFORMAZIONI TRASMESSE .......................................................................................... 6
4. MODALITÀ DI ESECUZIONE DEI PAGAMENTI ...................................................................................................... 7
4.1.
CORRESPONSIONE DEGLI STIPENDI ED ALTRE PROVVIDENZE IN FAVORE DEL PERSONALE AGEA
E PROVVEDIMENTI AI SENSI DELL’ART. 18 LEGGE 99/09 .................................................................................. 7
4.2.
RITENUTE E BOLLI ............................................................................................................................................... 8
4.3.
QUANTITATIVI DI RIFERIMENTO ...................................................................................................................... 8
5. COMUNICAZIONE AD AGEA DEGLI ESITI DEI PAGAMENTI EMESSI/ESEGUITI ............................................. 8
6. RIEMISSIONE PAGAMENTI ....................................................................................................................................... 8
7. TRACCIATURA E MONITORAGGIO FLUSSI TELEMATICI SCAMBIATI ............................................................... 9
8. SERVIZIO DI VERIFICA IBAN .................................................................................................................................... 9
9. SERVIZIO DI INTERNET BANKING .......................................................................................................................... 10
10.GESTIONE DELLE ENTRATE ...................................................................................................................................... 10
11.RENDICONTAZIONE DEI MOVIMENTI BANCARI ............................................................................................... 10
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CAPITOLATO TECNICO
SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B
1. Oggetto del servizio
L’AGEA affida alla Banca il Servizio di Cassa ai sensi della Legge n. 720/84 - TABELLA B.
Nell’ambito di tale servizio la Banca svolge le seguenti attività:
a) esecuzione pagamenti a beneficiari degli aiuti nazionali e delle spese facenti capo
all'Agenzia medesima;
b) comunicazione all’AGEA degli esiti dei pagamenti eseguiti o non eseguibili;
c) riemissione dei pagamenti non andati a buon fine;
d) tracciatura e monitoraggio dei flussi telematici scambiati con AGEA;
e) servizio per la consultazione dell’iter degli Ordinativi di pagamento e dei singoli pagamenti;
f) gestione delle entrate;
g) rendicontazione dei movimenti bancari;
h) servizio di verifica degli IBAN.
1.1. Definizioni e acronimi
AGEA
Agenzia per le erogazioni in agricoltura
BANCA
Istituto di Credito, Raggruppamento di Istituti di Credito aggiudicatari della
gara indetta da AGEA
B.I.
Tesoreria Centrale dello Stato - Banca d’Italia -
S.I.
Sistema Informativo di AGEA
U.O.
Unità Organizzativa AGEA
IBAN
International Bank Account Number
CRO
Codice Riferimento Operazione
CBI
Corporate Banking Interbancario
ABI
Associazione Bancaria Italiana
CAB
Codice Avviamento Bancario
SEPA
Single Euro Payments Area
BIC
Bank Identifier Code
1.2. Riferimenti Normativi
Si dovrà far riferimento al Regolamento di Contabilità di Agea del 02 maggio 2008 pubblicato sul
sito Agea, www.agea.gov.it, nonché a tutta la normativa nazionale e comunitaria in vigore alla
data della pubblicazione del presente documento.
2. Disposizioni di carattere generale
Premesso che le entrate dell'AGEA sono costituite:
a) dalle assegnazioni a carico dello Stato, finalizzate anche alla gestione delle attività
istituzionali, determinate con atti normativi aventi forza di legge;
b) da eventuali ulteriori entrate derivanti dallo svolgimento delle proprie attività istituzionali.
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Le disponibilità dell'AGEA, in base alla natura delle entrate, affluiscono sia sul conto corrente
infruttifero acceso a nome di AGEA presso la Tesoreria Centrale dello Stato e gestito nel rispetto del
sistema di Tesoreria Unica di cui alla Legge 29 ottobre 1984, n. 720 - tabella B – e successive
modificazioni ed integrazioni, sia sul conto del Cassiere.
L’AGEA è dotata di un proprio sistema informativo (S.I.) nell’ambito del quale sono gestiti tutti gli
eventi contabili e finanziari del proprio Bilancio di Funzionamento, ivi compresi i pagamenti a
beneficiari degli aiuti nazionali e delle spese facenti capo all'Agenzia medesima nonché la
riscossione di entrate a vario titolo.
Nell’ambito del citato sistema informativo dell’AGEA, sono già operative apposite procedure
informatiche che sovrintendono alla predisposizione di forniture di dati informatizzati destinate alla
Banca per l’esecuzione dei pagamenti di cui sopra nonché all’acquisizione degli esiti dei
pagamenti emessi ed alla riemissione di quelli non andati a buon fine.
Inoltre, l’Agenzia potrebbe attivare la riscossione di entrate dovute a vario titolo sia attraverso
l’emissione di MAV o di altri strumenti per il tramite del suo Istituto Cassiere
Tutto ciò premesso, il presente Capitolato Tecnico descrive le modalità operative di interscambio
di informazioni tra l’AGEA e la Banca, nonché gli adempimenti cui deve far fronte la Banca.
I soggetti coinvolti nel servizio descritto nel presente capitolato sono i seguenti:
 AGEA – Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura;
 Banca (istituto di credito – raggruppamento di Istituti di credito);
 Tesoreria Centrale dello Stato (Banca d’Italia);
 Creditori e debitori del Bilancio di Funzionamento dell’AGEA;
 Istituti di credito che effettuano transazioni sui titoli emessi dalla Banca.
2.1. Termini e definizioni
Si riportano le definizioni dei termini utilizzati nel seguito del documento:
Definizione
Descrizione
Note e relazioni
Identificativo
 Codice Unità organizzativa dell’AGEA
 Settore identificativo attività
 Annualità di riferimento
Pagamento
Accreditamento al
singolo destinatario
E’ composto da almeno un
dettaglio di pagamento
 Progressivo autorizzazione di pagamento
 Codice elenco
 Numero elenco
 Progressivo nell'ambito dell'elenco
 Codice Unità organizzativa dell’AGEA
 Settore identificativo attività
Dettaglio di
pagamento
 Annualità di riferimento
Ripartizione
dell’importo del
pagamento tra
diverso Capitoli di
spesa
 Progressivo autorizzazione di pagamento
 Codice elenco
 Numero elenco
 Progressivo nell'ambito dell'elenco
 Capitolo di spesa
 Codice Unità organizzativa dell’AGEA
Autorizzazione di
Pagamento
Ordinativo di
Pagamento
Provvedimento
amministrativo di
liquidazione da
parte dell’U.O. Agea
Comprende uno o più
Pagamenti
Ordine firmato
digitalmente da
Ufficio Ragioneria
Comprende una o più
autorizzazioni di
pagamento ed espone
 Settore identificativo attività
 Annualità di riferimento
 Progressivo autorizzazione di pagamento
 Esercizio finanziario
 Progressivo dell’ordinativo
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per ciascuna di esse la
ripartizione per Capitolo di
Spesa
Capitolo di spesa
Ordinativo di
riemissione
Elenco riemissioni
Altri Pagamenti
Unità elementare di
articolazione del
bilancio di AGEA
Ordine firmato
cartaceamente o
digitalmente da
Ufficio Ragioneria
Dettaglio dei
pagamenti per i
quali procedere
nuovamente
all’emissione in
favore dei
beneficiari
Stipendi e
corresponsioni
emolumenti a Enti
Terzi
E’ individuato attraverso
una codifica alfanumerica
Sottende un Elenco di
riemissione
Comprende uno o più
Pagamenti
2.2. Sottosistema di trasferimento dati
Lo scambio dati tra i sistemi informativi della Banca e di AGEA dovrà avvenire mediante un servizio
di telecomunicazione in grado di garantire le prestazioni attese nonché l'appropriato livello di
sicurezza in termini sia di riservatezza ed integrità delle trasmissioni dati sia di garanzia di continuità
del servizio anche a fronte di malfunzionamenti della linea e degli apparati di telecomunicazione.
Sarà compito della Banca, per tutta la durata contrattuale, effettuare gli adeguamenti tecnici e
prestazionali del servizio che, nel tempo, si dovessero rendere necessari.
Il servizio di telecomunicazioni dovrà pertanto disporre delle seguenti caratteristiche minime:

essere dedicato esclusivamente allo scambio dati tra il fornitore ed il S.I.;

disporre delle citate caratteristiche di sicurezza.
I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice 1.
3. Modalità di trasmissione dei pagamenti da eseguire
Si descrive di seguito la modalità di trasmissione degli ordinativi di pagamento.
L'Ufficio Ragioneria dell’AGEA trasmette alla Banca, tramite Posta Elettronica Certificata (PEC),
i seguenti prodotti:
a. Ordinativo di pagamento firmato digitalmente;
Ciascun ordinativo è costituito :
1. da un elenco riepilogativo sottoscritto digitalmente dal Dirigente dell’Ufficio Ragioneria,
che raggruppa per capitolo di spesa i singoli mandati di pagamento;
2. dai singoli mandati di pagamento.
A seguire, per ciascun ordinativo, il Sistema Informativo dell’AGEA invia al sistema informativo
della Banca per via telematica i seguenti flussi informativi:
b. Elenco dei Pagamenti disposti da AGEA;
c. Elenco delle Autorizzazioni di Pagamento dettagliate per Capitolo di Spesa.
Lo schema del flusso logico di esecuzione del servizio è il seguente:
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La movimentazione deve avvenire su 2 specifici conti correnti intestati ad AGEA e classificati come
segue:
1. Conto di pagamento: utilizzato per l’accreditamento dei fondi provenienti dalla Tesoreria
Centrale dello Stato sulla base degli ordini di pagamento emessi da AGEA e per l’addebito
delle somme relative ai pagamenti da erogare ai beneficiari;
2. Conto transitorio: sul quale accreditare le somme relative a pagamenti risultati non eseguibili
per:

pagamenti non andati a buon fine;

pagamenti momentaneamente sospesi a seguito di provvedimenti dell’Autorità
giudiziaria e/o della stessa AGEA.
3.1. Dettaglio delle informazioni trasmesse
Il flusso dati relativo alle informazioni di cui ai precedenti punti b) e c) è così strutturato:
Tipo
record
Informazioni
Record
di testa
Informazioni sulla tipologia di fornitura
Dati
Informazioni di dettaglio
Record
di coda
Informazioni sul contenuto della fornitura
La Banca deve provvedere alla quadratura degli importi contenuti nei flussi sopra indicati.
ll flusso dati relativo ai Capitoli di spesa è il seguente:
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Tipo
record
Informazioni
Dati
Dettaglio dei singoli Capitoli di spesa
Per il dettaglio dei flussi informatici sopra descritti si rimanda all’Appendice 2.
E’ facoltà di AGEA richiedere la sospensione temporanea di pagamenti già predisposti ed inclusi
nell’importo finanziato. Questo può avvenire con due diverse modalità:
 indicazione contenuta nel flusso dati di cui al precedente punto b);
 comunicazione alla Banca mediante PEC.
In conseguenza delle segnalazioni pervenute, la Banca provvede a sospendere i pagamenti
segnalati accreditando le relative somme sul/sui conto/i transitorio e a dare comunicazione
all’AGEA dell’avvenuta operazione.
4. Modalità di esecuzione dei pagamenti
Le possibili modalità di pagamento sono le seguenti:
a. accreditamento sui conti correnti bancari dei beneficiari
Tali pagamenti devono essere eseguiti dalla Banca entro i termini previsti dagli artt. 5 e 11
delle Convenzione. La valuta sul conto corrente dei beneficiari deve essere dello stesso
giorno dell’atto di disposizione.
I termini restano invariati anche in caso di bonifici tratti su banche estere.
b. tramite invio di assegni circolari non trasferibili all’indirizzo dei beneficiari
Tali pagamenti, che si stima essere del tutto eccezionali, devono essere eseguiti dalla
Banca entro i termini previsti dagli artt. 5 e 11 della Convenzione.
Gli assegni devono essere spediti tramite raccomandata postale o altre modalità di
spedizione che garantiscano almeno le stesse misure di sicurezza e riservatezza. Gli assegni
devono essere di un unico taglio e formato fino ad un importo massimo di 250.000 euro.
Nel caso in cui l’importo complessivo da destinare ad un singolo beneficiario superi 250.000
euro, la Banca provvede a suddividere il pagamento in due o più pagamenti. In questo
caso, le informazioni sugli esiti che la Banca restituirà all'AGEA riguardo ai pagamenti
originati da tale evento, dovranno far riferimento al pagamento originario disposto da
AGEA.
L’esecuzione dei pagamenti dovrà essere effettuata dalla Banca sulla base delle informazioni
contenute nei flussi informativi di cui al precedente paragrafo 3 punto b).
Nel caso in cui i pagamenti dovessero risultare non eseguibili, la Banca deve riaccreditare i relativi
fondi sul conto transitorio e restituire all’AGEA gli esiti come descritto nel successivo paragrafo 5.
Per maggiori dettagli riguardo sulle modalità di riemissione dei pagamenti non eseguibili si rimanda
al successivo paragrafo 6.
4.1. Corresponsione degli stipendi ed altre provvidenze in favore del personale
AGEA e provvedimenti ai sensi dell’art. 18 legge 99/09
L’elaborazione delle competenze del personale Agea è gestita dal Ministero dell’Economia e
Finanze – RGS tramite il servizio NoiPA che provvede mensilmente a trasmettere all’Agenzia il file
relativo al pagamento del netto stipendio, approssimativamente entro il 10-12 del mese.
Il file del pagamento del netto stipendio viene inoltrato telematicamente all’Istituto Cassiere
tramite procedura ‘internet Banking’ installata in ciascuna postazione di lavoro autorizzata presso
AGEA da tecnici CBI (Abi). Il file contiene le indicazioni relative alla valuta da autorizzare per
l’accreditamento dello stipendio nonché le coordinate bancarie dell’emittente e del beneficiario.
Una volta acquisito il flusso, la Banca provvederà a predisporre ed eseguire i singoli accreditamenti
al personale AGEA, con valuta contenuta nel flusso di cui sopra, senza attendere il finanziamento
per le vie ordinarie. Con successivo ordinativo, normalmente eseguito entro i 10 giorni lavorativi
successivi alla data di valuta, AGEA provvederà al reintegro delle somme erogate ai dipendenti.
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Analogo procedimento viene seguito per i pagamenti dovuti ai soggetti attuatori ai sensi dell’art.
18 Legge 99/09. Si precisa che, ad oggi, tale adempimento comporta la trasmissione da parte di
AGEA alla Banca mediamente di circa 30 ulteriori flussi mensili. Successivamente AGEA provvede
al reintegro delle somme prelevate.
Per le ritenute previdenziali AGEA utilizza il modello F24 con il quale autorizza l’Agenzia delle
Entrate a prelevare direttamente le somme relative dal conto gestito dalla Banca. I prelevamenti
da parte dell’Agenzia delle Entrate avvengono di norma il 15 di ogni mese o primo giorno
lavorativo successivo. Con successivo ordinativo, normalmente eseguito entro i 15 giorni lavorativi
successivi alla data di valuta, AGEA provvederà al reintegro delle somme prelevate.
Per il dettaglio dei flussi informatici sopra descritti si rimanda all’Appendice 2.
4.2. Ritenute e bolli
I mandati di pagamento soggetti a ritenuta o altra imposta da versare direttamente alla fonte
all’Amministrazione finanziaria (es. imposta di bollo assolta in modo virtuale), saranno emessi per
l’importo lordo. Tuttavia, oltre a contenere l’indicazione dell’imposta nel titolo cartaceo,
perverranno alla Banca nel flusso informatico convenientemente suddivisi tra pagamento netto da
erogare al creditore e imposta/ritenuta da versare all’Erario dello Stato. I versamenti all’Erario si
configurano nel flusso informatico come accreditamenti in c/c con IBAN impostato
secondo le indicazioni ricevute dal Tesoro. Sarà cura di AGEA provvedere a gestire ogni
variazione in proposito.
4.3. Quantitativi di riferimento
Vengono di seguito indicati i quantitativi annui di riferimento:
Tipologia
Quantità
Capitoli di spesa
50
Numero pagamenti
10.000
N. ordinativi
100
Importo (in milioni di euro)
200
5. Comunicazione ad AGEA degli esiti dei pagamenti emessi/eseguiti
Entro due giorni dall’avvenuta esecuzione dei pagamenti, siano essi pagamenti originari o
riemissioni, la Banca deve trasmettere ad AGEA per via telematica i dati informatizzati relativi ai
suddetti con particolare riferimento al CRO, la data di valuta, la data contabile dell’operazione e
la causale dell’esito del pagamento.
La causale dell’esito deve essere adeguata ad individuare senza equivoci il motivo del mancato
buon fine, in modo da consentire la correzione dell’anomalia per un rapida riemissione. Per il
dettaglio dei flussi informatici utilizzati si rimanda all’Appendice 2.
6. Riemissione pagamenti
Nel caso di pagamenti non eseguibili, la Banca provvede ad effettuare le seguenti operazioni:
 l’accredito della somma sul conto transitorio acceso presso la Banca con le modalità di
cui all’art. 17 comma 1 della Convenzione;

la trasmissione all’AGEA degli esiti per via telematica entro cinque giorni dalla data in
cui la Banca riceve lo storno del pagamento da parte del circuito interbancario.
La trasmissione degli esiti deve avvenire secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo
5.
A fronte delle informazioni ricevute, l’AGEA provvede a riesaminare le pratiche interessate ed a
trasmettere alla Banca:
a) l’Ordinativo di riemissione tramite posta elettronica certificata;
b) l’Elenco riemissioni, ovvero il dettaglio dei pagamenti per i quali procedere nuovamente
all’emissione in favore dei beneficiari.
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L’AGEA può decidere, a fronte dell’esame della documentazione in suo possesso di:

correggere gli estremi del beneficiario per procedere nuovamente al pagamento;

destinare un pagamento ad beneficiario diverso da quello originale;

ripartire un pagamento tra più beneficiari;

disporre il riversamento presso la Tesoreria Centrale dello Stato.
Il ciclo di riemissione di pagamenti non eseguibili si può ripetere nel caso in cui la riemissione stessa
non vada a buon fine.
Il flusso dati relativo alle informazioni di cui al precedente punto b) è così strutturato:
Tipo record
Informazioni
Record di
testa
Informazioni sulla tipologia di fornitura
Dati
Dettaglio dei singoli pagamenti da riemettere
Record di
coda
Informazioni sul contenuto della fornitura
Per maggiori dettagli riguardo il tracciato record dei flussi informativi e le codifiche da adottare si
rimanda all’Appendice 2.
Il flusso delle riemissioni è il seguente:
7. Tracciatura e monitoraggio flussi telematici scambiati
Sono necessari strumenti e/o procedure per la tracciatura della trasmissione dei flussi informatici
in modo del tutto analogo a quanto descritto nel corrispondente capitolo della sezione Aiuti
comunitari, connessi e cofinanziati.
I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice 1.
8. Servizio di verifica IBAN
Al fine di consentire che il maggiore numero dei pagamenti eseguiti vada a buon fine AGEA può
utilizzare il servizio di verificare della corretta corrispondenza tra l’IBAN ed il beneficiario utilizzando
allo scopo quanto verrà posto in essere per gli aiuti comunitari, connessi e cofinanziati. Si veda
paragrafo 8 del Capitolato Tecnico – Sezione Aiuti Comunitari, connessi e cofinanziati.
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9. Servizio di Internet Banking
Al fine di monitorare lo stato delle attività relative alla movimentazione di tutti i conti AGEA, la
Banca si impegna a fornire l’accesso in consultazione al servizio di ‘Internet Banking’ per i funzionari
esplicitamente autorizzati. Secondo le diverse competenze dei funzionari abilitati, gli estratti conto
devono essere consultabili on-line e scaricabili in diversi formati (xls, csv, pdf, ecc.).
In aggiunta, la Banca dovrà mettere a disposizione dei funzionari che verranno specificatamente
indicati da AGEA una piattaforma secondo lo standard CBI per consentire disposizioni di
pagamento telematiche al di fuori dei flussi ordinari descritti in precedenza (es : convalida
pagamento stipendi ed analoghe disposizioni come da paragrafo 4.1).
10. Gestione delle entrate
La Banca accetta anche senza autorizzazione dell'AGEA, le somme che i terzi versano, a
qualsiasi titolo e causa, a favore dell'AGEA stessa. Tali incassi devono affluire, fatto salvo eventuali
disposizioni contrarie di AGEA, sul conto corrente n. 20082 denominato “Agea – Funzionamento”
e contraddistinta dalla codifica IBAN n. IT51Q0100003245350200020082 aperto presso la Tesoreria
Centrale dello Stato e devono essere resi disponibili all'AGEA per via telematica tutti i dettagli
delle singole somme riscosse.
A regolarizzazione dell’entrata AGEA provvederà ad emettere ordinativo di incasso ed a
trasmetterlo alla Banca tramite PEC.
È facoltà dell’AGEA attivare la modalità di riscossione delle entrate mediante l’emissione di MAV,
con le stesse modalità tecniche ed organizzative indicate
nell’omologo paragrafo
del
“Capitolato tecnico – Sezione Aiuti Comunitari, connessi e cofinanziati”.
11. Rendicontazione dei movimenti bancari
La Banca, entro le ore 16,00 dello stesso giorno in cui vengono accreditate le somme da parte del
Tesoriere dello Stato (Banca d’Italia), comunica tramite Posta Elettronica Certificata all’Ufficio
Ragioneria, Bilancio, Affari legali di AGEA, la data di accredito dei fondi per ciascun ordinativo di
AGEA e l’ammontare delle somme accreditate.
Entro e non oltre il giorno 10 di ciascun mese, la Banca deve produrre l’estratto di tutti i conti
correnti gestiti per AGEA, sia relativi alle erogazioni che alle entrate, in formato elettronico e
trasmetterlo ovvero metterlo a disposizione dell'Ufficio Ragioneria, Bilancio, Affari legali.
Poiché l’Ufficio Ragioneria di AGEA deve procedere alla conciliazione mensile della
movimentazione del conto transitorio con i dati contabili consolidati nelle basi informative di
AGEA, parallelamente deve pervenire ad AGEA per via telematica la movimentazione di tale
conto in formato CBI.
Ciascun movimento relativo al pagamento dei beneficiari deve referenziare l’identificativo del
pagamento, come dettagliato nel flusso “Estratto conto corrente” descritto in Appendice 2.
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