Regolamento per la Gestione del Servizio di Cassa

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Programma Ambiente SpA
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REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI CASSA
Rev. 02
DELIBERAZIONE CDA DEL 14/06/2016
Società a socio unico
Sede Legale: Via Paronese 106, 59100 Prato (PO) – Sede Operativa: Via del Biancospino 118, 50013 Campi Bisenzio (FI)
Telefono: 055 8969693 – Fax: 055 8969755 – PEC: [email protected]
C.F. – P.IVA – Registro Imprese CCIAA di Prato: 01656170972 – Numero REA: PO-457447
Autorizzazione AIA N.3568 del 25/10/2007
N.Iscr.Trib. 29183 – Capitale Sociale € 1.440.000,00 i.v.
Società soggetta a Direzione e Coordinamento di A.S.M. SpA – Ambiente Servizi Mobilità
1
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SOMMARIO
Articolo 1.
Oggetto e contenuti del Regolamento........................................................................................ 3
Articolo 2.
Definizione ................................................................................................................................ 3
Articolo 3.
Ambito applicabilità delle spese minute .................................................................................... 3
Articolo 4.
Pagamenti minuti ....................................................................................................................... 4
Articolo 5.
Incassi minuti............................................................................................................................. 4
Articolo 6.
Organizzazione del Servizio ...................................................................................................... 5
Articolo 7.
Procedimento di spesa ............................................................................................................... 5
Articolo 8.
Procedimento di incasso ............................................................................................................ 5
Articolo 9.
Rendicontazione ........................................................................................................................ 6
Articolo 10.
Controlli e responsabilità ........................................................................................................... 6
Articolo 11.
Entrata in vigore ........................................................................................................................ 7
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REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI CASSA
Articolo 1.
Oggetto e contenuti del Regolamento
Il presente regolamento ha il fine di stabilire i compiti e la disciplina del servizio di Cassa.
Si fa inoltre rimando alla normativa vigente in materia, con particolare riferimento alla L. 136/2010,
in materia di tracciabilità dei flussi finanziari.
L’entrata in vigore, sopravvenuta all’approvazione del presente Regolamento, di norme comunitarie
e/o nazionali e/o regionali aventi carattere cogente per Programma Ambiente, determinerà, in caso
di contrasto con il presente Regolamento, l’automatico adeguamento di quest’ultimo.
Articolo 2.
Definizione
Il servizio di Cassa provvede alla riscossione di entrate minute ed al pagamento di spese minute
entro i limiti e le modalità di cui al presente regolamento.
Le spese minute per le quali, non essendo possibile esperire le procedure di rito, è consentito
provvedere tramite la Cassa, sono quelle di modesta entità ed indispensabili per il funzionamento
del servizio, o ufficio e che per loro natura e per le esigenze di immediatezza dell’acquisizione del
bene o della prestazione, debbano essere pagate all’ordine ed in contanti.
Il tutto nei limiti previsti dalla normativa vigente.. Sono escluse dal pagamento in contanti tramite la
Cassa tutte le spese riferibili direttamente ai contratti di appalto, fatta eccezione per le ipotesi
consentite dalla legge n. 136/2010 in materia di tracciabilità dei flussi finanziari.
Articolo 3.
Ambito applicabilità delle spese minute
Il servizio della Cassa provvede ai pagamenti secondo quanto previsto dalla normativa vigente, con
divieto di artificiosi frazionamenti. Tale limite si intenderà automaticamente ribassato, senza
necessità di deliberazione, qualora venga fissato un tetto inferiore per le spese gestibili con cassa ai
sensi della normativa sulla tracciabilità finanziaria (Legge 136/2010 smi) o altra disposizione di
legge vincolante; in tal caso il nuovo limite coinciderà con il limite previsto dalla nuova
disposizione normativa.
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Le spese effettuabili tramite cassa contante sono in via esemplificativa:
⇒ imposte, tasse e altri diritti erariali;
⇒ spese postali e ritiro pacchi postali;
⇒ valori bollati;
⇒ anticipi di missione e spese di trasferte e viaggi o spese di rappresentanza (con costi sostenuti
nell’area di riferimento della capogruppo e secondo lo schema redatto dall’amministratore
delegato presente agli atti secondo quanto disposto dall'assemblea dei soci del 17.2.2016) per
dipendenti o amministratori;
⇒ spese sostenute per l’acquisto di materiale di modesta entità;
⇒ acquisto biglietti per mezzi di trasporto;acquisto di giornali, libri e pubblicazioni periodiche
⇒ multe e contravvenzioni
⇒ sanzioni amministrative.
Articolo 4.
Pagamenti minuti
Al fine di limitare l’utilizzo del denaro contante anche per le spese minute Programma Ambiente
attiverà le seguenti procedure:
-
Verranno attivate una o più carte prepagate da assegnare ai soggetti incaricati di eventuali
acquisti di materiali minuti per esigenze urgenti. Le carte verranno ricaricate dal
responsabile della cassa per importi congrui rispetto all'utilizzo necessario. Ogni spesa dovrà
essere rendicontata e supportata da fattura.
-
Al fine di gestire i fabbisogni di materiali minuti saranno individuati uno o più fornitori
attraverso una selezione ad evidenza pubblica. I fornitori dovranno offrire uno sconto sul
loro listino e accettare pagamenti cumulativi mensili a mezzo bonifico bancario.
Articolo 5.
Incassi minuti
Il servizio procede ad incassare somme in contanti nei limiti di legge, da riversarsi su uno dei conti
correnti bancari intestati alla società appena l’importo superi i 1.000 € di giacenza
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Articolo 6.
Organizzazione del Servizio
1. Il servizio di Cassa è inserito all’interno della Area gestione amministrativa.
2. Il soggetto preposto alla gestione della Cassa (cassiere) ed i suoi sostituti sono individuati dal
Direttore generale a mezzo ordini di servizio.
Il cassiere è personalmente responsabile delle somme ricevute e della regolarità dei pagamenti
effettuati, sino a che non ne abbia ottenuto legale discarico, che si realizza tramite l’approvazione
da parte del dirigente amministrativo
Il cassiere è tenuto a verificare la conformità della procedura di pagamento con le disposizioni
contenute nel presente regolamento.
Articolo 7.
Procedimento di spesa
All’inizio di ogni esercizio l’Ufficio contabilità provvederà a dotare la Cassa del fondo attribuito
con € 1.000 (mille) quale anticipazione per le spese da sostenere.
Il cassiere, verificata la regolarità della richiesta ai sensi del presente regolamento, può operare a
mezzo sospesi di cassa con successiva regolarizzazione ovvero direttamente a mezzo buoni di
pagamento.
Modalità con sospeso di cassa: a fronte di richiesta contenente oggetto della spesa, importo
richiesto, dipendente incaricato di provvedervi e autorizzazione di responsabile del servizio il
cassiere consegna al dipendente incaricato la cifra richiesta, previa sottoscrizione da parte dello
stesso di ricevuta; il tutto
tramite apposita modulistica aziendale (mod. sospeso di cassa). Il
ricevente è tenuto a regolarizzare il sospeso entro 2 giorni lavorativi (in caso di sospesi per trasferte
i due giorni decorrono dal rientro in sede), consegnando i giustificativi della spesa effettivamente
sostenuta.
Modalità con buoni di pagamento senza sospeso: qualora la spesa sia stata già sostenuta dal
dipendente, senza far ricorso ad anticipazione di cassa, il cassiere provvederà direttamente al
rimborso. I giustificativi della spesa posso essere costituiti da
fattura quietanzata o da altri
documenti equipollenti e fiscalmente idonei, i quali devono essere conservati per almeno 10 anni.
Articolo 8.
Procedimento di incasso
A fronte dell’incasso di somme in contanti di cui all’art. 4 verrà rilasciata quietanza da staccarsi da
un unico bollettario madre-figlia, numerato progressivamente. La bolletta dovrà contenere gli
estremi della fattura o nota o i motivi dell’incasso.
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Articolo 9.
Rendicontazione
Il cassiere registra giornalmente le operazioni di cassa sul giornale di cassa. Successivamente
consegna, nell’arco di 48 ore, all’ufficio contabilità la documentazione relativa alla
movimentazione di cassa.
Articolo 10.
Controlli e responsabilità
1. Il Responsabile dei servizi economici e finanziari, effettua periodici controlli sulla
movimentazione della cassa e può chiedere in qualunque momento, senza preavviso, informazioni
relative sia alle singole operazioni contabili sia ai rendiconti.
2. Il Collegio Sindacale e/o il Revisore contabile eseguono il controllo sulla contabilità di cassa
procedendo in qualunque momento ad ispezioni e verifiche.
3. Il Responsabile dei servizi economici e finanziari, esercita poteri di direttiva e controllo nei
confronti del soggetto preposto alla gestione della Cassa.
4. I poteri e controlli di cui al commi 1 e 3 possono essere esercitati anche dal Dirigente
Amministrativo e dal Direttore generale.
Articolo 11.
Rimborsi spese amministratori e direttori
In merito ai benefit / rimborsi spesa relativi agli amministratori della società viene stabilito un tetto
massimo di costo kilometrico come di seguito riportato:
•
Benefit per amministratore delegato nell’esercizio delle funzioni aziendali con ausilio di
auto aziendale. Rimborso spese per le attività svolte nell’esercizio del mandato su delega
assemblea.
•
Rimborso spesa kilometrico su auto propria per amministratori / amministratori delegati
società nell’esercizio delle funzioni con un tetto massimo onnicomprensivo di 0,40 €/km
sulla base dei km percorsi relazionati. Rimborso spese varie per le attività svolte
nell’esercizio del mandato su delega assemblea.
•
Benefit/rimborso per direttore a contratto su auto propria nell’esercizio delle funzioni
aziendali con tetto massimo onnicomprensivo di 0.36 €/km sulla base dei km percorsi
relazionati. Rimborso spese per le attività svolte nell’esercizio del mandato su delega
dell’amministratore delegato mediante procura.
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Programma Ambiente Spa che ha una valenza pubblica legata al contratto in house con ASM e una
valenza di mercato e quindi – se di mercato-esula dalla normativa relativa all’art.14 d.lgs 33/2013
lettera d per amministratori e art.15 d.lgs.33/2013 lett. d per dirigenti che invece è inquadrata per la
valenza pubblica del mandato. Tale fattispecie si reputa debba essere ratificata dall’inizio di
mandato di questo cda ovvero dall’assemblea soci del 4.8.2015 e del 30.9.2015.
Si da in ogni caso compito e delega all’amministratore delegato di regolare la materie tenendo
presente i punti cui sopra e la ripartizione mercato/pubblica utilità oltre che evidenziare che le altre
fattispecie sono regolate dalle spese per viaggi e trasferte o spese di rappresentanza ( con costi
sostenuti nell’area di riferimento della capogruppo).
Tali indicazioni valgano per gli amministratori in carica dall’atto della loro nomina nel Consiglio di
Amministrazione intervenuta
Articolo 12.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione da parte
del Consiglio di Amministrazione di P.A. spa
2.
L’entrata in vigore, sopravvenuta all’approvazione del presente Regolamento, di norme
comunitarie e/o nazionali e/o regionali aventi carattere cogente per P.A. determinerà, in caso
di contrasto con il presente Regolamento, l’automatico adeguamento di quest’ultimo.
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