Value proposition

Value proposition
Akeron Fleet Manager
La problematica
• La gestione del parco mezzi aziendali (tipicamente parco auto) in noleggio/leasing è una problematica
sempre più importante per tutte le aziende che hanno un numero elevato di contratti di noleggio/leasing
da gestire, difficilmente risolvibile in modo esaustivo all’interno dei sistemi informativi dell’area contabile.
• I costi derivanti dai contratti di noleggio/leasing richiedono un controllo attento non solo delle spese di
noleggio/leasing, ma anche di tutte le spese strettamente legate al mezzo aziendale come, ad esempio,
le spese di carburante a causa del considerevole numero di registrazioni dei rifornimenti.
• La gestione dei contratti di noleggio/leasing impatta in modo sensibile su diverse direzioni aziendali:
Servizi Generali, Amministrazione, Personale e Controllo di Gestione. Ogni direzione ha bisogno di
strumenti specifici per la gestione del parco auto.
• La registrazione delle fatture fornitori per addebito del noleggio, del leasing, dei rifornimenti di carburante
e altri costi è uno degli aspetti più critici poiché comporta un’attività di controllo e gestione delle
contestazioni complessa stante documenti mensili che includono tutti gli addebiti mensili di tutti i mezzi.
• Le normative fiscali sull’indeducibilità e l’indetraibilità richiedono un calcolo più attento dei reali costi
di noleggio/leasing per un quadro economico per sinolo mezzo che consenta di fare scelte mirate di
gestione del parco auto.
• La mancanza d’integrazione comporta difficoltà organizzative e scarsa efficienza evidenziate da:
• Un notevole scambio di supporti cartacei, ritardi nella registrazione delle fatture fornitori, difficoltà
d’analisi, scarsa disponibilità di informazioni di controllo e difficoltà nel redigere budget/forecast.
• Una gestione settoriale delle informazioni e della documentazione allegata, quindi dati non condivisi e
non consultabili in soluzione unica dalle singole direzioni.
• Tra le esigenze tipiche della gestione rientrano inoltre:
• Analisi degli scostamenti tra carburante consumato e chilometri percorsi in base ai consumi medi del
mezzo.
• Analisi del chilometraggio percorso in relazione al target concordato per evitare sconvenienti penali
contrattuali.
• Analisi dell’incidenza del fringe benefit percepito dall’assegnatario del mezzo in relazione al costo
dello stesso.
La nostra proposta
• Akeron Fm è un sistema dipartimentale che consente di gestire e controllare i contratti di noleggio/
leasing del parco mezzi aziendali. Il software è stato ideato per gestire le problematiche in tutte le aziende
che hanno un numero elevato di contratti di noleggio/leasing da gestire.
• Akeron Fm è nato con lo scopo principale di informatizzare i contratti di noleggio/leasing, associare
ai contratti gli assegnatari dei mezzi e produrre gli scadenziari economici base per la registrazione e
controllo delle fatture fornitori, le disposizioni di pagamento e la produzione di budget/forecast economici
e finanziari. Tutte le informazioni relative ai contratti sono integrate nel sistema e consentono di produrre
report di analisi secondo le esigenze delle varie direzioni. Nel corso degli anni, grazie all’esperienza
ottenuta sul campo e una stretta collaborazione con i nostri clienti, Akeron Fm, è diventato uno
strumento completo in grado di rispondere a tutte le esigenze delle direzioni aziendali coinvolte:
• Ufficio Servizi Generali/Personale
Per organizzare tutte le informazioni legate al parco auto e gestire nel tempo i contratti di noleggio/
Akeron Fleet Manager
leasing a partire dalla richiesta dei mezzi, alla sottoscrizione del contratto, all’assegnazione delle
targhe ai dipendenti per arrivare alla chiusura del contratto, anticipata o a termine, ed eventuale
rinnovo dello stesso.
• Ufficio Amministrazione
Per contabilizzare e controllare le fatture fornitori, i pagamenti fornitori, i ratei/risconti a fini gestionali e
civilistici e quindi, tramite flussi, alimentare automaticamente il sistema informativo dell’area contabile.
Per produrre i flussi SDD dei pagamenti fornitori e alimentare automaticamente l’Home Banking con
le disposizioni di pagamento.
• Ufficio Controllo di Gestione
Per l’analisi economica e finanziaria dell’area e la produzione di budget e forecast con assoluta
aderenza alla contrattualistica gestita.
• Akeron Fm risponde alle normative fiscali in vigore ed è continuamente aggiornato in modo da essere
adeguato ad eventuali novità in materia. Il sistema permette di archiviare la documentazione facilitando la
sua consultazione.
Caratteristiche funzionali
• Servizi Generali/Personale:
• Facilità di gestione del contratto di noleggio o leasing e le sue condizioni con la possibilità di gestire
diversi stati di avanzamento.
• Tutte le informazioni desiderate (caratteristiche del mezzo, caratteristiche del contratto, caratteristiche
del conducente, …) possono essere configurate e legate al singolo mezzo.
• Possibilità di gestire alleati documentali quali la copia del contratto, le fatture, …
• Possibilità di controllo delle scadenze contrattuali.
• Modello dati estremamente flessibile e pertanto in grado di gestire tutte le tipologie di spesa legate
alla gestione del parco auto: carburante, pneumatici, multe, …
• Amministrazione:
• Possibilità di gestire lo scadenziario economico tramite importi totali rateizzati mensilmente che
distinguono in caso di contratto di noleggio la quota noleggio dai servizi e in caso di contratto di
leasing la quota capitale dagli interessi
• Possibilità di importare automaticamente da foglio Excel il piano mensile dei costi ricevuto dal
fornitore sia come dato strutturato per la produzione dello scadenziario economico che come
allegato.
• Possibilità di registrare le fatture dei fornitori e contestualmente controllare la quadratura tra
imponibile atteso e imponibile ricevuto gestendo le “pratiche di squadratura”. La registrazione può
essere migliorata incrociando lo scadenziario economico con il dettaglio degli addebiti in fattura
importato automaticamente da un foglio Excel ricevuto dal fornitore.
• La registrazione delle fatture è completa di tutte le informazioni necessarie alla contabilizzazione
(conti, centri di costo, competenze) grazie ad una configurazione che dipende dal tipo di costo,
dall’utilizzatore del mezzo e dal periodo di competenza effettivo. Le fatture sono disponibili sui flussi
d’interfaccia per alimentare automaticamente il sistema informativo dell’area contabile. Il fornitore
non è più tenuto a produrre fatture distinte al variare del centro di costo sulla base d’informazioni che
potrebbero essere tardive e/o errate. Le fatture se suddivise in modo improprio saranno comunque
contabilizzate correttamente.
• In presenza di squadrature tra imponibile atteso (scadenziario) e imponibile ricevuto (fattura), con
dettaglio per mezzo, la contabilizzazione del documento può essere momentaneamente sospesa
e inviata automaticamente mail al fornitore. La pratica viene risolta adeguando lo scadenziario
economico e/o registrando il documento di correzione (nota credito).
Akeron Fleet Manager
• Possibilità di gestire la disposizione dei pagamenti a fornitori con produzione dei flussi per alimentare
automaticamente sia il sistema informativo dell’area contabile che l’Home Banking (SDD).
• Possibilità di gestire i fringe benefits del personale che utilizza le auto aziendali e quindi avere un
quadro completo dei costi effettivi del mezzo.
• Possibilità di rilevare ratei/risconti sia mensilmente per integrare il bilancio gestionale che a fine
esercizio contabile per chiudere il bilancio civilistico. Ratei e risconti sono disponibili sui flussi
d’interfaccia per alimentare automaticamente il sistema informativo di controllo di gestione e dell’area
contabile.
• Facilità di configurazione delle anagrafiche contabili a supporto delle registrazioni quali piano dei
conti, centri di costo, voci di spesa, causali, registri iva ed assoggettamenti iva.
• Controllo di Gestione:
• Possibilità di creare report utilizzando tutte le dimensioni (azienda, contratto, fornitore, mezzo,
assegnatario, conto, centro di costo, ...) e tutte le misure configurate (noleggio, servizi, capitale,
interessi, rifornimenti, fringe benefit, chilometri, …).
• Possibilità di salvare la struttura dei report creati (bookmark), pubblicare i report agli utenti e quindi
distribuire le informazioni, anche in sola consultazione, in funzione delle limitazioni ai dati configurate
per singolo utente.
• Possibilità di combinare algebricamente nei report misure (costi) e informazioni (chilometri, …) al
fine di produrre indicatori di analisi funzionali agli obiettivi di controllo (costo al chilometro, rischio
sforamento chilometri contratto, consumi medi, …).
• Possibilità di produrre budget/forecast sia in chiave economica che finanziaria e alimentare
automaticamente il sistema informativo dell’area di controllo di gestione.
Key features e benefici
• Akeron Fm integra i processi e le informazioni che coinvolgono più direzioni aziendali nella gestione del
parco mezzi aziendali e pertanto produce evidenti benefici in termini di efficienza sulle risorse e qualità/
tempestività delle informazioni.
• Akeron Fm è un sistema dipartimentale pertanto è indipendente dall’ERP e dal sistema di HR, non è
invasivo perché non influenza i processi aziendali già in essere ed è facilmente collegabile ai sistemi esterni
(import/export).
• L’elevato livello di configurabilità di Akeron Fm consente di adeguare il sistema alle esigenze e ai processi
aziendali.
• Il reporting interno a Akeron Fm consente di produrre facilmente analisi su tutti gli assi dimensionali e tutte
le misure configurate.
• Le limitazioni per utente alle funzioni e ai dati gestibili dall’amministratore di Akeron Fm consentono di
risolvere problematiche di riservatezza e al tempo stesso di pubblicazione tramite il reporting interno di dati
limitati ai singoli utenti.
• L’integrazione nativa di Akeron Fm con Tagetik Cpm consente di fornire al controllo di gestione il
contributo, in chiave economica, per le chiusure gestionali e i budget/forecast.
• La gestione documentale interna a Akeron Fm o l’integrazione con il sistema di document management
aziendale consentono di condividere informazioni organizzate su supporti esterni.
• L’impostazione organizzativo/informatica è consolidata e pertanto i tempi di attivazione di Akeron Fm sono
rapidi e producono un immediato ritorno dell’investimento.
• Akeron S.r.l. fornisce garanzie assolute su tempi/costi di attivazione, un supporto logico/funzionale di
estrema competenza e una crescita tecnologica e funzionale di Akeron Fm grazie anche ai miglioramenti
“suggeriti” dalla sempre più ampia community degli utilizzatori.
www.akeron.com
Akeron S.r.l
Via Farnesi 14, 55100 Lucca
t. +39 0583 96811
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