Soluzione di ottimizzazione dei servizi e delle infrastrutture di stampa

tt prinT inTeLLiGenT
STaMpa SoLo CiÒ CHe Ti SerVe
riDUCi i CoSTi, oTTiMizza iL LaVoro
tt print intelligent
l’ambiente it oggi
• Le aziende puntano al recupero dei costi infrastrutturali sostenuti.
• La maggior efficienza e produttività delle tecnologie sta portando alla riduzione e al redeployment
(ridistribuzione) delle risorse IT (Gartner):
- in forza di una sempre maggior pressione verso la riduzione dei costi
- a causa della sempre maggior diffusione dell’outsourcing
• Le risorse IT sono sempre più centralizzate:
- a causa dei crescenti costi di supporto
- grazie a strumenti di gestione remota sempre più potenti ed affidabili
• Manca una chiara strategia di gestione dell’output nonostante la disponibilità di risorse di stampa sempre
più avanzate.
IL TREND DI STAMPA OGGI
• Aumento della stampa da desktop (e-mail, portali web, stampa di dati di back office)
• Sovrapposizione degli output copiatori digitali e stampanti: “secondo il cliente la distinzione tra prodotti
printer-centric e copier-centric è sempre più sfumata”.
• Crescente diffusione di scanning to mail e scanning to workflow.
• Continuo declino del copying.
• L’IT vive l’installazione delle stampanti e l’installazione dei driver come i due problemi principali.
LE PRIME SOLUZIONI
Multifunzionalità Crescente
• Fondamentalmente stampa e copia
• Portali di comunicazione via fax e mail
Evoluzione Tecnologica
• Sempre più stampe sono concentrate su devices di tipo general office
• Maggiori funzionalità (i.e. gestione e finitura carta sempre più avanzate)
• Prodotti più prossimi agli utenti
Crescente necessità di controllo della sicurezza dei documenti
Workflow in trasformazione
• Accresciuta produttività
• Riduzione costi
VOLUMI
DI STAMPA
• Il 67% delle stampe office sono documenti in media di 3 pagg.(Gartner)
• Il 70% di tutte le pagine deriva da un originale elettronico, quindi sono stampe (Gartner)
• La maggior parte dei copiatori sono progettati per volumi molto (più) elevati
• Il cliente paga tipicamente un importo premium solo per i copiatori
• Solo il 20% dei clienti ne utilizzano a pieno le funzionalità
• L’80% dei clienti pagano per ciò di cui non hanno bisogno e che non usano
A4
A3
altri
IL CONCETTO DI TCO
Il TCO (Total Cost of Ownership) è un approccio sviluppato da Gartner utilizzato per calcolare tutti i costi del
ciclo di vita di un’apparecchiatura IT.
L’approccio TCO è basato sulla considerazione che il costo totale di utilizzo di una apparecchiatura IT non
dipende solo dai costi di acquisto, ma anche dai tutti i costi che intervengono durante l’intera vita di esercizio
dello strumento.
Applicato all’ambiente di stampa evidenzia che, con un’accurata gestione dell’infrastuttura di stampa, le
aziende possono ridurre i costi dal 10 al 30%.
COMPOSIZIONE DI UN TCO
operazioni IT
Costi dell’infrastruttura
Gestione della rete
Amministrazione
Area management
ACQUISTO
STORAGE
LOGISTICA
HARDWARE
Incl. Fin.
CARTA
TONER
INK
MANUTENZIONE
34%
SUPPORTO
ENERGIA
23%
15%
12%
6%
6%
2%
2%
distribuzione dei costi
Costi diretti
- Costo hardware
- Costo consumabili
- Costo carta
- Costo corrente elettrica
Costi indiretti
- Sicurezza e Privacy
- Stampe inutilizzate o non ritirate
- Costi di manutenzione e di supporto agli utenti
- Costi di gestione amministrativa
- Costi dovuti al fermo macchina
- Costi di infrastruttura
- Costi di installazione e smaltimento
tt print intelligent
Una soluzione integrata di hardware, software e servizi che riduce i costi e ottimizza tempi e flussi di lavoro.
Una metodologia concreta che aiuta aziende ed enti ad analizzare, progettare, sviluppare, gestire e
supportare il proprio ambiente di stampa. Una soluzione di efficienza, e riduzione dei costi, attraverso
un’ottimizzazione dei flussi operativi. Uno strumento di monitoraggio costi che permette, oltre al rinnovo
tecnologico, un importo annuo omnicomprensivo, senza eccedenze da pagare, in quanto la parte variabile del
canone, basata sui reali consumi, varia anno su anno ribaltando eventuali eccedenze/rimanenze direttamente
sull’annualità successiva. Un sistema rivoluzionario rispetto al classico costo copia. Con TT Print Intelligent,
infatti, il cliente paga realmente solo ciò che utilizza. Ad esempio: se con lo stesso toner si realizzano 15000
pagine anzichè 10.000 come da contratto, perchè pagare le eccedenze? Il toner utilizzato è comunque sempre
e solo 1.
soluzioni avanzate
Gestione
Documentale:
semplificazione
del
processo di passaggio all’archiviazione documentale
con la comunicazione automatica dei dispositivi di
input con il sistema gestionale del Cliente.
Billing per Centri di costo: monitoraggio utente
dell’utilizzo degli apparati con la distribuzione
automatica delle spese ai relativi centri di costo.
Stampa Protetta on Demand: ottenimento delle
funzionalità di Security, Tracking, Autentication,
Monitoring.
Output Management: centralizzazione dei fax
incoming e della gestione delle rubriche aziendali
degli utenti mail e degli utenti fax.
Aggiornamento
Tecnologico:
possibilità
di
sostituzione delle tecnologie di stampa obsolete con
nuove soluzioni Hw e SW.
FILOSOFIA DEL BALANCED DEPLOYMENT
Massima Produttività
Minimizzare le spese
Apparati locali:
Vantaggio per l’utente
elevati costi IT e di supporto driver,
inventario, consumabili, ecc.
TT
Pochi device per ogni necessità:
-Svantaggio per gli utenti
-Crea insoddisfazione negli utenti
-Minimizza i costi IT
Mix corretto di hw, sw e servizi ovvero, in una sola parola,
TT Print Intelligent:
Bilancia i costi
Elevato utilizzo dell’asset
PROCEDURA
INCONTRO
TT Tecnosistemi incontra il cliente per
analizzare il parco stampanti e creare
un progetto di razionalizzazione e
gestione in outsourcing di tutti gli aspetti
dell’infrastruttura di stampa, dalla
gestione del consumabile all’assistenza
tecnica.
INSTALLAZIONE
TT Tecnosistemi installa e configura gli apparati di stampa.
MONITORAGGIO
TT Tecnosistemi installa un software di monitoraggio
dei dispositivi. Il portale di monitoraggio è tenuto
sotto controllo tutti i giorni dall’ufficio acquisti di TT
Tecnosistemi che, attraverso un sistema di alert visivo,
provvederà a ordinare il consumabile in esaurimento
e ad inviarlo presso la sede specifica del cliente.
SPEDIZIONE
La bolla di accompagnamento riporterà anche il
nome di dell’ufficio in cui il consumabile dovrà essere
sostituito , in modo che sia più semplice per il cliente
consegnare il prodotto alla giusta ubicazione.
CONSEGNA
Contestualmente alla consegna, TT Tecnosistemi può farsi carico anche
dell’installazione del consumabile in modo che nessun utente debba
curarsi minimamente della gestione degli apparati.
SAFECOM
LA SOLUZIONE ALL IN ONE PER LA STAMPA SICURA
SafeCom è un sistema modulare in grado di offrire soluzioni specifiche
per ogni esigenza di stampa sicura. La peculiarità di SafeCom consiste
nella gestione delle stampanti su una base pay-per-use, una funzionalità
particolarmente utile nella pubblica amministrazione (università,
biblioteche, uffici pubblici) e nelle grandi aziende. Il pagamento per
l’utilizzo della stampante avviene su credito scalare ricaricabile dall’utente.
Attraverso l’identificazione dell’utente per mezzo di codici PIN, carte
magnetiche o proximity card, SafeCom consente l’accesso alle stampanti
e ai dispositivi MFP solo ad utenti autorizzati.
COME FUNZIONA
SafeCom è composto da un nucleo software, installabile su server e
client, e dai plug-in che ricoprono funzionalità specifiche per raggiungere
la massima flessibilità e aderenza alle esigenze di stampa sicura in ogni
ambiente. Il documento inviato dal PC alla stampante attraverso il driver di
stampa SafeCom viene conservato sul server in attesa di essere richiesto
dall’utente. Dopo l’identificazione presso la stampante attraverso il codice
PIN e/o la carta magnetica o proximity, l’utente può
richiamare il proprio documento dal server e autorizzarne la stampa.
SafeCom supporta anche i dispositivi MFP, consentendo di applicare un
costo per ogni copia effettuata.
Caratteristiche
• i dati memorizzati posso essere utilizzati per la fatturazione dipartimentale
• balance deployment delle stampanti, con l’utilizzo di stampanti dipartimentali anche per stampe personali
• sicurezza dei documenti grazie alla protezione dei dati sulla rete con crittografia opzionale
• identificazione utente attraverso la carta-badge e/o il codice PIN digitato sul pannello della MFP
• i documenti seguono i rispettivi proprietari nella scelta della stampante e possono essere richiamati e stampati
da qualsiasi stampante in rete
• monitoraggio dell’utilizzo delle funzioni copia e stampa
• più server possono lavorare insieme per supportare il maggior numero di stampanti e utenti
• controllo centrale con il supporto di Microsoft Cluster Service
• possibilità di gestire l’addebito per stampe e copie: gli utenti possono depositare il credito sul proprio account
FUNZIONI SPECIALI
• server di stampa MS Windows 2000, 2003, 2008 e 2012 (supportato anche Windows XP come server)
• database Microsoft SQL Desktop Engine (MSDE) incluso nel CD di installazione
• sistemi operativi su PC clients supportati: Windows 98, NT4, 2000, XP, win7, win8 e clients con CITRIX e
Windows Terminal Service
• protocolli utilizzati: TCP/IP
• i jobs di stampa lanciati e non ritirati vengono cancellati dal server SafeCom dopo un periodo di tempo
prefissato
• sincronizzazione con MS Windows Active Directory per recuperare la lista utenti
• la soluzione esterna SafeCom G4 permette di interfacciarsi a qualunque stampante laser PCL5, PS dotata
di porta parallela o scheda di rete
I NUMERI
3.500
10.000.000
Numero di apparati installati di cui
2.200
I
I
O
MEDI
PO
M
E
N
SU
MABILE
T
1000
A COLORI
G
MENTO C
O
1.500.000
PROVVI
NA
5.500.000
IN BIANCO/NERO
AP
O
PAGINE STAMPATE AL MESE DAI NOSTRI CLIENTI
D
sotto monitoraggio
48H
CARTUCCE AL MESE ORDINATE E SPEDITE IN TUTTA EUROPA
MANUTENZIONE CON
CAREPACK SU OLTRE IL
DEGLI APPARATI CON
SLA NEXT BUSINESS DAY
2,36
apparati installati al
giorno nell’ultimo anno
Su
55
clienti attivi ben
20
hanno la soluzione Safecom installata.
Il progetto vede la collaborazione di Legambiente Prato e TT Tecnosistemi che, ai sistemi di ottimizzazione di
stampa che generano considerevoli risparmi di carta, inchiostro, polveri, polimeri, energia intende affiancare
strategie che, creando fra i propri clienti una consapevolezza degli impatti che l’attività di stampa riversa sulle
risorse e sul clima, sviluppino una sensibilità ambientale, espressa in particolare nel campo della riduzione dei
gas serra e nella compensazione del carbonio prodotto dalla stampa.
Su questo condiviso obiettivo nasce la collaborazione fra TT Tecnosistemi e Legambiente Prato, che ha
ideato e proposto un pacchetto di progetti a compensazione della CO2 fortemente legati al territorio in cui
si svolge l’attività di TT Tecnosistemi, con la convinzione che la dimensione locale del progetto istituisca una
prossimità geografica fra chi produce carbonio e chi lo compensa, e la vicinanza fisica dei soggetti contribuisca
significativamente ad aumentare la visibilità e la credibilità del meccanismo, facilitandone l’apprezzamento.
Come già detto, Il sistema “printing” fornito da TT Tecnosistemi organizza per gli utenti processi di stampa già
improntati al risparmio1. TT Tecnosistemi sottoporrà ai propri clienti, al momento della stipula di un contratto di
fornitura “printing”, l’adesione ad uno dei progetti ideati da Legambiente Prato per compensare o sequestrare
la CO2e residua, destinando ad essi una quota stabilita a cui TT Tecnosistemi aggiungerà un pari contributo.
1
Ogni foglio non stampato sottrae alle emissioni 1,27 g di CO2e. Con il metodo TT Tecnosistemi si possono risparmiare fino al 20% sulla carta e fino al 50%
delle emissioni complessive.
obiettiVi
Come detto in premessa, l’obiettivo dei progetti è evitare o compensare la CO2e collegata ai processi di
stampa: l’obiettivo si raggiunge finanziando azioni di sequestro della CO2e (gestione forestale, prodotti
legnosi, forestazione urbana) o pratiche di risparmio di energia e/o materia, messe in atto per modificare
pratiche usuali, senza l’ambizione di certificare la quantità di CO2e risparmiata o sequestrata, ma seguendo i
protocolli di calcolo universalmente riconosciuti e adottati.
Le azioni sono state scelte dando priorità a quelle che, oltre a produrre benefici ambientali, agiscono nel
sostegno economico di alcune attività locali. Sulle azioni legate alla selvicoltura, il progetto si pone l’obiettivo
di generare flussi reddituali a favore delle aziende agricole, contribuendo al sostegno dell’azione di
presidio ambientale-territoriale che esse svolgono e attribuendo, così, al servizio di fissazione del carbonio
dell’ecosistema forestale un significato più ampio, che investe non solo la sfera strettamente ambientale ma
anche quella socio-economica; sulle azioni che sostengono il risparmio di materia e di energia, l’effetto è
quello di affermare il loro valore ambientale e sociale e contribuire alla conoscenza e alla diffusione delle
buone pratiche.
PRogetti
aDotta Un ettaRo
Arboricoltura da legno per l’energia in area agricola e conservazione dei boschi litoranei nel Parco di Migliarino
San Rossore Massaciuccoli
enti Contenti
Affinatori per il trattamento delle acque potabili
Lavastoviglie portatili per le ecofeste
Forestazione urbana
T.T. TECNOSISTEMI S.p.A
via Rimini 5
59100 PRATO
T 0574 44741
F 0574 440645
[email protected]
tecnosistemi.com