“Dal bilancio all`analisi delle bollette” SAP Forum 2013

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“Dal bilancio all’analisi
delle bollette”
SAP Forum 2013
26 Settembre 2013 | Milano (SAP Forum)
SAP Forum 2013 – Experience the future of business
Agenda
1. Chi incontrate oggi
2. Presentazione di Tea SpA
3. DNA aziendale: attenzione alle performance
4. Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi
AFC con SAP BO PC
5. SAP HANA per il processo di billing
Chi incontrate oggi
Chi incontrate oggi
“
Simona Borgonovi | Tea SpA
SpA-- IT Manager
Simona è responsabile del Servizio Clienti ed Information
Technology di Tea Spa, dove lavora da più di vent'anni
coordinando i servizi IT dal 1999 e dal 2010 anche le
attività di assistenza ai clienti.
”
“
Nicola Morlin | PwC - Associate Partner
Nicola ha maturato un’esperienza ventennale in PwC, è
responsabile EPM in Italia con una lunga esperienza in
progetti di Finance Transformation a supporto del CFO.
”
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
3
Presentazione di Tea SpA
Presentazione del Gruppo Tea *
Tea è un dinamico gruppo, leader sul territorio
mantovano nel settore dei servizi pubblici locali.
Opera, direttamente o attraverso le società controllate,
nei settori dell’acqua, dell’energia e dell’ambiente.
Tea
100%
Tea ENERGIA
Vendita
energia
elettrica, gas
metano,
teleriscaldame
nto
40,4%
MANTOVA
AMBIENTE
Raccolta
rifiuti,
raccolte
differenziate e
speciali,
trasporto
rifiuti,
gestione
discarica di
Mariana
Mantovana,
gestione verde
pubblico
100%
Tea ACQUE
Gestione del
Ciclo Idrico
Integrato,
Laboratorio
analisi e
Manutenzione
Strade
Direzione, servizi di staff e
servizi cimiteriali
57%
100%
100%
DEPURA
Tea
ONORANZE
Tea
RETELUCE
Gestione
impianti
depurazione,
Spurgo pozzi
neri
Servizi
onoranze
funebri
Gestione
dell’illuminazione
pubblica della
provincia di
Mantova
295,6
147,6
• Ricavi (ml €)
• EBIT (ml €)
100%
Tea SEI
Gestione reti di
distribuzione
Gas e
Teleriscaldame
nto, Gestione
Impianti
Termici,
Illuminazione
Pubblica
19,5
566
• Investimenti (ml €)
• Headcount
* dati Bilancio Annuale Gruppo Tea 2012
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
4
DNA Aziendale: attenione alle performance
Il DNA Aziendale: attenzione alle performance
2
1
Investimento nel
Modello di Controllo
*
L’attenzione alla performance
Gruppo Tea ha intrapreso un percorso
innovativo volto all'introduzione di processi
e sistemi in grado di fornire anche su
mobile l'analisi near real time delle
performance di dettaglio del Gruppo. Tea ,
dopo l'adozione del sistema SAP BOPC per i
processi di Budgeting, Forecast, Reporting,
Consolidamento e Unbundling, ha deciso di
utilizzare SAP HANA e le nuove funzionalità
di Business Objects.
Tea SpA
PwC
Investimento
software per
operatività e
management
3
Prima modelli per il
management, ora
sempre più operativi
grazie alla BI
26 settembre 2013
5
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
Il percorso progettuale: l’adozione di SAP
Gruppo Tea ha adottato SAP ERP
trasversalmente ai Business e alle società
del gruppo. Il sistema garantisce uniformità
nel funzionamento per l’ambito Finance ed
integrazione delle informazioni di Gruppo.
Processo operativo di
business
Tea SpA
PwC
Tea
Energia/Gas
Mantova
Ambiente
Ciclo attivo-Billing
SAP IS-U
SAP IS-U
SAP IS-U
Ciclo attivo-Extra
Billing
SAP ERP
SAP ERP
SAP
ERP/Winsmart
Ciclo passivo
SAP ERP
SAP ERP
SAP ERP
Amministrazione,
Finanza e controllo
SAP ERP
SAP ERP
SAP ERP
Gruppo Tea ha adottato SAP IS-U per l’integrazione
di SAP ERP con una soluzione verticale per il
ciclo attivo degli specifici Business della
propria realtà. I processi gestiti nell’ambito IS-U >
SAP IS-U è la
soluzione verticale
(Industry Specific)
per il mondo delle
Utilities di SAP
Tea Acque
Permette la
gestione dell’intero
ciclo Bill to Cash
integrata con SAP
ERP
Anagrafiche
Commerciali
Anagrafiche
Motore calcolo
Processi Gestione
del credito
Anagrafiche
Tecniche
Processi di Calcolo
Processi di Front
Office
Processi di Lettura
Processi di
Fatturazione
Processi di
Contabilità clienti
> CRM e gestione front office
> Device management /Lettura
> Billing e Invoicing
> Contabilità e gestione crediti
26 settembre 2013
6
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
Il percorso progettuale: il controllo della gestione
Attenzione alle
Performance
Monitoraggio
Costi e variabili
di Business
Efficientamento
reporting
direzionale e
operativo
Controllo
strutturato
MBO
Revisione dei processi /
Modello di Controllo
Piattaforma reporting e
pianificazione finance:
SAP BO PC
Piattaforma reporting
operativo: SAP HANA BO
L’analisi delle performance in termini di efficacia ed efficienza in Gruppo Tea ha fatto emergere la
necessità di una maggiore capacità di monitoraggio dei costi e delle determinanti di
Business.
A tal fine, una revisione dei processi e del modello di controllo di gestione e la loro
integrazione all’interno di strumenti strutturati di pianificazione e reporting finanziario
ed operativo sono stati avviati per:
- rendere più efficienti e tempestivi i processi di reporting;
- garantire un efficace controllo sugli obiettivi del management, per guidare i comportamenti.
SAP Business Planning
and Consolidation (BO
PC) è una soluzione di
Enterprise
Performance
Tea SpA
Management di SAP
PwC
Rappresenta una
soluzione specifica per
l’accelerazione dei
processi di pianificazione
e reporting finanziario
consolidato
Supporta in una singola
piattaforma funzionalità
per planning, budget,
forecast e
consolidamento
26 settembre 2013
gestionale e contabile
7
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
L’evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC
2013
8
Migrazione SAP
BO PC versione 10
Reporting
Accise
9
2012
2011
7
Budget Operativo
Gestione Ambiente
6
Consolidamento
Gestionale
5
2010
Budget Operativi
Energia Elettrica e Gas
4
Budget Finance
Unbundling
3
Modello Controllo
Gestione
Tea SpA
PwC
2
1
Consolidamento
Civilistico
2009
26 settembre 2013
8
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
L’evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC
Consolidamento
Civilistico
2009
1
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting per il
Consolidato di Gruppo Tea
Processi implementati:
Quarterly Reporting: Data Collection Bilanci Individuali, Matching IC;
Consolidation: automatismi di consolidamento e Reporting di Nota
Integrativa.
Modello Controllo
Gestione
2
Focus
- Analisi del Modello di Business e catena del valore;
- Analisi dei processi di reporting Previsionale/Consuntivo;
- Evoluzione modello e dei processi di reporting multidimensionale ai
fini Organizzativi/Istituzionali/Business;
- Preview degli schemi di reporting;
- Pianificazione dei “cantieri” di attività per la messa a regime del
modello
Unbundling
3
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting per la
comunicazione delle informazioni sull’Unbundling all’AEEG
Processi implementati
Unbundling: Data collection, rielaborazione/ribaltamento piano dei conti
Unbundling da Segment/Commessa . Reporting finale Unbundling
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
9
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
L’evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC
2009
Budget Finance
4
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting
previsionale Economico, Patrimoniale, Finanziario di Gruppo
Tea (annuale con dettaglio mensile)
Processi implementati:
Budget: data collection funzioni aziendali dei dati previsionali economici,
Matching IC (budget, preconsuntivo, piano pluriennale).
Budget Centrale: elaborazione dati Budget Economico da parte del
Controllo di Gestione
Budget Patrimoniale: parametrizzazione e data collection per la
produzione del Budget Patrimoniale e Finanziario.
Consolidamento
Gestionale
5
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting
consuntivo gestionale Economico di Gruppo Tea (mensile)
Processi implementati:
Reporting: elaborazione reporting gestionale da parte delle funzioni
aziendali.
Reporting Centrale: elaborazione reporting gestionale consolidato
economico da parte del Controllo di Gestione.
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
10
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
L’evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC
2010
Budget Operativi EE
e GAS
6
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting del Budget
Operativo di Primo Margine Gas ed Energia elettrica.
Processi Implementati:
Budget Gas: data Collection, parametrizzazione ed elaborazione dati Primo
Margine Gas. Reporting package PMG;
Budget Energia Elettrica: data collection, parametrizzazione ed
elaborazione Budget Energia Elettrica. Reporting Package Margine EE.
2011
Budget Operativo
Gestione Ambiente
7
Focus
Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting
previsionale finanziario per la gestione rifiuti della società Mantova
Ambiente
Processi Implementati:
Piano finanziario Comune: raccolta dati e setup elaborazione,
sviluppo piano finanziario sviluppo del PEF Piano Economico
Finanziario per comune con la prospettiva di completare il progetto
con lo sviluppo del modello di Simulazione Tariffaria
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
11
Da l’adozione di SAP a l’evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC
L’evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC
2012
Reporting Accise
8
Focus
Gestione del processo di elaborazione della dichiarazione Accise Gas per
Agenzia delle Dogane
Processi Implementati:
Dichiarazione Accise Gas: raccolta dati e mappatura righe dei quadri
dichiarazione accise, elaborazione, reporting
2013
Migrazione SAP BO
PC versione 10
9
Focus
Migrazione da versione 7.0 a versione 10.0 delle applicazioni
implementate: Installazione applicativo, trasporto, test delle
funzionalità.
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
12
SAP HANA per il processo di billing
Il processo di billing del Gruppo Tea
Bollette
800
700
700
500
680
500
Migliaia
Migliaia
600
Documenti di Calcolo
400
300
200
100
0
2011
2012
Anno
2013
800
700
600
500
400
300
200
100
0
750
580
300
590
550
250
Idrico
Gas
880
840
1300
2011
2012
Totali/Anno
2013
Righe "Rilevanti" dei
Documenti di Calcolo
90
170K clienti
78,5
80
70
Milioni
60
50
39
33,3
40
26,5
30
Gas
20
10
Idrico
4,3
280 K
contratti
2,7
0
Tea SpA
PwC
37,6
41,7
105
2011
2012
Totali/Anno
2013
26 settembre 2013
13
SAP HANA per il processo di billing
L’analisi delle performance dei processi di billing
Quali sono le
competenze del
periodo?
Quanti sono i
clienti senza
documenti di
calcolo o non
fatturati?
Quanti
documenti non
fatturati?
Tea SpA
PwC
Quanto è il fatturato
per area geografica?
Qual è il dettaglio
per ogni singola
voce fatturata per
tipologia di cliente?
A quanto
ammontano le
agevolazioni per i
terremotati?
26 settembre 2013
14
SAP HANA per il processo di billing
Le esigenze
Il processo di estrazione e analisi dati
Estrazione
SAP IS-U
Generazione
Excel
Elaborazione
Manuale
Le principali esigenze di Tea:
1 Automazione della
generazione dei report
Report
Delivery
2 Velocità di esecuzione
dei report
3 Flessibilità nel
combinare
dimensioni di analisi
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
15
SAP HANA per il processo di billing
Le principali Scelte Progettuali
Massima
Granularità del
Dato
Competenziazione
Esplicita
Bilanciamento
flessibilità /
performance
attese
Self Recovery
Flussi ETL e ELT
Ridurre lo
Snowflake senza
occupare
eccessiva
memoria
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
16
SAP HANA per il processo di billing
L’architettura
La soluzione di Business Intelligence di Tea è interamente basata su tecnologie SAP.
Universi
IS-U
Analytic View
HANA
La scelta delle modalità di estrazione e aggiornamento di HANA ha costituito il principale punto critico.
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
17
SAP HANA per il processo di billing
Il processo di estrazione
Le opzioni messe a disposizione da SAP
Source System
SAP IS-U
Application
Layer
Trigger-based application (SLT)
Data Services
Direct Extractor Connection (DXC)
Embedded BW
Log-based Replication
Database
Tea SpA
PwC
SAP LT Replication Server
SAP Landscape Transformation Replication Server
(SLT) per data-replication in real-time data
SAP Business Objects Data Services
Caricamenti batch che prevedano complesse
trasformazioni
SAP HANA Direct Extractor Connection
(DXC)
Sfrutta BW installato di default in ECC
Sybase Event Stream Processor (ESP)
Disponibile per real time replication in Sybase ESP
Log File
26 settembre 2013
18
SAP HANA per il processo di billing
Il processo di estrazione
Data Services e Change Data Capture
Tra le opzioni messe a disposizione da
SAP, la scelta è ricaduta su Data Services:
A
•
Tea aveva conoscenze pregresse su strumenti ETL;
B
•
non richiedeva la predisposizione di server aggiuntivi;
C
•
al momento, non sono disponibili estrattori standard
per tutte le sorgenti informative ritenute rilevanti;
D
•
ha bassi impatti sull’operatività del database rispetto –
per esempio – a soluzione basate sui trigger;
Tea SpA
PwC
Sebbene Data Services 4.1 consenta di accedere allo strato
applicativo SAP o di estrarre dati mediante gli estrattori
certificati da SAP, abbiamo scelto di utilizzare il Change
Data Capture in quanto:
•A
i volumi dei record generati dai processi di calcolo
richiedono di identificare i delta rispetto alle precedenti
estrazioni;
•B
alcune customizzazioni potrebbero non garantire la
tracciabilità delle modifiche;
•C
Consente di rendere asincrona l’identificazione delle
variazioni, comportando un overhead trascurabile;
•D
è un’opzione certificata da SAP;
•E
Tea disponeva già delle licenze necessarie.
Change Data
Capture
26 settembre 2013
19
SAP HANA per il processo di billing
Il processo di estrazione e aggiornamento
Le transazioni
generano i file di log. Il
processo di CDC
identifica i record
modificati e li salva
nelle CDC table.
SAPR3
1
DWH
Log
4
Data Services estrae i
record modificati e li
propaga nell’area di
staging.
2
3
CDCADMIN
Tempi di
aggiornamento
minimi.
Tea SpA
PwC
In modalità ELT si
arricchiscono i record, viene
gestita la sincronizzazione tra
le righe dei documenti e si
procede con la loro
competenziazione.
Ridotto overhead
sul sistema
transazionale
In modalità ETL, viene
identificato l’ultimo stato
del record.
L’operazione CDC viene
sovrascritta con logiche
custom.
STG
Near real time
26 settembre 2013
20
SAP HANA per il processo di billing
Il reporting: SAP BO di SAP Business Intelligence 4.0
I report offrono visioni operative del
processo di fatturazione per rispondere
alle domande del managment e delle
autorità.
I dati sono analizzabili rispetto a diversi
assi temporali e rispetto alle dimensioni
commerciali (contratto, cliente) o
operative (impianto, indirizzo)
Mobile
Data
exploration
Tea SpA
PwC
Analisi
web
26 settembre 2013
SAP HANA per il processo di billing
Gli sviluppi futuri
L’introduzione di SAP HANA e degli strumenti di reporting
SAP per l’idrico costituisce un primo step all’interno di un
cammino che prevede l’estensione degli ambiti di analisi e
l’adozione di strumenti più evoluti.
Webi
Mobile
Dash
board
Data
Exploration
strumenti
di analisi
Predictive
Analysis
Idrico
Gas
…
ambito
Tea SpA
PwC
26 settembre 2013
22