Analisi organizzativa - Azienda USL 1 di Massa e Carrara

[ANALISI ORGANIZZATIVA:
Cristina Nicolai
PROTOCOLLO ORGANIZZATIVO COLON RETTO
Cristina Nicolai
Responsabile Organizzativa Screening
Analisi organizzativa
Protocollo organizzativo Colon Retto
Massa Carrara, 20/05/2010
Revisione del 09/01/15
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Cristina Nicolai
PROTOCOLLO ORGANIZZATIVO COLON RETTO
Protocollo organizzativo Colon Retto
Screening
IL termine screening viene utilizzato per indicare un protocollo di indagini diagnostiche
A basso rischio e bassi costi socio economici e psicologici, utilizzate per identificare in fase
precoce una malattia in una popolazione standard(popolazione obiettivo) e asintomatica.
Obiettivo dello screening
Lo screening si propone di ridurre la mortalità per causa specifica nella popolazione che si
sottopone regolarmente a controlli per la diagnosi precoce di neoplasie o lesioni precancerose.
Il programma di screening è un intervento sanitario di prevenzione secondaria il cui obiettivo
è,attraverso la diagnosi di una fase precoce della malattia, intervenire tempestivamente per
facilitare la guarigione e ridurre la mortalità per causa-specifica:
o
Garantendo a tutta la popolazione in fascia di età considerata a rischio l’offerta attiva
dei test di screening e degli eventuali approfondimenti necessari
o
Individuando lesioni precancerose ed eseguendo l’idoneo trattamento al fine di ridurre il
numero di neoplasie infiltranti
o
Individuando neoplasie ad uno stadio sempre più precoce per garantire la tempestività
del trattamento e la migliore qualità di vita.
La prevenzione attiva è rappresentata da un insieme articolato di interventi, offerti
attivamente alla popolazione generale o a gruppi a rischio per malattie di rilevanza sociale,che
vedono un coinvolgimento integrato dei vari soggetti del Servizio Sanitario Nazionale impegnati
nelle attività di prevenzione primaria e secondaria.
Il ruolo attivo,anziché passivo, ha il vantaggio di sollecitare i soggetti interessati così da evitare
che essi trascurino,per disattenzione o disaffezione le azioni necessarie ad ottimizzare gli interventi
di diagnosi e cura.
Popolazione bersaglio
La popolazione bersaglio dello screening per il cancro del colon è costituito dall’insieme delle donne
e degli uomini che sono residenti nei Comuni afferenti alla ASL n.1 di “Massa Carrara” in età
compresa tra 50.e 70 anni.
Gli utenti domiciliati in uno dei Comuni appartenenti al territorio ma non residenti non fanno
parte del programma di screening aziendale pertanto non riceveranno la lettera di convocazione
ma, qualora si presentassero a chiedere la prestazione c/o la ns. Azienda , riceveranno la
prestazione gratuitamente dalle nostre strutture.
Il Data base della popolazione eleggibile risulta da un incrocio delle anagrafi di WINSAP ( software
dedicato all’U.O. di Anatomia Patologica aziendale ) dall’anagrafe assistiti aziendale e dall’anagrafe
comunale.
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L’anagrafe degli utenti eleggibili viene aggiornata periodicamente.
CRITERI DI ESCLUSIONE
•
Familiarità: IL fattore di rischio più importante e facilmente identificabile è
l’appartenenza a un gruppo familiare nel quale si sono manifestati uno o più casi
di carcinoma del colon in familiarità di primo grado
•
Sindromi ereditarie: Poliposi adenomatosa Familiare (FAP) e sindrome del cancro
colo-rettale non poliposico ereditario (Sindrome di Lynch).
Malattie infiammatorie intestinali: colite ulcerosa e morbo di Crohn
Pregresso carcinoma del colon
Non residenti
•
•
•
Esclusione temporanea
•
•
•
•
•
Colonscopia recente se l’esame è documentato : colon completa fino al cieco e
negativa esclusione dai programmi di screening con richiamo a SOF dopo 5 anni dalla
data della colonscopia
Colonscopia recente da elenchi di Endoscopia aziendale :richiamo nel percorso
screening sottoposto a giudizio del Responsabile clinico dello screening
Clisma opaco recente/Tc virtuale da elenchi Ris aziendale : richiamo stabilito dal
Responsabile clinico
Test sangue occulto recente : richiamo a 2 anni dalla data del test
NOTA: Per gli utenti che telefonano per informare di avere eseguito gli esami sopra
riportati in altra sede , il Centro screening deve richiedere la documentazione relativa
Al fine di garantire l’aggiornamento di questa tipologia di esclusi, è necessario :
o Identificare un flag sul software di Eng che identifichi queste informazioni
o Effettuare ogni anno l’incrocio dell’anagrafe degli utenti eleggibili con le schede di
dimissione ospedaliera SDO e con
gli elenchi degli utenti che si presentano
spontaneamente a fare una colonscopia , un test SOF o un clisma opaco o una TC virtuale
presso la nostra Azienda.
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Di seguito l’analisi dettagliata delle
attività di processo
Convocazione
Gestione
inviti e
consegna
del test
Gestione
secondo
livello
Risposte
al
cittadino
Chiusura
passaggio
screening
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Procedura gestione screening colon
retto
Processo
Convocazione
Procedura
Descrizione sintetica dell’attività :
L’utente”non responder” (che non ha mai eseguito un SOF nella
camapagna di screening) viene convocato dal Centro Screening con
lettera in cui sono riportate tutte le modalità di accesso al test di
screening, e l’opuscolo informativo della Regione Toscana con le
spiegazioni e le motivazioni per cui si richiede al cittadino di partecipare
alla campagna di screening.
Per gli utenti “responder” (che hanno già aderito ad una campagna di
screening) oltre al materiale informativo viene inviato il kit per eseguire il
test.
Le attività operative:
Il personale del Centro screening sulla base della popolazione bersaglio
procede a :
o Selezionare la popolazione bersaglio su Win sap in allineamento
con l'anagrafe assistiti aziendale .Hanno diritto alla convocazione
gli utenti residenti che risultano con tessera on stato “A” “D” o “S”
o Stampare le lettere di convocazione con relativo codice a barre
dell’utente
o Correlare attraverso lettura ottica il codice a barre utente con il
codice provetta quando questa viene inviata
o Imbustare le lettere di convocazione
o Le lettere di convocazione tramite trasporto interno pervengono
all’Ufficio Protocollo Aziendale che provvede alla spedizione
o Il numero delle lettere di invito è stato previamente concordato
con l’ufficio competente a inizio campagna.
Consegna del test
Descrizione sintetica dell’attività :
Il test è gratuito e va consegnato da parte dell’utente invitato al
centro prelievi dei distretti preposti il cui elenco è riportato
sull’informativa allegata alla lettera di invito
La consegna del campione di feci deve avvenire al più presto e il
campione deve essere conservato in frigorifero.
Le attività operative:
Il test, in buste adeguatamente sigillate( vedi kit), può essere
riconsegnato dagli utenti nelle sedi di consegna indicate nel foglio di
istruzioni necessarie per eseguire correttamente il test, ad orari e giorni
stabiliti.
I campione consegnati dagli utenti vengono riposti in frigorifero e
consegnati al personale addetto al trasporto al laboratorio analisi
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aziendale o in giornata o in quella successiva.
L’Operatore sanitario del centro prelievi, qualora venga richiesto
dall’utente , deve fornire le informazioni di cui necessita l’utente.
Effettuazione analisi
Descrizione sintetica dell’attività :
1. In Laboratorio Analisi l’operatore tecnico preposto accetta in
procedura informatica Win Sap il campione.
2. In laboratorio vengono eseguiti gli esami di ricerca del sangue
occulto nelle feci attraverso l’utilizzo del test immunologico
predisposto.
Le attività operative:
Il personale di Laboratorio riceve le provette:
• Accetta in procedura informatica il campione
• Predispone le analisi
• Associa il risultato delle analisi al campione ( attraverso lettura
codice a barre )
• Redige il risultato delle analisi su procedura Winsap
• Invia le risposte al Centro Screening.
Ricevimento e
comunicazioni
risposte al Cittadino
Descrizione sintetica dell’attività :
Il Centro screening smista le risposte .
Le attività operative:
I referenti del Centro Screening smistano le risposte:
o referti negativi : vengono inviati all’utente per posta
o referti positivi: Il Centro screening invia un fax
all’Endoscopia di riferimento con l’elenco dei nominativi
Sof +
o l’utente con referto positivo viene contattato telefonicamente
da un operatore sanitario adeguatamente formato( infermiere
professionale) dell’ U.O. di Gastroenterologia ed Endoscopia
digestiva e invitato a presentarsi presso l’Ambulatorio del
presidio ospedaliero di competenza per ricevere le adeguate
informazioni per eseguire l’esame (vedi allegato A)
o L’Endoscopia invia di nuovo l’elenco dei Sof+ segnalando gli
utenti contattati al Centro Screening
o Il referto a questo punto verrà poi inviato per posta all’utente
e per conoscenza al medico curante.
o Qualora l’utente non sia stato rintracciato una lettera viene
inviato per posta all’utente e al medico curante tramite
raccomandata con ricevuta di ritorno in cui si chiede di
prendere contatti con l'U.O. Di Endoscopia Aziendale
o Il medico curante provvederà ad informare il suo paziente del
risultato dell’esame il quale si metterà in contatto
telefonicamente con il Centro screening o con l’Endoscopia di
riferimento.
(Vedi allegato A)
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Gestione dei cittadini
non rispondenti
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Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione dei cittadini non rispondenti al 1° livello
Le attività operative:
Il personale del Centro Screening:
o selezione gli utenti non rispondenti
o redigono ed inviano una lettera di sollecito entro 2-3 mesi dal
1° invito e in caso di mancata adesione a questo secondo
invito l’utente viene escluso temporaneamente
dalla
campagna in atto e inserito nuovamente al round successivo.
Gestione degli inviti
inesitati
Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione degli inviti che non sono stati recapitati
Le attività operative:
Il personale del Centro Screening:
o riceve gli inesitati
o ricerca l’indirizzo corretto presso le anagrafi comunali e
l'anagrafe assistiti aziendale
o chiude, in caso di esito negativo, le posizioni relative
inserendole nella categoria ‘inviti’ inesitati
Gestione dei cittadini
Rispondenti al 2°
livello
Descrizione sintetica dell’attività
Il referto della colonscopia di screening viene consegnato all’utente
dal Medico che ha effettuato l’esame
Qualora la colonscopia risulti incompleta ,sono
necessari ulteriori
indagini per il completamento diagnostico.
Questi esami possono essere :
Ripetizione
della
colonscopia
in
sedazione
cosciente/profonda
Colon TC virtuale
Il medico che ha eseguito l’esame che risulta incompleto è responsabile
di proporre gli approfondimenti sopra descritti e di occuparsi che il
paziente abbia gli appuntamenti necessari al completamento diagnostico
richiesto.
Tutto il percorso è gratuito
Inoltre il paziente viene invitato a portare il risultato dell’esame di
completamento eseguito al Medico della SSD di Gastroenterologia di
Endoscopia Digestiva . Egli comunicherà quindi il referto (positivo o
negativo ai fini dello screening) al Responsabile del Centro screening
Il Centro screening semestralmente controlla le colonscopie incomplete
Invia per A.R. all’utente lettera di sollecito all’esecuzione a firma del
Responsabile clinico(all.D)
Se entro 2 mesi dall’invio di tale lettera il Centro screening non riceve
alcuna comunicazione dall’utente come scritto nella lettera inviatagli
è sottointeso che il paziente rifiuti il percorso diagnostico proposto dal
Clinico e verrà escluso dal percorso di screening per “Rifiuto
approfondimento colonscopico” e incluso nella campagna successiva di
screening
Gestione dei cittadini
non rispondenti al
Descrizione sintetica dell’attività :
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2° Livello
La mancata adesione all’appuntamento per eseguire gli esami di 2° livello
consente attraverso la procedura informatica di avere gli utenti fermi in
stato di colonscopia.
Periodicamente (ogni 6 mesi circa) gli utenti in stato di approfondimento
vengono estrapolati dalla procedura
Le attività operative:
Il personale del Centro Screening:
o seleziona gli utenti non rispondenti al test di
approfondimento: Colonscopia
o redige ed invia una lettera di sollecito A.R.(come da modello)
all’adesione alla colonscopia all’utente SOF+ nella quale si
specifica di mettersi in contatto con il Centro Screening e per
conoscenza al medico curante come da modello conforme con
le indicazioni del Centro di Riferimento Regionale(ALL.C)
L’ulteriore mancata adesione agli approfondimenti colloca il paziente nella
posizione di “Esclusione per rifiuto approfondimento colonscopico” e di
essere convocato ad eseguire il test di screening nella campagna
successiva di screening .
Chiusura del
passaggio di
Screening
Descrizione sintetica dell’attività :
Si definisce passaggio di screening l’applicazione di tutte le procedure
previste dal programma ( inviti, test,sof,richiami per approfondimenti)
per realizzare un ciclo di controlli a favore dell’intera popolazione
bersaglio. Il numero di passaggi eseguiti dall’utente corrisponde al
numero di inviti a cui ha effettivamente aderito.
La ripetizione ravvicinata di due test di screening o il richiamo anticipato
rispetto alla periodicità propria del programma sono da considerare
accertamenti all’interno dello stesso passaggio di screening
Le attività operative:
Per ciascun utente incluso nella popolazione bersaglio del programma un
passaggio di screening verrà chiuso con una delle seguenti modalità a
seconda delle circostanze:
- Esito negativo al primo livello con richiamo biennale per donne e
uomini in screening in fascia di età 50-70
- Esito negativo al secondo livello richiamo secondo protocollo
concordato con il SSD “ Gastroenterologia ed Endoscopia
Digestiva”
Tutti gli utenti esclusi dal programma di screening perché avviati al
trattamento saranno inclusi in specifici programma di follow up
endoscopico o oncologico
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ISTRUZIONI OPERATIVE
Percorso diagnostico terapeutico in paziente screening con SOF positivo
ALLEGATO A
Introduzione
Il programma di screening del cancro del colon retto (CCR) prevede un intervento sanitario su
una popolazione apparentemente sana per la prevenzione o diagnosi precoce della malattia. Il test
di screening consiste nella ricerca del sangue occulto fecale (SOF) e il campione di popolazione è
selezionato per fascia di età a maggior rischio.
Nei soggetti con SOF+ l’approfondimento diagnostico indicato è la colonscopia totale o, se non
possibile (circa il 15 % dei casi), l’Rx del colon a d.c.(doppio contrasto) o colonscopia virtuale.
Per ottenere una maggiore adesione allo screening, per una adeguata informazione sulle
procedure diagnostiche e per evitare la dispersione del paziente, coloro che risultano positivi al
SOF vengono indirizzati SSD”Gastroenterologia e Endoscopia digestiva” di riferimento di zona da
parte del Centrto Screening(vedi protocollo organizzativo)
Il personale del Centro di riferimento Endoscopico aziendale contatta l’utente per comunicargli
ll’esito dell’esame e nello stesso contesto lo informa di presentarsi presso l’Ambulatorio per
ricevere le informazioni necessarie per eseguire l’esame .
.
Il paziente dovrà essere invitato a portare con se tutti gli esami di laboratorio e strumentali
eventualmente effettuati in precedenza.
IL medico durante il colloquio da all’utente tutte le informazioni relative all’esame (
Peparazione, dieta, esami pe rla sedazione ecc) e valuterà
-
Anamnesi del paziente(patologie pregresse , uso di farmaci in particolare
antiaggreganmti/anticoagulanti )e quanto utile alla valutazione del quadro clinico
-
presenza di criteri d’esclusione temporanei (pag.3 del protocollo organizzativo)
-
presenza di criteri d’esclusione definitivi (pag.3 del protocollo organizzativo),
-
necessità di programmare esame in sedazione (allegato 2°)
-
necessità di programmare ulteriori accertamenti prima dell’esame endoscopico
-
la presenza di controindicazioni all’esecuzione dell’esame
Dopo il colloquio al paziente viene dato l’appuntamento ( giorno ,data e ora) e consegnato :
•
Protocollo di preparazione
•
Foglio informativo sull’esame
•
Consenso informato da riportare il giorno dell’appuntamento debitamente
compilato
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•
PROTOCOLLO ORGANIZZATIVO COLON RETTO
Eventuali esami ematochimici da eseguire( su ricetta rossa con codice di esenzione
D04-Allegato 1A)
Approfondimenti diagnostici (II livello)
In caso di:
Pancolonscopia negativa per lesioni polipoidi o CCR
I soggetti sottoposti a pancolonscopia con referto negativo, vengono invitati a ripetere il test di
screening ( sangue occulto nelle feci ) a 5 anni come da protocollo in caso di pulizia intestinale
ottimale.
In caso di pulizia intestinale non ottimale i pazienti anche se il referto della colonscopia è negativo
avranno un richiamo ripetere il test di screening ( sangue occulto nelle feci ) a 3 anni
Esame endoscopico parziale, negativo per lesioni polipoidi o CCR :
I pazienti che si sottopongono agli esami radiologici di completamento dovranno essere
invitati dall’endoscopista a portargli il referto di tali esami per poter definire la conclusione
dell’iter diagnostico.
•
•
Esame endoscopico non completo ed esame radiologico diagnostico per sospetta lesione
polipoide e/o CCR : I pazienti in cui l’esame radiologico ha evidenziato la presenza di una
lesione sospetta verranno invitati a sottoporsi a nuovo esame endoscopico in sedazione
cosciente/profonda o a consulenza chirurgica
•
Esame endoscopico non diagnostico:
I soggetti sottoposti a colonscopia con insufficiente pulizia intestinale che non permette
di eseguire l’esame endoscopico vengono invitati a ripetere l’esame endoscopico dopo
preparazione personalizzata
•
Esame endoscopico positivo per lesioni polipoidi e/o sospetto CCR
Nel caso sia necessario procedere anche a esame bioptico e/o polipectomia, i campioni
vengono inviati alla U.O. di Anatomia Patologica, segnalando l’appartenenza del paziente al
programma di screening.
La U.O. di Anatomia Patologica invierà il referto istologico (anche con procedura
intranet) alla SSD”Gastroenterologia ed Endoscopia Digestiva” che ha effettuato il prelievo.
Il medico Endoscopista conclude l’iter diagnostico terapeutico dell’utente registrando le
informazioni nella procedura informatica dedicata
Tutti gli utenti che in seguito al percorso di screening hanno avuto diagnosi di polipo
adenomatoso saranno inseriti nel programma di follow-up endoscopico da parte del clinico
secondo le Linee guida attualmente in uso
Esame endoscopici in pazienti in terapia anticoagulante
L’eventuale terapia con farmaci anticoagulanti deve essere sospesa, in accordo con il
medico curante, almeno 5 gg prima per dicumarolici (es. Sintrom, Coumadin o simili) e 24 ore
prima per eparina o simili.
La data di esecuzione dell’esame endoscopico verrà stabilita, dopo aver controllato l’esito degli
esami ematochimici, direttamente presso il centro Endoscopico.
•
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PROTOCOLLO ORGANIZZATIVO COLON RETTO
Si raccomanda inoltre di presentarsi con tutti gli esami endoscopici precedentemente eseguiti.
ALLEGATO B
Per gli esami di approfondimento da eseguire in sedazione il Personale della
SSD”Gastroenterologia ed Endoscopia digestiva “ segue il protocollo operativo dell’unità operativa
Raccomandazioni per la refertazione e il follow-up delle colonscopie in regime di
screening con utilizzo della Check list
Di seguito vengono elencati alcuni suggerimenti utili alla chiusura delle sedute di
approfondimento colonscopico:
- Esame colonscopico negativo per lesioni neoplastiche e completo con documentato
raggiungimento fino al ceco: il soggetto rientra nel programma di screening con
controllo FOBT a 5 anni.
-
Esame colonscopico con asportazione di polipo iperplastico l’utente rientra nel
programma di screening con controllo FOBT a 5 anni.
-
Esame colonscopico con individuazione di un adenoma ( da iniziale ad avanzato)
esclusione dal percorso di screening percorso di f-up endoscopico
-
Esame colonsopico da completare con colon TC virtuale : la non esecuzione dell’esame
radiologico costituisce un rifiuto all’esame di approfondimento con richiamo al round di
screening successivo
Qualora il paziente rifiuti di proseguire l’iter diagnostico definito dallo screening a seguito di
un SOF positivo l’endoscopista ne darà informazione al Centro screening.che provvederà
alla azioni previste dal protocollo organizzativo.
AllEGATO C
Fac simile lettera sollecito colonscopia invio in A.R.
REGIONE TOSCANA
Azienda Usl 1 di Massa e Carrara
S.S.D. "Gestione Screening"
P.zza Monzoni n° 1 - 54033 Carrara (MS)
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Cristina Nicolai
Caro Collega,
il tuo assistito Sig.
nata il
ha eseguito in data
un esame per la ricerca del sangue occulto nelle feci risultato
positivo .
Come ti è noto, nei soggetti positivi al test di screening, si rende
necessaria un’esplorazione
completa del colon mediante colonscopia totale, oppure, se non possibile, mediante colon TC virtuale.
Al momento, il tuo assistito non risulta aver ancora effettuato l’esame di approfondimento presso i
servizi diagnostici da noi indicati.
Conto sulla tua autorevolezza affinché tu possa informarlo della necessità di eseguire gli opportuni
accertamenti: qualora accettasse potrà telefonare al Centro Screening 0585/657978-657661-657605
Ti sarei comunque grato se potessi comunicarci a questo indirizzo e-mail: [email protected]
eventuali notizie sul tuo assistito anche in relazione ad accertamenti eseguiti c/o altre strutture pubbliche
o private
Ringraziandoti per la collaborazione,
Il Responsabile S.S.D. Gestione Screening
Dr.ssa Nicolai Cristina
Carrara lì
allegato D
Fac-simile lettera sollecito all’esecuzione degli esami di completamento
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Cristina Nicolai
PROTOCOLLO ORGANIZZATIVO COLON RETTO
REGIONE TOSCANA
Azienda USL 1 Di Massa Carrara
SSD di Gastroenterologia ed Endoscopia Digestiva
Resp. Dott. Iginio Dell'Amico
Tel 0585657311- Fax 0585657388
Caro Collega
Il tuo assistito
in seguito all'effettuazione della colonscopia eseguita nell'ambito del Programma di Screening Colorettale,ha ricevuto il consiglio di eseguire ulteriori indagini a completamento diagnostico.
A tutt'oggi il Centro screening non ha ricevuto informazioni in merito a queste indagini.
TI invito pertanto a voler cortesemente far contattare la Segreteria ai seguenti numeri:
0585657605 /657972 /657661 , dal lunedi al venerdi dalle ore 8 alle 13.00, per comunicare il risultato
degli eventuali esami eseguiti.
Ti informo che, in mancanza di tali notizie , il Protocollo Organizzativo dello screening prevede
l'esclusione fino alla prossima campagna con la motivazione “ rifiuto proseguimento iter diagnostico.
Cordiali saluti
Il responsabile clinico dello screening colo-rettale
Dott. Carlo Widmayer
Numeri telefonici Centro Screening
Dr.ssa Cristina Nicolai
0585/657605
Segreteria Centro Screening Colon Retto
Ospedale civico di Carrara
Segreteria 0585/657661
0585/657972
dal lunedì al venerdì dalle 8.30 13.30
N.Verde 800.210.406 dal lunedì al venerdì dalle ore 9 alle 10
Responsabili percorso di screening :Responsabile organizzativo
Dr.ssa Cristina Nicolai
Responsabile Clinico
Dr. Carlo Widmayer
Responsabile Valutativo
Dr.ssa Paola Vivani
Responsabile SSD”Gastroenterologia ed Endoscopia digestiva”
Dr. Iginio Dell’Amico