Informazioni su Auto a noleggio e Auto ad uso personale

Informazioni su Auto a noleggio e Auto ad uso personale
Le seguenti informazioni sono valide per i volontari che viaggiano per iniziative finanziate dal Rotary International o dalla
Fondazione Rotary del Rotary International (di seguito inteso come ‘Rotary’).
Auto a noleggio
Il Rotary consente ai viaggiatori di noleggiare una macchina dal punto di destinazione, se il noleggio è meno costoso di altre
forme di trasporto, ad esempio tassì, limousine dall’aeroporto e bus navetta. Le prenotazioni delle auto a noleggio devono
essere fatte tramite il RITS (Rotary International Travel Services) al momento della prenotazione dei biglietti aerei.
Classe del veicolo
Prenotare dalle seguenti classi di auto a noleggio, secondo il numero totale di passeggeri (distanza minima fino a 325 km,
se non indicato diversamente):
Economica
Piccola cilindrata
Cilindrata media
1
2-4
1-4 (oltre 325 km)
Tassì
Il RITS utilizza la ditta di autonoleggio con i prezzi più bassi. I prezzi preventivati includono tutte le ulteriori imposte e
commissioni, e il prezzo finale della fattura deve corrispondere al preventivo. Stampare una copia della prenotazione di
autonoleggio con preventivo da usare per assicurare che i due prezzi corrispondano.
Assicurazione
Per i viaggi negli Stati Uniti o Canada, l’assicurazione auto del Rotary fornisce copertura automatica da responsabilità civili
e danni fisici (collisione e altro). Occorre rinunciare a questa assicurazione sul contratto di autonoleggio fornito dall’azienda
di autonoleggio.
Durante i viaggi all’esterno degli Stati Uniti o Canada, il Rotary non fornisce l’assicurazione auto; pertanto, si consiglia di
accettare sempre la copertura assicurativa per responsabilità civile e danni fisici (collisione e altro) offerta dall’azienda di
autonoleggio.
N.B.: Il Rotary non offre nessun tipo di copertura assicurativa per l’autonoleggio durante viaggi personali.
Al momento del noleggio auto, controllare l’auto insieme all’agente addetto. Annotare eventuali danni all’auto nel contratto
prima di usare la vettura.
Riconsegna
La riconsegna dell’auto noleggiata deve avvenire usando ogni tentativo ragionevole:
 Nella città originale del noleggio, a meno che non vi sia l’approvazione a noleggiare solo per il viaggio di andata, o
non vi sono tariffe per questo tipo di riconsegna.
 Intatta (ad es., nessun graffio, problema meccanico, o altro).
 In orario, per evitare sovrattasse.
 Con il pieno di benzina, se richiesto nel contratto di noleggio, per evitare sovrattasse.
Procedure di pagamento
I costi di autonoleggio saranno pagati utilizzando la carta di credito del viaggiatore. Assicurarsi di includere una copia della
conferma della prenotazione, insieme alla ricevuta quando si completa il resoconto spese per le tariffe di autonoleggio. In
caso di domande, contattare il RITS.
Informazioni su Auto a noleggio e Auto ad uso personale
Procedure in caso di incidente
In caso di incidente con l’auto noleggiata, occorre:
 Notificare le autorità locali.
 Ottenere/scambiare informazioni sull’assicurazione e informazioni di contatti personali (nome, telefono e/o email)
con tutte le parti coinvolte.
 Ottenere le cure mediche necessarie.
 Denunciare l’incidente alla ditta di autonoleggio e all’addetto dello staff presso il Rotary International.
 Assistere con tutti gli eventuali reclami correlati.
Uso della propria auto
Anche se l’uso frequente di veicoli personali non è incoraggiato per eventi del Rotary, laddove risulti più economico e/o
necessario, fare attenzione ai seguenti punti:
Assicurazione
I viaggiatori che utilizzano il proprio veicolo per eventi del Rotary devono avere l’assicurazione auto personale secondo le
leggi vigenti nei luoghi dove sarà utilizzato il veicolo. Nel caso di reclami, l’assicurazione auto del proprietario del veicolo
sarà la fonte principale della copertura, e non l’assicurazione auto del Rotary. L’assicurazione auto del Rotary non copre i
viaggiatori che utilizzano il proprio veicolo personale per eventi del Rotary.
Spese
Tutte le spese di chilometraggio, pedaggi autostradali e spese di parcheggio sono rimborsabili. Le spese dovute a incidenti
(incluse detrazioni per l’assicurazione), problemi meccanici, spese di bollo per la patente, o multe (incluse quelle per
parcheggio), sono tutte spese personali e non sono rimborsabili.
Rimborsi per l’uso della propria auto
L’uso della propria auto per eventi del Rotary sarà rimborsato secondo i tassi applicabili per la località dei viaggi. Il RITS
deve approvare il chilometraggio per viaggi di andata e ritorno superiori a 350 USD. Il tasso di chilometraggio copre i costi
di benzina; pertanto, si prega di non richiedere il rimborso per le spese di benzina.
A/R dal Terminal
Quando l’uso della propria auto è l’opzione più economica per raggiungere i Terminal dell’aeroporto, della stazione
ferroviaria o la stazione degli autobus, è possibile richiedere il rimborso del chilometraggio e di parcheggio a lungo tempo,
se pertinente.