Informazioni sui flussi di lavoro

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EMC® Documentum®
D2
Versione 4.5
Guida per l’utente
EMC Corporation
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Sommario
Capitolo 1
Introduzione .....................................................................................................7
Descrizione di D2 ...............................................................................................7
Capitolo 2
Registrazione ...................................................................................................9
Accesso.............................................................................................................9
Utilizzo di D2 Client su un Apple iPad ..................................................................9
Impostazione della prima area di lavoro .............................................................10
Informazioni sui menu.......................................................................................10
Capitolo 3
Creazione di aree di lavoro.............................................................................13
Informazioni sulle aree di lavoro e sulle visualizzazioni dell’area di lavoro ............13
Informazioni sui widget .....................................................................................14
Determinazione dei widget interni da utilizzare ...................................................17
Capitolo 4
Utilizzo dei nodi di amministrazione D2 .........................................................21
Informazioni sui widget di amministrazione.........................................................21
Configurazione dei profili utente ........................................................................27
Configurazione dei gruppi di utenti ....................................................................30
Capitolo 5
Navigazione e utilizzo di D2............................................................................31
Aggiunta di un nuovo utente o di un’area di lavoro repository ..............................31
Configurazione delle preferenze utente..............................................................31
Scelta della ricerca da utilizzare ........................................................................33
Informazioni sulle ricerche semplici e full-text ....................................................35
Configurazione delle ricerche avanzate..............................................................37
Ottimizzazione della velocità di elaborazione della ricerca avanzata ....................39
Utilizzo del widget Ricerche ..............................................................................40
Utilizzo del widget Facet ...................................................................................41
Informazioni sulla classificazione e i risultati delle ricerche ..................................41
Capitolo 6
Operazioni con il contenuto ...........................................................................43
Informazioni sul contenuto ................................................................................44
Creazione di contenuto .....................................................................................50
Importazione di contenuto.................................................................................51
Importazione di una struttura di cartelle..............................................................54
Funzione di copia e incolla di contenuto tra repository ........................................55
Informazioni sull’azione Incolla come collegamento in più repository....................55
Copia e collegamento di contenuti tra repository.................................................56
EMC Documentum D2 Versione 4.5 Guida per l’utente
3
Sommario
Copia di contenuti da D2 al desktop utilizzando il trascinamento della
selezione .........................................................................................................57
Importazione del contenuto come nuova versione ..............................................57
Importazione di un messaggio di posta elettronica e degli allegati........................58
Creazione di un file XML per riempire le proprietà durante l’importazione .............60
Esportazione di contenuto.................................................................................61
Archiviazione di contenuto ................................................................................62
Informazioni sulle proprietà ...............................................................................62
Informazioni sulle autorizzazioni ........................................................................63
Informazioni sui motivi di ridenominazione o spostamento del contenuto..............64
Informazioni sulle relazioni ................................................................................65
Creazione di una relazione................................................................................66
Informazioni sulle copie trasformate...................................................................67
Informazioni sui documenti virtuali .....................................................................68
Conversione di una struttura di cartelle in documento virtuale..............................71
Informazioni sulle annotazioni di Microsoft Word ................................................72
Informazioni sulle annotazioni PDF....................................................................73
Annotazione di contenuto PDF ..........................................................................73
Informazioni sui commenti ................................................................................73
Condivisione di cartelle tramite Syncplicity .........................................................74
Utilizzo degli URL intelligenti per interagire con il contenuto ................................76
Capitolo 7
Operazioni con i cicli di vita e i flussi di lavoro ............................................ 101
Informazioni sui cicli di vita.............................................................................. 101
Informazioni sui flussi di lavoro........................................................................ 103
Informazioni sulle differenze tra flussi di lavoro e cicli di vita .............................. 105
Esempi di flusso di lavoro e di ciclo di vita ........................................................ 106
Invio di contenuto a un flusso di lavoro ............................................................ 107
Utilizzo del widget Deleghe ............................................................................. 108
Informazioni sulle distribuzioni......................................................................... 109
Invio di contenuto da D2 tramite posta elettronica............................................. 110
Capitolo 8
Risoluzione dei problemi.............................................................................. 113
Password utente non valida durante l’apertura di PDF protetti da password
con configurazione visualizzazione di C2 ......................................................... 113
Nome pacchetto di flusso di lavoro nullo o vuoto .............................................. 114
Errore Javascript durante il tentativo di accesso ............................................... 114
Problemi noti riguardanti l’accesso a D2 Client su Mac iOS e Apple Safari ........... 115
4
Prefazione
EMC® Documentum® D2 è costituito da due componenti:
• Configurazione D2: l’applicazione basata sul web (di seguito definita D2 Config) consente agli
amministratori di configurare le impostazioni, come ad esempio i processi automatici di gestione
del contenuto e le impostazioni dello sfondo per D2 Client.
• D2 Client: l’applicazione basata sul web (di seguito "D2 Client") per gli utenti che consente di
interagire con il contenuto in uno o più repository.
Con "D2", nella presente guida si fa riferimento al prodotto nel suo insieme, non ai suoi singoli
componenti.
Destinatari
Le informazioni contenute nella guida sono destinate agli utenti finali che accedono e utilizzano
D2 Client.
Cronologia delle revisioni
Nella tabella seguente sono elencate le modifiche della presente guida.
Data della revisione
Descrizione
Aprile 2015
Prima pubblicazione.
5
Capitolo 1
Introduzione
In questo capitolo vengono trattati i seguenti argomenti:
•
Descrizione di D2
Descrizione di D2
EMC Documentum D2 è costituito da due componenti:
• Configurazione D2: l’applicazione basata sul web (di seguito definita D2 Config) consente agli
amministratori di configurare le impostazioni, come ad esempio i processi automatici di gestione del
contenuto e le impostazioni dello sfondo per D2 Client. Ad esempio, gli amministratori utilizzano
D2 Config per configurare la ridenominazione e l’inserimento automatici del contenuto creato o
importato. Altre impostazioni includono il ciclo di vita del contenuto e il flusso di lavoro, i layout di
area di lavoro e i widget disponibili. Inoltre, D2 Config gestisce i plug-in e le comunicazioni con
altre applicazioni, come ad esempio Documentum Retention Policy Services (RPS) e Documentum
PDF Annotation Services (PAS).
• D2 Client: l’applicazione basata sul web per gli utenti che consente di interagire con il contenuto
in uno o più repository. È possibile utilizzare D2 Client per configurare un’interfaccia utente che
semplifica i necessari processi di gestione del contenuto. Ad esempio, un’interfaccia visualizza dei
widget per le attività di controllo qualità. Normalmente, questo significa che l’utente che progetta il
contenuto incontrerà delle difficoltà nel tentativo di utilizzare un’interfaccia utente inappropriata.
D2 Client consente all’utente di creare un’area di lavoro specificamente adatta alla progettazione
contenente solo le informazioni e i widget necessari per le operazioni specifiche della progettazione.
Gli amministratori configurano l’ambiente di installazione di D2 in base alle esigenze aziendali.
Pertanto, gli utenti potrebbero riscontrare delle differenze tra le proprie attività e alcune delle attività
descritte in questa guida.
D2 Client consente di:
• Personalizzare l’interfaccia utente mediante i widget e le aree di lavoro.
• Eseguire ricerche su uno o più repository.
• Creare, importare, modificare, esportare ed eliminare il contenuto.
• Organizzare il contenuto manualmente e automaticamente tramite relazioni, metadati e così via.
• Utilizzare i processi del ciclo di vita del contenuto e del flusso di lavoro così come sono stati
costruiti dagli amministratori.
7
Capitolo 2
Registrazione
•
Accesso
•
Utilizzo di D2 Client su un Apple iPad
•
Impostazione della prima area di lavoro
•
Informazioni sui menu
Accesso
1. Aprire un browser.
2. Passare all’interfaccia utente accedendo all’URL seguente, http://server_name:port/D2,
dove server_name e port sono il percorso di installazione di D2.
3. Selezionare il Repository.
4. Digitare il nome utente nel campo Accesso.
5. Digitare la password dell’utente nel campo Password. Non è possibile accedere senza una
password.
6. Nel campo Percorso, selezionare il percorso di rete. È possibile configurare il sistema per
nascondere questo campo.
7. Digitare il dominio del repository nel campo Dominio. È possibile configurare il sistema per
nascondere questo campo.
9. Fare clic su OK.
Utilizzo di D2 Client su un Apple iPad
D2 supporta l’accesso a D2 Client utilizzando un Apple iPad e le seguenti interazioni touchscreen:
• Per aprire un menu di scelta rapida del contenuto, selezionare il contenuto in un widget elenco e fare
clic sul triangolo che appare accanto al contenuto.
• Per aprire la finestra di dialogo di ricerca, fare clic sull’icona di ricerca. È possibile fare clic
all’esterno della finestra di dialogo di ricerca per nasconderla.
Non è possibile eseguire le azioni seguenti:
• Aprire istanze separate di D2 in schede del browser diverse quando si accede a D2 utilizzando un
hot spot Wi-Fi.
9
Registrazione
• Selezionare più elementi in un elenco.
• Trascinare e rilasciare file.
• Nascondere la barra dei menu.
• Ridimensionare i widget.
D2 non:
• Supporta il widget visualizzatore PDF in iOS.
• Inserisce automaticamente la prima lettera maiuscola quando si digita del testo nella pagina di
accesso.
In D2 le seguenti voci del menu per Apple iPad sono nascoste:
• Contenuto > Modifica
• Contenuto > Archivia
• Contenuto > Estrai
• Contenuto > Annulla estrazione
• Contenuto > Visualizza contenuto nativo
• Contenuto > Visualizza con annotazioni native
• Contenuto > Modifica con annotazioni native
• Contenuto > Annotazioni originali
• Contenuto > Archivia annotazioni native
Impostazione della prima area di lavoro
1. Accedere al repository.
2. Nella finestra di dialogo Raccolta aree di lavoro, selezionare un modello.
Il sistema crea un’area di lavoro con un layout di pagina preconfigurato e un set di widget. È
possibile:
• Configurare l’area di lavoro.
• Impostare un’altra area di lavoro.
• Iniziare a utilizzare attività di gestione dei contenuti o di flusso di lavoro.
Informazioni sui menu
Utilizzare i menu come illustrato nella tabella seguente:
Menu
Modalità di accesso
Area di lavoro
Fare clic sul pulsante del menu accanto al nome
dell’area di lavoro attiva.
L’argomento Informazioni sulle aree di lavoro, pagina
13 fornisce informazioni aggiuntive.
10
Registrazione
Menu
Modalità di accesso
Widget
Fare clic sul pulsante del menu accanto al titolo del
widget.
L’argomento Informazioni sui widget, pagina 14
fornisce informazioni aggiuntive.
Colonna
Fare clic sul pulsante del menu accanto al nome di
una colonna.
L’argomento Informazioni sui widget, pagina 14
fornisce informazioni aggiuntive.
Barra dei menu
Se il menu è nascosto, posizionare il mouse sul bordo
superiore dell’ambiente di lavoro.
Utilizzare il PIN per nascondere o bloccare la barra
dei menu.
Contesto
Fare clic con il pulsante destro del mouse all’interno
dei limiti del widget. I widget contengono dei menu
di scelta rapida con opzioni specifiche per il widget
selezionato.
11
Capitolo 3
Creazione di aree di lavoro
•
Informazioni sulle aree di lavoro e sulle visualizzazioni dell’area di lavoro
•
Informazioni sui widget
•
Determinazione dei widget interni da utilizzare
Informazioni sulle aree di lavoro e sulle
visualizzazioni dell’area di lavoro
Un’area di lavoro è un contenitore di widget che consente di personalizzare la funzionalità a favore di
disponibilità e convenienza. Si può riassumere il processo di creazione di un’area di lavoro come:
1. Creazione di un’istanza di un modello di area di lavoro.
2. Aggiunta di widget all’area di lavoro secondo le esigenze dell’utente.
D2 include modelli di area di lavoro preconfigurati. Tali modelli contengono il layout e il
posizionamento delle aree dei widget. Inoltre, i modelli sono dotati di una serie di widget
predeterminata.
Gli amministratori possono configurare le aree di lavoro in modo che possano contenere visualizzazioni
dell’area di lavoro. Le viste funzionano come le aree di lavoro, ma offrono la possibilità di organizzare
i widget senza rinunciare alla loro interazione, come descritto nella tabella seguente:
Un’area di lavoro per i widget di ricerca e un’area
di lavoro separata per i widget Ciclo di vita
Una vista per i widget di ricerca e una per i widget
Ciclo di vita nella stessa area di lavoro
Se si esegue un’operazione di ricerca nell’area di
lavoro di ricerca, i widget nell’area di lavoro Ciclo di
vita non rispondono alla query perché appartengono a
un’area di lavoro diversa. Per eseguire l’operazione
di ricerca, è necessario aggiungere i widget Ciclo di
vita all’area di lavoro di ricerca.
Se si esegue un’operazione di ricerca nella vista di
ricerca, i widget nella vista Ciclo di vita recuperano i
risultati della query perché appartengono alla stessa
area di lavoro.
È possibile accedere alle aree di lavoro, aggiungerle, cambiarle e chiuderle come descritto nella
tabella seguente:
Azione
Per eseguire questa azione
Accesso al menu dell’area di lavoro
Fare clic sul pulsante del menu nella scheda dell’area
di lavoro attiva.
13
Azione
Aggiunta di un’area di lavoro
Fare clic sul pulsante Aggiungi area di lavoro
accanto alle schede dell’area di lavoro.
Selezionare un’area di lavoro da Raccolta aree di
lavoro.
Ripristino della configurazione predefinita di un’area
di lavoro
Nel menu dell’area di lavoro, scegliere Reimposta
area di lavoro.
Modifica della visualizzazione dell’area di lavoro
Selezionare una visualizzazione dell’area di lavoro
tramite i pulsanti accanto alle schede dell’area di
lavoro.
Chiusura dell’area di lavoro corrente
Nel menu dell’area di lavoro, scegliere Chiudi area
di lavoro.
Chiusura di tutte le altre aree di lavoro
Nel menu dell’area di lavoro, scegliere Chiudi tutte
le altre aree di lavoro.
Cambio del layout dell’area di lavoro
Nel menu dell’area di lavoro, selezionare Cambia
area di lavoro.
Selezionare un’area di lavoro da Raccolta aree di
lavoro.
Modifica del tema
Nel menu dell’area di lavoro, scegliere Cambia tema.
Selezionare un tema dalla Raccolta temi.
Ridimensionamento di una sezione dell’area di lavoro
Afferrare l’indicatore (ovunque nello spazio tra le
sezioni) e trascinarlo fino a raggiungere le dimensioni
desiderate.
Compressione di una sezione dell’area di lavoro
Fare doppio clic sul trigger grafico tra le sezioni
aperte. Un trigger grafico dispone di un triangolo.
NotaNon è possibile comprimere la sezione centrale.
Visualizzazione di una sezione compressa
Fare clic sulla barra di una sezione compressa.
La sezione viene visualizzata come riquadro a
comparsa che si sovrappone alle altre sezioni.
Facendo di nuovo clic sulla barra della sezione, il
riquadro viene nascosto.
Espansione di una sezione dell’area di lavoro
Fare doppio clic sul trigger grafico accanto alla barra
della zona chiusa.
Informazioni sui widget
Un widget è un elemento dell’interfaccia utente grafica (GUI) che si utilizza per costruire un’area di
lavoro. È possibile selezionare e modificare i widget per personalizzare i modelli di area di lavoro
in base alle proprie esigenze. I widget consentono di cercare le informazioni e di accedere ad esse,
nonché di gestire flussi di lavoro e cicli di vita del contenuto. Gli amministratori possono configurare i
widget per interagire con l’area di lavoro corrente, ad esempio impostando un widget sullo stato attivo
o passando a una visualizzazione dell’area di lavoro diversa.
14
Ad esempio, è stata selezionata un’area di lavoro predefinita per l’esplorazione dei repository come
modello, ma si desidera riorganizzare il contenuto poiché la struttura del repository è diventata
confusa. È possibile posizionare il widget Relazioni in un’area visibile e in evidenza. Quando il
widget Relazioni visualizza le informazioni sulle connessioni del contenuto, è possibile notare che i
documenti sono raggruppati e quindi semplificare la riorganizzazione.
Sono presenti widget interni ed esterni. Un widget interno dispone di funzionalità principali riguardanti
la gestione del contenuto e il flusso di lavoro. Un widget esterno utilizza applicazioni web di terze parti
e gli amministratori possono configurarlo per comunicare con le proprietà del contenuto.
È possibile controllare i widget, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Aggiunta di un widget
Fare clic sul pulsante +.
Rimozione oppure occultamento di un widget da un
layout di widget a schede
Nel menu del widget, selezionare Rimuovi widget.
Se il widget è stato:
• Fornito dal layout dell’area di lavoro XML, in
D2 il widget viene inserito in uno stato nascosto
e può rispondere a un comportamento sensibile
al contesto. Ad esempio, è possibile nascondere
il widget Elenco documenti e successivamente
eseguire una ricerca. Se l’amministratore ha
configurato un comportamento sensibile al contesto
in modo da visualizzare il widget Elenco documenti
dopo l’esecuzione di una ricerca, il widget Elenco
documenti ricompare nell’area di lavoro e mostra
i risultati della ricerca.
• Aggiunto manualmente all’area di lavoro dalla
Raccolta widget e non faceva parte del layout
dell’area di lavoro originale, in D2 il widget viene
rimosso e non risponde a un comportamento
sensibile al contesto. Ad esempio, se si rimuove
il widget Elenco documenti e successivamente si
esegue una ricerca, D2 cerca un altro widget che
possa visualizzare i risultati della ricerca. Se D2
non trova un simile widget, nell’area di lavoro
non vengono visualizzati i risultati della ricerca.
Per ricominciare a utilizzare il widget Elenco
documenti, è necessario aggiungere manualmente
il widget Elenco documenti nell’area di lavoro.
Modifica dei widget in un layout di widget autonomo
Nel menu dei widget, selezionare Cambia widget,
quindi selezionare un widget da Raccolta widget.
15
Azione
Spostamento dei widget
Trascinare un widget.
Se si dispone di un contenitore di widget senza
schede, quando vi si trascina un altro widget, il nuovo
widget prende il posto del widget originale e il widget
originale si sposta nel contenitore dove era inserito il
nuovo widget.
Ad esempio, l’area di lavoro potrebbe contenere ciò
che segue: un contenitore di widget a schede con tre
widget (ad esempio, un widget Localizzazione, un
widget Copia trasformata e un widget Versioni) e
un contenitore widget senza schede con un widget
(un widget Elenco documenti). Quando si trascina
e si rilascia il widget Localizzazioni nel contenitore
senza schede, il widget Elenco documenti passa al
contenitore widget a schede.
Espansione in modalità a schermo intero
1. Fare doppio clic sul nome del widget.
2. Comprimere per tornare alla modalità area di
lavoro.
3. Fare doppio clic sul nome del widget.
Non è possibile aggiungere, rimuovere, nascondere o spostare i widget se l’amministratore ha bloccato
l’area di lavoro.
È possibile accedere ai widget dell’elenco, esportarli e riorganizzarli come descritto nella tabella
seguente:
Azione
Esportazione dell’elenco in formato Excel
Nel menu del widget, selezionare Esporta in Excel,
quindi digitare il nome del file e selezionare il
percorso in cui salvare il file.
Modifica delle colonne dell’elenco
Nel menu del widget, selezionare Personalizza.
Per aggiungere una proprietà come colonna, è
necessario conoscere il tipo di oggetto in cui la
proprietà risiede. Il controllo elenco effettua la ricerca
solo all’interno del tipo selezionato.
Nota se l’amministratore ha configurato le dimensioni
massime per i risultati per i widget Utente, Gruppo,
Doclist, Miniatura ed Elenco assistenza, D2 Client
visualizza un filtro nella parte superiore del widget.
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Azione
Raggruppamento di elementi in base al valore della
proprietà
Nel colonna del menu, selezionare o deselezionare
Raggruppa per questo campo per attivare o
disattivare il raggruppamento di elementi per il valore
della colonna.
Ad esempio, se si seleziona questa opzione nella
colonna Stato, D2 organizza il contenuto in base
agli stati del ciclo di vita come ad esempio Bozza e
Approvato.
Utilizzo di filtri di colonna
Nel menu della colonna, selezionare Filtri, scegliere
il campo, quindi selezionare o digitare il filtro in base
alla proprietà della colonna.
È necessario cancellare manualmente il filtro per
rimuovere i filtri.
Ordinamento per colonna
Nel menu della colonna, selezionare Ordinamento
crescente o Ordinamento decrescente.
Determinazione dei widget interni da utilizzare
Utilizzare i widget interni di navigazione del repository come descritto nella tabella seguente:
Widget
Descrizione
Browser
Visualizza gli archivi e le cartelle.
Consente l’esplorazione organizzata di una struttura
del repository.
Elenco documenti
Mostra il contenuto e i documenti virtuali.
Consente l’esplorazione completa e funzionalità di
ricerca del contenuto.
Utilizzare questo widget per accedere al menu di
scelta rapida del contenuto.
Visualizza i risultati dei widget Ricerca rapida e
Ricerca predefinita.
Fornisce una barra degli strumenti di ricerca
rapida (ancorata nella parte superiore del widget)
per consentire ricerche rapide dal widget. Nota:
l’amministratore può controllare la disponibilità della
ricerca rapida per i widget Elenco documenti.
17
Widget
Descrizione
Miniatura
Consente di utilizzare miniature per sfogliare il
contenuto.
È necessario impostare un server miniature per
mostrare e personalizzare le miniature.
Fornisce una barra degli strumenti di ricerca
rapida (ancorata nella parte superiore del widget)
per consentire ricerche rapide dal widget. Nota:
l’amministratore può controllare la disponibilità della
ricerca rapida per i widget Miniatura .
Visualizzatore PDF
Visualizza la copia trasformata in formato PDF del
contenuto selezionato.
Il widget visualizza un messaggio se non viene trovata
una copia trasformata in formato PDF del contenuto
selezionato.
Preferiti
Visualizza un elenco di contenuti contrassegnati come
preferiti.
Estrai
Visualizza un elenco di contenuti estratti con nome
utente e data di estrazione.
Browser CenterStage
Consente l’esplorazione degli spazi di CenterStage.
Visualizza soltanto la cartella Collaborazione.
Commenti
Consente di visualizzare, creare, eliminare e
rispondere ai commenti sul contenuto.
Cestino
Consente la gestione e il ripristino del contenuto
eliminato.
Se si dispone dei privilegi di amministratore, è
possibile accedere ai cestini di altri utenti.
Utilizzare i widget di ricerca come descritto nella tabella seguente:
Widget
Descrizione
Ricerca rapida
Consente le ricerche full-text.
Modulo di query di ricerca
Consente di utilizzare ricerche con modelli di query
preconfigurati. Gli amministratori configurano
un’istanza del widget Modulo di query di ricerca per
ciascuna opzione del modulo di query. Selezionare
l’istanza del widget che corrisponde alla ricerca del
modulo di query che si desidera utilizzare.
18
Widget
Descrizione
Ricerche
Consente di visualizzare, modificare ed eseguire
ricerche passate e salvate.
Facet
Visualizza le categorie dei facet in base ai risultati di
ricerca insieme ai valori dei facet per ogni categoria.
Nella finestra di navigazione dell’elenco documenti
verrà visualizzata anche la selezione di facet. La
breadbox visualizza la selezione di facet nell’ordine
in cui i facet sono stati aggiunti o modificati.
Utilizzare i widget interni delle proprietà del contenuto come descritto nella tabella seguente:
Widget
Descrizione
Proprietà
Visualizza le proprietà del contenuto selezionato.
Percorsi
Visualizza un elenco di percorsi di directory in cui è
presente il contenuto selezionato.
Versioni
Visualizza un elenco di versioni del contenuto
selezionato.
Copie trasformate
Visualizza un elenco di copie trasformate del
Relazioni
Visualizza un elenco di contenuti collegati al
contenuto selezionato. Questo widget gestisce la
distribuzione del contenuto, consentendo di avviare
distribuzioni, modificare l’elenco dei destinatari e
generare report.
Distribuzione
Visualizza un elenco delle distribuzioni inviate
all’utente. Questo widget consente di accettare,
rifiutare e interrompere le attività di distribuzione.
Controllo
Visualizza un elenco di azioni di controllo per il
Anteprima
Visualizza il contenuto selezionato come
presentazione.
È necessario impostare un server copie trasformate
ADTS per eseguire il rendering di anteprime e
storyboard.
Documento virtuale
Visualizza la struttura del documento virtuale.
Snapshot
Visualizza un elenco di snapshot di documento
virtuale per un documento virtuale selezionato in un
widget Doclist o Documento virtuale.
Mantenimenti
Visualizza i criteri di mantenimento applicati per il
Markup
Visualizza i criteri di markup per il contenuto
selezionato.
Utilizzare i widget interni del flusso di lavoro come descritto nella tabella seguente:
19
Widget
Descrizione
Browser attività
Visualizza un elenco di attività assegnate all’utente
ordinate per categoria.
Utilizzare questo widget per aggiornare il widget
Elenco attività di flusso di lavoro.
Cronologia del flusso di lavoro
Visualizza un elenco degli eventi precedenti e correnti
per mostrare l’avanzamento del flusso di lavoro.
È necessario disporre come minimo
dell’autorizzazione Gestore code per accedere
a questo widget.
Elenco attività di flusso di lavoro
Visualizza un elenco di attività assegnate all’utente.
Utilizzare questo widget per accedere al menu di
scelta rapida del flusso di lavoro.
Dettagli attività
Visualizza l’oggetto e il messaggio dell’attività
selezionata.
Note attività
Visualizza un elenco di note di supporto per il flusso
di lavoro selezionato.
Allegato attività
Visualizza un elenco di contenuto allegato all’attività
selezionata.
Esecutori flusso di lavoro
Visualizza un elenco di utenti assegnati al flusso di
lavoro organizzati per gruppi.
Anteprima flusso di lavoro
Visualizza lo schema del modello di flusso di lavoro
per l’attività selezionata.
Deleghe
Consente di visualizzare, creare, modificare ed
eliminare deleghe e di gestirne lo stato.
Utilizzare i widget di amministrazione come descritto nella tabella seguente:
Widget
Descrizione
Utente
Visualizza un elenco degli utenti del repository.
Utilizzare questo widget per aggiungere, modificare
e rimuovere gli account utente e per modificare le
appartenenze ai gruppi.
Gruppo
Visualizza un elenco dei gruppi di utenti del
repository.
Utilizzare questo widget per aggiungere, modificare e
rimuovere gruppi di utenti.
Dizionari
Visualizza un elenco di dizionari del repository.
Utilizzare questo widget per visualizzare, esportare e
configurare dizionari e valori.
Tassonomie
Visualizza un elenco di tassonomie del repository.
Utilizzare questo widget per visualizzare, esportare e
configurare le tassonomie e i valori.
20
Capitolo 4
Utilizzo dei nodi di amministrazione D2
•
Informazioni sui widget di amministrazione
•
Configurazione dei profili utente
•
Configurazione dei gruppi di utenti
Informazioni sui widget di amministrazione
È possibile utilizzare i widget di amministrazione in D2 Client per accedere e controllare i componenti
utente, gruppo, dizionario e tassonomia nel repository. È necessario far parte di un determinato gruppo
con privilegi del widget Amministratore per apportare modifiche in questi widget.
I widget offrono due casi di utilizzo:
• Gli amministratori possono configurare queste impostazioni senza dover aprire un’istanza di D2
Config.
• Gli amministratori possono delegare il controllo a un determinato gruppo di utenti senza fornire
accesso a D2 Config.
Creare e configurare gli account utente per l’accesso a D2 Client utilizzando il widget Utenti come
descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Aggiungere un nuovo utente
Aggiunge un nuovo profilo utente
per l’accesso al repository.
Dalla barra del menu passare a
Nuovo > Utente.
L’argomento Configurazione dei
profili utente, pagina 27 contiene
ulteriori istruzioni.
Modificare le proprietà dell’utente
Modifica un profilo utente
esistente.
Nel widget Utenti, fare clic con
il pulsante destro del mouse su
un utente e selezionare Proprietà
per aprire la finestra di dialogo
Proprietà utente.
L’argomento Configurazione dei
profili utente, pagina 27 contiene
Creare e configurare i gruppi di utenti utilizzando il widget Gruppi come descritto nella tabella
seguente:
21
Azione
Descrizione
Aggiungere un nuovo gruppo
Aggiunge un nuovo gruppo per la
gestione degli utenti.
Dalla barra del menu passare a
Nuovo > Gruppo.
Crea gruppi e sottogruppi per
ridurre il carico delle prestazioni.
Ad esempio, l’esecuzione di
un’azione su un gruppo con 100
sottogruppi richiede meno risorse
rispetto all’esecuzione dell’azione
su 100 sottogruppi.
Visualizzare i membri di un gruppo
Visualizza gli utenti che
appartengono al gruppo.
Nel widget Gruppi, fare clic con
il pulsante destro del mouse su
un gruppo e selezionare Mostra
membri gruppo. Il widget elenca
gli utenti presenti nel gruppo.
Modificare le proprietà del gruppo
Modifica le proprietà di un gruppo
esistente.
Nel widget Gruppi, fare clic con
il pulsante destro del mouse su un
gruppo e selezionare Proprietà
per aprire la finestra di dialogo
Proprietà dei gruppi.
D2 utilizza dizionari per generare automaticamente le selezioni nei moduli. Ad esempio, un
amministratore può configurare una casella di riepilogo in una pagina delle proprietà per utilizzare
un dizionario. Le opzioni visualizzate nella casella di riepilogo sono descritte nel dizionario. Se si
dispone dell’accesso ai nodi dell’amministratore in D2 Client, è possibile configurare ed esportare i
dizionari. Non è possibile creare un nuovo dizionario.
Eseguire le azioni di amministrazione sui dizionari utilizzando il widget Dizionari come descritto
nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Importare dati in un dizionario
Importa un file CSV, Excel o XML
con i dati in un dizionario.
1. Nel widget Dizionari, fare clic
con il pulsante destro del mouse
su un dizionario e selezionare
Importa dati dizionario.
2. Fare clic su Sfoglia e
selezionare il file di dati.
3. Se si è selezionato un file
CSV, digitare il carattere del
separatore utilizzato per la
tabella. Se si immette un
separatore non corretto, in
D2 viene visualizzato un
messaggio di errore durante
l’importazione della tabella.
4. Selezionare Sovrascrivi dati
dizionario o Accoda dati
dizionario.
5. Fare clic su OK.
22
Azione
Descrizione
Modificare un valore chiave
Modifica i valori di un dizionario.
Proprietà.
2. Fare clic sulla scheda Lingue o
Alias, a seconda del tasto che si
desidera modificare.
3. Apportare modifiche alle celle
della tabella.
4. Selezionare per attivare la
chiave.
5. Fare clic su OK.
Aggiungere un nuovo valore
chiave
Aggiunge un valore di dizionario.
Proprietà.
2. Fare clic sulla scheda Lingue o
Alias, a seconda del tasto che si
desidera modificare.
3. Apportare modifiche a una riga
vuota in fondo alla tabella. Se
non sono presenti righe vuote,
fare clic con il pulsante destro
del mouse sull’ultima riga
del dizionario e selezionare
Inserisci riga.
4. Selezionare per attivare la
chiave.
5. Fare clic su OK.
Eliminare un valore chiave
Elimina un valore di dizionario.
Nel widget Dizionari, fare clic con
il pulsante destro del mouse su una
riga e selezionare Elimina riga.
Esportare i dati da un dizionario
Esporta un dizionario come file
CSV, Excel o XML. D2 consente
di scaricare il file esportato nella
directory selezionata e di aprirlo.
Esporta dati dizionario.
2. Selezionare un Formato file.
3. Digitare il carattere di
separazione per la tabella
esportata se si sta esportando in
formato CSV.
4. Fare clic su Modifica.
23
Azione
Descrizione
5. Selezionare la cartella in cui si
desidera salvare il file, quindi
fare clic su OK.
Visualizzare i dati da un dizionario
in un formato di file differente
Visualizza un dizionario come file
CSV, Excel o XML. D2 consente
di scaricare il file esportato nella
directory temporanea e di aprirlo
in modalità di sola lettura.
Esporta dati dizionario.
esportata se viene visualizzata
in formato CSV.
4. Fare clic su Visualizza. Il file
viene salvato nel percorso di
estrazione.
Ripristinare una versione
Ripristina una versione precedente
del dizionario. Utilizzando questo
comando la versione precedente
viene impostata come versione
corrente. È necessario ripristinare
la versione più recente per tornare
alla situazione precedente.
Ripristina dizionario.
2. Selezionare una versione dalla
casella di riepilogo Versione
dizionario da ripristinare.
3. Fare clic su OK.
Salvare con il controllo della
versione
Salva le modifiche a un dizionario
come versione differente.
Salva dizionario.
2. Scegliere di salvare nella
stessa versione, come
aggiornamento secondario o
come aggiornamento principale
della versione.
3. Digitare una descrizione per le
modifiche.
4. Fare clic su OK.
Aggiornare il repository
Aggiorna il repository affinché le
modifiche al dizionario abbiano
effetto. Se non si aggiorna
il repository, le modifiche al
dizionario non hanno effetto su
tutto il repository.
Nel widget Dizionari, fare clic
sul widget e selezionare Richiedi
aggiornamento archivio.
D2 utilizza le tassonomie per filtrare e organizzare i valori da uno o più dizionari. Ad esempio, un
amministratore può configurare una casella di riepilogo in una pagina delle proprietà per utilizzare
una tassonomia. Le opzioni visualizzate nella casella di riepilogo sono una particolare sezione di
24
valori nella tassonomia ricavati dai dizionari. Se si dispone dell’accesso ai nodi dell’amministratore
in D2 Client, è possibile configurare ed esportare le tassonomie. Non è possibile creare una nuova
tassonomia.
Eseguire le azioni di amministrazione sulle tassonomie utilizzando il widget Tassonomie come
Azione
Descrizione
Importare dati in una tassonomia
Importa un file CSV, Excel o XML
con i dati in una tassonomia.
1. Nel widget Tassonomie, fare
clic con il pulsante destro
del mouse su una tassonomia
e selezionare Importa dati
tassonomia.
Prima di importare il file, verificare
che la tabella sia formattata
correttamente:
• I titoli delle intestazioni di
colonna devono corrispondere ai
nomi dei dizionari nel repository
D2.
• Il contenuto delle celle deve
corrispondere a un termine del
dizionario.
2. Fare clic su Sfoglia e
selezionare il file di dati.
3. Se si è selezionato un file
CSV, digitare il carattere del
separatore utilizzato per la
tabella. Se si immette un
separatore non corretto, in
D2 viene visualizzato un
messaggio di errore durante
l’importazione della tabella.
4. Selezionare Sovrascrivi dati
tassonomia o Accoda dati
tassonomia.
5. Fare clic su OK.
Configurare i valori chiave
Aggiunge o rimuove i valori di un
dizionario dalla tassonomia.
Non è possibile aggiungere o
rimuovere i dizionari da una
tassonomia utilizzando il widget.
clic con il pulsante destro del
mouse su una tassonomia e
selezionare Proprietà.
2. Nella sezione Valori e
strutture disponibili utilizzare
i controlli di elenco per
aggiungere o rimuovere le
chiavi del dizionario dalla
tassonomia.
3. Fare clic su OK.
25
Azione
Descrizione
Esportare i dati da una tassonomia
Esporta una tassonomia come file
CSV, Excel o XML.
e selezionare Esporta dati
tassonomia.
esportata se si sta esportando in
formato CSV.
4. Fare clic su Modifica.
5. Selezionare la cartella in cui si
desidera salvare il file, quindi
fare clic su OK.
Visualizzare i dati da una
tassonomia in un formato di file
differente
Visualizza una tassonomia come
file CSV, Excel o XML.
e selezionare Esporta dati
tassonomia.
esportata se viene visualizzata
in formato CSV.
4. Fare clic su Visualizza. Il file
viene salvato nel percorso di
estrazione.
Ripristinare una versione
Ripristina una versione precedente
della tassonomia. Utilizzando
questo comando la versione
precedente viene impostata come
versione corrente. È necessario
ripristinare la versione più
recente per tornare alla situazione
precedente.
mouse su una tassonomia
e scegliere Ripristina
tassonomia.
2. Selezionare una versione dalla
casella di riepilogo Versione
tassonomia da ripristinare.
3. Fare clic su OK.
26
Azione
Descrizione
Salvare con il controllo della
versione
Salva le modifiche su una
tassonomia come versione diversa.
mouse su una tassonomia e
scegliere Salva tassonomia.
2. Scegliere di salvare nella
stessa versione, come
aggiornamento secondario o
come aggiornamento principale
della versione.
3. Digitare una descrizione per le
modifiche.
4. Fare clic su OK.
Aggiornare il repository
Aggiorna il repository affinché
le modifiche alla tassonomia
abbiano effetto. Se non si aggiorna
il repository, le modifiche alla
tassonomia non hanno effetti su
tutto il repository.
Nel widget Tassonomie, fare clic
sul widget e selezionare Richiedi
aggiornamento archivio.
Se D2-Bin è installato, è possibile gestire i cestini di altri utenti di cui si posseggono i diritti di
amministrazione, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Visualizzazione di un cestino che appartiene a un
altro utente
1. Selezionare Tutti i cestini dalla casella di
riepilogo.
2. Fare doppio clic sull’utente possessore del cestino
al quale si desidera accedere.
Ripristino del contenuto dal cestino nella posizione
originale nel repository
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul Cestino
e selezionare Ripristina.
Rimozione permanente del contenuto dal repository
e selezionare Elimina.
Svuotamento del cestino
Fare clic su Svuota cestino.
Configurazione dei profili utente
1. Per configurare le informazioni sull’account dell’utente, fare clic sulla scheda Informazioni e
compilare i campi come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
Nome utente
Digitare un nome utente.
Il nome utente è univoco e non può essere
modificato, ma può essere riassegnato a un altro
utente.
27
Campo
Descrizione
Descrizione
Digitare una descrizione. È possibile utilizzare
qualsiasi carattere alfanumerico e simbolo standard
della tastiera. D2 mostra i tag HTML come una
stringa.
Indirizzo e-mail
Digitare un indirizzo e-mail.
Nome gruppo di utenti
Selezionare il gruppo di utenti predefinito.
Cartella predefinita
Il campo mostra la cartella predefinita visualizzata
dall’utente.
Lasciare il campo vuoto quando si crea un nuovo
utente.
Stato
Selezionare lo stato dell’account.
Nel documento EMC Documentum Content
Server Administration Guide (Manuale sulla
configurazione e amministrazione server di EMC
Documentum Content Server) vengono fornite
ulteriori informazioni.
2. Per configurare il sistema di accesso per l’utente, fare clic sulla scheda Sistema e compilare i
campi come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
Origine utente
Selezionare il sistema per l’autenticazione del nome
e della password di accesso dell’utente.
Nel documento EMC Documentum Content
Server Administration Guide (Manuale sulla
configurazione e amministrazione server di EMC
Documentum Content Server) vengono fornite
Accesso utente
Digitare un nome di accesso.
Dominio utente
Digitare le informazioni sul dominio visualizzate
nella schermata di accesso.
3. Per configurare i privilegi dell’account, fare clic sulla scheda Profilo:
a. Selezionare i Privilegi utente predefiniti dalla casella di riepilogo, come descritto nella tabella
seguente:
Privilegio
Descrizione
Nessuno
Non è possibile ricevere privilegi di creazione.
È possibile ricevere privilegi di controllo, ma
per impostazione predefinita non è definito alcun
privilegio.
28
Privilegio
Descrizione
Crea
È possibile ricevere privilegi di creazione, ma
privilegio.
privilegio.
Amministratore di sistema
Ha sempre privilegi di creazione.
privilegio.
Utente avanzato
Ha sempre privilegi di creazione.
privilegio.
b. Configurare i privilegi specifici dell’utente come descritto nella tabella seguente:
Privilegio
Descrizione
Tipo
È possibile creare un tipo di oggetto.
Archivio
È possibile creare un archivio.
Gruppo
È possibile creare un gruppo di utenti.
Configurazione
È possibile configurare gli itinerari di controllo.
Ripulire
È possibile eliminare gli itinerari di controllo.
Visualizza
È possibile visualizzare gli itinerari di controllo.
c. Nella casella di riepilogo Capacità client è possibile selezionare una capacità client.
I prodotti Documentum client utilizzano l’impostazione della capacità client per determinare
la funzionalità fornita all’utente. Content Server non riconosce né utilizza l’impostazione
della capacità client.
Nel documento EMC Documentum Records Client Administration and User Guide vengono
fornite ulteriori informazioni sulle capacità client.
4. Per configurare l’appartenenza al gruppo, fare clic sulla scheda Appartenenza a gruppo:
a. Fare clic su Seleziona gruppi per aprire la finestra di dialogo Gruppi.
b. Utilizzare i controlli dell’elenco per aggiungere e rimuovere i gruppi.
c. Fare clic su OK.
d. Selezionare un gruppo e fare clic su Rimuovi gruppo per rimuovere l’utente dal gruppo.
5. Fare clic su OK.
29
Configurazione dei gruppi di utenti
1. Per configurare i dettagli di un gruppo, fare clic sulla scheda Informazioni e compilare i campi
come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
Nome gruppo
Digitare un nome.
Non è possibile modificare questo campo se si sta
modificando un gruppo esistente.
Gruppo amministrazione
Selezionare un gruppo in grado di modificare il
gruppo. Questa opzione non impedisce agli utenti
avanzati e al proprietario del gruppo di mantenere i
diritti di amministrazione.
Descrizione
Digitare una descrizione. È possibile utilizzare
qualsiasi carattere alfanumerico e simbolo standard
della tastiera. D2 mostra i tag HTML come una
stringa.
2. Per configurare i membri del gruppo, fare clic sulla scheda Utenti:
a. Fare clic su Seleziona utenti per aprire la finestra di dialogo Utenti.
b. Utilizzare i controlli dell’elenco per aggiungere e rimuovere gli utenti.
c. Fare clic su OK.
d. Selezionare un utente e fare clic su Rimuovi utente per rimuovere l’utente dal gruppo.
3. Per configurare i sottogruppi, fare clic sulla scheda Gruppi:
a. Fare clic su Seleziona gruppi per aprire la finestra di dialogo Gruppi.
b. Utilizzare i controlli dell’elenco per aggiungere e rimuovere i gruppi.
c. Fare clic su OK.
d. Selezionare un gruppo e fare clic su Rimuovi gruppo per rimuovere il gruppo.
4. Fare clic su OK.
30
Capitolo 5
Navigazione e utilizzo di D2
•
Aggiunta di un nuovo utente o di un’area di lavoro repository
•
Configurazione delle preferenze utente
•
Scelta della ricerca da utilizzare
•
Informazioni sulle ricerche semplici e full-text
•
Configurazione delle ricerche avanzate
•
Ottimizzazione della velocità di elaborazione della ricerca avanzata
•
Utilizzo del widget Ricerche
•
Utilizzo del widget Facet
•
Informazioni sulla classificazione e i risultati delle ricerche
Aggiunta di un nuovo utente o di un’area di
lavoro repository
1. Fare clic su Aggiungi area di lavoro.
2. Nella finestra di dialogo Autenticazione, per Repository, selezionare un repository.
3. Digitare il nome utente nel campo Accesso.
4. Digitare la password dell’utente nel campo Password.
5. Se si dispone di un campo Dominio, digitare il dominio del repository.
7. Fare clic su OK.
Configurazione delle preferenze utente
1. Fare clic su Impostazioni utente nella barra dei menu per aprire la finestra di dialogo Impostazioni
utente.
2. Specificare le proprietà nella scheda Generale come descritto nella seguente tabella:
31
Campo
Descrizione
Percorso temporaneo
Selezionare la directory in cui salvare i file
visualizzati.
I file visualizzati non sono estratti.
Il sistema elimina i file al successivo accesso al
sistema.
Percorso di estrazione
Selezionare la directory in cui salvare i file estratti.
Formato data
Selezionare il formato data utilizzato per le proprietà
del contenuto.
Formato data e ora
Selezionare il formato data e ora utilizzato per
le colonne dei widget. È possibile selezionare
il formato gg/MM/aaaa HH:mm:ss o
MM/gg/aaaa HH:mm:ss.
Formato ingresso data
Specifica il formato data per i controlli della
selezione data o di immissione data.
Il formato di immissione data predefinito è
determinato dalle impostazioni locali. Ad esempio,
se le impostazioni locali sono quelle relative a
EN, il formato di inserimento data predefinito è
gg/MM/aaaa, altrimenti è MM/gg/aaaa.
Lingua predefinita
Selezionare la lingua predefinita per l’interfaccia
utente di D2 Client. In questo modo, viene sostituita
l’impostazione lingua del browser Web. È possibile
configurare il sistema per nascondere questo campo.
Ripristina sessione
Selezionare la casella di controllo per ripristinare
le impostazioni precedenti delle aree di lavoro e
del widget per il repository. Il comportamento
predefinito è selezionato. È possibile configurare il
sistema per nascondere questo campo.
3. Compilare la scheda Interfaccia utente come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
Contenuto per pagina
Selezionare il numero di elementi che si desidera
mostrare in ogni pagina di un elenco.
Altezza riga griglia
Selezionare l’altezza della riga in un elenco.
Posizione menu
Selezionare per posizionare il menu a sinistra o in
alto. Per visualizzare la modifica, disconnettersi ed
eseguire nuovamente l’accesso.
4. Compilare la scheda Notifiche come descritto nella tabella seguente:
32
Campo
Descrizione
Eventi sottoscrizione
Utilizzare i controlli elenco per aggiungere o
rimuovere gli eventi della sottoscrizione per cui D2
crea notifiche.
Invia e-mail per tutti gli eventi della sottoscrizione
e altre notifiche e-mail.
Selezionare per inviare notifiche e-mail.
Campo
Descrizione
Disattiva e-mail. Utilizza il widget delle notifiche
per rivedere i messaggi.
Selezionare per disattivare le notifiche e-mail.
Visualizza avvisi di notifica
Selezionare la casella di controllo per visualizzare
gli avvisi di notifica.
Controlla nuove notifiche ogni
Specificare la frequenza del controllo di nuove
notifiche.
5. Fare clic su OK.
Scelta della ricerca da utilizzare
Utilizzare la tabella seguente per determinare quale ricerca fornisce i risultati desiderati:
Nome
Descrizione
Modalità
Percorso di output
Ricerca rapida
Esegue una ricerca nel
repository dell’area
di lavoro corrente
utilizzando i termini
di ricerca.
Nel widget Ricerca
rapida, digitare i termini
di ricerca nel campo.
Elenco documenti o
widget Miniatura
In alternativa, è possibile
eseguire una ricerca
utilizzando la barra degli
strumenti di ricerca
rapida disponibile nei
widget Elenco documenti
e Miniatura.
Non è possibile trascinare
il contenuto all’esterno
del widget Elenco
documenti per i risultati
della ricerca.
Se gli amministratori
hanno configurato la
funzionalità per utilizzare
il motore di ricerca
Documentum, fare clic
su Evidenzia nella barra
degli strumenti di ricerca
per evidenziare i termini
di ricerca mostrati nei
risultati.
Ricerca avanzata
di lavoro corrente
utilizzando i criteri di
ricerca complessi.
Creare, eseguire, salvare
e caricare le ricerche
avanzate.
L’argomento
Configurazione delle
ricerche avanzate,
pagina 37 contiene
ulteriori informazioni
sulla configurazione
e sull’esecuzione di
ricerche avanzate.
Elenco documenti o
widget Miniatura
del widget Elenco
della ricerca.
Nota
• Gli utenti con ruolo di
consumatori possono
accedere alla ricerca
33
Nome
Descrizione
Modalità
Percorso di output
avanzata tramite
i widget (Elenco
documenti, Miniatura,
Ricerca rapida e
Ricerca salvata)
aggiunti all’area di
lavoro per l’utente.
• Un amministratore
di sistema può
configurare gruppi
e assegnare
privilegi tramite la
configurazione D2.
Modulo di ricerca
Ricerca predefinita
Ricerca multirepository
di lavoro corrente
utilizzando un modulo di
ricerca preconfigurato.
Eseguire un’istanza
del widget Modulo di
ricerca, configurato per
uno specifico modulo di
query.
Elenco documenti o
widget Miniatura
di lavoro corrente
utilizzando una ricerca
salvata o definita in
precedenza.
L’argomento Utilizzo
del widget Ricerche,
pagina 40 contiene
ulteriori informazioni
sull’esecuzione di
ricerche nel widget.
Elenco documenti o
widget Miniatura
Esegue una ricerca in tutti
i repository collegati.
Per utilizzare la ricerca
Area di ricerca multipla
del widget Elenco
della ricerca.
del widget Elenco
della ricerca.
multirepository, eseguire
le operazioni seguenti:
1. Accedere a D2-Client
e aprire un’area di
lavoro.
2. Fare clic con il
pulsante destro del
mouse sull’icona +
per visualizzare la
finestra di dialogo
Nuovo accesso.
34
Nome
Descrizione
Modalità
Percorso di output
3. Selezionare un
repository diverso
e digitare il nome
utente e la password.
Verrà visualizzata la
nuova area di lavoro
per il repository.
4. Fare clic sulla lente
di ingrandimento
disponibile
nella sezione di
navigazione dell’area
di lavoro per aprire
l’area di ricerca
multipla, quindi
digitare i termini
di ricerca nel campo.
Informazioni sulle ricerche semplici e full-text
In base alle modalità di configurazione della funzionalità di ricerca impostate dall’amministratore,
utilizzare il widget Ricerca rapida o l’area di ricerca multipla per eseguire una ricerca full-text o una
ricerca semplice. Se la ricerca non è configurata, nessun tipo di ricerca restituisce risultati. Nella
tabella seguente sono illustrate le differenze tra i due tipi di ricerca:
Tipo
Descrizione
Ricerca full-text
Accetta più termini di ricerca.
Cerca i metadati e il contenuto di oggetti del
repository. Gli amministratori possono configurare
il server di indicizzazione per includere metadati
personalizzati nell’ambito di ricerca.
Ricerca semplice
Accetta solo ricerche a parola singola.
Cerca la parola in nome, titolo, parole chiave e
oggetto del contenuto.
Quando si utilizza una ricerca full-text, è possibile utilizzare modificatori di termine con qualsiasi
widget di ricerca per specificare i criteri di ricerca. Esaminare la tabella seguente per determinare i
modificatori di termine (elencati in ordine di precedenza) che è possibile utilizzare per semplificare
la ricerca:
35
Modificatore
Nome modificatore
Descrizione
Esempio
" "
Termini esatti
Cerca una corrispondenza
esatta con i termini
contenuti tra le virgolette.
EMC OR Japan cerca
le corrispondenze per i
termini EMC, Japan o
entrambi.
"EMC OR Japan"
cerca una corrispondenza
per la frase esatta "EMC
OR Japan".
-
+
Nessun simbolo
NOT
AND
OR
Esclude il contenuto che
contiene il termine dopo
tale simbolo. Posizionare
il segno meno (-) prima
del secondo termine.
Cerca il contenuto che
include EMC ma non
Japan:
Cerca corrispondenze
di contenuti in cui sono
presenti entrambi i
termini. Posizionare il
segno più (+) prima del
secondo termine.
include EMC e Japan:
Cerca corrispondenze
di contenuti in cui sono
presenti uno o entrambi
i termini. Nel caso
di termini separati da
spazi, viene utilizzato
automaticamente un
modificatore OR.
include EMC o Japan:
EMC —Japan
EMC +Japan
EMC Japan
È possibile modificare l’ambito delle corrispondenze dei termini utilizzando dei caratteri jolly. Per
abilitare la ricerca con caratteri jolly, utilizzare iapi con il seguente comando:
API>retrieve,c,dm_ftengine_config
...
08xxxxxx
API>append,c,l,param_name
fast_wildcard_compatible
...
OK
API>append,c,l,param_value
true
...
OK
API>save,c,l
...
OK
DQL utilizza i seguenti caratteri jolly:
36
Modificatore
Nome modificatore
Descrizione
Esempio
%
Carattere jolly
multicarattere
Il segno di percentuale
corrisponde a 0 o più
caratteri.
"f%" corrisponde a f,
fo, foo.
_
Carattere jolly a carattere
singolo
Il segno di sottolineatura
corrisponde esattamente
a 1 carattere.
"m_" corrisponde a me.
xPlore utilizza i seguenti caratteri jolly:
Modificatore
Nome modificatore
Descrizione
Esempio
*
Carattere jolly
multicarattere
L’asterisco corrisponde a
0 o più caratteri.
"f*" corrisponde a f,
fo, foo.
?
Carattere jolly a carattere
singolo
Il punto interrogativo
corrisponde a 0 o 1
carattere.
"mel?" corrisponde a
mela; anche"mela?"
corrisponde a mela, ma
"me?" non corrisponde
a "mela".
Configurazione delle ricerche avanzate
1. Aprire la finestra di dialogo Ricerca avanzata:
• Creare una nuova ricerca avanzata passando a Nuovo > Ricerca avanzata dalla barra del menu.
• Per modificare una ricerca avanzata esistente, fare clic con il pulsante destro del mouse su una
ricerca avanzata salvata in un widget Ricerca predefinita e selezionare Modifica.
2. Per configurare i criteri di ricerca avanzata, nella scheda Criteri:
a. Selezionare i tipi di contenuto per la ricerca. La ricerca avanzata consente di restringere la
ricerca selezionando le proprietà dei tipi selezionati.
Fare clic su Assistenza per aprire la finestra di dialogo Elenco assistenza, utilizzare i controlli
dell’elenco per aggiungere e rimuovere i tipi di contenuto, quindi fare clic su OK.
b. Per rimuovere un tipo di contenuto, selezionarlo e fare clic su Rimuovi. Se si rimuove un
tipo, D2 cancella tutti i campi delle proprietà.
c. Per aggiungere una riga a un criterio basato su proprietà, fare clic su +.
d. Per ciascuna riga, selezionare una Proprietà, una Condizione e un Valore.
I tipi di contenuto selezionati determinano i valori per la casella di riepilogo delle proprietà e
la proprietà selezionata determina i valori per i campi relativi alla condizione e al valore. Se,
ad esempio, si seleziona una proprietà relativa alla data, le condizioni diventano operazioni
numeriche e il valore diventa una selezione di date. Se si seleziona una proprietà relativa alla
stringa, le condizioni diventano operazioni di stringa e il valore diventa una casella di riepilogo.
e. Per rimuovere una riga, fare clic su X.
f. Le equazioni di ricerca si creano utilizzando i pulsanti ( e ). Dopo aver fatto clic su ) per
chiudere una parentesi, è possibile selezionare AND o OR.
37
3. Per configurare le opzioni di ricerca, nella scheda Criteri selezionare o deselezionare le caselle
di controllo in Opzioni, come descritto nella tabella seguente:
Tipo di ricerca
Descrizione
Tutte le versioni
Selezionare se si desidera effettuare la ricerca in
tutte le versioni del contenuto. Se questa opzione
non viene selezionata, la ricerca viene effettuata
solo nella versione corrente del contenuto.
Distinzione maiuscole/minuscole
Selezionare per eseguire una ricerca con distinzione
tra maiuscole e minuscole.
4. Per aggiungere una ricerca del contenuto completo, nella scheda Criteri e in Opzione testo intero:
a. Selezionare un’opzione di ricerca dalla casella di riepilogo.
b. Digitare i termini di ricerca che si desidera utilizzare per la parte della ricerca sul testo intero.
Se si seleziona l’opzione “Contenente una parola qualsiasi“, utilizzare il modificatore richiesto,
ad esempio il modificatore “+“ per rappresentare l’operatore “AND“. Se non viene specificato
un modificatore, il valore predefinito sarà l’operatore “OR“. Le parole “AND“ e “OR“ hanno
un valore letterale e in questo caso non hanno un valore specifico. Rappresenta la stessa sintassi
della ricerca rapida.
Ad esempio, se si desidera cercare il documento che contiene entrambe le parole “mela“ e
“arancia“, è necessario utilizzare il simbolo (+) per indicare l’operatore “AND“. Non viene
inserito alcuno spazio tra “+“ e la parola seguente, ad esempio “mela +arancia“. Se si desidera
cercare il documento contenente le parole “mela“ o “arancia“, è necessario utilizzare la sintassi
“mela arancia“.
Nota: Non è consigliato di utilizzare “AND“, “OR“ e “NOT“ come termini di ricerca di un
testo intero a meno che non vengano utilizzati assieme all’opzione di ricerca “Contenente la
frase esatta“, poiché in xQuery/DQL hanno un significato speciale.
5. Per specificare le cartelle su cui viene effettuata la ricerca, fare clic sulla scheda Percorso/i:
a. Fare clic su Seleziona posizioni, sfogliare la struttura della cartella e selezionare le cartelle su
cui si desidera effettuare la ricerca, quindi fare clic su OK.
È possibile tenere premuto Ctrl per selezionare più di una cartella alla volta.
b. Selezionare Includi sottocartelle per includere le sottocartelle delle cartelle selezionate.
Se questa opzione non è selezionata, la ricerca viene effettuata solo nelle cartelle selezionate.
c. Selezionare una cartella e fare clic su Rimuovi posizione per rimuovere la cartella dall’elenco.
6. Per configurare le impostazioni di visualizzazione dei risultati, fare clic sulla scheda Colonne:
a. Fare clic su Seleziona colonne, quindi utilizzare i controlli elenco per aggiungere e rimuovere
le colonne delle proprietà.
È possibile utilizzare il campo di ricerca per filtrare l’elenco.
b. Utilizzare Sposta in alto e Sposta in basso per ordinare le colonne selezionate.
c. Nelle caselle di riepilogo Ordina per selezionare la proprietà e l’ordinamento dei risultati
(in ordine crescente o decrescente).
7. Per configurare i valori dei facet, fare clic sulla scheda Facet:
a. Fare clic su Sfoglia per aprire la finestra di dialogo Facet.
38
b. Filtrare l’elenco dei facet configurati dagli amministratori e utilizzare i controlli dell’elenco
per aggiungere, rimuovere e riordinare l’elenco Selezione.
c. Fare clic su OK.
I facet rappresentano una o più caratteristiche importanti di un oggetto nel modello di oggetto
Documentum. I facet vengono configurati per effettuare ricerche in grandi set di dati senza query
esplicite e per evitare query che non restituiscono i risultati desiderati.
8. Per salvare la ricerca, fare clic su Salva con nome:
Fare clic su Salva per salvare le modifiche alle ricerche esistenti. D2 disattiva il pulsante se
mancano le informazioni necessarie o se non sono state apportate modifiche.
a. Digitare un nome per la ricerca in Nome della ricerca.
b. Selezionare Ricerca pubblica per rendere la ricerca disponibile per altri utenti.
c. Selezionare Mostra i criteri di ricerca prima dell’esecuzione per avviare la finestra di dialogo
della ricerca avanzata quando la ricerca viene eseguita utilizzando il widget Ricerca predefinita.
d. Selezionare il percorso nella struttura di ricerca in cui salvare la ricerca utilizzando l’elenco
Selezionare il percorso di salvataggio della ricerca.
9. Per eseguire la ricerca, fare clic su Esegui.
Ottimizzazione della velocità di elaborazione
della ricerca avanzata
Utilizzare le seguenti linee guida per evitare rallentamenti della velocità di elaborazione della ricerca.
Distinzione tra maiuscole e minuscole per una ricerca del
testo non full-text
Se D2 non è configurato per utilizzare un motore di ricerca full-text, la distinzione tra maiuscole e
minuscole potrebbe influire sui tentativi di esecuzione delle ricerche. Ogni volta che si crea una query,
selezionare l’opzione Distinzione maiuscole/minuscole per abilitare la distinzione tra maiuscole e
minuscole. Se l’opzione non è selezionata, la ricerca è impostata senza il riconoscimento di maiuscole
e minuscole e può impedire l’utilizzo di indici non basati su funzioni. Di conseguenza, la ricerca
esegue una scansione completa e può rallentare la query di ricerca.
Operatori di condizione
Di seguito vengono elencati gli operatori che rallentano la query di ricerca, ordinati dal più influente al
meno influente:
• Non contiene
• Contiene
• Termina con
• Inizia con
39
Tipi di oggetti multipli
È possibile cercare in più tipi di oggetti con un’unica query DQL, ma questo comporta carichi
aggiuntivi perché la query utilizza operazioni JOIN e UNION.
Utilizzo del widget Ricerche
Il widget Ricerche serve per visualizzare, modificare ed eseguire ricerche salvate e predefinite.
È possibile organizzare le ricerche durante il salvataggio di una ricerca avanzata o quando un
amministratore configura una ricerca. Il widget Ricerche mostra ciascuna ricerca nella rispettiva
categoria. Le ricerche vengono modificate e individuate come descritto nella tabella seguente:
Nome
Descrizione
Nuova ricerca avanzata
Crea e configura una ricerca avanzata.
Modifica ricerca
Carica e configura la ricerca avanzata corrente o
l’ultima ricerca avanzata eseguita.
Ultima ricerca
Carica l’ultima esecuzione della ricerca della sessione
utente e mostra i facet dell’ultima ricerca non salvata
eseguita.
Ricerche personali
Mostra i nodi secondari per tutte le ricerche salvate
dall’utente.
Se le ricerche vengono configurate con il widget
Facet, facendo clic su un nome di ricerca verrà
eseguita la ricerca e i risultati verranno visualizzati nel
widget di navigazione del facet, altrimenti verranno
visualizzati nel widget DocList.
Ricerche pubbliche
Mostra i nodi secondari per tutte le ricerche salvate o
configurate come pubbliche.
Se le ricerche vengono configurate con il widget
Facet, facendo clic su un nome di ricerca verrà
eseguita la ricerca e i risultati verranno visualizzati nel
widget di navigazione del facet, altrimenti verranno
visualizzati nel widget DocList.
Evidenziare i termini di ricerca nei risultati della
ricerca
Fare clic sul pulsante Evidenzia nella barra degli
strumenti ricerca per attivare o disattivare le
impostazioni di evidenziazione
È possibile distinguere tra tre tipi di ricerche utilizzando le icone visualizzate nel widget, come
40
Icona
Nome
Descrizione
Avanzata
Esegue una ricerca altamente
specificata che restringe i risultati
utilizzando tipo di oggetto,
attributi, posizioni e opzioni
avanzate, come ad esempio
la distinzione tra maiuscole e
minuscole e l’opzione asincrona.
Gli amministratori possono
configurare le impostazioni di
visualizzazione dell’elenco dei
risultati e ordinare i documenti per
facet per le ricerche avanzate.
DQL
Esegue una ricerca tecnica
mediante DQL (Documentum
Query Language).
Modulo di query
Esegue una ricerca configurata
dagli amministratori con un set
di proprietà di input specificato.
Le ricerche Modulo di query
visualizzano una pagina di
proprietà del contenuto come
modulo in cui l’utente può
specificare le opzioni per la ricerca.
Utilizzo del widget Facet
La navigazione dei facet include due componenti: un widget Facet e una breadbox nel widget
Doclist. Il widget Facet consente di perfezionare le ricerche in un elenco facet dinamico. I facet
sono raggruppati per categoria e ordinati in base alla configurazione o alle impostazioni di ricerca
avanzata. Il widget Doclist contiene la breadbox che visualizza le selezioni dei facet nello stesso
ordine utilizzato per il perfezionamento. La breadbox è nascosta se non sono selezionati valori facet
o se tutti i valori vengono cancellati.
I facet vengono classificati come standard o strutturati. I facet standard sono facet a selezione singola.
I facet strutturati sono gerarchici e vengono configurati in D2 Config per definirne la struttura.
Quando un utente seleziona un valore facet nel widget Facet, tutti i facet vengono aggiornati, la
categoria selezionata riflette il valore facet selezionato e gli altri valori facet vengono rimossi. Viene
quindi visualizzato un nuovo set di facet disponibili per i nuovi risultati.
Informazioni sulla classificazione e i risultati
delle ricerche
Il sistema utilizza un sistema di classificazione da 1 a 5 stelle per classificare le ricerche. Il sistema
classifica i risultati delle query utilizzando i principi di classificazione come descritto nella tabella
seguente:
41
Principio di classificazione
Esempio
Un risultato riceve una classificazione superiore se
il termine di ricerca appare con maggiore frequenza
all’interno del contenuto. La classificazione viene
ulteriormente ponderata in base alla lunghezza del
contenuto.
Un termine che appare 5 volte in un documento
di 2 pagine rappresenta una corrispondenza più
forte rispetto a un termine che appare 8 volte in un
documento di 30 pagine.
Un risultato riceve una classificazione superiore
quando il termine di ricerca viene visualizzato nei
metadati rispetto a quando viene visualizzato nel
contenuto.
Un contenuto con il tag di metadati guideline è
considerato una corrispondenza più forte rispetto a
un contenuto che presenta il termine guideline
all’interno del testo.
Se il termine di ricerca utilizza un’istruzione OR, il
risultato riceve una classificazione superiore quando
vengono trovati entrambi i termini rispetto a una sola
corrispondenza nel contenuto.
Data una query di ricerca per dog OR cat, un
articolo sugli animali che includa i termini dog e cat
rappresenta una corrispondenza più forte rispetto a un
articolo sui cani, indipendentemente dalla frequenza
di utilizzo del temine dog.
Il contenuto più recente riceve una classificazione
superiore.
Una guida scritta un anno fa rappresenta una
corrispondenza più forte rispetto a una guida scritta
tre anni fa.
A seconda delle configurazioni, è possibile visualizzare più istanze dello stesso file nei risultati.
42
Capitolo 6
Operazioni con il contenuto
•
Informazioni sul contenuto
•
Creazione di contenuto
•
Importazione di contenuto
•
Importazione di una struttura di cartelle
•
Funzione di copia e incolla di contenuto tra repository
•
Informazioni sull’azione Incolla come collegamento in più repository
•
Copia e collegamento di contenuti tra repository
•
Copia di contenuti da D2 al desktop utilizzando il trascinamento della selezione
•
Importazione del contenuto come nuova versione
•
Importazione di un messaggio di posta elettronica e degli allegati
•
Creazione di un file XML per riempire le proprietà durante l’importazione
•
Esportazione di contenuto
•
Archiviazione di contenuto
•
Informazioni sulle proprietà
•
Informazioni sulle autorizzazioni
•
Informazioni sui motivi di ridenominazione o spostamento del contenuto
•
Informazioni sulle relazioni
•
Creazione di una relazione
•
Informazioni sulle copie trasformate
•
Informazioni sui documenti virtuali
•
Conversione di una struttura di cartelle in documento virtuale
•
Informazioni sulle annotazioni di Microsoft Word
•
Informazioni sulle annotazioni PDF
•
Annotazione di contenuto PDF
•
Informazioni sui commenti
•
Condivisione di cartelle tramite Syncplicity
•
Utilizzo degli URL intelligenti per interagire con il contenuto
43
Informazioni sul contenuto
Nell’elenco seguente sono descritti i tre tipi di contenuto gestiti da Documentum:
• Gli archivi sono cartelle che si trovano al livello più alto del repository.
• Le cartelle sono contenitori per il contenuto e consentono di organizzare il repository.
• I file possono essere di qualsiasi tipo di formato e includere applicazioni, script, file video, file
audio e documenti.
È possibile creare, importare, eliminare e manipolare le autorizzazioni e le proprietà del contenuto,
Azione
Visualizzazione del contenuto
Fare doppio clic sul contenuto.
Se il plug-in di C2 è installato e configurato, D2 utilizza sempre la
configurazione predefinita di C2 durante la visualizzazione di file in
formato Portable Document Format (PDF).
Dalla barra del menu passare a Nuovo > Contenuto. L’argomento
Creazione di contenuto, pagina 50 contiene ulteriori istruzioni.
Modifica del contenuto
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto e selezionare
Modifica.
È possibile importare il contenuto dal file system al repository.
L’argomento Importazione di contenuto, pagina 51 contiene ulteriori
istruzioni.
Importazione del contenuto come
nuova versione
È possibile importare il contenuto come nuova versione del contenuto
esistente. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto
di origine e selezionare Importa come versione. L’argomento
Importazione del contenuto come nuova versione, pagina 57 contiene
Esporta. L’argomento Esportazione di contenuto, pagina 61 contiene
Archiviazione ed estrazione del
contenuto
Archivia o Estrai. L’argomento Archiviazione di contenuto, pagina 62
contiene ulteriori informazioni sulle opzioni di archiviazione.
Eliminazione del contenuto
Elimina.
Se D2-Bin è stato installato, D2
sposta il contenuto nel cestino
Non è possibile eliminare il contenuto se fa parte di un documento
virtuale.
Se si sta eliminando una versione branch, il contenuto non viene
spostato nel cestino perché D2-Bin non è compatibile con le versioni
branch.
44
Azione
Ridenominazione del contenuto
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto, selezionare
Proprietà, modificare il nome del contenuto nel campo Nome e fare
clic su OK.
Se si rinomina il contenuto, per visualizzare il nome aggiornato nel
widget Preferiti è necessario disconnettersi ed eseguire nuovamente
l’accesso.
Visualizzazione delle autorizzazioni
del contenuto
Fare clic sul contenuto e selezionare Autorizzazioni.
Visualizzazione delle proprietà del
contenuto
Proprietà.
Se D2-Bin è stato installato e le proprietà del contenuto sono visibili
nel cestino, i valori delle proprietà visualizzate da D2 potrebbero essere
errati.
Funzione di copia e incolla per il
contenuto
È possibile copiare e incollare il contenuto all’interno di un singolo
repository o tra più repository.
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto e selezionare
Copia.
2. Passare alla cartella nella quale si desidera incollare il contenuto.
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare
Incolla.
Non è possibile utilizzare la funzione di copia e incolla quando è
configurata una regola di collegamento automatico, poiché D2 utilizza
la regola del collegamento automatico per spostare il contenuto in una
posizione specifica.
In D2 la funzione di copia e incolla non si applica alle annotazioni
associate al contenuto originale.
Funzione di taglia e incolla per il
contenuto
Taglia.
Incolla.
Non è possibile utilizzare la funzione di taglia e incolla quando è
configurata una regola di collegamento automatico, poiché D2 utilizza
la regola del collegamento automatico per spostare il contenuto in una
posizione specifica.
Funzione di copia e collegamento
del contenuto
Copia.
Incolla come collegamento.
È possibile creare, eliminare, rinominare e visualizzare le autorizzazioni e le proprietà delle cartelle,
45
Azione
Creazione di una cartella
Dalla barra del menu passare a Nuovo > Cartella.
Importazione di una cartella
Trascinare una cartella dalla directory file locale a un Elenco widget,
quindi compilare la finestra di dialogo Importa file.
Gli amministratori possono disattivare l’importazione delle cartelle
nell’implementazione di D2.
Esportazione di una cartella e del
relativo contenuto
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella, selezionare
Esporta cartella, quindi selezionare il percorso della directory file
locale in cui si desidera eseguire l’esportazione.
Eliminazione di una cartella
Elimina e scegliere una delle opzioni.
Ridenominazione di una cartella
Proprietà, modificare il nome della cartella nel campo Nome, quindi
fare clic su OK.
Se si rinomina una cartella, per visualizzare il nome aggiornato nel
widget Preferiti è necessario disconnettersi ed eseguire nuovamente
l’accesso.
Visualizzazione delle autorizzazioni
della cartella
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare
Autorizzazioni.
Visualizzazione delle proprietà della
cartella
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare
Proprietà.
Copia di una cartella utilizzando il
trascinamento della selezione
Trascinare una cartella in una cartella selezionata. D2 copia tutto il
contenuto della cartella insieme alle relative sottocartelle.
È possibile trascinare e rilasciare una cartella all’interno di un singolo
repository o tra più repository.
Se si desidera creare archivi, passare alla cartella radice del repository, come descritto nella tabella
seguente:
Azione
Creazione di un archivio
Passare alla cartella radice del repository e fare clic su
Nuovo > Archivio.
Oltre a utilizzare i widget per sfogliare il contenuto, è possibile utilizzare le azioni, come descritto
Azione
Descrizione
Converti in documento virtuale
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul
contenuto e selezionare Converti in documento
virtuale. Questa azione converte il contenuto
selezionato in un documento virtuale principale.
L’argomento Informazioni sui documenti virtuali,
pagina 68 contiene ulteriori informazioni sull’utilizzo
dei documenti virtuali.
46
Azione
Descrizione
Individua
contenuto e selezionare Individua. L’azione esplora
automaticamente il widget Elenco documenti per
individuare la cartella contenente il contenuto
selezionato.
Commento
Selezionare il contenuto e aprire un’istanza del widget
Commento.
Preferiti
contenuto e selezionare Aggiungi a Preferiti.
L’azione attiva o disattiva la visibilità del contenuto
nel widget Preferiti.
Sottoscrivi
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul
contenuto e selezionare Sottoscrivi.
Se è stato selezionato più di un contenuto,
a seconda delle configurazioni, D2 potrebbe
disattivare la funzione Sottoscrivi per impedire
conflitti sull’evento di sottoscrizione tra uno o più
contenuti.
2. Utilizzare i controlli elenco per aggiungere o
rimuovere gli eventi di sottoscrizioni per ricevere
le notifiche. È possibile configurare la modalità
di ricezione delle notifiche nelle preferenze
dell’utente.
Se è stato selezionato più di un contenuto, nella
finestra di dialogo viene visualizzato un elenco di
eventi vuoto, anche se in precedenza erano stati
aggiunti degli eventi. In D2 l’elenco di eventi
viene applicato a tutto il contenuto selezionato e le
configurazioni precedenti vengono sostituite.
3. Fare clic su OK.
Invia messaggio di posta elettronica
contenuto e selezionare Invia messaggio di posta
elettronica, quindi compilare il modulo e fare clic
su Invia. L’argomento Invio di contenuto da D2
tramite posta elettronica, pagina 110 contiene ulteriori
istruzioni sull’invio di contenuto tramite posta
elettronica dall’interfaccia di D2.
Copia collegamento negli Appunti
contenuto e selezionare Copia collegamento negli
Appunti.
47
Azione
Descrizione
Copia un collegamento o un file utilizzando il
trascinamento della selezione
Per copiare un collegamento, tenere premuto
CTRL o ALT e trascinare, a condizione che
browser.plugin.activex sia impostato su false
(impostazione predefinita).
Se si imposta browser.plugin.activex su true;
• per copiare un file, tenere premuto CTRL e
trascinare.
• per copiare un collegamento, tenere premutoALT e
trascinare.
NotaPer impostare il valore browser.plugin.activex,
passare a settings.properties in D2\WEB-INF\Classes,
dove è installato il file WAR di D2 in
Tomcat/Weblogic/,....
Crea un file di collegamento rapido nella directory
locale del file
Tenere premuto CTRL e trascinare il contenuto dai
seguenti widget alla directory file locale:
• Doclist
• Raccolta di documenti
• Versioni
• Estrai
• Preferiti
• Attività
• Allegato attività
È possibile trascinare e rilasciare un elemento per
volta mentre si esegue questa azione.
NotaIl trascinamento della selezione dei seguenti file
di sistema non è supportato:
• Documenti XML
• Documenti virtuali
• Documenti compositi OLE
Ciclo di vita
48
contenuto, selezionare Ciclo di vita, quindi
selezionare l’azione del ciclo di vita che si vuole
eseguire. L’argomento Informazioni sui cicli di
vita, pagina 101 contiene ulteriori informazioni
sull’utilizzo dei cicli di vita.
Azione
Descrizione
Invio a flusso di lavoro
contenuto, selezionare Flusso di lavoro, quindi
selezionare il flusso di lavoro tramite il quale
si desidera trasferire il contenuto. L’argomento
Informazioni sui flussi di lavoro, pagina 103 contiene
ulteriori informazioni sull’utilizzo dei flussi di lavoro.
Distribuzione
contenuto, selezionare Distribuzioni, quindi
selezionare la distribuzione tramite la quale si desidera
inviare il contenuto. L’argomento Informazioni
sulle distribuzioni, pagina 109 contiene ulteriori
informazioni sull’utilizzo delle distribuzioni.
Aggiornamento di massa
contenuto, selezionare Aggiornamento di massa,
quindi selezionare l’aggiornamento di massa che
si desidera configurare ed eseguire.
2. Compilare il modulo delle proprietà per il processo
di aggiornamento di massa.
3. Fare clic su OK.
Filtro
Filtrare il contenuto nel widget Elenco documenti
utilizzando la casella di riepilogo dell’elenco filtri
accanto al menu.
I filtri non influiscono sui risultati della ricerca.
Se C2 è installato, è possibile utilizzare la funzionalità specifica per il contenuto PDF, come descritto
Azione
Descrizione
Visualizzazione tramite C2
contenuto, selezionare Visualizza tramite C2 e
selezionare una configurazione di visualizzazione.
Esportazione tramite C2
contenuto, selezionare Esporta tramite C2,
selezionare un percorso, quindi fare clic su OK.
Stampa tramite C2
contenuto e passare a Stampa tramite C2, quindi
selezionare una configurazione di stampa e una
stampante.
2. Compilare il modulo e fare clic su OK.
Richiamo di una stampa controllata
contenuto e passare a Stampa tramite C2 >
Richiama stampa dalla barra del menu.
2. Selezionare il Destinatario e digitare il Motivo
del richiamo, quindi fare clic su OK. L’elenco dei
destinatari riflette l’elenco degli utenti immessi
nella finestra di dialogo della stampa controllata.
49
Se D2-Bin è installato, il contenuto viene spostato nel cestino dopo l’eliminazione ed è possibile
utilizzare la funzionalità specifica per il widget Cestino, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Ripristino del contenuto dal cestino nella posizione
originale nel repository
e selezionare Ripristina.
Rimozione permanente del contenuto dal repository
e selezionare Elimina.
Svuotamento del cestino
Fare clic su Svuota cestino.
Se Documentum Connector per Syncplicity è installato e l’utente è un membro del gruppo
dmc_sync_users, la condivisione delle cartelle è possibile. L’argomento Condivisione di cartelle
tramite Syncplicity, pagina 74 contiene ulteriori istruzioni.
Se per una fase è disponibile solo un’opzione, la creazione guidata di contenuto seleziona
automaticamente l’opzione e procede alla fase successiva.
1. Dalla barra del menu passare a Nuovo > Contenuto.
Nota: l’opzione di menu Nuovo risulta disattivata per gli utenti con capacità client da Consumatore.
2. Nella pagina Compila profilo di creazione:
a. Selezionare un Profilo creazione dalla casella di riepilogo.
b. Selezionare un Tipo di documento dalla casella di riepilogo.
c. Se si desidera ereditare le proprietà, compilare il modulo Ereditarietà come descritto nella
tabella seguente:
Campo
Descrizione
Origine
Se si utilizza D2 Client 3.1, fare clic su Sfoglia,
selezionare il contenuto da cui si desidera
ereditare e fare clic su OK.
Proprietà
Selezionare per ereditare le proprietà.
Contenuto
Selezionare per ereditare contenuto senza
proprietà.
d. Fare clic su Avanti.
3. Nella pagina Modifica proprietà, compilare il modulo delle proprietà e fare clic su Avanti.
4. Nella pagina Scegli modello, selezionare un modello per il contenuto.
5. Determinare se è necessario creare un documento collegato. La pagina modello contiene pulsanti
che cambiano in base alla combinazione del profilo di creazione selezionato e delle proprietà
del contenuto. È possibile:
• Fare clic su Crea documento associato o su Avanti. Andare al punto 6.
• Fare clic su Modifica contenuto principale o su Modifica contenuto per apportare modifiche al
contenuto che si sta creando prima di archiviarlo nel repository. Andare al punto 7.
• Fare clic su Archivia e termina per archiviare il contenuto senza apportare modifiche. Andare
al punto 8.
50
6. Creare un documento collegato:
a. Nella pagina Compila profilo di creazione, selezionare un Profilo creazione e un Tipo di
documento.
b. Nella pagina Modifica proprietà, compilare le proprietà del documento collegato.
c. Nella pagina Scegli modello, selezionare un modello per il documento collegato.
7. Salvare il contenuto dopo aver apportato le modifiche, quindi fare clic su Archivia e termina.
8. Terminare l’archiviazione del contenuto:
a. Selezionare la versione del contenuto nella scheda Generale.
b. Compilare la scheda Opzioni secondo la configurazione dell’amministrazione, come descritto
Campo
Descrizione
Imposta come versione corrente
Selezionare per impostare il contenuto come
versione corrente.
Mantieni blocco in repository
Lasciare vuoto questo campo.
Archivia da file
Formato
Selezionare il formato di file del contenuto.
D2 esegue automaticamente l’estrazione e l’archiviazione in base alle configurazioni.
c. Fare clic su Archivia e termina per confermare l’archiviazione.
In base alla configurazione, D2 crea il file in una cartella, come descritto nella tabella seguente:
Se
Il contenuto viene posizionato
È impostata una regola per il collegamento
automatico del contenuto creato.
In una cartella, come indicato dalla regola
di collegamento automatico. L’argomento
Informazioni sui motivi di ridenominazione o
spostamento del contenuto, pagina 64 contiene
Non è stata impostata e selezionata alcuna regola
per il collegamento automatico o non è stata
aperta una cartella nel widget attivo.
Nella cartella selezionata.
Non è stata impostata alcuna regola per il
collegamento automatico e non è stata selezionata
o aperta una cartella nel widget attivo.
Nell’archivio principale.
Contattare l’amministratore se si riceve il messaggio di errore Archivia da file non
consentita.
Se per una fase è disponibile solo un’opzione, la creazione guidata di contenuto seleziona
automaticamente l’opzione e procede alla fase successiva.
1. Passare a Importa > File nella barra dei menu.
Nota: l’opzione di menu Importa risulta disattivata per gli utenti con capacità client da
Consumatore.
51
È anche possibile trascinare e rilasciare il contenuto dal file system a un widget attivo.
2. Nella pagina Seleziona i file:
a. Fare clic su Sfoglia per aggiungere uno o più contenuti da importare. Se si crea un file XML
per importare le proprietà, non è necessario selezionare il file XML per l’importazione poiché
D2 individua e collega automaticamente i file XML con lo stesso nome file. L’argomento
Creazione di un file XML per riempire le proprietà durante l’importazione, pagina 60 contiene
ulteriori informazioni sulla creazione e configurazione dei file XML.
b. Selezionare un formato di file per il contenuto importato.
c. Selezionare Stesso profilo di creazione e stesse proprietà per tutti i file per utilizzare lo stesso
profilo di creazione e le stesse proprietà per tutti i file importati.
Quando questa opzione è selezionata, solo il primo file che si sta importando viene selezionato
come file XML applicabile per l’importazione della proprietà.
Nota: le relazioni non vengono ereditate per i documenti selezionati quando Stesso profilo
di creazione e stesse proprietà per tutti i file è selezionato.
tabella seguente:
Campo
Descrizione
Origine
Proprietà
Nota: Le relazioni non vengono ereditate per i
documenti selezionati quando Stesso profilo di
creazione e stesse proprietà per tutti i file è
selezionato.
Se il plug-in O2 è installato e il contenuto
importato ha una configurazione O2 associata, il
contenuto eredita automaticamente le proprietà
configurate dagli amministratori. Le proprietà
ereditate dal contenuto selezionato in Origine
hanno una priorità di ereditarietà più elevata
rispetto alle proprietà ereditate tramite O2.
Contenuto
Selezionare per ereditare contenuto senza
proprietà.
D2 assegna i valori alle proprietà in base al seguente ordine di priorità:
1. Immissione manuale
2. Proprietà da un file XML
3. Valori da ereditarietà
4. Valori predefiniti
52
4. Nella pagina Modifica proprietà, compilare il modulo delle proprietà.
Se si seleziona Modifica contenuto durante l’importazione di più di un contenuto, D2 passa
automaticamente all’archiviazione di contenuti.
• Fare clic su Archivia e termina per archiviare il contenuto senza apportare modifiche. Andare
al punto 8.
documento.
7. Salvare il contenuto dopo aver apportato le modifiche, quindi fare clic su Archivia e termina.
8. Terminare l’archiviazione del contenuto:
a. Selezionare la versione del contenuto nella scheda Generale.
Campo
Descrizione
versione corrente.
Archivia da file
Formato
In base alla configurazione, D2 crea il file in una cartella, come descritto nella tabella seguente:
Se
53
consentita.
Importazione di una struttura di cartelle
È possibile importare una struttura di cartelle, compresi il contenuto della cartella e le sottocartelle,
dal disco rigido locale in un Docbase. Inoltre, è possibile convertire automaticamente la struttura di
cartelle appena importata in un documento virtuale. Per farlo, è necessario configurare l’importazione
della struttura di cartelle in D2-Config per gli utenti connessi.Nota:
• Questa opzione non è disponibile nella modalità thin client.
• Quando si importa una struttura di cartelle, i file vengono sempre caricati attraverso il server
delle applicazioni di D2 anche se è stato configurato per l’uso D2-BOCS.
1. Passare a Importa > Struttura di cartelle dalla barra dei menu.
2. Nella pagina Seleziona cartella:
a. Fare clic su Sfoglia per aggiungere uno o più contenuti da importare.
b. Selezionare Importa struttura per il contenuto da importare.
Se la struttura di importazione selezionata è configurata per includere l’opzione di conversione
automatica della struttura di cartelle in un documento virtuale dopo l’importazione, viene
visualizzato un messaggio che informa l’utente che dopo l’importazione verrà anche creato
un documento virtuale. Il documento virtuale verrà creato automaticamente utilizzando come
radice il primo oggetto presente nella cartella principale.
c. Fare clic su Avanti.
Nota: Il Profilo di creazione verrà compilato in base alle impostazioni di configurazione
dell’utente.
a. Selezionare un Tipo di documento dalla casella di riepilogo.
b. Se si desidera ereditare le proprietà, compilare il modulo Ereditarietà come descritto nella
tabella seguente:
Campo
Descrizione
Contenuto di origine
Proprietà
c. Fare clic su Avanti.
5. Fare clic su Archivia e termina per confermare l’archiviazione.
54
Funzione di copia e incolla di contenuto tra
repository
È possibile copiare e incollare uno o più file o cartelle all’interno di un singolo repository o tra più
repository. Quando si copia e incolla una cartella, D2 copia tutto il contenuto della cartella insieme
alla struttura di cartelle e sottocartelle nel repository di destinazione. Se si trascina il contenuto e lo si
rilascia in una scheda del repository di destinazione, la posizione in cui verrà copiato il contenuto verrà
determinata dalla configurazione del collegamento automatico. Se il collegamento automatico non è
configurato, il contenuto viene copiato nell’archivio locale dell’utente.
1. Nel widget Repository browser, passare alla cartella contenente il contenuto.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto e selezionare Copia.
3. Nel widget Repository browser, selezionare il repository di destinazione e passare alla cartella in
cui si desidera incollare il contenuto.
4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare Incolla.
Se il profilo di creazione non esiste per un contenuto durante un’operazione di copia e incolla di uno
o più repository e il tipo di documento dell’oggetto copiato esiste nel repository di destinazione,
l’oggetto viene copiato inalterato, senza alcuna modifica. Se il tipo di documento dell’oggetto copiato
non esiste, viene visualizzata la procedura guidata di importazione del contenuto ed è necessario
seguire gli stessi passaggi che si applicano all’importazione di nuovo contenuto.
Informazioni sull’azione Incolla come
collegamento in più repository
È possibile copiare il contenuto da un repository e collegarlo a un altro repository tramite l’opzione
Incolla come collegamento. L’oggetto collegato si riferisce all’oggetto master nel repository
di origine e qualsiasi aggiornamento effettuato per l’oggetto master verrà replicato nell’oggetto
collegato. Allo stesso modo, qualsiasi aggiornamento effettuato per l’oggetto collegato verrà replicato
nell’oggetto master.
L’oggetto collegato ha le seguenti caratteristiche:
• L’oggetto collegato contiene solo i metadati dell’oggetto master e non contiene il contenuto effettivo.
• L’oggetto collegato utilizza la configurazione del repository di origine.
• Se si estrae un oggetto collegato, verrà estratto anche l’oggetto master.
• L’oggetto collegato supporta il controllo della versione, e la directory collegata apre la versione
più recente del contenuto.
• Le proprietà dell’oggetto collegato sono governate dal repository di origine a cui è collegato.
• Se vengono aggiornate le proprietà dell’oggetto master, le modifiche si rifletteranno sulle proprietà
dell’oggetto collegato. Modificando le proprietà di un oggetto collegato utilizzando il widget
Proprietà nel repository di destinazione (dove risiede l’oggetto collegato), le proprietà verranno
aggiornate anche nell’oggetto master.
• Se l’oggetto master è stato allegato a un ciclo di vita al momento della copia, anche l’oggetto
collegato verrà visualizzato come parte del ciclo di vita e potrà progredire attraverso il ciclo di
vita del repository di origine.
55
• Un oggetto collegato può essere allegato a un ciclo di vita all’interno del repository collegato.
• È possibile inviare l’oggetto collegato a un flusso di lavoro contenuto all’interno del repository
collegato.
• Tutti gli oggetti collegati dispongono di un’icona che indica all’utente che si tratta di oggetti
collegati.
• È possibile aggiungere un oggetto collegato al flusso di lavoro che deriva dal repository collegato e
non dal repository di origine.
• È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull’oggetto collegato e selezionare l’opzione
Vai all’origine per passare all’oggetto master nel repository di origine.
• È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull’oggetto collegato e selezionare l’opzione
Aggiorna collegamento per aggiornare il collegamento con qualsiasi modifica applicata all’oggetto
master.
• È possibile sottoscrivere un oggetto collegato o contrassegnarlo come preferito.
• Se si elimina l’oggetto collegato dal repository collegato, D2–Bin non manterrà alcuna informazione
relativa all’oggetto eliminato e verrà eliminato anche il controllo. Quando vengono eliminati oggetti
collegati nel repository collegato, è possibile scegliere di eliminare tutti i collegamenti o solo il
collegamento più recente.
• Se si seleziona una cartella collegata nel repository collegato, si verrà reindirizzati al repository
master per visualizzare il contenuto della cartella.
Esistono alcune limitazioni con il contenuto collegato:
• I documenti virtuali collegati vengono letti solo nel repository collegato. Non è possibile aggiungere
o rimuovere il figlio dei documenti virtuali collegati nel repository collegato.
• Non è possibile effettuare un aggiornamento di massa per gli oggetti collegati.
• Il collegamento automatico non viene applicato all’oggetto collegato.
• Non è possibile utilizzare menu di contesto con oggetti collegati selezionati multipli o combinazioni
di oggetti collegati e master.
• È possibile aggiungere ma non eliminare commenti all’oggetto collegato.
• Non è possibile trascinare e rilasciare collegamenti dal widget Preferiti e dai risultati della Ricerca.
Copia e collegamento di contenuti tra repository
Assicurarsi che il Content Server disponga di più repository e che per tutti i repository siano stati
creati gli stessi utenti con le stesse credenziali.
Per copiare e collegare contenuti da un repository all’altro:
1. Nel widget Repository browser, selezionare il repository di origine e passare alla cartella relativa
al contenuto.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul contenuto nel repository di origine e scegliere Copia.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse sul segno + a livello della scheda Area di lavoro.
4. Selezionare il repository di destinazione ed effettuare l’accesso utilizzando le credenziali
appropriate.
56
Se l’Area di lavoro non è stata ancora impostata, selezionare Area di lavoro per il repository ed
effettuare l’accesso.
5. Passare alla cartella a cui si desidera collegare il contenuto, fare clic con il tasto destro del mouse e
selezionare Incolla come collegamento per creare l’oggetto collegato.
È anche possibile utilizzare la funzionalità di trascinamento della selezione per copiare e collegare il
contenuto tra repository. Per procedere, selezionare l’oggetto nel repository di origine, trascinarlo nel
repository di destinazione, premere ALT e rilasciarlo.
Nota: non è possibile trascinare e rilasciare collegamenti dal widget Preferiti e dai risultati della
Ricerca. Tuttavia, è possibile utilizzare azioni da tastiera per copiare e incollare contenuti come
collegamenti.
Copia di contenuti da D2 al desktop utilizzando
il trascinamento della selezione
D2 consente di copiare contenuti da D2 al desktop utilizzando la funzionalità di trascinamento
della selezione. È possibile trascinare uno o più documenti da D2 al desktop locale, a
condizione che il parametro browser.plugin.activex sia impostato su TRUE nel file
settings.properties. L’unico browser compatibile è Microsoft Internet Explorer e richiede un
plugin ActiveX. Utilizzare CTRL e trascinare per iniziare il trascinamento e copiare il contenuto nel
desktop. Utilizzare ALT e trascinare per creare un collegamento del contenuto nel desktop.
Per installare il plugin ActiveX nel proprio computer:
1. Nella schermata di accesso di D2 Client, fare clic su Installa per iniziare l’installazione del
componente aggiuntivo WdkPluginCab.CAB.
Nota: è necessario che l’utente disponga di privilegi da amministratore nel computer per installare
il plugin ActiveX.
2. Scegliere Sì a qualsiasi richiesta.
Il plugin verrà installato nel computer.
3. Per verificare l’installazione del plugin, scegliere Strumenti > Gestisci componenti aggiuntivi.
Il plugin è elencato come DmDragDrop Class.
Importazione del contenuto come nuova
versione
È possibile importare il contenuto come nuova versione del contenuto già esistente nel repository. È
possibile utilizzare il contenuto con un nome o formato del file differente.
1. Nel widget Repository browser passare alla cartella contenente il contenuto di cui si desidera
importare una nuova versione.
2. Selezionare il contenuto e passare a Importa > Nuova versione dalla barra dei menu.
3. Individuare e selezionare la nuova versione del contenuto, quindi fare clic su OK.
4. Nella scheda Generale, selezionare la versione del contenuto e aggiungere una descrizione.
5. D2 esegue automaticamente l’estrazione e l’archiviazione in base alle configurazioni.
57
a. Compilare la scheda Opzioni secondo la configurazione dell’amministrazione, come descritto
Campo
Descrizione
versione corrente.
Selezionare per mantenere il contenuto estratto
dopo l’archiviazione iniziale.
Archivia da file
Selezionare un file da archiviare. Per impostazione
predefinita, questo campo viene popolato con il
contenuto selezionato nel passaggio 3.
Formato
b. Fare clic su OK. Contattare l’amministratore se si riceve il messaggio di errore Archivia
da file non consentita.
Importazione di un messaggio di posta
elettronica e degli allegati
1. Esportare un file .eml tramite un client di posta elettronica.
2. Trascinare il file .eml in un browser o in un widget elenco per aprire la finestra di dialogo Importa
file.
D2 mostra una notifica errore se si tenta di:
• Trascinare contemporaneamente un messaggio di posta elettronica e un file non e-mail.
• Importare un messaggio e-mail con allegato un altro messaggio e-mail.
3. Nella pagina Seleziona i file, confermare i file che si desidera importare e i formati file selezionati.
tabella seguente:
Campo
Descrizione
Contenuto di origine
Proprietà
Se il plug-in O2 è installato e il contenuto
importato ha una configurazione O2 associata, il
contenuto eredita automaticamente le proprietà
configurate dagli amministratori. Le proprietà
ereditate dal contenuto selezionato in Origine
hanno una priorità di ereditarietà più elevata
rispetto alle proprietà ereditate tramite O2.
58
2. Proprietà da un file XML
• Fare clic su Archivia e termina per archiviare il contenuto senza apportare modifiche. Andare al
punto 10.
documento.
8. Configurare l’importazione degli allegati. In base alle configurazioni degli amministratori, D2
può importare gli allegati come documento correlato al messaggio di posta elettronica, come
componenti del messaggio di posta elettronica come documento virtuale o come entrambi. Non è
possibile importare allegati e-mail.
a. Nella pagina Allegati, selezionare la casella di controllo accanto agli allegati che si desidera
importare e selezionare il tipo di file per ciascun allegato.
Selezionare Stesse proprietà per tutti i file se si desidera utilizzare le stesse proprietà per
ciascun allegato.
b. Nella pagina Compila profilo di creazione, selezionare un Profilo creazione e un Tipo di
documento.
c. Nella pagina Modifica proprietà, compilare le proprietà del documento collegato.
d. Fare clic su Archivia e termina per importare e archiviare il messaggio di posta elettronica e
gli allegati senza apportare modifiche. Andare al punto 11.
e. Fare clic su Avanti.
9. Salvare il messaggio di posta elettronica dopo aver apportato le modifiche, quindi fare clic su
Archivia e termina.
10. Archiviare il messaggio di posta elettronica:
a. Selezionare la versione del messaggio di posta elettronica nella scheda Generale.
59
Campo
Descrizione
versione corrente.
Archivia da file
Formato
In base alla configurazione, D2 crea il messaggio di posta elettronica in una cartella, come
Se
consentita.
Creazione di un file XML per riempire le
proprietà durante l’importazione
È possibile creare un file XML e inserirlo nella stessa cartella del contenuto importato per riempire le
proprietà del contenuto durante l’importazione. Il file XML deve rispettare queste regole:
• Nome file: il nome del file XML deve essere identico a quello del contenuto che si sta importando,
tranne per l’estensione del file. Durante l’importazione del contenuto, D2 cerca automaticamente un
file XML con lo stesso nome file. Ad esempio, durante l’importazione del file content.ppt è
necessario creare il file content.xml
Se si sta importando un file XML, utilizzare l’estensione di file -meta.xml. Ad
esempio, durante l’importazione del file presentation.xml, è necessario creare il file
presentation-meta.xml
• <d2_import_xml>: posizionare tutti i tag delle proprietà all’interno del tag
<d2_import_xml>.
• <nome proprietà>: creare tag denominati secondo il nome della proprietà e del valore della
proprietà all’interno. Ad esempio, <title>Titolo contenuto</title>
60
• Ad eccezione di r_object_type, non è possibile trasferire le proprietà di sola lettura da un
file XML.
Di seguito è riportato un esempio di file XML:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<d2_import_xml> 
<object_name>
MyDocument
</object_name>
<title>
Testing
</title>
<subject>
To demo automatic transfer
</subject>
<keywords> 
<value>
Testing1
</value>
<value>
Testing2
</value>
</keywords>
<r_modified_date format="DD/MM/YYYY HH:mm:ss">
21/05/2013 07:34:45
</r_modified_date> <!- use the format tag for date properties -->
</d2_import_xml>
1. Nel widget Repository browser, passare alla cartella contenente il contenuto.
2. Selezionare il contenuto da esportare:
Azione
Esportazione di contenuto dal repository
Selezionare il widget Elenco e fare clic sul
contenuto.
Esportazione di contenuto estratto
Selezionare il widget Estrazione e fare clic sul
contenuto.
Esportazione di contenuto dai Preferiti
Selezionare il widget Preferiti e fare clic sul
contenuto.
Esportazione di una versione del contenuto
Selezionare il contenuto nel widget Elenco, quindi
selezionare la versione del contenuto nel widget
Versioni.
Esportazione di una copia trasformata del contenuto
selezionare la copia trasformata nel widget Copie
trasformate.
61
Azione
Esportazione di una relazione di contenuto
selezionare la relazione di contenuto nel widget
Relazioni.
Esportazione di un documento virtuale
selezionare il contenuto nel widget Documento
virtuale.
3. Fare clic su Contenuto > Esporta.
4. Passare alla cartella nella quale si desidera esportare il file, digitare il nome del file per il contenuto
esportato, quindi fare clic su Apri.
Archiviazione di contenuto
1. Nel widget Repository browser, passare alla cartella in cui archiviare il contenuto.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto e selezionare Archivia.
3. Nella scheda Generale, selezionare la versione del contenuto e aggiungere una descrizione.
4. D2 esegue automaticamente l’estrazione e l’archiviazione in base alle configurazioni.
a. Compilare la scheda Opzioni secondo la configurazione dell’amministrazione, come descritto
Campo
Descrizione
versione corrente.
Selezionare per mantenere il contenuto estratto
dopo l’archiviazione iniziale.
Archivia da file
Selezionare un file da archiviare. Per impostazione
predefinita, questo campo viene popolato con il
contenuto selezionato nel passaggio 3.
Formato
b. Fare clic su OK. Contattare l’amministratore se si riceve il messaggio di errore Archivia
da file non consentita.
Informazioni sulle proprietà
È possibile visualizzare e modificare le proprietà del contenuto per controllare relazioni del contenuto,
comportamento automatico, capacità di individuare il contenuto in una ricerca e così via. Ad
esempio, gli amministratori possono configurare D2 in modo che il contenuto con la parola chiave
"documentazione" venga elaborato automaticamente come documentazione. È possibile creare o
importare il contenuto come bozza e convertire il contenuto per l’elaborazione come documentazione.
Per eseguire questa operazione, è possibile modificare le proprietà del contenuto.
Gli amministratori configurano e creano modelli e pagine di proprietà predefiniti. È possibile assegnare
proprietà e campi delle proprietà predefiniti al contenuto selezionando un profilo di creazione durante
l’importazione o la creazione del contenuto.
62
È possibile visualizzare le proprietà in due modi. È possibile selezionare il contenuto nel widget
Elenco documenti con il widget Proprietà visibile. È possibile fare clic con il pulsante destro del
mouse sul contenuto e selezionare Proprietà nel menu di scelta rapida per visualizzare la finestra di
dialogo Proprietà. È possibile modificare una pagina delle proprietà dalla finestra di dialogo Proprietà
o dal widget Proprietà.
A seconda della configurazione della proprietà, potrebbe essere necessario creare una firma elettronica
per salvare una proprietà.
Se l’elenco di valori viene filtrato in un campo combinato modificabile e D2 non trova nessuna
corrispondenza, il comportamento del filtro dipende dal tipo di query DQL configurata dagli
amministratori:
• Se il campo combinato utilizza una query DQL semplice, mostra tutti i valori della query DQL.
• Se il campo combinato utilizza una query DQL dipendente, mostra solo il testo digitato.
Informazioni sulle autorizzazioni
Gli amministratori configurano le autorizzazioni per specificare il livello di controllo necessario agli
utenti per modificare il contenuto. Gli amministratori configurano D2 per impostare le autorizzazioni
automaticamente in base ai parametri del contenuto, ad esempio tipo, stato, data, proprietà, richiesta di
modifica, stato del ciclo di vita e così via.
È possibile visualizzare le autorizzazioni del contenuto selezionandolo e facendo clic sulle voci del
menu Contenuto > Autorizzazioni. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni sono presenti cinque
colonne:
• Nella colonna Utente/Gruppo sono elencati gli utenti e i gruppi che dispongono di autorizzazioni per
quel contenuto.
• La colonna Autorizzazioni identifica le autorizzazioni di base per ciascun utente o gruppo.
• La colonna Autorizzazioni estese identifica le autorizzazioni estese per ciascun utente o gruppo.
• La colonna Autorizzazioni applicazione indica il livello di autorizzazione definito dall’utente
riconosciuto da applicazioni scritte dall’utente.
È possibile proteggere il contenuto tramite IRM, se IRM è installato. Quindi, D2 mostra il contenuto
con un lucchetto nell’icona del formato del file.
Nella tabella seguente sono illustrati i sette livelli di accesso forniti dalle autorizzazioni di base:
Autorizzazione di base
Descrizione
Nessuno
Non è possibile visualizzarlo perché non viene visualizzato mediante
l’esplorazione e nemmeno nei risultati di ricerca.
Sfoglia
È possibile visualizzare gli attributi del contenuto, ma non è possibile aprirlo.
Leggi
È possibile aprire il contenuto e visualizzarne gli attributi, ma non è possibile
annotare, modificare il contenuto o modificarne la versione.
Riferisci
È possibile aprire e annotare il contenuto e visualizzarne gli attributi.
Versione
È possibile aprire e annotare il contenuto, crearne nuove versioni e visualizzarne
gli attributi.
63
Autorizzazione di base
Descrizione
Scrivi
È possibile aprire, annotare, sovrascrivere il contenuto, modificarne la versione e
visualizzarne gli attributi, ma non è possibile eliminarlo.
Elimina
È possibile eseguire tutte le operazioni precedenti, oltre all’eliminazione. Questo
è il livello di accesso più alto.
Le autorizzazioni estese forniscono controlli amministrativi sul contenuto a utenti e gruppi specificati.
Nella tabella seguente sono illustrate le sette autorizzazioni estese:
Autorizzazione estesa
Descrizione
Cambia stato
È possibile modificare lo stato del ciclo di vita del contenuto.
Cambia proprietario
È possibile modificare il proprietario del contenuto, pur non essendo il
proprietario del contenuto.
Cambia autorizzazione
È possibile modificare le autorizzazioni di base del contenuto, pur non essendo
il proprietario del contenuto.
Elimina oggetto
È possibile eliminare il contenuto indipendentemente dal livello di autorizzazioni
di base posseduto dall’utente.
Modifica collegamenti
delle cartelle
È possibile modificare i collegamenti cartella per il contenuto.
Modifica posizioni
È possibile modificare la posizione del contenuto.
Per impostazione predefinita, gli utenti con autorizzazione Sfoglia o superiore
ereditano questo privilegio.
Esegui procedura
È possibile eseguire processi esterni sul contenuto, come ad esempio la creazione
di una copia trasformata.
Per impostazione predefinita, gli utenti con autorizzazione Sfoglia o superiore
ereditano questo privilegio.
spostamento del contenuto
Quando un utente aggiunge contenuto nel repository o modifica le proprietà del contenuto, D2 esegue
due processi: collegamento automatico e denominazione automatica. Tali processi riducono la
necessità di organizzare il contenuto all’interno del repository e sono il motivo dello spostamento o
della ridenominazione del contenuto senza l’intervento diretto dell’utente.
Il collegamento automatico modifica la posizione del contenuto in base alle sue proprietà, come
l’oggetto, le parole chiave e il nome. Ad esempio, l’amministratore crea la regola di collegamento
automatico secondo la quale tutto il contenuto che nel nome contenga i termini "Controllo qualità"
deve essere inserito nella cartella Gruppo Controllo qualità. Se si importa un contenuto denominato
"Report settimanale Controllo qualità 3.8.2012", la regola del collegamento automatico viene attivata.
Il contenuto viene quindi inserito automaticamente nella cartella Gruppo Controllo qualità.
64
La denominazione automatica modifica il nome del contenuto in base alle sue proprietà. Ad esempio,
l’amministratore crea la regola di denominazione automatica secondo la quale il nome di tutti i
documenti di Microsoft PowerPoint deve terminare con il termine Presentazione. Se si importa un
documento PowerPoint denominato "Business Plan", la regola di denominazione automatica viene
attivata. Il documento viene quindi rinominato automaticamente "Business Plan Presentazione".
Informazioni sulle relazioni
Le relazioni consentono di organizzare ed elaborare il contenuto del repository. Ad esempio, la
funzione annotazioni utilizza le relazioni per collegare automaticamente le annotazioni al contenuto di
origine. È quindi possibile accedere a tutte le annotazioni visualizzando le relazioni del contenuto
originale.
Gli amministratori configurano i tipi di relazioni, come ad esempio copie e relazioni
principale-secondario. Ogni tipo di relazione è composto da:
• Il tipo della relazione (uno-a-uno o uno-a-molti).
• La possibilità di configurazione dalla finestra di dialogo Proprietà.
• Il controllo di nuove versioni del contenuto secondario.
• Lo stato che indica se la relazione è controllata o meno. Modificare le relazioni controllate nella
pagina delle proprietà del contenuto.
D2 offre due modalità per modificare le relazioni del contenuto. È possibile creare, modificare e
rimuovere le relazioni come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Crea una relazione da un
contenuto selezionato a un
altro contenuto all’interno del
repository utilizzando un tipo di
relazione esistente.
Selezionare il contenuto e passare
a Contenuto > Crea relazione
dalla barra del menu. L’argomento
Creazione di una relazione, pagina
66 contiene ulteriori istruzioni.
Eliminazione di una relazione
Elimina le relazioni.
• Aprire un’istanza del widget
Relazioni e selezionare il
contenuto in un widget Elenco.
Non è possibile eliminare
relazioni controllate utilizzando
il widget Relazioni. Eliminare le
relazioni controllate rimuovendo
il contenuto dall’elenco delle
relazioni dalla pagina delle
proprietà.
• Fare clic con il pulsante destro
del mouse su una relazione e
selezionare Elimina relazione.
• Fare clic su OK.
Non è possibile eliminare più
relazioni alla volta.
È inoltre possibile aggiungere e rimuovere il contenuto in un elenco di contenuti secondo un tipo di
relazione predefinito. Gli amministratori configurano le pagine delle proprietà affinché includano tipi
di relazione specifici. È quindi possibile controllare l’elenco dei contenuti utilizzando queste relazioni,
65
Azione
Descrizione
Aggiunta del contenuto alla
relazione
Aggiunge il contenuto per la
relazione a questo contenuto.
del mouse sul contenuto e
• Scorrere verso il basso fino al
set di relazioni che si desidera
modificare.
• Fare clic su Aggiungi relazione,
quindi individuare e selezionare
il contenuto.
Rimzione del contenuto dalla
relazione.
Rimuove il contenuto utilizzando
questo tipo di relazione.
• Scorrere verso il basso fino al
set di relazioni che si desidera
modificare.
del mouse su una relazione e
selezionare Rimuovi relazione.
I processi automatici come l’ereditarietà delle proprietà e le funzioni come le annotazioni creano
anch’esse relazioni. Visualizzare e modificare queste relazioni utilizzando il widget Relazioni.
1. Selezionare il contenuto in un widget Elenco documenti, quindi passare a Contenuto > Crea
relazione per aprire la finestra di dialogo Creazione nuova relazione.
2. Compilare il modulo come descritto nella tabella seguente:
66
Campo
Descrizione
Destinazione relazione
Fare clic su Sfoglia e selezionare il contenuto per
cui si desidera creare una relazione.
Tipo di relazione
Selezionare un tipo di relazione.
Campo
Descrizione
Relazione inversa
Selezionare per invertire la relazione se si sta
selezionando una relazione unidirezionale.
Ad esempio, è possibile creare una relazione
tra Modello di presentazione e
Presentazione 2011 e selezionare il tipo di
relazione È una copia di. In questo modo Modello
di presentazione è impostato come copia di
Presentazione 2011, ma la relazione deve
essere invertita. Selezionare Relazione inversa per
impostare Presentazione 2011 come copia di
Modello di presentazione.
Descrizione
Digitare una descrizione.
3. Fare clic su OK.
Informazioni sulle copie trasformate
Una copia trasformata è una copia alternativa di un contenuto o un contenuto alternativo associato
a un contenuto originale. Ad esempio, se si esporta un documento di Microsoft Word in formato
PDF, il risultato è una copia trasformata in formato PDF del documento di Microsoft Word. È
inoltre possibile avere una presentazione di un piano aziendale associata a un documento del piano
aziendale. A seconda della configurazione del sistema, è possibile creare una copia trasformata durante
l’archiviazione del contenuto e durante un ciclo di vita. Le copie trasformate sono specifiche per la
versione e non vengono visualizzate nel widget Relazioni, a meno che la versione non corrisponda.
Eseguire le azioni correlate alle copie trasformate, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Come eseguire questa azione
Visualizzazione delle copie
trasformate
Visualizza tutte le copie trasformate
del contenuto.
Aprire un’istanza del widget
Copie trasformate e selezionare il
contenuto in un widget Elenco.
Richiedi copia trasformata
Crea una copia trasformata del
contenuto.
Selezionare il contenuto e passare
a Contenuto > Richiedi copia
trasformata dalla barra del menu,
quindi fare clic su OK.
Questo comando invia una richiesta
di copia trasformata al server copie
trasformate configurato.
Il completamento dell’elaborazione
della richiesta di copia trasformata
può richiedere del tempo. Se gli
amministratori hanno configurato
D2 per l’esecuzione in modalità
thin client, la finestra di dialogo
che informa che D2 sta elaborando
la richiesta di copia trasformata
non verrà visualizzata.
67
Azione
Descrizione
Come eseguire questa azione
Importazione di una copia
trasformata
Importa il contenuto come copia
trasformata.
• Selezionare il contenuto e
passare a Importa > Copia
trasformata dalla barra dei
menu.
• Individuare e selezionare la
nuova copia trasformata del
contenuto.
Esportazione di una copia
trasformata
Esporta il contenuto in uno
specifico formato di file. Utilizzare
il widget Copie trasformate per
individuare e selezionare copie
trasformate diverse.
selezionare Esporta copia
trasformata.
• Selezionare il formato di file da
esportare.
Informazioni sui documenti virtuali
Un documento virtuale è una raccolta di file che può essere utilizzata per generare un documento
di grandi dimensioni. Ad esempio, è possibile creare un documento virtuale per un libro, quindi
compilarlo con i file che costituiscono i capitoli. Il documento virtuale del libro viene denominato
documento principale, mentre i file componenti vengono definiti documenti secondari.
È possibile costruire un documento virtuale utilizzando diversi tipi di file ed è possibile utilizzare i file
in più di un documento virtuale contemporaneamente.
Eseguire le azioni con i documenti virtuali come descritto nella tabella seguente:
Azione
Visualizzazione di un documento virtuale nel widget
Documento virtuale.
Nel widget Elenco documenti, fare clic con il pulsante
destro del mouse sul documento virtuale e selezionare
Visualizza documento virtuale.
Conversione del contenuto in un documento virtuale
Nel widget Elenco documenti, selezionare tutto il
contenuto che si desidera convertire in un documento
virtuale principale. Fare clic con il pulsante destro
del mouse su un contenuto evidenziato e selezionare
Converti in documento virtuale.
Riconversione di un documento virtuale nel contenuto
Nel widget Documento virtuale fare clic con il
pulsante destro del mouse sull’elemento principale
che si desidera riconvertire a semplice contenuto e
selezionare Converti in documento semplice.
È possibile convertire un documento virtuale
principale in contenuto semplice solo se non contiene
documenti secondari.
68
Azione
Aggiunta di contenuto come componente di un
documento virtuale
Trascinare il contenuto dal widget Elenco documenti
in un documento virtuale aperto nel widget
Documento virtuale.
Inserimento di un documento virtuale con proprietà
ereditate da un modello
1. Nel widget Documento virtuale fare clic con il
pulsante destro del mouse sul contenuto a cui si
desidera aggiungere i componenti di un documento
virtuale e selezionare Inserisci componente
ereditato.
2. Individuare e selezionare il documento virtuale.
3. Selezionare il modello di documento virtuale per
applicarne le proprietà e i componenti.
4. Fare clic su OK.
Rimozione di un componente da un documento
virtuale
Nel widget Documento virtuale, fare clic con
il pulsante destro del mouse sul componente e
selezionare Elimina componente.
Conversione di un componente in un documento
virtuale secondario
Trascinare il contenuto proveniente dal widget Elenco
documenti o dall’interno del widget Documento
virtuale nella parte superiore di un componente
interno del widget Documento virtuale.
D2 consente di convertire il componente in un
documento virtuale.
Modifica di un componente all’interno di un
documento virtuale
Nel widget Documento virtuale fare clic con
selezionare Modifica.
Eliminazione di un documento virtuale
Nel widget Elenco documenti, fare clic con il pulsante
destro del mouse sul documento virtuale e selezionare
Elimina.
Se D2-Bin è stato installato, è possibile ripristinare
la radice del documento virtuale dal cestino. I
componenti aggiunti al documento virtuale non
vengono ripristinati da D2.
Impostazione della versione di un componente da
utilizzare con il documento virtuale
1. Nel widget Documento virtuale fare clic con
selezionare Imposta versione associazione.
2. Selezionare la versione del contenuto da utilizzare
per il documento virtuale.
3. Fare clic su OK.
69
Azione
Visualizzazione di un componente all’interno di un
documento virtuale
Nel widget Documento virtuale fare clic con
selezionare Visualizza.
Nota dall’interno del widget Documento virtuale
è possibile visualizzare uno snapshot solo facendo
clic con il tasto destro del mouse sullo snapshot in
un widget Doclist e quindi selezionando Mostra
snapshot.
Estrazione e archiviazione di un documento virtuale
Selezionare il documento virtuale, quindi passare a
Contenuto > Archivia o Contenuto > Estrai dalla
barra dei menu.
Quando si annulla l’estrazione di un documento
virtuale senza componenti secondari selezionando
Contenuto > Annulla estrazione dalla barra dei
menu, il documento virtuale viene ripristinato come
documento semplice.
Creazione di uno snapshot del documento virtuale
1. Nel widget Documento virtuale, fare clic su Crea
snapshot.
2. Digitare un Titolo
3. Fare clic su OK.
Visualizzazione di uno snapshot del documento
virtuale
Nel widget Doclist, fare clic con il pulsante destro
del mouse sullo snapshot del documento virtuale e
selezionare Mostra snapshot.
Quando viene visualizzato lo snapshot di un
documento virtuale nel widget Documento virtuale, lo
snapshot compare disattivato perché non è possibile
modificarlo.
NotaDall’interno del widget Documento virtuale non
è possibile visualizzare uno snapshot.
Se D2-Bin è stato installato, è possibile eliminare gli
snapshot dei documenti virtuali, ma non visualizzarle
nel cestino.
Eliminazione di uno snapshot del documento virtuale
Nel widget Doclist, fare clic con il pulsante destro
del mouse sullo snapshot del documento virtuale e
selezionare Elimina.
Pubblicazione rapida
Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare
Pubblicazione rapida.
Questa opzione è disponibile in caso di ambiente
di installazione doppio con D2 Client 3.1 SP1 P01
e D2 Client 4.x e previa installazione dei servizi di
pubblicazione avanzati.
È possibile controllare il contenuto all’interno del documento virtuale e modificare la presentazione
delle informazioni nel widget utilizzando la barra dei comandi:
70
Icona
Nome del pulsante
Descrizione
Espandi tutto
Espande tutte le strutture nel
documento virtuale selezionato.
Comprimi tutto
Comprime tutte le strutture nel
documento virtuale selezionato.
Sposta in alto
Sposta il componente selezionato
verso l’alto.
È anche possibile riordinare
il componente trascinandolo e
rilasciandolo.
Sposta in basso
Sposta il componente selezionato
verso il basso.
È anche possibile riordinare
il componente trascinandolo e
rilasciandolo.
Mostra numero documento virtuale
Passa da un elenco non ordinato a
un elenco ordinato e viceversa.
Mostra numero versione
documento virtuale
Mostra o nasconde il numero di
versione di ogni componente.
Crea snapshot
Crea uno snapshot del documento
virtuale.
Conversione di una struttura di cartelle in
documento virtuale
È possibile creare un documento virtuale da una cartella esistente insieme al suo contenuto e alla
struttura di sottocartelle. Il documento virtuale seleziona automaticamente la cartella principale come
cartella radice. Il tipo di cartella radice e le relative proprietà vengono create in base alla configurazione
di conversione della struttura di cartelle. Se la cartella radice del documento virtuale è inclusa nella
conversione, il suo percorso viene ignorato durante la conversione della cartella corrente.Nota: Questa
funzionalità è disponibile solo se la conversione della struttura di cartelle è configurata per l’utente.
1. Passare a Contenuto > Converti in documento virtuale dalla barra dei menu.
In alternativa, è possibile selezionare Converti in documento virtuale dal menu di scelta rapida
della cartella e dell’archivio.
Nota: Il Profilo di creazione verrà compilato in base alle impostazioni di configurazione
dell’utente.
a. Selezionare un Tipo di oggetto dalla casella di riepilogo.
b. Fare clic su Avanti.
4. Fare clic su Converti in documento virtuale per convertire la cartella selezionata e il suo
contenuto nel documento virtuale.
71
Informazioni sulle annotazioni di Microsoft
Word
Utilizzare la funzione delle annotazioni di D2 per aggiungere annotazioni al contenuto tramite
Microsoft Word. Le annotazioni sono specifiche per la versione. Il contenuto eredita le annotazioni
ma non consente di modificarle. Selezionare la versione del contenuto con l’annotazione, quindi
modificare o eliminare l’annotazione utilizzando il widget Relazioni.
È possibile controllare le annotazioni specifiche, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Aggiunta di un’annotazione
D2 consente di aggiungere
annotazioni al contenuto tramite
Microsoft Word.
In un widget Elenco, selezionare
il contenuto, quindi passare a
Contenuto > Annotazioni native
dalla barra dei menu.
Archiviazione di un’annotazione
D2 considera ogni annotazione
un tipo di contenuto. Se si
crea un’annotazione, archiviare
l’annotazione nel repository.
Nel widget Relazioni, selezionare
la nuova annotazione, fare clic con
il pulsante destro del mouse per
aprire il menu di scelta rapida e
fare clic su Archivia.
Modifica di un’annotazione
D2 consente di modificare
annotazioni specifiche.
l’annotazione da modificare, fare
mouse per aprire il menu di scelta
rapida e fare clic su Modifica.
Visualizzazione di un’annotazione
D2 consente di visualizzare il
contenuto con un’annotazione
specifica.
l’annotazione che si desidera
visualizzare, fare clic con il
pulsante destro del mouse per
aprire il menu di scelta rapida e
fare clic su Visualizza.
Eliminazione di un’annotazione
D2 consente di eliminare
annotazioni specifiche. È possibile
eliminare le annotazioni con questo
metodo.
l’annotazione che si desidera
eliminare, fare clic con il pulsante
destro del mouse per aprire il
menu di scelta rapida e fare clic su
Elimina.
È possibile controllare tutte le annotazioni allegate alla versione selezionata del contenuto, come
Azione
Descrizione
Visualizzazione delle annotazioni
D2 consente di visualizzare il
contenuto di origine e tutte le
annotazioni allegate.
Contenuto > Visualizza con
annotazione nativa dalla barra del
menu.
72
Azione
Descrizione
Modifica del contenuto contenente
annotazioni
D2 consente di modificare il
contenuto di origine con tutte
le annotazioni allegate. Salvare
il contenuto modificato tramite
questa azione consente di applicare
il controllo della versione.
Contenuto > Modifica con
annotazioni native dalla barra del
menu.
Archiviazione dell’annotazione
nativa
D2 consente di archiviare il
contenuto e tutte le annotazioni
allegate.
il contenuto, quindi passare
a Contenuto > Archivia
annotazioni native dalla barra dei
menu.
Informazioni sulle annotazioni PDF
Se l’amministratore ha installato e configurato Documentum PDF Annotation Services, è possibile
visualizzare e aggiungere commenti per i file PDF. Ad esempio, utilizzando la funzionalità dei
commenti di Adobe Acrobat si ottengono commenti che vengono allegati alla singola istanza locale
del file. Le annotazioni effettuate mediante PDF Annotation Services vengono salvate nel repository
separatamente rispetto al file PDF. Qualsiasi utente abilitato a leggere il formato PDF e a visualizzare
le annotazioni ha accesso ai commenti dell’utente.
Le annotazioni effettuate nel repository sono associate alla versione specifica. Ad esempio, le
annotazioni effettuate nella versione 1.0 di un file PDF non migrano nella versione 1.1.
Annotazione di contenuto PDF
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto e selezionare Annotazioni.
2. Per aggiungere disegni, fare clic su Markup di disegno.
3. Completare la revisione come descritto nella tabella seguente:
Azione
Salvataggio del contenuto per eseguire la
revisione in seguito
Fare clic su Salva e lavora offline.
Salvataggio dei commenti su D2 Client
Quando si è pronti per continuare la revisione, fare clic su
Invia e ricevi commenti .
Fare clic su Invia e ricevi commenti .
Informazioni sui commenti
Utilizzare il widget Commenti per scrivere i commenti sul contenuto, per rispondere ai commenti e
per visualizzare tutti i commenti sul contenuto. Il widget comprime i commenti su tutte le versioni in
un singolo set di commenti per ciascun oggetto.
È possibile eseguire azioni sui commenti come descritto nella tabella seguente:
73
Azione
Descrizione
Aggiunta di un commento
Crea un commento autonomo. I
nuovi commenti hanno rientro
zero.
1. Fare clic su Aggiungi
commento.
2. Scrivere il commento
utilizzando l’editor di testo.
3. Fare clic su Invia.
Risposta a un commento
Risponde ai commenti esistenti. I
commenti creati in questo modo
dispongono di un ulteriore livello
di rientro per indicare la relazione
con un altro commento.
1. Passare il mouse sul commento
a cui si desidera rispondere e
fare clic su Rispondi.
2. Scrivere il commento
utilizzando l’editor di testo.
Eliminazione di un commento
Elimina un commento scritto
dall’utente e tutte le risposte.
1. Passare il mouse sul commento
che si desidera eliminare e fare
clic su Elimina.
2. Fare clic su Elimina per
confermare l’eliminazione.
Nel caso di commenti in più repository, per i documenti collegati è possibile aggiungere o eliminare
i commenti nel repository di origine. Nel repository di destinazione è possibile aggiungere ma non
eliminare commenti.
Condivisione di cartelle tramite Syncplicity
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e selezionare Syncplicity.
2. Inserire i dettagli nella finestra di dialogo Syncplicity come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
Cartella repository
Campo di sola lettura, precompilato con il percorso
della cartella del repository in base alla cartella
selezionata.
Nome cartella Syncplicity
Digitare il nome della cartella Syncplicity.
Per impostazione predefinita, viene mostrato il
nome della cartella selezionata.
74
Proprietario cartella Syncplicity
Campo di sola lettura, compilato con il nome e il
nome di accesso dell’utente connesso.
Frequenza sincronizzazione
Selezionare la frequenza di sincronizzazione. Il
valore predefinito è 1 minuto.
Campo
Descrizione
Profilo
Selezionare un profilo dall’elenco.
Fare clic sul collegamento dettagli per visualizzare
i dettagli del profilo. Il collegamento è disattivato
se non è selezionato alcun profilo.
La finestra di dialogo Dettagli profilo mostra le
informazioni su un profilo, ad esempio nome,
descrizione, tipo, opzioni di pubblicazione, opzioni
di revisione e così via. Tutti i dettagli sono di sola
lettura e non sono consentite modifiche.
Condividi con
Selezionare gli utenti o i gruppi con cui si desidera
condividere la cartella.
La colonna Utenti e gruppi mostra l’indirizzo
e-mail di un singolo utente o il nome di un
gruppo. La colonna delle autorizzazioni mostra le
autorizzazioni solo se il profilo selezionato consente
la revisione.
Nota: Solo l’amministratore può aggiungere
utenti o gruppi. L’amministratore deve selezionare
un profilo per aggiungere utenti o gruppi per la
condivisione.
Fare clic sul pulsante Utenti per aggiungere un
utente. Digitare un elenco di indirizzi e-mail con
cui si desidera condividere la cartella, separati da
una virgola. Selezionare un’autorizzazione, Editor
o Lettore, e fare clic su OK. L’autorizzazione
predefinita è Editor.
Fare clic sul pulsante Gruppi per aggiungere
gruppi. Selezionare un gruppo dall’elenco di gruppi
disponibili. È possibile selezionare più gruppi.
Selezionare un’autorizzazione, Editor o Lettore, e
fare clic su OK.
Fare clic sul pulsante Rimuovi per rimuovere gli
utenti o i gruppi selezionati.
NotaLa colonna o l’elenco a discesa Autorizzazione
sarà disponibile nella finestra di dialogo Syncplicity
e Aggiungi utenti o Aggiungi gruppi solo se
il profilo selezionato è di tipo Pubblica e
rivedi.
Nota personale
Digitare un messaggio da includere nell’e-mail di
invito.
3. Fare clic su Condividi cartella.
75
Utilizzo degli URL intelligenti per interagire con
il contenuto
È possibile cercare, aprire ed eseguire azioni sul contenuto utilizzando l’URL del contenuto di D2.
Aggiungere all’URL di D2 i parametri descritti nella tabella seguente. Ad esempio:
http://<server>:<port>/D2?docbase=Repository1
&login=Admin&password=administrator
Un locateID richiede la presenza di un widget della struttura del browser in un’area di lavoro.
Se l’area di lavoro non contiene il widget richiesto per l’operazione, sia specificato utilizzando
locateTarget sia utilizzando il widget predefinito per l’operazione, D2 apre la Raccolta aree di
lavoro per selezionare un’area di lavoro che contiene il widget.
Parametro
Descrizione
Repository
Aggiungere ?docbase=<nome repository>
Questo parametro è richiesto in tutti gli URL intelligenti e segue /D2
Accesso e password
Aggiungere &login=<nome utente>
&password=<password>
Se non si includono le informazioni di accesso nell’URL, in D2 viene
visualizzata la finestra di dialogo di accesso.
Individuare il contenuto per
r_object_id
Aggiungere &locateId=<r_object_id>
chronicle_id
Aggiungere &chronicleId=<r_object_id>
nome
Aggiungere &locateName=<nome contenuto>
qualifica
Aggiungere &locateDql=<query DQL>
Ad esempio, http://<server>D2?docbase=<docbase>
&login=<NomeUtente>&password<password>
&locateDql=dm_document dove object_name=’<object_name>’
Per la versione corrente del documento, i_chronicle_id è obbligatorio.
Ad esempio,
http://<server>D2?docbase=<docbase>&login=
<NomeUtente>&password<password>
&locateDql=dm_sysobject(all) dove qualsiasi
r_version_label=’CURRENT’ e i_chronicle_id
=(select i_chronicle_id from dm_sysobject(all)
dove r_object_id = ’<r_object_id>’
Cercare il contenuto per
selectDql
Aggiungere &selectDql=<query DQL> per visualizzare più risultati
se la query ha più di un risultato da restituire.
Non è possibile aggiungere il parametro commandEvent a un URL che
contiene il parametro selectDql.
76
Parametro
Descrizione
Individuare per percorso
Per individuare una cartella, aggiungere &locatePath=<percorso
cartella>
Ad esempio, http://<server>D2?docbase=<docbase>
&login=<NomeUtente>&password<password>
&locatePath=/abrun/Documenti di test/Cartella4/3.1
Per individuare un documento utilizzando il relativo ID oggetto, aggiungere
&locatePath=<percorso cartella>&locateId=<r_object_id>
Ad esempio,
&locatePath=/abrun/
Documenti di test/Cartella4/3.1
&locateId=0901ffc380038248
Per individuare un documento utilizzando il relativo nome oggetto,
aggiungere &locatePath=<percorso cartella>
&locateName=<nome contenuto>
Ad esempio,
&locatePath=/abrun/
Documenti di test/Cartella4/3.1
&locateName=QA_2012_num_059
Imporre un widget di
destinazione specifico in
un’operazione di ricerca
Aggiungere &locateTarget=<tipo widget> per forzare D2 a
eseguire l’operazione di ricerca in un widget specifico. Il parametro invia
anche un evento di inizializzazione widget. È possibile utilizzare i seguenti
tipi di widget:
• SearchWidget
• TaskFoldersWidget
• DoclistWidget (solo in modalità breadcrumb)
• DocgalleryWidget (solo in modalità breadcrumb)
• BrowserWidget
versione
Aggiungere &version=<versione contenuto>
Per individuare la versione più recente, utilizzare il valore CURRENT. È
possibile soltanto aggiungere questo parametro a un URL che contiene un
parametro di ricerca contenuto, come ad esempio locateId.
È possibile aggiungere il parametro della versione o un parametro di
qualifica utilizzando una qualifica DQL quando si scarica un documento
utilizzando un URL.
Esempio di utilizzo della versione: http://myhost:8082/D2/
servlet/Download?
format=pdf&auth
=basic&event_name=d2_view&_docbase=dev_d2
&id=0901ffc380061697&version=0.4
77
Parametro
Descrizione
Esempio di utilizzo della qualifica DQL: http://myhost:8082/D2/
servlet/Download?
format=pdf&auth=basic&event_name=d2_view
&_docbase=dev_d2&qualification=dm_document
dove r_object_id=’0901ffc380061697’
Per individuare l’ultima versione utilizzando l’r_object_id del documento,
aggiungere &locateId=<r_object_id>
&version=<versione_documento>
Per individuare l’ultima versione utilizzando il chronicle_id del documento,
aggiungere &chronicleId=<r_object_id>
&version=<versione_documento>
Eseguire un evento o un’azione
sul contenuto
Aggiungere &commandEvent=<azione che si desidera
eseguire>.
Aggiungere &commandParam=<valore> per impostare il valore dei
parametri come descritto nell’elenco delle azioni.
È possibile aggiungere questo parametro solo a un URL che contiene un
parametro di ricerca contenuto, come ad esempio locateId. Non è
possibile aggiungere il parametro commandEvent a un URL che contiene
il parametro selectDql.
Gli eventi e le azioni utilizzabili sono descritti nelle sezioni seguenti. Se in
D2 viene visualizzato il messaggio di errore Questo comando non è
consentito, gli amministratori devono abilitare l’azione.
Ad esempio:
• Per modificare il contenuto, aggiungere
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_EDIT
• Per annullare l’estrazione, aggiungere
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_CANCEL_CHECKOUT
• Per distruggere il contenuto, aggiungere
&commandEvent=
D2_ACTION_OBJECT_DESTROY
• Per avviare la creazione guidata, aggiungere
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_CREATE
&commandParam=parentId==<objectId of the target
folder>
Elenco di eventi e azioni
È possibile aggiungere un evento all’URL per forzare D2 a eseguire azioni basate sull’evento. Ad
esempio, se si richiama D2_EVENT_SELECT_OBJECT, D2 esegue azioni automatizzate sul
contenuto, come se l’utente finale avesse selezionato il contenuto in un widget. L’elenco degli eventi è
78
Nome canale
Operazione dell’utente finale o
Parametri e note per eventi focus
di D2
D2_EVENT_CUSTOM
Utilizza un widget esterno.
I parametri dipendono dall’evento
personalizzato.
D2_EVENT_DM_TICKET_GENERATED
Invia un messaggio tramite D2_ACTION_DM_TICKET_GENERATE
ticket: ticket Documentum.
ticket_timeout: timeout
ticket Documentum in
millisecondi.
ticket_time_generated:
ora di generazione del ticket in
tempo POSIX.
ticket_time_expiration:
ora di scadenza del ticket in tempo
POSIX.
D2_EVENT_SELECT_OBJECT
Seleziona un contenuto.
parentId: ID di un oggetto
principale.
parentType: tipo di oggetto
principale.
D2_EVENT_SELECT_OBJECTS
Seleziona più contenuti.
oam_id: elenco degli ID oggetto
separati da SEPARATOR_VALUE.
D2_EVENT_LOCATED_OBJECT
Individua il contenuto.
oam_id: ID dell’oggetto.
locationType: tipo di
percorso, come il tipo di widget in
cui viene mostrato il contenuto.
locateId: ID dell’oggetto da
individuare.
locateName: nome dell’oggetto
da individuare.
version: versione dell’oggetto
da individuare.
chronicleId: chronicleID
dell’oggetto da individuare.
collapseId: elenco degli ID
delle cartelle da ricaricare.
D2_EVENT_LOCATED_SEARCH
Individua una ricerca.
D2_EVENT_LOCATED_TASK
Individua un’attività.
D2_EVENT_OBJECT_DESTROYED
Distrugge un contenuto.
79
Nome canale
di D2
D2_EVENT_OBJECT_CREATED
Crea un contenuto.
Il canale è disponibile solo nel
widget Doclist.
oam_id: ID della cartella.
pathId: ID percorso dell’oggetto. Ad
esempio, /reponame/0c0d04e580000105/
0b0d04e580055dd8
D2_EVENT_COMMENT_ADDED
Crea un commento.
widget Commenti.
comment: ID del commento.
D2_EVENT_FILTER_CHANGED
Modifica il filtro globale dell’area
di lavoro.
D2_EVENT_CHECKOUT_STATE_CHANGED
Modifica lo stato di estrazione del
contenuto.
D2_EVENT_PREFERENCES_CHANGED
Modifica le preferenze dell’utente.
D2_EVENT_PREFERENCES_LOADED
Carica le preferenze dell’utente.
D2_EVENT_WIDGET_GET_FOCUS
Fa clic su un widget.
D2_EVENT_WIDGET_FOCUS
D2 attiva un widget.
config: nome della
configurazione del widget.
widgetType: imposta il valore
sul tipo di widget.
Se si desidera impostare l’istanza
specifica di un widget, utilizzare
config e impostare il valore sul
nome del widget.
D2_EVENT_SEARCH_RUN
Esegue una ricerca.
Il canale è disponibile solo nei
widget Ricerche e Doclist.
oam_id: ID della ricerca.
searched_type: tipo di ricerca.
D2_EVENT_SEARCH_SAVED
Salva una ricerca.
widget Ricerche.
is_public: impostato su true
se la ricerca è pubblica o condivisa.
D2_EVENT_SEARCH_CATEGORY_CREATED
80
Crea una categoria di ricerca.
widget Ricerche.
Nome canale
di D2
D2_EVENT_WORKFLOW_ABORTED
Interrompe un flusso di lavoro.
widget Ricerche.
widgetType: imposta il valore
sul tipo di widget associato
all’evento.
D2_EVENT_SELECT_TASK
Seleziona un’attività.
oam_id: ID dell’attività.
D2_EVENT_SELECT_TASK_FOLDER
Seleziona una cartella nel widget
gestione attività.
Il canale attiva i dettagli, gli
allegati e le note dell’attività.
oam_id: ID della cartella attività.
D2_EVENT_SELECT_TASK_NOTE
Seleziona una nota nel widget note
attività.
Il canale è disponibile solo in caso
di comunicazione tra il widget
Browser attività e quello Elenco
attività.
oam_id: ID della nota attività
D2_EVENT_SELECT_TASK_PERFORMER
Seleziona un esecutore nel widget
esecutori attività
oam_id: ID dell’attività eseguita.
I seguenti valori vengono copiati
dall’elemento selezionato:
icona
ID
bloccato
stile
miniatura
versione
immutabile: D2 imposta questo
valore su true se l’elemento è
immutabile.
D2_EVENT_TASK_READ_
STATE_CHANGED
Modifica lo stato di lettura di
un’attività.
locateId: ID dell’attività da
individuare.
parentId: ID dell’attività
principale.
D2_EVENT_TASK_PRIORITY_CHANGED
Modifica la priorità di un’attività.
D2_EVENT_TASK_PROCESSED
Inoltra o rifiuta un’attività.
principale.
81
Nome canale
di D2
D2_EVENT_WIDGET_INITIALIZED
Apre un widget.
D2_EVENT_WORKSPACE_
CLOSED
Chiude un’area di lavoro.
D2_EVENT_THEME_CHANGED Modifica il tema di un’area di
lavoro.
oam_cuid: UID della scheda
dell’area di lavoro chiusa.
oam_cuid: UID del contenitore.
I seguenti valori vengono copiati
dal tema:
background_color
background_color_type
background_color_gradient_end
background_color_gradient_start
background_color_texture_name
header_color
label: etichetta del tema.
name: nome del tema.
selection_blur_color
selection_color
border_color
title_color
tab_active_color
tab_border_color
tab_inactive_color
dialog_background_white:
D2 imposta questo valore su
true se lo sfondo della finestra di
dialogo è bianco.
tab_colored_text: booleano
per le schede che utilizzano testo
colorato.
D2_EVENT_RENDITION_ADDED
Crea una diversa copia trasformata
di un contenuto.
widget Copie trasformate.
oam_id: ID del contenuto.
D2_EVENT_IFRAME_ACTIVE
82
Attiva un IFrame.
oam_value: booleano che indica
se l’IFrame è attivato o no.
Nome canale
di D2
D2_EVENT_IFRAME_INIT
Apre un IFrame.
channels: elenco degli eventi.
D2_EVENT_THEME_CHANGED
contiene informazioni sul tema
dell’IFrame.
D2_EVENT_SELECT_TAXONOMY
Seleziona una tassonomia.
widget Proprietà.
oam_id: ID della tassonomia.
L’evento copia gli attributi
dell’elemento tassonomia.
D2_EVENT_SELECT_DICTIONARY
Seleziona un dizionario.
widget Proprietà.
oam_id: ID del dizionario.
dell’elemento dizionario.
D2_EVENT_SELECT_USER
Seleziona un utente.
widget Proprietà.
oam_id: ID dell’utente.
dell’elemento utente.
D2_EVENT_USER_CREATED
Crea un utente.
widget Utenti.
D2_EVENT_SELECT_GROUP
Seleziona un gruppo.
widget Proprietà.
oam_id: ID del gruppo.
dell’elemento gruppo.
D2_EVENT_GROUP_CREATED
Crea un gruppo.
widget Gruppi.
D2_EVENT_SELECT_RELATION
Seleziona una relazione.
widget Relazioni.
oam_id: ID della relazione.
dell’elemento relazione.
83
Nome canale
di D2
D2_EVENT_SELECT_RENDITION
Seleziona una copia trasformata
nel widget Copia trasformata.
widget Copie trasformate.
oam_id: ID della copia
trasformata.
dell’elemento copia trasformata.
D2_EVENT_SELECT_RETENTION
Seleziona un criterio di
conservazione.
widget Mantenimenti.
oam_id: ID del criterio di
conservazione.
dell’elemento criterio di
conservazione.
D2_EVENT_SELECT_MARKUP
Seleziona un criterio di
annotazione.
oam_id: ID del criterio di
annotazione.
dell’elemento criterio di
annotazione.
D2_EVENT_SELECT_SEARCH
Seleziona una ricerca salvata.
widget Doclist.
dell’elemento ricerca.
D2_EVENT_SELECT_FACET
Seleziona un facet.
widget Doclist.
oam_id: ID del facet.
dell’elemento facet.
D2_EVENT_SELECT_QUERYFORM
Seleziona un modulo query di
ricerca.
widget Doclist.
oam_id: ID del modulo query di
ricerca.
dell’elemento modulo query di
ricerca.
D2_EVENT_SELECT_DISTRIBUTION
84
Seleziona una distribuzione.
oam_id: ID della distribuzione.
dell’elemento distribuzione.
Nome canale
di D2
D2_EVENT_SELECT_WORKFLOWTRACKER
Seleziona una panoramica flusso di
lavoro.
oam_id: ID della panoramica
flusso di lavoro.
dell’elemento panoramica flusso di
lavoro.
D2_EVENT_SELECT_WORKFLOW_ACTIVITY
Seleziona un’attività flusso di
lavoro
oam_id: ID dell’attività flusso di
lavoro.
dell’elemento flusso di lavoro.
D2_EVENT_SELECT_AUDIT
Seleziona un evento di controllo.
oam_id: ID del controllo.
dell’elemento controllo.
D2_EVENT_SELECT_SNAPSHOT
Seleziona uno snapshot del
documento virtuale.
widget Snapshot.
oam_id: ID dello snapshot del
documento virtuale.
dell’elemento snapshot del
documento virtuale.
D2_EVENT_VD_TEMPLATE_SELECTED
Seleziona un modulo di modello di
documento virtuale.
widget Snapshot.
oam_id: ID del modello di
documento virtuale.
dell’elemento modello di
documento virtuale.
D2_EVENT_DRAG_DROP_
STARTED
Inizia il trascinamento.
oam_id: elenco degli ID di
contenuto.
D2_EVENT_DRAG_DROP_
ENDED
Arresta il trascinamento.
oam_id: elenco degli ID di
contenuto.
D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia manualmente la
MANUAL
visualizzazione dell’area di
lavoro.
oam_id: posizione di
visualizzazione (0 se nessuna).
oam_value: nuova etichetta di
visualizzazione.
dell’area di lavoro.
85
Nome canale
di D2
D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia automaticamente la
AUTO
visualizzazione dell’area di lavoro.
oam_value: nuova etichetta di
visualizzazione.
dell’area di lavoro.
D2_EVENT_IMPORTED_FROM_URL
Importa contenuto da un URL.
cancelReason: motivo
dell’annullamento dell’operazione.
result: contiene il risultato
dell’operazione completata.
error: contiene l’errore
dell’operazioine non eseguita.
D2_EVENT_EXPORTED_FROM_URL
Esporta il contenuto da un URL.
cancelReason: motivo
dell’annullamento dell’operazione.
result: contiene il risultato
dell’operazione completata.
error: contiene l’errore
dell’operazioine non eseguita.
D2_EVENT_DOWNLOAD_URLS_RECEIVED
Pubblica un’azione D2_ACTION_DOWNLOAD_URLS_REQUEST.
urls: contiene una stringa
concatenata di URL.
È possibile eseguire un’azione sul contenuto come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_OPEN_FOLDER
Apre una cartella nel repository.
widget Doclist.
oam_id: ID della cartella.
collapseId: elenco degli ID
delle cartelle da ricaricare.
pathId: ID percorso dell’oggetto. Ad
esempio, /reponame/0c0d04e580000105/
0b0d04e580055dd8
D2_ACTION_OPEN_URL
86
Apre un URL in una nuova finestra
del browser.
url: l’URL da aprire.
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_OPEN_VD
Apre un documento virtuale nel
repository.
widget Documenti virtuali.
oam_id: ID del documento
virtuale.
D2_ACTION_OPEN_SNAPSHOT
Apre uno snapshot del documento
virtuale.
widget Snapshot.
D2_ACTION_LOCATE_OBJECT
Individua il contenuto nel
repository.
widget Localizzazioni.
D2_ACTION_LOCATE_TASK
Individua un’attività.
D2_ACTION_LOCATE_SEARCH
Individua una ricerca salvata.
D2_ACTION_REFRESH_DOCUMENT
Aggiorna il contenuto.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD
Copia lo smartlink nel contenuto.
oam_id: ID dell’oggetto da
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_LOCATE
Copia lo smartlink dell’oggetto
negli appunti.
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW
Visualizza il documento.
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW_NATIVE
Visualizza il documento senza
copie trasformate o metadati.
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW_WITH_NATIVE_ANNOTATION
Visualizza il documento con le
annotazioni native.
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW
Visualizza il documento nella vista
servlet.
individuare.
import: presente quando
l’aggiornamento è correlato
all’importazione.
NotaLa vista servlet apre il file
ed esegue l’azione senza dover
accedere a D2 e senza dover
utilizzare l’interfaccia utente di D2.
87
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW_NATIVE
Visualizza il documento nella vista
servlet senza copie trasformate o
metadati.
individuare.
D2_ACVisualizza la versione corrente del
TION_COPY_LINK_IN_CLIPdocumento nella vista servlet.
BOARD_SERVLET_VIEW_CURRENT
individuare.
D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW_NATIVE_CURRENT
Visualizza la versione corrente del
documento con il contenuto nativo
nella vista servlet.
individuare.
D2_ACTION_DUMP
Visualizza un backup del
contenuto.
D2_ACTION_CONTENT_CHECKIN
Archivia il contenuto.
D2_ACTION_CONTENT_IMPORT_AS_VERSION
Importa una nuova versione del
contenuto.
D2_ACTION_CONTENT_CHECKIN_NATIVE_ANNOTATION
Archivia il contenuto come
annotazione nativa.
D2_ACTION_CONTENT_PRINT
Stampa il contenuto.
D2_ACTION_CONTENT_COMPARE
Confronta due contenuti.
D2_ACTION_CONTENT_EXPORT
Esporta il contenuto.
D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_NATIVE
Esporta il contenuto senza
includere copie trasformate o
metadati.
D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_FOLDER
Esporta il contenuto della cartella.
D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_FOLDER_NATIVE
Esporta il contenuto della cartella
senza includere copie trasformate
o metadati.
D2_ACTION_CONTENT_VIEW
Visualizza il contenuto.
DOWNLOAD_LOCATION:
percorso di download.
DOWNLOAD_LOCATION:
DOWNLOAD_LOCATION:
DOWNLOAD_LOCATION:
DOWNLOAD_LOCATION:
D2_ACTION_CONTENT_VIEW_NATIVE
88
Visualizza il contenuto senza copie
trasformate o metadati.
DOWNLOAD_LOCATION:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_CONTENT_EDIT
Modifica il contenuto.
DOWNLOAD_LOCATION:
D2_ACTION_CONTENT_CHECKOUT
Estrae il contenuto.
widget Estrazione.
DOWNLOAD_LOCATION:
D2_ACTION_CONTENT_CANCEL_CHECKOUT
Annulla l’estrazione del contenuto.
locateAndRefresh: booleano
che determina se l’ubicazione
e l’aggiornamento sono stati
eseguiti.
refreshCheckoutState:
booleano che determina se lo stato
di estrazione è stato aggiornato.
D2_ACTION_CONTENT_EDIT_WITH_NATIVE_ANNOTATION
Modifica il contenuto con le
annotazioni native.
D2_ACTION_CONTENT_VIEW_WITH_NATIVE_ANNOTATION
Visualizza il contenuto con le
annotazioni native.
D2_ACTION_CONTENT_EDIT_NATIVE_ANNOTATION
Modifica un’annotazione nativa.
D2_ACTION_COMMENT
Visualizza la finestra di dialogo di
creazione commento.
widget Commenti.
Impostare parentCommentId
come commento principale.
parentCommendId: ID del
commento principale.
id: ID del commento.
editor: corpo RTF del
commento.
D2_ACTION_CONTENT_CREATE
creazione contenuto.
Impostare parentId come
cartella principale e come
posizione del contenuto, se non
è impostato alcun collegamento
automatico.
oam_id: ID del contenuto
utilizzato per l’ereditarietà delle
proprietà.
parentId: ID della cartella
principale. D2 crea un contenuto
all’interno della cartella specificata
se non è impostato nessun
collegamento automatico.
89
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_CONTENT_IMPORT
importazione contenuto
oam_id: ID del contenuto
utilizzato per l’ereditarietà delle
proprietà.
Impostare parentId come
cartella principale e come
posizione del contenuto, se non
è impostato nessun collegamento
automatico.
parentId: ID della cartella
principale. D2 crea un contenuto
all’interno della cartella specificata
se non è impostato nessun
collegamento automatico.
files: elenco dei file nel
computer client.
D2_ACTION_FOLDER_CREATE
D2_ACTION_OBJECT_DESTROY
creazione cartella.
oam_id: ID della cartella che
contiene la nuova cartella.
Impostare il root_object_type su dm_folder o
dm_cabinet.
root_object: impostato su
dm_folder o dm_cabinet per
specificare il tipo di cartella.
distruzione contenuto.
Impostare parentCommentId
come contenuto principale.
D2_ACTION_PERMISSIONS_SHOW
Visualizza la finestra di dialogo
delle autorizzazioni.
D2_ACTION_RENDITION_ADD
aggiunta copia trasformata.
D2_ACTION_RENDITION_REQUEST
Richiede una copia trasformata.
D2_ACTION_RELATION_CREATE
creazione relazione
D2_ACTION_RELATION_DESTROY
distruzione relazione.
Impostare associate_id come
l’ID della relazione da eliminare.
D2_ACTION_MASS_UPDATE
Esegue una configurazione di
aggiornamento di massa.
Impostare config_name come
nome della configurazione di
aggiornamento di massa.
associate_id: ID della
relazione.
config_name: nome della
configurazione di aggiornamento
di massa.
D2_ACTION_SYNCPLICITY
Syncplicity.
D2_ACTION_CUT
Esegue un’operazione di taglio.
parentId: ID del contenuto
principale.
90
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_COPY
Esegue un’operazione di copia.
principale.
D2_ACTION_PASTE
Esegue un’operazione Incolla.
principale.
D2_ACTION_PASTE_LINK
Incolla un collegamento del
contenuto degli Appunti.
principale.
D2_ACTION_CLIPBOARD_GET
Recupera il contenuto degli
Appunti. Questa azione attiva D2_ACTION_CLIPBOARD_CONTENT.
D2_ACTION_CLIPBOARD_CONTENT
Esegue un’operazione sul
clipboard-operation:
operazione eseguita dagli Appunti.
clipboard-contentId: ID
del contenuto degli Appunti.
clipboard-value: valore del
D2_ACTION_DOWNLOAD_URLS_REQUEST
Richiede un elenco di URL
documento per il contenuto.
format: formato del contenuto.
pageModifier: modificatore di
pagina.
pagenumber: numero di pagina.
D2_ACTION_IMPORT_FROM_URL
Importa contenuto da un URL.
url: URL del contenuto.
isModel: impostato su true per
rendere il contenuto modale.
D2_ACTION_EXPORT_FROM_URL
Esporta il contenuto da un URL.
url: URL del percorso di
esportazione.
useViewLocation: impostato
su true per utilizzare il percorso
di visualizzazione. In caso
contrario, l’esportazione apre la
finestra di dialogo di selezione
dell’applicazione.
hasDataPost: valore booleano
che indica se l’operazione di
esportazione contiene informazioni
nel parametro dataPost.
dataPost: i valori da inserire.
91
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_SENDMAIL
Invia un messaggio e-mail.
oam_id: ID da inviare. Non è
necessario utilizzare oam_id se si
utilizza id.
id: ID da inviare.
type: tipo di oggetto.
parentType: tipo di contenuto
principale. Facoltativo.
D2_ACTION_FAVORITE_ADD
Aggiunge il contenuto all’elenco
dei preferiti.
D2_ACTION_FAVORITE_REMOVE
Rimuove il contenuto dall’elenco
dei preferiti.
D2_ACTION_ACROBAT_ANNOTATION_OPEN
Apre un’annotazione di Adobe
Acrobat.
D2_ACTION_TICKET_GENERATE
Genera un ticket Documentum.
È possibile eseguire azioni sull’interfaccia come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_DISPLAY_DIALOG
Mostra una finestra di dialogo.
oam_id: ID della finestra di
dialogo.
raw: un booleano che recupera il
contenuto oam_id non elaborato
quando è impostato su true.
Facoltativo.
DIALOG_NAME: nome della
finestra di dialogo.
MANAGER: nome della classe di
gestione. Facoltativo.
parentType: tipo di oggetto
principale. Facoltativo.
mode: modalità di creazione,
modifica o importazione della
finestra di dialogo. Facoltativo.
92
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_EXECUTE_MANAGER
Esegue una classe di gestione per
una finestra di dialogo.
oam_id: ID della finestra di
dialogo.
raw: un booleano che recupera il
contenuto oam_id non elaborato
quando è impostato su true.
Facoltativo.
DIALOG_NAME: nome della
finestra di dialogo.
MANAGER: nome della classe di
gestione.
D2_ACTION_EXECUTE
Esegue un’azione.
rId: ID restituito. L’impostazione
predefinita è ID del messaggio.
rType: tipo restituito (JavaScript,
nativo o evento). L’impostazione
predefinita è nessuna operazione.
rAction: azione restituita
(JavaScript incorporato, nome
funzione nativa o nome evento).
L’impostazione predefinita è
nessuna operazione.
eMode: modalità di immissione
(impostare su SINGLE per
chiamare l’azione per un solo ID,
su MONO per chiamare l’azione
una volta per ogni ID o su MULTI
per chiamare l’azione una volta
con un elenco di tutti gli ID
forniti). L’impostazione predefinita
è MULTI.
eCall: chiamata di immissione
per quando eMode è impostato
su MONO (impostare su
SEQUENTIAL per chiamare
le azioni una alla volta
aspettando la restituzione di
ogni chiamata di servizio o su
PARALLEL per chiamare le
azioni contemporaneamente).
L’impostazione predefinita è
SEQUENTIAL.
eMethod: nome del metodo di
immissione. È obbligatorio solo
per i servizi D2FS insieme al
parametro eService.
93
Nome canale
Operazione di D2
eService: nome del servizio
interfaccia plug-in senza il prefisso
I e il suffisso Service.
D2_ACTION_REFRESH_WIDGET
Aggiorna il widget.
D2_ACTION_RELOAD_WORKSPACE
Aggiorna l’area di lavoro attiva.
D2_ACTION_WIDGET_FULLSCREEN
Imposta la visualizzazione a
schermo intero del widget.
oam_id: ID del widget.
target_type: tipo di widget.
oam_id: ID dell’area di lavoro.
option_same_repository:
determina se l’area di lavoro si
trova nello stesso repository.
original_widget: ID widget
originale.
original_event: ID evento
originale.
original_cuid: CUID
originale.
original_global: ID globale
originale.
url: URL del widget.
È possibile eseguire un’azione di distribuzione, come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_DISTIBUTION_ACCEPT
Accetta la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
Rifiuta la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
Prepara la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
Avvia la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
D2_ACTION_DISTRIBUTION_REJECT
D2_ACTION_DISTRIBUTION_PREPARE
D2_ACTION_DISTRIBUTION_LAUNCH
94
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_DISTRIBUTION_STOP
Interrompe la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
D2_ACTION_DISTRIBUTION_REPORT
Segnala la distribuzione.
distribuzione.
distribuzione.
D2_ACTION_SUBSCRIBE
Sottoscrive una distribuzione
oam_id: ID della distribuzione.
È possibile eseguire un’azione di ricerca, come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_SEARCH_DOCUMENT
Cerca contenuti nel repository.
locateId: ID dell’oggetto da
cercare.
searched_type: nome del tipo
di ricerca.
facet_attr_name: nome
dell’attributo del facet.
facet_attr_value: valore
dell’attributo del facet.
reset_facet_attr_name:
reimposta il nome dell’attributo
del facet.
D2_ACTION_SEARCH_HIGHLIGHT_TERMS
Evidenzia i termini di ricerca.
oam_value: valore binario con
il quale evidenziare i termini di
ricerca (0 o 1).
D2_ACTION_ADVANCED_SEARCH
Ricerca avanzata.
oam_id: ID della ricerca. Se
viene impostato su null, l’azione
chiede all’utente di creare una
nuova ricerca avanzata.
D2_ACTION_SEARCH_CATEGORY_DIALOG
della categoria di ricerca avanzata.
D2_ACTION_PREFERENCES_SHOW
Preferenze.
D2_ACTION_QUERYFORM_SHOW
ricerca con modulo di query.
D2_ACTION_QUERY_CATEGORY_DIALOG
della categoria di ricerca con
modulo di query.
È possibile eseguire un’azione documento virtuale, come descritto nella tabella seguente:
95
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_CONVERT_VD
Converte un documento in un
documento virtuale.
D2_ACTION_CONVERT_DOC
Converte un documento virtuale in
un documento semplice.
Crea uno snapshot del documento
virtuale.
virtuale.
widget Snapshot.
D2_ACTION_SNAPSHOT_CREATE
virtuale.
D2_ACTION_VD_ADD_CHILD_SELECTED
Aggiungi secondario.
D2_ACTION_VD_REMOVED_CHILD_SELECTED
Rimuovi secondario.
D2_ACTION_VD_SET_CHILD_BINDING_VERSION
Versione binding.
D2_ACTION_VD_INSERT_INHERITED_COMPONENT
Inserisci componente ereditato.
D2_ACTION_VD_CLEAR_VD
Cancella un documento virtuale di
elementi.
È possibile eseguire un’azione del ciclo di vita o del flusso di lavoro, come descritto nella tabella
seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_LIFECYCLE_DCTM
Esegue un’operazione ciclo di vita
in un ciclo di vita di Documentum.
operation: l’operazione da
eseguire.
policyId: il criterio da
utilizzare.
D2_ACTION_LIFECYCLE_D2
Esegue un’operazione ciclo di vita
in un ciclo di vita D2.
eseguire.
policyId: il criterio da
utilizzare.
D2_ACTION_WORKFLOW_LAUNCH
Avvia un flusso di lavoro.
D2_ACTION_WORKFLOW_LAUNCH_SCHEDULED
Avvia un flusso di lavoro nel
momento pianificato.
96
config: nome della
configurazione del flusso di
lavoro.
oam_id: ID di queue_item.
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_WORKFLOW_UPDATE_PERFORMERS
Aggiorna esecutori.
oam_id: ID di queue_item.
D2_ACTION_WORKFLOW_ABORT
Interrompi il flusso di lavoro.
oam_id: ID dell’individuazione
flusso di lavoro.
D2_ACTION_TASK_ACQUIRE
Imposta l’operazione come
acquisita.
workflowTrackerId: ID
dell’individuazione flusso di
lavoro utilizzato se oam_id non
è ID2cWorkfowTracker o
IDfQueueItemworkflow.
Facoltativo.
principale.
forceAcquire: impostato su
true per forzare l’acquisizione.
forceRead: impostato su true
per forzare la lettura.
D2_ACTION_TASK_READ
Cambia la stato dell’attività da letta
a non letta e viceversa.
principale.
read: impostato su true o
false.
D2_ACTION_TASK_PRIORITY
Imposta la priorità dell’attività.
principale.
priority: impostato su un
intero di proprietà.
D2_ACTION_TASK_FORWARD
sull’avanzamento dell’attività.
D2_ACTION_TASK_REJECT
rifiuto dell’attività.
D2_ACTION_TASK_DELEGATE
delega di attività.
D2_ACTION_TASK_NOTE
delle note dell’attività.
widget Note attività.
source: impostato su
individuazione o
attività.
D2_ACTION_TASK_PROCESS
dell’elaborazione dell’attività.
Impostare operation come
l’operazione da eseguire.
eseguire.
97
È possibile eseguire una tassonomia o un’azione widget, come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_TAXONOMY_EXPORT
esportazione tassonomia.
D2_ACTION_TAXONOMY_IMPORT
importazione tassonomia.
D2_ACTION_TAXONOMY_CHECKIN
archiviazione tassonomia.
D2_ACTION_TAXONOMY_SAVE
salvataggio tassonomia.
D2_ACTION_TAXONOMY_PROPERTIES
Proprietà della tassonomia.
D2_ACTION_TAXONOMY_LOCATE
Cerca tassonomia.
widget Individua.
D2_ACTION_TAXONOMY_RESTORE
ripristino tassonomia.
D2_ACTION_DICTIONARY_EXPORT
esportazione dizionario.
D2_ACTION_DICTIONARY_IMPORT
importazione dizionario.
D2_ACTION_DICTIONARY_SAVE
salvataggio dizionario.
D2_ACTION_DICTIONARY_RESTORE
ripristino dizionario.
D2_ACTION_DICTIONARY_UPDATE
aggiornamento dizionario.
D2_ACTION_DICTIONARY_PROPERTIES
proprietà dizionario.
È possibile eseguire azioni di gestione utenti e gruppi come descritto nella tabella seguente:
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_OPEN_GROUP
Apre un gruppo
D2_ACTION_GROUP_CREATE
Crea un gruppo.
widget Gruppi.
D2_ACTION_GROUP_PROPERTIES
Imposta le proprietà di un gruppo.
widget Proprietà.
98
Nome canale
Operazione di D2
D2_ACTION_USER_CREATE
Crea un utente.
widget Utenti.
D2_ACTION_USER_PROPERTIES
Imposta le proprietà di un utente.
widget Proprietà.
99
Capitolo 7
Operazioni con i cicli di vita e i flussi
di lavoro
•
Informazioni sui cicli di vita
•
•
Informazioni sulle differenze tra flussi di lavoro e cicli di vita
•
Esempi di flusso di lavoro e di ciclo di vita
•
Invio di contenuto a un flusso di lavoro
•
Utilizzo del widget Deleghe
•
Informazioni sulle distribuzioni
•
Invio di contenuto da D2 tramite posta elettronica
Informazioni sui cicli di vita
Un ciclo di vita è una sequenza di stati e viene utilizzato per:
• Indicare lo stato del contenuto quando passa da un protocollo aziendale a un altro.
• Applicare e modificare i criteri di mantenimento e di markup del contenuto.
È possibile inviare il contenuto a un ciclo di vita su una base specifica delle copie trasformate. Gli
utenti con privilegi di modifica del contenuto possono modificare qualsiasi stato del ciclo di vita. Non
è possibile designare utenti specifici per eseguire avanzamenti del ciclo di vita e gli amministratori
possono concedere o negare privilegi relativi al ciclo di vita a gruppi di utenti. Di conseguenza, la
modifica del ciclo di vita ha meno controlli di gestione di un flusso di lavoro. Utilizzare un ciclo di
vita per procedure semplici.
Gli stati del ciclo di vita avanzano in ordine sequenziale utilizzando un set di condizioni e di stati
successivi. Sia la promozione di livello che la riduzione di livello sono considerate in sequenza. Gli
amministratori possono configurare l’avanzamento per visualizzare un messaggio di richiesta di firme
elettroniche, conferma e così via. Il ciclo di vita non progredisce fino a quando tali istruzioni non
vengono completate.
Nella tabella seguente viene descritto un esempio di ciclo di vita:
Stato
Condizione
Stato successivo
Bozza
Nessuno
Revisionato
101
Operazioni con i cicli di vita e i flussi di lavoro
Stato
Condizione
Stato successivo
Revisionato
Il contenuto è in stato Bozza
Bozza
Approvato: richiede firma
elettronica
Approvato
Il contenuto è in stato Revisionato
Nessuno
Il contenuto è un PDF
In questo esempio:
• Il contenuto può progredire dallo stato Bozza a quello Revisionato e Approvato. Il contenuto può
progredire passando più volte a Bozza dopo Revisionato.
• Se si passa da PDF revisionato ad Approvato, il sistema conferma che le condizioni sono state
soddisfatte. Se l’avanzamento richiede una firma elettronica, viene visualizzato un messaggio
di richiesta. Quando si firma elettronicamente l’approvazione, il sistema fa avanzare lo stato ad
Approvato.
• Se si tenta la progressione di un foglio di calcolo anziché di un PDF, il sistema rifiuta la richiesta di
avanzamento perché una delle condizioni non è stata soddisfatta.
Gli amministratori possono configurare batch del ciclo di vita, che modificano automaticamente le
proprietà del contenuto basate sullo stato di frequenza e attivazione configurato. Il sistema supporta i
modelli di ciclo di vita configurati da D2 e da Documentum. Benché il sistema supporti l’utilizzo di
entrambi i modelli di ciclo di vita di D2 e Documentum, è necessario selezionarne soltanto uno per
l’applicazione a un singolo contenuto. Più modelli comportano complicazioni che si originano dalla
sovrascrittura della proprietà di stato e dall’applicazione di più criteri di mantenimento e di markup.
Gli stati imprevisti possono quindi interrompere un processo del flusso di lavoro.
A seconda della configurazione del ciclo di vita, potrebbe anche essere necessario creare una firma
elettronica quando si avanza da uno stato a un altro.
Nella tabella seguente sono descritti i procedimenti per inviare e spostare il contenuto in un ciclo di vita:
Nome
Descrizione
Invio di contenuto a un ciclo di vita
di D2
Inizializza il processo del ciclo di
vita del contenuto impostando uno
stato in base al ciclo di vita di D2
desiderato.
Nel widget Elenco documenti,
fare clic con il pulsante destro del
mouse per aprire un menu di scelta
rapida per il contenuto, selezionare
Ciclo di vita, quindi Inizializza e
scegliere uno stato di ciclo di vita.
Invio di contenuto a un ciclo di vita
di Documentum
Inizializza il processo del ciclo
di vita del contenuto impostando
un stato in base al ciclo di vita di
Documentum desiderato.
Ciclo di vita, quindi Applica e
scegliere uno stato di ciclo di vita.
Spostamento di contenuto a
un’altra fase del ciclo di vita
(promozione di livello e riduzione
di livello)
Imposta lo stato del contenuto sullo
stato del ciclo di vita selezionato.
Ciclo di vita e scegliere uno stato
di ciclo di vita.
102
A seconda della configurazione del ciclo di vita, D2 potrebbe richiedere una firma elettronica quando
lo stato del ciclo di vita cambia.
Un flusso di lavoro:
• È una versione formalizzata di un processo aziendale che è stato suddiviso in attività singole.
• Applica i processi aziendali al ciclo di vita di un contenuto.
• Supporta i commenti, la verifica dello stato del flusso di lavoro, la gestione di vari partecipanti
e l’associazione di contenuto supplementare.
Gli amministratori configurano un flusso di lavoro tramite un modello di flusso di lavoro. La
configurazione include le condizioni di immissione, l’automazione delle attività e i gruppi di
partecipanti. L’automazione garantisce che gli utenti controllino soltanto le operazioni che richiedono
l’input dell’utente, riducendo la necessità di un monitoraggio costante dei progressi. La riduzione
dell’intervento degli utenti consente l’avanzamento rapido del flusso di lavoro attraverso le attività
procedurali. Una volta che un amministratore ha configurato un flusso di lavoro, gli utenti con privilegi
di gestione del contenuto sono in grado di inviare il contenuto a un flusso di lavoro.
Una volta avviato un flusso di lavoro, le attività vengono inviate agli utenti designati. Il contenuto
passa attraverso il flusso di lavoro via via che gli utenti acquisiscono, accettano, rifiutano e delegano
le attività. Gli utenti e gli amministratori possono designare utenti specifici per eseguire attività
specifiche. La restrizione delle modifica al processo fornisce maggiore protezione e controllo del
flusso di lavoro rispetto a un ciclo di vita. Di conseguenza, gli utenti possono gestire il ciclo di vita del
contenuto anche quando più utenti stanno gestendo il contenuto.
A differenza di un ciclo di vita, che deve avanzare attraverso stati di contenuto in ordine sequenziale,
le attività di flusso di lavoro vengono configurate con stati di output specifici. Rispetto a un ciclo di
vita, un flusso di lavoro può quindi incorporare un ordine di stati più complesso. Utilizzare un flusso di
lavoro anziché un ciclo di vita per la maggior parte dei processi aziendali.
Vantaggi dell’utilizzo di un flusso di lavoro per l’utente:
• Se si è membri di un gruppo specifico per un flusso di lavoro, si riceve una notifica quando è
necessario l’intervento del gruppo per un’attività.
• Le attività assegnate sono visualizzate in entrambi i widget Browser attività e Elenco attività flusso
di lavoro. È possibile eseguire azioni di avanzamento su tali attività.
A seconda della configurazione del flusso di lavoro, potrebbe anche essere necessario creare una firma
elettronica quando si avanza da uno stato a un altro.
È possibile far avanzare, aggiungere commenti e modificare la priorità e lo stato delle attività come
Azione
Descrizione
Acquisizione di un’attività
Conferma che l’attività è stata letta
e ricevuta.
Nel widget Elenco attività flusso
di lavoro, aprire un menu di scelta
rapida per un’attività e selezionare
Acquisisci attività.
103
Azione
Descrizione
Accettazione di un’attività
Conferma che l’attività è stata
completata e la sua qualità è stata
accettata.
di lavoro, aprire un menu di
scelta rapida di un’attività e
selezionare Accetta attività
oppure selezionare l’etichetta di
azione dell’attività personalizzata
configurata dall’amministratore.
Rifiuto di un’attività
Conferma che l’attività è stata
completata o che la sua qualità non
era accettabile.
scelta rapida di un’attività e
selezionare Rifiuta attività
oppure selezionare l’etichetta di
azione dell’attività personalizzata
configurata dall’amministratore.
Delega di un’attività
Invia l’attività a un utente
specificato per l’acquisizione,
l’accettazione o il rifiuto.
Delega attività.
Aggiunta di una nota al flusso di
lavoro o all’attività
Aggiunge una nota che viene
visualizzata nel widget Note
attività quando viene selezionata
l’attività correlata al flusso di
lavoro.
Aggiungi una nota al flusso di
lavoro.
Modifica delle priorità dell’attività
Modifica il livello di priorità
dell’attività.
scelta rapida per un’attività,
selezionare Cambia priorità,
quindi selezionare un livello di
priorità.
Le priorità vengono utilizzate
principalmente per filtrare o
ordinare gli obbiettivi.
Modifica dello stato di lettura
un’attività (letta/non letta)
Modifica lo stato di lettura di
un’attività (letta o non letta).
Imposta attività come non letta
(o letta).
Aggiorna esecutori
A seconda delle configurazioni
del flusso di lavoro, consente di
modificare l’elenco dei partecipanti
dell’attività.
Aggiorna esecutori.
In alternativa, nel widget
Panoramica flusso di lavoro
selezionare un flusso di lavoro
in corso e selezionare Aggiorna
esecutori.
Gestisci allegati flusso di lavoro
104
Consente all’utente di aggiungere
o rimuovere allegati.
Gestisci allegati flusso di lavoro.
Azione
Descrizione
Se vengono inviati più documenti
a un flusso di lavoro, il concetto
del documento master non si
applica. Quindi, le funzionalità
che necessitano di documenti
master come etichette, descrizione,
categoria dell’attività e così via,
non avranno segnaposti specifici
per i documenti. Tuttavia, se in un
flusso di lavoro viene selezionato
un singolo documento, il concetto
del documento master funziona
come prima.
È possibile interrompere un flusso di lavoro e aggiornare l’elenco di attività di flusso di lavoro
assegnate come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Aggiornamento del widget Elenco
attività flusso di lavoro
Le notifiche recenti non vengono
visualizzate finché non viene
aggiornato l’elenco attività.
Nel widget Browser attività, fare
clic su una cartella.
Interruzione di un flusso di lavoro
Chiude il flusso di lavoro.
Possono eseguire questa attività gli
amministratori e il supervisore di
un flusso di lavoro.
di lavoro, fare clic con il pulsante
destro del mouse per aprire
un menu di scelta rapida per
un’attività, quindi selezionare
Interrompi flusso di lavoro.
Informazioni sulle differenze tra flussi di lavoro
e cicli di vita
Nella tabella seguente sono descritte le differenze chiave tra un flusso di lavoro e un ciclo di vita:
Flusso di lavoro
Ciclo di vita
Formato da attività di flusso di lavoro.
Formato da stati del contenuto.
L’ordine di avanzamento lungo un ciclo di vita è
gestito dal flusso di lavoro. Ogni attività è in grado
di impostare uno stato risultante, indipendentemente
dalla sequenza del ciclo di vita prevista.
Procede in ordine sequenziale come determinato da
ciascuno stato.
Trasferisce il contenuto da uno stato a un altro
utilizzando un processo di approvazione per ciascuna
attività; le attività possono essere acquisite, accettate,
rifiutate o delegate.
Trasferisce il contenuto da uno stato a un altro stato
utilizzando un set di criteri da soddisfare prima che il
contenuto sia accettato per il nuovo stato. Ogni stato
del ciclo di vita può avere dei messaggi di richiesta.
105
Flusso di lavoro
Ciclo di vita
I controlli dell’amministratore possono semplificare
il processo del flusso di lavoro tramite metodi quali
l’automazione delle attività e la delega.
Ogni livello di avanzamento dello stato del
ciclo di vita richiede l’immissione manuale. Gli
amministratori possono configurare batch del ciclo di
vita per automatizzare l’avanzamento del contenuto.
Supporta i commenti, un grado limitato di verifica,
più partecipanti e il collegamento ad altro contenuto.
Un’attività di flusso di lavoro in genere viene
configurata per essere specifica dell’utente.
Non consente di tenere traccia di commenti, stati del
ciclo di vita o allegati. Un ciclo di vita si limita a
una singola istanza di contenuto e pertanto ignora le
specificità degli utenti.
Non consente di controllare i criteri di mantenimento
o di markup del contenuto. Non è possibile creare
copie trasformate.
Consente di controllare i criteri di mantenimento e
di markup del contenuto. Può essere configurato per
creare copie trasformate.
Esempi di flusso di lavoro e di ciclo di vita
Di seguito sono mostrati esempi di un ciclo di vita di un processo di revisione semplice e di un flusso
di lavoro di un processo di revisione complesso. L’esempio del flusso di lavoro utilizza il ciclo di vita
di revisione semplice e aggiunge processi aziendali per creare un processo di revisione complesso.
Esempio di ciclo di vita: processo di revisione semplice
Nella figura seguente sono illustrati tre stati di un ciclo di vita di revisione semplice e il loro ordine
sequenziale:
Il processo di revisione semplice è composto di tre stati che denotano il contenuto come bozza, sotto
revisione e con processo di revisione completato. Il ciclo di vita consente l’iterazione tra gli stati Bozza
e Revisione fino a quando il revisore approva la bozza.
1. Il contenuto è inizializzato come Bozza.
2. Il contenuto viene promosso allo stato Revisione.
3. Il contenuto può essere:
• Riportato a Bozza. Andare al punto 1.
• Promosso di livello ad Approvato. L’utente deve compilare la finestra di dialogo di
approvazione.
Esempio di flusso di lavoro: processo di revisione complesso
Nella figura seguente sono illustrate le modalità con cui un flusso di lavoro può utilizzare il processo di
revisione semplice e aggiungere processi aziendali complessi per espandere il processo di revisione:
106
Ad esempio, nel caso in cui si disponga di più di un livello di revisori, è necessario configurare un
processo aziendale che richieda almeno due cicli attraverso il ciclo di vita della revisione. Il flusso di
lavoro che ne risulta utilizza i tre stati del ciclo di vita di esempio (Bozza, Revisione, Approvato) per
eseguire il processo aziendale.
1. Dopo il completamento della bozza, il flusso di lavoro consente di impostare lo stato del contenuto
su Bozza e di inviare il contenuto ai tre revisori designati.
2. Se i revisori:
a.
Non approvano all’unanimità la bozza, il flusso di lavoro consente di impostare lo stato su
Bozza e di inviarla di nuovo all’inizio del processo.
b.
Approvano la bozza, il flusso di lavoro consente di impostare lo stato del contenuto su
Approvato e di inviare il contenuto al responsabile del gruppo.
3. Quando il responsabile del gruppo approva la bozza, il flusso di lavoro consente di impostare
lo stato di nuovo su Bozza.
Il processo di approvazione si ripete per la revisione da parte del responsabile del gruppo e dei gestori
del progetto. Di conseguenza, il contenuto passa due volte attraverso le stesse fasi del ciclo di vita, ma
solo attraverso un singolo flusso di lavoro. In questo scenario il contenuto retrocede di due passaggi
almeno una volta, da uno stato Approvato allo stato Bozza. In questo modo, il flusso di lavoro
aggiunge complessità e controllo a un ciclo di vita per eseguire processi aziendali complessi.
Ogni passaggio fornisce all’esecutore dell’attività l’opzione per l’aggiunta di commenti. Tali
commenti consentono alle persone che seguono il flusso di lavoro di capire cosa è accaduto nel corso
del flusso di lavoro.
Invio di contenuto a un flusso di lavoro
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto per aprire il menu di scelta rapida,
selezionare Invia a flusso di lavoro, quindi selezionare un modello di flusso di lavoro.
È possibile selezionare più documenti e avviare un flusso di lavoro. Se uno o più documenti
selezionati non sono conformi alle regole del flusso di lavoro selezionate, il flusso di lavoro non
verrà avviato e verrà visualizzato un messaggio di errore. È possibile fare clic su Continua per
inviare i documenti qualificanti al flusso di lavoro, rimuovendo i documenti non qualificanti
dall’elenco. In alternativa, è possibile scegliere Annulla per annullare l’azione di modifica delle
selezioni.
107
2. Nella scheda Destinatari, digitare i nomi utente nei campi del gruppo di partecipanti.
3. Nella scheda Notifiche, digitare una nota di flusso di lavoro in Notifica per tutti i destinatari.
Questo campo consente di aggiungere una nota al widget Note attività. Se il campo è vuoto, il
flusso di lavoro non invia note.
4. Nella scheda Allegati, aggiungere ulteriori Documenti flusso di lavoro e Allegati richiesti per
l’elaborazione delle attività del flusso di lavoro. Sfogliare il repository per individuare i documenti
e selezionare uno o più documenti o allegati da aggiungere al flusso di lavoro.
5. Nella scheda Pianificazione e seguito, specificare le proprietà di programmazione come descritto
Campo
Descrizione
Avvio automatico il
Se non si desidera avviare il flusso di lavoro
immediatamente, selezionare una data di inizio per
il flusso di lavoro.
Invia notifica all’avvio del flusso di lavoro
Selezionare per ricevere un messaggio di posta
elettronica di notifica che segnala l’inizio del flusso
di lavoro.
Invia notifica se il flusso di lavoro non è terminato
entro
Selezionare una data per ricevere un messaggio di
posta elettronica di notifica nel caso in cui il flusso
di lavoro non termina entro la data selezionata.
6. Fare clic su OK.
Utilizzo del widget Deleghe
Utilizzare il widget Deleghe per visualizzare, creare, modificare ed eliminare deleghe. È possibile
creare nuove deleghe, visualizzare e modificare le proprietà delle deleghe selezionate e gestire lo stato
delle deleghe. Nel widget, ogni delega viene visualizzata come riga. Un’icona all’inizio di ogni riga
rappresenta lo stato della delega. L’icona cambia quando lo stato della delega diventa attivo. Nella
seguente tabella vengono descritti i campi mostrati nel widget:
Nome
Descrizione
Utente
Il nome dell’utente che sta delegando il flusso di
lavoro.
Delega
Il nome dell’utente che eseguirà il flusso di lavoro.
Inizio
Data di inizio della delega.
Fine
Data di fine della delega.
Stato
Stato corrente della delega. Lo stato può essere In
attesa, Attivo o Non attivo.
Flusso di lavoro
Etichette di ogni flusso di lavoro selezionato nelle
proprietà della delega.
Descrizione
Dettagli della delega.
Per visualizzare le colonne predefinite nel widget Deleghe, è necessario eliminare le preferenze utente
(d2c_preferences). Ad esempio, se la colonna dello stato non viene visualizzata sullo schermo per un
108
utente, l’amministratore può eliminare le preferenze dell’utente (d2c_preferences) per visualizzare
la colonna nel widget.
È possibile creare nuove deleghe e visualizzare o modificare le proprietà delle deleghe esistenti
utilizzando la finestra di dialogo Proprietà delega. Per aprire la finestra di dialogo Proprietà delega,
utilizzare il pulsanteNuova delegao Proprietà. Non è possibile modificare le proprietà di una delega
quando il suo stato è attivo.
I menu di scelta rapida visualizzabili facendo clic con il pulsante destro del mouse consentono di
eseguire azioni di annullamento o eliminazione per una delega. È possibile fare clic su Annulla per
annullare tutte le attività, fino ad arrivare all’assegnatario originale, che non sono state ancora accettate
o completate dal delegato. L’annullamento può essere eseguito soltanto sulle deleghe attive. La
delega diventa inattiva dopo aver chiamato il comando Annulla. È possibile fare clic su Elimina
per rimuovere la delega selezionata dall’elenco.
Informazioni sulle distribuzioni
È possibile utilizzare la funzione di distribuzione per inviare il contenuto a più utenti. Ad esempio,
quando il contenuto raggiunge una fase di revisione in un ciclo di vita o in un flusso di lavoro, è
possibile inviare il contenuto tramite la distribuzione a un pubblico più ampio. D2 non richiede la
revisione e l’approvazione da parte di esecutori non designati, ma è possibile utilizzare la distribuzione
per ricevere ulteriori revisioni. Gli amministratori configurano le distribuzioni per definire un elenco di
destinatari, un oggetto e il corpo del messaggio e-mail e il modulo della proprietà.
A seconda della configurazione, potrebbe essere necessario creare una firma elettronica durante l’invio
di una distribuzione.
È possibile controllare le distribuzioni, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Invio di una distribuzione
Distribuisce il contenuto a un
elenco predefinito di destinatari.
In un widget Elenco, fare clic
sul contenuto per aprire un menu
di scelta rapida, selezionare
Distribuzione, quindi selezionare
una distribuzione. Compilare
l’elenco dei partecipanti, quindi
fare clic su Prepara.
109
Azione
Descrizione
Generazione di un report di
distribuzione
Genera un report di distribuzione,
che consente di creare una tabella
di destinatari e la loro risposta alla
distribuzione, ovvero Accetta o
Rifiuta.
Nel widget Relazioni, fare clic con
distribuzione e selezionare Genera
report di distribuzione.
D2 genera la risposta Nessuna
autorizzazione di accesso se il
rispettivo utente non dispone dei
privilegi di accesso al contenuto.
Modifica dell’elenco dei
partecipanti
Modifica l’elenco dei destinatari
delle distribuzioni.
Nel widget Relazioni, fare clic
su una distribuzione e selezionare
Proprietà della distribuzione .
È possibile eseguire le attività della distribuzione, come descritto nella tabella seguente:
Azione
Descrizione
Richiesta di una distribuzione
Se l’utente è un partecipante
presente nell’elenco della
distribuzione, è necessario
richiedere una distribuzione per
accettare l’attività di distribuzione.
Quando viene richiesta una
distribuzione, la distribuzione
viene visualizzata nel widget
Distribuzione ed è possibile
eseguire le azioni di accettazione
sulla distribuzione.
Nel widget Relazioni, fare clic
Richiedi distribuzione.
Aggiornamento dell’elenco delle
distribuzioni
Aggiorna il widget Distribuzioni
per visualizzare il contenuto
inviato per la revisione.
Nel widget Distribuzione, fare clic
sul pulsante del menu nella scheda
del widget e selezionare Aggiorna.
Accettare o rifiutare una
distribuzione
Accetta o rifiuta le distribuzioni.
Nel widget Distribuzione, fare clic
Accetta o Rifiuta.
Interrompere una distribuzione
La persona che ha richiesto una
distribuzione può interrompere una
distribuzione attualmente in corso.
Nel widget Relazioni, fare clic con
distribuzione con la descrizione
In preparazione e selezionare
Interrompi distribuzione.
Invio di contenuto da D2 tramite posta
elettronica
1. Fare clic su uno o più contenuti e selezionare Invia e-mail.
110
D2 Client non visualizza l’opzione di menu se il contenuto selezionato non dispone di un
collegamento smart o se non sono configurati server di posta elettronica.
2. Compilare il modulo e-mail come descritto nella tabella seguente:
Campo
Descrizione
A
Utilizzare i controlli elenco per aggiungere o
rimuovere utenti e gruppi dall’elenco dei destinatari.
Se consentito dalle configurazioni
dell’amministratore, è possibile aggiungere
manualmente gli indirizzi di posta elettronica
facendo clic su Aggiungi indirizzi e-mail.
Oggetto
Digitare o modificare l’oggetto del messaggio di
posta elettronica. Gli amministratori potrebbero
avere configurato un oggetto modello.
Messaggio
Digitare o modificare il corpo del messaggio di
posta elettronica. Gli amministratori potrebbero
avere configurato un corpo modello.
D2 elenca automaticamente l’URL smart del
contenuto selezionato nel campo Messaggio. Se
è stato selezionato più di un contenuto, l’elenco
include l’attributo object_name come etichetta
per ciascun collegamento.
Se D2 viene distribuito in un indirizzo IP come
http://10.20.30.40:8080/D2 invece di un
dominio o nome host, Microsoft Outlook potrebbe
contrassegnare il messaggio di posta elettronica
derivato come tentativo di phishing.
3. Selezionare Allega file a e-mail per includere il contenuto selezionato come file allegato. La
selezione di questa opzione non implica la rimozione dell’elenco di URL smart nel corpo
dell’e-mail. In D2 questa opzione è nascosta se è stata seleziona una cartella, se è stato selezionato
più di un contenuto o se gli amministratori hanno disattivato i file allegati.
Se si seleziona Allega file a e-mail, selezionare il Formato copia trasformata del contenuto
allegato.
111
Capitolo 8
Risoluzione dei problemi
•
Password utente non valida durante l’apertura di PDF protetti da password con
configurazione visualizzazione di C2
•
Nome pacchetto di flusso di lavoro nullo o vuoto
•
Errore Javascript durante il tentativo di accesso
•
Problemi noti riguardanti l’accesso a D2 Client su Mac iOS e Apple Safari
Password utente non valida durante l’apertura
di PDF protetti da password con configurazione
visualizzazione di C2
Problema
Configurare una configurazione visualizzazione utilizzando C2.
Importare un file PDF protetto da password.
Fare clic con il pulsante destro sul file importato e selezionare Visualizza.
D2–Downloader visualizza il messaggio di errore Password utente non valida.
Causa
C2 non è compatibile con i file PDF protetti da password.
Risoluzione
Utilizzare Visualizza contenuto originale per i file PDF protetti da password.
113
Nome pacchetto di flusso di lavoro nullo o
vuoto
Problema
Quando si tenta di inviare un contenuto a un flusso di lavoro senza allegare un pacchetto quando
richiesto, viene visualizzato il messaggio di errore nome di pacchetto null o vuoto.
Se si tenta di inviare nuovamente il contenuto al flusso di lavoro con un pacchetto allegato viene
visualizzato ancora il messaggio di errore.
Causa
Nella creazione del flusso di lavoro è stato utilizzato un modello di flusso di lavoro difettoso.
Risoluzione
Informare l’amministratore.
Errore Javascript durante il tentativo di accesso
Problema
Un errore Javascript impedisce di accedere a D2.
Causa
In Internet Explorer, l’opzione Lasciare la scelta a Internet Explorer relativa ai popup non è
selezionata.
Risoluzione
Andare a Strumenti > Opzioni Internet e selezionare Lasciare la scelta a Internet Explorer.
Se non si dispone del privilegio per modificare questa impostazione, aggiungere
?newWindow=false alla fine dell’URL di D2.
Ad esempio, http://<indirizzo server >/D2?newWindow=false
114
Problemi noti riguardanti l’accesso a D2 Client
su Mac iOS e Apple Safari
A causa di problemi con il modo in cui Apple Safari gestisce i problemi di latenza di rete, se si accede
a D2 Client con Mac iOS e Apple Safari potrebbero verificarsi i seguenti problemi:
• La raccolta Aree di lavoro e la raccolta Widget non vengono visualizzate. Il tocco della finestra
corrispondente causa solo un lampeggiamento rapido della barra del titolo.
• L’espansione di una cartella nel widget Elenco repository può richiedere molto tempo e talvolta può
causare la visualizzazione di una finestra di dialogo Errore 0 di D2. Questo talvolta impedisce
il ripristino dei dati e forza la cancellazione della cache e dei cookie di Safari prima di poter
accedere nuovamente a D2 Client.
• Le voci di menu per l’aggiunta o la rimozione di un widget da una scheda o un gruppo possono
scomparire. È necessario aggiornare la pagina per ripristinare le voci di menu.
115

Informazioni sui flussi di lavoro

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